Lokal beredskapsplan for Universitetsmuseet i Bergen Vedtatt i Universitetsmuseets styre 14.juni 2016 justert 2.september 2016 Universitetet i Bergen (UM) Telefon: Utarbeidet av: Sentraladministrasjon UM 55589360 14.6.16/Kristin Miskov Nodland Besøksadr. Parkveien 9 Epost Dato: post@um.uib.no Godkjent Pb 7800, 5020 Bergen av: UM styret Sist revidert: Dato: 2.9.16/KMN Dato: Sist godkjent av: UM styret Ansvarlig: Direktør Henrik von Achen 1
Innhold: Varsling, evakuering og samling i en krisesituasjon 1. Beredskapsarbeid 2. Ansvar, organisering og rutiner ved museet 3. Prosedyrer (tiltakskort) for håndtering av uønskede hendelser 4. Videre oppfølging av beredskapsarbeidet Vedlegg 2
VARSLING, EVAKUERING og SAMLING I EN KRISESITUASJON VARSLING Den som først blir oppmerksom på en krise eller ulykke er ansvarlig for å varsle. Ring alltid først: Ved fare for liv, helse og sikkerhet varsle akutt hjelpeapparat: BRANN 110 POLITI 112 AMBULANSE 113 Ved brann skal lokal brannvarsler utløses. Dette vil gi signal til Bergen Brannvesen, Eiendomsavdelingens driftsavdeling og vaktselskap. Dette vil også sette i gang den lokale organiseringen av brannberedskap i bygget. Ring deretter: For å varsle kriser og uønskede hendelser UiBs døgnbemannete vakttelefon: 55 58 80 81, som varsler videre etter gjeldende instruks. Varsling skjer til museets beredskapsledelse ved direktør som øverste beredskapsleder, dersom det oppstår en uønsket hendelse som innebærer fare for liv og helse, skade på miljø, skade på omdømme og/eller ved dødsfall. Varsling av lokal beredskapsgruppe Direktøren skal varsle den lokale beredskapsgruppen og den sentrale beredskapsledelsen etter intern varslingsrutine. EVAKUERING VED BRANN Den lokale evakuerings rutine iverksettes umiddelbart ved utløst brannalarm. Hver og en har plikt til å forlate bygget umiddelbart dersom brannalarm er utløst, og følge angitte rutiner for oppsamling. De personer med særlig ansvar; bruker- og plassrepresentant skal følge sine rutiner og påse evakuering fra eget ansvarsområde og sørge for hjelp til evakuering av personer med funksjonsnedsettelse og andre. Forelesere, seminarledere, møteledere har ansvar for evakuering fra auditorier og møterom. 3
SAMLING Oppsamlingsplass en plass der folk umiddelbart går til etter evakuering av bygg. Brukers representant melder tilbake til UiBs beredskapsledelse og Bergen Brannvesen. Mottakssted - der hvor alle som har vært involvert tas med for å bli tatt hånd om etter krisen. Oppsamlingsplass og mottakssteder: Adresse/ansatte Samlingsplass Mottakssted Håkon Sheteligsplass 10 Gressplen ved Parkveien 9 Vakter på museet Avdeling for kulturhistorie hovedinngang museet Bryggens museum, Dreggsalm. 3 Ved kontorinngang Parkveien 9 Avdeling for kulturhistorie, middelalder Nygårdsgaten 5 På andre siden av gaten for Parkveien 9 Konserveringsseksjonen hovedinngang NG5 HHall 25 Kalfarveien 58 Parkveien 9 Konserveringsseksjonen Jussbygget Magnus Lagabøtes plass 1 Parkveien 9 Konserveringsseksjonen Solhaug Svaneviksveien 40 Parkveien 9 Konserveringsseksjonen Joachim Frielesgate 1 Villaveien 1 a Parkveien 9 Fornminneseksjonen Parkveien 9 Museets sentral administrasjon Formidlingsavdelingen Allegaten 41, Realfagsbygget Avdeling for naturhistorie Thormølensgate 44 Avdeling for naturhistorie, botanikk Mildevegen 240 Arboretet og de botaniske hager Rundhagehus, Little Milde 6 Arboretet og de botaniske hager Pumpehus, Skipanesveien 45 Arboretet og de botaniske hager Muséhagen, Gartnerbolig Museplassen 3 Vakter på museet På andre siden av gaten for hovedinngang PV9 Ved bunnen av trappen i sør, ved Bjørn Trumpys Hus Propellen ved innkjøring til parkeringsanlegg Parkeringsplass v. garasjen Allegaten 41, Avdeling for naturhistorie Parkveien 9 Parkveien 9 Driftsbygningen Ved UiB inngangsport Mildevegen 240 Ved innkjøring til parkeringsplass Mildevegen 240 Christie statuen Parkveien 9 Beredskapsrom UM - Universitetsmuseets beredskapsgruppe samles i Parkveien 9, stort møterom. 2.valg: Allegaten 41, 1.etg. Avd. for naturhistorie, Stort møterom Beredskapsrom UiB UiB sentrale beredskapsledelse samles i Museplassen 1, møterom 2 4
1. Beredskapsarbeid Denne lokale beredskapsplanen er et vedlegg til Sentral beredskapsplan for Universitetet i Bergen og iverksettes ved større ulykker, brann, eksplosjoner eller andre uforutsette hendelser som har betydning for Universitetet som institusjon. Sentral beredskapsplan er tilgjengelig i Regelsamlingen Overordnede planer: http://regler.app.uib.no/regler/del-1-overordnede-rammer/1.6-beredskapsplan-ved- UiB/Beredskapsplan-for-Universitetet-i-Bergen Beredskapsarbeid: Det er krav til sikkerhet og beredskap, forankret i Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Der legges ansvar både på arbeidsgiver og medarbeidere. Arbeidsgiver skal kartlegge, vurdere risiko og iverksette tiltak for å redusere risiko. Dette innebærer forebyggende arbeid og beredskapsplaner slik at vi kan håndtere kriser og uønskede hendelser på en best mulig måte. Beredskapsplan - Formål: Beredskapsplanen har som formål å sørge for at Universitetsmuseet er best mulig rustet og forberedt til å håndtere kriser og uønskede hendelser. Den skal nyttes både innenfor museets arbeidsplasser på Universitetet og i forbindelse med feltarbeid og reiser. Krise: situasjon som truer eller kan true liv og helse, universitetets kjernevirksomhet og/eller omdømme. Overordnede prinsipp: den som har ansvar i normalsituasjon, har og ansvar i en ekstraordinær situasjon organisering i en krise, skal være mest mulig lik den ordinære organiseringen kriser skal håndteres på lavest mulig nivå 5
2. Ansvar, organisering og rutiner Beredskapsledelse ved UiB Ved større og/eller alvorlige hendelser aktiveres universitetets beredskapsgruppe. Den sentrale beredskapsledelsen har det overordnede ansvaret i en beredskapssituasjon. Det er Universitetsdirektøren eller den som er delegert myndighet, som bestemmer om og når den sentrale beredskapsplanen skal settes i verk. Beredskapsledelsen består av følgende personer: Universitetsdirektøren (leder) Ass. Universitetsdirektør (stedfortreder) HR direktør Kommunikasjonsdirektør Eiendomsdirektør It direktør Studiedirektør Rådgivere Loggførere Ved behov kan andre ledere kalles inn. Beredskapsrom: Møterom 2, Museplass 1. Se vedlagt «Beredskapsplan for Universitetet i Bergen (vedtatt i UiB styret 26.11.15)» for detaljer om oppgaver lagt til de ulike medlemmene/rollene. Beredskapsledelse ved museet Direktøren for Universitetsmuseet er øverste ansvarlig for det lokale beredskapsarbeidet ved Universitetsmuseet i Bergen. Direktør er beredskapsleder ved museet og kontaktperson i forhold til den sentrale beredskapsledelsen. Direktøren oppnevner en av avdelingslederne som nestleder, og som sin stedfortreder. Pr. 14.09.16 er det avdelingsleder for naturhistorie. Direktør skal varsles dersom det oppstår en uønsket hendelse som innebærer fare for liv og helse, skade på miljø, skade på omdømme og/eller ved dødsfall. Direktør skal: - vurdere hendelsens art og omfang - varsle og etablere museets beredskapsgruppe - varsle sentral beredskapsledelse - fremskaffe de ressursene situasjonen krever - etablere kontakt og samordne dialog mellom sentralt og lokalt nivå - delegere nødvendige fullmakter internt til å samkjøre all informasjon til pårørende, ansatte, studenter og media med utførende: avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen Beredskapsgruppe ved museet Ved større og/eller alvorlige hendelser aktiveres museets beredskapsgruppe. Denne består av 6
direktør, administrasjonssjef, avdelingssjefene og HMS-koordinator. I tillegg vil andre personer trekkes inn etter behov. UM beredskapsgruppe Tlf. arbeid Mobil e-post Direktør (leder) 55583120 92445843 Henrik.Achen@uib.no Henrik von Achen Avdelingssjef, Natur (nestleder) 55582233 94988960 Bjarte.Jordal@uib.no Bjarte H. Jordal (tom 31.8.17) Avdelingssjef, Kultur (fung.) 55583120 92445843 Henrik.Achen@uib.no Henrik von Achen (tom 31.8.17) Avdelingssjef, Formidling 55588990 97557100 Kari.Årrestad@uib.no Kari K. Årrestad Administrasjonssjef 55588958 93833988 Kristin.Nodland@uib.no Kristin Miskov Nodland HMS-koordinator Marie-Louise Lorentzen (loggfører) 55586176 90200098 Marie-Louise.Lorentzen@uib.no Samlingssted for museets beredskapsgruppe: 1.valg: Parkveien 9 stort møterom, 1.etg. 2.valg: Allegaten 41, Realfagsbygget, Stort møterom, 1.etg, Avdeling for naturhistorie Beredskap ved avdelingene Ved avdelingene har avdelingsleder øverste beredskapsansvar. I en beredskapssituasjon må beredskapsarbeidet ved avdelingen koordineres med museet sentralt og UiB sentralt. Avdelingene skal utarbeide egne beredskapsplaner (supplerende til museets og den sentrale jfr. Regelsamlingen: Beredskapsplan for Universitetet i Bergen, vedlagt) samt tiltakskort for håndtering av hendelser som er spesielle for enheten og som ikke dekkes av tiltakskortene som er beskrevet her i denne planen. Avdelingsleder skal varsle museets beredskapsleder (direktør) og bistå i koordineringen av beredskapsarbeidet i museets beredskapsgruppe. Intern samhandling mellom nivåene Hvem Oppgaver Direktør Stille på møteplass for ansatte og studenter ved evakuering, registrere tilstedeværende, bistå og støtte de evakuerte Avgi personale til den sentrale beredskapsledelsen etter behov Avdelingsleder Bistå plassansvarlig ved evakuering og registrering av ansatte og studenter på møteplass Følge disse til et på forhånd definert mottaksbygg Bistå direktør med registrering av egne medarbeidere og studenter på mottakssted Bistå med informasjon og støtte involverte og for øvrig være tilgjengelig etter behov 7
Ressurspersoner som kan nyttes i museets beredskapsgruppe i en krisesituasjon Enhet Kontaktperson Tlf arbeid Tlf mobil Seksjon for arboretet og Inger E. Måren 55587255/55584903 botaniske hager NN (Overgartner) Samlingsseksjonen Asbjørn Engevik 55583124 92023711 Konserveringsseksjonen Camilla C. Nordby 55586168 97659632 Fornminneseksjonen Asle B. Olsen 55582932 91720008 Ressurspersoner som kan nyttes i aksjon bygning/område de kan bistå Beredskapsgruppen med kunnskap om bygning/område og objekter i dette, slik at Beredskapsgruppen skal kunne ta kvalifiserte valg av aksjoner. Bygg/område Kontaktperson Tlf arbeid Tlf mobil HS10 magasin Soraya Rodrigues 55586181 48085478 Asbjørn Engevik 55583124 92023711 Camilla Nordby 55586168 97659632 HH25 magasin Christina Holmefjord 91610064 91610064 Marielle Berg 55586177 47350367 Marie-Louise Lorentzen 55586176 90200098 Jusbygget magasin Alexandra Böhme 55584680 Camilla Nordby 55586168 97659632 Asbjørn Engevik 55583124 92023711 Realfagbygget magasin Gunnar Langhelle 55582921 Jon Anders Kongsrud 55582223 Solhaug magasin Tor Arne Waraas 55583116 Asbjørn Engevik 55583124 92023711 Solfrid Hjelmtveit 55583341 Midtun magasin Gunnar Langhelle 55582921 Per Djursvoll 55582925 Nygårdsgaten magasin Angela Weigand 55586338 (kjølerom) Marielle Berg 55586177 47350367 Marie-Louise Lorentzen 55586176 90200098 Soraya Rodrigues 55586181 48085478 Arboretet og botanisk hage Alf Helge Søyland (byggansvarlig) 55587271 97171315 Bjørn Moe 55587262 92640898 (administrasjon og Blondehuset) Stein Arthur Thorbjørnsen 55587274 90198375 (veksthus og driftsbygning) Alf Helge Søyland 55587271 97171315 (garasje og skog) Adam Kurz 40621565 45128356 (rundhagehuset og pumpehus) Muséhagen Hilde M. Moen 55582922 41685178 Torsten Eriksson 40767022 40767022 8
Sjekkliste for beredskapsgruppen Fra melding om en krise eller uønsket situasjon til situasjonen er normalisert, må beredskapsgruppen gjennom ulike faser. Følgende huskeliste kan være til hjelp i prosessen: Oppgave momenter Situasjonsvurdering Hva har skjedd? Hvor? Hvem er berørt? Sette i verk strakstiltak Bruk egnet tiltakskort hvis dette finnes Hva er skadeomfanget? Vurder mulig utvikling/skadepotensial Få oversikt over situasjonen Egen representant på stedet (med samband?) Varsling/innkalling sentral Ved fare for liv, helse og sikkerhet skal alltid brannvesen (110), politi (112) og ambulanse (113) varsles først. beredskapsledelse Deretter skal alle beredskapssituasjoner meldes til UiBs døgnbemannete vakttelefon 55 58 80 81 Vaktselskapet varsler videre etter gjeldende instruks Beredskapsledelsen varsler berørte ledere utenfor beredskapsledelsen og UiBs sentrale beredskapsleder Vurdering og beslutning Akutte behov (redning, evakuering, sikring/avsperring) av tiltak Ivaretakelse av berørt personell Ved behov, avgi personale til UiBs sentrale beredskapsledelse Prioriteringer Hovedfokus Iverksetting av tiltak Etablering av kommunikasjon/samband Fordeling av oppdrag, oppgaver og ansvar Ledelse på stedet: Operativ ledelse, kommunikasjon Fasiliteter Lokalisering: Stort møterom, Parkveien 9 Alternativt: Stort møterom, Avd. for naturhistorie, 1.etg, Realfagbygget, Allegt.41 Materiell: Telefon med høyttaler, datautstyr, beredskapsperm Administrativ og Fortløpende situasjonsvurdering operativ ledelse Oversikt over situasjonen Kontakt med sentral beredskapsgruppe Kontakt med operative enheter Ivaretakelse av pårørende Intern informasjon Mediekontakt/ekstern informasjon: - Kontakt avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen Normalisering og evaluering Oppsummeringsmøte med følgende gjennomgang: - Hva ble gjort riktig og fungerte bra? Hva må forbedres? Hva var vanskelig? Forslag til forebyggende tiltak og beredskap Forslag til oppdatering av dokumentasjon Avklare evt. individuell oppfølgings- og/eller kompetanse innen 2 uker Gjenopptakelse av normal drift 9
Generelle tiltak (sjekkliste) Loggskjema for beredskapsgruppen ved museet midlertidig inntil CIM er tatt i bruk. Beredskapsgruppen må så langt det er mulig loggføre tidspunkt for ulike hendelser og tiltak. Loggfører er utnevnt. Inntil museet har tatt i bruk krisehåndteringsverktøyet CIM i bruk, er følgende skjema til hjelp i arbeidet med loggføring ved krisehåndtering. Tiltak Dato Iverksatt (tid) Ansvarlig Varsling til brann/politi/ambulanse Alle Varsling til vakt- og alarmsentral Alle Varsling/informasjon til museets Alle beredskapsleder Varsling/informasjon til UiBs beredskapsledelse Museets beredskapsleder/ stedfortreder Situasjonsvurdering Museets beredskapsgruppe Samling av beredskapsgruppe - museet Iverksettelse av strakstiltak Prioritering av tiltak ut fra mulige konsekvenser (hovedfokus) Gjennomføring av tiltak mht: Personell, miljø, økonomi og omdømme Loggføring og dokumentasjon (situasjonskart, personallister) Informasjon internt Media Loggfører - museet Avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen Avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen 10
3. Prosedyrer (tiltakskort) for håndtering av uønskede hendelser 3.1 Generell mal for tiltakskort Tiltakskortene som følger er bygget opp etter en felles mal. Denne malen skal nyttes når avdelingene utarbeider lokale/avdelingsvise/bygg- og område-spesifikke tiltakskort. TILTAKSKORT nr. (sett inn) EMNE (sett inn) Varsling/informasjon Tiltak/instrukser Rapportering/etterarbeid 3.2 Identifiserte uønskede hendelser Uønskede hendelser som er vurdert, og som det er laget planer (tiltakskort) for: Uønsket hendelse/situasjon Tiltakskort Referanse til instruks/prosedyre Brann 3.3.1 Vannlekkasje Skadeverk 3.3.2 Innbrudd Tyveri Personskade 3.3.3 Mediehåndtering i krise 3.3.4 Trusler mot person Voldshandling Ran, overfall, gisseltaking Bygningsmessig/teknisk svikt Dødsfall Ulykke ved feltarbeider Svikt i varme eller klimaanlegg Bombetrussel Påvirkning av radon/gass 11
Tiltakskort 3.3.1 Brann/Vannskade Varsling/informasjon Ring Brannvesen 110 - hvem ringer - hva som har skjedd - hvor det brenner Observatør/ Meldingsmottaker Utløs brannalarmen manuelt Varsle UiBs Vaktsentral 5558 8081 Varsle sentral beredskapsleder UiB Varsler beredskapsgruppen og gjør den operativ Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe Tiltak/instrukser Forsøk å slukke brannen med tilgjengelig brannslokkeutstyr Evakuering i hht gjeldende instruks Påse at det blir gitt nødvendig hjelp til personer med funksjonsnedsettelse Førstehjelp (fysisk/psykisk) Observatør/meldingsmottaker Etablere kontaktperson på stedet Plassansvarlig brann/ Verifisere informasjon om skadeomfang Prioritering i forhold til: Personer-Miljø-Materiell Avsperring/vakthold Etablere oppholdsområde for evakuert personell Evakuering og sikring av berørte/truede (se egne tiltakskort): -Gjenstander/planter -Utstillinger -Magasiner Skadebegrensning Flytte og sikre verdifulle gjenstander/dokumenter Vakthold flyttede gjenstander Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe Rapportering/etterar beid Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp og beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe 12
Tiltakskort 3.3.2 Skadeverk/innbrudd/tyveri Varsling/informasjon Ring politi nr. 112 Observatør/meldingsmottaker Varsling til UiBs vakt- og alarmsentral 5558 8081 Varsle lokal leder Mottak/kontakt med politi (informere om hendelsesforløp) Varsle sentral beredskapsleder UiB Varsler beredskapsgruppen og gjør den operativ Beredskapsleder UM/ Stedfortreder Tiltak/instrukser Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Signalelement (øyevitner) Vakthold Gjenopprett sikring av område/verdier Registrere skader Sikring av verdier/gjenstander Beredskapsleder - UM/ Beredskapsgruppe Rapportering/ etterarbeid Anmeldelse Rapportering Evaluering forløp/beredskapstiltak Evaluering sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe 13
Tiltakskort 3.3.3 Personskade Varsling/informasjon Ring ambulanse nr. 113 Observatør/meldingsmottaker Varsle lokal leder Mottak/kontakt med ambulanse (informere om hendelsesforløp) Varsle sentral beredskapsleder UiB Varsler beredskapsgruppen og gjør den operativ Beredskapsleder UM/ Stedfortreder Tiltak/instrukser Iverksett førstehjelp Observatør/meldingsmottaker Rapportering/ etterarbeid Sperre av åsted (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Ta vare på pårørende Ettervern (samle berørte, debriefing, psykisk støtte) Raporter skaden til: - Politi - Arbeidstilsyn - HMS-ledelse - Sende skademeldingsskjema Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak/sikringstiltak Beredskapsleder - UM/ Beredskapsgruppe Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe 14
Tiltakskort 3.3.4 Mediehåndtering i en krise- eller beredskapssituasjon Varsling/informasjon Dersom media tar kontakt, bør det henvises til Kommunikasjonsavdelingen Observatør/meldingsmottaker Varsle lokal leder Varsle beredskapsleder UM Lokal leder - avdeling Varsle sentral beredskapsleder UiB Varsler beredskapsgruppen og gjør den operativ Beredskapsleder - UM/ stedforteder Tiltak/instrukser Sikre enhetlig kommunikasjon til alle aktuelle målgrupper Holde ledelsen oppdatert på mediebildet Sørge for støtte til dem som til enhver tid skal uttale seg til media Kvalitetssikre universitetets kommunikasjon med omverden Avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen Rapportering/ etterarbeid Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsleder UM/ Beredskapsgruppe/ Avdelingsdirektør ved Kommunikasjonsavdelingen 15
Tiltakskort Ran/vold/trusler Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Beredskapsledelse Tiltakskort Bombetrussel Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Observatör/meldingsmottaker Tiltakskort Bygningsmessig/teknisk svikt Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Beredskapsledelse Tiltakskort Dødsfall Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Beredskapsledelse Tiltakskort Ulykke ved feltarbeider Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Beredskapsledelse Tiltakskort Svikt i varmeanlegg Varsling/informasjon Observatör/meldingsmottaker Tiltak/instrukser Lokal leder/beredskapsledelse Rapportering/etterarbeid Beredskapsledelse 16