DIGITALISERING AV ARKIV Kontaktkonferansen IKA HORDALAND 24.April 2017 Solstrand Hotel & Bad OTTAR ANDRÉ BREIVIK ANDERSON Leiar SEDAK / IKA Møre og Romsdal
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT ANBUD?
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM FILMFRAMSYNING UTFORDRINGAR MED DIGITALISERING AV BYGGESAKSARKIV
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM 8. LØPANDE INTERN OG EKSTERN RAPPORTERING SEDAK HAR FAGLIG ANSVAR FOR DIGITALISERING
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM 8. LØPANDE INTERN OG EKSTERN RAPPORTERING SEDAK HAR FAGLIG ANSVAR FOR DIGITALISERING 9. REGISTRERING I ASTA OG ENDELIG AVLEVERING TIL DEPOT DIGITAL «KOPI» I NOARK5-KJERNE
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM 8. LØPANDE INTERN OG EKSTERN RAPPORTERING SEDAK HAR FAGLIG ANSVAR FOR DIGITALISERING 9. REGISTRERING I ASTA OG ENDELIG AVLEVERING TIL DEPOT DIGITAL «KOPI» I NOARK5-KJERNE 10. AKSEPTANSE AV FERDIG PROSJEKT KORLEIS FØREGÅR DETTE?
ORGANISERING OG METODE 1. SYNFARING UTE MED KOMMUNEN 2. RAPPORT MED RÅDGJEVING 3. KONTRAKTSFORSLAG MED ESTIMAT 4. EVT JUSTERING AV KONTRAKT OG SIGNERING 5. KOMMUNENE HAR AVTALE DIREKTE MED DOCUMASTER 6. OPPSTART AV PROSJEKTET MED MOTTAK AV ARKIVET 7. ORDNING, REGISTRERING, EVT KATEGORISERING, DIGITALISERING OG OPPLASTING I SYSTEM 8. LØPANDE INTERN OG EKSTERN RAPPORTERING SEDAK HAR FAGLIG ANSVAR FOR DIGITALISERING 9. REGISTRERING I ASTA OG ENDELIG AVLEVERING TIL DEPOT DIGITAL «KOPI» I NOARK5-KJERNE 10. AKSEPTANSE AV FERDIG PROSJEKT
Documaster eksempel Foto av materiale frå Volda Kommune
Portal? Foto av materiale frå Volda Kommune
BYGGESAKSPROSJEKT Ferdigstilte prosjekt HERØY KOMMUNE SANDØY KOMMUNE 67 hyllemeter 7 hyllemeter Under arbeid ÅLESUND KOMMUNE 30% ferdigstilt 32 hyllemeter ØRSTA KOMMUNE 50% ferdigstilt 69 hyllemeter Signerte ikkje påbegynte prosjekt VESTNES KOMMUNE SKODJE KOMMUNE 80 hyllemeter 57 hyllemeter Synfaring ferdig og dialog RAUMA KOMMUNE MOLDE KOMMUNE 134 hyllemeter 200 hyllemeter
RESULTATER KOMMUNENE ER SVÆRT GODT FORNØGDE - Dei får avlevere fysiske papirarkiv til depot (avlevering) - Digital «kopi» i NOARK-5 godkjent arkivkjerne (sikring) - Materialet er tilgjengelig 24/7 via web-portal for sakshandsamar (tilgjengeliggjering) - Det kan eksporterast «megler-pakke», utvelgelse og redigeringsverktøy i DOCUMASTER - Materialet kan bli tilgjengelig for publikum etter vurderingar er gjennomført - Sidan DOCUMASTER er NOARK-5 godkjent kan alt materialet «eksporterast» over i andre system
Takk for meg:) Ottar André Breivik Anderson Leiar SEDAK / IKAMR ottar.anderson@ikamr.no Tlf 90 91 82 91 www.ikamr.no