Sluttrapport fra prosjektgruppen Mai 2017

Sluttrapport fra prosjektgruppen Mai 2017 Side 1 av 10

INNHOLD BAKGRUNN... 3 PROSJEKTET... 4 DEFINISJONER... 5 GRUNNLAG FOR Å ARBEIDE MED UTVIKLING AV FRIVILLIGHET... 6 VISJON... 7 FRA FRIVILLIGSENTRAL TIL FRIVILLIGHETSKOORDINATOR... 8 KOMMUNENS BIDRAG... 9 FORVENTNINGER TIL LAG OG FORENINGER... 9 ARENAER... 10 FRIVILLIGHETENS DAG... 10 VEDLEGG Prosjektplan Fra Frivilligsentral til frivillighetskoordinator Kommunens bidrag Forventninger til lag og foreninger Side 2 av 10

BAKGRUNN Dønna Frivilligsentral ble, fra 01.01. 2017, en del av administrasjonen i Dønna kommune. Staten har gitt signaler om endringen i finansieringen av frivilligsentraler fra 2020 tilskudd gis etter antall innbyggere. Samspillet mellom offentlig og frivillig sektor blir stadig oftere nevnt som en del av løsningene på fremtidige samfunnsutfordringer. Flere norske kommuner har utviklet sitt frivillighetsarbeid, blant annet ved å utvikle og realisere en frivillighetspolitikk. Både offentlig og frivillig sektor i Dønna kommune må ha fokus på utvikling og innovasjon for å møte fremtidens utfordringer. Kommunestyret i Dønna gjorde følgende vedtak 20.12. 2016; 1. Dønna Frivilligsentral overføres til Dønna kommune fra 01.01. 2017. 2. Daglig leder i Dønna Frivilligsentral ansettes i Dønna kommune fra 01.01. 2017, og plasseres i rådmannens stab. 3. Rapportering av arbeidet i Dønna Frivilligsentral skal være en fast post i rådmannens driftsorientering til formannskapet. På bakgrunn av dette vedtaket er det ett behov for å forankre det frivillige arbeidet politisk. Formannskapet i Dønna kommune vedtok, i sitt møte 17.01. 2017 å iverksette arbeidet med å utvikle en frivillighetspolitikk. Vedtak: Formannskapet ber administrasjonen starte opp prosessen med å utvikle en frivillighetspolitikk i Dønna kommune, i tråd med utviklet prosjektplan. Side 3 av 10

PROSJEKTET Arbeidet ble organisert som ett prosjekt med følgende mål; Prosjektet ble organisert slik; Prosjekteier: Dønna kommune Prosjektansvarlig (PA): Ordfører Styringsgruppe (SG): Formannskapet Prosjektleder (PL): Rådmann Prosjektmedarbeider (PM): Daglig leder, Dønna Frivilligsentral Prosjektgruppe (PG): Representanter for lag og foreninger i Dønna kommune I prosjektgruppen har Dønna Innebandyklubb, Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftsforening, Dønnesrosen, Dønnahorn, Dønna Pensjonistforening, Grendelaget Vårbris og BL Kveldsol vært representert. Det har vært gjennomført fire prosessmøter. Fremdriftsplanen har blitt fulgt, og sluttrapporten overleveres styringsgruppen innen den fastsatte fristen. Sluttrapporten er bygd opp etter samme mønster som prosessamlingene. Prosjektleder og prosjektmedarbeider har fungert som prosessledere. Side 4 av 10

DEFINISJONER Prosessen ble startet med å utvikle nødvendige, enkle definisjoner. Dette har vært grunnlaget for det videre arbeidet i prosjektgruppen, og sikret en felles forståelse. Hva er frivillighet? - Det vi gjør uten betaling. - Frivillig innsats som skaper verdier. - Bidrag vi gir/gjør for å få til det vi selv vil ha. - Skaper bolyst økt trivsel. - Bidrar til samhold. - Frivillighet sprer glede og hjelper andre. Hvem bidrar i det frivillige? - Tordenskjolds soldater relativt få personer som bidrar på flere arenaer. - Todelt de som bidrar og de som bruker. - Flere bidro tidligere; Større samhold i samfunnet og innbyggerne hadde en mer aktiv fritid. - Det er mulig «å kjøpe seg ut» av frivillighet. Hvem er frivillighet for? - Må ses i lys av fortid, nåtid og fremtid. Frivillige tilbud (lag/foreninger) som var aktuelle i går, er kanskje ikke interessante i dag og uaktuelle i fremtiden. - To ulike tilbud fra frivilligheten; De spesifikke (knyttet til en konkret interesse) og de generelle (tilbud som samler på tvers av alder, interesser osv.). - Viktig å gjøre tilbudene interessante og åpne. Hvilke ressurser har frivilligheten? - Samles befolkningen, så er det en stor og viktig ressurs. - Befolkningens allsidighet gir stor bredde i mulighetene. - Frivilligsentralen. - Omgivelsene er ressurser som gir muligheter for å utvikle tilbud og aktiviteter. - Dønna kommune - Slik som blant annet Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftsforening har skapt møteplasser, Dønnahorn har skapt av kulturopplevelser og Dønna Innebandyklubb har skapt av idrettsaktiviteter. Side 5 av 10

GRUNNLAG FOR Å ARBEIDE MED UTVIKLING AV FRIVILLIGHET Definisjonene ble tatt i bruk for å definere ulike sider av det frivillige arbeidet og frivillighet generelt. Prosessen rundt dette var viktig for å få ett bredere fokus i prosessen, enn hva som er viktig for den enkelte organisasjon. Frivillighet er viktig - For bolyst - For allsidige tilbud - Samhold - Spre glede Utfordringer - Engasjement - Utviklingsevne og utviklingsfokus - Befolkningsstørrelse Hvem er frivilligheten for? - Fremtiden - Spesifikke interesser - knyttet til en konkret interesse - Generelle interesser - tilbud som samler på tvers av alder, interesser osv. Side 6 av 10

VISJON: Formålet med visjonen er å ha ett felles, samlende mål for arbeidet med å utvikle det frivillige arbeidet i Dønna. Uavhengig av hvem som er valgt inn de ulike styrer, det være seg lag, foreninger, formannskap eller kommunestyre, så vil visjonen gi en retning for arbeidet. Det samme gjelder selvfølgelig for kommunens administrasjon. Som utgangspunkt for å utvikle en visjon ble disse utfordringene (nøkkelord) presentert; Målbart Økonomisk? Rangering? Tilfredshet? Innhold Verdier? Engasjement (hvem for og hvem med?)? Horisont? Virkemidler og verktøy? Det ble diskutert flere alternativ i forhold til «Målbarhet» både relatert til økonomiske størrelser og til deltagelse. Målbarhet er utfordrende i denne sammenhengen, og gruppa anbefaler at det heller måles i forhold til aktiviteter, handlingsplan og realisering. Knyttet til «Innhold» var bevisstgjøring/holdningsendring, spørre-/brukerundersøkelser og kompetanseheving/organisasjonsutvikling elementer i diskusjonen. Prosjektgruppen utviklet denne visjonen; Dønna kommune skal være en av landets beste frivillige kommuner med vekt på innovasjon, utvikling og trivsel. Frivilligheten i Dønna skal i samspill og gjensidig forpliktende deltakelse med Dønna kommune bidra til å skape tilbud, opplevelser, samhold og gode sosiale arenaer. Frivillighetskoordinatoren er bindeleddet i realiseringen av frivillighetspolitikken. Med bakgrunn i visjonen, som også er resultatet av det innledende arbeidet i prosjektgruppen, gikk arbeidet over i neste fase å utvikle den konkrete frivillighetspolitikken i Dønna kommune. Side 7 av 10

FRA FRIVILLIGSENTRAL TIL FRIVILLIGHETSKOORDINATOR Ordet er dekkende for funksjonen mellom kommunen og frivillig sektor, og presiserer hva som er oppgaven; Koordinering. Frem til nå har Frivilligsentralen i stor grad gjennomført egne konkrete arrangement og tiltak. I fremtiden vil frivillighetskoordinator i større grad bistå lag og foreninger med gjennomføring av arrangementer og aktiviteter. Endringen fra «Daglig leder av Dønna Frivilligsentral» til «Frivillighetskoordinator» signaliserer at omorganiseringen av frivillighetsarbeidet er ferdigstilt, og at Dønna kommune tar ett større ansvar for dette arbeidet. Gjennom integreringen av frivillighetskoordinatoren i kommunens administrasjon, så forbedres også mulighetene for samspill mellom frivillig sektor og offentlig virksomhet. Koordinatoren utvikler ett nettverk i fagetatene og sentraladministrasjonen som gjør det lettere for lag og foreninger å få svar og hjelp på sine henvendelser. OPPGAVER OG RAMMER FOR FRIVILLIGHETSKOORDINATOR 1 Medspiller til det frivillige i Dønna - og bidra til/ med: o Kompetansebygging o Samarbeid mellom frivillige organisasjoner, lag og foreninger o Øke forståelsen av offentlig forvaltning o Samarbeid med andre offentlige myndigheter og relevante organisasjoner i forhold til tilgang på eksterne ressurser og krav Arbeide med prosesser og saker i kommunens administrasjon for å fremme det frivillige arbeidet Aktiv mot «Frivillig Norge» Arrangement Ved å definere rollen som frivillighetskoordinator er det sentrale punktet i det frivillige arbeidet på plass. Neste steg var å definere hva de ulike aktørene forventes å bidra med. 1 Oppramsingen av oppgaver og rammer for frivillighetskoordinatoren er her relatert til prosjektgruppens arbeid. Den er således hverken uttømmende eller bestemmende for de arbeidsoppgavene som arbeidsgiver legger til stillingen. Side 8 av 10

KOMMUNENS BIDRAG Finansiere og bemanne en 100 % stilling som frivillighetskoordinator Over tid igjen få på plass budsjettposten «Kulturmidler». Denne har tidligere vært ett viktig stimulus for lag og foreninger. Lokaler for frivillig arbeid slik som Dønnahallen, Gamle Gymsal og møterom «Driftsmidler»; Buss («Eldrebussen»), kopiering, fysisk tilrettelegging på fornuftige vilkår Toveis kommunikasjon mellom kommunen og «Frivillige Dønna» 2. Kommunen benytter seg av de tilbud som «Frivillige Dønna» kan levere når det er mulig. FORVENTNINGER TIL LAG OG FORENINGER Kravene nedenfor er definert i forhold til at lag og foreninger skal komme inn under «Frivillige Dønna». Kravene anses som nødvendige for å sikre seriøsitet og kvalitet ikke minst ved at man når frem til rette personer til rett tid. GRUNNLEGGENDE KRAV (absolutt krav for å være en del av «Frivillige Dønna») Melde inn styre og kontaktperson til kommunen. Melde inn kort informasjon om formål/aktivitet med virksomheten Lag/ foreninger skal være åpen for alle i de aktuelle målgrupper GENERELLE KRAV (anbefalte krav for å være en del av «Frivillige Dønna») Seriøsitet i arrangement og drift av organisasjonen generelt Respondere på henvendelser Delta på «Frivillighetsforum» Profilering (oppdatert) på sosiale media (via frivillighetskoordinator) Prosjektgruppa anbefaler at for å komme i betraktning ved tildeling av kulturmidler i fremtiden, skal lag og foreninger være en del av «Frivillige Dønna» 2 «Frivillige Dønna» er den delen av det frivillige arbeidet i Dønna kommune som samarbeider med Dønna kommune gjennom frivillighetskoordinatoren og «Frivillighetsforumet». Side 9 av 10

ARENAER Frivillighetskoordinatoren er en del av prosessen med å oppfylle strategien. I kapitlet «Frivillighetskoordinator» er det beskrevet hvordan nettverket mot kommunen utvikles og styrkes. Like viktig er det å utvikle og vedlikeholde ett nettverk mot frivillig sektor. «Frivillighetsforum», en møteplass for lag, foreninger og kommunen er ett godt svar på denne utfordringen. Gjennom et slikt forum, så utvikles det en møteplass hvor erfaringer, utfordringer og muligheter kan diskuteres i fellesskap. I dette ligger også potensialet for å finne gode løsninger. «Frivillighetsforum» Arrangerer to ganger pr. år Arena for avrapportering av frivillighetsarbeid Gjennomførte prosesser/pågående prosesser/planer som skal realiseres/planer som er under utvikling Idémyldring Presentere og diskutere ønsker om utvikling/endring Presentasjon av en forening pr. møte i forumet. Rullere handlingsplan for «Frivillige Dønna» Sosial del Frivillighetskoordinator har ansvar for agenda og innkalling. FRIVILLIGHETENS DAG Frivillighetens dag, 5. desember, er en nasjonal dag for markering av frivillighet. Dagen har tidligere også blitt markert i Dønna kommune. Det er ett samstemt ønske fra «Frivillige Dønna» at denne markeringen må komme tilbake i Dønna. Arrangementet skaper fellesskap mellom de frivillige aktørene. På Frivillighetens dag skal det deles ut pris til «Årets ildsjel». 5. desember 2017 markeres igjen «Frivillighetens dag» i Dønna! Side 10 av 10