Referat fra møte felles forskningsbasert innsamlingsplan Sted: Porsanger Vertshus, Lakselv Mandag 27.februar 2012 Ordstyrer: Sigrun Rasmussen Saksliste: 1. Velkommen Gerd J. Valen ønsket velkommen til museumsmøtet og snakket litt om hvordan vi skaper kunnskap og hvordan vi bevarer den. Museene har mange felles oppgaver som vi arbeider sammen med, og som vi skal arbeide sammen om i prosjektet Felles løft for Finnmarkshistorien. Spørsmål som er viktige for oss: Er samlingene våre representative? Skal vi stoppe inntaket før vi kan gå videre? Hvorfor snakker vi om forskningsbasert innsamling? Involverer vi lokalbefolkningen? Hva legger vi i ordet brukermedvirkning? Hvordan lærer vi av hverandre? Kanskje kan prosjektet bidra et tettere samarbeid med hverandre som kan føre oss ut på nye og spennende veier. 2. Status ved samlingene ved enhetene: Enhetene presenterte i korte trekk hva samlingene består av. Direktør Arvid Bye presenterte statusen for Museene for kystkultur og gjenreisning. Riddo Duottar Museats samling ble presentert av direktør Karen Elle Gaup, Berit Åse Johnsen, Elin Mathisen og Riinakaisa Laitila. Verdensarvsenter for bergkunst Alta Museums samling ble presentert av Merete Ødegaard. Deanu ja Várjjat Museasidda Vuođđudus/Stiftelsen Tana og Varanger Museumssiidas samling av direktør Sigrun Rasmussen, Turid Lindi og Ingvild B. Pettersen. Samlingen ved Varanger Museum ble presentert av Tove Kristiansen og Monica Dahl. 3. Er det nødvendig med innsamlingsplaner? Prosessen med å lage en handlingsplan for Verdensarvsenter for bergkunst Alta Museum ved Merete Ødegaard og Martin Hykkerud. Martin og Merete la vekt på prosessen frem mot den endelige planen. De startet med begrepsavklaring, og konkluderte med at det er viktig å forstå hva andre ser i begrepene. Videre poengterte de at det er viktig å ta diskusjonen når den kommer, diskusjoner kan 1
bli private og det er viktig å lytte til hverandre. Interne forhold kan spille inn, og det er kan være lurt å legge egne kjepphester til side for arbeidsplassens beste. En utenforstående ordstyrer kan være en fordel. Mange erfaringer ved å lage planen og det er nå, etter 1,5 år, tid for en evaluering. Presentasjon av samlingsforvaltningsarbeid gjort i regi av Nasjonalt samisk museumsnettverk. Berit Åse Johnsen presenterte prosessen ved samlingsforvaltningsarbeidet som ble gjort i regi av Nasjonalt samisk museumsnettverk ved å lage retningslinjer for samlingsforvaltning. Sametingsrådet besluttet, på bakgrunn av museumsreformen og Sametingsrådets melding om samiske museer, at det skulle etableres et nasjonalt samisk museumsnettverk mellom museer som har samisk kulturhistorie og tradisjonskunnskap som sitt hovedarbeidsområde, eller en del av sitt virkeområde. Sametingsrådet har tildelt det konsoliderte museet, RiddoDuottarMuseat (RDM), Karasjok, rollen som nettverkskoordinator. En egen avtale om nettverket ble utarbeidet mellom Sametinget og RDM. Avtalen beskriver Sametingets og RDMs ansvar, rolle og plikter i forhold til nettverket, og skisserer nettverkets målsetning og målgruppe. Samisk museumsnettverk skal være et knutepunkt mellom museer som har samisk historie og tradisjonskunnskap som en del av sin virksomhet, og målsetningen for de samiske museene er og sikre en styrket, samordnet og helhetlig samisk museumsvirksomhet gjennom samarbeid mellom museene. Samlingsforvaltning med fokus på samlingsplan ble valgt av museene i nettverket som det første felles prosjektet. Dette prosjektet har gitt alle deltagende museer og de øvrige museer med samiske samlinger forbedret basis til mer systematisk og bevisst arbeid med sine samiske samlinger. Både bevaring av og formidling om samisk kulturarv har dermed fatt et bedre grunnlag for positiv utvikling i fremtiden. Samlingsforvalter Barbara dehaan ble engasjert som veileder til prosjektet. Det var totalt 6 møter, 20 personer over 2 år fra søknaden ble levert til dokumentet var ferdig. Dokumentet skal oppdateres og er dynamisk. Redaktører er RiddoDuottarMuseat. Reflektering omkring samlingenes symbolbetydning, profilering og etiske betydning ved direktør Sigrun Rasmussen. Sigrun Rasmussen reflekterte omkring samlingenes symbolbetydning, profilering og etisk betydning. Det er fint å begynne å snakke om følelser og forsøke å fortsette å reflektere over sitt eget og andre må reflektere over sitt. Det er viktig å respektere hverandres grenser og å ta i bruk ICOMS etiske retningslinjer. Det er lavere terskel for å følge retningslinjer enn lover, men etiske 2
retningslinjer er veldig viktig. Vi har et etisk ansvar overfor vårt arbeid. Hvordan forteller og håndterer vi historier? 3. Kommentarer og spørsmål i plenum Spørsmål vedrørende Alta Museums rekvisitasamling: Hvordan avgjøre hvilke gjenstander som skal være i rekvisitasamling? Hvordan ta imot store samlinger, og hvordan skal vi lage en plan med alles samlinger? Har noen drevet aktiv kartlegging av skadedyr/skadelige stoffer fra samlingene? Ved rask håndsopprekning viser det seg at ingen har gjennomført dette. Tirsdag 28. februar Ordstyrer: Gerd J. Valen og Sigrid Skarstein 4. Innsamlingsplan og brukermedvirkning Forelesning av Odd Are Berkaak om Hva er forskningsbasert innsamling, og hva er brukermedvirkning? ble avlyst på grunn av sykdom. Gerd J. Valen snakker litt om forskningsbasert innsamling. Spesielt vektla hun å sette samlingene i sentrum for vårt arbeid. Forskning og formidling er ikke oppgaver som står i motsetning til samlingene, men må betraktes som en del av en helhetlig struktur. Kunnskapsutviklingen ved museene bør ta utgangspunkt i samlingene og det er kun mulig ved et helhetlig perspektiv. Sigrid Skarstein tok for seg brukermedvirkning, og tanker omkring dette. Det handler om innsamling, hvordan aktivt gå ut til folk og be om informasjon og skape en dialog med dem. Bruk av intervju, gjerne flere ganger, og videre bruke intervjuene i utstillingene. Hvordan velge ut folk til dette? Samarbeide med andre etater, skape god kontakt med disse som har mye kunnskap og materialer. Skal man lage ny hovedutstilling kan man ha med organisasjoner utenfra som har mye kunnskap om dette, lage utstillingsgrupper og bruke disse. Brukermedvirkning på kryss av landegrenser med vanskelige tema. Viktig å vite hva man har i samlingene sine før man lager en felles innsamlingsplan. Parallelt med dette arbeidet må det også arbeides med innsamling og status på hvert av museene. Hvordan vil magasinene våre vil se ut i fremtida, om 10-20 år? Allerede nå er det et problem med lagrings- og oppbevaringskapasitet i magasinene våre. 3
5. Gruppearbeid Deltakerne ble inndelt i grupper ettersom hvilket arbeidsområde de har, og gruppene ble som følger: Foto-, gjenstand- og bygningsgruppe. Gruppene diskuterte tildelte oppgaver. Diskusjonene gikk livlig og ble etterfulgt av presentasjon i fellesskap. Tilbakemeldingene vi fikk fra gruppearbeidet var at det var fint å få snakke sammen om tema som berører oss alle, og oppdage at andre har problemstillinger som er like. 7.Primus og samarbeid Monica Milch Gebhardt presenterte status ved registreringer både landsbasis og i Finnmark. Der er forbedringspotensiale ved registrering i primus og tilknytting av foto i primus. Mange registreringer er gjort uten foto. Det er viktig å etablere gode registrerings- og digitaliseringsrutiner samt felles standarder. Arbeidsgruppa i registrering, digitalisering og tilgjengeliggjøring ble presentert. Alle museumsenhetene er representert i gruppa og består av; Ingvild M. Bjørnå Pettersen (Deanu ja Várjjat Museasidda Vuođđudus/Stiftelsen Tana og Varanger Museumssiida Várjjat Sámi Musea), Riinankaisa Laitila (RiddoDuottarMuseat Porsánggu Musea /Porsanger Museum), Gry Andreassen (Varanger museum IKS Grenselandmuseet ), Daniela Kötter (Museene for Kystkultur og Gjenreisning IKS Avd Gjenreisningsmuseet for Finnmark og Nord-Troms), Mari Strifeldt Arntzen (Verdensarvsenter for bergkunst Alta Museum IKS ) Monica Milch Gebhardt (Varanger museum IKS - Vadsø museum). Monica avsluttet ved å informere alle at vi skal være klare til å presentere noe fra samlingene våre på Digitalt Museum i 2013. 4
8.Primus og magasinering Daniela Kötter konsentrerte seg om to handlingsfelt, tilvekst og revisjon. Det er viktig å bruke primus som instrument. Strekkoder i magasinet gjør arbeidet lettere. Må vurdere: tilstand, utstyr, arbeidsplass, viktig å etablere planer og rutiner. Vi har mye å vurdere før vi samler mer inn. Vurdering av plass, tilstand, rens av gjenstander før fotoregistrering. Men, husk å ta vare på oss selv i møte med gjenstandene. Løfteutstyr, hansker, masker osv. Det er viktig å beskytte oss selv og gjenstandene for skader. Presentasjon av heftet Kom i gang med digitalisering: første erfaringer med reprostasjon skrevet av Daniela Kötter og Monica Milch Gebhardt. Heftet ble delt ut til hvert museum. 8. Presentasjon av bloggen Kultur fra karrig jord. Samlingsforvaltning og utvikling i Finnmark av Monica Milch Gebhardt og Mari S. Arntzen. Monica startet med å si noen ord om hvorfor denne bloggen er etablert. Videre ble navnet og prosessen til navnet presentert. Bloggen er opprettet med et ønske om at folk som jobber med prosjektet og andre prosjekt skal bruke bloggen, og dele erfaringer og kunnskap med hverandre. Dette kan være kurs, spennende prosjekter, tema osv. Publikum som er interesserte i temaet er også velkomne til å bruke bloggen. Alle museumsansatte i Finnmark vil få en invitasjon til å følge bloggen, også til å skrive innlegg. 9. Informasjon om DigForsk ved Alfhild Birkeland. DigForsk AS tilbyr digitalisering av arkiv og samlinger som har relevans for forskning, utdanning og formidling. Selskapet er heleid av Universitetet i Oslo. DigForsk tilbyr først og fremst arbeidskraft for innregistrering av data. De har 6 registreringssentraler som kan registrere fysisk materiale digitalt. DigForsk kan også tilby skanning av dokumenter og fotografier. 5
Onsdag 29. februar 2012 Ordstyrer: Arvid Bye 10. Prosjekt- og teamarbeid Fleksible organisasjonsformer av Frank Holen Foredrag med Frank Holen fra U-vett, Universitetet i Tromsø om prosjekt- og teamarbeid. En innføring i de to organisasjonsformer ble presentert, samt positive og mindre positive sider ved formene. Holen presenterte de to moderne organisasjonsformene, hva er de svar på? Det er de to mest populære former å bruke; team- eller prosjektarbeid. Man finner det overalt og alltid, i alle arbeidssituasjoner man er innom. Hva er den beste måten å organisere oss på for å løse gitt arbeidsoppgave? I vårt tilfelle er også veien mot målet, ikke kun det endelige resultatet, viktig. Holen poengterte dette og var innom viktigheten med også å evaluere prosessen. Vårt mål er en felles innsamlingsplan, men i denne prosessen vil vi tilegne oss kunnskap som er viktig å fange opp og bruke videre i vårt arbeid sammen. 11. Tanker om det videre arbeidet Ordstyrer oppsummerte dagen og stilte spørsmål til møtedeltakerne. Har vi fått noe ut av samlingen? Har vi lært noe av samlingen? Flere deltakere nevnte at det har vært positivt å møte andre museumsansatte fra fylket, positivt med eksterne forelesninger og å få snakke sammen om tema som berører alle. Det har vært fint å få snakke om konkrete utfordringer og oppdage at andre har problemstillinger som er like. Når det gjelder arbeidsgruppene var det ønskelig å ha en gruppe som omhandlet immateriell kultur. Etterlysning av å registrere immateriell kultur i primus, dette er tatt opp med KulturIT i oktober. Arbeidsgruppen skal være bestemt om fjorten dager, og arbeidsgruppa må være involverte innenfor egen organisasjon med tanke på innsamlingsplan for hver museumsenhet. Personene må kjenne til helheten på sin enhet vedrørende gjenstand- og fotosamling. Spørsmål som arbeidsgruppa skal ta for seg er blant annet: hvilke områder samler vi inn fra, og hvem prioriterer hva? Hva skal min organisasjon prioritere? Møtedeltakerne ønsker gjerne å møtes igjen, gjerne én gang i året, men kanskje det kan være aktuelt å tenke mer teamrettet og ikke ha et like stort møte hver gang. Det var ønskelig å åpne opp for 6
mindre grupper som arbeider med spesielle tema som kan møtes i mindre grupper. Mulighet for at arbeidsgruppa drar på studietur/hospitering er ønskelig. Prosjektet er støttet av Norsk Kulturråd og Sametinget. 7