Referat fra ekstraordinær generalforsamling 11. mars 2013 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden blir godkjent ved akklamasjon kl 16.32. Det er 58 personer tilstede. Forsamlingen er beslutningsdyktig i henhold til statuttene. Dørene låses. 2. Godkjenning av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskriver Generalforsamlingen godkjenner Aurora Klæboe Berg som ordstyrer; Odd Magnus Trondrud og Tuva Selstad Dybedokken som referenter; Emilie Krutnes Engen, Emil Moltu Staurset og Nicolai Eeg-Larsen som tellekorps. Ørjan Bye Thygesen, Emilie Krutnes Engen, Aurora Klæboe Berg og Odd Magnus Trondrud godkjennes av generalforsamlingen som protokollunderskrivere. Klokken er 16.33. 3. Statuttendringer Endring av 3.2. «Ønsker hovedstyret å legge presedens for å endre statutter når de gjør noe feil?» Hovedstyret sier at tanken ikke er å legge presedens for dette, men tar opp saken fordi de mener de ikke kan avgjøre veien videre uten Generalforsamlingen: «Vi synes det er galt å bruke daljene når de ikke følger statuttene, og ønsker ikke at det skal bli en presedens. Hovedstyret legger seg flate, og håper at Generalforsamlingen godtar at det har skjedd en feil.» «Det ville ikke vært naturlig å gjøre denne endringen på et annet tidspunkt», sier Hovedstyret, «vi har gjort en feil og mener saken er opp til Generalforsamlingen å avgjøre, da Hovedstyret ikke er over statuttene.» «Det at denne feilen ble begått, gjorde at vi fikk en påminnelsene om denne statutten.» - Hovedstyret. «Hvordan skal vi unngå at dette blir normen?», spør Generalforsamlingen. «HS kan ikke ta denne avgjørelsen, det må Generalforsamlingen gjøre.» sier HS.
«Hva er det som skiller fane og diplomer fra daljer?» «Daljer er mindre, så det er større plassbegrensing. På diplomer og fane har vi mer å gå på.» «Statutten burde endres (Generalforsamlingen burde ikke bare godkjenne at daljene tas i bruk uten en statuttendring) fordi daljene skal brukes så langt frem i tid, er de i strid med statuttene blir det litt tullete.» Hovedstyret berømmes for sin ærlighet om saken. Klokken 16.54 blir avstemning holdt. Ja Nei Avholdende 57 0 1 Statuttendringen ble godkjent i sin helhet. Endring av paragraf 8.2.1, 8.3.1 og 8.3.2 Det godkjennes ved akklamasjon at de berørte statuttene ikke behøves leses opp i sin helhet. Den vedlagte tenkte ansvarsfordelingen diskuteres litt. «De siste årene har økonomidelen av Abakus vært den svakeste, går det an å legge inn kurs, sånn at komiteenes økonomi ansvarlig får større kompetanse?», spør Generalforsamlingen. HS har drøftet hvorvidt stillingsbeskrivelser burde legges inn i statuttene, og sier de ikke synes det er noe god idé fordi sånt endrer seg oftere enn statuttene burde. Klokken 17:01 kom det en person til. Det er nå 59 tilstedeværende. «Blir regnskapet revidert?» «Regnskapet blir revidert av en ekstern revisor, i henhold til statuttene.» Det fremmes forslag om å inkludere stillingsbeskrivelser i strategidokumentet eller lignende. Klokken 17.04 holdes avstemning. Ja Nei Avholdende 58 0 1
Opprettelse av 8.11 En person forlot salen for å gå på do, det er nå 58 tilstedeværende. Opprettelse av statutten godkjennes ved akklamasjon. Opprettelse av 8.12 «Eksisterer denne allerede i norske lover?» «Vi har lett, men fant ingenting.» En person ankommer kl 17.10, en person kommer tilbake fra do. Det er 60 tilstedeværende. Opprettelse av statutten godkjennes ved akklamasjon. Opprettelse av 8.13 «Hvor ofte kan dette endres?» «Så ofte som nødvendig, men det må offentliggjøres på nettsidene til abakus.» «Sikres det ikke mot endringer i innholdet ved å tvinge HS til å offentliggjøre endringene?» «Kan det presiseres hvilke endringer som har blitt gjort på innkallingen til generalforsamling?» «Det dekkes nesten av nederste punkt.» «Gode tradisjoner finnes det ingen garanti for at blir fulgt.» En bestemt tidsfrist for å klage på endringen ønskes. Hovedstyret ville lagt frem de endringene det har gjort, etter generalforsamlingen vil det da være for sent. Statutten burde inkludere en tidsfrist. Det burde bli gitt en tidsfrist. «Når vil en endring tre i kraft? Det kan bli problematisk i forbindelse med sakspapirer.» Det blir godkjent ved akklamasjon at Hovedstyret og Generalforsamlingen får «mekke på» statuttforslaget i pausen. For oversiktens skyld refereres andre del av diskusjonen rundt dette forslaget umiddelbart. Forslaget har nå blitt endret på. «Kan vi legge til at offentliggjøringen skal inkludere mail til alle medlemmer av abakus?» Det foreslås å stemme over hvorvidt det burde inkluderes i statutten. «Utover det Statuttene eksplisitt forbyr eller tillater står foreningen fritt til å gjøre som de vil. Offentliggjøring betyr i dag kanskje mail eller nyhet på abakus.no, men hensikten er at det blir offentliggjort for alle medlemmer av foreningen.»
«Det står ingenting om mail ellers i statuttene.» Forslaget om mail faller. Statutten blir så godkjent ved akklamasjon, i formen under: Hovedstyret har til enhver tid myndighet til å endre oppsett, utforming og formuleringer samt rette skrivefeil i Abakus sine statutter så fremt disse ikke endrer innholdet og betydningen i de aktuelle statuttene. Eventuelle endringsforslag må offentliggjøres 1. februar eller 1. september. Hovedstyret må redegjøre for de endringer de har gjort ved å offentliggjøre disse på foreningens nettside. Dersom et medlem av Abakus gir skriftlig uttrykk til Hovedstyret innen to uker om at en endring ikke ivaretar statuttens opprinnelige intensjon, må endringen behandles på generalforsamling. Endringer som ikke blir disputert i løpet av denne perioden trer i kraft to uker etter offentliggjøringen. Endring av 9.2.3 og 9.2.4 og opprettelse av 9.2.5 Det er 59 tilstedeværende. Forslaget blir godkjent i sin helhet ved akklamasjon. Neste punkt er opprettelse av «Abakus Fond». Det foreslås en kort pause med kake og kaffe og brus. 4. Pause Alle de 60 tilstedeværende i forsamlingen fråtser seg på hjemmelaget kake, brus fra butikk og håndtraktet kaffe. «Det var godt», uttalte en av de tilstedeværende. 5. Opprettelse av Abakus fond Sakspapirene gjennomgås. Det har skjedd endringer i fondets foreslåtte statutter etter at de ble lagt ut. Disse blir gått gjennom når vi kommer til dem. Dette godkjennes ved akklamasjon. Fondets statutter gjennomgås. «Hva er grunnen til at Hovedstyret ønsker å opprette fondet?» «Fondet er en høyrentekonto, ikke et fond sådan. Grunnen til at vi ønsker å gjøre dette er fordi HS ikke har noen retningslinjer angående disponeringen av Abakus midler. Dersom det er store økonomiske avgjørelser, er det rutinerte Abakusere som burde ta denne avgjørelsen. HS styrer driften av Abakus. Retningslinjer for hvordan pengene på høyrente kontoen skal disponeres. Sånn som det er i dag har Abakus store sparepenger på konto. Når vi satt opp den tablene som står i statutt forsalget, hva gjør vi med det STORE overskuddet Abakus har. Fondet skal gi disse pengene mening.» «Paragraf 6, er det noen grunn til å ha 10 000 kroner som minste størrelse?»
«Det er en symbolsk sum.» «Den kunne godt vært høyere.» «Da vi arbeidet det med dette ønsket vi ikke å sette opp mange krav til søknadene og slikt. Det viktigste for oss er at fondet kommer gjennom.» «Når HS godkjenner søknader kan dette føre til overskridelse av budsjettet, som kan påvirke dømmekraften deres da det er kjipt å gå over budsjettet.» «Det står i 4.2.4... Hvis det er tre personer som søker, og ingen får stillingen ved adminnelig flertall -- blir kandidaten med færrest stemmer eliminert? Det står det ingenting om i statuttene.» «Tanken er at det skal foregå på samme måte som på ledervalget.» Det foreslås å inkludere en statutt som sier det samme som Abakus sine statutter sier om ledervalg. Fondstyret har mulighet til å flytte midler når de godkjenner en søknad. Utover den statuttfestede andelen som skal overføres til fondet, kan HS gjøre hva de vil med resten av pengene. Det er alltid minst den gitte prosenten som overføres til fondet. «Hva er grunnen til 10 000 som nedre grense på søknader?» «HS kan videresende søknader under 10 000 kr til fondstyret. Denne grensen er satt for å unngå at fondstyret mottar masse søknader på lavere summer, f.eks. 250 kr.» «Ville det ikke vært for motivasjonen til skyld, å gjøre det på en annen måte for å sikre større avkastning.» «Det finnes trygge alternativer med høyere avkastning enn høyrentekonto, har dere vurdert dette?» «Vi vil i hovedsak opprette fondet. Ved å lage alt for mange regler i utgangspunktet kan dette bli vanskeligere, derfor har vi valgt å gå for høyrentekonto -- det er trygt og enkelt nok for alle å forstå.» «Formålet til fondet er ikke å skape fortjeneste på de pengene vi har, men å flytte disposisjonsretten vekk fra HS og over til Abakus som en forening.» «Er det noen begrensninger på hvor mange ganger/hvor mye penger en spesifikk gruppe kan søke fondet?» «Nei, begrensningene går på det helhetlige.» Det foreslås at vi nå burde diskutere hvorvidt å opprette et fond er en god idé eller ikke. Generalforsamlingen «godkjenner» ved akklamasjon at intensjonen ved ønske om å opprette fondet er god. Det er pause med pizza. Mmm, pizza. I løpet av pausen kom en person til, og fem personer forlot lokalet. Det er nå 56 tilstedeværende. Klokken 19.34 gjenopptas diskusjonen. «Det står ikke noe sted i statuttene til fondet at fondets styre ikke er en komité, og det burde stå.»
«Det står i statuttene hvilke komiteer som sitter i hovedstyret.» «Vi burde finne ut om fond er noe vi vil gå for eller ikke, før vi tar detaljene.» «Venta jeg trodde vi var inneforstått med at det var det vi skulle gjøre før pausen?» «Vi burde stemme over hvorvidt vi skal ha et fond før vi går inn på detaljene.» «Er det noen i genfors som har innvendinger mot å opprette et fond per de intensjonene som har kommet frem nå?» Det var det ingen som hadde. «For å unngå at fondstyret skal legge inn å ønske om å være komité, bør ikke det være med i statuttene?» «Bør vi ikke heller definere hvem som er komiteer?» HS ønsker å ta dette på den ordinære generalforsamlingen. «Kan hovedstyret søke om penger fra fondet?» «Ja.» Det holdes avstemning om godkjenning av opprettelsen av fondet og dets foreslåtte statutter i sine respektive helheter med de endringer som er blitt gjort. Ja Nei Avholdende 55 0 1 Det klappes. «Så enkelt.» Endringer gjort i statuttene til Abakus Fond: 4.1 Fondets styre består av æresmedlem 1, æresmedlem 2, en tidligere økonomiansvarlig fra Hovedstyret, et tidligere medlem av Hovedstyret, abakusmedlem 1 og abakusmedlem 2. Ingen av fondstyret medlemmer kan ha aktive verv i Hovedstyret. Abakusmedlem 1 og 2 skal være medlemmer som ikke innehar tittelen æresmedlem. 4.2.3 Halvparten av fondstyret skal skiftes ut 1. mai hvert år. Æresmedlemmer, tidligere Hovedstyremedlemmer og tidligere økonomiansvarlig i Abakus kan stille til gjenvalg til fondstyret. I oddetallsårskal følgende styremedlemmer velges på nytt: Æresmedlem 1, et tidligere Hovedstyremedlem og Abakusmedlem 1.
I partallsårskal følgende styremedlemmer velges på nytt: Æresmedlem 2, en tidligere økonomiansvarlig i Hovedstyret og Abakusmedlem 2. Disse kandidatene skal godkjennes av generalforsamlingen 4.2.4 Dersom det er flere kandidater enn utlyste stillinger, skal det gjennomføres valg på hver enkelt stilling. Fondstyremedlemmer velges ved alminnelig flertall. Så lenge ingen kandidater oppnår over 50 % fjernes den kandidaten med lavest antall stemmer og det stemmes på nytt. Blanke stemmer teller og kan underkjenne kandidatene. 4.2.5 Dersom ingen kandidater til en stilling i fondstyret får alminnelig flertall, eller dersom ingen kandidater stiller, kan generalforsamlingen foreslå nye kandidater til valg. Dersom ingen kandidater foreslått av generalforsamlingen oppnår alminnelig flertall må Hovedstyret stille en eller flere ny(e) kandidater innen én -1- uke. Ekstraordinær generalforsamling skal finne sted senest to uker etter det underkjente valget. 7.1 En søknad om fondets midler skal sendes til fondets styre. Søknaden skal være på minst 10 000 kr. Hovedstyret kan videresende mottatte søknader til fondet, uavhengig av beløpets størrelse. Søknader på mindre enn 250 000 kr og 25 % av fondets størrelse, kan behandles av fondstyret. En slik søknad godkjennes dersom minimum to tredjedeler -⅔- av fondstyret temmer for. Søknader på større beløp enn dette skal behandles av fondets generalforsamling. Søknaden godkjennes dersom minimum to tredjedeler -⅔-stemmer for. 8.1 Abakus fonds ordinære generalforsamling holdes samtidig med Abakus sin ordinære generalforsamling. For Abakus fonds generalforsamling gjelder følgende av Abakus statutter: 8.1.1, 8.1.2, 8.1.3 (skal fjernes), 8.6, 8.7, 8.8 og 8.10.
8.4 Det skal kalles inn til ekstraordinær generalforsamling dersom styret i Abakus fond eller minst 10 medlemmer av Abakus krever det. Endringer gjort i de relevante Abakus statutter: 9.7.2 Hovedstyret skal hvert år sette over et fast beløp til Abakus' fond. Beløpet beregnes på grunnlag av Abakus' fritt disponible inntekter. Det vil si inntekter som ikke er øremerket til et spesielt formål eller i de tilfellene der inntektene ikke er direkte forbundet med en kostnad. Alle fritt disponible inntekter som overskrider én million -1 000 000- kroner skal overføres til fondet. Denne summen skal tas opp til vurdering på ordinær generalforsamling hvert år. Beløpet skal overføres før fondets ordinære generalforsamling når regnskapene er ferdig revidert. Eventuelt overskudd skal overføres til fondet, dersom Hovedstyret finner det hensiktsmessig. 6. Statuttopprydning Hovedstyret mener statuttene er uoversiktlige. Det foreslås at vi tar litt tid til å gjøre oss kjent med endringsforslagene fordi det er masse. Men alle omhandler kun flytting av statutter. Og oppdeling. Sååå... 10 minutter og så spørsmålsrunde? Takk for det. Akklamasjon! Tre personer forlater salen, det er nå 53 tilstedeværende. Endringene ble godkjent ved akklamasjon uten endringer. 7. Evaluering av generalforsamling «Trenger ikke å lese opp hele begrunnelse, kanskje heller bare en notasjon.» Noe om motivasjon? Takk fra HS. Ikke tilstrekkelig med utskrifter. Aleks takker alle sammen.
Takk for at folk ikke sitter på mobilen eller lapptoppen. Bra at HS er så åpne som de er. Det klappes for HS. «Det er mer hensiktsmessig å lese opp original statutt før endringsforslaget.» «En skal ikke undervurdere det som skjer på Generalforsamlingen.» Flere burde ha fått dokumentene i forkant. «Er det ønskelig å legge ut sakspapirene som et gdocs på forhånd sånn at dere kan kommentere og sånn forskjellig?» Det klappes. «Jeg vil bare takke alle sammen som er her i dag, dette er Abakus sitt høyeste organ, selv om det kan virke litt tullete. Det viser at dere er engasjerte i Abakus. Heia dere.» Takk til ordstyrer på vegne av HS. Nr 56 og 24 vant vin. Takk for oss. Dørene låses opp klokken 20.17. Protokollunderskrivere: Odd Magnud Trondrud Referent Aurora Klæboe Berg Ordstyrer Emilie Engen Nestleder, Abakus Ørjan Bøe Thygesen Leder, Abakus