Vest-Telemark Referat Stad: Vinje kommunehus, Åmot Tid: 2. mai 2017 kl 09.00-11.00, med lunsj frå kl 12:00 Til stades: Rådmenn: Kari Gro Espeland, John Kleiv, Jan Myrekrok, Sverre Sæter, Øystein Tveit, Ketil Kiland Hovudtillitsvald: Ingrid Felli Sandåker, Hovudverneombod: Svein Ekre. Vest-Telemarkrådet: Kjell Gunnar Heggenes, Ole Dalen. Agenda: 1. Godkjenning av konklusjon frå møtet 16.12.2016 2. Handsaming av ferdig arbeid i arbeidsgruppene og rapportane. 3. Sak til lokaliseringsutvalet. 4. Framdrift og neste møte.
Sak 1 - Godkjenning av konklusjon frå møtet 16.12.2016. 2 Vedtak: Konklusjonen frå førre møte vart godkjend. Sak 2 - Handsaming av ferdig arbeid i arbeidsgruppene og rapportane. Oppsummering etter HTV og HVO sitt møte i Fyresdal 27. april IKT og konsesjonskraft var saker som fekk mykje fokus i møtet med dei tillitsvalte og verneomboda. Viktig at HVO og HTV blir med vidare i prosessen. Viktig at ingen tilsette blir flytta ved tvang. Er opptatt av organisering av framtidig organisering. 28 1 B. Når det gjeld IKT er det viktig at vi på sikt får felles plattform og få likt system slik at programma og arbeidsmåtane arbeider godt samen mellom kommunane i Vest-Telemark. HTV og HVO stør arbeidsgruppene og det som er komme fram i prosessen. Referatet frå møtet 27. april leggast ved. 1 IKT Kjetil: 3Kom (ASPIT-kommunane) er veldig godt fornøgd med driftstavtala dei har i dag. Det er nytt anbod i 2018. Felles IKT-drift må henge saman med felles digitaliseringsstrategi, men før 3kom skal bytte driftsmiljø må dei være trygge på at drifta vert like god i eit felles driftsmiljø i Vest- Telemark. Fyresdal ynskjer å delta i eit vidare kommunesamarbeid, også på drift men tidspunktet for oppstart er noko uklart. Kari Gro: Vi er fornøyd med ASPIT, men vi må ut på anbod i 2018. Sverre: Skissa til Torbjørn Dybdahl bør fylgjast. Dette er uttalt frå Nissedal. Ein bør starte eit forprosjekt knytt til etablering av digitaliseringsstyre, slik at resultatet frå arbeidsgruppa kan knytast til IKT drift, og at digitalisering kan ha eit samla fokus. Det var viktig for Nissedal å inngå i eit felles driftsmiljø i Vest-Telemark, men at tidspunktet kan være noko fram i tid. Øystein: I dag er det ingen av oss som gjer alt likt i nokon av kommunane. Vi har forskjellige innfallsvinklar i denne saka. Vi bør ha eit digitaliseringsstyre. Dette bør ligge under Vest- Telemarkrådet, sidan dette fungerer bra som samarbeidsorgan i dag. Inntil vidare bør vi ta utganspunkt i at vi har to driftsmiljø, og sjå om vi framover får eit felles miljø. Jan: Koordinerande funksjon innan digitalisering bør styrkast. Det er eit steg vidare i forhold til det vi i dag kallar konfigurasjonsstyre i Vest-Telemark. Vi er opptatt av å sjå framover, og at Sak til kommunane bør delast i to delar: drift og digitalisering. Drift 3kom skal på anbod i 2018. Vinje-Tokke-Kviteseid, kommer til å etablere eit felles selskap på drift. Digitalisering Alle er einige om at det må være ei felles satsing på digitalisering, og minimum eit felles digitaliseringsstyre i VT. Arbeidsgruppa for IKT-satsinga får mandat til å jobbe fram eit forprosjekt for oppretting av eit slikt felles samarbeid i Vest-Telemark.
3 2 Økonomi Fire eller fem ulike område/delområde innanfor økonomi. Det femte temaet er innkjøp, og vart ikkje jobba inngåande med i denne rapporten, som er skriven av Telemarksforsking. Dei fire andre områda som er jobba med i arbeidsgruppa: Skatt, lønn, rekneskap og budsjett. Konklusjon frå Telemarksforsking tilrår samarbeid og peiker mellom anna på modellar der det ikkje er krav til at allereie tilsett personell må flytte. Oppsummering frå leiar i arbeidsgruppa Øystein Tveit: Det er ikkje like reglement eller måtar å jobbe på i kommunane heller ikkje Nissedal og Kviteseid har dette sjølv om dei har eit samarbeid i dag. Dette er handterast når det dreier seg om samarbeid med to kommunar, men vil bli ei stor utfordring om samarbeidet skal omfatte fleire kommunar. Temaet kan omtalast som digitalisering, og dreier seg om at vi faktisk gjer ting likt. Kommunane ser behovet ulikt, og det er aktuelt for kommunane å sjå nærare på dette litt fram i tid. Kviteseid er klar for eit større samarbeid no, og dei andre kommunane vil kunne ha ynskje om dette litt lenger fram i tid. Styringsgruppa stør arbeidsgruppas innstilling på skatt og innkrevjing. Styringsgruppa for dei fem deltakande kommunane ynskjer også eit samarbeid på løn. 3 - Landbruk Oppsummering frå leiar i arbeidsgruppa Sverre Sæter: Arbeidsgruppa har jobba godt, og fått utreda rapport frå Telemarksforsking. Rapporten treff godt på forespørselen, og peiker på at det er mange tidlegare samarbeid ein kan stø seg på. Det er peika på fleire fordeler og ulemper, og ein får flest fordeler med å lokalisere eit felles kontor på ein stad. Oppsummert: Vinje og Seljord peiker på ulempa med at landbruk er samanvevd med andre tenester i kommunen, mellom anna næring. Arbeidsgruppa er altså eigentleg einig i konklusjonen om å opprette eit felles kontor i Vest-Telemark, men ein ser for seg ein periode med meir samarbeid før ein gjennomfører ei samanslåing med felles kontor. Døme på andre som har gjort dette er å finne på side 18 i rapporten (Fosen, som har eit forpliktande samarbeid i overgang til felles kontor). Kommentarar frå deltakerane i møtet: Avstandar: Bøndene vert meir digitale, og reiseavstandar vert ei stadig mindre utfordring. Kviteseid Nissedal har i dag eit felles samarbeid på landbruk. Ketil: Vi har hatt to tidlegare prosessar på dette i VT som ikkje har ført til noko konkret endring. Fyresdal ynskjer å delta i eit konkret forpliktande samarbeid. Fyresdal ynskjer å gå vidare på samarbeid med Kviteseid og Nissedal. Vinje, Tokke og Seljord ynskjer å jobbe vidare med arbeidsgruppas innstilling.
4 4 Næring - reiseliv Arbeidsgruppa stør innstillinga til EY, på modell 1, og tilrådingane som dei peiker på knytt til denne modellen. Styringsgruppa stør innstillinga frå arbeidsgruppa. 5 Konsesjonskraft Både HTV og HVO i Vest-Telemark peiker på viktigheta av eit felles samarbeid på området framover. Dette vil kunne få store konsekvensar for økonomien i kommunane og då også ramme dei tilsette. Styringsgruppas konklusjon: Vest-Telemark kan bygge opp konsesjonskraftkompetanse for heile Telemark, og rapporten peiker på at tida er inne for å konkretisere dette ved å bygge på rapporten. Ein ser for seg at alle kommunane i Vest-Telemark (Seljord, Kviteseid, Nissedal, Fyresdal, Tokke og Vinje) jobbar vidare for å konkretisere eit slik samarbeid og ein vil også ta med Tinn og Hjartdal. Det føreligg forslag om å konkretisere eit vidare arbeid med forprosjekt, og Jon Kleiv vert pekt ut som prosjektansvarleg (PA) for å jobbe vidare med dette. Sak 3 - Sak til lokaliseringsutvalet. PA og PL førebur sak til lokaliseringsutvalet 23. mai 2017. Saka sendast ut til innsyn til styringsgruppa. Sak 4 - Framdrift og neste møte Fastsette neste møte etter møte i lokaliseringsutvalet 23. mai. Vedlegg Referat frå HTV og HVO 27. April leggast ved referatet. Ref.: Ole Dalen
Vedlegg 1 Vest-Telemark Referat Stad: Næringshagen i Fyresdal Tid: 27. april kl 09.00-13.00, med lunsj kl 11:30 Tilstades: Hovudtillitsvald: Vigdis Øverland, Seljord, Ingrid Felli Sandåker, Nissedal, Anne Vadder Midtbø, Tokke, Liv Sigrunn Årlid, Vinje Hovudverneombod: Svein Ekre, Vinje, Gunn Siri H. Vindal, Tokke, Sigbjørn Tvitekkja, Seljord, Torbjørg Johansen, Nissedal, Kristi Skare, Kviteseid Vest-Telemarkrådet / prosjektadminstrasjon: Ole Dalen. Forfall: Gro Heidi Vestgarden, Kviteseid, Rita Metveit, Fyresdal, Gunn Marit Aslestad (nytt HVO i Fyresdal). Agenda: 1. Runde rundt bordet prosessen i kommunane 2. Rapportane 3. Innspel til den vidare prosessen
Sak 1 - Runde rundt bordet prosessen i kommunane 2 Innspel frå HVO og HTV til arbeidet før det starta i arbeidsgruppene: HVO: Prioritere og spisse arbeidet. Utnytte dei personressursane vi har. HTV: info om prosjektet i faste møte i Vest-Telemark. Kan melde tilbake til styringsgruppa frå dei tilsette. Planlagt generell innvolvering/kontakt med dei tilsette: Rådmennene/kommunane: informasjon i kontaktmøta. Vernetenesta og tillitsvalde ser på viktigheten av innvolvering av prosessen. Innvolveringa og prosessen har vore ryddig.
3 Sak 2 - Rapportane IKT: På sikt, bør alle ha likt system og at desse snakkar saman. HVO/HTV stør rapporten, og ser det som teneleg at alle kommunane tiltrer i samarbeidet på sikt. Ein peiker på vertskommunemodellen med hovudkommune (sjå sak 3). Økonomi: Dei tilsette melder at ein ser seg tent med meir forplikta samarbeid ved sjukdom, opplæring av nye m.m. HVO/HTV stør arbeidsgruppas innstilling til rapporten. Ein peiker på vertskommunemodellen med hovudkommune (sjå sak 3). Lanbruk: HVO/HTV stør arbeidsgruppas innstilling til rapporten. Ein peiker på vertskommunemodellen med hovudkommune (sjå sak 3). Næring Reiseliv: HVO/HTV stør arbeidsgruppas innstilling til rapporten. Kompetansebygging konsesjonskraft: Det er store midlar knytt til denne kompetansa, og denne er viktig. Det er sårbart med nye tilsette og kompetanseoverføring. Dette er eit viktig fokusområde for dei tilsette, og for framtida for kommunens verksemd. HVO/HTV stør arbeidsgruppas innstilling til rapporten. Sak 3 - Innspel til den vidare prosessen Organisering av framtidig samarbeid: Diskusjon om korleis ein best kan organisere samarbeid i Vest-Telemark. Vertskommune-modell er organisasjonsformen HVO/HTV ser er mest teneleg, og gjev nærhet til kommunane på ein god måte. Her skal dei tillitsvalde også være representert. Det er viktig for dei tillitsvalde at dei er med i prosessen fram til beslutning om organisering blir tatt, og vidare i prosessen når samarbeida er beslutta. Kostnaden med etableringa av vertskommune er også teneleg (kostnadseffektiv) i forhold til etablering og drift.
4 Det er ikkje teneleg med samarbeid med politisk vald styre, då samspelet med resten av kommuneorganisasjonane vert ulike med øvrig organisering og styring. Dei tillitsvalde er samla om at rett organisering for kommunane er vertskommunemodell med hovudkommune (Kommunelova 28-1b). Dette gjeld alle dei framtidige samarbeida. Er dei tilsette del av kommunen i ei ny organisering? Vertskommune vil ivareta dei tilsette som tidlegare, men det er då ein av kommunane som har leiaransvaret. Dei tilsette kan fortsatt sitte ute i kommunane, og eventuelt nye tilsette kan tilsettast i vertskommunen med lokalisering der det er teneleg. Tvangsflytting Det er viktig å presisere at ingen tilsette må flyttast ved tvang, og eventuelle endringer må være frivillig flytting, eller ved nytilsetting i vertskommunen. Oppseiingar HVO/HTV legg til grunn at ingen vert oppsagt som direkte fylgje av nye samarbeid slik det er peika på i prosessen. Vidare prosess representasjon HVO/HTV frå kommunane i alle kommunane må være med i den vidare prosessen frå beslutning om eit nytt samarbeid er tatt og i prosessen med impementeringa etter dette. Dette er også avtalt i hovudavtale for dei tilsette og arbeidsmilølova. Ref.: Ole Dalen