RHF-enes strategigruppe for forskning

Transkript

1 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten Innkalling til møte i RHF a si strategigruppe for forskning onsdag 21. mai 2014 Kl. 09:30 14:30 Radisson Blu Airport Hotell, Oslo Gardermoen 14/2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtakssak Kl. 09:30 09:35 Forslag til konklusjon: Innkalling og dagsorden vart godkjent. 15/2014 Godkjenning av referat møte i strategigruppa 27. februar 2014 Vedtakssak Vedlegg Kl. 09:35 09:40 Referat frå møtet i strategigruppa 27. februar 2014 Forslag til konklusjon: Referatet frå møtet vart godkjent. 16/2014 Utlysning og prosess for tverregionale midlar 200 mill. Vedtakssak Kl. 09:40 11:30 Vedlegg Etter møtet i strategigruppa i februar har RHF AU, Forskingsrådet og sekretariatet arbeidd med utlysningstekst, samt identifisering av prinsipp for prosessen som det er avgjerande av RHF a vert einige om før utlysinga vert lagt ut i slutten av mai. Vedlagt saka følgjer revidert forslag til utlysingstekst og notat som skisserer prosessen. Saken vert lagt fram for strategigruppa med for å få semje om endelig utlysningstekst og innretning og prosess for tildeling av midlane. Forslag til konklusjon: o RHFa si strategigruppe vedtek utlysningstekst med dei innspel som kom fram i møtet. 1

2 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten o RHFa si strategigruppe vedtek rammer og prosess for utlysinga med utgangspunkt i saksframlegg og innspel i møtet. Kl. 11:30 12:30 Lunsj 17/2014 Status for IPI studien Orientering og diskusjon Kl. 12:30 13:00 Presentasjon ved leiar for studien, Steinar Aamdal, Oslo universitetssykehus. Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 18/2014 HelseOmsorg21 Orientering og diskusjon Kl. 13:00 13:30 Presentasjon ved Ernst Omenaas og Erlend Smeland. HO21 strategien vert lagt fram 25. juni Omenaas og Smeland, som begge deltek i arbeidsgrupper i HO21, legg fram hovudlinjene i strategien med særleg vekt på utfordringar innan utdanning og rekruttering til spesialisthelsetenesta. Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 19/2014 Etterkontroll av forskingsetikklova Orientering og diskusjon Kl. 13:30 14:00 Presentasjon ved Kari Bjørke, Kunnskapsdepartementet Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 2

3 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten 20/2014 Persontilpassa medisin Orientering og Presentasjon av status i arbeidet v/john Torgils Vaage. diskusjon Kl. 14:00 14:15 Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 21/2014 Orientering frå HOD Orientering Kl. 14:15 14:30 Vedlegg 1. Rapportering på OFU, oppfølging frå møte med Innovasjon Norge og NFD 2. Overlevering HO21 strategien 3. Felles oppdrag til RHF a og Helsedirektoratet om å etablere ei nettside for pasientretta informasjon om kliniske studiar (vedlegg) 4. Oppfølging av sluttrapport frå nasjonal arbeidsgruppe om felles forskingsadministrativt system (vedlegg) Forslag til konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering 22/2014 Referat og anna oppfølging Vedlegg Mandat for nasjonalt nettverk for innovasjon i universitetssjukehusa Referat frå RHF AU møte /2014 Eventuelt 3

4 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no Referat frå møte i RHF a si strategigruppe for forsking torsdag 27. februar 2014 Utkast til referat pr. 9. mai 2014 Kl. 09:30 14:30 Radisson Blu Airport Hotell, Oslo Gardermoen Til stades: Baard Christian Schem (leiar), Erlend Smeland, John Torgils Vaage, Marianne van der Wel, Øystein Krüger, May Britt Kjelsaas, Alf Henrik Andreassen, Grete Strand (etter lunsj), Katrine Weisteen Bjerde, Jan Sigurd Røtnes, Mari Nes, Henrietta Blankson (sak 4/2014). Forfall: Tove Klæboe Nilsen, Einar Bugge, Maiken Engelstad, Petter Aadahl, Henrik Sandbu, Siv Mørkved, Ernst Omenaas, Gunnar Sivertsen, Ole Wiig, Anne Karin Lindahl, Magne Nylenna, Signe Bang Sekretariat: Sølvi Lerfald, Gro Anita Fonnes Flaten 1/2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden vart godkjente. Orientering om HO21 vart meldt inn som sak under eventuelt. 2/2014 Godkjenning av referat møte i strategigruppa 17. oktober 2013 og telefonmøte i strategigruppa 24. januar Referata frå møta vart godkjente. 3/2014 Retningslinjer for kliniske intervensjonsstudiar / IPI studien Helse Midt ved May Britt Kjelsaas orienterte kort om status for arbeidet med utvikling av arbeidspakker, konsortieavtaler og retningslinjer. Arbeidet er ikkje ferdig, og neste møte vert halde i mars Det kan difor vere naturleg å ta opp saka i strategigruppa på nytt, også med bakgrunn i at leiar av NORCrin ikkje kunne vere til stades på strategimøtet. Vedlagt referatet følgjer ei skriftleg orientering om status for arbeidet. Helse Sør Øst/OUS ved Erlend Smeland orienterte om IPI studien med 1

5 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no utgangspunkt i dei prinsipielle sidene ved studien som vart diskutert på strategigruppemøte i oktober 2013, (sak ). Studien fekk godkjenning før jul, og den første pasienten vart rekruttert i Ålesund primo januar. P.t. er 8 pasientar rekruttert, og prosjektleiinga stadfestar at alle 100 pasientar vil vere inkluderte i løpet av året. Vedlagt referatet følgjer notat om status for prosjektet. Det vart reist spørsmål om kva som vil skje når dei 100 pasientane er inkluderte, og fleire peika på at det kan vere vanskeleg å sette bremsen på. Ei utviding av studien vert sak på strategigruppa sitt møte 21. mai. Leiinga av studien vert invitert til å leggje fram status for arbeidet. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. Saka blir sett opp også på strategigruppa sitt møte 21. mai /2014 Utlysing og prosess for tildeling av ekstra 100 mill. Prosess kring dei ekstra 100 mill. til forsking har vore diskutert i arbeidsgrupper, nasjonalt fagdirektørmøte og i strategigruppa, seinast i telefonmøte 24. januar Til møtet var det lagt fram forslag til utlysingstekst og prosess kring kvalitets og relevansvurdering. Med utgangspunkt i dei utsendte dokumenta, diskuterte strategigruppa kor stor del av midlane som skal lysast ut, om utlysinga skal gjelde for eit eller fleire år, relevansvurdering og kriterier, og på kva måte midlane skal handterast, inkl. kva for instansar som må bli involvert. Strategigruppa var samd i at midlane bør handterast som ein nasjonal pott med tildeling til prosjekt som RHFa blir samde om skal få midlar. Ein slik prosess vil sikre det nasjonale fokuset, samstundes som ein kan få prosessane raskare. Fleire peika på at desse midlane kjem med spesielle føringar som gjer det naturleg å handtere dei på eit anna vis enn dei andre øyremerka midlane. Det trengs likevel ei endeleg avklaring kring dette, ettersom midlane formelt sett er ein del av det øyremerka tilskotet til forsking i kvar region. Strategigruppa var samde i at kostnadsdelinga pr. prosjekt skal følgje same fordeling som ligg til grunn for tildelinga av forskingsmidlar. Gruppa ønskjer vidare at det skal lysast ut midlar for 2 år av gangen, og at prosjekta blir fullfinansierte og tildelt midlar for heile den søkte perioden. Midlane er lagt inn i kap. 732, post 78 i statsbudsjettet, og kan difor overførast, men HOD presiserte at det er ønskjeleg at det ligg føre vedtak om tildeling inneverande år. Ønskje om utlysing 2 år av gongen vil bli avklart så snart som råd. Strategigruppa ønskjer at Norges forskningsråd skal gjennomføre utlysinga av midlar. HOD presisterte at kostnader knytt til administrasjon og 2

6 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no gjennomføring av ekspertpaneler for vurdering av søknadene, skal trekkast frå totalsummen. Med utgangspunkt i føringane ovanfor, vert det arbeidd mot ei utlysing ultimo mars/primo april, med ein frist i september. Dette vil gje miljøa tid nok til å utforme gode søknader, og er tilstrekkeleg tid til at vedtak om tideling kan skje før utgangen av Utlysingsteksten vart gjennomgått, og innspela som kom fram i møtet vert innarbeidd. Strategigruppa diskuterte særskilt formuleringa om kven som kan søkje midlane, men vart samde om det må vere lik praksis for heile landet. Det avgjerande prinsippet er i tillegg HOD si presisering av at midlane skal handterast i helseføretaka. Frå HOD er det presisert at føringane om at midlane skal gå til nasjonale prosjekter, gjer at samarbeidsorgana ikkje vil ha same rolle som i fordeling av regionale forskingsmidlar. Prosessen skal likevel leggast fram for samarbeidsorgana. Det skal kunne søkjast om støtte til prosjekt inntil 5 år. Det skal søkjast om minimum 6 mill. for prosjektperioden. Det blir ikkje sett øvre grense for søknadssum. Samarbeidsprosjekta må ha deltakande institusjonar frå minst tre av dei fire finansierande regionale helseføretaka. Det kan søkjast prosjekt innan dei tematiske områda hjerte karsjukdommar, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidingar, helsetenesteforsking, kreftforsking og nevrologiske sjukdommar inkl. demens, samt til forsking knytt til smerteog utmattingssjukdommar som CFS/ME, fibromyalgi og borreliose. Etter ei vurdering av prosjekta sin vitskapelege kvalitet, skal dei vurderast ut frå relevans. Strategigruppa var samd i at kriteriene for vurderinga skal ta utgangspunkt i presiseringa frå Statsbudsjettet: Midlane skal nyttast til å styrke tenesterelevant og pasientnær klinisk forsking og helsetenesteforsking, som grunnlag for å sikre høg kvalitet og trygge og effektive tenester. Søkjarar skal gjere greie for kvifor forskinga er viktig for pasienthandsaming, og kvifor det er viktig å gjere dette no. Argumenta skal underbyggjast av relevant litteratur på området. Oppsummering: Sekretariatet samarbeider med forskingsrådet om utlysingstekst. Teksten vert sendt til strategigruppa for innspel før endeleg utlysing ultimo mars/primo april med frist i september. Strategigruppa sin leiar avklarar omfang og handtering av midlane med HOD. Vedtak: o o RHFa si strategigruppe vedtek framlagt forslag til prosess med dei innspela som kom i møtet. RHFa si strategigruppe ber sekretariatet om å gjennomføre og følgje opp prosessen. 3

7 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no 5/2014 Status for arbeidet med etablering av database for kliniske studiar Orientering CRIStin orienterte om status for arbeidet, sjå sak 8. Konklusjon: RHFs si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 6/2014 Rapport brukarmedverknad i forsking Orientering Rapporten vart lagt fram for strategigruppa til orientering. Rapporten er vidaresendt til AD møtet, og det er lagt opp til følgjande prosess: Til orientering i RHFa si strategigruppe for forsking møte 27. februar Til orientering i nasjonalt fagdirektørmøte i mars Behandling i AD møte 17. mars Behandling i RHFa sine styre etter behandling i AD møte Iverksetting av vedtak i linja i RHFa/HFa Strategigruppa er samd i intensjonen i rapporten, men meiner den er for dårleg forankra i helseføretaka. Det kom også spørsmål om kvifor rapporten skal handsamast i dei regionale styra før ei oversending til oppdragsgjevar HOD. Det kom fleire innvendingar til utforming av tiltaka og definisjon av brukarrepresentasjon. Fleire tok til orde for at tiltaka kan verke mot sin hensikt dersom dei ikkje vert gjennomtenkte og planlagde godt nok, og det bør ikkje vere rigide krav i startsfasen. Det vart og reist spørsmål om tiltaka skal gjelde prosjekt som vert styrt av universiteta. Konklusjon: RHFa si strategigruppe støtter intensjonen i rapporten. På bakgrunn av innspela i møtet, ber strategigruppa om at rapporten vert sendt til høyring i helseføretaka og at høyringssvara vert innarbeidd i rapporten før den på nytt vert lagt fram for strategigruppa. Deretter bør rapporten sendast til oppdragsgjevar. Rapporten bør ikkje opp i RHF a sine styre før dette er gjennomført. 7/2014 Status for arbeidet med fellesrapporten Orientering Helse Sør Øst ved Øystein Krüger orienterte om status for arbeidet. Rapporten vil presentere nokre forskings og innovasjonsprosjekt i tillegg til tal om forskingsproduksjon, inkludert oversikt over prosjekta sin inndeling i helsekategori og forskingsaktivitet (HRCS). Fristen for ferdigstilling av 4

8 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no rapporten er 15. mars, og det betyr at det ikkje er råd å få med 2013 tal, verken frå CRIStin eller erapport. Det kom innvendingar til prosessen rundt arbeidet med fellesrapporten. Med bakgrunn i desse innvendingane og innspela til prosessen rundt rapporten om brukarmedverknad (sak 6/2014), bad strategigruppa om at det vert førebudd ei sak til neste møte om korleis fellesoppdraga skal handterast. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering, og bad om at sak om korleis fellesoppdraga skal handterast blir sett opp på sakslista til møtet 21. mai /2014 Halvårleg orientering frå CRIStin Orientering og diskusjon CRIStin ved Katrine Weisteen Bjerde orienterte strategigruppa om utviklinga på følgjande område, (presentasjonen er lagt ut på Prosjektkatalogen, som vil komme i fleire utgåver. Trinn 1 kjem i april og kan kome i drift før sommaren om testinga går greitt. Etter kvart vil alle dei etterspurte funksjonane verte inkludert. Koplingar mot SPREK databasen, kliniske intervensjonsstudiar: Det har vore problem på leverandørsida og i SPREK. Det vert arbeidd med ei forbetra kravspesifikasjon. Truleg kan ei løysing lanserast hausten Konsortieavtalane om lisens på tidsskrift: Helseføretaka kan knytte seg opp til avtalene, men det er dyrt. Det er innleia eit samarbeid med Helsebiblioteket om utviding av deira tidsskriftsportefølje. Open Access og kravet om at alle må etablere eit institusjonelt arkiv. For å få prosjektkatalogen, inkl. koplinga mot SPREK, på plass så raskt som råd, bad RHF a om at departementa legg trykk på prosessen. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 9/2014 Forskingsrådet sitt landpolicyprosjekt Norges forskningsråd jobbar med prosjekt for å utvikle landpolicydokument for dei 8 høgst prioriterte samarbeidslanda bilateralt (Brasil, Russland, India, Kina, Sør Afrika, USA, Canada og Japan). Norges forskningsråd ønskjer dialog med strategigruppa om kva land utanfor Europa som er særleg relevante for 5

9 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no samarbeid om forsking og innovasjon på helseområdet og eventuelt innanfor kva for faglege tema. Forskingsrådet stilte med Kristin Danielsen og Kristi Agerup på møtet, og Kristin Danielsen innleia til diskusjon, (presentasjonen er lagt ut på Diskusjonen omfatta mellom anna: Kulturell og geografisk avstand, samt språklege utfordringar avgjer kva for land det vert innleia bilateralt samarbeid med. At utfordringane innan helse er like, er eit utgangspunkt for samarbeid med mellom anna USA, Canada og Australia. Sør Korea vart trekt fram som eit land det vil vere interessant å samarbeide med. Samarbeidet med India/Kina er i stor grad prosjektsamarbeid, medan samarbeidet med mellom anna USA også inkluderer forskingsutveksling. Alle helseføretaka har avtaler om utveksling og/eller anna samarbeid, både bilateralt og knytt til bistand. Europa var ikkje tema, men Norden og NORDFORSK vart nemnd som eit viktig område utover det samarbeidet som er knytt til EU. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. Forskingsrådet tek innspela med seg i det vidare arbeidet med landpolicyprosjektet. Strategigruppa bad om at forskingsrådet på eit seinare tidspunkt vert inviterte til å diskutere samarbeid med EU. 10/2014 Fellesoppgåver frå oppdragsdokumentet Orientering Oversikt over felles oppgåver og status for desse var lagt ved innkallinga. Fleire av oppgåvene har vore oppe som eigne saker i møtet, og oversikta vil verte oppdatert med naudsynt informasjon. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 11/2014 Orientering frå HOD Orientering Helse og omsorgsdepartementet orienterte om følgjande saker: 1. Samordna praksis for budsjettering av forskingsprosjekt, oppfølging av sak i møtet 17. oktober 2013 (vedlegg). Det har gått ut brev om deltaking frå RHF a i arbeidsgruppa om samordna praksis. HOD 6

10 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no understreka at dekningsbidrag ikkje inngår som del av mandatet. 2. Helseføretaka er no registrert som public bodies i EU systemet. Fram til no har helseføretaka vore registrerte som «private bodies». 3. Biotilsvarande legemidlar. HOD er gjort kjent med at det nyleg er publisert resultat av nokre små studiar som viser at bytte frå Remicade til biotilsvarande infliksimab og vice versa er trygt. Det er likevel viktig at den planlagde studien blir gjennomført i tråd med føringane i statsbudsjettet slik at resultata kan danne eit godt grunnlag for framtidige retningslinjer for behandling med biotilsvarande legemidlar. 4. HOD og KD ved statssekretærane skal ha møte med samarbeidsorganet mellom UiO og Helse Sør Øst 28. februar om samarbeid mellom sektorene, spesielt knytt til internasjonalt samarbeid og EU deltaking, infrastruktur mv. 5. Rapportering på OFU tall frå Innovasjon Norge. Det vert arbeidd for å få til ei betre løysing på tidspunkt og måten tala vert rapportert på, slik at dette harmoniserer betre med de regionale helseføretaks sine behov og fristar. 6. Gåveforsterkingsordninga. Det kom innspel frå strategigruppa om at HOD bør vurdere eiga ordning, dersom helseføretaka ikkje blir innlemma i gåveforsterkingsordninga frå KD og under føresetnad av friske midlar. Konklusjon: RHFa si strategigruppe tek informasjonen til orientering. 12/2014 Referatsaker Vedlegg Referat frå RHF AU møte Referat frå telefonmøte i arbeidsgruppe rapportering av ekstern finansiering til NIFU 13/2014 Eventuelt Erlend Smeland orienterte om status i arbeidet med HelseOmsorg21. Neste møte i strategigruppa er onsdag 21. mai

11 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no Sak 16/2014 Tverregionale midler utlysning og prosess Det vises til sak 04/2014 som ble diskutert på strategigruppens møte 27. februar Etter møtet har sekretariatet samarbeidet med Norges forskningsråd om utlysningsteksten, og et forslag til utlysningstekst har også vært på kommentarrunde i strategigruppen. Det er avklart med HOD at det kan lyses ut inntil kroner 200 mill. Prosess rundt utlysning og tildeling har vært diskutert i strategigruppens arbeidsutvalg. Saken legges fram for strategigruppen 21. mai 2014 med følgende hensikt: 1. Å avklare endelig utlysningstekst 2. Bli enige om innretning og prosess for tildeling av midlene Punktene som trenger avklaring på møtet er nummerert (A, B, osv). Andre momenter er nevnt, men kan avklares enten på møtet i august eller i arbeidsgrupper med deltakelse fra RHF ene. Det bør eksempelvis opprettes arbeidsgruppe for å skissere oppfølging av prosjektene, pengeflyt, rapportering m.v. Utlysningstekst Utlysningen legges ut på NFRs nettside etter at sak om prosessen rundt midlene har vært oppe i alle samarbeidsorgan, dvs. i slutten av mai. Det er lagt ut informasjon om utlysningen på NFRs nettsider og informasjon er også sendt til alle RHF. Flere RHF har lagt ut informasjon på egne nettsider, og har også orientert forskere og institusjoner på andre måter om at det vil komme en utlysning. På bakgrunn av tilbakemeldinger fra strategigruppen på utlysningsteksten, er følgende setning om brukerrepresentasjon bakt inn (se vedlegg 1): A. Helseforetakene ønsker å bidra til brukermedvirkning i hele forskningsprosessen, fordi det kan føre til mer relevant og bedre forskning. Det vil derfor bli vurdert som positivt at prosjektet planlegger aktiv involvering av brukere. Dersom brukermedvirkning ikke anses som relevant, må det begrunnes hvorfor. I tillegg viser tilbakemeldinger at det er behov for å diskutere følgende punkter: B. Forankringsavtale: I Helse Vest er det mulig for søkere ved regionens universitet og høgskoler å stå som søkere til de regionale forskningsmidlene, men selve prosjektet og håndteringen av midlene skal skje i regi av et helseforetak, og det er dette helseforetaket som står som søkerinstitusjon. Avtale mellom forsker ved universitet/høgskole og søkerinstitusjon signeres gjennom en forankringsavtale. Helse Sør Øst benytter ikke forankringsavtale, mens universitet kan stå som søkerinstitusjon i Helse Nord og Helse Midt Norge, fordi midler tildelt av RHFets egen ramme lyses ut samtidig med de øremerkede midlene fra Statsbudsjettet. For midlene som skal utlyses i den flerregionale prosessen, gjelder at prosjektene skal forankres i et Sak på møtet Side 1

12 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no helseforetak/privat, ideell institusjon, og midlene som tildeles skal håndteres i helseforetak/privat, ideell institusjon. På bakgrunn av at ikke alle regioner har samme praksis for regionale midler, må RHF ene blir enige om hva som skal stå i utlysningsteksten. To alternativ peker seg ut: 1. «Søker må være ansatt i helseforetak/privat, ideell institusjon» 2. «Søker må være ansatt i helseforetak/privat, ideell institusjon. Søkere ved universitet og høgskoler uten slik ansettelse kan stå som prosjektleder dersom det inngås en forankringsavtale med det helseforetak/privat, ideell institusjon der prosjektet er forankret.» C. Håndtering av forskning innen smerte og utmattelsessykdommene: kan det forventes tverregionale samarbeidsprosjekter innen disse feltene, eller bør en styrking av denne forskningen håndteres på annen måte? D. Det er lagt inn informasjon om antall år og stillingsprosent for stipendiater (se under «Hva kan det søkes om» i utlysningsteksten). Midler og kostnadsdekning Som nevnt over, er det avklart med HOD at midlene for 2014 og 2015 skal lyses ut samtidig, dvs. inntil kr. 200 mill. HOD har presisert at Forskningsrådets kostnader til kvalitetsvurdering av søknadene skal dekkes av midlene. I tillegg er det gitt signaler om at midlene skal gå til dekning av nye prosjekter, altså ikke til eksisterende prosjekt og nettverk (NASATS) som allerede har finansiering. Helse Vest fikk i oppdragsdokumentet for 2012 ansvaret for en nasjonal studie på ME. Dette oppdraget ble kun lagt inn i oppdragsdokumentet for Helse Vest. Studien har fått midler fra midler fra bl.a. Forskningsrådet, pasientorganisasjoner og private aksjoner, men det gjenstår behov for midler til frikjøp av legeressurser i alle fire regioner (1/2 overlegestilling pr. region, kr. 2,5 mill. i 3 år), frikjøp til administrativ prosjektoppfølging (0,5 stilling, ca. 0,3 mill. pr. år i 3 år), samt en engangsinvestering på kr. 1,5 mill. (biobankutgifter og utstyr). Saken om restfinansieringen har vært oppe arbeidsgruppe og arbeidsutvalg flere ganger i løpet av prosessen. E. Midlene skal dekke Forskningsrådets kostnader til kvalitetsvurdering av søknadene (anslagsvis rundt kr. 1,1 mill.), restfinansiering av den nasjonale ME studien koordinert fra Helse Bergen (totalt kr. 10 mill. over 3 år), og finansiering for hele prosjektperioden for de prosjektene som får tildelt tverregionale midler. Sak på møtet Side 2

13 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no Prosjektene skal ha deltakelse fra helseforetak/private, ideelle institusjoner i minimum 3 regioner. Det ble enighet på strategigruppens møte i februar at innsatsen fra hver region skal tilsvare fordelingen av de statlige forskningsmidlene, dvs.: Nøkkel for RHF kostnadsdeling Helse Sør Øst 50,4 % Helse Vest 21,9 % Helse Midt Norge 14,4 % Helse Nord 13,2 % F. Fordeling av kostnader: Det foreslås at alle regioner bidrar inn i prosjektene ut fra kostnadsnøkkelen, uavhengig av om regionen deltar i prosjektet. Dekningsbidrag benyttes til å betale institusjonens faste kostnader, slik som husleie, strøm, renhold og administrative støttefunksjoner. Institusjoner har gjerne en fast prosentsats som benyttes som påslag ved prosjekter. Helseforetakene i landet benytter dekningsbidrag i ulik grad. I Helse Vest tar ingen helseforetak dekningsbidrag av de regionale forskningsmidlene ettersom slike kostnader skal være del av helseforetakenes egenandel i prosjektene, mens Oslo universitetssykehus tar et generelt dekningsbidrag på 18 %. Det bør også på dette feltet være nasjonal likhet for prosjekter som tildeles midler av de kr. 200 mill. G. Dekningsbidrag: Det skal ikke tas generelle dekningsbidrag av midlene. Relevansvurdering Etter en vurdering og rangering av prosjektenes vitenskapelige kvalitet, skal de vurderes ut fra relevans med utgangspunkt i følgende element: Midlene skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning innen de fagområdene som er nevnt i utlysningen. Søkerne skal gjøre rede for hvorfor forskningen er viktig for pasientbehandlingen, og hvorfor det er viktig å gjøre dette nå. Relevanskomiteen skal bestå av to personer fra hver region, og det foreslås at det velges fra helseforetakenes fagdirektører/forskningsdirektører slik at helhetsperspektivet kan ivaretas på best mulig måte. Relevanskomiteen skal ut fra rangeringen fra vurderingspanelene og med relevansgrunnlaget skissert over, komme med innstilling til hvilke prosjekter som skal tildeles midler. Rangeringen skal begrunnes. Uenighet i komiteen skal også begrunnes. For å unngå habilitetsproblemer foreslås at endelig beslutning fattes i AD møtet. H. Relevanskomiteen skal bestå av to representanter fra hvert RHF på fagdirektør /forskningsdirektørnivå. Relevanskomiteen skal, med utgangspunkt i rangeringen fra de Sak på møtet Side 3

14 RHF-enes strategigruppe for forskning Kontakt Sølvi Lerfald bergen.no Gro Anita Fonnes Flaten bergen.no vitenskapelige panelene og det vedtatte relevansgrunnlaget, avgi innstilling om hvem som skal få midler. Innstilling og evt. uenighet skal begrunnes. I. Endelig beslutning fattes av AD møtet. Klageadgang Det er kommet spørsmål om hvordan eventuelle klager på vedtaket skal håndteres. I utgangspunktet er det viktig at det er åpenhet rundt grunnlaget for tildelingen av midler. Det bør derfor åpnes for at det kan bes om begrunnelse for avslag. Dette bør håndteres av relevanskomiteen i samarbeid med sekretariatet. Klageadgangen kan deretter avgrenses til 1) saksbehandlingsfeil, og 2) om faktaopplysninger som blir brukt i begrunnelsen for avslag, er riktige. Forslag: Det foreslås at RHF AU til møtet i RHF enes strategigruppe for forskning i august legger fram et forslag til håndtering av klager med følgende utgangspunkt: Søkere bør på forespørsel få tilgang på begrunnelse for avslaget. Det må diskuteres om det skal gjelde både rangeringen etter vitenskapelig kvalitet og relevansvurderingen. Begrunnelser for avslag håndteres av relevanskomiteen. Klager på saksbehandlingsfeil og faktaopplysninger i begrunnelsen håndteres av en komité bestående av en person fra hvert regionalt helseforetak. Avtalestruktur og oppfølging av prosjekter Det skal inngås avtaler mellom institusjonene som deltar i prosjektene. Det er avgjørende at prinsipp for kostnadsdekning kommer på plass før innholdet i avtalene utformes, (jf. punkt E). I tillegg er det behov for å bli enige om pengeflyt, oppfølging av prosjektene, rapportering osv. Anbefaling: Det anbefales at RHF ene nedsetter en egen arbeidsgruppe som kan utarbeide retningslinjer og avtalestruktur med utgangspunkt i prinsippene det blir enighet om på møtet. Sak på møtet Side 4

15 De regionale helseforetakenes nasjonale forskningsmidler til tverregionale helseprosjekter Om programmet Frist: :00 CET Inntil 200 mill. til tverregionale helseforskningsprosjekter innenfor tematiske fagområder. Meldinger Utlysning av midler til tverregionale samarbeidsprosjekter. Midlene skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning innenfor de tematiske satsingsområdene hjerte karsykdommer, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidelser, helsetjenesteforskning, kreftforskning og nevrologiske sykdommer inkl. demens, samt forskning på smerte og utmattelsessykdommer som CFS/ME, fibromyalgi og borreliose. Satsingen er forankret i RHFenes strategigruppe for forskning og i regionale samarbeidsorgan. Forskningsrådet administrerer utlysningen og kvalitetsvurderingen av søknadene. Mål for programmet Alle helseforetak er kunnskapsinstitusjoner der forskning er en lovpålagt og integrert del av virksomheten. Forskning er viktig både for å bidra til ny kunnskap, og for å bidra til kompetanse, kvalitet og utvikling av de helsetjenester som sykehusene leverer. Midlene skal bidra til å sikre forskning i helseforetakene, herunder private/ideelle sykehus med driftsavtale med helseregionen. Midlene skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning, som grunnlag for å sikre høy kvalitet og trygge og effektive tjenester. Det tildeles midler innen områdene: hjerte karsykdommer, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidelser, helsetjenesteforskning, kreftforskning og nevrologiske sykdommer inkl. demens der det er etablert nasjonalt forskningssamarbeid på tvers av sykehusene. I tillegg skal styrkingen bidra med mer forskning knyttet til smerte og utmattelsessykdommer som CFS/ME, fibromyalgi og borreliose. Generelt mottar programmet/aktiviteten søknad fra Helseforetak eller en privat/ideell institusjon som kan søke de regionale helseforetakenes forskningsmidler Prosjektleder må være ansatt i angitte søkerinstitusjoner eller ha forankringsavtale med søkerinstitusjon Totalbudsjett For denne utlysningen er inntil 200 mill. tilgjengelig. 1

16 Om utlysningen Meldinger Utlysning av midler til tverregionale samarbeidsprosjekter. Antatt tilgjengelige midler: Inntil 200 mill. Føringer og viktige forhold for utlysningen Det er den norske utlysningsteksten som er juridisk bindende for denne utlysningen. Midlene skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning innenfor de tematiske satsingsområdene hjerte karsykdommer, muskel og skjelettplager, alvorlige psykiske lidelser, helsetjenesteforskning, kreftforskning og nevrologiske sykdommer inkl. demens, samt forskning på smerte og utmattelsessykdommer som CFS/ME, fibromyalgi, borreliose. Satsingen er forankret i RHFenes strategigruppe for forskning og i de regionale samarbeidsorganene, og Forskningsrådet administrerer utlysningen og kvalitetsvurderingen av søknadene. Hvem kan være søker? Helseforetak eller en privat/ideell institusjon som kan søke de regionale helseforetakenes forskningsmidler Prosjektleder må være ansatt i søkerinstitusjon eller ha forankringsavtale med søkerinstitusjon Hva kan du søke om? Søknadsbeløp: minimum kroner 6 mill. for prosjektperioden (totalt). Det er ingen øvre grense. Prosjektet kan ha en varighet på inntil 5 år. Det kan søkes om midler til postdoktorstipend for minimum 2 år og maksimum 4 år innenfor forskerprosjektet. Det kan søkes om midler til doktorgradsstipend for 3 år innenfor forskerprosjektet. Det gis mulighet for å ansette stipendiater i 50 % stillinger når stipendiatperioden kombineres med relevant arbeid i klinisk praksis. Virketiden forlenges tilsvarende, men maksimalt opp til 5 år. Behovet for redusert/kombinert stilling skal begrunnes Krav til søknaden I søknaden skal det omtales hvordan prosjektet skal knyttes til de tematiske føringene i utlysningen og hvordan det tverregionale samarbeidet vil gi merverdi. Søknaden skal skrives på engelsk Samarbeidsprosjektet må ha deltakelse fra helseforetak/private, ideelle institusjoner fra minst tre av de fire finansierende regionale helseforetakene. Prosjektet kan være del av et større prosjekt, gjerne internasjonalt. 2

17 Både som delprosjekt og selvstendig prosjekt skal oppgave og ansvarsfordelingen mellom de deltagende institusjoner forskere/forskergruppene tydeliggjøres. Det må fremgå av budsjettet hvordan prosjektets midler skal fordeles på arbeidsoppgaver og institusjoner; vedlagte skjema skal brukes til dette. Sammen med søknaden skal det sendes inn prosjektbeskrivelse etter fastlagt mal (PDF 97.1 KB), CV for prosjektleder og CV for de mest sentrale forskerne i prosjektet samt skjema for oppgave og budsjettfordeling. Andre vedlegg tas ikke med i søknadsbehandlingen. Det er automatisk sidetallsbegrensing på 10 sider for prosjektbeskrivelse og 4 sider for hver CV med publikasjonsliste. Det skal kun være én prosjektleder og én ansvarlig institusjon i hvert prosjekt. De samarbeidende forskningsmiljøene skal inngå egen samarbeidsavtale. Det forutsettes at de deltakende institusjoner inngår egen samarbeidsavtale som regulerer partenes rettigheter og plikter i prosjektet. Vurderingskriterier og føringer Prosjektet vurderes ut fra vitenskapelig kvalitet og relevans for helseforetakene. Internasjonalt samarbeid vektlegges positivt. Midlene skal benyttes til å styrke tjenesterelevant og pasientnær klinisk forskning og helsetjenesteforskning, som kan bidra til høy kvalitet i pasientbehandlingen og trygge og effektive helsetjenester. Relevansen blir vurdert med utgangspunkt i denne formulering. Søkerne skal gjøre rede for hvorfor den aktuelle forskningen er viktig, og hvorfor det er viktig å gjennomføre den nå. Argumentene skal underbygges av litteratur. Helseforetakene ønsker å bidra til brukermedvirkning i hele forskningsprosessen, fordi det kan føre til mer relevant og bedre forskning. Det vil derfor bli vurdert som positivt at prosjektet planlegger aktiv involvering av brukere. Dersom brukermedvirkning ikke anses som relevant, må det begrunnes hvorfor. Det er et krav at stillinger som tildeles innenfor rammen av forskerprosjektet, skal besettes i henhold til institusjonenes regler for utlysning og tilsetting. Prosjektet skal regnskapsføres i helseforetak/privat, ideell institusjon. Søknaden vil bli avvist dersom den ikke oppfyller følgende krav Prosjekter må være tilhøre temaområdene nevnt i "Mål for programmet" Totalt søkt beløp for prosjektperioden må være 6 mill. kroner eller mer Prosjektbeskrivelse etter fastlagt mal må være vedlagt CV med publikasjonsliste for prosjektleder må være vedlagt CV med publikasjonsliste for de mest sentrale prosjektdeltagere må være vedlagt Utfylt skjema med for beskrivelse av oppgave- og budsjettfordeling må være vedlagt En intensjonserklæring fra alle deltagende institusjoner Søknaden og alle vedlegg skal skrives på engelsk. Opprett søknad Spesielle føringer: 3

18 I tillegg til generelle føringer for forskerprosjekter, gjelder føringene og avvisningsgrunnene nevnt foran. Dersom det er avvik mellom generelle retningslinjer for søknadstypen og spesielle føringer oppgitt i utlysningen, vil det være utlysningens spesielle føringer som er gjeldende. Tidligste tillatte prosjektstart: Behandlingsprosedyre Prosjektsøknadene vil bli vurdert av internasjonale eksperter/ekspertpaneler etter Forskningsrådets etablerte rutiner. Prosjekt som i Forskningsrådets kvalitetsvurdering får karakteren 4 eller bedre skal så vurderes av komité for relevansvurdering. Komiteen er sammensatt av to representanter fra hvert regionalt helseforetak. Relevansvurderingen vil bli gjort etter retningslinjene over. Forventet tidspunkt for svar på utfallet av søknadsbehandlingen Resultater av søknadsbehandlingen skal legges fram for RHFenes strategigruppe i desember 2014, tildeling skal besluttes i de regionale helseforetakenes AD møte. Umiddelbart etter beslutning, informeres søkerne og søkerinstitusjonene om resultatet. Spørsmål knyttet til utlysningen Spørsmål knyttet til utlysningen vil kunne besvares av følgende kontaktpersoner ved det enkelte RHF. Helse Vest RHF Sølvi Lerfald, solvi.lerfald@helse bergen.no Helse Midt RHF May Britt Kjelsaas, e post: May.Britt.Kjelsaas@helse midt.no Helse Nord RHF Tove Klæboe Nilsen, e post: Tove.Klaeboe.Nilsen@helse nord.no Helse Sør Øst RHF Randi Vad, e post: Randi.Vad@helse sorost.no 4

19 Oversikt over oppgave og ansvarsfordeling Samarbeidsprosjektet må ha deltakere fra helseforetak/private, ideelle institusjoner fra minst tre av de fire regionale helseforetakene. Prosjektet kan være del av et større prosjekt, gjerne internasjonalt. Både som delprosjekt og selvstendig prosjekt skal oppgave- og ansvarsfordelingen mellom de deltakende forskere/forskergruppene tydeliggjøres. Det må fremgå av budsjettet hvordan prosjektets midler skal fordeles på arbeidsoppgaver og institusjoner. Oversikt over samarbeidspartnere Prosjekttittel Prosjekteier (institusjon/adm ansv) Prosjektleder (navn) Samarbeid Regionale helseforetak (minst tre) Samarbeidspartner nasjonalt (navn/inst) Samarbeidspartner internasjonalt (navn/inst/land) Oversikt over oppgavefordeling og budsjett Institusjon/Prosjektmedarbeider Oppgavefordeling: Henvis til "Main activities and milestones in the project period" i søknadsskjemaet samt til relevante deler i "Project plan, project management, organisation and cooperation" i prosjektbeskrivelsen Budsjett Totalbudsjett

20 Forskningsadministrativt system Rapport fra nasjonal arbeidsgruppe ledet av Helse Sør-Øst RHF April 2014

21 2

22 3 Innhold Forord Innledning... 5 Bakgrunn for arbeidet... 5 Arbeidsgruppens mandat og arbeidsmåte... 6 Arbeidsgruppe for forskningsadministrativt system Administrasjon av forskningsprosjekter... 9 Informasjonsprosesser i forskning... 9 Forskning i helseforetakene Regionale og nasjonale registreringssystemer Internasjonale registreringssystemer Behov og krav til nytt forskningsadministrativt system Brukerperspektiver Arbeidsgruppens anbefalinger Informasjonselementene i et forskningsadministrativt system Løsningsforslagets fase Løsningsforslagets fase 2: Vedlegg: Prosjektkatalogen i CRIStin, eksempler på skjermbilder : Prosjektbeskrivelse : Prosjektdeltakere : Godkjenninger : Publikasjoner... 28

23 4 Forord Denne rapporten omhandler et løsningsforslag for et nasjonalt forskningsadministrativt system og er utarbeidet på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Forslaget er utviklet på grunnlag av arbeid gjennomført i en arbeidsgruppe med nasjonal representasjon under ledelse av Helse Sør-Øst RHFs Avd. forsknings og innovasjon, og arbeidet har vært organisert som en rekke møter for informasjonsinnhenting og diskusjon. Arbeidet er utført i tidsrommet oktober 2012 til oktober Prosjektledelsen takker arbeidsgruppens medlemmer for all velvillig medvirkning og bistand under hele prosjektperioden.

24 5 1. Innledning Bakgrunn for arbeidet Samling eller sentralisering av administrative funksjoner knyttet til forskning har vært en klar internasjonal trend over flere år. Forbedring av forvaltningsmetoder, assistanse ved rapportering, budsjettering og prosjektfinansiering har vært pådrivere for denne trenden bl.a. for å forenkle prosesser knyttet til økt forskningsaktivitet i institusjonene, regulatoriske krav og krav til innsyn fra myndigheter og ønsker om transparens og informasjon fra samfunnet for øvrig. I 2010 ble Helse Sør-Øst RHF gitt i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet å lede arbeidet med etablering av et nasjonalt elektronisk rapporteringssystem for kliniske intervensjonsstudier i samarbeid med de øvrige regionale helseforetakene. Arbeidet sprang ut fra et ønske om en helhetlig oversikt over pågående og gjennomførte kliniske intervensjonsstudier i helseforetakene. Prosjektet ble derfor satt i sammenheng med den plikten de regionale komiteene for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk har til å holde oversikt over forskningsprosjekter som faller inn under virkeområdet til Lov om medisinsk og helsefaglig forskning (Helseforskningsloven - Lov nr 44). Helseforskningsloven omfatter også innsyn og åpenhet i forskningen og sikrer allmennhetens rett til å få vite hvilke forskningsprosjekter etter denne loven som en forskningsansvarlig eller prosjektleder er eller har vært involvert i, samt formålet med prosjektet ( 41) og pålegger den forskningsansvarlige institusjon å holde løpende oversikt over pågående prosjekter ( 4). Arbeidsgruppen nedsatt for oppdraget leverte i februar 2011 en rapport 1 der de regionale komiteene for forskningsetikks elektroniske søknadsportal SPREK ble anbefalt som et hensiktsmessig utgangspunkt for registrering av slike studier i Norge. Forslaget fordrer blant annet at skjemaløsningen i SPREK utvides i henhold til krav fra Helse- og omsorgsdepartementet samt at registrerte data tilrettelegges eller kodes for utveksling med det nasjonale systemet for forskningsdokumentasjon, CRIStin (Current Research Information System in Norway). Muligheten for utvikling av et felles forskningsadministrativt system for norsk medisinsk og helsefaglig forskning ble adressert under arbeidet med rapporteringssystemet, da ikke alle forskningsprosjekter i helseforetakene omfattes av Helseforskningsloven. Målsetting for dette var å forbedre og forenkle forvaltningen av organisatoriske og regulatoriske prosesser relatert til forskningsadministrasjon. Dette ble videre satt inn i sammenheng med bruk av CRIStin som nasjonalt forskningsdokumentasjonssystem og med utvikling av SPREK-portalen. Utredning av løsningsforslag til et felles forskningsadministrativt system ble som konsekvens 1 Rapport til Helse- og omsorgsdepartementet: Felles elektronisk rapporteringssystem for kliniske intervensjonsstudier i helseforetakene, Helse Sør-Øst

25 6 av dette inkludert i Helse- og omsorgsdepartementets oppdragsdokument for 2012 til Helse Sør-Øst RHF, og en arbeidsgruppe for dette formålet ble konstituert 24. oktober Arbeidsgruppens mandat og arbeidsmåte Arbeidet med rapporten springer ut fra Helse- og omsorgsdepartementets oppdragsdokument for 2012 til de regionale helseforetakene der Helse Sør-Øst RHF ble satt til å koordinere arbeidet: Det er utviklet et forslag til felles forskningsadministrativt system for alle typer forskningsprosjekter, jf tilleggsdokument til Oppdragsdokument 2011 Utgangspunktet for arbeidet har vært å redegjøre for en mulig strukturering og organisering av et felles forskningsadministrativt system. Det ble presisert at det skal utarbeides et forslag med utgangspunkt i informasjonselementer brukt i eksisterende løsninger for forskningsadministrasjon og prosjektregistrering i helseforetakene samt behovet for økt utveksling og gjenbruk av registrert informasjon bl.a. med CRIStin. Vurderingene skal bygge på en oversikt over forskningens prosjektforløp, finansieringssystemer, de ulike brukergruppenes behov og krav, evalueringer og annet faktagrunnlag. Innenfor disse rammene skal arbeidsgruppen vurdere omfanget av informasjonselementer som skal involveres i utviklingen av et felles forskningsadministrativt system. Informasjonselementene skal sees i sammenheng med indikatorer og resultatmål hensiktsmessige for rapportering (tertial, årlig osv.). Forslaget skal formuleres med en overordnet målsetting om at et forskningsadministrativt system er strukturert slik at administrative oppgaver og informasjonsutveksling blir forbedret og enklere og i tillegg har høyest mulig merverdi for brukere av systemet på ulike nivåer, fra forskere og prosjektledere til institusjonsledere og administrativt ansvarlige. I relasjon til dette ble det påpekt at det er et stort urealisert potensial for økt gjenbruk av informasjon i ulike sammenhenger som søknads- og godkjenningsprosesser, rapportering og lignende. Arbeidsgruppen har hatt fysiske møter supplert med diskusjon og meningsutveksling per e- post. Under arbeidsgruppens siste møte (12. mars 2013) deltok også Datatilsynet med innspill.

26 7 Arbeidsgruppe for forskningsadministrativt system Arbeidsgruppen har hatt følgende sammensetning: Medlemmer: Helse Nord RHF: Tove Klæboe Nilsen, seksjonsleder, Forskning og utdanning Kristin Andersen, konsulent, Klinisk forskningsavdeling, UNN Helse Midt-Norge RHF: Siv Mørkved, professor, forskningssjef, St. Olav s hospital May Britt Kjelsaas, rådgiver, Samarbeidsorganer og forskningsadministrasjon Helse Vest RHF: Sølvi Lerfald, seniorrådgiver, Regionalt kompetansesenter for klinisk forskning, Helse Bergen Fredrik Feyling, førstekonsulent, Forskningsavd., Stavanger Universitetssykehus HF Helse Sør-Øst RHF, avd. forskning og innovasjon: Øystein Krüger, forskningssjef (leder) Randi Vad, spesialrådgiver Tanja Schiøtz Wigley, spesialrådgiver Torunn Berge, spesialrådgiver Høgskolen i Oslo og Akershus: Elin Holter Anthonisen, seniorrådgiver, FoU-administrasjonen ved Fakultet for helsefag Oslo Universitetssykehus HF, Forskningsadministrasjon og biobank: Peder Heyerdahl Utne, konst. avdelingsleder Mette B. Stinessen, seniorrådgiver Dominic Anthony Hoff, spesialrådgiver Universitetet i Oslo: Mette Sollihagen Hauge, seniorrådgiver, Forskningsadministrativ avdeling CRIStin: Katrine Weisteen Bjerde, daglig leder Agnethe Sidselrud, nestleder

27 8 Observatører: NIFU / Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning: Ole Wiig, stedfortredende forskningsleder Norges forskningsråd: Nina Hedlund, spesialrådgiver, Adm. direktørs stab Rek Nord: May Britt Rossvoll, sekretariatsleder

28 9 2. Administrasjon av forskningsprosjekter Informasjonsprosesser i forskning Forskning er en lovpålagt oppgave i helseforetakene, jf Spesialisthelsetjenestelovens 3-8 og Helseforetakslovens 1 og 2. Forskning skal sikre at spesialisthelsetjenesten har et kvalitativt tilbud til pasientene som er godt og oppdatert innenfor diagnostikk og behandling. Forskningen skal med andre ord ivareta kvalitetsutvikling gjennom kompetansebygging og kunnskapsinnhenting samt bistå implementering av ny praksis, metoder og teknologi. Helseforetakene har et spesielt ansvar for samarbeidet mellom grunnforskning og klinisk forskning gjennom å fungere som arena for translasjonsforskning, der eksperimentelle funn fra laboratoriet overføres til nye kliniske applikasjoner og også bringer erfaringer fra klinikken tilbake til laboratoriet. Under hele forskningsforløpet foregår det prosesser der informasjonsinnhenting, - administrasjon og utveksling på ulike nivåer er sentrale for en effektiv gjennomføring av prosjektene. Oppsummert relaterer disse prosessene seg til: Bakgrunnsarbeid, informasjonsinnhenting fra forskningsdatabaser, websider og vitenskapelige journaler Søknadsforberedelser, -utforming og -innsending Samarbeid med prosjektpartnere, både nasjonalt og internasjonalt Forberedelse og bearbeiding for ulike godkjenninger Datainnsamling i forskningsprosjekter Prosjektadministrasjon Dataanalyse og statistikk Rapportering av resultater, forberedelse av både populærvitenskapelig og vitenskapelig materiale for formidling Publiseringer Evalueringer Ledelsesprioriteringer Rammene for disse prosessene settes av ulike instanser som har ulike behov og setter ulike krav til informasjonsprosessene: Søknad Godkjenning Gjennomføring Avslutning Finansierende organ (Norges forskningsråd, Kreftforeningen, stiftelser RHF-ene osv.) Fagfelle/ 'peer review' komité Regional Etisk Komité Datatilsynet Norges samfunnsvitenskapelige datatjeneste Midtveisrapportering til finansierende organ Økonomi/forbruk, institusjon rapportering til CRIStin Sluttrapportering til finansierende organ Formidling (vitenskapelige tidsskrift, media, presse osv.) rapportering til CRIStin

29 10 Informasjonsprosessene berører interessenter på ulike nivåer, fra nasjonale myndigheter og finansieringsorganer, regionale myndigheter og helseforetak til lokale institusjoner, institutter og forskningsgrupper. I tillegg er samfunnet generelt en interessent som i økende grad ønsker informasjon om ressursbruk og resultater i forskningsprosjekter for evaluering av samfunnsøkonomisk nytte av den offentlig finansierte forskningen. Under hele forskningsforløpet er det ønskelig med et system som bidrar til å gjøre informasjonsprosessene mer oversiktlige, enklere og mindre byråkratiske, både for bidragsyterne og for brukerne av informasjonen, og det er et uttalt nasjonalt behov for informasjonssystemer som er i stand til å arbeide sammen for effektiv innhenting, utveksling og rapportering av forskningsinformasjon og administrative data uten for stor grad av uønsket duplisering. Forskning i helseforetakene Forskning er en av spesialisthelsetjenestens hovedoppgaver og er lovpålagt gjennom Spesialisthelsetjenesteloven. En pasientnær, behandlingsrettet forskning er viktig for dokumentasjon av effekter av behandling og introduksjon av ny teknologi. Forskningsaktivitet og forskningsrelaterte resultater måles og rapporteres ved hjelp av en rekke ulike parametre (forskningsindikatorer) og innsatsfaktorer. Dokumentasjon av denne informasjonen på ulike nivåer, både lokalt og nasjonalt, gjøres i økende grad for vurdering av innsats, resultater og samfunnsnytte. Både NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning) og CRIStin er sentrale aktører i informasjonsprosessene knyttet til dokumentasjon. CRIStin samler registrering og rapportering av forskningsresultater som tidsskriftartikler for helsesektoren, instituttsektoren og universitets- og høyskolesektoren og forenkler dermed prosessen for registrering av sampublikasjoner mellom forfattere i helseforetakene og andre forskningsinstitusjoner. En sentral del i CRIStins resultattjeneste er derfor publiseringsdatabasen Norsk vitenskapsindeks, NVI. I 2012 rapporterte helseforetakene en samlet ressursbruk til forskning på om lag 2,8 milliarder kroner fordelt på 2400 årsverk 2. Nesten 70 % av disse årsverkene var knyttet til Helse Sør-Øst (Figur 1. Figur 1 Fordeling av ressursbruk i helseforetakene 2 NIFU rapport 2012: Ressursbruk til forskning i helseforetakene 2011: Hovedresultater og dokumentasjon

30 11 Ressursbruken gjenspeiles i forskningsaktivitet (rapportert for 2012) målt i antall publikasjoner og antall avlagte doktorgrader: Region Publikasjoner Doktorgrader Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord En fullstendig oversikt over hvor mange ulike forskningsprosjekter som ble utført i helseforetakene i samme periode er ikke tilgjengelig. Det eksisterer heller ikke fullstendige oversikter eller systemer som forenkler innhenting av informasjon over hvor mange søknader om forskningsfinansiering eller godkjenninger som gikk ut fra helseforetakene i et bestemt år. Informasjonen kan innhentes, men prosessen er arbeidskrevende og må søkes opp fra de ulike forskningsprogramsidene eller søknadsportalene. Som eksempel mottok SPREK-portalen alene 1586 nye søknader om forskningsprosjekter i 2011, mens 273 prosjekter ble registrert som avsluttet samme år. Regionale og nasjonale informasjonssystemer De enkelte helseforetakene og institusjonene har selv utviklet ulike lokale systemer for å holde oversikt over egen forskning. Disse har vært relatert til krav om institusjonell forankring, strategisk styring, ressursbruk og økonomi, regulatoriske krav og formidling. Imidlertid består de lokale systemene kun av enkle databasestrukturer og er preget av fragmentering, og ingen av dem kan håndtere komplekse prosjekter med flere partnere, holde oversikt over hele prosjektforløp eller kommunisere med andre informasjonssystemer på en tilfredsstillende måte. Eksempler; forskningsadministrative løsninger i bruk: Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF benytter ForPro (utviklet ved Rikshospitalet) for å holde oversikt over medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter og kvalitetsstudier. Den web-baserte databasen inkluderer som minimum alle studier som involverer mennesker, person- og helseopplysninger og humant biologisk materiale, herunder forskerinitierte studier og oppdragsstudier. Systemet omfatter ikke informasjon om prosjekter som involverer dyreforsøk. I tillegg til ForPro arkiveres relevant prosjektdokumentasjon i sykehusets ordinære arkivsystem ephorte, og der arkiv nummer manuelt registreres i ForPro for lettere å finne frem til dokumentasjon for det enkelte prosjekt. Registrering i ForPro og arkivering av prosjektdokumentasjon i ephorte blir i dag håndtert av personer i sentral forskningsstøtte.

31 12 Oslo universitetssykehus HF har i samarbeid med REK Sør-Øst fått på plass en ordning der all e-postkorrespondanse fra REK sekretariatet går i kopi til en felles e-postkasse. Dette gjør det mulig for sentral forskningsstøtte å holde oversikt over alle REK vedtak og til å følge opp overfor prosjektledere/forskere ved behov. Universitetssykehuset Nord-Norge HF Universitetssykehuset i Nord-Norge HF har etablert et forskningsadministrativt system i form av en registreringsdatabase for alle forskningsprosjekt som gjennomføres ved sykehuset. Systemet har lesertilgang for alle ansatte gjennom intranett og gir en oversikt over all forskningsaktivitet med mulighet for søk og sortering på enhet/klinikk, avdeling, prosjektleder og -status. UNNs FAS muliggjør uttak av statistikk og rapporter, og data kan eksporteres til Excel for videre bearbeiding. Prosjekter publiseres i det forskningsadministrative systemet når godkjenning fra regional etisk komité foreligger for prosjekter der slik godkjenning er påkrevd i følge Helseforskningsloven. Andre prosjekter publiseres forløpende ettersom informasjon registreres i systemet. Nasjonale systemer: SPREK De syv regionale komiteene for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) har ansvar for godkjenning av forskning som faller inn under Helseforskningsloven. Komiteene har fra mai 2009 benyttet en felles saksbehandlingsportal, SPREK, for innlevering og vurdering av søknader om forhåndsgodkjenning av prosjekter og biobanker, endringsmeldinger samt sluttrapportering. Saksportalen er administrativt lagt til REK-Nord i Tromsø og legger til rette for fullelektronisk søknadsmottak, saksbehandling, arkiv og kommunikasjon i REK. Arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder for komiteenes virksomhet. SPREK kan ikke umiddelbart benyttes som forskningsadministrativt system for helseforetakene, da prosjektregister og statistikk ikke har vært hovedfokus i utviklingen av SPREK. De regionale komiteene for forskningsetikk har heller ikke hatt mulighet eller kapasitet til å kvalitetssikre registeret i en slik grad at de kan brukes systematisk. Videre utvikling av SPREK vil i hovedsak gå på å forbedre grensesnitt for alle brukergrupper, integrasjon mot CRIStin og å få på plass endelig godkjenning av NOARK (Norsk arkivstandard) som fagsystem. Søknadsprosess for endelig godkjenning startes i Endringer i SPREK produksjonsettes i to årlige hovedversjoner for å sikre en stabil driftssituasjon. SPREK gjennomgår en skjemarevisjon for både å få bedre informasjon til komiteene og å gi søkere et bedre og mer oversiktlig skjema. Integrasjonen mot CRIStin er under videre utvikling, bl.a. blir institusjonsregister hentet fra CRIStin og muligheter for felles pålogging skal utredes. CRIStin CRIStin (Current Research Information System In Norway) er både forvaltningsorgan og datasystem og dekker helsesektoren, instituttsektoren og universitets- og høyskolesektoren.

32 13 Den store milepælen for CRIStin i 2012 var gjennomføring av den første regulære NVIrapporteringen for alle tre sektorer samlet. I 2013 ble fokus flyttet til videreutvikling av både CRIStin-systemet (CRIStin 2.0) og av hele organisasjonen. Fra å ha hovedfokus på leveranser til myndighetene vil oppmerksomheten dreie mot levering av nyttige verktøy til institusjonene og forskerne og mot gjenbruk av data i CRIStin der integrasjon med andre systemer vil være viktig. Første delprosjekt i utviklingen av CRIStin 2.0 er en ny og forbedret prosjektkatalog. Målsettingen for denne er blant annet at den skal dekke kravene som helseforskningsloven stiller til at institusjonene skal ha oversikt over prosjekter. Utveksling av data med andre systemer er en sentral utviklingsoppgave. I samarbeid med Forskningsrådet, er det blant annet etablert muligheten til gjenbruk av data registrert om publikasjoner i CRIStin i rapporteringsøyemed. Ytterligere trinn i arbeidet med integrasjon mellom Forskningsrådets systemer og CRIStin vil bli definert. CRIStin skal i tillegg videreføre sitt samarbeid med REK Nord vedrørende utveksling av prosjektdata mellom SPREK og prosjektkatalogen i CRIStin. Andre nasjonale systemer De regionale helseforetakene administrerer egne forskningsmidler i regionene og benytter det nasjonale systemet esøknad for elektronisk registrering av søknader om forskningsmidler. Det er også tilknyttet egne nasjonale systemer for søknadsvurdering og rapportering, henholdsvis evurdering og erapport, og sammen tilbyr disse systemene en enhetlig elektronisk løsning for hele tildelingsprosessen. I rapporten «Cristin - Current research information system in Norway» fra (datert 22. februar) er esøknad og erapport nevnt flere ganger, og mulig datautveksling er skissert på følgende måte: Det må legges til rette for fleksibel datautveksling mellom Cristin og esøknad, som er et søknadssystem for tildeling av midler fra RHF-ene. esøknad vil kunne bidra med informasjon om finansieringskilde, tildelt beløp, prosjektinformasjon som klassifisering mv. og kan supplere flere av Cristins moduler. Forskere som benytter esøknad må kunne hente opplysninger direkte fra Cristins ulike moduler (CV, publiseringer) slik at søknadsarbeidet forenkles. erapport er et rapporteringsverktøy for RHF-ene. Forskningsregisteret inneholder bl.a. prosjektklassifisering og presentasjoner, herunder målsetning og resultater, av forskningsprosjekter finansiert av de regionale helseforetakene. Alle pågående prosjekter rapporterer til registeret én gang i året. Registeret vil bidra med informasjon til flere moduler som inneholder informasjon om pågående og avsluttede prosjekter. Informasjon om forskningspublikasjoner rapportert gjennom Cristin kan være interessant å koble opp til årsrapportene i erapport. 3

33 14 For rapporteringen for 2013 vil erapport benytte CRIStins person- og institusjonsregister, foreløpig ikke i sanntid, men dette er første skritt på veien mot datautveksling som vil komme brukerne av både CRIStin og erapport/esøknad til gode. Internasjonale registreringssystemer Flere land har innført krav om registrering av kliniske intervensjonsstudier for å øke transparens i og tilgjengelighet til kliniske studier for forskere, finansieringskilder og befolkningen ellers. Slike registre er ofte søkbare, for eksempel ved hjelp av sykdomskategori/indikasjon, studielokalisering og intervensjonsprosedyre. Registrering av informasjon for studiene er gjerne utført av firma (sponsor for studien), sykehuset / prosjektlederen eller av den tredjepartsorganisasjon (contract research organisation, CRO) som utfører denne. Det web-baserte registeret Clinicaltrials.gov, eid av National Institute of Health (NIH) / United States National Library of Medicine, var det første register for kliniske studier tilgjengelig online og er det største og mest brukte systemet for registrering i bruk i dag. Dette registeret omfatter data fra mer enn kliniske studier lokalisert i 183 land 4. Registrering av kliniske studier har siden 1. juli 2005 vært et krav for publisering av studien, etter bestemmelse i International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE). Verdens helseorganisasjon (WHO) har støttet opp under dette kravet ved oppstart av plattformen International Clinical Trials Registry (ICTRP), og ICMJE aksepterer nå alle primære registre inkludert i WHOs nettverk i tillegg til clinicaltrials.gov. Internasjonalt er generiske forskningsadministrative systemer ofte nært knyttet til søknadsprosess, slik som era 5 electronic Research Administration et online system som tilbyr søkere, finansieringskilder og administrativt personale de nødvendige verktøy for full elektronisk prosessering av forskningssøknader. era tar hånd om hele søknadsforløpet fra søknadsinnsending til resultat av vurdering med en total årlig søknadspott på over $30 milliarder dollar. Systemet benyttes i første rekke av NIH, i tillegg til Agency for Healthcare Research and Quality, Centers for Disease Control and Prevention, Food and Drug Administration, Substance Abuse and Mental Health Services Administration og Veterans Health Administration. Prosjektledere/forskere har dermed kun én søknadsportal å forholde seg til for søknader innen medisin og helsefag. I alt håndterer systemet over søknader i året og vedlikeholder også dataregistrering for innovasjon og patenter gjennom interfase med iedison. Lokale era, som for eksempel SeRA ved Stanford University, behandler søknadsinformasjonen videre for registrering i et institusjonelt administrasjonssystem for eksternt finansierte forskningsprosjekter. Systemet består av et sett sammenhengende 4 Rapportert i april 2013, 5

34 15 moduler og innhenter data fra eksisterende kilder. Dette eliminerer uønsket duplisering og sørger samtidig for bedre kvalitet på den informasjonen som samles inn. I Storbritannia har National Health Service (NHS)/National Institute for Health Research utviklet lignende portalløsninger for forenkling og strømlinjeforming av administrative prosesser for søknader om finansiering, godkjenninger og tillatelser. Kliniske forskningsprosjekter registreres i et databasenettverk, UK Clinical Research Network Portfolio Database, der det samtidig er mulig å søke om registrering for International Standard Randomised Controlled Trial Number (ISRCTN). Informasjonen legges inn på ett sted og brukes for ulike applikasjoner og reduserer samtidig duplisering og arbeidsbyrde for prosjektleder / forsker. Felles for disse administrative systemene er en stor grad av nasjonal integrering som ikke gjør en direkte systemoverføring til et annet land mulig.

35 16 3. Behov og krav til nytt forskningsadministrativt system Brukerperspektiver Brukerne av et forskningsadministrativt system setter ulike krav og behov til innhold, tilgjengelighet, presentasjon og detaljnivå for informasjonen inkludert i systemet. Under følger en oppsummert oversikt over de primære brukergruppene med tilhørende bruksområder for prosjektinformasjonen. Prosjektleder Søknader/rapportering til finansieringskilde Søknader/godkjenninger (REK) Intern økonomistyring Prosjektstyring Publisering Gruppe-/ avdelingsleder Oversikt over søknadsportefølje Søknader/rapportering for prosjektportefølje Økonomistyring for prosjektporteføljen Rapportering av intern ressursbruk (f.eks. til NIFU) Analyse av publisering og produktivitet Ekstern formidling (f.eks. web) Klinikkleder / HF forskningsledelse Oversikt over godkjente prosjekter Oversikt over søknader/ressursbruk/status Rapportering (NIFU) Analyse av produktivitet Ekstern formidling (web) RHF ledelse / nasjonale myndigheter Oversikt over godkjenninger og resultater Oversikt over ressursbruk, finansieringskilder Prosjektkatalog (tematisk inndeling, kategorier) Oversikt over publisering, doktorgrader Prosjektlederen/forskeren har en helt sentral rolle i dette systemet, fordi forskeren selv er ansvarlig for at registrert informasjon er kvalitetssikret. For å sikre at prosjektinformasjonen både blir registrert og god, er det et absolutt krav til et felles forskningsadministrativt system at dette også har en merverdi for forskeren. Strukturering av et nytt forskningsadministrativt system bør derfor utføres slik at dobbeltregistrering unngås og at det legges til rette for gjenbruk av prosjektinformasjon i så stor grad som mulig. Godkjenningsmyndigheter og finansieringskilder for forskning krever gjerne omfattende registrering av data både for prosjekt og for prosjektleder og eventuelle samarbeidspartnere,

36 17 og for dette formålet er det utviklet egne portaler (for eksempel SPREK) og søknadssystemer (esøknad og lignende). I dag må søkerne forholde seg til strukturforskjeller, og dette skaper merarbeid og både for forskerne og ledelsen. Et større fokus på strukturering av informasjonselementer vil tilføre merverdi og tilrettelegge for gjenbruk i flere av disse systemene og også i CRIStin. Prosjektidé Analyse Publisering Arkivering avslutning søknad Initiering / søknad Terminering / Konklusjon Datainnsamling / Rapportering gjennomføring godkjenning Ledelsesforankring Søknadsbevilgning Rekruttering REKgodkjenning Figur 2 Prosjektforløp, klinisk studie med pasient rekruttering Prosjektlederne er dessuten den eneste brukergruppen som har uttalte behov for oversiktlige informasjonsprosesser langs hele forløpet av forskningsprosjektet og som bidrar til at denne informasjonen i alle faser av prosjektet er oppdatert og aktuell. Prosjektforløpet er illustrert over (Figur 2), vist for et prosjekt med pasientrekruttering, og omfatter de fire prosjektfasene søknad, godkjenning, gjennomføring og avslutning som referert til på s. 6.

37 18 4. Arbeidsgruppens anbefalinger 6 Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i de ulike brukergruppenes behov og krav til prosjektregistrering og administrasjon av forskningsinformasjon og -resultater for utvikling av et løsningsforslag. Det er videre tatt hensyn til de ulike institusjonenes til dels store variasjon i forskningsvolum, kompleksitet og omfang av ulike administrative prosesser knyttet til forskning. Systemløsningen skal kunne gi en oversikt over pågående forskningsprosjekter på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå, slik at ulike forvaltningsprosesser knyttet til forskning, som rapportering, budsjettering og prosjektgodkjenning, effektiviseres og forenkles. Forslaget må dessuten kunne gi en betydelig merverdi for prosjektledere og forskere gjennom økt gjenbruk av registrert prosjektinformasjon, redusert arbeidsmengde i forbindelse med prosjektadministrasjon og forbedret oversikt over egen prosjektportefølje. I tillegg er det ønsket at systemet ivaretar følgende administrative funksjoner: Tilgang og søkemuligheter: brukerne får tilgang til all den informasjonen de trenger (men ikke mer). Klassifisering: data er organisert og presentert på en slik måte at den leveres i riktig kontekst (for eksempel kategori). Samarbeid: prosjektpartnere kan dele informasjon uavhengig av lokalisering. Personalisering: informasjonen kan personaliseres, dvs. tilgjengeliggjøres på en måte som er tilpasset brukerens spesifikasjon. Profilering av ekspertise: muligheter for å bygge opp CV, individuell kompetanseprofil. Søknadsintegrasjon: systemet lar brukerne levere, hente og dele søknadsinformasjon. Sikkerhet: informasjonen er tilgjengelig på ulike rettighetsnivåer (basert på brukernavn/passord). Informasjonselementene i et forskningsadministrativt system Med utgangspunkt i de ulike fasene i et prosjektforløp, har arbeidsgruppen satt opp et sett med informasjonselementer brukt som grunnlag for utvikling av en forskningsadministrativ systemløsning. Disse elementene representerer et minste felles multiplum eller kjernestruktur for systemet og kan deles inn i fire kategorier: prosjektrelatert informasjon, prosjektdeltakere, finansiering og lokalisering. Det forutsettes at et helhetlig forskningsadministrativt system bygges opp rundt disse elementene, og at systemet tar høyde for utvidelse etter behov. For eksempel er finansieringsinformasjonen her begrenset til referanser til prosjektets finansieringskilde. Arbeidsgruppen forutsetter at informasjon nødvendig for økonomistyring hentes fra lokale kilder i den enkelte institusjonen som et utgangpunkt. En tettere integrering mellom lokale økonomisystemer og et forskningsadministrativt system bør imidlertid være en langsiktig målsetting og vil gjøre det forskningsadministrative systemet mer funksjonelt, særlig i rapporteringsøyemed. 6 Universitetet i Oslo kunne høsten 2013 ikke stille seg bak anbefalingen om gi CRIStins prosjektkatalog en sentral rolle for å dekke behovene beskrevet i rapporten.

38 19 Prosjektenes totalbudsjett og spesifisering av bidrag fra ulike finansieringskilder er andre elementer som er særlig interessante i denne sammenheng. Oversikt over informasjonselementer som kjernestruktur: Prosjekt Prosjektdeltakere Finansiering Lokaliseringer Prosjekttittel Startdato Sluttdato Prosjektets formål Klassifisering (HRCS) REK nummer (der relevant) el. lokale prosjektnumre Godkjenninger Andre prosjektrelaterte skjema Relaterte prosjekter (lenker) Lenker til publikasjoner, rapporter o.l. Navn prosjektleder Navn prosjektdeltakere / samarbeidspartnere (lokalt) Navn prosjektdeltakere / samarbeidspartnere (eksternt) Samarbeidsavtaler Prosjektets finansieringskilde Prosjektnummer hos finansieringskilde Forskningsansvarlig institusjon, enhet Datalagring (hvor prosjektets data er lagret) Biobank (lokalisering av materiale) Utlevering av data/materiale (lokalisering/til hvem) Arbeidsgruppen har i en tidlig fase av prosjektet vurdert utvikling av et eget nasjonalt forskningsadministrativt system der administrative funksjoner og nødvendige informasjonselementer beskrevet over er samlet. Utvikling av et slik felles system vil kunne gi den nødvendige prosjektoversikten og muligheter for datauttrekk direkte eller eventuelt via en kobling mot CRIStin (Figur 3). Utviklingen av et enhetlig administrasjonssystem for institusjonene vil imidlertid være svært ressurs- og tidkrevende og dessuten forbundet med betydelig risiko. Behovet for koordinasjon og utveksling av informasjon med CRIStin som nasjonal plattform for forskningsinformasjon er vurdert som svært viktig av arbeidsgruppen. Dette er satt i sammenheng med den anbefalte løsningen for elektronisk rapportering av kliniske intervensjonsstudier og samarbeidet med SPREK-portalen. Det avgjørende for arbeidsgruppens anbefaling er imidlertid den pågående utviklingen av CRIStins prosjektkatalog, utført i parallell med utredningen av et nasjonal forskningsadministrativt

39 20 system. CRIStins prosjektkatalog samsvarer godt med de forutsetninger arbeidsgruppen har nedlagt for registrering av informasjon i et nasjonalt forskningsadministrativt system. Utviklingen av prosjektkatalogen er pågående og åpner nå for en unik mulighet for hurtig inkludering av alle nødvendige informasjonselementer omhandlet i denne rapporten og implementering i prosjektmodulen. CRIStin ivaretar dessuten de ulike funksjonelle krav som stilles til et forskningsadministrativt system som søkbarhet, datauttrekk osv.. Figur 3 Arbeidsgruppens utgangspunkt for utvikling av et forskningsadministrativt system. En forskningsadministrativ systemløsning bygget på CRIStin innebærer en betydelig reduksjon av risiko og utviklingskostnader og gir i tillegg en betydelig merverdi til CRIStin. CRIStins andre moduler for registrering av forskningsresultater og forskerprofiler er dessuten allerede godt implementert i fagmiljøene, og CRIStin innehar spisskompetanse nødvendig for å bringe utviklingen videre. På grunnlag av dette anbefaler derfor arbeidsgruppen at CRIStin gis en sentral rolle i en nasjonal plattform for formalisert forskningsadministrativ informasjon, der CRIStins prosjektkatalog sammen med informasjonsinfrastrukturen mellom institusjonene og CRIStin benyttes for å dekke de behov som et nasjonalt forskningsadministrativt system krever (Figur 4). Løsningen er følgelig ikke et enkeltstående dataprogram, men et integrert system bestående av CRIStins prosjektkatalog, de formaterte informasjonsveiene inn til CRIStin samt levering av en unik prosjekt-id fra CRIStin ved opprettelse av et nytt prosjekt. Løsningsforslagets fase 1 Fase 1 av utviklingsarbeidet mot CRIStin bør rettes mot å etablere koblingene mellom informasjonselementene behandlet i rapporten og CRIStins prosjektkatalog. På denne måten legges grunnlaget for en informasjonsinfrastruktur bygget rundt CRIStin. Nøkkelen til en tett kobling ligger i innføring av en unik prosjekt-id, et unikt ID nummer som foreslås generert av

40 21 CRIStin ved opprettelse av et nytt prosjekt. Dette ID nummeret må følge prosjektet i eventuelle lokale forskningsadministrative systemer og i SPREK for godkjenninger og danner grunnlag for porteføljeoversikt, arkivering og integrasjon av prosjektdata i CRIStin. Prosjektmodulen i CRIStin inneholder allerede et slikt ID nummer, som vist i skjermbildeeksemplene i vedlegg til denne rapporten. Ved opprettelsen av et prosjekt, skal CRIStin generere et unikt ID nummer som følger prosjektet også internt i institusjonen. Figur 4 Løsningsforslagets fase 1: Tilpasning mot CRIStins prosjektkatalog mot forskningsadministrative informasjonselementer. Konseptet prosjekt-id etableres, og det åpnes for direkte registrering i CRIStins prosjektkatalog. Arbeidet mot etablering av CRIStins prosjektkatalog som nasjonal plattform for prosjektinformasjon bør også føre til et større og mer strategisk fokus på begrepsavklaring, utvekslingsformater og datastandarder for informasjon som skal deles og behandles av ulike systemer, både på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå. Det er viktig at dette arbeidet koordineres med eksterne aktører for forskningsfinansiering (Forskningsrådet, Kreftforeningen, RHF-enes søknadssystem esøknad/erapport), de regionale komiteer for forskningsetikk og Datatilsynet. Under Fase 1 av utviklingsprosjektet bør dessuten CRIStin foreta en vurdering av tekniske behov og kostnader knyttet til utvidelse av prosjektkatalogen, og deretter tilegnes ressurser for videreutvikling og tilpasning slik at det er mulig å stille en løsning innen rimelig tid. Løsningsforslagets fase 2: Gitt at CRIStins prosjektkatalog blir utviklet til å dekke den funksjonalitet sykehusene har behov for, er det mulig at flere av dagens lokale forskningsadministrative systemer kan fases ut og erstattes av CRIStins prosjektkatalog. Fagmiljøene registrerer da prosjektinformasjon på linje med forskningsresultater i dagens CRIStin-system.

41 22 Forslagets fase 2 omfatter kobling mellom CRIStin og det som fortsatt måtte finnes av lokale forskningsadministrative systemer eller andre forskningsstøttesystemer. (Dette kan f.eks. være systemer som styrer tilgang til forskningsdata, el.l.) Det må sikres etablering av standarder for nøkkeldata og utvekslingsformater som tillater utveksling av data med CRIStin. Dette fordrer en tett oppfølging fra den enkelte institusjonen med det videre arbeidet med CRIStins prosjektmodul, samt innføring av CRIStins prosjekt-id som standard i egen prosjektportefølje. Lokale behov bør vurderes opp mot CRIStins leveranse i denne fase. Det er mulig at lokale forskningsadministrative systemer kan fases ut og erstattes av CRIStins prosjektkatalog. Fagmiljøene registrerer da prosjektinformasjon på linje med forskningsresultater i dagens CRIStin-system. Det eksisterer også kommersielle forskningsadministrative løsninger som kan vurderes dersom egne systemer ikke innehar tilstrekkelig fleksibilitet for tilpasning til CRIStins datautvekslingsformater. Arbeidsgruppen er bl.a. presentert for University Health Network som er ett av de systemene som kan vurderes i en slik sammenheng. Universitetet i Oslo gjennomfører i 2013 et pilotprosjekt med dette systemet, og resultater av denne piloten vil være av bred interesse. Fase 2 av utviklingsprosjektet bør også omfatte forslag rettet mot en mer helhetlig forskningsadministrativ løsning der integrasjon og gjenbruk av data mot andre søknads- og rapporteringssystemer bør være hovedfokus. Med CRIStin som nasjonal plattform for prosjektinformasjon vil eksterne aktører som Norges Forskningsråd, Kreftforeningen og RHFenes esøknad / erapport ha ett integrasjonspunkt mot forskermiljøene (Figur 5).

42 Figur 5 Løsningsforslagets fase 2: CRIStins prosjektkatalog utvikles og etableres som nasjonal plattform for forskningsadministrativ informasjon. Unike ID-numre sørger for overføring av prosjektinformasjon fra lokale systemer i de enkelte helseforetakene. Utfasing av lokale systemer kan starte slik at volumet av direkte registrering i CRIStins prosjektkatalog øker. CRIStin videreutvikles som sentralt integrasjonspunkt mot andre nasjonale administrative systemer. 23

43 24 5. Oppsummering Arbeidsgruppen anbefaler at CRIStin gis en sentral rolle i en nasjonal plattform for formalisert forskningsadministrativ informasjon, der CRIStins prosjektkatalog sammen med informasjonsinfrastrukturen mellom institusjonene og CRIStin benyttes for å dekke de behov som et nasjonalt forskningsadministrativt system krever. Arbeidet deles i to faser med elementer som listet under: Fase 1: Arbeidsgruppe nedsettes for videreutvikling av CRIStins prosjektkatalog og tilrettelegging av inforasjonsinfrastrukturen rundt. (Videreføring av arbeidsgruppen for Forskningsadministrativt system vurderes.) Tilpasning av CRIStins prosjektkatalog for tilstrekkelig overlapp mellom behov og krav til et forskningsadministrativt system, informasjonselementene og CRIStins tilbud. Omfang av koordinasjon og koblinger mot andre forskningsadministrative systemer. Strukturering av informasjonselementene. Innføring av prosjekt-id som nøkkel til integrering og informasjonssamling. Fase 2: Spesifikasjon for CRIStins prosjektkatalog utvikles. CRIStin vurderer omfang av spesifikasjonen og ressursbehov for tilpasning av prosjektmodulen i forhold til bestilling. Bestillingen operasjonaliseres i CRIStin. Skjematilknytning til CRIStin vurderes for eksterne finansieringskilder (NFR, Kreftforeningen, esøknad etc.) der CRIStin fungerer som ett integrasjonspunkt.

44 25 Vedlegg: Prosjektkatalogen i CRIStin, eksempler på skjermbilder. 1: Prosjektbeskrivelse UNDER ARBEID

45 26 2: Prosjektdeltakere UNDER ARBEID