Nye Lindesnes Fellesnemnda REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Fellesnemnda Sted: Lindesnes rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag 8.9.2017 Tidsrom: 9:00 11:15 Fellesnemnda: Prosjektleder: Sekretær: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Bente Skoie Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Margrethe Holte Hans S. Stusvik Dagfinn Lauvsland Vara for Per Olav Skutle Vara for Christoffer Westermoen Forfall: Anju Choudhary Manneråk Oppnevnte vararepr. kunne heller ikke møte. Per Olav Skutle Christoffer Westermoen Inviterte: Ragnvald Madland (sak 44) Leder av Lindesnes kirkelige fellesnemnd Sonja Svardal (sak 52) Økonomisjef i Marnardal kommune Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune Side 1 av 17
SAKSLISTE: FN-41/2017 Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 16.6....2 FN-42/2017 Informasjon fra prosjektleder status...2 FN-43/2017 Ansettelse av prosjektleder/rådmann i Nye Lindesnes...2 FN-44/2017 Søknad om midler: Sammenslåing av kirkelige fellesråd...5 FN-45/2017 Budsjettprosess...6 FN-46/2017 Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes...7 FN-47/2017 Politisk organisering og delegasjon - fellesnemnd...8 FN-48/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering...9 FN-49/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel... 10 FN-50/2017 Orientering Behovsanalyse: Bygg helse- og omsorg... 11 FN-51/2017 Reglement møtegodtgjørelse Nye Lindesnes... 12 FN-52/2017 Eiendomsskatt i nye lindesnes... 14 FN-53/2017 Eventuelt... 17 FN-41/2017 REFERAT FRA MØTE I MIDLERTIDIG FELLESNEMND 16.6. Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 16.6.17 Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 16.6.17 godkjennes. Fellesnemnda vedtok enstemmig: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 16.6.17 godkjennes. FN-42/2017 INFORMASJON FRA PROSJEKTLEDER STATUS Prosjektleder informerer og svarer på spørsmål. Prosjektleder Hans S. Stusvik informerte og svarte på spørsmål. Stusvik benyttet en presentasjon som vedlegges referatet. FN-43/2017 ANSETTELSE AV PROSJEKTLEDER/RÅDMANN I NYE LINDESNES Sak behandlet i partssammensatt utvalg 25.8, sak 7/2017. Presentasjon fra Skagerak Consulting: Bistand ved rekruttering av prosjektleder/rådmann til «Nye Lindesnes kommune» Bakgrunn I fellesnemndas oppdrag og mandat vedtatt 21.6.17 står følgende i pkt. 4: Side 2 av 17
4. Nemndas konkrete oppgaver og fullmakter - Fellesnemnda skal ansette prosjektleder i den nye kommunen. - Stillingen som rådmann i den nye kommunen skal utlyses i god tid før sammenslåing. Midlertidig fellesnemnd/styringsgruppa for Nye Lindesnes har tidlig i prosessen hatt fokus på rekruttering av prosjektleder/rådmann. Denne stilling er en viktig faktor i etableringen av Nye Lindesnes. Dette gjelder både i forhold til å velge riktig kandidat til jobben, og for å skape tillitt til selve tilsettingsprosessen i de deltagende kommuner og hos innbyggerne. Arbeidsutvalget vedtok i sak 11/2017: Utvalgsleder forespør Mandal kommune om bistand til utlysning av anbud på rammeavtale på rekrutteringstjenester. Det er gjennomført en anskaffelses prosess der følgende tilbyder er engasjert som rekrutteringsrådgiver. Videre prosess er utarbeidelse av utlysningstekst for stillingen som prosjektleder/rådmann, utvelgelse av kandidater til samtale, og tilslutt ansettelse og drøfting av arbeidsavtale. Ansettelser av prosjektleder/rådmann ansettelser gjennomføres ikke med et innstillingsutvalg bestående av 3 personer (arbeidsgiver, personalkonsulent og tillitsvalgt), som er det normale i kommunale tilsetninger. Det er derfor viktig tidlig å få på plass en omforent prosedyre for ansettelsen. Innstillingsutvalget kan utpekes etter flere modeller. Ansettelsen blir derimot besluttet i fellesnemnda. Mulige modeller til innstillingsutvalg: Hele det partssammensatte utvalget oppnevnes som innstillingsutvalg. o Innstillingsutvalget skal gjennomføre intervjuer og bidra praktisk i utarbeidelse av utlysningstekst, utvelgelse av kandidat til intervju og kravspesifikasjon til stillingen. 9 personer kan by på utfordringer i forhold til å koordinere dette arbeidet. Leder og nestleder i fellesnemnda supplert med ordfører fra Lindesnes og en representant for de ansatte, kan oppnevnes som et innledende innstillingsutvalg med ansvar for utlysning og utplukk av kandidater til intervju. Siste intervju gjennomføres av partssammensatte utvalg som innstiller til fellesnemnda. Ansettelse vedtas i Fellesnemnd. Ved behov for administrativ støtte bør dette drøftes i det partssammensatte utvalg og muligens ses i sammenheng med den kommunen hvor den ansatte representanten velges fra. Det bør tilstrebes representasjon fra alle kommuner. Den administrative støtten i prosessen er ivaretatt av administrasjonen i Mandal når det gjelder anskaffelse og behov for personalkompetanse i prosessen frem til valg av rekrutteringsbyrå. Forslag til vedtak Saken legges fram med følgende forslag til innstilling: 3 politisk oppnevnte og en ansatte representant oppnevnes som et innledende innstillingsutvalg med ansvar for utlysning og utplukk av kandidater til intervju. Siste intervju gjennomføres med partssammensatt utvalg som innstiller til fellesnemnda. Ansettelse vedtas i Fellesnemnd. Side 3 av 17
Følgende representanter fra fellesnemnda velges til den innledende runden med utlysning, utplukk, og innledende intervju av kandidater. Som politiske representanter velges 3 politiske representanter:...... Ansatte representant er. Administrativ støtte gis av personalfunksjonen i.kommune Alf Erik Andersen informerte om prosessen vedr. valg av rekrutteringsbyrå (Skagerak Consulting). Han fremmet også forslag om et innstillingsutvalg bestående av arbeidsutvalget, én tillitsvalg, og én representant fra administrasjonen. Partssammensatt utvalg drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Arbeidsutvalget, én tillitsvalg, og en representant fra administrasjonen oppnevnes som et innledende innstillingsutvalg med ansvar for utlysning og utplukk av kandidater til intervju. Siste intervju gjennomføres med partssammensatt utvalg som innstiller til fellesnemnda. Ansettelse vedtas i fellesnemnda. Følgende velges til den innledende runden med utlysning, utplukk, og innledende intervju av kandidater: Som politiske representanter velges arbeidsutvalget. Fra de tillitsvalgte deltar Sigmund Tveiten. Som representanter fra administrasjonen deltar enten personalsjef i Mandal Siren Vetnes Johannessen eller personalsjef I Lindesnes kommune Liv Lysgaard. Vedkommende blir også sekretær for innstillingsutvalget. Hvem som velges skjer etter en forutgående prosess ledet av utvalgsleder (epost). (Det er fellesnemnda som fatter det endelige vedtaket i saken, men for å ikke forsinke framdriften ved ansettelsen har innstillingsutvalgets startet sitt arbeid med forbehold om fellesnemndas vedtak.) Leder Alf Erik Andersen informerte om prosessen. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Side 4 av 17
Fellesnemnda vedtok enstemmig: Arbeidsutvalget, én tillitsvalg, og to representanter fra administrasjonen oppnevnes som et innledende innstillingsutvalg med ansvar for utlysning og utplukk av kandidater til intervju. Siste intervju gjennomføres med partssammensatt utvalg som innstiller til fellesnemnda. Ansettelse vedtas i fellesnemnda. Følgende velges til den innledende runden med utlysning, utplukk, og innledende intervju av kandidater: Som politiske representanter velges arbeidsutvalget. Fra de tillitsvalgte deltar Sigmund Tveiten. Som representanter fra administrasjonen deltar personalsjef i Mandal Siren Vetnes Johannessen og personalsjef i Lindesnes Liv Lysgaard. Sekretær funksjonen ivaretas av administrasjonen. FN-44/2017 SØKNAD OM MIDLER: SAMMENSLÅING AV KIRKELIGE FELLESRÅD Sak behandlet i arbeidsutvalget 28.8, sak 18/2017. Saken Søknad 15.8.2017 fra Lindesnes kirkelige fellesnemnd: Søknad om midler til arbeidet med sammenslåing av de kirkelige fellesrådene i Mandal, Lindesnes og Marnardal. Prosjekt- og framdriftsplan, versjon 1-15. august 2017 Mandat for Lindesnes kirkelige fellesnemnd, fastsatt enstemmig av fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes 14.06.2017 Søknaden m/vedlegg redegjør godt for søknaden. Leder av Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland er invitert til møtet for å orientere og svare på spørsmål. Vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget uten forslag til innstilling. Ragnvald Madland orienterte og svarte på spørsmål. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmige følgende innstilling til Fellesnemnda: Som en forskuddsvis bevilgning avsettes det inntil kr. 1.024.205,- til kirkelig fellesnemnd arbeid. Det forutsettes at kirkelig fellesnemnd har en dialog med kommunene om kommunenes andel av kostnadene. I forbindelse med den endelige prosjektbudsjettering for prosjektet Nye Lindesnes vil fellesnemnda sluttbehandle søknaden fra kirkelig fellesnemnd. Side 5 av 17
Leder av Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland deltok også i fellesnemndas møte og orienterte og svarte på spørsmål. Madland benyttet en presentasjon som vedlegges referatet. Behandling: Jon Gunnar Ask foreslo å utsette saken. Det ble votert over utsettelsesforslaget. Utsettelsesforslaget falt (mot 1 stemme: Jon Gunnar Ask). Jon Gunnar Ask foreslo å endre bevilgningen til kr. 550.000,-. Det ble stemt over endringsforslaget fra Ask: Forslaget falt mot 3 stemmer (Ask, Sagebakken, Ihme). Fellesnemnda vedtok deretter enstemmig: Som en forskuddsvis bevilgning avsettes det inntil kr. 1.024.205,- til kirkelig fellesnemnds arbeid. Det forutsettes at kirkelig fellesnemnd har en dialog med kommunene om kommunenes andel av kostnadene. I forbindelse med den endelige prosjektbudsjettering for prosjektet Nye Lindesnes vil fellesnemnda sluttbehandle søknaden fra kirkelig fellesnemnd. FN-45/2017 BUDSJETTPROSESS Sak behandlet i arbeidsutvalget 28.8, sak 20/2017. Saken I fellesnemnds oppdrag og mandat er det i pkt. 3 beskrevet forholdet til kommunene. Vi nærmer oss høstens budsjettfremleggelse, og fellesnemnda bør vurdere hvordan den skal ivareta det spesielle ansvaret knyttet til budsjett i perioden frem til sammenslåing. Det er også et punkt om at fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan og budsjett i kommunene: 3. Forholdet mellom nemnda og kommunestyrene Kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Det er likevel formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til kommunestyret. Det er essensielt i etablering av Nye Lindesnes at de bestående kommuner frem til sammenslåingstidspunktet har en åpen politisk diskusjon. Budsjettene skal vedtas i den enkelte kommune, men det kan være av interesse at politikerne i de to kommunestyrene og det ene bystyre får en fellesorientering om budsjettene fra administrasjonene i kommunene. Iht. mandatet til fellesnemnda er det kun medlemmer som skal involveres, men det kan likevel være klokt at alle kommune-/bystyremedlemmene får anledning til å få en felles informasjon. Et mulig opplegg er et fellesmøte der budsjettet legges frem for kommunestyrene i et passende lokale. Noe avklarende spørsmål stilles. Deretter gjennomføres budsjettprosessen på sedvanligvis i sine ordinære møter i kommunen. Ved en slik tilnærming har vi alle fått samme informasjon, og det vil muligens trigge et politisk engasjement for hele den nye kommunen både politisk og blant innbyggerne. Side 6 av 17
Forslag til vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Det arrangeres et fellesmøte for de folkevalgte i kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal der rådmennene legger frem sine budsjett forslag. Prosjektleder får ansvar for innkalling og arrangement. Kostnadene belastes Nye Lindesnes. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmige følgende innstilling til fellesnemnda: Det arrangeres et fellesmøte for de folkevalgte i kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal der rådmennene legger frem sine budsjett forslag. Prosjektleder får ansvar for innkalling og arrangement. Kostnadene belastes Nye Lindesnes. Fellesnemndas drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Det arrangeres et fellesmøte for de folkevalgte i kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal der rådmennene legger frem sine budsjett forslag. Prosjektleder får ansvar for innkalling og arrangement. Kostnadene belastes Nye Lindesnes. FN-46/2017 MØTEREGLEMENT FELLESNEMND NYE LINDESNES Sak behandlet i arbeidsutvalget 28.8, sak 21/2017. Jfr. sak behandlet i midlertidig fellesnemnd 16.6.17, sak MFN-38/2017 Drøftingssak: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Saken Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Fellesnemnda drøftet i møte 16.6 utkast til møtereglement. Nemnda kom med innspill til endringer av reglementet som nå foreligger i oppdatert utgav (vedlagt). Vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas. Arbeidsutvalget drøftet saken. Det var følgende innspill til endringer: 1. Utsendelse av dokumenter skal være minst 8 dager før møtene. 2. Under overskrift «Møtets åpning» tas første avsnitt ut (Avsnittet «Møtet starter med 15 min. leder av fellesnemnda.») 3. I møter i fellesnemnda benyttes navneskilt. Side 7 av 17
4. Representantene sitter kommunevis. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas justert med endringer som foreslått (1 4). Jan Gunnar Ask foreslo å endre pkt. 1 i arbeidsutvalgets forslag til endringer til «10 virkedager». Det ble stemt punktvis: Pkt. 1: Endringsforslaget fra Ask ble vedtatt mot 2 stemmer (Kristoffersen og Risdal) Pkt. 2 4: Arbeidsutvalgets forslag ble enstemmig vedtatt. Fellesnemda vedtok derved følgende endringer i forhold foreliggende forslag: 1. Utsendelse av dokumenter skal være minst 10 virkedager dager før møtene. 2. Under overskrift «Møtets åpning» tas første avsnitt ut (Avsnittet «Møtet starter med 15 min. leder av fellesnemnda.») 3. I møter i fellesnemnda benyttes navneskilt. 4. Representantene sitter kommunevis. FN-47/2017 POLITISK ORGANISERING OG DELEGASJON - FELLESNEMND Sak behandlet i arbeidsutvalget 28.8, sak 22/2017. Saken Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes Fellesnemnda drøftet i møte 16.6 utkast til politisk organisering og delegasjon. Nemnda kom med innspill til endringer av reglementet som nå foreligger i oppdatert utgav (vedlagt). Vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas. Arbeidsutvalget drøftet saken. Det var følgende innspill til endringer: - representant for vernetjenesten deltar i møtene i partssammensatt utvalg med talerett. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter følgende innstilling til fellesnemnda: Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas med endringen som foreslått. Side 8 av 17
Behandling i fellesnemnda: John Øyslebø foreslo å ta ut første setning vedr. lojalitet («Ansatte med delegert fullmakt skal aldri overfor partene eller media kritisere de politiske retningslinjer som er gitt for behandling av enkeltsaker.»). Det var et fellesforslag om å ta inn bestemmelser vedr. saksordfører fra arbeidsutvalget i fellesnemnda. Forslaget fra Øyslebø og fellesforslaget ble enstemmig vedtatt. For øvrig ble innstillingen fra arbeidsutvalget vedtatt. Fellesnemda vedtok derved følgende endringer i forhold til foreliggende forslag: - Representant for vernetjenesten deltar i møtene i partssammensatt utvalg med talerett. - Første setning i avsnittet vedr. lojalitet tas ut. - Det tas inn bestemmelser om saksordfører fra arbeidsutvalget i fellesnemnda. FN-48/2017 DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Oppdragsbeskrivelse Partssammensatt utvalg ga 25.8.17 klarsignal til å sette i gang en politisk prosess for å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for Nye Lindesnes. Organiseringen skal ta utgangspunkt i de føringer som ligger i Intensjonsavtalen/Planprogrammet. Organiseringen følger formannskapsmodellen med de lovpålagte utvalg, og at det er vedtatt 39 representanter i kommunestyret: Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda ned følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: Tre politiske representanter: 1. Leder av delprosjektet 2. 3. Tre representanter fra administrasjonen, hvorav én er rådmann/prosjektleder. Øvrige oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Sekretær oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Prosjektbudsjett: inntil kr. 100.000,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal 2018. Side 9 av 17
Fellesnemndas drøftet saken. Følgende ble skissert som ønskelig saksgang for denne typen saker: Saken behandles først i arbeidsutvalget før den behandles i fellesnemnda. Mellom disse behandlingene er det tid til tilstrekkelig prosess i kommunene. Fellesnemnda vedtok deretter enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. FN-49/2017 DELPROSJEKT 2: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Høringsutkast Planprogram for kommunedelplan 2015 2027 Intensjonsavtale Nye Lindesnes Bakgrunn Da Audnedal, Lindesnes, Mandal og Marnardal høsten 2014, som del av kommunereformarbeidet, vurderte grunnlaget for å slå seg sammen, ble det utført et omfattende utredningsarbeid. Den politiske prosessen som fulgte resulterte i dokumentet «Nye Lindesnes kommune høringsutkast Planprogram for kommunedelplan 2015 2027». Se vedlegg. Audnedal kommune trakk seg fra prosessen, men de tre gjenværende kommunene v/kommune- og bystyre vedtok å sende planprogrammet på høring våren 2015. Høringen ble gjennomført, men da dokumentet ble fremmet for endelig fastsettelse, ble det gjort en justering. Fordi det ikke lenger var ønskelig å fullføre de resterende delene av planprosessen som en ordinær kommuneplanprosess, ble tekst som omhandlet fremdriftsplan, opplegg for medvirkning m.m. fjernet fra dokumentet. Det justerte dokumentet ble kun vedtatt av Mandal kommune. Etter at det ble klart at Lindesnes ikke ønsket sammenslåing, ble det ikke jobbet videre med plandokumentet. Imidlertid ble det høsten 2015 vedtatt en intensjonsavtale (vedlagt) mellom de tre kommunene, som henviser til planprogrammet og i innhold bygger på planprogrammet. Etter at samarbeidspartiene på Stortinget 22. februar 2017 signaliserte at de ville vedta sammenslåing av kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal og at et vedtak i Stortinget ville komme i juni 2017, har det blitt jobbet med å etablere en prosjektorganisasjon for sammenslåing av kommunene. Dette har blant annet resultert i et delprosjekt med formål å utarbeide ny felles kommuneplanens samfunnsdel for den sammenslåtte kommunen. Vurdering For å sikre at prosessen med ny kommuneplan kan gjennomføres på en god og effektiv måte bør fellesnemda gi delprosjekt for kommuneplan et klart og tydelig mandat for videre arbeid med kommuneplanen og vurdere hvordan prosessen skal legges opp. Videre anbefales det at fellesnemda nedsetter en arbeidsgruppe bestående av politikere fra de forskjellige kommunestyrene slik at en sikrer god fremdrift og politisk forankring i det videre arbeidet. Det anbefales å oppnevne to politikere fra hver kommune, en fra fellesnemda samt leder av planutvalg (evt. medlem av planutvalg) for den enkelte kommune. Arbeidet med kommuneplanen må etter vår vurdering ta utgangspunkt i det arbeidet som allerede er gjort med planprogram og intensjonsavtale, dersom prosessen skal sikres den nødvendige legitimitet i forhold til inngåtte avtaler. For å sikre god forankring og ivareta formelle krav til planprosessen bør planprogrammet kompletteres slik at det kan vedtas i de tre kommunene. Ettersom det ikke ble fattet vedtak om å fastsette Side 10 av 17
planprogrammet i to av tre kommuner bør en ta sikte på å fremme et komplettert planprogram i de tre nåværende kommunenes by- og kommunestyrer. Prosjektet har vært i kontakt med Fylkesmannen som ikke har innvendinger til at planprosessen fortsetter med utgangspunkt i den gjennomførte høringen i 2015. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk arbeidsgruppe: o Fra Lindesnes kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Marnardal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Mandal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr. xxx.000,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal 2018. (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal 2019. (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). Jfr. Sak 48/2017. Fellesnemnda vedtok enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. FN-50/2017 ORIENTERING BEHOVSANALYSE: BYGG HELSE- OG OMSORG Side 11 av 17
Fra Lindesnes kommune, helse- og omsorgsetaten: Notat til fellesnemnda v/prosjektleder Saken I tråd med anbefalingene i intensjonsavtalen for Nye Lindesnes ber Lindesnes kommune på vegne av de 3 kommunene om en uttalelse fra fellesnemnda til planene om å foreta en samlet behovsanalyse for kommunale helse- og omsorgsbygg i kommunene. Detaljer vedr. dette framgår av notatet. Vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Notatet tas til orientering. Fellesnemndas drøftet saken. Det var spørsmål om saken skulle oppfattes som en orienteringssak eller en høring. Fellesnemda vedtok enstemmig å behandle saken som en høring. Leder Alf Erik Andersen foreslo følgende høringsuttalelse: Beslutninger om eventuell bygging må ses i sammenheng med øvrige forslag i den nye kommunen. Representanter fra Mandal og Marnardal inviteres inn i utredningsarbeidet. Fellesnemda vedtok deretter enstemmig følgende høringsuttalelse: Beslutninger om eventuell bygging må ses i sammenheng med øvrige forslag i den nye kommunen. Representanter fra Mandal og Marnardal inviteres inn i utredningsarbeidet. FN-51/2017 REGLEMENT MØTEGODTGJØRELSE NYE LINDESNES Arbeidsgruppa: Innspill til godtgjørelse Bakgrunn I forbindelse med det pågående arbeidet i etablering av den Nye kommunen Lindesnes vil det bli en betydelig ekstrabelastning for de valgte politiske representanter. Det ble derfor nedsatt en politisk oppnevnt arbeidsgruppe fra fellesnemnda for å vurdere godtgjørelse for dette arbeidet. De som deltok i dette arbeidet var Vidar Tjelland, Even T. Sagebakken og Tor Magne Risdal. Saken Basert på arbeidsgruppas innspill (vedlagt) har prosjektleder utformet forslag til Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste mm. Side 12 av 17
Forslag til vedtak REGLEMENT FOR FASTE GODTGJØRELSER, MØTEGODTGJØRELSER, TAPT ARBEIDSFORTJENESTE M.M. I NYE LINDESNES Gjeldende fra 8.6.17. MØTEGODTGJØRELSE: Godtgjørelse for deltakelse i møter knyttet til kommunereformen, slik som fellesnemd, arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og andre utvalg/underutvalg/ underkomiteer settes etter Mandals satser. Det gis godtgjørelse pr. møte. Deltakelse i møter knyttet til kommunereformen, slik som fellesnemd, arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og andre utvalg/underutvalg/underkomiteer gis godtgjørelse med 2,5 % (kr. 1935,-) av ordførerens (i Mandals) månedsgodtgjørelse pr. fremmøte. Retningslinjer for møtegodtgjørelse: Det gis godtgjørelse pr. møte. Unntaket er for arbeidsutvalgets medlemmer, dersom andre utvalg/møter enn fellesnemdmøter legges rett før/rett etter AU møtet. Eks AU og partssammensatt utvalg- da mottar AU kun godtgjørelse for et møte. Når det derimot er både fellesnemd og AU, er det godtgjørelse for begge møtene. SKYSS: Krav om skyssutgifter dekkes uansett kjørelengde på den for kommunen rimeligste måte (buss, egen bil eller lignende). TAPT ARBEIDSFORTJENESTE: Hovedregel: Tapt arbeidsfortjeneste er IKKE feriepengeberettiget. Utbetaling til 1. Arbeidstaker som sender legitimert krav: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes i sin helhet. Arbeidstaker må legge frem legitimasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiver. Attestasjon må spesifiseres med trekk i lønn + tapte feriepenger. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. 2. Arbeidstakere i fast arbeidsforhold, pensjonister, hjemmeværende, studenter og andre som sender ulegitimerte krav, gis godtgjøring med 0,66 % (kr. 510,-) av ordfører i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. 3. Selvstendig næringsdrivende: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes med inntil 10 % (kr. 7.738,-) av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Timer (7, 5 t/dag) godtgjøres tilsvarende. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. Eventuelle uklarheter avklares med leder av fellesnemda. 4. Arbeidsgiver: Kravet fra arbeidsgiver på ansatt som har fravær til kommunale oppdrag dekkes i sin helhet. 5. Barnepass: Barnepass dekkes med 0,66 % (kr.510,-) av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse. I reglementet er det % satsen som er gjeldende, de oppførte kronebeløp er prosentsatsens tilsvarende kronebeløp pr. 1.9.17. Side 13 av 17
Fellesnemndas drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste m.m. i nye Lindesnes vedtas som foreslått. FN-52/2017 EIENDOMSSKATT I NYE LINDESNES Notat fra KS Advokatene 3.7.17: Eiendomsskatt forberedelse til kommunesammenslåing. KS veileder: Eiendomsskatt ved kommunesammenslåing. Bakgrunn Mandal, Marnardal og Lindesnes har i dag inntekter fra eiendomsskatt. I planprogrammet for Nye Lindesnes er det pekt på at størrelse og innretning på eiendomsskatt i den nye kommunen skal utredes nærmere. Intensjonsavtalen slår fast en målsetting om en lavest mulig eiendomsskatt i Nye Lindesnes. Midlertidig fellesnemd ble 19.5.2017 forelagt sak MFN-23/2017 som omhandlet mulig utsatt samordning av eiendomsskatteregimet for den nye kommunen. Midlertidig fellesnemd vedtok å ikke ta saken til behandling, noe som innebærer at det ikke er søkt om utsatt samordning av regimene for eiendomsskatt. Fristen for å søke om utsatt samordning utløper tidlig i høst. Fra 1.1.2020 må derfor den nye kommunen ha et sett regler for eiendomsskatt. På det nåværende tidspunkt er det hverken mulig eller nødvendig å drøfte størrelse og endelig innretning på eiendomsskatten. Fellesnemda vil vedta dette i forbindelse med at budsjettet for den nye kommunen vedtas høsten 2019. Man vil da ha bedre beslutningsgrunnlag og oversikt over den økonomiske situasjonen for Nye Lindesnes. Det er likevel noen beslutninger som med fordel kan tas allerede nå for å sikre en god prosess frem mot 2020. Marnardal og Mandal har vedtatt taksering høsten 2017 for å kunne utvide eiendomsskatteområdet i årene 2018 og 2019. For å samordne disse prosessene mest mulig med den kommende kommunesammenslåingen, er det nå ønskelig at Fellesnemda gir signaler om hvordan eiendomsskatten i Nye Lindesnes skal innrettes. Drøfting Mandal kommune har i dag eiendomsskatt på all fast eiendom med unntak av næring og verk og bruk. Lindesnes kommune har eiendomsskatt på all fast eiendom og Marnardal eiendomsskatt på verk og bruk. Takstene som benyttes i Lindesnes er fastsatt etter prisnivået i 2012, mens takstene i Mandal er fra 2014. Kommunene har derfor svært ulike utgangspunkt når det gjelder eiendomsskatt. Mandal kommune har vært i dialog med KS Eiendomsskatteforum og KS Advokatene for å utrede problemstillinger som kan oppstå ved samordning av ulike eiendomsskatteregimer. I vedlagt notat peker KS Advokatene på tre forhold som må avklares: 1. Utskrivingsalternativ 2. Skattesatser 3. Taksering Utskrivingsalternativ handler om hvilke eiendommer som skal omfattes av eiendomsskatten. Dette bør avklares så tidlig som mulig da valget gir konsekvenser for hvor store inntekter man får fra skatten og for hvor omfattende arbeidet med taksering blir. Basert på hvilke utskrivingsalternativ kommunene i dag har Side 14 av 17
for eiendomsskatt er det prosjektleders vurdering at man inntil videre bør ta utgangspunkt i en utskriving etter 3 alternativ a i eiendomsskatteloven, som innebærer eiendomsskatt på all fast eiendom i hele den nye kommunen. Dette er også for å gi et takstgrunnlag som viser hvor mye inntekter den nye kommunen kan få i eiendomsskatt. Fellesnemda vil ta endelig stilling til dette høsten 2019 når budsjettet for 2020 blir vedtatt. I vedlagte notat og veileder fra KS er det pekt på handlingsrommet når det gjelder skattesats. Etter prosjektleders vurdering er det for tidlig å ta denne diskusjonen nå. Skattesatser kan man komme tilbake til når det foreligger mer informasjon om den nye kommunens økonomiske situasjon. Tilsvarende vil man kunne komme tilbake til spørsmål rundt eventuelt bunnfradrag og reduksjonsfaktor på et senere tidspunkt, senest når budsjettet for 2020 vedtas. Spørsmålet om taksering byr imidlertid på flere utfordringer. I veilederen pekes det på det generelle handlingsrommet for samordning av ulike regimer for eiendomsskatt. Rettferdighetsprinsippet står sentralt i eiendomsskatteloven, og alle eiendommer i en kommune skal være taksert etter samme prinsipp og samme prisnivå. I vedlagte notat går KS Advokatene konkret inn på situasjonen i Mandal, Marnardal og Lindesnes. Oppsummert finnes det to alternativer knyttet til taksering, gitt at det ikke søkes om utsatt frist for samordning: Alternativ 1: Det gjennomføres en ny «alminnelig taksering» av alle eiendommer. Dette arbeidet må igangsettes i 2019 slik at skatten kan være skrevet ut innen fristen 1. juni 2020. En alminnelig taksering innebærer at alle eiendommer besiktiges og får vedtatt en ny takst basert på gjeldende prisnivå. Eiendomsskatteloven forutsetter som utgangspunkt at det gjennomføres en slik taksering hvert 10. år. Fordelene med en alminnelig taksering er at alle eiendommer får oppdaterte takster basert på oppdaterte prinsipper og retningslinjer som utarbeides i fellesskap. Disse takstene vil stå i 10 år regnet fra 2020. Ulempene med å gjennomføre en alminnelig taksering er at et større antall eiendommer må få ny takst, enn ved alternativ 2, noe som innebærer kostnader. Ved en alminnelig taksering må eiendommene som nå skal takseres i Mandal og Marnardal bli taksert på nytt etter to år, noe som kan bli oppfattet negativt hos innbyggerne og ha en negativ effekt på den nye kommunens omdømme. Alternativ 2: Man velger å taksere noen eiendommer basert på eksisterende prinsipper og prisnivå fra en av kommunene. For at man skal kunne gjøre dette er det en forutsetning at de rammer, retningslinjer og prinsipper som er brukt i den ene kommunen også gir riktige takster for de nye eiendommene som skal takseres. Dersom alternativ 2 velges vil prosjektleder anbefale at man tar utgangspunkt i Mandal kommunes taksering fra 2014, da Mandal kommune har størst antall eiendommer og nyere takster enn Lindesnes. Mandal og Marnardal kan da gjennomføre taksering høsten 2017 med utgangspunkt i prisnivået i 2014 og retningslinjer/prinsipper fra Mandal kommune. Lindesnes må i et slikt tilfelle takseres på nytt etter de samme prinsippene innen 1. juni 2020. Fordelene ved å velge alternativ 2 er reduserte kostnader og en mindre omfattende takseringsjobb. Ulempen vil i hovedsak knytte seg til at takster fra 2014 i 2020 vil være 6 år gamle, mens en alminnelig taksering i 2019 vil gi oppdaterte takster som står i 10 år fra 2020. Side 15 av 17
Kostnadsmessig vil forskjellen mellom alternativ 1 og alternativ 2 skyldes at Mandal kommune må taksere på nytt i 2019 ved en alminnelig taksering. Marnardal og Lindesnes må taksere uavhengig av hvilket alternativ som velges. Kostnadene ved å taksere all fast eiendom i Mandal anslås til 2-4 mill. kr. I tillegg vil man kunne få en situasjon der Marnardal må taksere all eiendom en ekstra gang og Mandal kommune næring, verk og bruk en ekstra gang ved alternativ 1. Kostnadene ved dette anslås til 600-700.000 kr i Marnardal og 300-400 000 kr i Mandal. For Marnardal og Mandal kommune sin del er det særlig viktig å ha avklart hvilket takstgrunnlag den nye kommunen skal bruke, for å eventuelt kunne unngå at eiendommene i kommunene må takseres to ganger i en toårsperiode. Hvis alternativ 2 velges, så kan Marnardal bruke takstprinsippene og prisnivå fra Mandal (2014), for å unngå at eiendommene må takseres på ny i 2019. KS Advokatene anbefaler i vårt tilfelle alternativ 1 og at det gjennomføres en alminnelig taksering i den nye kommunen der de nye takstene får virkning fra 2020. Det pekes på at dette er mest ryddig og er det alternativet som vil gi de mest korrekte takstene. Prosjektleder støtter anbefalingen fra KS advokatene, og mener alternativ 1 med ny alminnelig taksering i den nye kommunen er det som vil gi mest korrekte takster og medfører minst skjevheter mellom de gamle kommunene med hensyn til takstgrunnlag. Mandal og Lindesnes benytter i dag Skatteetatens formuesgrunnlag som takstgrunnlag for boligeiendom i samsvar med eiendomsskattelovens 8. Alternativet til å benytte formuesgrunnlag er at også disse eiendommene bli besiktiget og får en kommunal takst. Etter prosjektleders vurdering vil det være hensiktsmessig å bruke formuesgrunnlag for boligeiendommer også for Nye Lindesnes. En eventuell taksering av alle boligeiendommer i de tre kommunene vil være tids- og ressurskrevende og prosjektleder ber derfor Fellesnemda ta stilling til dette spørsmålet allerede nå. Forslag til vedtak Alternativ 1: 1. Prosjektleder tar i den videre planleggingsfasen utgangspunkt i at det for Nye Lindesnes vil bli skrevet ut eiendomsskatt i henhold til eiendomsskattelovens 3 alternativ a «faste eigedomar i hele kommunen». 2. Det foretas en alminnelig taksering i den nye kommunen med virkning fra 2020. 3. For boliger benyttes formuesgrunnlaget fra Skatteetaten til verdifastsetting i henhold til 8 i eiendomsskatteloven. - Økonomisjef i Marnardal Sonja Svardal vil delta i møtet for å orientere og svare på spørsmål. Sonja Svardal orientere i saken. Hun benyttet en presentasjon som vedlegges referatet. Leder Alf Erik Andersen framsatte følgende forslag til vedtak. Side 16 av 17
1. Prosjektleder tar i den videre planleggingsfasen utgangspunkt i at dersom det for nye Lindesnes blir skrevet ut eiendomsskatt i henhold til eiendomsskatteloven paragraf 3 alternativ a «faste eigedomar i hele kommunen» vil det foretaes en alminnelig taksering i den nye kommunen med virkning fra 2020. 2. For boliger benyttes formuesgrunnlaget fra Skatteetaten til verdifastsetting i henhold til paragraf 8 i eiendomsskatteloven. Andersens forslag til vedtak ble satt opp mot prosjektleders forslag. Fellesnemnda vedtok enstemmig i tråd med Andersens forslag: 1. Prosjektleder tar i den videre planleggingsfasen utgangspunkt i at dersom det for nye Lindesnes blir skrevet ut eiendomsskatt i henhold til eiendomsskatteloven paragraf 3 alternativ a «faste eigedomar i hele kommunen» vil det foretaes en alminnelig taksering i den nye kommunen med virkning fra 2020. 2. For boliger benyttes formuesgrunnlaget fra Skatteetaten til verdifastsetting i henhold til paragraf 8 i eiendomsskatteloven. FN-53/2017 EVENTUELT «Eventuelt» på sakskartet Etter forslag fra leder Alf Erik Andersen vedtok fellesnemnda enstemmig: Det skal ikke være sak vedr. «eventuelt» i møter i fellesnemnda. Side 17 av 17