<Evt. gradering av dokumentet> Prosjekt nytt politidistrikt PNP Innlandet Mandat Arbeidsgruppe Geografiske driftsenheter og tjenestestedstruktur Versjon <1.0 1.0> Prosjektnummer Dokumentreferanse 201601032 201601032-14 Behandlet dato: Behandlet av: 23.08.2016.16 Prosjektleder Signatur
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 2 av 8 Innhold 1. Bakgrunn og hensikt side 2 2. Oppdrag side 3 3. Rammebetingelser side 7 4. Organisering side 7 5. Rapportering/frister side 8 6. Referanser side 8 Dokumenthistorikk Dato Versjon Beskrivelse Endret av: Godkjent av: 21.6.16 0.1 Utkast til mandat for videre Tom Johnsen arbeid 1.7.16 0.2 Justert forslag Tom Johnsen Johan Brekke 10.8.16 0.9 Justert forslag til behandling i Tom Johnsen Johan Brekke styringsgruppa 23.8.16 1.0 Godkjent mandat Styringsgruppa 1 Bakgrunn og hensikt Prosjekt nytt politidistrikt (PNP) Innlandet skal koordinere alle oppgaver tillagt politidistriktet i forhold til gjennomføring av nærpolitireformen. En av oppgavene i forhold til å etablere det nye politidistriktet er å foreslå effektivisering av politidistriktenes lokale struktur. Rammer og retningslinjer for etablering av nye politidistrikter av 10. mai 2016 gir føringer for gjennomføringen av nærpolitireformen, organiseringen av politidistriktene og plassering av i alt 43 standardiserte funksjoner. Det er utarbeidet en egen arbeidspakke PNP P-AP9 "Foreslå effektivisering av politidistriktenes lokale struktur". Arbeidspakka med støttedokumenter gir føringer for det arbeid som skal gjøres, hva som skal leveres og frist for dette arbeidet. Innlandet politidistrikt skal oversende Politimesterens tilrådning til effektivisering av tjenestesteder og tjenesteenheter til Politidirektoratet (POD) innen 15.12.2016. Forut for dette skal forslaget sendes ut på høring til kommunene i Innlandet med en 6 ukers høringsfrist. Politidistriktet skal videre ha gjennomført lokale forhandlinger om geografiske driftsenheter innen 1.4.2017. For å få et best mulig grunnlag for den tilrådning politimesteren skal gi til POD i forhold til lokal tjenestestedsstruktur og et best mulig forhandlingsgrunnlag for lokale forhandlinger om geografiske driftsenheter, opprettes det nå ei arbeidsgruppe som på vegne av PNP Innlandet skal utarbeide konkrete forslag jfr. det oppdrag som er beskrevet i Arbeidspakke PNP P-AP9 med støttedokumenter og de presiseringer som er gitt i dette dokument.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 3 av 8 2 Oppdrag Arbeidsgruppa skal foreslå effektivisering av politidistriktets lokale struktur: Tjenesteenheter (politistasjonsdistrikt og lensmannsdistrikt) Tjenestesteder Geografiske driftsenheter. Oppdraget er 2 delt, med forskjellige leveringsfrister. Del 1 av oppdraget er å levere et forslag til Politimesterens tilrådning til POD i forhold til tjenestesteder og tjenesteenheter, og del 2 er å utarbeide forhandlingsgrunnlag for lokale forhandlinger om geografiske driftsenheter. 2.1 Kartlegging/beskrivelse av dagens situasjon Som bakgrunn til forslaget om lokal struktur er det viktig å ha et godt fakta grunnlag som beskriver alle relevante faktorer som kan/vil ha betydning i forhold til ulike forslag til organisering. Kartleggingen vil også være viktig i forhold til den risiko- og sårbarhetsvurdering som skal gjennomføres av aktuelle forslag. På grunn av knappe tidsfrister i forhold til det arbeid som skal gjøres til høsten, er det allerede satt ned ei egen arbeidsgruppe for fakta innsamling, bestående av personell fra analyse- og etterretningsmiljøene i de 3 gamle politidistriktene i Innlandet pd. Det er utarbeidet eget mandat og oppdragsbrev for denne arbeidsgruppa. Oppdragsbrevet vil kunne bli justert/utvidet etter hvert som man evt. ser behovet for ytterligere fakta kartlegging og/eller analyse av kartlagte data. Frist for levering av faktagrunnlaget er satt til 15.8.16. 2.2 Involvering av kommunene 2.2.1 Styringsgruppe Jfr. Oppdragsbrev del 3 for gjennomføring av nærpolitireformen fra Justis og beredskapsdepartementet og støttedokumentet til Arbeidspakke P-AP9, skal berørte kommuner være representert i styringsgruppa i forhold til behandling av lokal tjenestesteds- og tjenesteenhetsstruktur. Det er tidligere nedsatt egen styringsgruppe for PNP Innlandet bestående av representanter fra ledelsen, tjenestemannsorganisasjonene og HVO. I forhold til behandling av politidistriktets lokale struktur (tjenesteenheter, tjenestesteder og geografiske driftsenheter) utvides denne styringsgruppa med 2 interne representanter, henholdsvis fra sivil/forvaltning og en stor geografisk driftsenhet, samt 1 kommunal representant m/vara fra hvert av de 10 regionrådene i Innlandet. Styringsgruppa skal: Utforme mandat for vurdering av tjenesteenheter og tjenestesteder, herunder spørsmål om organisering av arbeidet (arbeidsgrupper m.m.) Godkjenne plan for involvering av lokalsamfunnene og involvering av de tillitsvalgte i prosessen Sikre at kommunenes forventninger og prioriteringer til polititjenestene kommer tydelig frem Gi Politimesteren råd om effektivisering av politidistriktets lokale struktur med utgangspunkt i kommunenes prioriteringer og politidistriktets risiko og sårbarhetsvurdering for 2016.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 4 av 8 2.2.2 Høringsrunde i kommunene Arbeidsgruppas forslag til tjenestesteds- og tjenesteenhets struktur skal etter sluttbehandling sendes på høring til alle distriktets 47 kommuner med en høringsfrist på 6 uker. Etter høringsrunden skal alle høringssvar gås gjennom før Politimesteren kommer med sin endelige tilrådning til POD. Høringssvarene skal også følge tilrådningen som sendes POD. Kommunene skal også kunne uttale seg om geografiske endringer av driftsenhetenes ansvarsområder med 6 ukers høringsfrist. Videre skal de kunne uttale seg om eventuelle endringer i lokaliseringen av driftsenhetene, dersom lokalisering av driftsenhetenes ledelse innebærer en vesentlig omlokalisering av arbeidsplasser. 2.2.3 Klageadgang på POD sin beslutning Etter at POD har fattet sin endelige beslutning om tjenestesteds- og tjenesteenhetsstruktur i politi Norge, vil det være en 8 ukers klagefrist for berørte kommuner. 2.2.4 Involvering av kommunene underveis i arbeidsgruppas arbeid Det er utarbeidet en egen plan for involvering av kommunene og arbeidstakerorganisasjonene underveis i prosessen. Denne innbefatter blant annet egne dager med workshops og høringskonferanse før endelig forslag sendes til POD. Planen skal legges frem til godkjenning i styringsgruppa. Arbeidsgruppa må i sitt arbeid vurdere om det er ytterligere behov for involvering underveis, og i så tilfelle ta initiativ til dette ovenfor prosjektleder/styringsgruppe. 2.3 Forslag til effektivisering av lokal struktur 2.3.1 Føringer Lokal tjenestestedsstruktur skal legge til rette for et nærpoliti som er operativt og synlig, med kapasitet til å forebygge, etterforske og påtale kriminelle handlinger. En viktig forutsetning for å lykkes med nærpolitireformen vil være å utnytte politiets ressurser bedre enn i dag. Effektivisering av politiets lokale struktur skal bidra til å frigjøre tid og ressurser slik at politiet kan være mer tilgjengelige og til stede i nærmiljøene. Politiets lokale struktur skal være i samsvar med de krav og føringer som er gitt i ulike overordnede styringsdokumenter. Konkrete føringer og krav til utarbeidelsen av forslag til lokal struktur fremgår av vedlagte brev av 1.6.16 fra POD "Oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder" 2.3.2 Utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsvurdering Arbeidsgruppa skal utarbeide en risiko- og sårbarhetsvurdering i forhold til ulike alternativer til lokal struktur. Denne skal benyttes som utgangspunkt for vurderingene av lokal struktur og være en del av Politimesterens tilrådning om tjenesteenhets- og tjenestestedsstruktur. Vurderingen skal vektlegge konsekvensene ved evt. endringer i lokal struktur for politiets beredskap og evne til forebygging. En ugradert versjon skal gjøres offentlig tilgjengelig.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 5 av 8 2.3.3 Tilrådningen om effektivisering av tjenesteenheter og tjenestesteder Arbeidsgruppas forslag skal fremlegges i rapports form, jfr. leveransedokument til arbeidspakke P- AP9, og inneholde de punkter som fremkommer i leveransedokumentet og pkt. 3.6 i støttedokumentet/brevet av 1.6.16 fra POD. I tillegg skal det utarbeides et forslag til en skriftlig orientering til kommunene om det tjenestetilbudet innbyggerne vil få etter at endringer i tjenestestedsstrukturen er etablert. Denne orienteringen skal diskuteres i den lokale prosessen, og offentliggjøres etter at POD har fattet sin beslutning. 2.3.4 Forslag til forhandlingsgrunnlag for geografiske driftsenheter Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til hvor mange geografiske driftsenheter politidistriktet bør ha, og hvor driftsenhetsleder for disse skal være plassert. Det bør i forslaget redegjøres for flere ulike alternativer med fordeler og ulemper, og gis en anbefaling om hva arbeidsgruppa mener er det beste alternativet. Det skal videre legges frem forslag til organisering av de ulike geografiske driftsenhetene minimum på politistasjons- og lensmannsdistriktsnivå. I den grad man velger å foreslå organisering under dette nivået skal dette benevnes avsnitt eller kontor. 2.3.5 Parallelt arbeid med de ulike delleveransene i arbeidsgruppa Selv om oppdraget med å foreslå effektivisering av politidistriktets struktur er to delt, med ulike tidsfrister og ulike beslutningsprosesser, vil det være en god del avhengigheter mellom forslaget til tjenesteenhets- og tjenestestruktur og inndeling i geografiske driftsenheter. Arbeidsgruppa bestemmer derfor selv i hvilken grad de ønsker å jobbe med dette parallelt, og om de vil fremskynde sluttbehandlingen av forhandlingsgrunnlaget for geografiske driftsenheter. PM har også signalisert at han vurderer å fremskynde dette arbeidet noe, og nye frister for dette arbeidet vil evt. komme tidlig høsten 2016. 2.3.6 Arbeid med de 43 standardiserte funksjonene Arbeidsgruppa må i sitt arbeid med organiseringen/oppbyggingen av de geografiske enhetene og tjenestestedsstrukturen også se hen til de 43 standardiserte funksjonene jfr. rammer og retningslinjer. Det må i denne sammenheng samarbeides nært med arbeidsgruppa for funksjonelle enheter og staber i forhold til å prøve å komme frem til et felles forslag til fordeling av funksjoner mellom funksjonelle og geografiske enheter. Fordi arbeidsgruppa for funksjonelle enheter og staber skal levere sitt endelige forslag allerede 16.9.16 er det viktig at denne samhandlingen starter tidlig i prosessen (forslaget bør foreligge ca. 1.9.16). Det må også vurderes om det i Innlandet er andre funksjoner i dag som bør videreføres i ny organisasjonsmodell og tas høyde i forslaget til organisering av de geografiske driftsenhetene.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 6 av 8 Politimester Visepolitimester Kommunikasjon HR HMS Stab for kommunikasjon Stab for HR og HMS Stab for virksomhetsstyring Juridisk funksjon Sikkerhet IKT-rådgivning Dokumentforvaltning og arkiv Strategisk rådgivning innen EBA, materiell og anskaffelser Økonomi Virksomhetsstyring PST påtale operativ tjeneste Geografiske driftsenheter Geografiske driftsenheter Geografiske driftsenheter forebygging etterretning og etterforskning sivil rettspleie utlending og forvaltning Sort: Funksjonelt organisert og plassert ved administrasjonsstedet Rød: Geografisk organisert og plassert Lilla: Funksjonelt organisert, men kan helt eller delvis plasseres andre steder enn administrasjonsstedet Turkis: Funksjonell organisering av fagansvar * Åpning for annen organisering hvis hensiktsmessig (A) = fagansvar ligger ved operativ tjeneste (B) = fagansvar ligger ved forebygging (C) = fagansvar ligger ved etterforskning og etterretning (D) = fagansvar ligger ved sivil rettspleie Operasjonssentral Tjenestekontor Sentralbord Stabssjef Øvings- og beredskapsplanlegging Innstatsledelse* Hundetjenesten* Arbeid med trusselutsatte Politipatrulje (A) Øvings- og beredskapsplanlegging (Operativ planlegger rolle) (A) Arrest (A) Politråd (B) Politikontakt (B) Etterforskning av vold i nære relasjoner* (C) Etterforskning ved geografiske driftsenheter (C) UEH (A) Etterretning (B) Forebygging (B) Sivil rettspleie (D) Etterforskning av vold og seksuallovbrudd mot barn* (C) Forebygging Radikaliseringskontakt Næringslivskontakt Felles straffesaksinntak Felles etterforskning Etterretning Menneskehandel Digitalt politiarbeid Økonomisk kriminalitet Kriminaltekniske tjenester Etterforskning av seksuallovbrudd Barnehus Etterforskning av vold seksuallovbrudd mot barn* Sivil rettspleie Grensekontroll Utlending Forvaltning Skisse til plassering av de standardiserte funksjonene hentet fra Rammer og retningslinjer I rammer og retningslinjer beskrives de standardiserte funksjonene slik: De standardiserte funksjonene er beskrevet i funksjonsbeskrivelser. Med funksjonsbeskrivelser forstås en overordnet beskrivelse av krav til utøvelsen av ulike tjenester i de nye politidistriktene. De utvalgte beskrivelsene omhandler funksjoner som skal etableres i alle politidistrikter, og som er nye eller endrede og skal ha en ensartet standard. Målet er tjenester med mer lik kvalitet, bedre samhandling, enhetlig utvikling og gode forutsetninger for kunnskapsstyrt fagutvikling i politiet. Funksjonsbeskrivelsene skal bidra til å realisere målsettingene for nærpolitireformen. Politidirektoratets skisse for plassering av de ulike funksjonene er førende for vårt arbeid, men innenfor kravene i funksjonsbeskrivelsene har politidistriktet et lokalt handlingsrom for hvordan tjenesten kan organiseres og innrettes. Det presiseres at selv om en funksjon skal organiseres i en funksjonell enhet, kan funksjonen deles opp og plasseres ved ulike tjenestesteder ved lensmannskontorer, politistasjoner eller andre funksjonelle enheter. Enkeltpersoner tilhørende en funksjonell enhet kan også plasseres ved en geografisk enhet eller en annen funksjonell enhet. Det er også åpning for å kunne organisere noen av de standardiserte funksjonene annerledes enn i det skisserte forslaget, hvis dette er hensiktsmessig (gode argumenter for det). Arbeidsgruppa må i tilfelle gi en begrunnelse for dette, og vurdere fordeler og ulemper ved de ulike organiseringene. I forhold til begrepet roller i de standardiserte funksjonene er det viktig å presisere at dette ikke må forveksles med stillinger. En person kan ivareta flere roller. Skissa under viser fristene for når de ulike standardiserte funksjonene (unntatt påtale) skal være på plass.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 7 av 8 Grønn: Skal være på plass når ny organisasjon er etablert 1.3.2017 Blå: Skal være på plass senest med ny operasjonssentral - 29.3.2017 Grå: Distriktet etablerer en plan for etablering 3 Rammebetingelser Medlemmene i arbeidsgruppa avgis til prosjektarbeidet i den grad dette er nødvendig for å ivareta oppgavene beskrevet over. Lokal driftsenhetsleder har ansvar for å tilrettelegge for dette. Hvis det oppstår utfordringer/uenighet i forhold til å få frigjort tid til prosjektarbeidet skal prosjektleder underrettes. Det er ikke tildelt økonomiske midler til arbeidet. Hvis/når det oppstår behov som kan medføre kostnader, skal dette avklares direkte med prosjektleder. I den grad det påløper reisekostnader (eks bruk av egen bil) i forbindelse med arbeidet skal dette kostnadsføres på kode 5: 9900 nærpolitireformen Innlandet pd. Det utbetales ikke kostgodtgjørelse for dagsreiser internt i eget distrikt, jfr egen meddelelse fra PM. Den enkelte deltaker opprettholder lønn og tillegg etter ordinær turnusliste. 4 Organisering Deltagerne til denne arbeidsgruppa er plukket ut blant de som meldte sin interesse etter kunngjøring på Kilden (med søknadsfrist 14.6) og på bakgrunn av de føringer styringsgruppa har gitt i forhold til representasjon/sammensetting av arbeidsgruppa. Deltagere: Arne Hammersmark Terje Krogstad Jørgen Berg Kjell Bakken Siri T. Beckmann Pedersen Terje Didriksen Ole Bjerke Bjørn Tore Grutle Fra funksjon/distrikt: Seniorrådgiver Lillehammer leder av arbeidsgruppa Lensmann Ringsaker Driftsenhetsleder FOE Gudbrandsdal Pb. Midt Gudbrandsdal Seksjonsleder sivilseksjonen Gjøvik Driftsenhetsleder Kongsvinger Lensmann Søndre Land Lensmann Tynset
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 8 av 8 Arbeidsgruppa ledes av OU ansvarlig i PNP Innlandet, Arne Hammersmark. I den grad det er behov står arbeidsgruppa fritt til å opprette undergrupper eller knytte til seg fagpersoner/miljøer i distriktet. Hvis det oppstår problemer med å få svar på spørsmål eller bistand fra linja, skal prosjektleder underrettes om dette. Det er videre viktig at det legges til rette for at ansatte, organisasjonene og vernetjenesten som ikke deltar i arbeidsgruppa får mulighet til å fremme sine synspunkter gjennom skriftlige eller muntlige innspill til arbeidsgruppa. Da det er knappe tidsfrister må arbeidsgruppa være etablert og i gang med sitt arbeid senest i uke 33. 5 Rapportering/frister 5.1 Rapportering Arbeidsgruppa v/leder rapporterer ukentlig til prosjektleder i forhold til pågående arbeid, fremdrift, utfordringer osv. Leder av arbeidsgruppa innkalles til alle styringsgruppemøtene i perioden og redegjør for status, fremdrift osv. Prosjektleder holder prosjekteier løpende oppdatert på status gjennom ukentlige møtepunkter. 5.2 Frister Politimesterens tilrådning til effektivisering av tjenesteenheter og tjenestesteder skal leveres POD senest 15.12.2016. Forut for dette skal det gjennomføres en høringsrunde til alle kommunene med 6 ukers høringsfrist. Dette betinger at det endelige forslaget fra arbeidsgruppa må foreligge senest 12.10.2016. Gjennomføring av lokale forhandlinger om geografiske driftsenheter skal være sluttført innen 1.4.2017. Forut for forhandlingene skal forslaget behandles i styringsgruppa, og det må utsendes forhandlingspartene senest 5 dager før første møte. Siste frist for levering av endelig forslag om geografiske enheter fra arbeidsgruppa til prosjektleder settes til fredag 3.2.2017. 6 Referanser Oppdragsbrev 2015 Gjennomføring av nærpolitireformen del 1 Oppdragsbrev 2015 Gjennomføring av nærpolitireformen del 2 Oppdragsbrev 2016 Gjennomføring av nærpolitireformen del 3 Rammer og retningslinjer for etablering av nye politidistrikter (med vedlegg) Styringsdokumentet for PNP Innlandet m/vedlegg Arbeidspakke P-AP9 "foreslå effektivisering av politidistriktenes lokale struktur" og brev av 1.6.16 fra POD (ref. 2016/01157) som omhandler oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur. Arbeidspakke P-AP10 Funksjonelle driftsenheter og lederstøtte (staber) intern organisering.