Tilsyn i praksis - Bakgrunn, metoder og maler - Case og gruppeoppgave Malvin Bjorøy teknisk sjef Karmøy kommune
funksjon, part, tilsyn, klage, protest, Krd myndighet, service Dibk Nabo/ part Kommunen Media Ansvarlig søker Fylkes mann Tiltaks -haver 08.09.2017 2
Tillit en grunnstein i arbeidet Trust has to be earned You won t get it by claiming it. Companies get to be admired over time. A good reputation cannot be made over night. It may only be lost over night. David Bernstein 08.09.2017 3
Tilsyn er samarbeid: Kommune, tiltakshaver og foretak
Formålet med tilsyn Kontinuerlig lærings- og forbedringsprosess Avdekke avvik som kan forbedre resultatet Effektivisere/utvikle prosesser Avdekke avvik som kan forverre resultatet Fjerne negative aktiviteter i en prosess FÅ medarbeidere til å følge prosessene 08.09.2017 5
Formålet med tilsyn Bedre byggeprosess Bedre kvalitet Fokus på forbedring Forebygge feil Bedre sikkerhet Tillit til foretakene, fakta Pliktig etter plan- og bygningsloven 08.09.2017 6
Kompetanse i foretak 7
Tilsyn er? (Revision) Undersøke forholdet mellom Hva man sier/skriver man gjør Hva men egentlig gjør Dokumentasjonstilsyn/ Intervju Rapport Avklare avvik/obs = Consensus? 08.09.2017 8
Når tilsyn og eller uavhengig kontroll? Når i prosessen Følg kritiske tidspunkt (hva sier gjennomføringsplanen?) Hvilke områder/tema (big five) Hvilke tiltaksklasser? Tk3: Tk2: Tk1: Hvilke foretak? Hvem er seriøs? Hvor mye? 10-50% Hvor? 08.09.2017 9
Når i prosessen Ved innkommet søknad Ferdig prosjektering Kritiske trinn i utførelsen Fastsetting av høyder Overgang grunnmur-bygg Ved tetthetsmåling Før innelukking av vegger og tak Inntil 5 år etter ferdigattest 08.09.2017 10
Fukt Bæring Setning Sikkerhet/brann Miljø Dokumentasjon Tematisk prioritering 08.09.2017 11
Tiltaksklasser Tk 1 10% Tk 2 big five og utvalgt uavh kontroll Tk 3 big five og uavh kontroll av big five 08.09.2017 12
Hvilke foretak Gjengangere Nykommere Foretak bak ulovlige tiltak Tilfeldig utvalg Søkere/prosjekterende/utførende 08.09.2017 13
Pr årsverk Hvor mye To dager ute på uanmeldt besøk Tre pr dag (korte spørsmål, bilder oa) To dager til varsel og rapport En dag på varslet besøk To pr dag Summa summarum 200-250 tilsyn pr årsverk Lag en årsplan Standardiser spørsmål, sjekklister, maler og svar Unngå langdryge prosesser det tar saksbehandler seg av 08.09.2017 14
Geografisk prioritering Sentrum og sentrumsnære områder Områder for fortetting (husk stier og snar!) Hovedvassdrag, vannspeil, bekker LNF-områder, grenser, 100m-sone 08.09.2017 15
Prosessuell prioritering Mottak ramme ig -ferdigattest Ansvarsretter (SØK/PRO/UTF) Metode: Tilsyn eller kontroll som valgt saksbehandlingsmetode Hver 10. sak grundig En type dokumentasjon/tema som vurderes grundig i alle saker over en tid 08.09.2017 16
Prioritering av saker Saker som angår akutt sikkerhetsrisiko og fare for liv, helse og miljø. Tema som angitt fra Dibk Politiske saker/bestillinger. Samfunnsnyttige tiltak med høy nytte-/kostfaktor og hvor tid/økonomi er en begrensende faktor og tiltak hvor flere aktører/parter/større aktører/sentrale instanser er involvert/berørt. Ulovligheter/klager hvor forannevnte punkt er aktuelle. Mindre saker med innhold som angår en/få parter. Forhold som angår mindre vesentlige punkter. Mindre ulovligheter/mindre klager på mindre forhold som angår en/få parter. 08.09.2017 17
Hovedinntrykk fra flere tilsyn Kontroll av henholdsvis prosjektering og utførelse var mangelfull i flere byggesaker Mangelfull avviksbehandling i mange byggesaker I flere byggesaker var det mangler i forbindelse med ansvarlig søkers ansvar I flere byggesaker var det mangler ved styring av dokumenter både store og små foretak har utført søknadspliktige arbeider uten tillatelse Flere foretak har følgende mangler i sitt styringssystem Kontrolldokumenter i prosjektet mangler sporbarhet i krav Avviksrutinen for prosjektet ivaretar ikke kravet hindre gjentagelse av avvik Det kan tyde på at mange foretak og bransjeorganisasjoner har mangelfull forståelse av kontroll og avviksbehandling i byggeprosjekter. 08.09.2017 18
Kommune X - funn Hos store kjente entreprenørene har det vært mye bra. Kontroll av utførelsen er noe mangelfullt dokumentert. Alle har noe kontrolldokumentasjon å fremlegge, men i forhold til at utførelsen skal kontrolleres mot resultat av prosjekteringen, kan dokumentasjonen bli bedre. Viktige og kritiske områder er sjelden definert som særskilte kontrollområder. En gjenganger i avviksbehandlingen er at det mangler ivaretakelse av det "å hindre gjentagelse" Der hvor hovedentreprenør og søker er samme foretak, kan rollene blandes i forhold til myndighetskrav og kontrakt. Inspeksjonstilsyn ble ikke varslet ( mest tkl 1). Det ble gjort flere funn som avdekket at utførende har altfor dårlig utførelsesgrunnlag (tegninger). Mange løsninger tas på stedet av utførende foretak. I små prosjekter som eneboliger og tilbygg er søker mere fraværende. 08.09.2017 19
Kommunene må Konklusjon Mindre saksbehandling mer tilsyn/kontroll Tydeligere på ansvarsretter Foretakene må: Kjenne pbl bedre Mer fokus på risiko og forbedring 08.09.2017 20
Kultur holdning? Not my job 21
Bekymring Personlige erfaringer Big Five Not my job Unnfallenhet Mye feilbygging underveis Ulike kulturer i foretaket (erfaren-ny)/oppkjøp Glavalag lite systematisk læring Hva er kommunens rolle? 08.09.2017 22
Case - oppgave Du er på tilsyn og ser at branntettingen ikke er tilfredsstillende. Hva gjør du? 08.09.2017 23
Case - gruppeoppgave Veggen er skjev, flisene skakke, bordkledningen er slarvete satt opp, grunnmuren bukter seg osv. Er dette tema for tilsyn? 08.09.2017 24
Case - gruppeoppgave Du har foretatt tilsyn, funnet avvik og ansvarlig(e) foretak med sine rådgivere mener at avviket er helt feil. Det kommer 12 sider brev fra advokat... Hvordan håndterer du det? 08.09.2017 25
Case - oppgave Du er på tilsyn og skal vurdere foretakets kompetanse. Hva vil du etterspørre På forhånd Under selve tilsynet Hvordan vil du behandle ev avvik? 08.09.2017 26
Tilsyn hvilken vei? 08.09.2017 Bunntekst 27
20 spørsmål Noen krav til foretaket formulert som tilsynsspørsmål 08.09.2017 28
Innledende spørsmål Identifisere krav i plan- og bygningslovgivningen Hvordan finner foretaket de forhold i plan- og bygningslovgivningen som gjelder? Vis Hvilke forhold gjelder? Vis 08.09.2017 Bunntekst 29
Generelle krav Systemet skal i innhold og omfang være tilpasset godkjenningsområdet. Systemet skal blant annet omfatte: 1 Inneholder systemet beskrivelse av hva foretaket kan påta seg å utføre med egne ressurser? 2 Hva har foretaket gjort for å tilpasse systemet til sin egen virksomhet? 30
Generelle krav forts. a. hvordan foretaket sikrer at oppgaveløsning skjer på kvalifisert måte. b. identifikasjon av gjeldende krav i plan- og bygningslovgivningen for gjennomføringen av oppdrag 3 Hvordan blir faglig ledelse ivaretatt i prosjektene? Hvilke krav gjelder for dette foretaket? 31
Generelle krav forts. c. System for å identifisere, rette opp og hindre gjentagelse av avvik 4 Hvilket opplegg har foretaket for planmessige forbedringstiltak i egen virksomhet 32
Generelle krav forts. d. Styring av dokumenter 5 Hvordan håndteres og ev. formidles offentlige dokumenter? Og ev. hvilke regler gjelder for bruk av elektronisk post og tegningsformidling? 33
Ansvarlig søker skal ha system for: a. Samordning av oppgaver innen prosjektering og tilrettelegging for kontroll av prosjektering Ansvarlig søker Hvordan er systemet bygd opp for å ivareta: 6 Hvilke prosjekteringsoppgaver som inngår 7 Hvordan fullstendig ansvarsbelegging sikres 34
Ansvarlig søker Ansvarlig søker skal ha system for: b. Å sikre at søknad inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å vise at tiltak oppfyller krav i plan- og bygningslovgivningen, herunder nødvendige grunnlag for gjennomføringsplan Hvordan er systemet bygd opp for å ivareta: 8 at kommunen får en komplett søknad 35
Ansvarlig søker Ansvarlig søker skal ha system for: c. Samordning av oppgaver innen utførelse og tilrettelegging for kontroll/tilsyn av utførelsen Hvordan er systemet bygd opp for å ivareta: 9 hvilke utførelsesoppgaver og til retteleggingsoppgaver som inngår 10 hvordan fullstendig ansvarsbelegging sikres 36
Ansvarlig søker Ansvarlig søker skal ha system for: å sikre at krav til tiltak som er spesifisert i grunnlagsmaterialet for igangsettingstillatelse blir ivaretatt i de enkelte utførelsesoppgaver. Hvordan er systemet bygd opp for å ivareta: 11 at krav blir identifisert og kommunisert 12 at tiltakshaver bestiller nødvendig prosjektering og utførelse 37
Ansvarlig prosjekterende Ansvarlig prosjekterende skal ha system for: a. at de relevante krav og vilkår i plan- og bygningslovgivningen defineres, synliggjøres og oppfylles i prosjekteringen. Vis hvordan systemet klargjør: 13 hvilke krav som er relevante 14 hvordan de relevante kravene blir definert og synliggjort i hele prosjekteringsprosessen 15 hvordan det blir dokumentert at kravene er oppfylt 38
Ansvarlig prosjekterende Ansvarlig prosjekterende skal ha system for: b. at prosjektering i avgrensningen mot andre ansvarlig prosjekterende ivaretas. Vis hvordan systemet klargjør: 16 hvor grensesnittene går 39
Ansvarlig prosjekterende Ansvarlig kontrollerende skal ha system for: a.planlegging, gjennomføring, dokumentasjon, overvåking og rapportering av kontroll innenfor godkjenningsområdet, enten som egen-ks eller uavhengig kontroll Hvilke elementer inneholder systemet for: 17 planlegging og gjennomføring av kontroll 18 dokumentasjon av kontrollresultater 40
Egenkontroll Ved egenkontroll skal man ha system for: b. regelmessig gjennomgang av kontrollsystemet. Hvilke elementer inneholder systemet for: 19 Hvilken plan har foretaket for regelmessig gjennomgang av kontrollsystemet? 41
GJENNOMFØRING AV KONTROLL Ved feil eller mangler skal kontrollen påse at de ansvarlige foretar nødvendig avviksbehandling og utbedring. 20 Hvordan sikrer kontrollen at slik avviksbehandling og utbedring skjer? 42
Reaksjonsgrunnlag Klasse Henleggelse Advarsel Tilbaketrekking 3 I) Små prosess-/produktfeil en gang II) Små HMS/KS-feil III) Evne og vilje til forbedring 2 I) Mindre prosess-/produktfeil to-tre ganger II) Mindre HMS/KS-feil som gjentar seg to-tre ganger III) Evne og vilje til forbedring 1 I) Større prosess-/produktfeil gjentagende II) Mindre HMS/KS-feil III) Klar evne og vilje til forbedring I) Større prosessfeil/ gjentar seg II) Større HMS/KSfeil/gjentar seg III) Uavhengig kontroll I) Større prosessfeil/ gjentar seg II) Større HMS/KS-feil/ gjentar seg III) Uavhengig kontroll I) Større prosessfeil liten forbedringsevne/- vilje II) Alvorlig HMS/KS-feil III) Uavhengig kontroll I) Stor prosess-/produktfeil II) Alvorlig HMS/KS-feil III) For sent for forbedring I) Mange/middels store prosessfeil gjentar seg II) Alvorlig HMS/KS-feil/ gjentar seg III) Ingen vilje/evne til forbedring I) Store prosessfeil II) Alvorlig HMS/KS-feil/ gjentagelser III) Liten forbedringsvilje/ eller evne Liten skade Større skade Alvorlig skade NKF - Byggesak 43
Prosjekt Byggeadresse Gnr/bnr Avvik nr. Kontroll utført av (navn): Hvem tar ansvar for dette? Ansvarlig foretak: Hva var feil/mangel - skal rettes? Beskriv avviket og angi hvilke krav som ikke er overholdt: Beskriv årsak til avviket: Har avviket konsekvenser for - Sikkerhet - Miljø - Nabo - Andre forhold. Forslag til retting:. Kompenserende tiltak: Avvikstillatelse u/kompenserende tiltak - Avvikstillatelse m/kompenserende tiltak Søknad om dispensasjon Hvordan hindre gjentaking? Beskriv løsning for å hindre fremtidig gjentagelse (korrigerende tiltak). - Korrigerende tiltak godkjent og iverksettes - Korrigerende tiltak er gjennomført og godkjent Hvor skal det sendes/arkiveres? Dato Ansvarlig sign.