P.R.O.F.F. Plan for Rekruttering og Oppfølging av Frivillige medarbeidarar i Fjell kyrkjelyd

P.R.O.F.F. Plan for Rekruttering og Oppfølging av Frivillige medarbeidarar i Fjell kyrkjelyd

VISJON I arbeidet for og med dei medarbeidarane i Fjell sokn har vi utarbeida ein visjon: I Fjell sokn vil vi at mennesker skal...... komme til TRU på Jesus Kristus... oppleve VEKST i trua... få bruke sine evner og gåver i TENESTE i kyrkjelyden

Plan for rekruttering og oppfølging av medarbeiarar i Fjell. P.R.O.F.F Innleiing: Det har vore fremma ønskje om ei plan for rekruttering og oppfølging av medarbeidarar i Fjell i lengre tid. No er planen her, og vi vonar det vil bli ei plan til nytte for både medarbeidarar, og for staben i kyrkjelyden. Planen er bygd opp med eit avsnitt der vi mellom anna fortel om bakgrunnen for planen, korleis planen er arbeidd fram, og strukturen vi har vald å lage planen etter. Historikk: Våren 2011 hadde Fjell Kyrkjelyd visitas av biskop Hallvor Nordhaug. Ei av tilbakemeldingane biskopen gav var at Fjell sokn ville ha bruk for ein medarbeidarkoordinator, i og med at soknet har mange medarbeidarar i teneste. Soknerådet tok biskopen på ordet og utlyste våren 2011 ei 50 % stilling som medarbeidarkoordinator. Mildred Fjøren Heggernes tok til i stillinga i august 2011, og i frå juni 2012 blei stillinga delt mellom Mildred Heggernes og Christian Lilleheim. Våren 2012 blei det danna ei medarbeidargruppe sett saman av representantar frå dei 3 kyrkjelydsdistrikta. Medlem i denne gruppa er; Liv R Ågotnes (Landro), Helge Nilsen (Fjell) og Hein Kvalheim (Foldnes). Gruppa blei danna for å vere ein ressurs for medarbeidarkoordinatorane i arbeidet med å bygge ein struktur for arbeidet med dei i Fjell, og for å sikre at representantar for kyrkjeutvala hadde ei stemme inn i arbeidet med planen. For å danne eit grunnlag for utforming av planen var medarbeidarkoordinatorane på besøk i dei tre kyrkjelydsutvala for å høyre kva tankar og behov dei hadde når det gjaldt rekruttering og oppfølging av dei. Vi var ein ny runde i utvala når eit utkast til struktur var utarbeidd, og utvala fekk muligheit til å komme med forslag til konkrete tiltak som kunne implementerast i planen. Medarbeidargruppa har vore ein god samarbeidspartnar for å konkretisera dei ulike behova og for å tenke ut korleis vi som kyrkjelyd kan arbeide best mogeleg med desse utfordringane. Planen vart lagt fram for godkjenning i soknerådet i november 2012. Tilstandsrapport: I Fjell sokn har vi ca 200 230 medarbeidarar knytt til tre kyrkjene. Vi er svært takksame for alle ressursane og alt engasjementet dei legg ned i arbeidet!

Sjølv om vi har mange ynskjer vi sterkt å ha fleire med! Vi ynskjer at Fjell Kyrkjelyd skal vere ein plass der kvar enkelt kan finne ei teneste kor dei kan bruka sine gåver og tena Gud og medmenneske. Vi arbeider no med å få ei total oversikt over dei medarbeidarane, og kva gruppe dei tilhøyrer. Dette er eit arbeid som krev kontinuerleg oppdatering av datasystem for å halde tritt med endringane som skjer i dei ulike gruppene. Og det krev ein god informasjonsflyt mellom og medarbeidarkoordinatorar for å sikra at listene vert oppdatert. Knytt til dei tre kyrkjene våre er det svært mange ulike grupper der har si teneste. I tillegg til desse kjem fleire som høyrer til dei ulike samarbeidsorganisasjonane kyrkja har. Plassert på ein føremålstenleg måte i forhold til kvarandre, har vi komen fram til følgjande organisasjonskart:

Forklaring til strukturen: Einingskoordinator: Kvar gruppe har ein einingskoordinator. Denne leiaren har eit særskilt ansvar i forhold til dei andre medarbeidarane i gruppa. Konkrete oppgåver for einingskoordinatoren: Oppdatere lister med gruppa sine medarbeidarar sin kontaktinformasjon Gje medarbeidarkoordinatorane informasjon om medarbeidarar som byrjar og sluttar Delta på einingskoordinatorsamling i byrjinga av kvart semester Gje nye medarbeidarar innføring i kva tenesta inneber Melde behov medarbeidarane melder vidare til rette instans, utvala eller staben. Utvala: Med utval meiner vi styringsgruppene som er utnemnd av soknerådet. I strukturen ligg desse like under soknerådet. I denne strukturen har utvala ansvar for dei medarbeidarane i dei ulike gruppene tilhøyrande deira arbeidsområde. Konkrete oppgåver for utvala: Delta med ein representant på einingskoordinator-samlingane kvart semester Følgje opp knytt til sitt utval Ta imot meldingar frå vedrørande behov og ønskjer dei ulike gruppene har Delta i rekrutteringa av nye medarbeidarar saman med, medarbeidarkoordinatorar og øvrig stab i samsvar med mandat for kyrkjelydsutvala. Soknerådet: Soknerådet er arbeidsgjevar for staben og øvste mynde for arbeidet. Utvala har fått sitt mandat frå soknerådet. Konkrete oppgåver for soknerådet: Følgje opp medarbeidarane i utvala Delta med to representantar på einingskoordinatorsamlingane kvart semester

Rekruttere nye medarbeidarar og få tilstrekkelig kontaktinformasjon på dei. Rekruttering Mål og tiltak for rekruttering av medarbeidarar i Fjell sokn. Rekruttering må skje med utgangspunkt i kva teneste den einskilde ønskjer å utføre. Vi må vere opne for nye tenester. Fylle dei behova som er i dei forskjellige tenestegruppene. At folk skal få tilstrekkeleg informasjon om tenesta før dei registrerar seg som medarbeidarar. Skaffe som er ansvarlege for ei tenestegruppe og som kan melde om behov og bidra til rekruttering Lage ei handbok med informasjon om dei forskjellige tenestene vi har i dei tre kyrkjene våre. Einingskoordinatorar, utval Utval 2012 Februar 2013 Strategitavle: 2.2.3 og 4.3.1 Mål Tiltak Samarbeidspartnarar Ansvarleg Oppstart Frist Henvisning Registreringsskjema Utval, I gang Strategitavle: 2.2.1 og 2.2.3 2013

Å nå ut med informasjon om kva behov vi har i dei forskjellige tenestegruppene. Rekruttere unge medarbeidarar Gje nye medarbeidarar ein god start i tenesta og tilstrekkeleg opplæring Eit forum kor folk kan sjå og læra om dei ulike tenestene vi har i kyrkjelyden, og foreslå nye tenester/grupper Informasjon om behov i kyrkjelydsbladet, nettsidene og i kunngjeringar Fast spalte i kyrkjebladet om den gode historia frå ein frivillig medarbeidar. Innstikk i kyrkjebladet med kva tenester vi har i, administrasjonen, utval, Informasjonsmedarbeidar Informasjonsmedarbeidar Ønskje velkommen til nye medarbeidarar og gje dei innføring i tenesta Myldredag tilknytta gudstenester i dei tre kyrkjene ved semesterstart med informasjon om dei tenestene som finnast i kyrkja og opning for forlag til fleire tenester. 2012 Strategitavle: 1.2.2 2013 I gang Strategitavle: 3.3.1 Utvala Einingskoordinatorar 2013 Strategitavle: 3.3.1 dei tre kyrkjene. MILK-kurs Ungdomsteamet Undervisningsseksjonen Utvala 2013

Gjera registrering og informasjon om tenester lett tilgjengeleg for alle. Opprette ei eiga nettside for registrering av nye medarbeidarar Informasjonsmedarbeidar Når den nye nettsida kjem.

Ivareta uløna medarbeidarar Oppfølging Mål og tiltak for å følgja opp og utrusta dei medarbeidarane vi har i Fjell sokn. Dette er eit ansvar for heile staben. Dei ulike utvala og einingskoordinatorane må aktivt følgje opp dei medarbeidarane. Oppdatere kontaktinformasjon på dei medarbeidarane for å kunne nå ut med tilstrekkeleg informasjon og invitasjonar Gjera organiseringa av dei medarbeidarane meir oversiktlig slik at alle veit kven dei kan forholda seg til Registreringsskjema og oppdatering av databasen i medarbeidaren Utvikle ein organisasjonsstruktur for dei medarbeidarane. Utvala, Mål Tiltak Samarbeidspartnarar Ansvarleg Oppstart Frist Henvisning Ein årleg Stab Strategiplan: medarbeidarfest 2.4.1 I gang, eit årleg arrangement i byrjinga av haustsemesteret I gang Strategitavle: 2.2.1 og 2.2.3 I gang, sjå innleiinga i planen for meir info. Strategitavle 4.3

Gjera det enklare for dei å formidla behov dei måtte ha. Til dømes: kurs, stabsressursar og liknande. Å utruste og inspirere våre medarbeidarar til den tenesta dei har. Gje ledartrening til ungdomane våre At våre medarbeidarar får utvikle eit samhald og ei felles forståing tenesta. Sikre tett kontakt mellom dei medarbeidarane og utvala. Skaffe som har i ansvar å formidle behov frå si tenestegruppe til utvala og til medarbeidarkoordinator Kursing og opplæring av dei medarbeidarane Utval, Utval 2012 Februar 2013 Strategitavle: 2.2.3 og 4.3.1 Stab, medarbeidarkoordinator MILK-kurs Ungdomsteam Undervisningssekjonen Oppfordre, til å ha samlingar i dei einskilde tenestegruppene Utvala inviterer sine til å koma på utvalsmøte og fortelja om arbeidet deira, om behov og koma med spørsmål. I gang Strategitavle: 3.3.1 og 2.4 I gang Strategitavle: 3.3.1 Utval 2013 Strategitavle: 2.4.3 Utval 2013

Å utrusta og inspirera einingskoordinatorane til si teneste som gruppeledarar og å følgje dei opp Gi merksemd til medarbeidarar som har gjort ein særskild innsats i tenesta Å gi ei oppleving av at tenesta som frivillig medarbeidar blir verdsett Byggja relasjonar mellom alle dei medarbeidarane i alle tre kyrkjene. Utruste gjennom undervisning. Skrive om dei i kyrkjebladet og på nettsida. Tipse Vestnytt. Gi ut ein pris på medarbeidarfesten Takke av medarbeidarar som gir seg med tenesta. Sende ut bursdagshelsingar og julehelsingar til medarbeidarar. Mail eller SMS Arrangere ein leir/weekend for alle medarbeidarar i soknet. Opprette ein komité for dette. Utval, stab Utval, Stab 2013 Februar 2013 Strategitavle: 2.4.3 I gang Einingskoordinatorsamlingar Informasjonsmedarbeidar I gang Einingskoordinator 2012 Utval, medarbeidarkoordinator, Leirkomité 2014 2014

Gje dei medarbeidarane våre meir rom i gudstenesta Sikre trygge rammer for dei borna og ungdomane vi driv arbeid for Bevisstgjera staben på å ivareta dei medarbeidarane våre Utfordra forskjellige tenestegrupper på å ha ansvaret for fastsette gudstenester. Sette opp eit årshjul på kva tenestegrupper som kan og vil ha ansvar for ei gudsteneste. Samle inn politiattestar for alle dei som arbeidar med born og unge Ha informasjon om arbeidet med dei arbeidarane våre på samlingar for stab. Prestar, kyrkjetenarar, organistar,, utval Administrasjon, kyrkjeverje, sokneprest 2013 Vår 2014 2013 2012