RHF-enes strategigruppe for forskning

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Innkalling til møte i RHF a si strategigruppe for forsking torsdag 16. oktober 2014 Kl. 09:30 14:30 Radisson Blue Airport Hotell, Oslo Gardermoen 36/2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtakssak Kl. 09:30 09:35 Forslag til konklusjon: Innkalling og dagsorden vart godkjent. 37/2014 Godkjenning av referat møte i strategigruppa 20. august 2014 Vedtakssak Vedlegg Kl. 09:35 09:40 Referat frå møtet i strategigruppa 20. august 2014 Forslag til konklusjon: Referatet frå møtet vart godkjent. 38/2014 Tverregionale midlar Helseforsk Orientering og vedtakssak Kl. 09:40 10:40 Vedlegg Det vert orientert om innkomne søknader til Helseforsk utlysinga. Arbeidsgruppa nedsett av strategigruppa for å sjå på prosess rundt tildeling av midlane, har levert eit forslag til avtaleverk og praktisk handtering av midlane. Forslaget har vore på ei kort innspelsrunde i RHF AU. Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. RHF a vedtek framlagte retningslinjer for prosess og avtaleverk for tildeling av midlar med dei kommentarane som kom fram i møtet. 1

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no 39/2014 Prosess fellesoppdrag Diskusjonssak Kl. 10:40 11.30 Vedlegg Med utgangspunkt i diskusjonane kring RHFa sine felles oppdrag, har arbeidsutvalet diskutert prinsipp for arbeidsform og prosess, og legg med dette fram prinsippa som utgangspunkt for diskusjon i strategigruppa, sjå vedlegg. Vedlagt følgjer også status for fellesoppdraga i oppdragsdokumentet. Forslag til konklusjon: o RHFa si strategigruppe ber om at prinsippa med dei innspela som kom fram i møtet, vert førande for arbeidet med felles oppdrag. Kl. 11:30 12:30 Lunsj 40/2014 Økt deltaking i EU prosjekt kva behov for støtte har helseføretaka Orientering og diskusjon Kl. 12:30 13:00 Forskingsrådet ved spesialrådgjevar Berit Nygaard orienterer om endringar i arbeidet med prosessen for påverknad og gjennomføring av EU søknader, med vekt på tiltak som kan styrke helseføretaka si rolle i arbeidet. Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 41/2014 Indikatorar for innovasjon Orientering og diskusjon Kl. 13:00 13:20 Vedlegg I samarbeid med Helse Sør Øst har NIFU fått i oppdrag fra HOD å lage et forslag til videreutvikling av innovasjonsindikatorene for helseforetakene. Christoffer Ellingsen ved Idepoliklinikken ved OUS orienterer om status for arbeidet. Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 2

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no 42/2014 Prosjektkatalog og konsortieavtale Orientering og diskusjon Kl. 13:20 13:50 CRIStin orienterer om arbeidet med prosjektkatalogen. I tillegg vil Helse Nord v/tove Klæboe Nilsen innleie til debatt om konsortieavtalen for tidsskrift med utgangspunkt i helseføretaka sine forventningar til avtalane. Forslag til konklusjon: o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 43/2014 Tilsetting i vitskaplege stillingar ved tildeling av forskingsmidlar Orienteringssak Kl. 13:50 14:05 Helse Sør Øst v/ Øystein Krüger orienterer om utfordingar i tilsetting i vitskaplege stillingar med utgangspunkt i eit pågåande arbeid i Helse Sør Øst. Forslag til konklusjon: o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 44/2014 Orienteringar frå HOD Orienteringssak Kl. 14:05 14:25 Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 45/2014 Møtedatoar 2015 Vedtak Kl. 14:25 14:30 Arbeidsutvalet foreslår følgjande datoar for møta i strategigruppa i 2015, alle dagar 9.30 14.30: Onsdag 25. februar Onsdag 27. mai Torsdag 20. august Torsdag 15. oktober Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe vedtek møtedatoar 2015 for RHF a si strategigruppe for forsking. 3

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no 46/2014 Referat Vedlegg Referat frå RHF AU 12. juni 2014 Referat frå RHF AU 8. september 2014 47/2014 Eventuelt 4

Gro Anita Fonnes Flaten gro.anita.fonnes.flaten@helse bergen.no Referat frå møte i RHF a si strategigruppe for forsking onsdag 20. august 2014 Revidert referat pr. 10. oktober 2014 Kl. 09:30 14:30 Radisson Blu Airport Hotell, Oslo Gardermoen Til stades: Baard Christian Schem (leiar), Erlend Smeland, John Torgils Vaage, Marianne van der Wel, Øystein Krüger, May Britt Kjelsaas, Katrine Weisteen Bjerde, Mari Nes, Tove Klæboe Nilsen, Maiken Engelstad, Ernst Omenaas, Henrik Sandbu, Siv Mørkved, Gunnar Sivertsen, Gro Jamtvedt, Rune Sundset, Svetlana Zykova, Tonje Borsch, Tore Kvien (sak 26/2014), Kyrre Lekve (sak 27/2014), Ingvild Aaløkken (sak 29/2014), Hjørdis Møller (før lunsj) Forfall: Magne Nylenna Sekretariat:, Gro Anita Fonnes Flaten 24/2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det vart meldt inn ei sak til behandling under eventuelt: Sak om prosess for fleirregionale prosjekt Innkalling og dagsorden vart godkjent. 25/2014 Godkjenning av referat møte i strategigruppa 21. mai 2014 Referatet frå møtet vart godkjent. 26/2014 Byttestudien Presentasjon ved leiar for byttestudien professor Tore Kvien. Presentasjon vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf. Presentasjonen vart godt motteken i strategigruppa. Dette er ei ressurskrevjande studie. Forventning om deltaking i slike tverregionale oppdrag kan leggjast inn i styringsdokumenta for å sikre at alle sjukehusa deltek. Det er no slik at nokre få sjukehus har valt å ikkje delta i denne studien. 1

Gro Anita Fonnes Flaten gro.anita.fonnes.flaten@helse bergen.no o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 27/2014 Ny nasjonal infrastruktur for bibliometri Ny nasjonal infrastruktur for bibliometri, presentasjon v/ Kyrre Lekve, ass. direktør ved NIFU. Universitetssjukehusa er ønska inn i eit nyetablert infrastruktur for bibliometri. Presentasjon vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf. o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 28/2014 Persontilpassa medisin Rapporten om persontilpassa medisin og sentrale høringssvar vart presentert av John Torgils Vaage. Presentasjon vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf. Strategigruppa tok vel imot presentasjonen. Det vart kommentert at det var uheldig at rapporten vart sendt til høyring midt i ferien. RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 29/2014 Betre klinisk behandling kliniske studium Presentasjonar: Korleis arbeider NorCRIN med kliniske studiar? v/ Siv Mørkved, Helse Midt Norge Korleis jobbar Legemiddelverket med kliniske studiar? Ingvill Aaløkken, Legemiddelverket Presentasjonane vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf Strategigruppa tok vel i mot begge presentasjonane. Delar av strategigruppa meinte at NorCRIN må sikrast strategisk styring og at det regionale nivået må vere del av dialogen. Departementet er opptatt av å 2

Gro Anita Fonnes Flaten gro.anita.fonnes.flaten@helse bergen.no støtte opp under NorCRIN. Dette er eit viktig verkemiddel. Legemiddelverket og NorCRIN bør jobbe enda tettare saman. NorCRIN er ein naturleg partnar for studium som foregår ved fleire sjukehus. Legemiddelverket orienterte mellom anna om ny forordning med felles etiske vurderingar av studiar i EU. Dette vil krevje endringar i det nasjonale systemet. RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 30/2014 Vidare arbeid tverregionale midlar Retningslinjer for handtering av klager: Sekretariatet la fram forslag til handtering av klager basert på dagens ordning knytt til dei regionale forskingsmidlane i Helse Vest. Gruppa ønskjer at dette forslaget vert stramma opp og at ein ser til prosess for klagebehandling i Norges forskingsråd. Sekretariatet sender ut nytt forslag til handtering av klager saman med referatet. Strategigruppa ønskjer at Norges forskingsråd vert bede om å handtere klageprosessen. (sjå utsendt e post for oppfølging av denne diskusjonen) Relevanskomité: I tillegg til dei allereie oppnemnte representantane i relevanskomiteen vil 4 brukarrepresentantar verte oppnemnte. Dei regionale brukarutvala vil verte kontakta. Representantar frå føretaka: Petter Aadahl, St. Olav Henrik Sandbu, Helse Midt Norge Hanne Husom Haukland, Helse Nord (endret representant etter møtet, Tove Klæboe Nilsen går ut) Rune Sundset, Helse Nord Ernst Omenaas, Helse Vest Baard Christian Schem, Helse Vest Øystein Kruger, Helse Sør Øst Kristin Bjordal, Helse Sør Øst Orientering om og samansetjinga av nedsett arbeidsgruppe som skal sjå på kontraktsarbeid, administrativ oppfølging etc. Arbeidsgruppa er nedsett og består av følgjande personar:, Helse Vest Randi Vad, Helse Sør Øst May Britt Kjelsaas, Helse Midt Norge Tove Klæboe Nilsen, Helse Nord Første møte vart arrangert på Gardermoen 1. september. 3

Gro Anita Fonnes Flaten gro.anita.fonnes.flaten@helse bergen.no Norges forskningsråd presenterer status for utlysinga: 39 søknader var oppretta på det tidspunkt strategigruppemøte vart gjennomført. Forskningsrådet har eit jamnt tilsig av spørsmål. Spørsmåla kjem frå alle regionar. o RHFa si strategigruppe ber sekretariatet om å gå i dialog med Norges forskningsråd for å vurdere om Norges forskningsråd kan ta hand om klageprosessen. o RHFa si strategigruppe vedtek samansetjing av relevanskomité med tillegg av ein brukarrepresentant frå kvar region. o RHFa si strategigruppe vedtek samansetjing av administrativ arbeidsgruppe o RHFa si strategigruppe vedtek at alle midlane vert tildelte. Handtering av eventuelle midlar til klager må vurderast i etterkant. 31/2014 Brukarmedverknad i forsking Helse Nord v/ Tove Klæboe Nilsen orienterte om status for arbeidet. Presentasjon vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf Strategigruppa tok vel imot presentasjonen. Retningslinjene vil bli reviderte som oppfølging av høyringsprosessen. Rapporten vil òg verte sett i samanheng med relevante tiltak i HelseOmsorg21. o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 32/2014 CRIStins tvisteutval Orientering om tvisteutvalet sitt arbeid v/ May Britt Kjelsaas, representant i tvisteutvalet. Strategigruppa tok vel imot presentasjonen. Presentasjon vert lagt ut på www.helseforsk.no/rhf o o RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 4

Gro Anita Fonnes Flaten gro.anita.fonnes.flaten@helse bergen.no 33/2014 Orientering frå HOD 1. Felles oppdrag til Helsedirektoratet og RHFa om nettbasert, pasientretta informasjon om kliniske studier RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 34/2014 Orienteringssaker Vedlegg Klinisk forsking på kreftregisterdata 35/2014 Eventuelt Sak om prosess for fleirregionale oppdrag/prosjekt Strategigruppa ønskjer det vert førebudd sak om handtering av og prosessane rundt fleirregionale oppdrag/prosjekt Kommande møte i strategigruppa: RHF a si strategigruppe for forsking, 16. oktober 2014 (Gardermoen) 5

Helseforsk klageordning En søker som vil klage på en avgjørelse, kan klage på vedtaket. Klageordningen Avgjørelser om avvisning av, eller helt eller delvis avslag på søknad om FoU midler, kan påklages. Det kan klages på saksbehandlingsfeil (for eksempel at vedtaket er basert på feil faktum) eller myndighetsoverskridelse (for eksempel utenforliggende hensyn, utvist vilkårlighet eller foretatt usaklig forskjellsbehandling). Det faglige skjønn kan ikke påklages, men det kan for eksempel klages over at feil faktum er lagt til grunn for det faglige skjønnet. Formkrav og frister Det er kun ansvarlig institusjon (søkerinstitusjon) ved administrativt ansvarlig i henhold til institusjonens fullmaktsnivå som kan fremsette klage. Fristen for å klage er tre uker etter mottak av vedtaket om avvisning/avslag. Klagen skal være skriftlig og begrunnet. Klager skal benytte vedlagt skjema. Saksbehandlingen i klagesaker Klageordningen knyttet til Helseforsk midlene har to ledd, hvor av første ledd er avsluttet og ikke kan påklages på nytt: 1. Forskningsrådet håndterte klager på den administrative håndteringen knyttet til søknadsinnhenting, med utgangspunkt i søknadsfristen 3. september 2014. Klagehåndteringen har fulgt forskningsrådets klageordning: http://www.forskningsradet.no/no/klage/1183468209199. 2. Vedtak om tildeling/avslag fattes i RHF enes AD møte. Relevanskomiteen, nedsatt av RHFenes strategigruppe for forskning, saksforbereder klager på vedtaket, dvs. klager på saksbehandlingsfeil, inkl. faglig skjønn/strategiske vurderinger, og myndighetsoverskridelse. Klagen skal sendes til sekretariatet for RHF enes strategigruppe for forskning v/ Sølvi Lerfald e post: innen 3 uker etter mottatt avslagsbrev. Relevanskomiteen vurderer hvorvidt klagen bør tas til følge og vedtaket om avvisning/avslag omgjøres. Klager underrettes om avgjørelsen. Dersom klagen avvises, legges saken frem for de regionale helseforetakenes AD møte sammen med en redegjørelse for hvorfor klagen ikke bør tas til følge. En kopi av redegjørelsen sendes til klageren, som har tre uker til å komme med eventuelle kommentarer før AD møtet behandler saken. Dersom avvisningen/avslaget finnes ugyldig, oppheves AD møtets vedtak og saken sendes tilbake til relevanskomiteen for ny behandling.

Relevanskomiteen medlemmer: Petter Aadahl, Helse Midt Norge RHF Henrik Sandbu, Helse Midt Norge RHF Hanne Husom Haukland, Helse Nord RHF Rune Sundset, Helse Nord RHF Ernst Omenaas, Helse Vest RHF Baard Christian Schem, Helse Vest RHF Øystein Krüger, Helse Sør Øst RHF Kristin Bjordal, Helse Sør Øst RHF Maria T.B. Bjerke, oppnevnt av regionalt brukerutvalg, Helse Sør Øst RHF Jørgen Dahl, oppnevnt av regionalt brukerutvalg, Helse Nord RHF Pål Berger, oppnevnt av regionalt brukerutvalg, Helse Vest RHF Mona Sundnes, oppnevnt av regionalt brukerutvalg, Helse Midt Norge RHF Definisjoner: Med avvisning av klage menes at klagen ikke tas under realitetsbehandling fordi den har formelle feil eller mangler, f.eks. at den er innlevert etter klagefristen, eller at den ikke er fremsatt av prosjektansvarlig. Med saksbehandlingsfeil menes brudd på forvaltningslovens alminnelige regler om saksbehandling i forvaltningen eller utlysningens egne forutsetninger om behandlingsmåten ved søknader om forskningsmidler. Med myndighetsoverskridelse menes vedtak basert på utenforliggende hensyn, utvist vilkårlighet eller usaklig forskjellsbehandling. Med AD møtet menes møtet som jevnlig samler de administrerende direktører i landets regionale helseforetak. Med faglig skjønn menes den faglige vurderingen av søknadens kvalitet som ligger til grunn for vedtak. Søknaden vurderes opp mot de vurderingskriteriene og kravene som er angitt i utlysningen og for søknadstypen, strategiske og faglige prioriteringer og øvrige søknader til samme utlysning (samme konkurransearena).

HELSEFORSK - Klage på avslag på søknad Informasjon om klager: (Kun prosjektansvarlig institusjon kan klage på avslag på søknad) Prosjektansvarlig institusjon: Prosjekttittel: Prosjektnummer: Prosjektleder: Administrativt ansvarlig: Adresse: Vedtak om avslag på søknad ble mottatt: Dato: Søknaden fikk avslag med følgende begrunnelse: Jeg mener at avslaget er ugyldig på grunn av: (sett kryss) Saksbehandlingsfeil, herunder feil faktum Myndighetsoverskridelse Begrunnelse og konklusjon: Legg til eventuelle vedlegg: Tittel: Dato: Underskrift: (administrativt ansvarlig)

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Sak 38/2014 Avtaleverk og praktisk håndtering av fordeling av midler Arbeidsutvalget legger med dette fram forslag til avtaleverk og retningslinjer for tildeling av de tverregionale forskningsmidlene som er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av Sølvi Lerfald (Helse Vest), Randi Vad (Helse Sør Øst), May Britt Kjelsaas (Helse Midt Norge) og Tove Klæboe Nilsen (Helse Nord). Forslaget har tatt utgangspunkt i prinsippene som RHF enes strategigruppe for forskning ble enig om på møtet 21. mai 2014. Forslaget består av følgende: Forslag til prosess etter tildeling av midler praktisk gjennomføring Forslag til avtale mellom RHF ene Forslag til mal for tildelingsbrev fra ansvarlig RHF til ansvarlig HF/privat, ideell institusjon Forslag til mal for avtale mellom helseforetak/private, ideelle institusjoner I forslaget til mal for tildelingsbrev vises det også til et vedlegg der hele prosessen rundt HELSEFORSK er beskrevet. Notatet er under utarbeidelse og vedlegges ikke i denne omgang. Prosess etter tildeling av midler praktisk gjennomføring Kostnadsfordelingen av prosjektene skal følge den samme fordelingen som ligger til grunn for tildelingen av forskningsmidler 2014 gjennom statsbudsjettet. Det betyr at: Helse Sør Øst skal dekke 50,4 % av kostnadene Helse Vest skal dekke 21,9 % av kostnadene Helse Midt Norge skal dekke 14,4 % av kostnadene Helse Nord skal dekke 13,2 % av kostnadene I utlysningen av midlene var det krav om at minimum 3 regioner skal være med i hvert samarbeidsprosjekt. Det er vektlagt positivt om alle regioner er med på prosjektet. Når det gjelder kostnadsdeling, skal alle RHF bidra til samtlige prosjekter, uavhengig av om de har helseforetak/private, ideelle institusjoner som er med i prosjektet. Ettersom forskningsmidlene allerede er fordelt til regionene gjennom statsbudsjettets kapittel 732, post 78, er det behov for et felles opplegg for den praktiske håndteringen av fordelingen av midlene. De regionale helseforetakene er blitt enige om følgende framgangsmåte: Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 1

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no 1. Utgangspunktet er overordnet avtale inngått mellom RHF ene, se vedlagte forslag til overordnet avtale. Etter at vedtak om tildelingen er fattet, sendes det brev fra RHF enes strategigruppe for forskning til de regionale helseforetakene med oversikt over prosjektene som har fått tilsagn om midler. 2. Faktura fra prosjektansvarlig RHF sendes de andre regionale helseforetakene, med utgangspunkt i tildelingen(e) og kostnadsnøkkelen. 3. RHF ene bekrefter overføring av midler til prosjektansvarlig RHF. 4. Prosjektansvarlig RHF sender tildelingsbrev til prosjektansvarlig helseforetak/privat, ideell institusjon med samlet innvilget sum for hele prosjektperioden, se vedlagte mal for tildelingsbrev. 5. Prosjektansvarlig helseforetak/privat, ideell institusjon sender tildelingsbrev til samarbeidende forskningsmiljø i helseforetak/private, ideelle institusjoner i egen og andre helseregioner, med utgangspunkt i inngåtte avtaler, (se vedlagte mal for avtaler som skal inngås mellom samarbeidspartnerne), prosjektets budsjett og tildelingsbrevet fra prosjektansvarlig RHF. Avtalen mellom institusjonene regulerer plikter og rettigheter, inkl. oppfølgingsansvar og rapportering. 6. Prosjektansvarlig helseforetak/privat, ideell institusjon er ansvarlig for videre utbetaling av midler til samarbeidspartnere, jf. pkt. 5. Vedlegg: 1. Overordnet avtale mellom RHF Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 2

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no 2. Mal for tildelingsbrev fra prosjektansvarlig RHF til ansvarlig helseforetak/privat, ideell institusjon 3. Mal for avtale mellom samarbeidende helseforetak/private, ideelle institusjoner Vedlegg 1 Overordnet avtale mellom RHF Avtale om felles finansiering av tverregionale prosjekter knyttet til HELSEFORSK mellom Helse Sør Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt Norge RHF Helse Nord RHF 1. Partene Avtalen er inngått mellom de fire regionale helseforetakene (RHF). 2. Hva avtalen gjelder De regionale helseforetakene forplikter seg til å finansiere de tverregionale samarbeidsprosjektene som har fått tilsagn om forskningsmidler utlyst gjennom Norges forskningsråd med frist 3. september 2014 (HELSEFORSK). 3. Bakgrunn og målsetting Gjennom statsbudsjettet er det bevilget midler til forskning som skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning innenfor de tematiske satsingsområdene hjerte karsykdommer, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidelser, helsetjenesteforskning, kreftforskning og nevrologiske sykdommer inkl. demens, samt forskning på smerte og utmattelsessykdommer som CGS/ME, fibromyalgi og borreliose. Satsingen er forankret i RHF enes strategigruppe for forskning og i de regionale samarbeidsorganene. Avtalepartene er blitt enige om modell for samfinansiering av prosjektene. 4. Nærmere om samarbeidet Organisering De tverregionale samarbeidsprosjektene har deltakelse av forskningsmiljøer i minst tre regioner. Samarbeidsprosjektene har én hovedansvarlig institusjon der samarbeidsprosjektets prosjektleder er ansatt eller har tilknytning gjennom en forankringsavtale. Finansiering Kostnadsdelingen pr. prosjekt skal følge den samme fordelingen som ligger til grunn for tildelingen av forskningsmidler 2014 i statsbudsjettet, dvs. Helse Sør Øst 50,4 %, Helse Vest 21,9 Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 3

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no %, Helse Midt Norge 14,4 % og Helse Nord 13,2 %. Alle regionene delfinansierer samtlige prosjekter som har fått tildelt midler gjennom HELSEFORSK ut fra denne kostnadsnøkkelen. Det er utarbeidet egne retningslinjer for hvordan dette skal håndteres. Samarbeidsavtale Det skal også utarbeides en egen samarbeidsavtale mellom deltakende institusjoner i hvert samarbeidsprosjekt. Denne avtalen skal regulere de deltakende institusjoners plikter og rettigheter med hensyn til prosjektgjennomføring, budsjettmessig fordeling, rapportering, prosjektresultater og utnyttelse av disse. Avtalen(e) skal sikre samarbeidspartenes rettigheter. Det er utarbeidet egen mal for avtaler mellom institusjonene. 5. Avtalens varighet Avtaleperioden avgrenses til prosjektenes varighet. Sted Dato... Helse Midt Norge RHF Sted Dato... Helse Nord RHF Sted Dato.... Helse Sør Øst RHF Sted Dato.. Helse Vest RHF Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 4

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Vedlegg 2 Mal for tildelingsbrev fra prosjektansvarlig RHF til ansvarlig helseforetak/privat, ideell institusjon Institusjon Adresse 1 Adresse 2 Deres ref.: Vår ref.: Dato Tildeling av tverregionale forskningsmidler HELSEFORSK Gjennom statsbudsjettet er det bevilget midler til forskning som skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning innenfor de tematiske satsingsområdene hjerte karsykdommer, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidelser, helsetjenesteforskning, kreftforskning og nevrologiske sykdommer inkl. demens, samt forskning på smerte og utmattelsessykdommer som CGS/ME, fibromyalgi og borreliose. Satsingen er forankret i RHF enes strategigruppe for forskning og i de regionale samarbeidsorganene. Midlene ble lyst ut gjennom Norges forskningsråd med frist 3. september 2014, se vedlegg 1 om prosessen rundt de tverregionale midlene. De fire regionale helseforetakene har på RHF AD møte XX vedtatt fordeling av de tverregionale forskningsmidlene. Tildelingen tar utgangspunkt i avtale inngått mellom de fire regionale helseforetakene, se vedlegg 2. [Navn på helseforetak/privat, ideell institusjon] har fått tildelt følgende midler for prosjekter der institusjonen er prosjektansvarlig: Prosjektnr. Prosjektleder Prosjekttittel Antall år Totalt beløp alle år Samarbeidende institusjoner Stillinger finansiert gjennom de tverregionale forskningsmidleene skal ansettes i [prosjektansvarlig institusjon] eller samarbeidende helseforetak/privat, ideell institusjon (se under). Det fastsettes lønn innenfor de rammer som gjelder i helseforetak/privat, ideell institusjon. Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 5

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no [Prosjektansvarlig institusjon] skal inngå avtale med samarbeidende helseforetak/private ideelle institusjoner i helseregionene og utbetaler forskningsmidler til disse i henhold til denne avtalen, se vedlegg 3 for mal for avtale. Avtalen regulerer de deltakende institusjoners plikter og rettigheter med hensyn til prosjektgjennomføring, budsjettmessig fordeling, rapportering, prosjektresultater og utnyttelse av disse. Helse XX RHF overfører et samlet beløp for alle prosjektene til prosjektansvarlig institusjon med oversikt over hvilke prosjekter (prosjektnummer) midlene skal øremerkes til. Presisering av ansvar [Prosjektansvarlig institusjon] skal håndtere og regnskapsføre forskningsmidlene, jf. avtaletekstens presisering av dette, og har også rapporteringsansvar, jf. vedlegg 3 for mal for avtale som skal inngås for hvert enkelt prosjekt. [Prosjektansvarlig institusjon] skal ved eventuelle endringer/avvik for prosjektet underveis i prosjektperioden, melde dette til eget RHF. De tverregionale midlene skal gå til finansiering av forskningsaktivitet i helseforetak/ privat, ideell institusjon, ikke til forskningsaktivitet hos andre samarbeidspartnere. Det er imidlertid mulig å kjøpe produkt eller tjenester fra tredjepart/leverandør så lenge dette skjer i samsvar med helsefortakets/den private, ideelle institusjonens reglement. Stillinger finansiert av forskningsmidlene skal alltid ansettes i helseforetak/privat, ideell institusjon. Andre deltakere i prosjektet må selv ordne med finansiering av sin partnerrolle. Med vennlig hilsen (Regionalt helseforetak v/fagdirektør e.l.) Vedlegg: 1. Orientering om prosessen rundt de tverregionale midlene 2. Overordnet avtale mellom de regionale helseforetakene 3. Mal for avtale mellom samarbeidende helseforetak/private, ideelle institusjoner Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 6

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Vedlegg 3: Mal for avtale mellom samarbeidende helseforetak/private, ideelle institusjoner SAMARBEIDSAVTALE mellom institusjoner HELSEFORSK De fire regionale helseforetakene har tildelt midler til gjennomføring av forskningsprosjektet [tittel]. Det skal med dette inngås samarbeidsavtale mellom [HF/Privat, ideell institusjon] heretter kalt prosjektansvarlig, og [navn på samarbeidende HF/privat, ideell institusjon]. En forutsetning for RHF enes tildeling av midler er at [navn på alle samarbeidende HF/privat, ideelle institusjoner] deltar i prosjektet med faglige og økonomiske ressurser. [Prosjektansvarlig institusjon] og [navn på samarbeidende institusjoner, org nummer], heretter kalt De samarbeidende institusjonene forplikter seg til å delta/bidra som følger: 1. Å stille til rådighet følgende faglige ressurser: [navn, stilling, stillingsbrøk, tidsperiode, finansieringskilde 1 ] Arbeidsoppgaver i prosjektet fremgår av søknaden. 2. Betaling Prosjektansvarlig utbetaler til samarbeidspartnerne med utgangspunkt i budsjettet enten: Totalbeløpet for samarbeidspartner på NOK [kronebeløpet] for hele prosjektperioden Eller periodisk utbetaling [perioder og beløp må fastsettes nærmere]. Endringer i periodisk utbetaling skal avtales på forhånd med samarbeidspartnerne. 3. Prosjektgjennomføring De samarbeidende institusjonene forplikter seg til å gjennomføre arbeidet i samsvar med god forskningspraksis, og til å følge gjeldende lover og forskrifter, samt de regler og retningslinjer som er relevante for gjennomføringen av prosjektet, herunder etiske regler og retningslinjer. De samarbeidende institusjonene har personal og økonomiansvar for personalet som stilles til rådighet, samt arbeidsgiveransvar for egne ansatte i prosjektet. Personer ansatt med finansiering av tildelingen skal ansettes i helseforetak/privat, ideell institusjon. 1 Her skal alle fagpersoner som vil bidra i prosjektet navngis, også de som ikke er finansiert direkte av HELSEFORSK. Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 7

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no De samarbeidende institusjonene skal veilede og følge opp det arbeid eget personale gjør i prosjektet, og samarbeide om tilrettelegging, utførelse og oppfølging av samarbeidet. De samarbeidende institusjonene plikter å sikre at de som utfører arbeid i prosjektet respekter de bestemmelser som fremgår av denne avtalen. Dersom prosjektet innebærer utvikling av produkter som omfattes av IPR, skal det etableres nødvendige avtaler som sikrer rettighetene til den enkelte samarbeidspartner. Veiledende, nasjonale retningslinjer for kreditering av vitenskapelige publikasjoner skal følges. De samarbeidende institusjonene er innforstått med at prosjektansvarlig har det overordnede ansvar for HELSEFORSK prosjektet. 4. Rapportering Prosjektansvarlig institusjon plikter å levere årlig regnskaps og faglig rapportering til eget RHF. Dette innebærer: Årlig faglig rapportering gjennom erapport (for hele prosjektet, inkl. alle samarbeidspartnere). Årlig regnskapsrapportering, samlet for hele prosjektet, inkl. alle samarbeidspartnere. Merk at samarbeidende institusjoner har plikt til å levere nødvendig informasjon til prosjektansvarlig institusjon slik at denne kan gjennomføre årlig rapportering. Dette gjelder både faglig aktivitet og regnskap for midler tildelt gjennom HELSEFORSK. Manglende rapportering vil kunne føre til inndragelse av tildelte midler. 5. Underskrifter (av personer som har myndighet til å binde virksomheten) Dato/sted Prosjektansvarlig, ansvarlig institusjon Samarbeidspartnernes underskrift Samarbeidspartnernes underskrift Samarbeidspartnernes underskrift Samarbeidspartnernes underskrift Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 8

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Sak 39/2014 Håndtering av prosesser ved RHF enes felles oppdrag Det vises til diskusjoner i strategigruppens møter 20. mai og 20. august om prosesser knyttet til tverregionale oppdrag av ulik art, samt sak 26/2014 i strategigruppens arbeidsutvalgsmøte i september. Oppdragene det her er snakk om har ulikt opphav, omfang og karakter. For eksempel har prosessene rundt oppdrag om brukermedvirkning og fellesrapport ved flere anledninger vært diskutert i strategigruppen. Dette saksdokument skisserer punkter som utgangspunkt for diskusjon i strategigruppen. Forslag til arbeidsform og prosess Koordineringsansvar/ledelse av felles oppdrag Den region som får oppdrag om å koordinere/lede et felles oppdrag skal sikre at prosess blir gjennomført i samsvar med innhold i oppdraget og innenfor de tidsrammer som er gitt. Understående punkter kan også være sentrale ved gjennomføring av oppdraget. Sammensetning av arbeidsgruppen Dersom oppdraget er av tverregional karakter skal alle regioner være representert i arbeidet med mindre en region selv ikke ønsker å være representert. Sammensetningen er da vanligvis en representant fra hvert av de regionale foretakene i nord, midt og vest og to representanter fra sør øst. Eventuelt kan en gruppe med flere representanter settes sammen, men i samme forhold. Sekretariatsmedlemmer kommer i tillegg til medlemmene i gruppen. Forventinger til oppnevnte medlemmer Det forventes av medlemmene som er oppnevnt at de forankrer prosess og utvikling i gruppene i egen region. Prosess i arbeidsgruppen Det må sikres gjennomsiktige prosesser. Medlemmene skal være involvert i arbeidet, og ha eierskap til hele prosessen. Forankring av rapport, eventuelt høring og innspillrunde Sluttresultatet/rapporten må sikres forankring i de regionale foretakene. Dette kan gjøres på ulike måter. Høring eller innspillsrunde kan være aktuelt. Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 1

Ingrid Kalsnes Ingrid.kalsnes@helse bergen.no Behandling i RHFenes styrer eventuelt HOD Det er hensiktsmessig at oppdragsgiver ved oppstart av prosess har avklart hvordan rapporten/retningslinjen skal sluttbehandles. Kostnadsnøkkel for fellesoppdrag I tillegg til punktene over om arbeidsform og prosess, har det vært reist spørsmål om det kan være hensiktsmessig med en kostnadsnøkkel for fordeling av kostnader i de tilfellene der kostnadene går ut over det vanlige. Sak RHF enes strategigruppe 16.10.2014 Side 2

RHF enes felles oppgaver fra oppdragsdokumentene for 2012 og 2013 År/nr. Oppgaver Koordinerende RHF Status (fra referater o.a.) 2012-1 Etablere felles database for kliniske intervensjonsstudier 2012-2 Utvikle forslag til felles forskningsadministrativt system (FAS) for alle typer forskningsprosjekter; overlapp med CRIStin 2012-3 Gjennomgå dagens indikatorer for forskningsaktivitet i helseforetakene Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Pr. august 2013: Saken gjelder arbeidet med etablering av rapportering på kliniske intervensjonsstudier og kostnader knyttet til arbeidet. Øystein Krüger, Helse Sør-Øst, innledet om bakgrunn for arbeidet som skal gjøres i samarbeid med SPREK og CRIStin. Katrine Weisteen Bjerde, CRIStin, orienterte om dialog og prisanslag fra evita. Det er REK Nord som er prosjekteier på SPREK og som dermed har en nøkkelrolle for arbeidet. Løsningsforslag ble presentert med oversikt over hvem som har ansvar for de ulike delene. Pr. oktober 2013: Her må det jobbes med å få på plass en interimløsning, det blir nå bedt om uttrekk fra SPREK. Pr. februar 2014: Kobling mot SPREK-databasen, kliniske intervensjonsstudier: Det har vært problemer på leverandørsida og i SPREK. Det blir arbeidet med å forbedre kravspesifikasjonen. Trolig kan en løsning lanseres høsten 2014. Pr. mai 2013: Jon Torgils Vaage orienterte om at et forslag er sendt til CRIStin for kvalitetssikring og forslaget vil deretter sendes til arbeidsgruppen. Pr. oktober 2013: Arbeidsgruppa er ferdig med sin rapport, og de siste kommentarene blir nå innarbeidet. Gruppa foreslår å nytte CRIStin som utgangspunkt for et felles, forskningsadministrativt system. Pr. februar 2014: Strategigruppen ber om at rapporten blir sendt på høring. Pr. mai 2014: Rapport er oversendt HOD. HOD har bedt Cristin om å lede det videre arbeidet. CRISTin har sagt ja til dette. Pr. mai 2013: Strategigruppen behandlet rapporten fra arbeidsgruppen. RHF enes strategigruppe ga positiv tilbakemelding på rapporten og anbefaler at alle foreslåtte endringer bør simuleres slik at man ser effekten av endringene. Det ble foreslått at NIFU ser på det til neste møte.

År/nr. Oppgaver Koordinerende RHF Status (fra referater o.a.) Med utgangspunkt i simuleringene ble saken diskutert på nytt på møtet i august 2013. HOD tar utgangspunkt i rapport og etterfølgende diskusjoner i fastsettelsen av nye indikatorer. 2012-4 Etablere systemer for kvalitetssikring av grunnlagsdata for måling av ressursbruk til forskning 2012-5 Utvikle et forslag til revidert instruks for samarbeid med universiteter og høyskoler. Arbeidet skal forankres i samarbeidsorganene mellom de regionale helseforetakene og universiteter og høyskoler. 2012-6 Etablere ny felles database for innovasjonsindikatorer 2013-7 Utarbeide retningslinjer og iverksette tiltak for større grad av brukermedvirkning i Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Sør-Øst og NIFU Helse Nord Pr. februar 2013: Rapporten fra ressursgruppen ligger til grunn. Pr. oktober 2013: Det vart lagt fram eit utkast til skjema som helseføretaka skal nytte til rapportering av innhenta eksterne midlar frå EU og NFR. Strategigruppa løfta fram at det per i dag har er vanskeleg å hente ut heilt korrekte tal frå føretaka. Det er difor viktig at dette vert gjort på same måte, og om ein skal nytte historiske tal eller starte frå 2014. Strategigruppa ber om at sekretariatet set ned ei arbeidsgruppe som sjå på dette. Den bør bestå av Pål Bakke, Ole Wiig og ein person frå kvar av dei andre føretaka. Pr. februar 2013: RHF-enes strategigruppe slutter seg til arbeidsgruppens forslag til revidert instruks til styrene i RHF-ene om forholdet til universiteter og høgskoler. Forslag til revidert instruks ble oversendt HOD i mars 2013. Pr. februar 2013: Bjørn Grønli er ansvarlig i Helse Sør-Øst. Som pekt på tidligere, er det vanskelig å få data av god kvalitet, samt at indikatorene ikke er robuste nok. Det er laget et forslag til indikatorer som skal diskuteres med Forskningsrådet og CRIStin. HOD kommenterte at oppdraget var egentlig å få til færre indikatorer, men ser at det ble foreslått flere. HOD har ønsket seg en indeks basert på et utvalg av innovasjonsindikatorene, jf. at det i dag er et høyt antall indikatorer i oppdragsdokumentet. NIFU har også dette i sitt oppdrag. Man må tenke klokt omkring nytteverdien av rapporteringen på ulike nivåer, jf. også initiativ tatt fra helse- og omsorgsministeren om en gjennomgang av rapportering i RHFene. Pr. oktober 2013: Saken er overført til NIFU. Pr. mai 2013: Arbeidet har ikke startet enda, men det skal nedsettes en arbeidsgruppe fra høsten, og det vil bli lagt fram anbefalinger for NSG på møtet i november. RHFgruppen ga innspill om at det er viktig å finne riktig bruker på riktig nivå. Mange har god

År/nr. Oppgaver Koordinerende RHF forskning. (Retningslinjene skal forankres i NSG.) Status (fra referater o.a.) erfaring i strategiarbeid sammen med brukere. Kunnskapssenteret har også startet på dette og ser fram til fortsettelsen. Pr. oktober 2013: Arbeidsgruppa har hatt sitt første møte og består av 14 medlemmar frå mellom andre føretak og universitet. Arbeidsgruppa har teke føre seg spørsmål som til dømes kven skal definerast som brukarar. Alle føretak må sørgje for brukarmedverknad, men det er ikkje mogeleg å ha brukarar inne i alle prosjekt og på alle nivå. Arbeidsgruppa set opp eit batteri av aktuelle moglegheiter. Arbeidsgruppa sitt forslag vil bli teke vidare til AD-møte. Der vil det bli foreslått at retningslinjene vert lagt fram som felles styresak i RHFa som igjen vil kunne vedta retningslinjene. Føretaka kan velje ut dei tiltaka som passar eigen institusjon. På møtet løfta strategigruppa fram utfordringa med å ha nok brukarrepresentantar til å dekkje eit slikt behov. Pr. august 2014: Rapporten har vært til høring. Det forberedes sak til AD-møtet med forslag felles styresak for alle RHF. 2013-8 Utarbeide retningslinjer for samarbeid og fordeling av ansvar og finansiering i forbindelse med gjennomføring av flerregionale kliniske multisenterstudier. (Retningslinjene skal forankres i NorCRIN.) 2013-9 Det skal utarbeides en felles årlig rapport som gir en beskrivelse av forskningens resultater og implikasjoner for tjenesten. Systemet erapport skal trekkes inn i arbeidet på en hensiktsmessig måte. Helse Midt- Norge Helse Sør-Øst Pr. mai 2013: Oppdraget vil bli gitt til St. Olavs Hospital og det synes naturlig å legge det til NorCRIN nettverket. Pr. oktober 2013: Det er nedsett ei arbeidsgruppe som skal sjå på retningsliner for samarbeid mellom ulike føretak. Det er NorCRIN sekretariatet og St. Olav som følgjer opp dette. Pr. mai 2013: Helse Sør-Øst jobber med å få på plass en prosjektleder og vil deretter etablere en prosjektgruppe. Ser for seg 1 representant fra adm. Nivå og 1-2 representanter fra forskningsmiljøene. Prosjektgruppe vil etableres før sommeren. Pr. oktober 2013: Helse Sør-Øst har nedsett ei arbeidsgruppe som hadde sitt første møte i oktober. Det skal lagast ein rapport med politikarar, andre beslutningstakarar og allmennheita som viktigaste målgrupper. Rapporten skal gje døme og forteljingar om korleis forskingsmidlane kjem til nytte. Rapporten skal leverast innan 15. mars 2014. Pr. mars 2014: Rapporten ble levert innen fristen. Arbeid med ny rapport starter opp høsten 2014.

År/nr. Oppgaver Koordinerende RHF Status (fra referater o.a.) 2013-10 Sette i gang planlegging og gjennomføring av en samtykkebasert, prospektiv forskningsstudie knyttet til bruk av legemiddelet Ipilimumab. Skal forankres i NorCRIN-nettverket. Helse Sør-Øst Pr. august 2013: Det foreligger en prosjektskisse for studien som er sendt ut til ansvarlige i institusjonene. Man ønsker å vite om det finnes politiske eller andre hindringer i saken. Det er uklart om skissene er sendt til RHF-nivået, men det praktiske må uansett håndteres i forskningsmiljøene. Man må finne enkle løsninger for samarbeid regionene imellom. Det er de prinsipielle sidene som må diskuteres i RHFgruppen. De prinsipielle sidene ved saken diskuteres som egen sak i strategigruppens møte i oktober 2013. Pr. oktober 2013: Strategigruppa var samd om at det må lagast eit robust system for korleis kostnadane knytt til denne og liknande studiar bør fordelast. Gruppa foreslår at kostnadane vert delte i to: 1) Kostnader som føretaket som eig studien har, må dekkast, t.d. prosjektleiing, nøkternt budsjettert, og 2) Utover kostnadar under punkt 1 må utgifter fordelast per inkludert pasient (dersom pasienten avbryt behandlinga brukar ein framleis tiltenkt sats). OUS startar arbeidet med utarbeiding av retningslinjer for kostnadsdekking. Pr. mai 2014: Leiar for studien, Steinar Aamdal, Oslo universitetssykehus, presenterte bakgrunn og status for studien. Studien som går over 2 år, har pr. 20. mai 2014 inkludert 37 av i alt 100 pasientar. 2013-11 Samarbeide med Norges forskningsråd og CRIStin om videreutvikling av klassifiseringssystemet for helseforskning (HRCS), herunder å vurdere behov for inklusjon av nye kategorier. (NFR) Pr. oktober 2013: Det er nedsatt en arbeidsgruppe under ledelse av NFR. Det er utarbeidet et utkast til rapport som det skal arbeides videre med i kommende møter. Neste møte er avtalt 29. oktober 2013. Pr. januar 2014: Rapport fra arbeidsgruppen oversendt HOD.

Felles definisjoner og kriterier for innovasjon Oppdragsbeskrivelse for en arbeidsgruppe fra universitetssykehusenes innovasjonsnettverk GS 2. april 2014 I samarbeid med HSØ (Idepoliklinikken, OUS og Inven2) har NIFU fått i oppdrag fra HOD å lage et forslag til videreutvikling av innovasjonsindikatorene for helseforetakene se den korte prosjektbeskrivelsen på engelsk nedenfor. I et møte som innovasjonsnettverket hadde i Oslo 6. mars 2014 ble man enige om å oppnevne en arbeidsgruppe med en representant fra hvert av de seks sykehusene for å arbeide med felles nasjonale definisjoner og kriterier for innovasjon. Disse er nødvendige for det nevnte prosjektet, men vil også kunne brukes i andre sammenhenger hvor sykehusene skal dele informasjon og statistikk eller benytte de samme administrative verktøyene. Prosjektlederen for HOD prosjektet hos NIFU, Gunnar Sivertsen, vil fungere som sekretær for arbeidsgruppen. Man regner med å gjøre arbeidet ferdig før sommeren. Som datagrunnlag for de nye innovasjonsindikatorene som foreslås for helseforetakene tenker man seg å bruke de data som allerede ligger i de informasjonssystemene som er eller vil bli tatt i bruk for å følge opp innovasjonsprosesser administrativt gjennom disse fasene: En sjette fase kan legges til her: spredning. Med de nye indikatorene vil man forsøke å ikke bare " telle" innovasjoner (dette gjøres allerede i nåværende rapporter til HOD), men å representere innovasjonene i vektede indikatorer som fremmer og balanserer ulike innovasjonsaktiviteter i en ønsket retning. Vektene vil være avhengig av tre dimensjoner: Type innovasjon. Dette krever et nødvendig antall definerte kategorier (f.eks. produkt, prosess, tjeneste, organisasjon, evt. også etter behandlingsmåte: lisensiering, patentering, DOFI, internt prosjekt, osv.). Fase av innovasjonen, se illustrasjonen ovenfor. Innovasjoner vil bli gitt økt vekt jo lengre de har kommet mot implementering og spredning / kommersialisering. Dette krever at man definerer fasene og setter kriterier (minimumsterskler) for hvilke ideer/innovasjoner som skal regnes med i hver fase. I forbindelse de tre første fasene kreves det at man også definerer og setter kriterier for hva en «idé» er i en profesjonell innovasjonssammenheng. Verdi eller potensiell nytte av innovasjonen. Dette krever felles kriterier og metoder for hvordan man beregner eller fastslår nytte eller verdi i ulike faser. Å utarbeide slike felles definisjoner og kriterier er arbeidsgruppens oppgave. Dette vil være et nybrottsarbeid, også i internasjonal målestokk, og utgjør ganske sikkert den mest komplekse delen av

det pågående indikatorprosjektet. Vi er ikke garantert å lykkes, men det kan være et forsøk verdt, siden både diskusjonen og det mulige resultatet kan ha stor nytteverdi. Indicators of innovation in the hospital sector A short project description Oslo, 21 February 2014 Gunnar Sivertsen Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education P.O. Box 5183 Majorstuen, N-0302 Oslo, Norway. www.nifu.no This is a short description of a development project that is running in Norway in 2014. It is funded by the Ministry of Health and performed by NIFU in collaboration with the South Eastern Norway Regional Health Authority and Oslo University Hospital. The project is open to international collaboration. Background and motivation: The government funded specialised hospitals in Norway are obliged by law to perform research. They are funded to do so by earmarked allocations over the state budget that are partly performance based. Performance indicators of research have been in place for 11 years and are now seen as successful in establishing: Incentives for the hospitals to focus on, support and strengthen their patient oriented research Indicators for the government s and the hospitals statistical monitoring of the research activities Internal and external information about current and published research among the researchers. The Norwegian innovation indicator project seeks to test out practically, in collaboration with the hospital sector, whether it is possible to establish parallel indicators of innovation on a national level for the specialized hospitals, possibly later on also for the rest of the health sector. The aim would be to stimulate innovation by implementing the indicators in the funding scheme for the purpose of incentives, statistics and information and examine variation in innovation performance across institutions as measured by the various indicators. Internal and external innovation The project regards internal innovation of the services within the health sector as equally important to innovations that can be commercialized or used externally. Internal innovation includes diffusion from one hospital to another. Data sources

A basic idea in the project is that the data for the indicators should be retrieved from the same electronic information and evaluation systems that the hospitals use to manage and support their innovation activities. There should be no extra reporting or data production. As a starting point, the project is exploring and testing the feasibility of the two electronic systems (along with the guidelines and practices) currently used by Idepoliklinikken (www.idepoliklinikken.no) and by Inven2 (www.inven2.com) at Oslo University Hospital. Thereby, systems for management and evaluation of both internal and external innovation will be supplementing each other. A national network of experts on innovation management, including also the five other university hospitals in Norway, will be involved and allowed to assess whether it is possible to established shared guidelines and practices based on the same or similar systems. A possible outcome on the national level would then not only be the basis for innovation indicators, but also communication channels where innovations can be distributed and implemented to other hospitals. Towards implementation, diffusion, commercialization The project seeks not just to count innovations (this is already done in Norway in annual reports to the Ministry of Health), but to represent them in weighted indicators that promote and balance different innovation activities in a wanted direction. The weights will be dependent on three dimensions: Type of innovation (internal/external with possible subcategories). Classifications are needed because some types of innovation are more frequent than others, and some types can be seen as more important. Phase of the innovation. Innovations will be given increased weight the further they have come towards implementation and diffusion/commercialization. Value or potential of the innovation. Will be recorded as estimates or evidence, depending on the phase of innovation. There will probably be need for a threshold: Ideas can be counted after they have been evaluated, but perhaps they should not be counted for the indicator in the funding model before they have been given the status of an organized project with allocated resources. There will certainly be need for agreed definitions and criteria that can allow for distinctions in the three dimensions listed above. With regard to diffusion of internal innovation, a shared communication management system on the national level will be needed to follow an implementation in one hospital to the adoption in another. Simulation Data from the two existing local management and evaluation systems at the Oslo University Hospital will be used to simulate a weighting model. The results will be presented and discussed in the national innovation network for the university hospitals. Project results If the project succeeds (which is still an open question), there will be a report within 2014, which specifies data sources, guidelines and practices to be used on a national level along with the definitions and criteria needed to make the weighted indicator manageable and comparable. Contact persons:

Gunnar Sivertsen, NIFU, gunnar.sivertsen@nifu.no Kari J Kværner, Oslo University Hospital/University of Oslo, uxkakv@ous hf.no

RHF enes strategigruppe for forsking Arbeidsutvalget (AU) : Gro Anita Fonnes Flaten Gro.anita.fonnes.flaten@helsebergen.no Referat møte i arbeidsutvalget (AU) for RHF enes strategigruppe for forskning Dato: Torsdag 12. juni 2014 Stad: Telefonmøte Tilstede: May Britt Kjelsaas, Øystein Krüger, Erlend Smeland, Tove Klæboe Nilsen, Ernst R. Omenaas,, Gro Anita Fonnes Flaten Forfall: Henrik A. Sandbu Saksliste: 15 2014 Godkjenning av innkalling Innkalling ble godkjent. 16 2014 Utlysning av 200 mill. Følgende punkter ble diskutert: Oppnevning av relevanskomite: Foretakene oppnevner to medlemmer til relevanskomiteen. Habilitet må vurderes. Sekretariatet bes også om å innhente brukerrepresentanter til komiteen. Retningslinjer for håndtering av klager: Diskusjonen tok utgangspunkt i utsendte eksisterende retningslinjer for Helse Vest sin klagehåndtering knyttet til de regionale forskningsmidlene. Sekretariatet ble bedt om å justere retningslinjene og fremlegge disse for strategigruppen i august. Oppnevning av arbeidsgruppe for avtalestruktur, retningslinjer for oppfølging av prosjektene og annen administrativ oppfølging: Arbeidsgruppen vil bestå av de fire som er oppnevnt som kontaktpersoner i forbindelse med utlysningen. Representantene vil forankre diskusjonene som følger i gruppen i eget foretak. Saken settes på agendaen til møtet 20. august. 17 2014 Innovasjon Oppfølging av sak i augustmøtet 2013 om mandat for nasjonalt nettverk for 1