KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale konsulenttjenester Saksnr. 17/252
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.5 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår... 6 2.3 Skatteattest... 6 2.4 Taushetsplikt... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)... 7 3.1 Generelt om ESPD... 7 3.2 Nasjonale avvisningsgrunner... 7 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.... 8 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 8 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 4.4 Støtte fra andre virksomheter... 9 5 TILDELINGSKRITERIER... 9 5.1 Evalueringsmetode... 9 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 10 6.1 Innlevering av tilbud... 10 6.2 Tilbudets utforming... 10 7 Vedlegg... 11
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Senter for statlig økonomistyring (SSØ) ble etablert 1. januar 2004, som et forvaltningsorgan underlagt Finansdepartementet. Virksomheten endret navn til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) 14. november 2011. DFØ har som oppgave å styrke den statlige økonomistyringen og forbedre ressursutnyttelsen på området. DFØ er en rådgiver for sentrale myndigheter innen statlig økonomistyring, og utfører forvaltningsoppgaver for alle statlige virksomheter. Hovedoppgavene til DFØ er å forvalte og formidle kunnskap om etterlevelse av økonomiregelverket i staten, å forvalte konsernsystemene for statsregnskapet og statens konsernkontoordning samt levere økonomitjenester, herunder lønn- og regnskapstjenester. DFØ har også som oppgave å gjennomføre analyser og utredninger som skal danne grunnlag for å utvikle statlig styring. DFØ består av følgende avdelinger: Forvaltnings- og analyseavdeling, lønnsavdeling, regnskapsavdeling og strategi- og fellestjenesteavdeling. Oppdraget er knyttet til lønnsavdelingen i DFØ. Lønnsavdelingen består av de fem seksjonene kundesenter, firmaforvaltning, lønnsdata, lønnskjøring og applikasjonsforvaltning. Til sammen utgjør seksjonene andre- og tredjelinje brukerstøtte for SAP-systemet. DFØ leverer i dag lønnstjenester til 174 (83%) statlige virksomheter, og hadde ca. 200.000 lønnsutbetalinger i 2016 (fast ansatte og eksterne oppdragstakere). I SAP har vi tilsvarende 174 firmakoder, i dag fordelt over 14 klienter. For ytterligere informasjon om DFØ og vår organisasjon vises det til www.dfo.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Jostein Rolandsen jostein.rolandsen@dfo.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål DFØ ønsker en strategisk samarbeidspartner (Hovedleverandør) som i utgangspunktet skal kunne dekke alle våre behov innenfor systemløsningene på lønns- og personalområdet. Vi har et høyt fokus på å levere driftssikre og moderne løsninger. Valgt leverandør må være fremoverlent og holde seg oppdatert på siste nytt innenfor aktuelle områder, herunder leverandørmarkedet, teknologi og aktuelt regelverk.
Der Hovedleverandøren har behov for å benytte underleverandører, skal det vises til etablerte samarbeidspartnere. Ved bruk av underleverandører forutsettes det at Hovedleverandøren har vilje og kapasitet til å bygge opp en styringsmodell som kan koordinere egne og andre leverandørers leveranser. Styringsmodellen skal sikre at DFØ unngår involvering i detaljert oppfølging av forhold som kan avklares direkte mellom leverandørene. Hovedleverandøren er ansvarlig for alle leveranser og forpliktelser i avtale med oppdragsgiver, herunder eventuelle underleverandørers ytelser. DFØ gjennomfører for tiden en verdivurdering av DFØs tjenesteleveranser. Vurderingen er overlevert Finansdepartementet, som vil ta stilling til DFØs sikkerhetsmessige status. DFØ ønsker oversikt og kontroll over hvor systemløsningene våre aksesseres fra. Som følge av dette, kan tilbyder ikke benytte ressurser utenfor Norge uten forutgående samtykke fra DFØ. Rutiner for samtykke til bruk av ressurser i utlandet, vil fastsettes nærmere i forbindelse med avtaleinngåelse.» Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av Bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Anbudskonkurransen har som formål å samle oppdragsgivers behov i én rammeavtale, og derfor deles ikke konkurransen opp i ulike deler som tilbyder kan by på. 1.4 Kontrakt DFØ vil inngå kontrakt med total varighet på inntil fire (4) år, fordelt slik: 2 + 1+ 1. Dette innebærer at DFØ har opsjon på forlenget varighet med ett år av gangen, i to omganger. Rammeavtalen som vil bli benyttet er SSA-R. De enkeltstående oppdragene vil bli regulert gjennom følgende standardkontrakter med tilhørende bilag: SSA-B SSA-B enkel SSA-O Samtlige kontrakter finnes tilgjengelige for nedlasting ved å følge linken: https://www.anskaffelser.no/it/statens-standardavtaler/statens-standardavtaler-ssa Ettersom oppdragene kan inneholde behandling av personopplysninger, kan det bli aktuelt å benytte databehandleravtale. I så fall benyttes den standardavtale som er utarbeidet av Datatilsynet, og som kan studeres ved å følge linken under
https://www.datatilsynet.no/regelverk-ogskjema/veiledere/databehandleravtale/#content_1 1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tidspunkt 04.08.2017 kl. 14:00 Spørsmål blir ikke besvart i perioden 31.06.2017 24.07.2017 grunnet ferieavvikling. Frist for å levere tilbud 09.08.2017 kl. 12:00 Tilbudsåpning 09.08.2017 kl. 14:00 Evaluering Uke 33, 34 og 35 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 36 Kontraktsinngåelse Medio september Tilbudets vedståelsesfrist 09.11.2017 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 13-1(1). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 24-8 (1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens 24-8(2) a.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 2.3 Skatteattest Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. 2.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte er forpliktet til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-4, jf. forvaltningsloven 13. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse «Navn på anskaffelsen» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) 3.1 Generelt om ESPD Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet. Den leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Veiledning om ESPD. Brukerveiledning om hvordan utfylling skal gjøres rent praktisk er lagt ut på www.anskaffelser.no. Utfyllingen skal skje i samsvar med det som er angitt i anskaffelsesdokumentene. Leverandøren må altså se hen til hvilke krav som er stilt i anskaffelsesdokumentene ved utfyllingen av skjemaet. Alle opplysningene vil ikke fremgå av selve egenerklæringsskjemaet. Leverandøren skal levere egenerklæringsskjemaet til oppdragsgiver sammen med resten av forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet. Dersom oppdragsgiver ikke har åpnet for å motta forespørselen eller tilbudet elektronisk, skal leverandøren skrive ut den utfylte egenerklæringen, signere den og levere den i papirversjon sammen med forespørselen eller tilbudet. 3.2 Nasjonale avvisningsgrunner I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunne. Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner: - 24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet. 4 KVALIFIKASJONSKRAV For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv. Krav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. 4.4 Støtte fra andre virksomheter Krav Krav om forpliktelseserklæring Dokumentasjonskrav Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal tilbyder dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse foretakene. 5 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjonskrav Pris Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet Under dette kriteriet vurderes: - Matrise med A-, B- og C-krav Poeng fra utfylt matrise med A-, B- og C-krav 5.1 Evalueringsmetode Tilbudet med best forhold mellom pris og kvalitet vinner. Oppdragsgiver vil evaluere innkomne tilbud etter formelen pris dividert på kvalitet (Pris / Poeng). Slik finner vi hvor mye hvert kvalitetspoeng koster. Tilbudet med lavest verdi vinner.
6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: DFØ Stavanger v/jostein Rolandsen Pb. 149 Sentrum, 4001 Stavanger (post), eller Nykirkebakken 2, Mediegården, 4013 Stavanger (personlig levering) Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant, med fullmakt til å forplikte leverandør og tydelig merkes med: "Tilbud, «17/252» v/jostein Rolandsen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer; ett med og ett uten priser, uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn også det to eksemplarer; ett med og ett uten priser. 6.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Egenerklæring om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav for deltakelse i konkurransen. 3. Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet skal kun leveres dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til annen virksomhet. Disse
virksomhetene må i tillegg levere separate egenerklæringer (se forskriften 17-1(6). 4. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) 5. Utfylt prisbilag 6. Eventuell annen informasjon. 7 Vedlegg Kravspesifikasjon o Vedlegg 1 Teknisk beskrivelse av oppdragsgivers systemløsning Bilag til SSA-R, herunder prisskjema til utfylling Bilag til SSA-B Bilag til SSA-O ESPD-skjema
Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen. Firmanavn: Org.nummer: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: Mobilnummer: Ovennevnte leverandør gir med dette vedlagte tilbud i henhold til de betingelser som fremkommer av konkurransegrunnlaget. Vi vedstår oss vårt tilbud til den dato som er angitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet kan aksepteres av oppdragsgiver når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. Sted Dato Underskrift Navn med blokkbokstaver