eforvaltning visjoner og realiteter Forelesning , Arild Jansen, AFIN

Transkript

1 eforvaltning visjoner og [norske] realiteter DRI 2001 forelesning eforvaltning: rammeverket og tjenestetrappa Eksempler: AltInn, Samordnet opptak og MinSide Systemutvikling som samspillet mellom innføring og bruk av et IKT-system, organisatoriske forutsetninger og krav til endringer Informasjonsinfrastrukturer i forvaltningen hvor finner vi dem? Pensumstoff Grønlund, Åke: Kap. 2 (s ) i: Grønlund, Åke & Ranerup, Agneta (red) : Elektronisk förvaltning, elektronisk demokrati. Visjoner, verklighet, vidareuyveckling, Støttelitteratur Nes og Jansen (2003) Innføring av arkiv- og saksbehandlersystem, se AJ-Nokobit2003.pdf DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 1 Hva mener vi med egovernment (=eforvaltning?) Eksempler på to definisjoner The use of ICT in public administration combined with organization changes and new skills in order to improve public services and democratic processes and strengthen support to public policies (EU:COM (2003) The Role of egovernment for Europe s Future. The use by the government of Web-based Internet applications and other Its, combined with processes that implement these technologies, to a) enhance the access to and delivery of government information and services to the public, other agencies, and to government entities; or b) bring about improvements in government to operations that may include effectiveness, efficiencies, service quality, or transformation (US government 2002) NB: disse definisjoner skal ikke huskes, men forstås DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 2 Hvilke mål skal oppfylles og hvordan? Det sivile samfunnet : Innbyggere, næringslivet, organisasjonene: E-demokrati Demokratiske og politiske Prosesser som understøttes av IKT-løsninger e-service : Tjenesteyting og myndighetsutøvelse Politikere Stortinget Kommunestyrer++ Partiene Styring og administrasjon Forvaltningsorganer Departementer, direktorater, kommunale virksomheter,. DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 3 1

2 Hvor og hvordan passer Min Side, Samordnet opptak og AltInn i dette skjemaet? Det sivile samfunnet : Innbyggere, næringslivet, organisasjonene: E-demokrati Demokratiske og politiske Prosesser som understøttes av IKT-løsninger e-service : Tjenesteyting og myndighetsutøvelse Politikere Stortinget Kommunestyrer++ Partiene Forvaltningsorganer Styring og administrasjon Departementer, direktorater, kommunale virksomheter,. DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 4 Hvor i tjenestetrappa er Min side, Samordnet opptak og AltInn Fullført el. saksbehandling Brukarorientering Vertikal integrasjon IV Enkel interaktivitet III "Brosjyre på nett" II I Kompleksitet/Gevinstpotensiale Trinn 1: Vevteneste som inneheld generell informasjon om etaten og tenestene "Brosjyre på nett" Trinn 2: Teneste med tilrettelagt informasjon og enkle, interaktive funksjonar "Enkel interaktivitet" Trinn 3: Vevteneste som tilbyr brukaren å leggja inn og henta informasjon tilrettelagt ut frå personlege kriterium. Tenesta er knytt til interne fagsystem Trinn 4: "Elektronisk forvaltning" Vevteneste og nettverksfunksjonar for samarbeid med andre myndigheiter og andre institusjonar i samfunnet. "Vertikal integrasjon" "Horisontal integrasjon" DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 5 Informasjonssystemets livsløp (Livssyklusmodellen) Bestemme at et system skal utvikles Prosjektplan Utforme systemet: Logisk modell Analysere behov og krav: Kravspesifikasjon Realisere systemet fysisk Systemet settes i drift Bruk og Vedlikehold Tid DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 6 2

3 Systemutviklingsprosessen Den tradisjonelle fossefallsmetoden Problembeskrivelse Systemanalyse Kravspesifikasjon Systemutforming (design) Logisk modell Realisering (f eks. programmering) Ferdig system Implementasjon Bruk, Drift & vedlikehold Tid DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 7 Inkrementell systemutvikling Problembeskrivelse 1. Kravspek. En enkelt system med 1. Logisk standard modell studieprogrammer 1. System,.. versjon i bruk En 1. versjon system brukes 1. år på enkle studenter Ny Revidert problembeskr. funksjoner (f eks. valgfag 2. Kravspek. mm) legges til 2. Logisk systemet,.. modell 2. System versjon i bruk Tid + kostnader DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 8 Hvordan stemmer dette med utvikling av Min Side, Samordnet opptak og AltInn? Diskusjon på forelesningen DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 9 3

4 Pause nytt tema DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 10 CASE: Innføring og bruk av eit arkiv- og saksbehandlingssystem (A-S) i en kommune Terje Nes, Inst. for Informatikk, UiO, nå Fylkesmannen Arild Jansen, Avdeling for forvaltningsinformatikk, UiO Spørsmål Korfor ble ikke A-S Systemet brukt i den grad det var planlagt i kommunen Hvorfor brukaer ulike grupper i A-S Systemet i ulik grad? DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 11 Hva er saksbehandling En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en autorisert beslutning Består ofte av mottak av sak, innsamling av informasjon, dvs. opplysninger om faktiske forhold ( fakta ) og annen type informasjon, vurderinger, vedtak mm Saksbehandling består i å behandle informasjon, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder, Ofte en lovpålagt framgangsmåte for å ta en beslutning i en konkret sak DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 12 4

5 Elektronisk saksbehandling system Skjematisk modell Figur 1 Teknisk modell Saksgang Fagsystem Elektronisk dokumentlag er Felles funksjoner Doku menthåndtering Arkivhåndtering Elektronisk saksarkiv Presedenser Fysisk arkiv DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 13 Anskaffelse og innføring av A_S System i kommunen Erkjenne et problem (og et behov for et nytt IKT-system) Utarbeide en IKT-plan Kravspesifikasjon Hvordan skal arkiv- og saksbehandling utføres i kommunen Hvilke krav innebærer det til et nytt system Skal vi utvikle nytt system eller kjøpe et ferdig løsning? Valgte en eksisterende system (blant flere alternativer) Hvordan gjennomføre innføring og tilpasning på en god måte Hvordan sikre at systemet blir brukt slik målet er DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 14 Kjøp og innføring av A-S-systemet hva skjedde? Problembeskrivelse Ja : del IKT-planen Systemanalyse Kravspesifikasjon Systemutforming (design) Logisk modell Valg av system og kontraktinngåelse Ferdig system Implementasjon TJA: I noen grad Delvis: Noark-4 og SGK Ja: Lokale tilpasning Bruk, Drift & vedlikehold Ja Tid DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 15 5

6 Lokal tilpassing av A_S Systemet Valg av og tilpasning av modular (ulike deler). Fastlegge grad av elektronisk arkiv. Blanding av fysisk og elektronisk arkiv Delvis sentralt arkiv Systemkonfigurasjon med tildeling av rollar. Brukargrensesnitt. Forhold til fagsystem. Dokumentmalar og arbeidsrutinar. Bestemme lokal arkivnøkkel Konvertering av databasen frå gammalt system DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 16 Er systemutvikling (bare) en teknisk utviklingsprosess? Teknisk system Organisatorisk- og sosial system DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 17 Den organisatoriske delen av SU-arbeidet Problemidentifisering og problemanalyse (diagnose): Fastsette mål for endringsarbeidet Klarlegge endringsbehov Beskrive (utforme) organisatoriske endringer Nye rutiner, prosedyrer, ansvars- og beslutningsstrukturer etc. Beskrive opplæringsbehov Realisere og gjennomføre endringene Opplæring, motivasjon,.. Igangsette ny organisasjonsform DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 18 6

7 Opplæring og brukarstøtte Opplæring av systemansvarlige Opplæring av superbrukere Første runde opplæring av vanlige brukere Ledere Ulike grupper brukere Arkivpersonell Andre administrativt ansatte Videre opplæring og oppfølging DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 19 Ulike grupper bruk/brukere av A-S Systemet Journalføring Alle er pålagt, men ujevn praksis Dokumentutveksling Varierende Saksbehandling Varierende Søking etter informasjon (dokumentsøking) Varierende Samarbeidsstøtte (flere saksbehandlere arbeider parallelt på samme sak) Begrenset til noen brukergrupper DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 20 Oppsummering Studiet viser at måten et standardsystem blir tatt i bruk avhenger av ulik organisatorisk praksis og ulike forutsetninger En vesentlig føresetnad for å endra bruksmåter er bedre og målrettet opplæring, men særlig bedre forståelse for arkiv- og saksbehandlersystemet sin nytteverdi. DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 21 7

8 Ny pause nytt tema DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 22 Hva skiller infrastrukturer fra informasjonssystemer Informasjonssystemer o Bestemt, avgrenset formål o Topp-styrt utvikling o Begrenset levetid o Kan erstattes med et nytt (gjennom revolusjon ) o Baseres på sentral kontroll o Standardisering etter behov Infrastrukturer Generelt, bredt formål Delvis utviklet neden i fra Ingen start- eller dødsdag Alltid en forhistorie Må utvikles skrittvis (evolusjonært) Ingen har full kontroll Ofte uventede sideeffekter Standardiserte grensesnitt og ofte standard formater/protokoller DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 23 Kan MinSide, SO eller AltInn kalles informasjonsinfrastrukturer? Åpen Felles for alle Delt av mange Muliggjørende Hele tiden under utvikling Gjennomsiktig og usynlig Standardisert og ofte lagdelt Lang levetid: Bygger på en installert base Integrert del av praksis Sosio-teknisk konstruksjon?.. DRI2001 H06 - Forelesning Arild Jansen, AFIN 24 8