Elektronisk arkiv hos IKAVA Lars-Eivind Bjørtvedt
Litt bakgrunn Kommunene og fylkeskommunene har store utfordringer med å sikre og gjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheter ved elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Uerstattelig materiale har gått tapt og står i fare for å gå tapt, og dette svekker innbyggernes rettssikkerhet. Riksrevisor Jørgen Kosmo.
Litt mer fra samme [ ] få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren. Disse fagsystemene forvalter sentral rettighetsdokumentasjon for innbyggerne. Det er alvorlig at dokumentasjon fra fagsystemene bare i få tilfeller har blitt sikret for framtiden. Riksrevisor Jørgen Kosmo.
Hva har vi? 2009-14 Forum Winsak Noark 3 Påbegynt 2009-15 Forum Winsak Sosial Noark 3 Påbegynt 2009-2 Forum Winsak Noark 3 Påbegynt 2009-3 Forum Winsak Noark 3 Påbegynt 2010-1 Forum Winsak Saksbehandling for Åseral Kommune Noark 3 Påbegynt 2010-10 Forum Winsak Saksbehandling Hægebostad kommune Noark 3 Mottatt 2010-2 Forum Winsak Saksbehandling for Mandal Kommune Noark 3 Påbegynt 2010-3 Forum Winsak Saksarkiv admin./gårds- og bruksnr. Noark 3 Påbegynt 2010-4 Forum Winsak Saksarkiv admin./gårds- og bruksnr. Noark 3 Mottatt 2010-6 Forum Winsak Saksbehandling for Audnedal Kommune Noark 3 Påbegynt 2010-8 HK-data Klientsystem PPT Fagsystem Påbegynt 2009-24 HS-Pro Helsestasjon Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-26 Humanus Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-10 Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-11 Omsorg Klientsystem for pleie og omsorg Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-17 Oskar Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på tilbakemld. eller ny dum 2009-9 Oskar Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt 2009-22 Unique Familia Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-21 Unique Humanus Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-16 Unique Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-18 Unique Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på tilbakemld. eller ny dum 2009-19 Unique Omsorg Klientsystem for pleie og omsorg Påbegynt Venter på e-post ang. metadata 2009-23 Unique Profil Klientsystem for pleie og omsorg Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata
Hva har vi? 36 systemer Teknisk gode Dokumentasjonsmessig dårlige
Hva gjør IKAVA med dataene? Migrering Konverterer data til XMLformat Tar ut dokumenter hvis mulig
Godkjenning Datakvalitet Dokumentasjon Garanti for at papirarkivet er komplett
Vanlige mangler Fagsystemer Dokumentasjon! Noark-systemer Teknisk kvalitet Uklare signaler fra Riksarkivet
Et eksempel
Rikets tilstand Totalt 270 systemer (Ifølge arkivplan.no) Ikke alle disse inneholder arkivverdig informasjon 60 avsluttede systemer Vi har mottatt 36! Noen av disse er ikke avsluttet, ifølge arkivplan.no
Songdalen Søgne Kristiansand VAF Vennesla Audnedal Hægebostad Lindesnes Mandal Farsund Flekkefjord Sirdal Lyngdal Åseral Marnardal Kvinesdal Rikets tilstand 60 50 40 30 20 10 0 Aktive Passive Overlevert
Konsekvens Deres jobb blir vanskeligere Vår jobb blir vanskeligere Data går tapt!
Hva kan dere gjøre? Oppdatere arkivplan.no Snakke med fagansvarlige og ITansvarlige om systemdokumentasjon Passe på at papirarkivene er gode
Hva kan vi gjøre? Få klarhet fra Riksarkivet i praktiske spørsmål Utarbeide retningslinjer sammen med andre KAI
Formidling og innsyn Dataene er søkbare allerede! Ingen gode løsninger enda Stort spenn av systemer
Veien fremover DIAS Digital Arkivpakke Struktur TRAC Trustworthy Repositories, Audit & Certifications