Borrowing request når låntaker ikke har bestilt via Oria Dato: 2015-09-28 Oppdatert: 2016-05-03 Dokumentet beskriver hvordan man registrerer en fjernlånsbestilling på vegne av en låntaker. For å behandle fjernlån kreves rollene Fulfillment Services Operator (scope= biblioteket) Fulfillment Services Manager (scope =institusjonen) To viktige begrep: Borrowing library: biblioteket som bestiller fjernlån (lager en borrowing request) Lending library: biblioteket som mottar fjernlånsbestillingen (lending request) Fjernlån kan settes opp med eller uten bruk av rota template. Rota template er en forhåndsdefinert gruppe av partnere, og ved hjelp av en automatisert lokaliseringsprosess kan Alma automatisk finne tilgjengelige eksemplar og velge partner deretter. Denne veiledningen er for fjernlån uten bruk av rota template. For veiledning til fjernlån med bruk av rota template, se veiledningen Bestille fjernlån i Alma på vegne av låntaker med bruk av ROTA Verifisering 1. Før man oppretter en fjernlånsbestilling (borrowing request) må man verifisere hvem som har tilgjengelig eksemplar for det du ønsker å bestille. Foreta et søk via Repository search, og velg fanen Network for å søke i hele konsortiet. 2. I feltet Held by ser du hvilke institusjoner som eier minst et eksemplar av boken. Klikk på institusjonsnavnet for å få oversikt over tilgjengelighet 1
3. Her ser vi at NB/Depotbiblioteket har to eksemplarer, og begge er tilgjengelig (available). Noter deg hvilket library du ønsker å bestille fra (i dette tilfellet: NB/Depot) Opprette en fjernlånsbestilling (borrowing request) Man kan opprette en fjernlånsbestilling på to måter: Fra Repository Search > Network Zone (ny funksjon fra mai 2016) Fra Resource Sharing > Borrowing Request Fjernlånsbestilling fra Repository Search > Network Zone 1. Under verifiseringen har du allerede søkt opp posten i Network Zone og funnet ledig eksemplar. Fra posten velger du lenken Resource sharing request 2. Du kommer til skjema for bestillingen (skjermen Resource Sharing Borrowing Request). For videre behandling, se punkt 7 under. 2
Fjernlånsbestilling fra Resource Sharing > Borrowing Request 3. Fra Alma-menyen, velg Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing request 4. Velg Add Fra Add-knappen har du tre valg: From External Resources o Denne brukes hvis du skal bruke bibliografisk post fra eksterne baser, det vil si når du vet at posten ikke finnes hos noen konsortie-bibliotek From Search o Denne brukes når du skal bestille et dokument som finnes innen konsortiet Manually o Manuell registrering av bibliografisk informasjon For fjernlån innen konsortiet velger du Add > From Search 5. Du kommer til Repository Search for fjernlån og her fyller du inn relevante søkekriterier. Det er også mulig å velge Advanced search herfra. Velg fanen Network for å søke i konsortiets samlinger. 6. Fra trefflista krysser du av for det dokumentet du skal bestille ved å markere knappen foran tittelen. Velg deretter Select. 3
7. Du kommer til skjermen Resource Sharing Borrowing Request. Her fyller du ut nødvendige data. Obligatoriske felt er Requester, Requested pick-up location og Owner. Ved å fylle ut Requester vil de andre to obligatoriske feltene automatisk bli fylt ut. Hvilket valg du får i feltet Requested Pickup Location styres av verdiene i feltet Resource sharing library i låntakers låntakerprofil. Alle låntakere har ved migrering fått tildelt et Resource Sharing Library. Når du har lagt inn låntaker (requester) vil feltet owner automatisk bli fylt ut. Denne verdien hentes fra låntakerens Resource Sharing Library. 8. Velg Add Partners nederst på bestillingsskjermen: 4
9. Du kommer til skjermen Resource Sharing Partner List. Her finner du alle bibliotek som er i Base Bibliotek. For å finne biblioteket du skal bestille fra kan du søke via søkefeltet øverst til høyre: 10. Vi har tidligere verifisert at dokumentet er tilgjengelig fra NB/Depot og skal velge Depotbiblioteket som partner. Kryss av for NB Depotbiblioteket og velg Select. 11. Du kommer tilbake til bestillingsskjermen og ser nå at feltet Partner er utfylt: 5
12. Vi har som sagt verifisert at NB/Depot har tilgjengelige eksemplarer. Denne verifiseringen tar dessverre ikke høyde for eventuell item policy eller lokasjonsregler hos det aktuelle biblioteket. Du bør derfor på dette stadiet ta en ekstra sjekk for tilgjengelighet ved å klikke på Locate knappen: 13. Alma vil sjekke om biblioteket du har valgt som partner har minst et eksemplar til utlån, og bestillingen får status Locate in process 14. Lokaliseringsprosessen tar bare noen få sekunder. Klikk Refresh for å oppdatere skjermen og se om lokaliseringsprosessen er ferdig. Du vil også motta en e-post når lokaliseringsjobben er ferdig (Manual Locate Job - Completed Successfully). Hvis Alma fant tilgjengelig eksemplar vil bestillingen ha endret status til Ready to be sent. 6
15. Hvis Alma ikke finner noen eksemplarer tilgjengelig, vil bestillingen få status Locate failed. Bestillinger med status Locate failed skal i utgangspunktet ikke sendes, med mindre ingen andre bibliotek eier boka og du eventuelt ønsker å stå på venteliste (men en av årsakene til Locate failed kan være at boka har item policy «Ikke til utlån», og da vil bestillingen antagelig bli avvist fra lending library uansett). MERK: Locate prosessen vil avdekke eventuelle item policies eller lokasjonsregler som forhindrer fjernlån. Den vil ikke avdekke noten «Ikke til fjernlån», som hos de fleste er registrert som en Public note. Det kan derfor hende at bestillingen får status Ready to be sent også viser det seg at eksemplaret ikke var til fjernlån. BIBSYS jobber med å finne løsning på fjernlånsnoten slik at det ikke sendes bestillinger på eksemplarer som ikke er til fjernlån. 16. Hvis bestillingen får Locate failed må du velge en annen partner. Velg Edit på bestillingen, og følg arbeidsmåte som beskrevet fra punkt 8 (Add partner). 17. Når lokaliseringprosessen er vellykket og bestillingen har status Ready to be sent, velger du Send-knappen for å sende bestillingen. Du får opp en kvitteringsskjerm og ser at bestillingen er sendt. 7
Du finner dine bestillinger fra Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing request Bestillingen har nå status Request sent to partner: All konfigurasjon for fjernlånsbibliotekene (partners) er ferdig satt opp, slik at bestillingen sendes automatisk og havner som en Lending Request hos det biblioteket du valgte som partner. 8