Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps

Innhold 1.Innledning... 3 2.Korpsstyret... 3 1.Hvilke oppgaver har styret?... 3 2.Hva gjør styrelederen i FSM?... 4 2.1.Oppgaver... 4 3.Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår... 5 3.Økonomistyring - rutiner... 6 1.Hvorfor er budsjett og regnskap viktig?... 6 2.Regnskap... 6 2.1.Hvem er interessert i regnskapet?... 7 2.2.Kontantprinsippet... 7 2.3.10 tips for å bygge opp et godt regnskap:... 7 3.Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning)... 8 3.1.Overholde budsjettet... 8 3.2.Budsjettet som arbeidsdokument...8 3.3.10 tips for et godt budsjett:... 8 4.Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan?... 9 5.Mer detaljer... 9 5.1.Fakturaer:... 9 5.2.Innbetalinger fra medlemmer:... 9 5.3.Utlegg:... 10 5.4.Arrangementer:... 10 5.5.Lodd, julekalendere og kakebokser:... 10 5.6.Korpsturer, seminarer:... 10 5.7.Utbetalinger:... 10 5.8.Kontoplan:... 10 4.Styremøter... 15 1.Tidspunkt... 15 2.Innkalling... 15 3.Møte... 15 4.Fast agenda... 15 5.Årsmøtet... 15 1.10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet... 16 Sist oppdatert februar 2012 Side 2

6.Andre faste oppgaver for styret... 17 1.Søknads- og rapporteringsfrister årshjul... 17 2.Hvordan skaffe penger til korpskassa?... 18 3.Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt... 18 3.1.Hel- og halvårsplaner... 18 3.2.Langtidsstrategi... 18 7.Rekruttering... 18 1.Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere?... 18 8.Instrukser for styret, korpsleder og komiteer... 19 1.Instruks for arrangementskomiteen... 19 2.Instruks for IT- og portalutvikling...20 3.Instruks for korpsledere... 20 4.Instruks for material- og noteforvalter... 21 5.Instruks for reisekomiteen... 21 6.Instruks for uniformskomiteen... 22 7.Instruks for valgkomiteen... 22 8.Instruks for loppe- og dugnadskomiteen:... 24 9.Instruks for ansvarlig for medaljer og stjerner:... 25 9.Vedtekter pr. februar 2011... 25 1.Formål... 25 2.Organisasjon... 25 3.Medlemskap... 25 4.Utmelding... 25 5.Kontingent... 25 6.Plikter... 26 7.Øvelser... 26 8.Ansvar... 26 9.Styre, korpsledere og korpsrepresentanter... 26 9.1.Styret... 27 9.2.Korpsledere... 27 9.3. Korpsrepresentanter... 27 10.Revisjon... 27 11.Valgkomite... 28 12.Komiteer... 28 13.Årsmøtet... 28 Sist oppdatert februar 2012 Side 3

14.Dirigent/instruktører... 29 15.Rapportplikt... 29 16.Oppløsning... 29 17.Vedtektsendringer... 29 18.Statutter... 29 19.Årsmøtevedtak... 30 10.Vedlikehold av instrumenter... 30 1.Messinginstrumenter... 30 2.Trombone... 30 3.Fløyte... 30 4.Klarinett... 30 5.Saksofon... 31 6.Trommer... 31 11.Dugnader og arrangementer... 31 1.Loppemarked... 31 2.Kakelotteri... 31 3.Salg av Adventskalendere... 31 4.17. mai... 31 5.Stjernedryss... 32 6.Sommer- og juleavslutning... 32 7.Spilleoppdrag... 33 Sist oppdatert februar 2012 Side 4

1. Innledning I denne håndboken har vi forsøkt å samle rutiner og gi informasjon om hva du bør vite når du har verv i Furuset skoles musikkorps. For de fleste er dette kanskje første gangen de har et verv av denne typen, og da er det mye nytt å tenke på og sette seg inn i. Denne håndboken skal være til hjelp, og svare på de fleste spørsmålene du skulle ha om det å drive et korps. Håndboken du har foran deg er utarbeidet av korpsets styre, og er laget i samsvar med FSMs vedtekter og vedtatte instrukser. Dette er et levende dokument, og den sist daterte utgaven er gjeldende. Rutiner og maler er ment som veiledende, og skal brukes som et verktøy for utføring av oppgaver. Disse vil forhåpentligvis også føre til at nye representanter lettere skal finne frem til sine ansvarsområder. Men rutinene i denne håndboken skal ikke ligge til hinder for delegering eller omfordeling av oppgaver. Husk det er alltid lov å bruke sunn fornuft og fantasi! 2. Korpsstyret Et korps er som en liten bedrift. Det må ha klare mål for hva som skal oppnås, det må drives på en økonomisk ansvarlig måte, og det må ta godt vare på alle som er en del av bedriften, både store og små. I et korps vil alltid musikken stå i sentrum, men for å lage musikk må styret sørge for at det musikalske blir fulgt opp på en god måte gjennom dirigenten, sørge for at musikantene har gode instruktører, sørge for at økonomien er i orden og sørge for at de som er med i korpset trives. 1. Hvilke oppgaver har styret? - Arbeidsgiveransvar (dersom FSM har ansatte) - Planlegging av korpsets drift (aktiviteter, musikalsk, rekruttering etc.) - Lede korpsets virksomhet (Arrangementer, møter, sosiale samlinger, etc.) - Ha ansvar for organisasjonens økonomi - Ta vare på alle viktige dokumenter (Post, søknader, referater, etc. må tas vare på for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort og gjennomført tidligere) - Gi informasjon til medlemmene - Skrive referat fra styremøtene (Medlemmene kan se hva korpset jobber med og styret kan huske hva de har bestemt.) Styret i FSM består av x personer: Sist oppdatert februar 2012 Side 5

- Leder - Sekretær Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps - Økonomiansvarlig - Styremedlem - Musikant I tillegg er det opprettet følgende komiteer/funksjoner med egen instruks: - Valgkomite - Arrangementskomite - Loppe- og dugnadskomite - Note- og materialforvalter - Uniformskomite Når det er behov kan årsmøtet/styret i tillegg oppnevne ulike komiteer som har ansvar for enkeltoppgaver turkomité, rekrutteringskomité, musikkutvalg etc. Alle komiteer/funksjoner har en instruks for arbeidet sitt. Disse er beskrevet senere i denne håndboken. Hensikten med komiteer/funksjoner er at styret skal avlastes i enkelte prosjekter eller arbeidsoppgaver. Det er viktig med tett og god kommunikasjon mellom komiteene og styret. Styremedlemmene kan med fordel knyttes til ulike komiteer/utvalg, og gjerne fungere som leder for disse. 2. Hva gjør styrelederen i FSM? De aller fleste som overtar som styreleder i et korps, er helt nye i jobben. Da er det ikke alltid så lett å vite hva man faktisk har ansvar for å gjøre. Kort sagt kan styreleders ansvar defineres til å påse at alle arbeidsoppgaver som skal gjøres blir gjort og organisert på enklest mulig måte. Lederen skal ha oversikt over, og lede, korpsets totale drift. 2.1. Oppgaver - Ansvar for innkalling til styremøter og forberedelse av saker - Ansvar for at korpsets dirigent/instruktør(er) innkalles til styremøter - Lede styremøter - Sørge for gjennomføring av effektive møter - Tilrettelegge for gode arbeidsrutiner for de øvrige tillitsvalgte, delegere oppgaver - Engasjere tillitsvalgte i skolekorps og påse at de blir deltakere i prosessene - Sørge for god kommunikasjon med og mellom medlemmene og omgivelsene Sist oppdatert februar 2012 Side 6

- Initiere og lede arbeidet med målsetting og planer i samarbeid med korpsets dirigent/instruktør(er). - Sørge for iverksetting og bruk av vedtatte planer - Sørge for jevnlig evaluering og eventuell justering av korpsets aktivitet, mål og planverk - Sørge for involvering av korpsets dirigent/instruktør(er) i evalueringsog justeringsprosesser - Sørge for god økonomistyring - Oversikt over aktuelle tilskuddsordninger og at søknader/rapporter leveres i rett tid. En leder skal selvfølgelig ikke gjøre alle disse oppgavene selv, men fordele arbeidsoppgaver til øvrige tillitsvalgte og andre som også bør ha klart definerte oppgaver. Men ansvaret for korpsets drift og aktivitet ligger alene hos styrets leder, det må det aldri være tvil om. 3. Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår Innhente politiattester - Korpsledere - Dirigenter - Instruktører - Andre som har ansvar for barn og unge i korps Elektronisk signatur - Sørge for at sittende leder har oppdatert sin elektroniske signatur hos NMF. - FSM skal kun ha en elektronisk signatur som er opprettet av styreleder. Misbruk vil medføre bortfall av støtte fra NMF. - Elektronisk signatur brukes ved søknad til NMFs støtteordninger, oppdatere medlemsdatabasen, års rapportering og tilgang til hjelpemidler på NMFs medlemsportal. Kontingent - Sørge for at korpset betaler inn rett kontingent til NMF. Årsrapport - Årsrapporten er en bekreftelse på at medlemmer og styre i korpset er som registrert i portalen. - Rapporten fylles ut i medlemsportalen før årsslutt, 31. desember. Sist oppdatert februar 2012 Side 7

- Årsrapporten danner grunnlaget for rapporteringen til offentlige myndigheter. Viktig at dette gjøres da det er disse tallene som danner grunnlaget for støtte fra offentlige myndigheter. - Innsendt årsrapport er også en bekreftelse på at korpset har tatt stilling til politiattest, og gjort eventuelle nødvendige tiltak. - Denne årsrapporten må ikke forveksles med korpsets årsmelding som skrives til intern bruk. Frivillighetsregisteret Tono - Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. - Alle foreninger, stiftelser og lokale lag som driver frivillig virksomhet skal registreres i Frivillighetsregisteret for å få momsrefusjon og for å ta del i Grasrotandelen. - Registreringsskjemaet i Frivillighetsregisteret er samordnet registermelding og lastes ned via (www.altinn.no) Felt 17-21 i Samordnet registermelding gjelder registrering i Frivillighetsregisteret. Meldingen må underskrives for å bli godkjent. - Tono betaler vederlag til komponistene når musikk framføres, og ordningen er blant annet med på å sikre at komponister som skriver musikk for korps, får mulighet til å fortsette med dette. - Avtalen med Tono er inngått for å forenkle rutinene ved fremføring av musikk. I stedet for at korpsene betaler inn for hver fremføring, betaler de en avgift gjennom medlemskontingenten til NMF som dekker all fremføring. - Våre medlemskorps er forpliktet til å sende inn oversikt over framført musikk direkte til TONO for alle konserter de selv arrangerer. De kan enten fylle ut et standard rapportskjema, eller sende konsertprogrammet. Kopinor - Musikkorps som er medlemmer av NMF har etter avtale med Kopinor anledning til å kopiere noter innenfor visse rammer. Avtalen omfatter kopiering av opphavrettslig beskyttet materiale som finner sted i vår virksomhet og innbefatter alle medlemmer av NMF, både korps og administrasjon. - Avtalen gir rett til kopiering, innenfor visse rammer. Kopiering skal ikke erstatte kjøp av materiale som det ellers ville være naturlig å anskaffe. For korpsene betyr dette kopiering av supplement- og arbeidskopier. - Medlemskontingenten i NMF er med på å dekke deler av Kopinor avtalen. Sist oppdatert februar 2012 Side 8

3. Økonomistyring - rutiner 1. Hvorfor er budsjett og regnskap viktig? Vi har jobbet hardt for å gjennomføre et arrangement. Dagen er kommet, og arrangementet går som planlagt, og vi er fornøyd med gjennomføringen. Dagen etter ringer imidlertid kassereren og forteller at arrangementet har gått i underskudd. Vi kan ikke tro hva vi hører, med så mye tid og krefter vi har lagt ned er det da ikke mulig å ha tapt penger? For å få en oversikt over hvor mye vi kommer til å bruke å tjene på aktiviteten vår, er det nødvendig å sette opp et budsjett. Oversikt over det vi forventer i inntekt og utgift gjør arbeidet enklere. Budsjett og regnskap er mest av alt vårt verktøy for å styre korpset vårt på best mulig måte. En skiløper trenger støttespillere underveis som opplyser om hvor fort hun går i forhold til konkurrentene, slik at hun kan finne ut om hun skal gå fortere. På samme måte trenger et korps først å utforme et mål og en plan det er budsjettet og senere bruke regnskapet for å finne ut om noe bør justeres underveis. Når året er omme og årsregnskapet er klart da har man kommet i mål og kan se hva resultatet ble. Så brukes erfaringene fra årsregnskapet som et verktøy og en pekepinn når vi lager neste års budsjett. 2. Regnskap Regnskapet er en oversikt over hva korpset har brukt pengene sine på. Der budsjettet viser hvor mye vi tror vi kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye vi faktisk har brukt. Regnskapet skal sørge for at vi har oversikt og kontroll over økonomien til korpset. En hovedregel er at all økonomisk aktivitet skal føres i regnskapet. Det er flere grunner til at regnskap må føres. Den mest opplagte for mange er fordi skattemyndighetene krever det. Men for små organisasjoner er det like viktig å føre regnskap fordi man har nytte av det: det gjør det enklere å styre korpset og ta avgjørelser fordi man vet hvordan økonomien er, og det gjør det enklere å ha tillit til hverandre fordi man vet at det ikke er mulig å misbruke korpsets økonomisk dersom det føres regnskap. Målet er å unngå korrupsjon eller underslag, eller mistanke om dette. Skulle noe slikt skje, vil det gode ryktet til organisasjonen bli svekket. Derfor er det lurt å lage etiske retningslinjer som bestemmer at enkeltpersoner aldri skal kunne bruke sin stilling eller verv til å oppnå økonomiske fordeler, at man aldri skal gi gale opplysninger om den økonomiske situasjonen og aldri holde tilbake informasjon om hva pengene brukes til. 2.1. Hvem er interessert i regnskapet? Først og fremst er det korpsets medlemmer/foreldre som er interessert i å se at pengene faktisk brukes på korpsets formål. I det daglige er det styret som har behov for å vite noe om økonomien. Kasserer har som regel en fast post på hvert styremøte der den økonomiske situasjonen fremlegges, gjerne i form av to rapporten: en balanserapport og en resultatrapport. Balanserapporten er vanligvis ganske kort, og viser korpsets eiendeler (bankinnskudd, kontanter og eventuelt utestående fordringer) og egenkapital/gjeld. Resultatrapporten viser hva pengene er bruk til (se kontoplanen), og hvor de er kommet fra. På årsmøtet vil medlemmene kunne si sin mening om de synes styret bruker pengene på en god eller dårlig måte, og hvis det siste alternativet er tilfelle, må Sist oppdatert februar 2012 Side 9

regnskapet føres på nytt og tas opp til ny vurdering. Medlemmene kan også bestemme at ikke samme personer skal ha ansvaret for økonomien igjen. Offentlige myndigheter, banker og låneinstitusjoner vil også vite om vi har kontroll på økonomien hvis vi skal søke om støtte eller lån. Kort sagt: Alle som har behov for å vite hvordan det går med korpset er helt avhengig av å se at regnskapet er ført på riktig måte. Det finnes mange måter å føre et regnskap på. For en liten organisasjon er det best å føre regnskapet etter kontantprinsippet. 2.2. Kontantprinsippet Kontaktprinsipp betyr at inntektene blir ført i regnskapet når pengene kommer inn. Dersom vi for eksempel sender ut en faktura om medlemskontingent, føres inntektene når pengene betales inn på konto, ikke når brevet sendes ut. Noen organisasjoner velger å ha to konti: en aktivitetskonto og en driftskonto. Slik unngår man at for eksempel oppsamlede midler går til å betale for leie av møtelokale, når det egentlig skulle gått til et formål som korpset jobber for. Hvis noen har lagt ut for noe, kan dette forslaget til refusjonsbilag benyttes. Skjemaet leveres til kasserer sammen med kvitteringer. 2.3. 10 tips for å bygge opp et godt regnskap: Bruk god tid. Før regnskapet så nøyaktig som mulig. Det skal vise hva vi har brukt hver eneste krone på. Detaljer. Alle føringer i regnskapet må ha en dato som fortelle når pengene ble brukt og en beskrivelse av hva pengene er brukt på. Før beløpet, hvilken type kostnad eller inntekt det er, og hvor pengene er nå. Opplæring Ta regnskap og økonomistyring på alvor. Vær tålmodig i opplæringsfasen, og fokuser heller på hvor mye man lærer enn hvor mye tid det tar å lære seg det. Ta et kurs hvis du er usikker. Budsjett. Grupper inntektene og utgiftene på samme måte som i regnskapet, for å kunne sammenligne og finne forskjeller. Oppfølging. Lag gode rutiner for regnskapsføring, og før regnskap underveis gjennom hele året. Kanskje kan man ha en fast dag annen hver uke der man bruker noen minutter på regnskapet? Struktur. Unngå snarveier og billige løsninger. Hastverksarbeid vil skinne gjennom når man presenterer regnskapet mot slutten av året. Slapp av! Regnskapet vil aldri bli helt likt budsjettet, men skal gi en pekepinn på om vi har gått i pluss eller minus. Samle på alt. Ta vare på alle kvitteringer/bilag/kontoutskrifter/fakturaer! Rapporter. Gå gjennom regnskapet på hvert styremøte, slik at styret alltid er informert. Fordel ansvaret. Sist oppdatert februar 2012 Side 10

Sørg for at det er flere som har ansvaret for regnskapet. 3. Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning) Budsjettet sier noe om hvordan korpset skal bruke pengene den har og får. Budsjettet blir vedtatt på årsmøtet. Da skal det være en demokratisk avgjørelse bak hvordan korpsets penger skal brukes. På årsmøtet vedtas budsjettet for et visst tidsrom, normalt for et kalenderår. Hvis inntektene og/eller utgiftene blir annerledes enn det årsmøtet har bestemt, kan styret foreslå å endre det. Endringene må legges frem og begrunnes for neste årsmøte. Et budsjett viser hvordan inntekter finansierer kostnader, i tillegg til å fungere som en ramme for hvilke aktiviteter korpset har råd til å gjennomføre. 3.1. Overholde budsjettet Budsjettet er et styringsdokument, altså et dokument vi planlegger aktivitetene våre på bakgrunn av. Eksempel på en aktivitetsplan finner du her. Men hvordan bruke budsjettet i praksis? En viktig tommelfingerregel er at det som ikke står nevnt i budsjettet, skal det heller ikke brukes penger på. Det høres enkelt ut, men det er faktisk ikke så enkelt. Korpset må ha penger til å gjennomføre alt som står i budsjettet. Det viktigste er naturligvis at budsjettet er realistisk. Det vil si at det er sannsynlig at de kostnadene og inntektene som står der kan gjennomføres. Et vanlig spørsmål i en budsjettdebatt er hva koster det?, det kan det være vanskelig å svare på. En god ide er å lage en beregning over hva vi forventer ting koster. Å beregne kostnader betyr at vi tenker oss hva alt vi trenger kommer til å koste. 3.2. Budsjettet som arbeidsdokument Det er styret som er ansvarlig for den økonomiske driften av korpset. Derfor er det viktig at styret har et bevisst forhold til budsjettet og hvor mye som er brukt av det. Styret trenger ikke diskutere budsjettet på hvert styremøte, men minst fire ganger i året altså en gang i hvert kvartal bør budsjettet være en sak på styremøtet. Da forklarer kasserer hvordan korpset ligger an i forhold til de målene som er satt i budsjettet. Kanskje må budsjettet endres? Det er vanlig at styret en til to ganger i året endrer budsjettet. Det vil si at styret justerer de faktiske kostnadene og inntektene, for eksempel dersom det er brukt for mye penger på noe, slik at det må spares inn på andre poster. Kanskje har korpset fått mer inntekter enn forventet? I så fall kan man gjennomføre flere aktiviteter, og noen av de aktivitetene som man ikke hadde råd til i det opprinnelige budsjettet vil kunne gjennomføres like vel. For å unngå at det planlegges en aktivitet korpset ikke har penger til å gjennomføre på et bestemt tidspunkt, kan man sette opp et såkalt likviditetsbudsjett. Det lages ved at man setter datoer for alt som skal gjøres i budsjettet, og ut fra det kan det settes opp en oversikt for hver måned over hvor mye penger man skal ha i slutten av hver måned. Her er et eksempel på hvordan et enkelt likviditetsbudsjett kan settes opp. 3.3. 10 tips for et godt budsjett: Diskusjon. Sist oppdatert februar 2012 Side 11

Før man lager et budsjett, bør man diskutere hvilke aktiviteter som skal prioriteres. Slik kan det komme gode forslag til aktiviteter allerede før budsjettforslaget settes opp. Hva skal man satse på? Enighet. Budsjettet vedtas av årsmøtet. Alle medlemmer skal kunne komme med innspill og forslag til endringer, slik at alle kjenner at de kan stille seg bak de økonomiske rammene det neste året. Sammenheng. Det er en sammenheng mellom det man vil gjøre og pengene som skal komme inn. Dersom kostnadene og inntektene ikke er sannsynlige, har ikke heller budsjettet noen funksjon. Styring. Budsjettet er et styringsdokument som skal brukes i løpet av hele året, og må bygges opp slik at styret har mulighet til å omdisponere midlene underveis. Gjør det enkelt. Budsjettet skal være oversiktlig, men ikke for detaljert. Man må ha nok detaljer til at man ser hvordan pengene skal brukes, men ikke så mange detaljer at det blir uoversiktlig. Realisme. Budsjettet må være realistisk slik at man ikke beregner mer inntekter enn det er sannsynlig at man kan skaffe gjennom for eksempel søknader om støtte eller medlemskontingenter. Utgiftene bør bare være større enn inntektene hvis an har egenkapital som kan har bestemt at skal brukes. Dersom korpset mottar støtte fra det offentlige, er det sannsynlig at støtte man ikke bruker opp må betales tilbake. Føre var. Det kan være lurt å legge inn en såkalt buffer. Bufferen er penger man har i bakhånd i tilfelle uforutsette utgifter. Inkludere. Dersom man skal søke om støtte fra kommunen eller andre, må man passe på å inkludere et budsjett i søknaden. I dette budsjettet er det viktig at den støtten man søker om er regnet inn, slik at man viser hva støtten skal brukes på. Research. Snakk med andre som har vært aktive i korpslivet en stund og som kjenner til hva forskjellige ting ender opp med å koste. Inspirasjon. Lær mer om å lage budsjett på kurs, kontakt gjerne Frivillighet Norge, som har kurs i bl.a. økonomistyring. 4. Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan? Revisjon er kontroll av regnskapet. Alle regnskaper bør gjennomgås og kontrolleres av en annen person enn den som har ført det, slik at både den som godkjenner regnskapet og den som har ført det, kan skrive under på at det er i orden. Men, det er bare årsregnskapet til korpset som er regnskapspliktige som må revideres. Korpset velger en internrevisor. Det kan være noen i styret eller et vanlig medlem som har et ekstra ansvar for å kontrollere regnskapet. Oppgavene til en internrevisor er ikke å skygge de økonomiansvarlige for å finne feil eller mangler, Sist oppdatert februar 2012 Side 12

men å være med å passe på at regnskapet følger vedtak i korpset og de lover og regler som gjelder for korpset. Slik har styret en sikkerhet for at arbeidet som legges ned er godt nok. 5. Mer detaljer 5.1. Fakturaer: Alle fakturaer skal godkjennes av innkjøper/bestiller før den utbetales. Skal også signeres av leder. 5.2. Innbetalinger fra medlemmer: Alle innbetalinger av turer, medlemsavgifter m.m. fra medlemmer skal settes inn på konto i sin helhet. Dette for å kunne finne tilbake til innbetaling. Skal ikke brukes til å dekke utlegg m.m. 5.3. Utlegg: Ved behov for kontanter til utlegg for turer og arrangementer, overføres dette til konto etter forespørsel. Gjøres opp innen 1 uke etter at aktivitet er avsluttet. Evt. restbeløp overføres til korpsets konto og bilag leveres kasserer. Ved flere billag, lag gjerne en oppstilling. 5.4. Arrangementer: Ansvarlig for arrangementet har ansvar for at kasserer får kassen for oppgjør. Kasserer overfører penger til korpsets konto. Alle utlegg skal signeres og merkes med bilagsnummer, bruk eget oppgjørsskjema. Se vedlegg. Ved større utlegg bør disse utbetales fra konto. Alle utlegg skal godkjennes av ansvarlig for arrangementet før oppgjør tas fra kasse. 5.5. Lodd, julekalendere og kakebokser: Kasserer skal ha oppdatert liste så snart alle har fått det de skal selge. Dette for å føre kontroll på at alle innbetaler. 5.6. Korpsturer, seminarer: Kasserer skal ha oppdatert liste for hvem av korpsmedlemmene som er påmeldt. Dette for å ha kontroll på at alle innbetaler egenandeler. Viktig at evt. avmeldinger blir meldt til kasserer. 5.7. Utbetalinger: Ingen utbetalinger skal foretas uten at vi har en faktura, oppstilling e.l. som er godkjent. Alle utlegg og fakturaer må tydelig merkes med riktig arrangement/kostnad, i og med at kasserer trenger denne informasjonen mht. hvor inntekten/utgiften skal føres i regnskapet. 5.8. Kontoplan: UT/INN BESKRIVELSE Sist oppdatert februar 2012 Side 13

Inntekter Medlemskontingent Uniformsgebyr Frivillighetsmidler Støtte fra NMF Instrumentfond NMF MVA kompensasjon NMF Grasrotandel Loppemarked Kretsstevne Årsavgift for å være medlem i korpset Ved utdeling av uniform første gang påfaller et gebyr Frivillighetsmidler mottatt fra bydelen VO midler fra NMF Tildeling av instrumentsfondsmidler fra NMF MVA kompensasjon fra NMF Mottatte tippemidler fra Grasrotandelen Inntekter på loppemarked Inntekter på kretsstevner 17. mai Inntekter på 17. mai Kakelotteri Spilleinntekter oppdrag Bingo Adventskalendere Egenbetalinger ved korpstur Dugnadsbanken Annen driftsrelatert inntekt Renteinntekter Inntekter på kakelotterier Inntekter på korpsets oppdrag Inntekter på bingodrift Inntekter på salg av adventskalendere Innbetaling på egenandel ved korpstur Inntekter fra dugnader Andre innekter som ikke dekkes av ovennevnte konti Renteinntekter fra bank Kostnader Dirigent Instruksjon Uniformskostnader Annonser Medaljekjøp Instrumenter Reparasjon instrumenter Seminarer kostnader Korpstur Konserter Kostnader til dirigent, herunder også arbeidsgiveravgift og feriepenger Kostnader til instruktører, herunder også arbeidsgiveravgift og feriepenger Utgifter til uniformer, korpsgensere og andre påkledningseffekter Kostnader til annonser i avis, internett Kostnader til medaljer, kretsstevner og stjernedryss Kostnader på innkjøp av instrumenter Kostnader til reparasjon og vedlikehold av instrukenter og effekter Kostnader til seminarer, herunder også kostnader til instruktører knyttet til seminaret Kostnader til korpstur Kostnader ifbm. arrangering av konserter Sist oppdatert februar 2012 Side 14

Noter Kontingent NMF Loppemarked Kretsstevne Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Kostnader til noter og opplæringsbøker Kontingent for å være medlem i NMF Kostnader av arrangering av loppemarked Kostnader til kretsstevne 17. mai Kostnader til arrangering av 17. mai Adventskalendere Kontorrekvisita Møter/kurs Porto Gaver Forsikring NMF Bankgebyr Andre kostnader Kostnader til innkjøp av adventskalendere Kostnader til kontorrekvisita som brevark, kopieringspapir, lisens regnskapsprogram Utgifter til møter og kurs Utgifter til porto Utgifter til gaver til medlemmer og andre jubilanter, eks. konfirmanter Forsikringskostnad til NMF for medlemmer og instrumenter Bankgebyr Andre kostnader som ikke dekkes av ovennevnte konti 4. Styremøter 1. Tidspunkt Det settets opp en møteplan hvor det avtales tidspunkt for styremøter i løpet av styreåret. I tillegg kan styreleder ta initiativ til styremøter etter behov. Øvrige styremedlemmer innkalles uten nærmere avtale. Det blir avholdt styremøter ca. hver måned. 2. Innkalling Møtekalenderen er å regne som styremøteinnkalling. Styreleder sender ut saksliste i forkant av styremøtet. Det blir ikke sendt ut spesiell styremøteinnkalling annet enn ekstra styremøter, styreleder finner behov for. Ved første styremøte etter årsmøtet kan avtroppende og nyvalgte styremedlemmer stille ved behov. 3. Møte Møte ledes av styreleder. Det bør legges vekt på at møtene skal være effektive og løsningsorienterte. Kasserer presenterer tallmateriell og kommenterer eventuelle avvik fra budsjett. Styrets sekretær utarbeider møtereferat og distribuerer dette pr. e-post. 4. Fast agenda Gjennomgang og godkjennelse av referat fra forrige styremøte Medlemsbevegelser Økonomi Kommende arrangementer Gjennomførte aktiviteter Drift Eventuelt Sist oppdatert februar 2012 Side 15

Oppfølging av tidligere saker 5. Årsmøtet Årsmøtet er det høyeste organet i et korps. Det betyr at det er det stedet medlemmene i korpset kan være med og bestemme hvordan korpset skal jobbe, og med hva. Vedtak gjort av årsmøtet kan ikke endres av styret. Bestemmelsene kan endres av et nytt årsmøte. Årsmøtevedtektene og korpsets vedtekter er styrende for korpsets arbeid frem til neste årsmøte. Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar i korpset, og bør gjennomføres på en strukturert og god måte. For å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene, serveres litt lett mat og drikke på årsmøtet. 1. 10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet 1. Planlegging Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt. 2. Forbered sakene Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for korpset, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert. 3. Innkalling Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer. 4. Valgkomite Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed. 5. Ledelse Velg en person som skal styre møtet. 6. Orden Vær godt forberedt og pass på at man har ekstra kopier av sakspapirene og en kopimaskin i nærheten. 7. Forslag Sist oppdatert februar 2012 Side 16

La alle som vil, komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet, så man vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet. 8. Vedtekter Se på vedtektene for å være sikre på at man følger spillereglene. 9. Hygge Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke, og ha gjerne en sosial kveld etter møtet. 10. Takk Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet. 6. Andre faste oppgaver for styret 1. Søknads- og rapporteringsfrister årshjul Hva Frist Hvem Drømmekonsert 15. mars NMF Søknad om frivillighetsmidler fra bydelen Frifond (kategori B) 1. april NMF Instrumentfond 1. april NMF Rapportering Frivillighetsregisteret Bydel Alna AltInn Drømmekonsert 15. juni NMF Rapportering Voksenopplæringsmidler 15. juni NMF Innsending av søknad om momskompensasjon 15. juni NMF Søknadsskjema O. Kristoffersen Bingo (Furuset Bingo) Drømmekonsert 15. september 1. november O.K. Bingo NMF Rapportering Voksenopplæringsmidler 15. desember NMF Drømmekonsert 15. desember NMF Rapportering bydel Rapportering instrumentfond Bydel Alna NMF Innlevering av årsrapport gjennom medlemsportal 31. desember NMF Sist oppdatert februar 2012 Side 17

2. Hvordan skaffe penger til korpskassa? FSM er et foreldredrevet korps. Det vil si at korpset får hoveddelen av sine inntekter gjennom dugnadsarbeid, og annet frivillig arbeid der alle foreldrene deltar. På en rekke dugnader som loppemarked, kakelotteri og loddsalg, er også musikantene med. Gjennom et år får korpset inn penger gjennom følgende dugnadsaktiviteter: - Loppemarked (1-2 ganger pr år) - Salg av julekalendere eller musikklodd - Kakelotterier Det er også fritt frem for foreldre å komme med innspill til styret om hvordan vi kan skaffe inntekter til korpset. 3. Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt 3.1. Hel- og halvårsplaner Styret utarbeider, i samarbeid med dirigentene og korpslederne, både en plan for hele korpsåret og det nærmeste halvåret. Denne skal inneholde dato for aktiviteter, beskrivelse av aktivitet, retningslinjer for antrekk og ansvarlig for aktiviteten. 3.2. Langtidsstrategi Styret skal sammen med dirigentene utarbeide en langtidsstrategi for korpset. Denne skal inneholde mål om rekruttering, utvikling av korpset, samarbeid med eksterne, samarbeid med skolen etc. 7. Rekruttering 1. Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere? For at korpset skal kunne opprettholde et jevnt medlemstall, er det nødvendig med årlig rekruttering av nye medlemmer. Det vil være ulike behov fra år til år. Musikalsk leder (dirigent) må derfor sette opp en oversikt over ønsket besetning og ledige instrumenter før rekrutteringsprogrammet planlegges. Tidspunk t Mars April Aktivitet Oversikt besetningsønske og ledige instrumenter Avtale tidspunkt for konserter med skoler Bestemme hvilke musikanter som skal delta på rekrutteringskonsertene Ansvar Dirigent Korpsleder Dirigent Sist oppdatert februar 2012 Side 18

Mai/juni Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Oppdatere/kopiere opp brosjyrer med informasjon om FSM Infomøte for nye aspiranter med foreldre Presentere instrumenter/dirigenter Innmelding Styreleder Dirigent Korpsleder Juni/juli Velkomstbrev/e-post og plassbekreftelse Styreleder August Septembe r Gjøre klar instrumenter, notestativ og korpsgenser Velkomstbrosjyre Innmelding NMF Avtale time med instruktør/kulturskole Foreldremøte aspiranter og valg av aspirantkorpsleder Instrumentforvalt er Korpsleder Styreleder Korpsleder Styreleder God kommunikasjon mellom styret, dirigent og korpsledere på den ene siden, og foreldrene på den andre, er svært viktig for at korpset skal fungere på best mulig måte. Styret gjennomfører infomøte med foreldrene til nye aspiranter før opptak, og foreldremøte rett etter oppstart av skoleåret. Styret gjennomfører to foreldremøter for samtlige foreldre et om høsten og et om våren. Korpsets nettside (www.fsm-korps.no) skal til en hver tid være oppdatert, og skal presenteres for foreldre og musikanter som den viktigste kilden til informasjon. All informasjon som deles ut på øvelsene skal også ligge ute på nettsiden. Et godt samarbeid med skolen, og den enkelte lærer, er viktig for korpset. Gjennom dialog med korpset vil skolens lærere gi elevene informasjon om korpset, og hvilke muligheter barna har til å lære å spille et instrument. Korpset skal være synlig i nærmiljøet, og ha et godt samarbeid med andre lokale aktører som velforeninger, borettslag og andre lag og foreninger. Når korpset har konsert eller jubileum, eller gjennomfører andre aktiviteter som er av bredere interesse, skal styret søke å formidle dette gjennom tett kontakt med lokal media. 8. Instrukser for styret, korpsleder og komiteer Instruksene er vedtatt på årsmøtet i februar 2012. Sist oppdatert februar 2012 Side 19

1. Instruks for arrangementskomiteen 1. Arrangementskomiteen er underlagt korpsstyret. 2. Planlegge, samt stå for innkjøp, servering, opprydding og eventuelle gevinster under tilstelninger der FSM står som ansvarlig. For eksempel: - 17. mai - loppemarked - kakelotteri - huskonserter - åpent hus/rekruttering - jule- og sommeravslutninger 3. Sørge for å skaffe nødvendig hjelp fra andre korpsforeldre ved arrangementer i korpsregi. 4. Holde nødvendig orden i, og oversikt over rekvisita og materiell som brukes ved arrangementene. 5. Rapportere forbruk til økonomiansvarlig, også for videre planlegging. 6. Returnere ubrukte varer (som for eksempel mineralvann) til butikk dersom det er inngått avtale om dette. 7. Skaffe seg godkjenning til innkjøp fra økonomiansvarlig, og levere kvitteringer iht. innkjøp til økonomiansvarlig i rimelig tid innen arrangementet er gjennomført. Arrangementskomiteen bør til enhver tid ha minst et medlem som også fungerer som korpsleder. Dette vil sikre planlegging og gjennomføring av arrangementer for korpset. Hvis dette ikke lar seg gjøre, er det komiteens ansvar å sørge for at det er tett kontakt opp mot korpsledere, og sammen med disse bestemme hvem som gjør hva ved arrangementer ved oppstarten av hvert semester. 2. Instruks for IT- og portalutvikling 1. Ansvarlig for IT- og portalutvikling er underlagt korpsstyret. 2. Sørge for at korpset sin hjemmeside er funksjonell. 3. Sørge for at korpset sin hjemmeside er oppdatert med den informasjon som styret ønsker skal være tilgjengelig. 4. Ajourhold av medlemssidene på hjemmesiden. 3. Instruks for korpsledere 1. Korpslederne er underlagt korpsstyret. 2. Korpslederne skal være til stede på øvelser, seminarer, opptredener og stevner. De skal bistå dirigent og musikanter. Se eget skriv om oppgaver på øvelsene. 3. Korpslederne skal ha oversikt over, og kontakt med medlemmene. De er kontaktperson(er) for musikantene og deres foreldre. Sist oppdatert februar 2012 Side 20