Østfold Historielag referat 2. 0ktober 2012 Tillitsmannsmøte på Roald Amundsens Minde

Østfold Historielag referat 2. 0ktober 2012 Tillitsmannsmøte på Roald Amundsens Minde Østfold Historielags leder, Thorbjørn Koch, åpnet møte med å ønske alle deltagerne fra lokallagene, komiteene og styret velkommen til dette tillitsmannsmøtet som denne gang blir avholdt på et spesielt møtested, Roald Amundsens Minde, hvor Roald var i sin tidlige barndom. Leder av Borge og Torsnes Historielag ved leder Jan Eilert Karlsen orienterte kort om Roald Amundsens fødested og om omgjøring til et hyggelig lokale til møtested som Borge og Torsnes får disponere. Lokallaget har ca. 200 medlemmer med høy aktivitet for medlemmene med foredrag, holder møter i slektsforskning og vanlig møtevirksomhet i laget. De har og konsentrert seg i historien til hele familien til Roald Amundsen etter oppkjøp av gården her i Borge til dette møtet. Siden Jan Eilert Karlsen skulle videre til Gardermoen ganske snart ble hans innlegg kort. 1. Godkjennelse av saksliste: 1. Godkjennelse av saksliste. 2. Kort orientering om Roald Amundsens minne. 3. Organisasjonskomiteens innstilling. a. Kort gjennomgang av innstilling v/komiteens leder Tor Sørbrøden. b. Gruppe vise samtaler om innstillingen. c. Plenumsdebatt. 4. Kort orientering om Landslaget for lokalhistories minneinnsamling v/kulturminnekomiteens leder Marit Egeberg Krog, Marker. Hun er medlem av Landslagets styre. 5. Kort orientering om status for Østfold Historielags kulturminneregistering v/prosjektleder Roy Heyerdahl, Marker. 6. Avslutning Thorbjørn Koch refererte sakslisten som ble godkjent. Han kom med forslag på seg selv som dagens møteleder og Østfold Historielags kontorsekretær Lillian Therese Dybedahl som referent. Dette ble vedtatt. Opprop av deltagerne ble foretatt av kontorsekretær Lillian Therese Dybedahl som viste at 48 deltakere. Deltagerne var fra 19 lokallag, komiteledere og Østfold Historielags styremedlemmer. Opprop ble dog foretatt etter orienteringen punkt 2 av hensyn til at Jan Eilert Karlsen måtte reise tidlig og ville få med seg Borge og Torsnes nestleder Reidar S. Kjølbergs innslag. Leder Thorbjørn Koch orienterte om at deltagerne deles i 6 grupper for diskusjon av innstillingen. Kaffe, te, mineralvann, rundstykker og wienerstang serveres før og under gruppesamtalene. 2. Kort orientering om Roald Amundsens Minde ved Reidar S. Kjølberg Dette er et dristig eksperiment fra Borge og Torsnes Historielags side som har laget en film som får sin premiere i dag. Oppdeling av eiendommen Amundsens familie kjøpte med Gamle huset, senere også bygging av Nygaard og Tomta. Dette førte til at Roald Amundsens slekt ble samlet her i Borge. Tomta var stor nok, kravet var at den skulle kunne fø en ku. Familien med lille Roald flyttet senere til Oslo. Familien drev som redere og hadde hele 16 skip i rederiene på det meste. Familiene til Roald oppholdt seg derfor mye på Hvaler nært skipsleia. Reidar S. Kjølberg minner om Gjøa ekspedisjonen 1903-1906, Sydpolferden 1911, Nordpolferden med Maud 1918-1922, seiling gjennom nordost passasjen. Ekspedisjon med fly til Nordpolen og i 1926 da han drev over

Side 2 Nordpolen med luftskipet Norge sammen med E. Mobile. På en senere tur forsvant E. Mobile og Roald Amundsens leting etter han ble fatalt. Roald Amundsen forsvant. Minnebautaen laget av innsamlede midler til Roald Amundsen ble planlagt avduket 16/6-28. Avdukkingen ble selvsagt utsatt da Roald Amundsen forsvant etter han hadde lagt ut på leting i isødet. Minnebautaen ble omarbeidet og det ble satt av en ny dag opprinnelig 14/12-28, men nærmeste søndag 16/12-28 fant arrangementet sted. Kronprins Olav skulle komme og avduke bautaen. Mange kom og det er sagt at så mange som 10.000 kom og hele 400 biler var parkert på åkrene omkring Tomta. Etter filmpremieren kunne vi konstatere at filmen var informativ og med en vinkling og fortelling om de ulike gårdene i Roald Amundsen families eie. Eller som en av deltagerne sa at vi fra nå kunne betrakte gårdene vi passerte hit til Tomta med ny kunnskap fra filmen laget av Jan Eilert Karlsen i samarbeide med en god presentasjon av Reidar S. Kjølberg. 3. Organisasjonskomitéens innstilling a. Kort gjennomgang av innstillingen v/komitéens leder Tor Sørbrøden: Møter er avholdt i organisasjonskomiteen etter oppnevningen i henhold til oppgitte datoer i innstillingen fra komiteen. Komiteens leder håper og mener at de ikke har gått utover oppdraget gitt av årsmøtet, men er åpen for at dette kan være et vurderingsspørsmål. Tor Sørbrøden gikk så over til å referere innstillingen i sin helhet: Til Østfold Historielags styre. Innstilling fra Organisasjonskomiteen 2012. Østfold Historielag vedtok på lagets årsmøte 24. mars 2012, at styret skulle oppnevne en komité med mandat å utrede lagets organisasjonsstruktur. 17. april 2012 oppnevnte styret følgende som medlemmer av komiteen: Jens Bakke, Idd og Enningdalen Historielag, Odd Marthinsen, Borge og Torsnes Historielag, Svein Skahjem, Fredrikstad Historielag og Tor Sørbrøden Berg, Rokke og Asak Historielag. Sistnevnte som styrets representant. Komiteen har hatt følgende møter: 7. mai, 4. juni og 21. juni Tor Sørbrøden ble valgt til leder av komiteen. Komiteen fremmer følgende forslag for styret i Østfold Historielag: 1. Østfold Historielags styre består av 5 medlemmer. (tidligere 7) 2. 4 styremedlemmer (tidligere 6) velges for 2 år av gangen, dvs. halvparten er på valg hvert år. 3. 3 varamedlemmer i nummerorden (tidligere rekkefølge) velges for 1 år av gangen. 4. 1. varamann innkalles til styremøtene. 5. Styret velger innen sin midte nestleder, antar sekretær og kasserer. 6. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede. 7. Ingen kan ha samme verv i styret mer enn 6 sammenhengende år. 8. Årsmøtet velger ledere til de faste komiteene. Øvrige medlemmer av de faste komiteene oppnevnes av styret. Faste komiteer kan være: Kulturminnekomiteen/Kilderegistreringskomiteen. Slektshistoriekomiteen. (Ættehistoriekomite og redaksjonskomite for Runar) Redaksjonskomite for Wiwar. 9. Styret kan oppnevne komiteer ved behov. 10. Valgkomiteen innstiller for årsmøtet på styrets leder, styremedlemmer, varamedlemmer til styret og ledere til de faste komiteer. 11. Fylkeskontoret utfører nødvendige kontoroppgaver som ligger under fylkeslagets drift. 12. Fylkeskontoret bør føre fylkeslagets regnskap. Om nødvendig kan regnskapsavslutningen foretas av et kompetent regnskapsbyrå. 13. For å forenkle føringen av fylkeslagets medlemsliste bør det opprettes en database der hvert enkelt lag selv kan ajourføre sine medlemslister. Hvert lag får kun tilgang til egne lister. Fylkeskontoret må ha tilgang til alle lister for å ha oversikt over fylkeslagets medlemsmasse. 14. Fylkeskontoret skal følge opp aktuelle kurs/studiesirkler/seminarer som det kan være aktuelt for lokallagenes medlemmer å delta i. Dette innbefatter også at mulighetene for eventuelle støtteordninger og tilskudd gjøres kjent for medlemmene.

Side 3 Dissens: Vedr. punkt 5. Komiteens medlem Odd Marthinsen foreslår at årsmøtet velger nestleder, sekretær og kasserer. For en del av forslagene som er fremmet vil det være nødvendig med vedtektsendringer. Så vidt vi forstår kan vedtektsendringer gjennomføres med 2/3 flertall på et lovlig innkalt årsmøte. Sørbrøden den 21. juni 2012. Organisasjonskomiteen 2012. Jens Bakke, Odd Marthinsen, Svein Skahjem og Tor Sørbrøden Hvilke forslag som krever vedtektsendring på årsmøtet 2013 er 1, 2, 3, 4, 7 og 10. At komiteen hadde dissens i punkt 5 hvor de har valgt å sette det opp som referert i innstillingen. Etter denne gode og fullstendige gjennomgåelse av innstillingen fra organisasjonskomiteens leder Tor Sørbrøden, takket han for seg. b. Gruppe vise samtaler om innstillingen Det ble etablert 6 diskusjonsgrupper ved de tre langbordene. Deltagerne ble invitert til å forsyne seg av det som var satt fram. Reidar S. Kjølberg kunne fortelle at de disponerte også kjelleren her på Roald Amundsens Minde. Her var det bl.a. sanghefte fra 1917 skrevet av Arne Svendsen også en trønder som kom hit til Østfold som 16-åring. Tore Løkkeberg med flere revytopper fra Oslo besøkte arbeiderforeningen i Fredrikstad ifølge Fredrikstad lokalavis for å høre revygruppa Spirituses framføringer. Slik ble Arne Svendsen husdikter på «Chanuar». Selv om det er kronår med «kønn» i indre Østfold står fortsatt 20 % av avlingene ute i år. Det har ikke forandret seg fra den gang visa ble nedskrevet som er for ca. 100 år siden. Reidar S. Kjølberg framførte en sang av Arne Svendsen. Bonden. Melodi: Jenta og jag. Fordi han var operert i handa kunne han ikke benytte gitar i dag. Men det ble en god gjennomføring av sangen som fra Reidar S. Kjølbergs munn og framstod som et skikkelig bondestev. c. Plenumsdebatt Thorbjørn Koch åpnet plenumsdebatten med at alle tegner seg for innlegg. Først ut var: Wictor Tvete: For sin gruppe. Diskusjonsgruppa var enig om at innstillingen fra Organisasjonskomiteen var fin. Til punkt 5 i forslaget. De som blir spurt vil vite hvilke oppgave de påtar seg. Det må være avklart når en blir spurt om å påta seg et verv. Valgkomiteens arbeid kan være problematisk. Utfordrer lokallagene på tur til å stille med representanter. Sjekke historikken om hvilke lokallag som har vært engasjert. Endring av punkt 5 med tillegg av revisorer. Punkt 12: Fylkeskontoret fører lagets regnskap. Punkt 13: Fylkeslister er ok. Wiktor Tvete vil også ta med to saker i tillegg som leder i Onsøy Historielag. Videreføre at direktemedlemmer i Østfold Historielag kan overføres til det lokallag de ønsker så de ikke må opprettholde dobbeltmedlemskap. Østfold Historielag er en paraplyorganisasjon for lokallagene. Økning av kontingent som ble vedtatt i fjor blir gjennomført i 2013. Omgjøring av registrerte familiemedlemskap/ektefeller som dobbeltbetalende, vil de ønske omgjort ved en vedtektsendring. Svein Skahjem: Spørsmål om hvordan vi gjør for hvert enkelt punkt har vi gjennomgått ved diskusjon i gruppa men vi kan vel stemme over dem. Arild Stang: Stemme over organisasjonene innstilling er tøys. Det vi kommer med er synspunkt om innstillingen.

Side 4 Svein Barfelt: Tune Historielag har gjort hjemmeleksa og tatt for seg innstillingen punkt for punkt. Tune Historielag går inn for at personvalg er det riktige. Annet er å flytte problemet fra valgkomiteen til styret. Komitemedlemmene bør velges på årsmøtet. Faste komiteer, valgkomiteen og 2 revisorer. Merknad fra Tune Historielag på Organisasjonskomiteen ble overlevert til leder Thorbjørn Koch. Thorbjørn Koch: Jeg vil orientere dere om at alle synspunkt som kommer Østfold Historielags styre i hende skal behandles. Jan Aage Moen: Valgkomiteens innstilling må inneholde hva de velges til. Punkt 12 avslutning/regnskapsavslutning i samarbeid med et regnskapsbyrå. Reidar Kjølberg: Komiteer Runar Wiwar andre komiteer til prosjekt som transkribering, kulturminneregistreringen. Prosjektgruppenes varighet er til prosjektet er ferdig. Vi må ha et regnskapskontor som gjør jobben. Kasserer anviser alle utbetalingsbilag. Marit Egeberg Krog: Støtter punkt 5 som det står og ikke som Odd Marthinsen foreslår i innstilingen. Punkt 7 ut avviser 6-års grense. Viser til årsmøtet på Tingvoll i Hobøl hvor denne ble tatt ut. Svein Barfelt: Forklaring? De faste komiteenes medlemmer må velges på årsmøtet. Om de skal være tre. I tillegg kan styret oppnevne en komite. Arild Stang: Viser til Jan Aage Moens uttalelser. Regnskapet kan føres av ekstern kompetanse. Svein Skahjem: Rotering av verv etter 6 år er det ment i innstillingen. Kasserer skal ikke føre regnskap. Sekretær er en antatt som styret selv kan bestemme. Valgkomiteen har problem med å finne kandidater. Lokallagene grupperes for å finne kandidater. Det må organiseres bredere mellom lagene. Jens Bakke: Årsmøtet drukner i papirer. Formelt må årsmøtet forholde seg til styret for den mellomløsningen de fremlegger. Lederne må derfor velges på årsmøtet i de faste komiteene. Velfungerende komiteer vil velge seg selv. Mindre arbeid for valgkomiteen. Marit Egeberg Krog: Ikke enig i komiteer sammensatt som i organisasjonens innstilling punkt 8. Runar og Wiwar hver for seg i egne komiteer. Sammenslåing Kilde- og Ættehistoriekomiteene mener hun og ikke Kilde- og Kulturminnekomiteen. Arne Kristian Aarum: Kasserer må velges på årsmøtet. Viktig for kontinuitet. Viktig at kontorsekretær deltar på styremøter. Kontorsekretær er sentral i laget og må derfor motta informasjon og dette må utnyttes. 6 år sammenlagt for så å måtte bytte til annet verv for rotasjon i laget. Berit Hogseth: Komiteene. Styret skal utnevne medlemmene. Støtter for øvrig Marit Egeberg Krogs forslag. Det må være tidsfrist for å fylle komiteene med medlemmer. Risikoen er at det går lang tid til dette arbeidet siden møter skal berammes og avholdes. Valgkomiteen henvender seg til de forskjellige distrikt som kommer med forslag. Da får valgkomiteen noen å starte sitt arbeid med. Lokallederne kjenner medlemmene og kan lettere komme med forslag. Marit Egeberg Krog: Jeg sitter i neste års valgkomite sammen med bl.a. Harald Thoresen. Innhente forslag på valgbare medlemmer regionalt eller lagvis vil de starte allerede med i år. Lederne kjenner hvert enkelt medlem og kan enklere komme med forslag til valgkomiteen. Alle lokallag oppfordres til allerede i år å støtte opp om valgkomiteens arbeid å finne de rette til vervene. Thorbjørn Koch: På vegne av styret kan han sikkert si at de gjerne går inn for at forslag kommer fra de ulike lokallag. Om det er mulig å ta hensyn til forslagene vil styrets endelige forslag til årsmøtet 2013 vise. Asbjørn Hjorthaug: Drister seg til å ta for seg punktet om medlemmene. At punkt 13 er viktig. Orden i medlemsmassen også for det enkelte lokallag. Gjør ajourføringsansvaret

Side 5 enklere. Kontingentinnkreving er avhengig av at dette er riktig. Da vil lokallagene høste korrekte etiketter, giro, medlemslister osv. Svein Barfelt: Takk for ordet og håper en ikke oppfattes som at Tune Historielag slenger med leppa unødig. Det vedtatte kan først tre i kraft 2014 om det blir vedtatt i 2013. To ønsker for neste møte er at møtelokalet har høyttaler anlegg og Tune Historielag mener at personvalg er viktig. Aslaug Barfelt: Adresselister og etiketter etter roder er ikke mulig lengre. Mener at ny programvare som gir mulighet for dette vurderes. Lillian Therese Dybedahl: Det er ikke felt for sone i Mamut programmet Datax foreningsøkonomi. Tune Historielag er det eneste lokallag som benytter sone. Andre lokallag har det gått greid med ved overgang til nytt program fra i fjor. Jens Bakke: Idd og Enningdalens medlemsregister blir kun ført på Østfold Historielags kontor. Adresselister, giro og etiketter mottas. Mer moderne løsning i registreringen imøtesees av dem. Arne Kristian Aarum: Som IT-mann. Gjennomgang av system iht. punkt 13 i innstillingen fra organisasjonskomiteen. Viktig å komme dit hvor registreringen kan forenkles. Tor Sørbrøden: Vi avsa innstillingen i juni 2012 med 14 punkter. Begrunnelsen var å slanke organisasjonen. Vi prøvde og å få til en vri på det administrative og valgte representanter. Svein Barfelts innspill er greit. Som i punkt 5 er det dissens i innstillingen også. Styret konstituerer seg selv i dag og trenger ikke vedtektsendring. 6-års klausul burde inn så det blir rotasjon. Innstillingen fra organisasjonskomiteen er et råd til Østfold Historielags styre som er avgitt. Jens Bakke: En liten merknad om Svenske tilstander i tilsvarende foreninger etter han hadde mottatt informasjon fra heimskogsmuseet i Sverige og om hvordan de innretter seg. De hadde organisert seg i mange prosjektgrupper. Han spurte dem da: Men hvordan går det da når nye komitemedlemmer skal velges? Svaret var at hver enkelt hadde ansvar for å skaffe sin etterfølger. Thorbjørn Koch: Avsluttet plenumsdebatten med kommentaren at dette hadde for alle vært en givende idédugnad som han og alle i Østfold Historielags styre tar med seg til videre behandling av Organisasjonskomiteens innstilling før årsmøtet 2013. 4. Kort orientering om Landslaget for lokalhistories minneinnsamling v/kulturminnekomiteens leder Marit Egeberg Krog. Hun er medlem av LLHs styre. Marit Egeberg Krog orienterte om den nye minnesinnsamlingen. Skriv ned din historie «I manns minne». Flere organisasjoner er invitert til å delta. Mer informasjon kommer etter 30/10-12. Det er viktig å skrive ned hva vi husker for etterkommerne. Ved tidligere innsamling vant Solveig Falkenberg Krog om arbeidsarven fra Trøgstad. Vi bør alle ha dette i minnet hver og en av oss. Medlemslag i LLH kan søke om prosjektstøtte. Idd og Enningdalen Historielag har mottatt støtte til fotoprosjekt. Minner og om at det kan søkes om momskompensasjon gjennom LLH. Årsmelding sendes LLH og blir da lagt ut på lokalhistorievickipedia (jfr. Vickipedia). Husk det er lokallagene som kan sin historie. Neste landsstevne i LLH avholdes i Rosendal i Hardanger. Les gjennom informasjon som kommer fra LLH og kontakt Marit Egeberg Krog eller Thorbjørn Koch. De vil gjerne samarbeide om saker fra Østfold som fremmes i LLH. Marit Egeberg Krog ville vite om 1723-matrikkelen på CD som leder fikk på årsmøtet. Hva skjer med den? Svar fra leder Thorbjørn Koch er at denne er oversendt til Kilderegistreringskomiteen v/anne Marie Sandhaug for viderebehandling. 5. Kort orientering om status for Østfold Historielags kulturminneregistrering v/prosjektleder Roy Heyerdahl, Marker. Det har vært noe problem med Askeladden og oppdateringene. Kulturminnekomiteen sendte inn brev til riksantikvaren Holme med håp om svar. Etter 3 måneder var ikke svar

Side 6 kommet, ei heller etter 4 måneder. Dette er Østfold fylke ved Gjestvold og Hygen skal ta opp og purre på svar som egentlig skulle vært komiteen i hende i følge forvaltningsloven etter 4 uker. Gjestvold vil delta på møte som blir holdt primo november med lokallagene og deres registratorer for videre planlegging for kulturminneregistreringen i Østfold Historielags regi. Kurs for nye og gamle registratorer blir holdt av Ola Wergeland Krog på hans kontor i Rakkestad. Kulturminneprosjektlederen ønsker fortrinnsvis to kurskvelder og ikke to kurs avholdt samme dag. Dette for erfaring viser at flere deltar på kursene. Kontakten med registratorene i lokallagene er noe ujevn og noen registratorer føler at de jobber litt på siden av lokallaget. Registratorene gjør for øvrig en viktig og god jobb nå i 2012. Det blir sendt informasjon til registratorene og lokallagene. Det er kurs i billedbehandling som er mest aktuelt nå. Roy Heyerdahl takker Idd og Enningdalen Historielag v/jens Bakke for invitasjon til gamlevæla møte som han hadde deltatt på. Kulturminnekomiteens leder Marit Egeberg Krog istemmer at registratorene unisont vil ha mer kontakt med lokallagene. Telefonrunder og skriftlig tilbakemelding trengs med registratorene i lokallagene. 6. Avslutning av møtet kl. 21:15 Østfold Historielags leder Thorbjørn Koch takket alle som møtte i dag til dette tillitsmannsmøtet, samt ønsket alle vel hjem. Referent: Lillian Therese Dybedahl