Møteprotokoll fellesmøte Møte dato/tid Torsdag 20. oktober 2016, kl. 09.00-13.00 MØtested Møterom «Kornm unestyresa len», Kom munehuset på Gol Medlemmer/varamedlemmer Leder Bård Heio, nestleder Magnus Medgard, til stede i møtet medlem Lars Brattested Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sa ndsengen ( Kom m u nerevisjon I KS), forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjonen IKS) Sekretariat Behandlet saker Hanne Heen Wengen t9-2l12016 Andre til stede i møtet: Møtet var et fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal. Medlemmer fra kontrollutvalgene i Flå, Nes, Hemsedal, Gol, Ål og Hol var innkalt. Totalt møtte 19 av 22 medlemmer. L9/20L6 20l2Ot6 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING Kommunerevisjonens rolle Full makt til kontrollutvalgsledere 21/2076 P rioriteri nge r av forva ltni ngsrevisjon og selska pskontrol I lnnkallineen og sakslisten: Revisjonssjef Åge Sandsengen hadde en innledende orientering med bl.a. gjennomgang av innkallingen og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Sak 19 Kommunerevisionens rolle BakErunn: I Hallingdølen 30.08.2016 refereres det til regionrådet som hadde reist spørsmål ved om kbntrollutvalget går inn på feil områder, og drøftet hvor grensene går for når kontrollutvalget og kommunerevisjonen skalgå inn i saker. Rådmann i Sør-Aurdal stilte på kontrollutvalgsmøtet i september spørsmål ved om det er kommunerevisor eller kontrollutvalget som stiller spørsmåltil rådmann ifbm. med saker som var til behandling i kontrollutvalget. ltillegg har rådmann iøystre Slidre kommune over langtid stilt spørsmål om kommunerevisjonen sin aktive rolle. Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS er etablert av deltakerkommunene (kommunestyrene), og har som formål å utføre kontroll- og tilsyn av kommunene på oppdrag fra kommunestyrene og kontrollutvalgene. Dette itett samarbeid med kontrollutvalget i den enkelte kommune. Kommunerevisjonen mener at de har fått tildelt ansvar og oppgave fra det enkelte kommunestyret til å utføre nødvendig tilsyn for å forebygge vesentlige kritikkverdige forhold, og revisjonen tar dette ansvaret i tett Kontrolluwalgssekretariat vfhanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune'no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr:917 356246
Møteprotokoll fel lesmøte samarbeid med kontrollutvalget. Kommunerevisjonen ønsker å være en synlig aktør på kontroll og tilsyn når samfunnet er opptatt av dette. For å utføre tilstrekkelig effektivt kontroll og tilsyn, er det viktig at revisjonen har fullmakt og tillit fra kontrollutvalget til å stille nødvendige spørsmål når dette anses påkrevet. lht. plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal kontrollutvalget ta opp flere tema med rådmannen gjennom året. Det fremgår av planen at Kommunerevisjon IKS kan ive rksette u ndersøke lser ette r avta le med kontro I I utva lgsleder. I tidligere prioriteringer har alle kontrollutvalgene i Hallingdal og Valdres vedtatt bl.a. følgende ordlyd: Kommunerevisjon IKS har fullmokt til å iverksette undersøkelser i nye soker som vurderes som viktige å få ovklart roskt. Dette kon for eksempelvære mistanker om misligheter eller lovbrudd og ufullstendige soksutredninger. Gjennomføring ov slike prosiekter skalvurderes opp mot prioriteringene ivedtatt detoljplan. Kontrollutvolgslederen i den aktuelle kommunen skql varsles om prosjektet før oppstort, og det skal gjøres vedtak i det oktuelle kontrollutvalget så snart det er praktisk gjennomførbqrt. Arbeidet rapporteres tilfelles kontrollutvolgsmøte for på neste møte. Bakgrunnen for spørsmålet fra rådmann i Sør Aurdal i september var at rådmann opplever det krevende at kommunerevisor stiller oppfølgingsspørsmål til rådmann direkte i kontrollutvalgsmøte, og spørsmålet var da om kommunerevisjonen kan stille spørsmål på vegne av kontrollutvalget. Kommunerevisor har forståelse for at det er krevende for rådmann å få spørsmål fra kommunerevisor direkte i kontrollutvalget, uten at rådmann er blitt forberedt på hvilke spørsmål som kan blir stilt ut over temaet som står på dagsorden. Men hvis kommunerevisor ikke skal kunne stille spørsmål til rådmann direkte i k-utv møter, men alle spørsmål skal være informert om til rådmann før møtet, så vil dette begrense tilsynsoppgaven i møtet og være en tidkrevende prosess for alle aktørene. lsaker som kommunerevisor fremmer for kontrollutvalget er det mer hovedregelen enn unntaket at kommunerevisor skriver forslag til saksutredning og vedtak til kontrollutvalget. K-utv. sekretariatet har da ansvaret for å påse at saken er forsvarlig utredet, før denne legges frem for kontrollutva lget. Kommunerevisor mener at de utfører kontroll og tilsyn på oppdrag fra kommunestyret i tett samarbeid med kontrollutvalget, og at revisjonen derfor bistår k-utvalget med kompetanse i samtaler med rådmann. Dette anses viktig for at k-utvalgsmedlemmene skal kunne utøve sin rolle i utvalget som lekmenn, ved at de får bistand til å fplge opp svarene fra rådmann til sitt grunnlag for vedtak i møtet. I felles kontrollutvalgsmøte oktober/november 2013 vedtok kontrollutvalgene følgende om kommunerevisjon sin rett til å stille spørsmål i en tidlig fase: Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: hanne.wengen@gol. kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr:91.7 356246
Møteprotokol I fel lesmøte Kommunerevisor mener det er en viktig kontroll- og tilsynsrolle å påpeke enkelte forhold direkte tit politisk saksbehondling, uten ot dette bare skalforetos i ettertid. Slike innspill blir erfaringsmessig meget positivt mottatt hos ordfører, formonnskap og kommunestyret, men ofte noe mer negativt hos rådmonn. t den grod slike innspill er negative for det organ kommunerevisor utfører kontroll- og tilsyn på vegne ov, dvs. kommunestyret og kontrollutvalget, så vil det være kritikk til kommunerevisor og bør da ikke forekomme. Kontrollutvolget bør derfor oppfordre kommunerevisor om å fortsette å ta opp soker, slik proksis hor vært frem til nå, men påse ot dette ikke er saker som oppfottes negativt ov kommunestyret. Kontrollutvolget skol alltid orienteres som kopimottqker når kommunerevisor gir skriftlige innspill. Behandling i møtet i Vdldres Kontrollutvalgene mener det er riktig at kommunerevisor går inn i slike soksutredninger/saker når det anses viktig for at kommunestyret skalfå tilstrekkelig informosion. Et krav i slike soker er at de folkevalgte anser dette som nyttig informasjon, selv om det er forståelig at rådmennene oppfatter dette som forstyrrende. Det er spesielt ryddig når ordfører ber om dette, og det var helt riktig øv ordfører å be om uttalelse i kroftsoken. Kontrollutvalgene har tillit tit at revisjonen går inn i slike saker når det er nødvendig, og ikke i ondre saker. Det er kommunerevisor sitt dnsvor å påse ot dette bore foretas i saker det oppfattes positivt for de folkevolgte. Behondling i møte i Hallingdøl: Revisjonssjefen innledet og gikk gjennom soken, herunder kontrollutvalgenes tidligere prioritering som er sitert i soksopplysningene. tnformasjonen ble drøftet. Kontrollutvalgene så ingen grunn til å endre den vedtatte prioriteringen, ettersom de mener det er viktig ot revisjonen stiller kritiske spørsmåltil soker og saksutredning når det er nødvendig. Slike innspill, spørsmål og undersøkelser fra revisor som vi behandlet i 2013, kan rådmannen i enkelte tilfeller oppfatte som uryddig fordi det forstyrrer rådmannens saksbehandling. Dersom revisjonen innspill medfører at formannskap eller kommunestyre kommer til motsatt konklusjon av det rådmannen har gjort, kan det stilles spørsmål ved om det er revisjonens innspill som er det egentlige problemet eller om revisors innspill er nyttige og berettiget. Dersom ordfører og kommunestyret oppfatter innspillet fra revisor som utidig eller kritikkverdig, så må dette oppfattes som kritikk til kommunerevisjonen. Vurdering: Det anses viktig for k-utvalgets arbeid at kommunerevisjonen tar ansvar for at ulike tema blir satt på dagsorden. Det er hverken hensiktsmessig eller ønskelig at revisjonen kun skal vente på oppdrag og bestil linger fra kontroll utva lget. Videre vurderer kontrollutvalget og sekretariatet det som viktig at revisjonen er aktiv med innspill i møter og til saksutredninger til kontrollutvalget. Sekretariatet skal uansett påse at saker er forsvarlig utredet til kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne@hwengen.no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr:917 356246
Møteprotokoll fel lesmøte Det vilvære viktig at kontrollutvalgets møter bygger på godt samarbeid mellom deltakerne i møtet, og at det vil være hensiktsmessig at aktørene i møtet herunder rådmann er åpen for en relativt åpen og fri dialog i møtet, der samarbeid og utvikling står i fokus. Kommunerevisor må ta ansvaret for at innspill og spørsmål de stiller oppfattes som ryddige av rådmann, ordfører, formannskap og/eller kommunestyret. I den grad de mener dette er uryddig eller utidige spørsmål eller informasjon fra kommunerevisor, så er det kritikk mot kommunerevisor. Forslas til vedtak: Kontrollutvalget ber kommunerevisor om å ta ansvar for at vesentlige risikoområder blir tatt opp med kontrollutvalget løpende, være aktive på en ryddig måte i kontrollutvalgets møter slik dette har vært praktisert, og bidra til gode saksutredninger på forespørsel fra sekretariatet. Vurderinser /drøftineer i møtet: Revisjonssjefen gikk kort gjennom saksopplysningene. Revisjonen ønsker å fortsette å ta ansvar for at ulike tema blir satt på dagsorden og være aktive i møter, og ber om aksept fra kontrollutvalgene i Hallingdal på dette. Kontrollutvalgslederen iå1, Edvin Ræstad, stilte spørsmålved Kommunerevisjon IKS sin rolle og la frem et notat fra k-utvalget i Å1, hvor de bl.a. ble redegjort for sentralt regelverk vedrørende kontroll og tilsyn. Det ble også påpekt at revisjonen, ikke kontrollutvalgene, ble innkalt til ordførermøte når kontrollutvalgenes rolle ble diskutert. Kontrollutvalget i Ål er opptatt av at kontrollutvalgene er et selvstendig organ som ikke skal styres av revisjonen. Kontrollutvalgene diskuterte saken og kontrollutvalget i Ål sitt innspill. Det var enighet om at man ønsket en aktiv revisjon. Det må være opp til det enkelte kontrollutvalg å bruke revisjonen slik de ønsker så lenge utvalget er klar over ansvaret sitt. Det er viktig at alle parter forholder seg til ansvar og roller som er definert i lowerket. Følgende ble understreket i møtet: t. Kontrollutvalget er et lovfestet organ, jf. kommuneloven 77, og skal i flg. forskrift om kontrollutvalg gi revisjonen i oppdrag å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. - Kontrollutvalget gjør vedtak i egne saker og er ansvarlig overfor kommunestyret. - Kontrollutvalgene kan med fordel ta ansvar for å legge frem egne saker i kommunestyret, slik får også kontrollutvalgene markert seg og sin rolle. 2. Revisjon er lovfestet i kommuneloven 78, 79 og 80, og nærmere retningslinjer for revisor er gitt i forskrift om revisjon. Revisjonen rapporterer resultatet av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til kontrol lutvalget. - lht. kontrollutvalgsforskriftens 19, 2. ledd har kommunerevisjonen møte og talerett i kontrollutvalgets møter, og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. - lht. plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som nå er under behandling kan revisjonen iverksette undersøkelser som haster etter avtale med kontrollutvalgsleder. I tidligere planer har det fremgått at revisjonen kan iverksette undersøkelser som haster for så å informere kontrollutvalget etterpå. - Kontrollutvalgene ønsker at revisjonen er aktiv i kontrollutvalgene mht. til å stille rådmann og ordfører spørsmål i saker som behandles. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: hanlre.wengen@gol. kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
Møteprotokoll fellesmøte KonUollutvalgene i Hallingdal 3. 4, Fellesmøtet for kontrollutvalgene i Hallingdal er viktig å ha for samordning av felles saker. Revisjonens bidrag og fagkompetanse er viktige faktorer i diskusjonen og grunnlag for de prioriteringer som må BjØres. - Fellesmøtet er ikke et folkevalgt organ og kan dermed ikke gjøre vedtak. Slike møter er formelt å anse som møte i det enkelte kontrollutvalg. Saker drøftes i plenum, med det er det enkelte kontrollutvalg som gjør vedtak og det skrives protokoll for det enkelte kontrollutvalg. - Revisjonssjefen påpekt at selv om han har ledet fellesmøtene tidligere, er han åpen for at en av lederne gjør det i fremtiden. Det fremkom ikke noe ønske om dette i møtet. MØter mellom lederne i kontrollutvalgene i Hallingdal er ikke et folkevalgt organ, og kan følgelig ikke gjøre vedtak. Slike møter kan imidlertid være viktige når saker synes viktige å diskutere uformelt. I saker hvor det skal fattes vedtak skal saken forberedes og behandles i det enkelte kontroll utvalg. Vedtak: Kontrollutvalget ber kommunerevisor om å ta ansvar for at vesentlige risikoområder blir tatt opp med kontrollutvalget løpende, være aktive på en ryddig måte i kontrollutvalgets møter slik dette har vært praktisert, og bidra til gode saksutredninger på forespørsel fra sekretariatet. Enstemmig vedtok. Sak2OlZOLG Fullmakt til kontroll edere Dokumenter: lngen Saksopplvsninger: Frem til og med 2015 hadde vi tre felles kontrollutvalgsmøter i hhv Hallingdal og Valdres i året, der følgende ble drøftet: 1. Saker utført i regionen siste tertial. 2. Mulige saker revisjonen og/eller kontrollutvalget har kommet over siste tertial som bør underlegges kontroll og tilsyn, 3. Kontrollutvalgets prioritering av kontroll- og tilsynsoppgaver som kommunerevisjon skulle utføre i neste tertial, Fra 2Ot6 reduserte vi antall fellesmøter til inntil to ganger pr. år, men øker samtidig antallet møter i det enkelte kontrollutvalg til 4-6 ganger pr. år. Det kan være saker som bør bestilles interkommunalt og som det «haster» å ta avgjørelser i, og som det anses å ikke være ressursvarende å innkalle til nytt fellesmøte for å få bestilt. Det kan da være praktisk at lederne i kontrollutvalgene i regionen kan møtes for å be om at prosjektet blir iverksatt, og at endelig bestilling formelt vedtas på et senere fellesmøte eller i det enkelte kontrollutvalg, som hovedsakelig vil skje innen senest tre måneder. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne@hwengen.no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
Møteprotokol I fel lesmøte Dette vil typisk gjelde forhold som bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter gjeldene flere kommune, forhold ved sekretariats-ordningen og ulike høringer. Lederne ut$ør imidlertid ikke et folkevalgt organ, og kan ikke fatte bindende vedtak. Avgjørelser som tas i felles kontrollutvalgsledermøte for regionen skal alltid refereres i påfølgende møte i det enkelte kontrollutvalg og/eller fellesmøte for kontrollutvalgene i regionen. Forslag til vedtak: Lederne i kontrollutvalgene i Hallingdal gis fullmakt til å be kommunerevisjonen iverksette tiltak i saker som gjelder alle kontrollutvalgene i Hallingdal når dette vurderes som mest effektivt. VurderinFer i møtet: Det ble henvist til diskusjon under foregående sak' Vedtak: Saken awises. Enstemmig vedtak. Sak2LlZot6 Prioritering av forva ltningsrevisjon Møtet ble vedtott lukket med hiemmel i koml. 3t,1f. offl. 2a. Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. SaksopplvsninEer: Kom m unerevisjonen orienterer om:. Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller.. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Kontroll utva lgene orienterer kort om:. Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter.. Prosjekter utvalgene ønsker å bestille. Forslae til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder:. Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte.. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Vurderinger i møtet: Forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud gjennomgikk detaljplanen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og orienterte om ferdigstilte, pågående og planlagte prosjekter. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, T16imsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@hwengen.no E-post kommune: halne'wengen@gol'kommune no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr:917 356246
Møteprotokoll fel lesmøte Det kom ikke nye forslag til prosjekter i møtet, men det er ønskelig med et ledermøte for å drøfte interkommunale samarbeid og selskaper for mulig gjennomgang. Deta ljplanen ska I ettersendes til kontroll utva lgene, Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder:. Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte.. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Enstemmig vedtott. Drøft ings-/orienteringssaker: - Sekretariatsordningen Hanne Wengen orienterte kort om sine erfaringer som kontrollutvalgssekretariat så langt. Annet: Neste møte: - lht. felles m6teplan som vil bli utarbeidet. Skjema møtegodtgjørelse : - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Nes, 20.L0,2016 Bård Heio leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Nes kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trgimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@hwenpen. no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr:917 356246