Møteprotokoll SKAUN KOMMUNE Møtedato/tid : Fredag 13. Januar 2006 kl 09.00 13.25 Møtested/lokaler : Skaun rådhus, kommunestyresalen Saknr : 01/2006 08/2006 Møteleder Svein Harald Antonsen Møtende medlemmer Møtende varamedlemmer Svein Harald Antonsen Olav Kuvås Anne Melby Tande Eivind Stende Lars Morten Rosmo (permisjon fra kl.12.50 sak09) Ingen Forfall Ingen Andre møtende Morten Haugen, Revisjon Midt-Norge IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS Jon P. Husby Eva J. Bekkavik, Kontrollutvalgssekr. Midt-Norge (oppdr. ansv. revisor) (FR-revisor) (daglig leder) (ordfører) (møtesekretær) Merknader til innkallingen Ingen merknader Side 1
Arkivsak Sak 01/2006 Godkjenning av protokoll fra møte den 25.11.2005 Kontrollutvalget 13.01.2006 01/2006 Møteboka fra kontrollutvalgets møte 25.11.2005 godkjennes. I protokollen fra møte 25.11. var det ikke tatt med at Kontrollutvalget (for andre gang) hadde bedt rådmannen om å få fremlagt en økonomioversikt pr. oktober 2005. Rådmannen kunne ikke fremlegge en slik økonomioversikt i møtet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 25.11.2005 godkjennes. Arkivsak Sak 02/2006 Referatsaker Kontrollutvalget 13.01.2006 02/2006 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev fra Skaun kommune v/rådmann, datert 09.12.2005 ang. Hovedutskrift fra formannskapets møte 09.11.05 inneholdende saker unntatt offentlighet. 2. Brev til Skaun kommune, datert 16.12.2005 ang. klage - saksbehandling bebyggelsesplan Rossvollhåggån. Når det gjelder punkt 1 så har leder i kontrollutvalget svart på brevet med en e-post og sendt dette til rådmannen, kopi ble sendt til de andre medlemmene i kontrollutvalget. Saken er ikke behandlet i kontrollutvalget. Side 2
Punkt 2: Ordfører delte ut kopi av sakspapirer PMUsak 10/06 Søknad om godkjenning av bebyggelsesplan for Rossvollhåggån, Børsa. Ordfører kunne opplyse om at kommunen har imøtegått en del av de kritiske påpekningene i klagebrevet av 16.12.2005 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Arkivsak Sak 03/2006 Forvaltningsrevisjonsprosjekt- Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Kontrollutvalget 13.01.2006 03/2006 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpeverger til etterretning. Morten Haugen, Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om prosjektet. Kontrollutvalget hadde en del spørsmål til rapporten, de refereres kort: Samtaler med hjelpeverge før utnevnelse, eller manglende samtaler. Revisjonen har ikke oversikt over hvor mange hjelpeverger som også har den daglige pleien av klienten. Revisjonen har ikke oversikt over hvor mye hjelpevergen kan disponere i Skaun kommune (se s.13 fig. 4) Informasjonsbrosjyren, revisjonen vet ikke hvilke hjelpeverger som ikke har fått den utdelt. Kommunen hadde akkurat gått tom da undersøkelsen pågikk. Kommunen har fått den inn igjen. Hvor mange hjelpeverger var fritatt for regnskapsplikt i foregående år? Revisjonen har ikke noe tallmateriale på dette. Hvor mange av hjelpevergene uten regnskapsplikt har ikke levert selvangivelse/kontoutskrift jf. punkt 7.1.2.1.? Revisjonen har ikke noe anslag over hvor mange dette gjelder. Inge Storås (Revisjon Midt-Norge IKS) sa at det viktigste er bekreftelsen av fullstendigheten (som man får fra ligningskontoret). Side 3
Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpeverger til etterretning. Arkivsak Sak 04/2006 Undersøkelse om finansiering av drift samt bruk av biler Kontrollutvalget 13.01.2006 04/2006 Kontrollutvalget tar undersøkelsen til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til Undersøkelse om finansiering av drift samt bruk av biler og ber om at rådmannen sørger for at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp. Revisjon Midt-Norge IKS opplyste om at kjørebok må føres fortløpende pga. at det er flere sjåfører pr. bil. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar undersøkelsen til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til Undersøkelse om finansiering av drift samt bruk av biler og ber om at rådmannen sørger for at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp. Side 4
Arkivsak Sak 05/2006 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Midler utenfor kommuneregnskapet Kontrollutvalget 13.01.2006 05/2006 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport Midler utenfor kommuneregnskapet og ber om at rådmannen sørger for at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp. Tilleggsforslag til innstillingen: Revisor bes undersøke og tilbakemelde til kontrollutvalget om klassekasser må disponeres av klassekontakter eller om dagens ordning hvor ansatte i kommunen disponerer konti kan opprettholdes. Tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Innstilling og tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Revisjon Midt-Norge IKS har undersøkt ovenstående etter møtet den 13.01.2006, og følgende svar et gitt: Utdanningsdirektøren hos Fylkesmannen, Solveig Strand, slår fast at gave- og klassekasser ikke kan disponeres av ansatte i kommunen jf. Opplæringsloven 2.15. Revisor bes undersøke og tilbakemelde til kontrollutvalget om klassekasser må disponeres av klassekontakter eller om dagens ordning hvor ansatte i kommunen disponerer konti kan opprettholdes. Revisjon Midt-Norge IKS har undersøkt ovenstående etter møtet den 13.01.2006, og følgende svar et gitt: Utdanningsdirektøren hos Fylkesmannen, Solveig Strand, slår fast at gave- og klassekasser ikke kan disponeres av ansatte i kommunen jf. Opplæringsloven 2.15. For øvrig tar kontrollutvalget rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport Midler utenfor kommuneregnskapet og ber om at rådmannen sørger for at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp. Side 5
Arkivsak Sak 06/2006 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget 13.01.2006 06/2006 : Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Plan for forvaltningsrevisjon ble nøye diskutert. Kontrollutvalget omprioriterte den foreslåtte Plan for forvaltningsrevisjon 2006. Omprioriteringen ble som følger: 1. Saksbehandling 2. Innkjøp 3. Kostnadseffektivitet i VAR-sektoren 4. Brukerundersøkelse hjemmetjenesten og evaluering av Rossvollheimen og Vennatunet. 5. Styringsstruktur i Skaun kommune 6. Fremtidens skole og skolebygg 7. Sykefravær 8. Psykisk helsevern i Skaun kommune 9. Barnevern Det ble votert mellom prosjektene Saksbehandling og Innkjøp til 1. prioritet på lista, Saksbehandling fikk 3 stemmer, Innkjøp fikk 2 stemmer (Stende og Rosmo). Det ble votert mellom prosjektene Innkjøp og Saksbehandling til 2. prioritet på lista. Innkjøp fikk 3 stemmer, Saksbehandling fikk 2 stemmer (Stende og Rosmo). Det ble votert mellom prosjektene Brukerundersøkelse hjemmetjenesten og Fremtidens skolebygg til 4. prioritet på lista, Brukerundersøkelse hjemmetjeneste fikk 4 stemmer, Fremtidens skolebygg fikk 1 stemme (Stende). Forslag til endring av første avsnittet under Fremgangsmåte (side 2) : Planen for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Skaun kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å sikre innbyggernes interesser og rettigheter. Det gjelder å unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Endringen ble enstemmig vedtatt. Side 6
Saksbehandling Forslag til endring av tekst i første linje, samt et tillegg helt til slutt. Forslaget ble enstemmig vedtatt og ble som følger: Saksbehandling med informasjon til politikere, innbyggere og offentlighet. Kommer riktig informasjon til rett tid, er sakene skikkelig utredet og blir habilitetsreglene overholdt i saksbehandlingen? Er det fattet administrative vedtak som egentlig skulle ha vært behandlet og vedtatt politisk? Oppfølging og tilbakerapportering. Oppfølging av innkjøpsavtaler Forslag til endring av navn på prosjekt, prosjektet endres til Innkjøpsavtaler. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Fremtidens skolebygg Forslag til tillegg i tekst helt til slutt, forslaget ble enstemmig vedtatt og ble som følger: En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter nye krav til pedagogisk opplegg, med betydelige krav både til kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort og vil gjøre for å tilpasse kompetansen blant pedagogisk personale til de nye kravene og om skolebyggene er tilpasset det nye pedagogiske opplegget, og ressursbruk i grunnskolen. Styringsstruktur i Skaun kommune Forslag til tillegg i tekst helt til slutt, forslaget ble enstemmig vedtatt og ble som følger: En endret politisk organisasjonsstruktur med få faste utvalg og et redusert antall kommunestyrerepresentanter krever arbeidsformer med mer temabasert behandling av saksområder. Et mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området kan være å se nærmere på hvordan de nye styringsmodellene fungerer, både på politisk nivå og ved å se nærmere på forholdet mellom politikk og administrasjon, organisasjonsstruktur evalueres. Brukerundersøkelse hjemmetjenesten Forslag til endring av navn på prosjekt, prosjektet endres til Brukerundersøkelse hjemmetjenesten og evaluering av Rossvollheimen og Vennatunet.. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Oppdatert Plan for forvaltningsrevisjon følger vedlagt møteprotokollen. Ordfører Jon P. Husby informerte om at kommunestyret på sitt møte i desember i forbindelse med sak 133/05 Budsjett 2006 vedtok en budsjettmerknad som sier at det skal foretas en evaluering av styringsstrukturen i kommunen i 2006. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Side 7
Arkivsak Sak 07/2006 Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2006 Kontrollutvalget 13.01.2006 07/2006 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2006: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 01. 08. 05. 24. 21. Formannskapet 18. 22. 22. 10. 07. Kontrollutvalget 13. 28.? September Oktober November Desember Kommunestyret 20. 25. 22. 13. Formannskapet 06. 04.. 08. 15. 29. Kontrollutvalget 01. 27. 24. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å sette i bestilling det 1.prioriterte FR-prosjekt sammen med Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge etter at kommunestyret i Skaun har behandlet og vedtatt plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte 01.02.2006. De andre medlemmene av utvalget involveres via e-post og telefon underveis i arbeidet med utformingen av bestillingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 8
Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2006: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 01. 08. 05. 24. 21. Formannskapet 18. 22. 22. 10. 07. Kontrollutvalget 13. 28.? September Oktober November Desember Kommunestyret 20. 25. 22. 13. Formannskapet 06. 04.. 08. 15. 29. Kontrollutvalget 01. 27. 24. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Arkivsak Sak 08/2006 Forbrukt tid i 2005 og tidsbudsjett for 2006 Kontrollutvalgssekretariat og revisjon Kontrollutvalget 13.01.2006 08/2006 Kontrollutvalget tar statusrapportering over forbruk av tid til Skaun kommune i 2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og statusrapportering over forbruk av tid hittil i revisjonsåret 2005 fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. Kontrollutvalget godkjenner tidsbudsjettet for Skaun kommune for 2006 fra Kollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Når det gjelder timer til rådgivning så vil kontrollutvalget ha tilbakemelding hvis det er store avvik mellom budsjettert og forbrukt tid (jf. regnskapsåret 2004). Inge Storås, Revisjon Midt- Norge IKS, informerte om at det vil bli lagt frem en aktivitetsplan som viser forbrukt tid på de enkelte områder på hvert kontrollutvalgsmøte heretter. Han opplyste om at det ville komme til en del timer på rådgivning i forbindelse med at Skaun kommune har ansatt ny regnskapsleder, Vigids Klungervik. Regnskapslederen har erfaring fra bedrift som fører regnskap etter Side 9
regnskapsloven, hun trenger en del opplæring og oppfølging i tiden fremover for å tilpasse seg kommunalt regnskap. Storås sa også at Skaun kommune har hatt et bra kunnskapsløft i 2003-2004 (jf. rådgivningstimene). Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar statusrapportering over forbruk av tid til Skaun kommune i 2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og statusrapportering over forbruk av tid hittil i revisjonsåret 2005 fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. Kontrollutvalget godkjenner tidsbudsjettet for Skaun kommune for 2006 fra Kollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Arkivsak Sak 09/2006 Eventuelt Kontrollutvalget 13.01.2006 09/2006 Ingen. Trønderbladet 7. januar et oppslag om at kommunen hadde glemt å opplyse om møte i Planog miljøutvalg (et såkalt arbeidsmøte) der Gebo Eiendom fikk komme for å presentere sine planer. Utvalgets leder trodde kommunen hadde orientert om det på sine nettsider, der er møtet ikke nevnt. Forslag fra Svein Harald Antonsen: Kontrollutvalget ber om at følgende undersøkes og tilbakemeldes: Kommunestyresak 133/05 Budsjett 2006. Formannskapets innstilling ble utsendt 08.12.2005. Er lovens krav til offentlig ettersyn overholdt? Kommunestyresak 134/05 Endring av investeringsbudsjett for 2005. Rådmannen innstilte i saken. Er dette i henhold til lovens krav? Forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 10
Kontrollutvalget og media Leder i kontrollutvalget måtte gå fra møtet for å rekke et annet møte i Trondheim. Utvalget valgte å avslutte møtet, men vedtok enstemmig å sette opp dette temaet som egen sak til neste møte. Rådmannen inviteres til møtet. Kontrollutvalget ber om at følgende undersøkes og tilbakemeldes: Kommunestyresak 133/05 Budsjett 2006. Formannskapets innstilling ble utsendt 08.12.2005. Er lovens krav til offentlig ettersyn overholdt? Kommunestyresak 134/05 Endring av investeringsbudsjett for 2005. Rådmannen innstilte i saken. Er dette i henhold til lovens krav? Kontrollutvalget og media Temaet settes opp som egen sak til neste møte, rådmann inviteres. Side 11