Møteprotokoll Utval: Arbeidsmiljøutvalet AMU Dato: 30.09.2014 kl. 12:00 Møtes ted: BK 287, møterom bibliotek Arkivsak: 14/ 00616 Møtt : Bente Gunn Lien, Aud Folkestad, Per Arne Brandal, Elin Øye Halkjelsvik, Marit Holstad Aarsæther, Øyvind Hagen, Nina Cathrin Garshol, V aramedlemmer som møtte : Forfall : Kjell Einar Dagfinrud, Henny Koppen, Reidulf Botn, Birgitte F ondevik, Odd Helge M Tonheim, Odd - Jonny Telseth (BH T) Protokollfører: Solbjørg Nossen Leite Oddhild Kalvatn SAKSKART Side ssaker 18/ 14 14/ 01513-1 Godkjenning av innkalling, referat, og oppfølging av saker frå AM U - møte 06.05.14 2 19/14 14/01518-1 H M S - dag 2014 3 20/ 14 14/ 01518-2 AM U - samansetning, roller, ansvar og opplæring 4 21/ 14 14/ 01518-3 AKAN 5 22/ 14 14/ 00526-7 Sjukefråvær 6 23/14 14/00648-13 Rapport frå BH T 7 1
Orienteringssaker 3/14 14/00736-3 Nye verneombod 2014 8 4/14 14/01431-2 Ombygging Kaarstad-huset 8 5/14 14/01489-3 Styresak: systematisk arbeidsmiljøkartlegging ved HVO 8 6/14 14/01530-1 Rutine for konflikthandtering 8 18/14 Godkjenning av innkalling, referat, og oppfølging av saker frå AMUmøte 06.05.14 1 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 18/14 Innkalling og referat frå førre møte vart godkjent utan merknader. 2
19/14 HMS-dag 2014 1 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 19/14 Møtebehandling Det var semje i AMU om å flytte HMS-dagen til 30.01.15. Utkastet til program vart drøfta. Det kom forslag frå Aud Folkestad om å kontakte Institutt for idrett og friluftsliv om å bidra på HMS-dagen, HMS-rådgivar tek kontakt med instituttet. AMU ynskjer at dei to andre postane på programmet skal stå, og at det vert utarbeida eit program med tre postar, i staden for to. HMS-rådgivar tek kontakt med informasjonskontoret for å få hjelp til å marknadsføre HMSdagen når endeleg program er utarbeida. Det er søkt NAV-arbeidslivssenter om stønad til HMS-dagen. HMS-dagen skal vere eit positivt påfyll til å kome i gang med aktivitet for å ivareta helsa. Det vart drøfta om ein skal setje i gang ein Dytt-kampanje ( gå-konkurranse) etter HMS-dagen. AMU ynskjer at ein heller skal bruke ressursane til å reklamere for dei aktivitetstilboda som allereie eksisterer ved HVO som treningsrom, symjehall, fotball, turlag og rabattar på treningssenter. Personaldirektøren foreslo at ein kan tilby organisert trening i regi av fysioterapeut på arbeidsplassen, ho undersøker nærmare og informerer i neste AMU-møte. HVO har eit tilbod som legg til rette for både felles- og individuelle tilbod noko det er ynskje om at ein vidarefører. HMS-dagen 2014 vert flytta til 30.01.15. Programmet skal leggast ut og marknadsførast så snart det er klart. HMS-dagen skal brukast til å presentere dei aktivitetstilboda som allereie eksisterer ved HVO. 3
20/14 AMU- samansetning, roller, ansvar og opplæring 3 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 20/14 Møtebehandling To av AMU-medlemmene, ein frå arbeidsgivar- og ein frå arbeidstakarsida ynskjer å trekke seg frå vervet. I tillegg har vara frå arbeidsgivarsida slutta, og ein vara frå arbeidstakarsida vil trekke seg. AMU ynskjer at høgskuledirektøren skal vere fast medlem i AMU. AMU ynskjer at så mange som mogeleg har gjennomført obligatorisk opplæring før ny AMUperiode startar. Det blir difor oppmoda om at representantane blir peika ut så raskt som mogeleg og får tilbod om kurs i Ørsta 4. og 5.nov. I følgje HMS-handlingsplan skal alle nye AMU-medlemmer, verneombod og leiarar som ikkje har kurs, få tilbod i år. Erfaringane frå i fjor er at det er ein styrke at det er fleire deltakarar frå same arbeidsplass. HMS-rådgivar undersøker pris på kurset i Ørsta. Det vil også bli undersøkt om det er høve til internt kurs hausten 2015. Høgskuledirektør blir oppmoda om å stille som medlem i AMU for perioden 2015-2016, og peike ut vara representant for arbeidsgivarsida. Tenestemannsorganisasjonane peikar ut kven som skal stille som representant og vara for arbeidstakarsida. Nye AMU-medlemmer får tilbod om kurs i Ørsta 4. og 5.nov. 2014. 4
21/14 AKAN 1 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 21/14 Arbeidsutvalet kontaktar AKAN-kompetansesenter for å få råd om korleis arbeide med AKAN vidare. AKAN blir tema på neste AMU-møte. 5
22/14 Sjukefråvær 1 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 22/14 Møtebehandling Personaldirektøren orienterte om at eit pilotprosjekt er i gang der leiarar kan få påminning om oppfølging av sjukmelde arbeidstakarar gjennom leiars sjølvbetjening i SAP-portalen. HVO planlegg å ta i bruk verktøyet. AMU tek orienteringa til vitande. 6
23/14 Rapport frå BHT 1 Arbeidsmiljøutvalet AMU 30.09.2014 23/14 Møtebehandling Det vart informert om at ein etter kartlegging ved AKF hadde møte der leiarar, verneombod / hovudverneombod og HMS-rådgivar deltok og drøfta forslag til tiltak og utabeida handlingsplan. Fokuset var å finne gode løysingar, arbeidsmetoden var nyttig. AMU vart informert om at BHT-avtalen er lagt ut på anbod. Ny avtale skal vere på plass i desember 2014. AMU tek rapportane og informasjonen til vitande. AMU oppmodar om at ein er løysingsfokuserte i oppfølginga og ved utarbeiding av handlingsplan etter kartleggingar. 7
Orienteringssaker: Saknr Arkivsak Tittel 3/14 14/00736-3 Nye verneombod 2014 Hovudverneombod informerte om at Kjetil Laurits Høydal er valt til nytt verneombod for Idrettsbygget og Nedretun og Anne Helene Sørhagen for Berte Kanutte huset 1. og 3. etasje.. Avdeling for mediefag arbeidar med å få på plass nytt verneombod og vara. Nokre verneombod manglar vara fordi det er vanskar med å få nokon til å stille til val. Hovudverneombodet skal ha møte med dei nye, og deretter med alle verneomboda i løpet av hausten. 4/14 14/01431-2 Ombygging Kaarstad-huset Driftssjef Leif Roar Strand orienterte: Det var planlagt start for ombygging hausten -14. Sidan prosjektet er omfattande, må alle tilsette i bygget ha anna arbeidsplass i brakkerigg i inntil 1 år. Prosjektet var kostnadsregna til 30 millionar, samt kostnad til brakkerigg på 5 millionar. Brakkeriggane vart lagt utpå anbod før ferien -14, der lågaste tilbod var på 12 mill. Dette førte til at heile prosjektet vart utsett og nye kalkyler vart utarbeida. Alle partar jobbar for at det skal bli nybygg. HVO har fått ny tidsplan frå Statsbygg med start i juni 2015. Statsbygg ser på alternative løysingar til brakkerigg, der bla. Sunnmørsheimen har vore foreslått. Representantar frå HVO har vore på synfaring og finn ikkje alternativet tilfredstillande, då vegen er trafikkfarleg, undervisningsromma, kontor og toaletttilhøva er av dårleg standard. AMU tilrår at ein i val av løysing vel eit alternativ som sikrar at arbeidsmiljøet for dei tilsette er tilfredstillande. 5/14 14/01489-3 Styresak: systematisk arbeidsmiljøkartlegging ved HVO Personaldirektøren informert om at orienteringa vart tatt til vitande i høgskulestyret. 6/14 14/01530-1 Rutine for konflikthandtering HMS-rådgivar informert om at arbeidet med å utarbeide rutine for konflikthandtering er i gang. Hovudverneombod, representant frå tillitsvalde, personaldirektør og HMS-rådgivar utarbeider utkast. Utkast til rutine blir lagt fram i neste AMU-møte. 8