Bibliofil til vgs i Møre og Romsdal Eit prosjekt i regi av Møre og Romsdal fylkesbibliotek i samarbeid med Utdanningsavdelinga i Møre og Romsdal fylke
Bakgrunn: Statlege og fylkeskommunale oppgåver samordna i EIN etat: Fylket Fylkesadministrasjon i Molde, fylkesbibliotek i Ålesund Eit fylke med totalt 36 kommunar pr dato Totalt 25 vidaregåande skolar med frå 100 til over 1000 elevar 21 av dei har pr dato skolebibliotek, 11 har fagutdanna bibliotekar 14 bibliotek hadde Mikromarc, 1 hadde Tidemann, 5 hadde ikkje biblioteksystem frå før. 2 bibliotek er kombinasjonsbibliotek med felles katalog med folkebibliotek, og vart såleis ikkje med på prosjektet
Utgangspunkt for prosjektet: Ønske om samdrifting av alle bibliotekkatalogane Ønske om å gjere katalogane søkbare på nettet Ønske om å auke kompetansen og kvaliteten på bibliotektenestene Ønske om forenkling av kat. og klass.arbeidet Ønske om større likskap og meir samarbeid mellom skolane
P.g.a. det økonomiske omfanget av prosjektet krevde Møre og Romsdal Fylke anbodsrunde. Anbodsprosessen vart køyrt hausten 2006 under leiing av innkjøpssjefen i Fylket, med faglege representantar frå Fylkesbiblioteket, Utdanningsavdelinga, IKTavdelinga og 3 skolebibliotekarar frå vgs Fylkesbiblioteket utarbeidde detaljerte kravspesifikasjonar 4 systemleverandørar leverte tilbod Etter ei samla fagleg og økonomisk vurdering vart Biblioteksystemer A/S med Bibliofil valgt
Teknisk løysing: Felles server plassert på Fylkeshuset i Molde, drifta av IKT-avdelinga Systemansvar elles lagt til Fylkesbiblioteket Separate katalogar for kvar skole Samsøk brukast til å søke i katalogane til kvarandre 3 Bibliofil-lisensar til kvar skole, arbeidsstasjonane og skrivarane på admin-nettet i skolane Nye elevar vert importert frå Extens-filer (frå Utdanningsavdelinga) kvar haust
Felles lånekort: Det vart tidleg bestemt at ein ønska å nytte Felles lånekort i alle skolane. Elevane skal kunne nytte det same kortet sjølv om dei byttar skole undervegs, og sjølvsagt i dei lokale folkebiblioteka også. Dei får eit biblioteklånekort for livet når dei startar på vgs. Kvar skole har reservert eigne nummerseriar På lånekorta står det Møre og Romsdal fylke, ikkje namnet på skolen, for å klargjere at eleven ikkje skal kaste dette kortet når han sluttar
Vi møtte her eit problem i Bibliofil: ALLE elevane med gruppekoder må importerast kvar haust og synkroniserast med opplysningane som ligg i lånarregistra frå før. Konklusjon: Biblioteksystemer utvikla ei løysing som sjekker den nye elevimporten mot eksisterande lånarregister v.h.a personnummer Under importen skjer dette: - Elevar som ligg der frå før: ny import overskriver - Elevar som har slutta og har noko uteståande vert flytta til gruppa Utgåtte elevar - Elevar som har slutta, og har gjort opp for seg, vert sletta lokalt Fylkesbiblioteket får tilsendt Extens-filene frå Utdanningsavdelinga for alle skolane når dei er klare (ca 2 veker etter skolestart), og køyrer import på kvar skole
Katalogen: Ved konvertering vart katalogpostane vaska mot fylkesbiblioteket sin base. Alle fekk emneord frå vårt autoritetsregister som er basert på BIBBI-autoritetar. Eigne emneord vart flytta til eit anna MARC-felt (653) Felles abonnement på BIBBI-postar og BIBBI autoritetsregister er del av prosjektet I Eksternbase katalog har skolane også tilgang til vår katalog, samt katalogane til 4 av dei største vgs-ane (Kristiansund, Romsdal, Fagerlia, Spjelkavik) Biblioteksystemer engasjerte bidragsytarar for å få lagt inn m.a. fleire lærebøker i Dugnadsbasen
Satsing i 2 fasar: FASE 1: våren 2007: dei 10 største biblioteka, dei fleste med fagutdanna bibliotekar. Desse hadde dei største katalogane frå før, og konverteringsjobben var svært omfattande. Mange til dels uforutsette problem måtte løysast undervegs, og vi hausta nyttige erfaringar. Fylkesbiblioteket var tungt inne i dette arbeidet, og vi forsøkte så langt mogeleg å kanalisere spørsmåla frå biblioteka til oss, slik at vi kunne sile ut det vi sjølve ikkje kunne ordne. Dette er for øvrig fortsatt eit mål for arbeidet vårt. 8 av Fase 1-biblioteka var operative og klare til å ta i bruk Utlån med Felles lånekort ved skolestart hausten 2007. 1 bibliotek hadde ikkje katalog frå før
FASE 2: Hausten 2007: 8 mindre bibliotek, 7 utan fagutdanna bibliotekar, 2 hadde ikkje bibliotek frå før. 5 hadde Mikromarc, 1 Tidemann. 1 bibliotek står framleis på vent fordi skolen ikkje har fått sett av lokale og personale, 1 bibliotek endte opp med å kjøpe bibliotektenester frå folkebiblioteket i staden Den ledige lisensen gikk til Fylkets kulturavdeling sitt fagbibliotek. Dette inneheld m.a. ei stor samling kulturhistorisk og lokalhistorisk litteratur. Under praktisk rettleiing frå Fylkesbiblioteket skal ein registrere og organisere samlingane og gjere dei søkbare internt i fylkesadministrasjonen
Fase 2-biblioteka: Krevde mykje førebuing frå Fylkesbiblioteket i form av grunnleggjande bibliotekutvikling og utgreiing, m.a. besøk, rettleiing i kassasjon og samlingsutvikling Fylkesbiblioteket heldt kurs i grunnleggjande prinsipp for kat. og klass. før nybyrjarkurset i Bibliofil Konverteringsjobben gjekk greit, Fylkesbiblioteket brukte mest tid på førebuing, opplæring og brukarstøtte Før 1.1.2008 var alle i drift. 2 av biblioteka starta frå scratch med registrering av samlingane, og har difor ikkje teke i bruk utlån enda.
Oppsummering: Tidkrevjande men lærerik prosess for Fylkesbiblioteket Utdanningsavdelinga er svært nøgde med prosjektet, noko som gir Fylkesbiblioteket goodwill Vgs-bibliotekarane er svært nøgde med å ha ei sams plattform. Dei har blitt kolleger, og dei set stor pris på å kunne bruke Fylkesbiblioteket som systemansvarlege. Lærarar og elevar er svært nøgde med å kunne søke i bokbasane via nettet, og MappaMi-funksjonen. Og ikkje minst: Felles lånekort! Fase 1-biblioteka har teke i bruk sjølvbetent utlån, noko både tilsette og brukarar set stor pris på Vgs-bibliotekarane har blitt eit kollegium, skolebiblioteka er synleggjort som satsingsområde > auka vilje til utvikling av andre samarbeidsprosjekt Sideeffekt: Folkebiblioteka må godta Felles lånekort!