KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Lønn og personalsystem Saksnr. 249609 Tilbudsfrist : 1.3.2012 kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Beskrivelse av leveransen... 4 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 1.7 Tilbudsåpning... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Språk... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Forbehold og avvik... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 5 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Kostnader med å delta i konkurransen... 6 2.8 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Vektingsmodell... 8 4.2 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 8 5.1 Innlevering av tilbud... 8 5.2 Tilbudets utforming... 9 6 Vedlegg... 9 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver Orkdal kommune Orkdal kommune grenser til Skaun, Agdenes, Meldal, Hemne og Rindal kommuner. Kommunen har ca. 11.360 innbyggere. Noen nøkkeltall: 924 ansatte Budsjett 2011: 670 mill. kr. 6 skoler 1 sykehjem Orkdal kommunes driftsmiljø består i dag av blant annet følgende elementer/komponenter: Som operativsystem på servere benyttes Microsoft Windows Server 2008 og 2003. Som identitets- og autentiseringsløsning benyttes Microsoft Active Directory. Som databasemotor på servere benyttes Microsoft SQL Server 2005 og nyere. Som operativsystem på klientmaskiner benyttes Microsoft Windows 7 og XP. Som kontorstøttesystem bruker vi Microsoft Office 2010, MS Exchange 2010 og SharePoint 2010. Som nettleser for sluttbrukere benyttes Microsoft Internett Explorer 8.0 eller nyere. Som terminalløsning benyttes Citrix Xen-server. Hovedsakelig benyttes multifunksjonelle skrivere fra HP, Ricoh og Canon Som sikkerhetskopieringsløsning benyttes HP Data Protector. Lønn og personalsystemet, NLP, samhandler i dag følgende fagsystem: - RS ressursstyring (Leverandør: Tieto) - Extens skole og barnehageadm. (Leverandør: IST) - PRS (Leverandør: EDB ErgoGroup) - Forhandlingsmodul (Leverandør: EDB ErgoGroup) - NAV AA-register (Leverandør: EDB ErgoGroup) - KLP og SPK (Leverandør: EDB ErgoGroup) - AltInn (Leverandør: skattetaten) - Agresso økonomi (Leverandør: Agresso Norge) - ephorte (Leverandør: EDB ErgoGroup) Kontakt Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Orkdal kommune Ellen Slørdahl, IT-sjef Orkdal kommune Anne Osborg Ose, økonomikonsulent Postadresse: Postboks 83, 7300 Orkanger Postboks 83, 7300 Orkanger e-post ellen.slordahl@orkdal.kommune.no anne.ose@orkdal.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 3
1.2 Beskrivelse av leveransen Kundens beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 8.2.2012 Frist for å levere tilbud 1.3.2012,kl 12:00 Tilbudsåpning 2.3.2012,kl 12:00 Evaluering/Forhandling 5.3.2012 30.3.2012 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 2.4.2012 Klagefrist 16.4.2012, kl 12:00 Kontraktsinngåelse 17.4.2012 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 4
1.7 Tilbudsåpning Det blir ikke foretatt offentlig åpning av tilbudene som kommer inn. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-3, b). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de to beste tilbudene etter bruk av utvelgelseskriteriene vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de to tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. 2.2 Språk Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal skrives på norsk. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor 5
2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har meldt sin interesse på epost til en av kontaktpersonene. 2.7 Kostnader med å delta i konkurransen Enhver kostnad som leverandør pådrar seg i forbindelse med konkurransen, må dekkes av leverandør. Det samme gjelder kostnader som er pådratt ved demonstrasjoner, tester, eller lignende. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger på epost hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles på epost til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 248778, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson på e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest ordnede forhold mht. Merverdiavgiftsattest skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epslanguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal ha økonomisk Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Med tilsvarende oppdrag menes leveranser til norske kommuner Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfatter papir- og energiforbruk. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 7
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Krav til produkt, generelle krav, funksjonelle 40 % Krav til produkt i bilag 1 krav, tekniske krav, spesielle krav, ikke spesifiserte krav Kvalifikasjonskrav, bestilling, levering, 35 % Krav til leveransen i bilag 2, 4, 5 og 6 prøveperiode/innkjøringsperiode, garanti, service og oppdatering, opplæring og informasjon, dokumentasjon og statistikk Pris 20 % Prismatrise i bilag 7 Miljø 5 % Miljøkrav i bilag 1 4.1 Vektingsmodell Oppdragsgiver har lagt inn prioritering av de ulike kravene (Må, Bør). Oppdragsgiver har definert Måkrav som absolutte krav for om leverandøren kan tas i betraktning eller ikke. Dersom ett eller flere Måkrav ikke innfris kan leverandørens tilbud bli avvist. Leverandører som tilfredsstiller Må-krav vil bli vurdert i forhold til i hvilken grad Bør-krav er innfridd. 4.2 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: Orkdal kommune Postboks 83, 7300 Orkanger eller til Orkdal Rådhus, Servicekontorets skranke Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. (2012/941) v/ Ellen Slørdahl. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 8
5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. o Dokumentasjon av kvalitetskrav i konkurransegrunnlaget Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser 6 Vedlegg Kontrakt m/bilag 9