Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 02.04.2008 Tid: 1000 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 18 52 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møteinnkalling Sakliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 15/08 07/1338 KJØP AV SMESTAD - BENYTTELSE AV FORKJØPSRETT 16/08 08/664 KJØP OG BYGGING AV KOMMUNALE BOLIGER TIL FLYKTNINGER 17/08 07/1298 NYTT TURNUSSYSTEM OG ELEKTRONISK TIMELISTE - VALG AV LEVERANDØR 18/08 08/796 BRUK AV FORMANNSKAPETS AVSETNING 2008 KONFERANSE OM SAMERETTSUTVALGETS INNSTILLING 19/08 08/796 BRUK AV FORMANNSKAPETS AVSETNING 2008 FORSVARSKONFERANSE 21.01.08 20/08 08/685 Unntatt offentlighet ofl 6 SØKNAD OM TILSKUDD OG LÅN TIL PLANLEGGING Bardu, 25.03.08 Oddvar Bjørnsen (sign.) ordfører
Sak 15/08 Møtebok Bardu kommune KJØP AV SMESTAD - BENYTTELSE AV FORKJØPSRETT Saksbehandler: Lill Fosli Hansen Arkivsaksnr.: 07/1338 Arkiv: 614 A02 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/08 Formannskapet 02.04.2008 Innstilling: Bardu kommune vil benytte seg av sin forkjøpsrett til Snevebakken 2, Smestadbygget, gnr 42 bnr 87 i Bardu. Man tar opp forhandlinger med Troms fylkeskommune om kjøpesummen. Andre dokumenter (ikke vedlagt): Skriv fra Troms Fylkeskommune, Bygg- og eiendomssenteret, datert 28.02.08 Kopi av skriv fra Bardu kommune til Troms fylkeskommune datert 22.06.98 Saksgang: Saken skal behandles i formannskapet Kort sammendrag av saken: Smestadbygget, Snevebakken 2, har tidligere vært i kommunens eie. I 1998 ble bygget overdratt til Troms fylkeskommune for kr 500.000,-. Saksopplysninger: Troms Fylkeskommune vurderer nå å selge eiendommen Smestadbygget, gnr 42 bnr 87, i Bardu. I henhold til tinglyst avtale har Bardu kommune forkjøpsrett. I skriv av 28.02.08 ber fylkeskommunen å få svar på om Bardu kommune ønsker å benytte seg av forkjøpsretten. Økonomiske konsekvenser: I 1998 ble eiendommen solgt for kr 500.000,-. Dette er dette beløpet kommunen i utgangspunktet må kjøpe eiendommen tilbake for, man vil imidlertid forhandle med Fylkeskommunen om kjøpesummen. Vurdering: I dag driver voksenopplæringen i Bardu kommune sin virksomhet i bygget. Det er også andre aktører som leier lokaler i bygget, og disse ønsker kommunen skal fortsette som leietakere. Kommunen har i dag generell plassmangel. Bl.a. anser man lokalene som et godt alternativ for Innlandet Nærradio som man må skaffe nye lokaler til da man planlegger å rive det huset hvor Nærradioen driver sin virksomhet i dag. Det er også andre virksomheter som kommunen er ansvarlig for å skaffe lokaler til, slik at det absolutt er behov for et bygg med slik funksjon som Smestad har. Bardu kommune, den 25. mars 2008 Leif Erik Mikkelsen fung. rådmann Side 2 av 14
Sak 16/08 Møtebok Bardu kommune KJØP OG BYGGING AV KOMMUNALE BOLIGER TIL FLYKTNINGER Saksbehandler: Jannicke Sandvik Arkiv: F17 &73 Arkivsaksnr.: 08/664 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/08 Formannskapet 02.04.2008 / Utvalg for omsorg og oppvekst / Kommunestyret Innstilling: Bardu kommune gir rådmannen fullmakt til å gå til innkjøp av 2 boliger. Bardu kommune gir rådmannen fullmakt til å reservere tomter i kommunen og på disse bygge boliger. Boligene skal benyttes som kommunale utleieboliger med førsteprioritet for flyktninger. Andre dokumenter (ikke vedlagt): FSK-Sak 69/04 K-Sak 65/07 Boligsosial handlingsplan Veileder til Husbankens grunnlån Saksgang: Saken skal behandles i OMS, Formannskap og Kommunestyret. Kort sammendrag av saken: Bardu kommune har et vedtak om å bosette flyktninger, men på grunn av boligmangel klarer vi ikke å nå målene. Innkjøp av boliger med flere rom til flyktninger er ett av tiltakene i Boligsosial handlingsplan for Bardu kommune, som ble vedtatt i kommunestyret 28.11.2007. På grunn av tidspress i forbindelse med at nye tomter snart vil legges ut for salg ønsker kommunen å sette fart i prosessen med bygging av slike boliger. Imidlertid har kommunen også akutt behov for boliger til flyktninger og ønsker derfor å kjøpe boliger til dette formålet. Saksopplysninger: Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI) har anmodet Bardu kommune om å bosette 10 flyktninger i 2008, noe vi har sagt ja til. Familiegjenforeninger er generelt ikke inkludert i dette tallet. Videre har kommunen et vedtak om ha bosatt inntil 50 flyktninger til enhver tid. Per dags dato har vi 38 personer med flyktningstatus bosatt. Ettersom personene kun regnes som å ha flyktningstatus i de fem årene kommunen mottar integreringstilskudd for dem, vil dette tallet i løpet av 2008 synke til rundt 31 dersom vi ikke får bosatt flere i løpet av året. Kommunen klarer altså ikke å nå målene som er satt. Den viktigste årsaken til at kommunen ikke når bosettingsmålene er boligsituasjonen i kommunen. Det finnes ingen ledige kommunale boliger for familier, og det er heller ingen Side 3 av 14
Sak 16/08 utsikter for at noen blir ledige i nærmeste fremtid. Flyktningkoordinator har forsøkt å finne egnede boliger til leie på det private markedet, men har så langt ikke fått leid noe. I tillegg til at vi generelt ikke når bosettingsmålene, er det flere faktorer som tilspisser situasjonen. I februar sa kommunen ja til å bosette en familie på fire personer. I følge loven skal disse personene bosettes innen 6 måneder etter at de fikk innvilget oppholdstillatelse. I tillegg ble det i 2007 bosatt en familie på fem, som leier på det private markedet det første året, men som høyst sannsynlig vil ha behov for en annen bolig fra og med november 2008. I tillegg finnes det flere personer som har familiegjenforeningssøknader inne til behandling. Dersom disse får innvilget søknadene, vil de ha behov for større boliger enn de har i dag. I Formannskapet har rådmannen tidligere blitt gitt fullmakt til å utrede og eventuelt iverksette bygging av små boenheter innen de økonomiske rammer husbanken og integreringstilskuddet fordrer (sitat fra saksprotokoll i K-Sak 69/04). Per tiden er imidlertid behovet for familieboliger mer prekært. Flyktningkoordinator er kjent med at det trolig vil komme en del boliger til salgs på markedet i nærmeste fremtid på grunn av byggingen av nye boliger i kommunen. Videre klargjør kommunen nå nye tomter, som snart legges ut for salg. For å kunne tilfredsstille de eksisterende behovene og nærme oss bosettingsmålene bør kommunen gå til innkjøp av noen boliger i tillegg til å reservere egnede tomter og bygge boliger for flyktninger. Økonomiske konsekvenser: Det er vanskelig å gi eksakte vurderinger av de økonomiske konsekvensene av de ovenstående innstillinger. Imidlertid ser prisene for eneboliger/familieboliger i Bardu ut til å ligge på rundt 2.000 000 kr., kanskje noe lavere. Kommunen kan søke grunnlån fra Husbanken til oppføring av nye boliger og til kjøp av utleieboliger for prioriterte grupper, dvs. for eksempel flyktninger. Ved bygging av boliger for utleie til flyktninger kan Husbanken finansiere inntil 100 % av de prosjektkostnader Husbanken godkjenner. I tillegg kan Husbanken, dersom de har midler, gi boligtilskudd på inntil 20 % dersom kostnadene blir så store at kommunen vanskelig vil kunne finansiere boligen gjennom utleie. Vurdering: De innstillinger som foreligger her er i stor grad fremsatt for å kunne oppfylle vedtak som allerede er fattet. For å kunne oppnå bosettingsmålene som er satt og tilfredsstille de eksisterende boligbehovene blant flyktninger anbefales det at kommunen, ved rådmannen, får fullmakt til både å kjøpe og bygge egnede boliger for flyktninger. Bardu kommune, den 11.03.2008 Leif Erik Mikkelsen fung. rådmann Jannicke Sandvik flyktningkoordinator Side 4 av 14
Sak 17/08 Møtebok Bardu kommune NYTT TURNUSSYSTEM OG ELEKTRONISK TIMELISTE - VALG AV LEVERANDØR Saksbehandler: Ørjan Higraff Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 07/1298 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Administrasjonsutvalget 17/08 Formannskapet 02.04.2008 Innstilling: Vedlegg: Se sakspapirer til Administrasjonsutvalget Notat internt brev av 13.2.2008 og 6.3.2008 Notat internt brev av 17.10.2007 Tilbud med beskrivelse fra Triangel/minVakt, brev av 6.9.2007 (e-post 29.11.2007) Tilbud med beskrivelse fra NOTUS, brev av 12.12.07 (e-post 3 og 7.1.2008) Andre dokumenter (ikke vedlagt): Internt notat fra rådmannen stab av 15.11.2006. Innføring av Notus turnusplanleggingssystem Ikke underskrevet kjøp og vedlikeholdskontrakt, jf e-post 19.12.2006 Saksgang: Administrasjonsutvalget og formannskapet Kort sammendrag av saken: Det brukes i dag mye manuelle ressurser vedrørende arbeid med timelister (vikarer) og turnusplanlegging. Dette er oppgaver som i størst mulig grad bør kunne gjennomføres elektronisk. Helt siden 2006 har det vært jobbet med dette. I utgangspunkt med en leverandør. Fra 2007 har det vært gjennomført en prosess med to ulike leverandører, nemlig Triangel/minVakt og Notus systemer. Begge har fagsystemer som vil være en ny verden for kommunens ledere/medarbeidere. Vi har gjennomført en prosess i et nært samarbeid ledere, aktuelle brukere (spesielt den største brukeren pleie og omsorgstjenesten), tillitsvalgte og de ulike leverandørene. Egen arbeidsgruppe har vurdert saken særskilt. Vi tar sikte å komme i gang med hele prosjektet fra september 2008. Men vi har et sterkt ønske om å prøve ut noen av modulene så tidlig som mulig i 2008 (før ferien), for eksempel modulene vikar og turnusplanlegging. Modulen timeliste gjennomføres fra høsten 2008. Side 5 av 14
Sak 17/08 Saksopplysninger: Omlegging av dagens manuelle arbeidsoppgaver til å bruke elektronisk verktøy (IT, SMS, e-post), vil medføre ressursbesparelser i forhold til stillinger og en betydelig forenkling og omfordeling av arbeidsoppgavene, både for ledere og ansatte. Gjennomføringen skal skje trinnvis i organisasjonen. Vi starter med rådmannens stab, lønn og personal og økonomi, og pleie og omsorgsavdelingen. Gjennomføring i de øvrige avdelingene kommer etter hvert. Vi bør være i mål innen 2010. Det må gjennomføres et pilotprosjekt for skolene. Økonomiske konsekvenser: I påvente av omlegging til ovennevnte system har lønn/personal og økonomi allerede forutsatt redusert bemanning på vel 0,5 1.0 stilling. Innenfor spesielt pleie og omsorgsavdelingen og øvrige avdelinger som tar dette i bruk, vil fort merke forenkling av oppgavene, og en betydelig ressursbesparelse i forhold til administrasjons og kontoroppgaver. Frigjøring av disse ressursene vil gå direkte til oppgaver knyttet til kjerneproduksjon (ledelse og tjenester). Prosjektet finansieres gjennom bruk av udisponible midler (driftregnskap 2005) på inntil kr. 439.400. Vurdering: Rådmannen henviser til det som er beskrevet i vedlagte notat interne brev. Bardu kommune, den 6.3.2008 Kjell Hanstad rådmann Ørjan Higraff lønn og personalsjef Side 6 av 14
Sak 18/08 Møtebok Bardu kommune BRUK AV FORMANNSKAPETS AVSETNING 2008 KONFERANSE OM SAMERETTSUTVALGETS INNSTILLING Saksbehandler: Rita Bjørn Arkiv: 254 Arkivsaksnr.: 08/796 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/08 Formannskapet 02.04.2008 19/08 Formannskapet 02.04.2008 Innstilling: Transportutgifter i forbindelse med informasjonsmøte i Bodø angående Samerettsutvalgets innstilling belastes formannskapets avsetning (149000.1101.100). Vedlegg: Ingen Saksgang: Formannskapet Saksopplysninger: Innstilling fra Samerettsutvalg II ble overlevert justisministeren 3. desember 2007 etter mer enn 6 års arbeid. Blant de viktigste forslagene i innstillingen, er utvalgets forslag til en ny forvaltningsmodell for statens grunn i Nordland og Troms. Lokal forvaltning og ikke minst organisering og valg av modell for gjennomføring av den lokale forvaltningen har vært en viktig sak for USS siden stiftelsen av organisasjonen i 1996. Det er USS oppfatning at flertallsforslaget representerer et viktig gjennombrudd for lokaldemokratiet og reell lokal forvaltning av statens grunn også i Nordland og Troms. USS utvalgsmedlem har gjennom hele utvalgets arbeid hatt en løpende orientering til USS landsstyre og landsmøte. USS inviterte alle kommunene i Nordland og Troms til et felles orienteringsmøte i Bodø 5. mars 2008 om innholdet i flertallsforslaget og konsekvensene for de berørte kommuner. Fra Bardu kommune deltok politikere og repr. fra administrasjonen, totalt 11 personer. Det ble leid buss til transport av deltakerne. Økonomiske konsekvenser: Utgifter til transport beløper seg til ca. 12.000,- kr. Det er ikke budsjettert med slike utgifter for 2008, beløpet kan imidlertid dekkes av Formannskapets avsetning. Det er ikke belastet noe på denne posten tidligere i år, og det står derfor kr 100.000,- disponibelt. Bardu kommune, den 17.03.08 Leif Erik Mikkelsen fung. rådmann L O Rita Bjørn leder avd. service T A S J O N T I Side 7 av 14
Sak 19/08 Møtebok Bardu kommune BRUK AV FORMANNSKAPETS AVSETNING 2008 FORSVARSKONFERANSE 21.01.08 Saksbehandler: Rita Bjørn Arkiv: 254 Arkivsaksnr.: 08/796 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/08 Formannskapet 02.04.2008 19/08 Formannskapet 02.04.2008 Innstilling: Bardu kommunes andel av kostnadene med Forsvarskonferansen 21.01.08, kr 27.200,- belastes formannskapets avsetning (149000.1101.100). Vedlegg: Rapport for Forsvarskonferansen utarbeidet av Utviklingssenteret. Saksgang: Formannskapet Saksopplysninger: Prosjekteierne (Troms Fylkeskommune, Målselv, Bardu og Sørreisa kommuner, samt Profilgruppa) nedsatte i oktober 2007 en programkomite for å håndtere arbeidet med å få på plass en sterk markering av betydningen av forsvarets tilstedeværelse i Midt-Troms regionen. Utviklingssenteret ble forespurt og påtok seg jobben med å lede arbeidet i programkomiteen. Resultatet av dette arbeidet ble gjennomføring av en Forsvarskonferanse. Forsvarskonferansen ble gjennomført 21. januar 2008 med 170 deltakere. Hovedtema for konferansen var Forsvar under omstilling konsekvenser og muligheter for Nordområdet og samfunnsutvikling. Økonomiske konsekvenser: Troms Fylkeskommune har gitt tilsagn om å dekke kr 100.000,- av kostnadene. De fire andre prosjekteierne dekker det øvrige beløp med lik andel på hver. For Bardu kommune utgjør vår andel kr 27.200,-. Det er ikke budsjettert med disse utgiftene for 2008, en foreslår imidlertid at disse dekkes av Formannskapets avsetning. Bardu kommune, den 18.03.08 Leif Erik Mikkelsen fung. rådmann Rita Bjørn leder avd. service Side 8 av 14
Side 9 av 14 Sak 19/08
Side 10 av 14 Sak 19/08
Side 11 av 14 Sak 19/08
Side 12 av 14 Sak 19/08
Side 13 av 14 Sak 19/08
Sak 19/08 T A S J O N T I L Side 14 av 14