Systemutvikling og omstilling i praksis. Eksempler på IKT- og omstillingsprosjekter i staten Temaer: IS og systemutvikling et overordnet syn Mål, rammer, aktør, omgivelser Perspektiver og tenkemåter Systemutvikling eller organisasjonsutvikling 3 eksempler: Skatt, Samordnet opptak, Lånekassa Litteratur Avison & Fitzgerald, Information Systems, Kap. 1-7, 10, 13, 15, Dahlbom & Mathiassen, kap.3-6 Jansen & Schartum, kap. 5-7 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 2 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 1 Repetisjon om informasjonssystemer (IS) IS karakteristika Menneskelig konstruksjon Knyttet til bestemt(e) arbeidsoppgave (r) Eies av en organisasjon i forandring, og ofte mange interessenter med ulike krav Motivasjon for utvikling av IKT-baserte IS Rasjonalisering/effektivisering, bedre tjenester, økt kvalitet, endring og mobilitet, omorganisering, strategisk bruk (konkurransefortrinn), Hva er målet med IKT-prosjektet? Automatisering av beslutninger eller informatisering (beslutningstøtte, ledelsesinformasjon, styring) eller strategisk bruk (realisere organisasjonens mål) kommunikasjon og samarbeid,.. Eksempel: StudentWeb Organisasjon Rammer for systemet Informasjonssystem De formaliserte deler av dette regelverket, Datasystem = formaliserbar del retningslinjer StudentWeb Universitetet som organisasjon sammen med de lover, instrukser osv. som gjelder denne virksomheten Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo ++ Rettslig regulering som driver eller bremser for utviklingen av forvaltningens IKT-bruk? Regelverks- (utviklingen) IKT-utvikling Organisering (utviklingen) Hva innebærer vår forståelse av informasjonssystemer når vi skal DRI1001 utvikle H09 -datasystemer 250809 Arild Jansen? 3 FINF- H Juskurs -09, Forelesning - 13.02.2008 25. Arild aug. Jansen Arild SERI Jansen. /AFIN, UiO AFIN 4 4 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 1
Avison & Fitzgerald, IS development Overblikk og temaer (kap. 1-9 ) Kap. 1-3 : Forstå IS, omgivelser og kontekst Introduksjon og kritikk av Livsyklusmodellen Kap. 4-9 Temaer i IS utvikling Organisatoriske temaer Modellering Prosess-, data, og objekt-modellering Programvareutvikling Konstruksjon, evolusjonær utvikling, prototyping vev-utvikling.. Menneskeperspektiver Brukere og brukerdeltaking, kunnskapsforvaltning mm Ekstern utvikling: kjøp av standardpakker, utskilling, mm Teknikker og verktøy (Kap 10-18) Holistiske analyseteknikker Rike bilder, rot-definisjoner.begrepsmodeller,.. Data (modellerings-) teknikker (ER,ORM...) Prosess (modellering-) teknikker: Dataflyt,.beslutningstabeller, strukturerte språk Objekt-orienterte modellering /teknikker OOA&D, UML & Use cases Organisatoriske og menneske teknikker Kritisk suksess-faktorer, risiko-analyse,..swot, Verktøy Web-verktøy, Database MS, Prosjektstyringsverktøy Integrerte pakker, f eks. Oracle MS, Designer 2000 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 5 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 6 Metodologier og rammeverk (kap. 19-25) Hva er en metodologi ( metodikk ) En samling av prosedyrer, metoder, teknikker og dokumentasjonsstøtte som skal bistå systemutviklere i å planlegge, gjennomføre, kontrollere og evaluere arbeidet... Den vil omfatte faser og retningslinjer for valg av teknikker og verktøy.. Prosess-orienterte (Strukturert analyse (SA), eks. JSP) Blandete metoder (eks SSADM, både SA og datamodellering) Objekt-orienterte metodologier Mathiassen OOA&D, RUP: Use cases &UML,... Rapid development metodologier : RAD, XP,.Web dev. Menneske og organisasjonsorienterte metologier Sosio-teknikk tilnærming/ethics, Soft System methodlogy,... FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 7 Systemer, perspektiver og tenkemåter Computer context, kap. 3-9, 12. Systemtenkning (kap. 3) Teknologi, data, informasjon og kunnskap Rasjonell versus romantisk tenkemåter Systemutvikling (kap. 4-6) : Konstruksjon (spesifikasjonsstyrt), evolusjon (skrittvis, prøving og feiling), intervensjon (problem- og konflikt-orientert, Sammenbrudd mm Systemkvalitet (kap. 7-9) Dingser, kultur & estetikk og makt & politikk Fra filosofi til praksis (kap. 12) Blant annet inspirert av Peter Checkland : Soft Systems Methodology (In System Thinking, Systems Practice) Den skandinavisk skole innen systemutvikling FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 8 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 2
Datamaskinen - Kalkulator eller informasjonsbehandler Utgangspunktet er Descartes mekanistisk systemforståelse Klar, eksakt og sann representasjon av verden Verden er stabil Reduksjonisme, gjentagbarhet/forkastbarhet Verden oppfattes som en maskin - f eks. som byråkratier med formell arbeidsdeling og styring Den logiske, analytisk tenkende maskin (Babbage, Turing, von Newman) Utgangspunkt i organisk, dialektisk forståelse av virkeligheten Verden må forstås som helheter kan bare beskrives ved fortolkning Virkeligheten er i stadig forandring - uforutsigbar- Organisasjoner koordineres ved uformell, direkte interaksjon mellom medl. Datamaskinen som medium for menneskelig samhandling FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 9 Byråkratiet Nøyaktig beskrivelse av arbeidsoppgaver Organisasjon som optimal algoritme Stabile omgivelser Rasjonalitet og effektivitet Entydige mål Forståelse av organisasjonen : Maskin eller kultur Forutsigbarhet Lav usikkerhet Software engineering også omtalt som hard systemutvikling Fokus på lage formaliserte korrekte beskrivelse av virkeligheten Organismen Lever i dynamisk samspill med omgivelser i stadig endring Forandring skaper usikkerhet Liten grad av formalisering Sjølstendige, men sam-spillende enheter Tette nettverk- uformelle strukturer Sosioteknisk systemutvikling: Vekt på å forstå og fortolke virkeligheten Likestiller tekniskeog sosiale sider Systemløsninger er resultat av kompromiss mellom ulike interesser i en organisasjon Systemutvikling må også omfatte Vekt på formelle språk, metoder og organisasjonsutvikling og læring teknikker, FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 10 Tradisjonell SU fokuserer problemet men har lett for å glemme brukerne og brukernes organisasjon!. Virkeligheten Problemområdet: Formål/oppgave: Eks -Økonomistyring -Studentregistrering Modell av virkeligheten Bruker (Edb)-system Anvendelsesområdet: Del av brukerorganisasjonen Eksemple : Økonomiavd. eller brukerne (sjølbetjening) Studentenes egen hverdag FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 11 Systemutviklingslivssyklus Faser i systemutviklingsarbeidet: et teknologisk perspektiv Forstudie - Foranalyse : Problem og mulighetsanalyse - avdekke problemer mm Systemavgrensning og behovsanalyse Se systemet utenfra og klarlegge behov og rammer : tekniske, organisatoriske, økonomiske, juridiske, sikkerhet Systemanalyse -> kravspesifikasjon Systemutforming : (design/konstruere) Realisering og implementasjon Bruk/Drift, videreutvikling Avvikling Vi sier her ingen ting om hvordan de ulike faser skal gjøres (metoder, verktøy), hvilke rekkefølge, iterasjon mm FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 12 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 3
Hvorfor ulike metodologier Målet for et SU-prosjekt vil være svært forskjellig Konstruksjonsprosess, OU-prosess, ledelsesstyrt (politisk) prosess Egenskaper ved det ferdige system er forskjellig Eks. database, vev-tjeneste, transaksonssystem Ulike rammebetingelsene rundt utvikling av systemet Tekniske, organisatoriske, økonomiske, juridiske,.. SU-prosjektet organiseres på ulike måter Top-down, Bottom-up, spesialist bruker styrt,.. Utviklings modeller (metode/rammeverk) Også referert til som prosess modell for programvareutvikling Fokuserer på hva som skal gjøres i de ulike delene / fasene og hvor lenge det skal gjøres En utviklingsmodell beskriver Hvilken faser utviklingen består av Hvilken rekkefølge fasene skal komme i Etablerer kriteria for overgang fra en fase til neste (dvs. avslutningskriteria, kriteria for valg og inngangskriteria for de ulike fasene) Representerer ulike tilnærminger til systemutvikling Gjenspeiler også evolusjon av programvareutvikling FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 13 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 14 System feasibility Validasjon Programvareplaner og behov Validasjon Produktdesign Verifisering Detaljert design Verifisering Kode Enhetstest Integrasjon Produktverifisering (med laksetrapper) Spiralmodellen Et forsøk på å kombinere evolusjonær tankegang med de positive sider av konstruksjonstenkning Fokus på risiko og reduksjon av risiko Utvikling oppdelt i et sett av sykler (i spiralen) Målsetning (hva skal oppnås f.eks. funksjonalitet, ytelse, etc.) Alternative måter å realisere løsning for dette (utvikle, kjøpe, etc.) Identifisere begrensningene (kostnad, grensesnitt, etc.) Implementering Systemtest Bruk og vedlikehold Revalidering FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 15 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 16 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 4
Spiralmodellen- skjematisk skisse Noen andre rammeverk for SU Fastlegge mål og rammer Analyse Vurdering Planlegge neste fase Vurdere alternativer, risikovurderinger Risikoanalyser Krav utforming Prototyping Utvikle neste produkt Objekt-Orientert (O-O) tilnærming i systemutvikling O-O tenkningen skal hjelpe oss til å beskrive fruktbare modeller av virkeligheten (problemområdet) O-O brukes både i analyse og design: Baseres seg (ofte) på bruk av bruksmønstre i analysefasen Bruker notasjonspråket UML PS2000 (egentlig en kontrakststandard for IKT-prosjekter) Opprettet et forskningsprosjekt i regi av Sintef, DND, kunder, leverandører og rådgivere. Tok utg.punkt i iterative utviklingsmetoder Fokus på balansert avtale: Kunde+Leverandør+Rådgivere Ulike former for smidig (Agile ) SU-tilnærming FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 17 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 18 Faser i SU-arbeidetden organisatoriske siden (OU) Problemidentifisering og problemanalyse (diagnose): Fastsette mål for endringsarbeidet Klarlegge endringsbehov Beskrive (utforme) organisatoriske endringer Nye rutiner, prosedyrer, ansvars- og beslutningsstrukturer etc. Beskrive opplæringsbehov Realisere og gjennomføre endringene Opplæring, motivasjon,.. Igangsette ny organisasjonsform Faser i SU-arbeidet fortsatt Analyse og design hører sammen og kan ikke sees på som helt separate aktiviteter Nye behov og krav vil framkomme under design (og realisering /implementasjon) Behov for og konsekvenser av organisatorisk endring Læring [i alle faser av arbeidet] er en viktig del av SUaktivitetene Omgivelsene og rammebetingelsene forandrer seg ofte (alltid) underveis Systemutvikling er ikke kun utvikling av det tekniske system, men like endring av organisatoriske og sosiale forhold i organisasjonen. FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 19 FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 20 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 5
Faser i SU rettslige aspekter Endringer i regelverket kan være en begrunnelse for et SU-prosjekt Folketrygdreformen, Skattereformer,.. Endringer i regelverket kan være en nødvendig og planlagt del av et SU-forløp (men ikke hovedbegrunnelsen) Lånekasse-prosjektet, delvis også Skatteprosjektene Endringer i regelverket kan komme som en (utilsiktet?) konsekvens av SU-prosjektet Ulike syn/perspektiver på utvikling av IS Konstruksjonsprosess Utvikle et ny teknisk løsning, som et verktøy. (f eks. implementere en endring i regelverket) Teknisk og organisatorisk forandringsprosess Studentweb, elektronisk ligning, Lånekassa web-baserte søknadsbehandlersystem Erkjennelsesprosess Analyse av organisasjonen: f eks. SAP-prosjekter, ligningsetatens FLID-prosjekt, innføring av kundestøttesystemer i bedrifter Organisasjons-strategisk/politisk prosess F eks. påtvunget innføring av elektronisk kommunikasjon, jf Telenor s ambisjon om et papirløst kontor Bankenes innføring av sentraliserte IS Understøtte implementering av regelverksendring FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 21 Hva var planen versus hva det blir i praksis i praksis? FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 22 3 cases gjennomgås Skatteetaten, Flidprosjektet : 15-20 års periode Samordnet opptak: ca 15 år (?) Lånekasse ca?? år Skatteetaten et eksempel FLID-prosjektet: Folkeregister og ligningskontor Innføring av Data Første gang ligningskontorene fikk effektivt saksbehandlingsverktøy i ligningsarbeidet Kostnad ca 1 mrd. Fase Periode Hensikt Oppgave Forskjeller mht Størrelse utbredelse Profesjonell organisasjon Antall og type brukere Rammer og policy FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 23 FLID-prosjektet: Utvikling og utprøving. FLID-prosjektet: Gjennomføring LSP-arbeidet: Langsiktig systemplanlegging Omstillingsoppfølging 1983-85 Kartlegging av behov for økt bruk av edb i hele Skatteetaten, og utarbeiding av en samlet strategi/plan for dette. 1986-91 Utvikling og utprøving av egnede edb- og organisasjonsløsninger for likningskontor og folkeregisterkontor, samt utarbeiding av en samlet prosjektplan for gjennomføringen. 1991-94 Gjennomføring av edb-anskaffelse og innføring og omstilling av alle landets likningskontor og folkeregisterkontor. 1994-96 Videre oppfølging i linjeorganisasjonen av den planlagte omstillingen ved kontorene for å sikre at den blir fullført og at gevinstene blir sikret. FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 24 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 6
Eksempel på prototyping i praksis Gjennomføringsfasen 1991-1993 Arbeidet med utrullingen startet umiddelbart etter at Stortinget hadde sluttet seg til Regjeringens forslag om videreføring av prosjektet. Skattedirektoratet valgte å innføre edb-løsningen i tre puljer, for kunne høste erfaringer, foreta eventuelle justeringer underveis, konsentrere seg om bestemte utfordringer i hver fase og derved redusere risiko. Pulje År Antall kontor Antall arbeidspl asser Sammensetning av puljene Pulje 1 1991 23 Ca 550 Middels store og små kontor, minst ett i hvert fylke. Omfattet også prøvekontorene. Pulje 2 1992 42 Ca 1750 De størst kontorene, samt middels store kontor i alle fylker. Pulje 3 1993 373 Ca 2100 Resten av kontorene. Overveiende små kontor. FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 25 Hva karakteriserer FLID-prosjektet Del av et større utviklings- og omstillingsprogram 1982-96 Startet som teknologiutvikling, resulterte i Forenklet ligning og verdiorientert arbeid (regelendringer og org. omstilling) Skifte i fokus (målformulering) fra rasjonalisering/effektivisering til informatisering : Bedre tjenester (økt kompetanse) og økt kvalitet (gevinstrealisering på flere plan) Prosjektet ble gjennomført i tett samarbeid med arbeidstagerorganisasjonene 20 % (ca 100 NOK ble brukt til kompetansehevning) FLID-arbeidet ble svært viktig å utvikle en prosjektorganisajon og prosjektlederkompetanse i etaten I tillegg til innføring av edb, skulle prosjektet omfatte en gjennomgripende fornyelse av forvaltningsområdet (i tråd med fornyelsesprogrammet Den Nye Staten ) Prosjektet resulterte i en omfattende reorganisering av Skatteetaten) FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 26 Samordna opptak - fra kaos til automatisert opptak Bakgrunn og hovedidéer for Samordna opptak Den norske opptakstradisjonen desentrale opptak Hovedmål og grunnidéer for det samordnede opptaket Oppgavefordeling teknisk infrastruktur Milepæler i utviklingen av det nasjonale opptaket Tekniske hovedutfordringer Fleksibilitet i saksbehandlertildeling Koding av opptaksregelverk - delautomatisering av saksbehandling Koding og automatisert beregning og kontroll av elektroniske vitnemål fra videregående skole Hvor står vi veien videre Visjonen om papirløst, fullautomatisert og løpende opptak, sikker autentisering FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 27 SO-Prosjektets forløp 1991 - Samordna opptak-prosjektet opprettes etter forslag fra BP-utvalget Mål: Et informasjonssystem for kartlegging av søkningen til høyere utdanning 1992-1994 Pilotprosjekter etter BP-modellen Sektoropptak for sykepleierutdanning og for ingeniørutdanning, Ny felles rangeringsforskrift for høgskolesektor erstatter 17 gamle! 1995 -> Gjennomføring av nasjonalt samordnede opptak (NOM) Basert på en revidert, mer fleksibel utgave av BP-utvalgets modell, og med SO som koordinator og sentral tjenesteleverandør 1995 Fellesloven for universiteter og høyskoler Generell studiekompetanse som grunnlag for opptak til høyere utdanning 2000 Første år med søknads- og svarregistrering via Internett ( søkerveven ) 2001 Kompetansereformen Opptak på grunnlag av realkompetanse integrert i NOM Innføring av automatisert saksbehandling på grunnlag av elektroniske vitnemål 2002 SO overtar drift- og vedlikehold av Nasjonal vitnemålsdatabase Nytt automatisert innsamlings- og distribusjonssystem for e_vitnemål 2003 kvalitetsreformen, mange nye bachelor-studier Antall studieprogram øker fra ca 800 til ca 1100 2003 SO avslutter sitt liv som prosjekt og blir formalisert som permanent forvaltningsorgan SO får Rosingprisen for forbilledlig bruk av IKT i forvaltningen FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 28 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 7
Samordna opptak - Grunnmodellen Omfatter saksbehandlingssystemer ved lærestedene, SObasen, registreringsbasen med mer Lokalt opptaks System (FS) Lokalt opptaks System (FS) UNINETT Lokalt opptaks System (MSTAS) SO sentraldatabase, Registreringsdatabasen, Nasjonal vitnemålsdatabase Universitetet i Oslo FINF- H Juskurs -09, Forelesning - 13.02.2008 25. Arild aug. Jansen Arild SERI Jansen. /AFIN, UiO AFIN 29 29 Lånekassa i brukernes tjeneste Fra tungrodd forvaltningsorgan til brukervennlig servicebedrift? 1994 Maskinell søknadsbehandling, men papirbasert søknad 2000 Pilotprosjekt for elektronisk søknad ved H i Gjøvik Men basert på spesialiserte PC-kiosker (pga av sikkerhet) 2004/2005 Første elektroniske løsning, men sikkerhetsløsning basert på Tippekortet 2008/2009 Sikkerhetsløsning integrert med Altinn/MinSide FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 30 Lånekassen- nær papirfritt! Verdikjeden i lånekassen A n n e n d a ta fa n g s t: P a p ir e lle r - L æ re s te d e r s e lv b e tje n in g - A n d r e 3. p a r te r Kontroll av opptak og betalt semesteravgift 6 Sentral database m/data fra fra lærestedene S ø k n a d V e d ta k / U tb e ta lin g til B e h a n d lin g g je ld s b re v b a k k o n to V a lg fr i s ig n a tu r : - e le k tr o n is k - p a p ir FINF- H -09, Forelesning 25. aug. Arild Jansen. AFIN 31 Søknad Søknad med kontonr 1 3 Skattedirektoratets m/kontonr m/kontonur + + fødselsnr 2 Kontroll av kontonr LIS Vedtak WEB/ Front end 7 Betalingsoppdrag E-post om at vedtak er fattet og kan leses på WEB 4 5 LKs bankforbindelse Kundens bankforbindelse Kunden leser vedtak og underskriver låneavtale og Gjeldsbrev FINF- H Juskurs -09, Forelesning - 13.02.2008 25. Arild aug. Jansen Arild SERI Jansen. /AFIN, KUNDE UiO AFIN 32 32 8 FINF 4001 25. aug. 2009 Arild Jansen 8