Innkalling til representantskapsmøte i NAL Tid: 21.04.2017 klokken 09.00 17.00 Sted: Quality Leangkollen Hotell, Bleikeråsen 215, Asker Representantskapet AAF: Line Fogedgaard Jønsson BAF: Geir Brekke DAF: Bent Tinnlund HAF: Amund Eggum Wangen MAF: Gunnar Gjerde NAF: Marianne Siiri NoTA: John Gunnar Minde OAF: Caroline Støvring/Ingrid Sletten SAF: Per Fretheim SoFA: Tore Hillestad TAF: Ingrid Grændsen TeAF: Helene Madsø Engen VAF: Katrine Jakobsen ØAF: Nicole D. Stobbe AHO: Eva B. Storrusten BAS: Siri Nordeide NTNU: Kristin Mørk Styret Alexandria Algard, president Marianne Sætre, visepresident Hallvard Trohaug, visepresident Rose Marie Steinsvik, styremedlem Michael Lommertz, styremedlem Sissel Arctander, styremedlem Geir Brendeland, styremedlem Birgitte Skjerve, styremedlem Ida Hornstuen Bekken, styremedlem Administrasjonen Petter N. Haug, administrerende direktør (konst.) Camilla Moneta, fagsjef Vibeke Wessel Finstad, kommunikasjonssjef Ragnhild Ølstad, administrasjonsleder Ingerid Helsing Almaas, redaktør Arkitektur N Arkitektnytt Kontrollkomiteen Maj Jøsok Arild Sletten
Valgkomiteen Iver A. Kristiansen Åpning ved Representantskapets ordfører Amund Eggum Wangen 1/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen til Representantskapets møte 21.04.2017 er gjort i henhold til NALs vedtekter punkt 2.04 første ledd. Representantskapet ble ved e-post 23.2.2017 gitt anledning til å komme med forslag til saker. Påminnelse ble sendt i e-post 8.3.2017. Innen fristens utløp 15.3.2017, var det kommet inn 11 forslag fra BAF og OAF. Innkallingen og sakslisten til Representantskapets møte 21.04.2017 godkjennes. 2/2017 Valg av viseordfører NN velges som viseordfører for tre år. 3/2017 Valg av to personer til å undertegne protokollen Det skal velges to personer til å undertegne protokollen. nn og nn undertegner protokollen. 4/2017 Styrets orientering (./.) Rapport fra styrets virke i 2016 vedlegges. Presidenten gir en orientering i møtet. Orienteringen tas til etterretning. 5/2017 Årsmelding 2016 (./.) Vedlagt følger årsmeldingen for 2016. Styret behandlet årsmeldingen i sitt møte 15.3.2017 og fattet følgende vedtak i sak 28/2017: Årsmeldingen fremlegges til behandling i Representantskapets møte 21.04.2017. Årsmeldingen for 2016 godkjennes. 6/2017 Rapport fra lokalforeningene (./.) Representantene avgir en kort, muntlig rapport i møtet. Side 2 av 12
Orienteringen tas til etterretning. 7/2017 Årsregnskap 2016 (./.) Vedlagt følger revidert årsregnskap for 2016. Styret behandlet årsregnskapet i sitt møte 15.3.2017 og fattet følgende vedtak i sak 25/2017: Revidert årsregnskap 2016 fremlegges for behandling i Representantskapets møte 21.04.2017. Resultatregnskapet og balansen vil bli gjennomgått i møtet. Årsregnskapet for 2016 godkjennes. 8/2017 Orientering om budsjett 2017 (./.) Budsjettet for 2017 følger vedlagt og vil bli gjennomgått i møtet. Budsjettet ble vedtatt i styremøte 09.12.2016 og revidert per epost 3.4.2017. Orienteringen tas til etterretning. 9/2017 Kontingent 2018 (./.) I henhold til NALs vedtekter punkt 2.04, er det Representantskapet som fastsetter medlemskontingenten for det påfølgende året. Styret behandlet spørsmålet om en økning av kontingenten for 2017 i sitt møte 15.3.2017, og fattet følgende vedtak i sak 27/2017: Styret foreslår for Representantskapet at kontingenten for ordinært medlemskap økes med 2,4% for 2018. Vedlagt følger et notat til saken. Kontingenten for ordinært medlemskap økes med 2,4% for 2018. 10/2017 NALs støttefond - årsmelding og regnskap for 2016 (./.) Vedlagt følger årsmelding og regnskap for 2016 for NALs støttefond. Årsmelding og regnskap for 2016 for NALs støttefond godkjennes. 11/2017 Valg av styre i NALs støttefond Styret er på valg for tre år. Medlemmene tar gjenvalg. Side 3 av 12
Følgende personer oppnevnes til Støttefondets styre for perioden 1.7.2017 30.06.2017: Knut Selmer Bachke, OAF (leder) Ingrid Hildrum, OAF Grete Greve Aubert, OAF Jan Arnfinn Mork, OAF - varamedlem 12/2017 Valg av tre styremedlemmer(./.) Valgkomiteen har utarbeidet sin innstilling til valg av tre styremedlemmer. Innstillingen følger vedlagt og vil bli presentert i møtet. 13/2017 Oppnevning av valgkomité Representantskapets ordfører orienterer om prosess og valg i møtet. Representantskapet oppnevner følgende personer til valgkomitéen for perioden 1.7.2017 30.06.2020: -., lokf, leder -. -. -. -. 14/2017 Valg på medlemmer av NALs faste komitéer Styrets forslag til medlemmer av komitéene vedlegges. Følgende personer oppnevnes til komitéen for etikk og tvister for perioden 1.7.2017 30.06.2020: - Fredrik Sømme, AAF, (leder) - Per Stenseth, ØAF, (gjenvalg) - Siri Bakken, OAF (gjenvalg) - Steinar Anderssen, HAF (gjenvalg) - Merethe Finckenhagen, AiN (gjenvalg) Følgende personer oppnevnes til konkurransekomitéen for perioden 1.7.2017 30.06.2020: Oppnevnt av NAL: - Michael Lommertz, OAF (leder) - Per Højgaard Nielsen, BAF (nestleder) (gjenvalg) - Børge Anfinsen, OAF Oppnevnt av Arkitektbedriftene: Side 4 av 12
- Eva Helene Haanæs, TAF (gjenvalg) - NN Følgende personer oppnevnes til pris- og stipendkomitéen for perioden 1.7.2017 30.06.2020: - Andrew Holt, OAF (leder) - Torkel Njå, OAF (gjenvalg, tidligere leder) - Karin Hagen, OAF (gjenvalg) - Arild Eriksen, OAF (gjenvalg) - Maria Molden, BAF (1.7.2016 30.06.2019) Følgende personer oppnevnes til kontrollkomitéen for perioden 1.7.2017 30.06.2020: - Maj Jøsok, OAF (leder) - Arild Sletten, HAF (gjenvalg) - Ketil Moe, OAF (gjenvalg) - Lene Edvardsen, ØAF - Ketil Kiran, OAF 15/2017 Valg av revisor Representantskapet valgte i sitt møte 30.4.2016 BDO Noraudit ved Erik H. Lie til NALs revisor for ett år frem til 1.1.2017. Revisor velges for ett år. Representantskapet må velge ny revisor frem til 1.1.2018. Styret behandlet saken i sitt møte 15.3.2017 og fattet følgende vedtak i sak 29/2017: Styret foreslår for Representantskapet at BDO Nordaudit ved Erik H. Lie velges som NALs revisor for ett år fra 1.1.2017. Revisor er forespurt og har akseptert. BDO Noraudit ved Erik H. Lie velges som NALs revisor for ett år fra 1.1.2017. 16/2017 Kontrollkomiteens årsrapport 2016 (./.) I henhold til punkt 6 i instruksen for kontrollkomitéen, skal komitéen hvert år gi melding til Representantskapet om sitt arbeid. Vedlagt følger kontrollkomitéens årsrapport 2016. Rapporten vil bli gjennomgått i møtet. Orienteringen tas til etterretning. Side 5 av 12
17/2017 Styrking av egen organisasjon (./.) Ref. RS- sak 24/2016. RS fattet følgende vedtak i saken: «Representantskapet vedtar at styret skal tilrettelegge for en prosess som påbegynnes høsten 2016, med sikte på protokollført avrunding i ordinært RSmøte våren 2017. Intensjonen med prosessen er en tydeliggjøring og styrking av NAL som organisasjon. Prosessen skal danne fundament for vedtak i følgende pågående saker: - Midler til lokalforeningene (økonomiske og faglige) - Vedtektsendringer - Sak 16, 18, 19, 21, 22, 23 og 25 Prosessen skal adressere momenter i årsrapporten fra Kontrollkomiteen Prosessen skal planlegges og ledes i samråd med ekstern og profesjonell rådgiver. Innbudte deltakere skal fortrinnsvis være lokalforeningsledere, NALs president og styre, direktør og representanter fra NALs administrasjon. Tillitsvalgte skal motta kompensasjon for tapt arbeidstid. Seminarene skal ellers bestrebe å holde et nøkternt budsjett. Skisse til prosess fremlegges RS skriftlig for godkjenning før iverksettelse. Representantskapet bes lage en bestilling for en prosess som styrker NAL ved å adressere noen av de momentene som har kommet frem i løpet av sammenslåingsprosessen, og som også var tema i forkant av denne prosessen (ressurser til lokalforeningene). NAL behøver en tydelig og felles forståelse av egen organisasjon, en mer profesjonell organisasjonskultur og lokalforeninger, et styre og en administrasjon som i sterkere grad trekker i samme retning.» Vedtaket omfattet disse sakene: - Sak 16 /2016: Tiltakspakke til lokalforeningene (se ny sak 17/2017) - Sak 18 /2016: Ressurser til drift av lokalforeningene (se ny sak 27/2017) - Sak 19/2016: Prosjektmidler til lokalforeningene (se nye saker 28/2017 og 29/2017) - Sak 21/2016: Begunstigelse av styremedlemmene i lokalforeningene (se ny sak 27/2017) - Sak 23/2016: Utarbeidelse av stillingsinstrukser for nøkkelroller i NAL (se nye saker 24/2017, 25/2017 og 26/2017) - Sak 24/2016: Medlemskort (se ny sak 17/2017 - Sak 25/2016: NALs nettsider og lokalforeningenes nyhetsbrev (se ny sak 17/2017) Presidenten orienterer om status i strategiprosessen. Orienteringen tas til etterretning. 18/2017 Presiseringer i NALs vedtekter (./.) Det er behov for noen enkle presiseringer av dagens vedtekter. Forslag til endringer vedlegges. Side 6 av 12
Følgende punkter i NALs vedtekter endres til: 2.08. NALs styre. Styret består av 9 personer: President, 1-2 visepresidenter, 5-6 styremedlemmer, alle valgt i henhold til pkt. 2.04, samt 1 representant valgt fritt blant alle NALs ansatte unntatt: direktør, avdelingsledere, redaktører, tillitsvalgte og verneombud. 3.13 Utmelding Utmelding sendes skriftlig til NAL, som varsler vedkommende lokalforening. Utmeldingsdato beregnes fremover til nærmeste kvartal. 19/2017 Utvalg for revidering av NALs vedtekter (./.) Ref. RS-sak 17/2016, sak 20/2017 og 21/2017. Notat fra det nedsatte vedttektsutvalget i 2016 om deres arbeid, vedlegges. I tillegg vedlegges Kontrollkomiteens notat av 17.11.2016. Styret behandlet saken i møte 15.3.2017. Vedlagt følger styrets forslag nytt utvalg for å videreføre arbeidet med revidering av NALs vedtekter. Styret nedsetter et Vedtektsutvalg for revisjon av NALs vedtekter. Følgende er representetert i utvalget: Sissel Arctander, NALs styre, leder Ida Hornstuen Bekken, NALs styre Andreas Vaa Bermann, Oslo arkitektforening Tore Hillestad, Sogn- og fjordane arkitektlag Petter N. Haug, NALs administrasjon Ragnhild Ølstad, NALs administrasjon Vedtektsutvalget skal knytte til seg ekstern jurdisk kompetanse, senest i sluttfasen. Utvalget starter sitt arbeid parallelt med strategiprosessen før sommeren og sluttfører arbeidet innen neste ordinære representantskapsmøte. Forslag til nye vedtekter fremlegges i møtet for godkjenning og vil kreve 2/3 flertall. NALs administrasjon står som utførende. 20/2017 Revisjon av NALs vedtekter Ref. RS-sak 17/2016, 19/2017 og 21/2017. OAF har fremmet forslag om revisjon av NALs vedtekter. Begrunnelse: NALs kontrollkomite og enkelte lokalforeningsledere har påpekt uoverensstemmelser og mangler i NALs vedtekter. Dette bør korrigeres. Vedtektsendringene bør ellers favne organisatoriske endringer som eventuell konsekvens av NALs pågående fornyelsesprosess. Side 7 av 12
NALs landstyre bes engasjere en ekstern person til revisjon av NALs vedtekter. Utkast til vedtekter skal oversendes lokalforeningsledere, NALs styre, kontrollkomité og administrative ledelse til gjennomsyn og kommentering underveis i prosessen. Forslag til reviderte vedtekter skal senest foreligge til neste ordinære representantskapsmøte i 2018. 21/2017 Revisjon av NALs vedtekter (./.) Ref. RS-sak 17/2016, 19/2017 og 20/2017. BAF har fremmet forslag om å nedsette en lønnet arbeidsgruppe for revisjon av NALs vedtekter. Forslaget vedlegges. Innen 01.07.2017 avsettes det nødvendige lønnsmidler slik at det kan opprettes en egen arbeidsgruppe som skal revidere NAL sine vedtekter innen utgangen av året. Hovedmålet er å tydeliggjøre RS sin posisjon og styrke RS sin betydning og innflytelse i organisasjonen. 22/2017 Representasjon (./.) OAF har meldt inn saken angående endring i stemmevekting og representasjon. Notat vedlegges. OAFs representant orienterer i møtet. NALs vedtekter 2.05, 2. avsnitt endres til: Alle andre vedtak gjøres med alminnelig flertall av avgitte stemmer. Det stemmes ved at lokalforeningenes representanter avgir 1 stemmer pr påbegynt 100 medlemmer opptil 500 medlemmer, deretter ytterligere 1 stemme pr. påbegynte 300 medlemmer. Hver studentrepresentant avgir 1 stemme. Ved stemmelikhet skal ordføreren avgjøre ved 1 ekstra stemme. Gyldige vedtak forutsetter at minimum 2/3 av det totale antall representanter møter. 23/2017 Informasjonsflyt i organisasjonen (./.) OAF har meldt inn saken og orienterer i møtet. Begrunnelse: Begrenset kommunikasjon og informasjonsutveksling på tvers av organisasjonen er blitt identifisert som et problem/forbedringsmoment i løpet av den avsluttende prosessen med Ny organisasjon, og i det videre arbeidet med styrking av organisasjonen. Vedtaket sikrer bedre forståelse internt i organisasjonen, og er et enkelt tiltak som kan gjennomføres umiddelbart. Alt. 1: Innkallinger til styremøter i NALs styre inkl. vedlegg (med unntak av konfidensielle saker) publiseres på NALs hjemmeside sammen med godkjent protokoll Alt. 2 Innkallinger til styremøter i NALs styre inkl. vedlegg (med unntak av konfidensielle saker) sendes ut på e-post til lokalforeningslederne sammen med godkjent protokoll. Side 8 av 12
24/2017 Utarbeidelse av stillinginstrukser for NALs president, visepresidenter og RS ordfører og viseordfører (./.) Ref. RS-sak 22/2016. Styret har utformet forslag til stillingsinstrukser. Disse vedlegges. Stillingsinstruksene godkjennes 25/2017 Instruks til NALs president og ordfører i RS Ref. RS-sak 22/2016. Ref. sak 24/2017 og 26/2017. OAF har spilt inn saken. Begrunnelse: NALs kontrollkomite har påpekt at arbeidsinstruks for ordfører i RS og stillingsinstruks for NALs president mangler. Dette bør korrigeres. Forslag til instrukser kan med fordel utarbeides av sammen person som reviderer vedtektene. Instruksene bør ellers favne eventuell endret rolleforståelse som konsekvens av organisatoriske endringer knyttet til NALs pågående fornyelsesprosess. NALs landsstyre bes engasjere en ekstern person til å utarbeide arbeidsinstruks for ordfører i RS og NALs president. Utkast skal oversendes lokalforeningslederne, NALs styre kontrollkomite og administrativ ledelse for gjennomsyn og kommentering underveis. Forslag til instrukser skal senest foreligge til neste ordinære representantskapsmøte i 2018. 26/2017 Stillingsinstrukser i NAL (./.) Ref. sak 22 /2016 og 23/2017 og 24/2017. Notat fra BAF vedlegges. BAF har spilt inn saken. Begrunnelse: Det bør til en hver tid finnes oppdaterte stillingsinstrukser for de mest sentrale stillingene i NAL. På den måten kan både RS, Styret og lederne ha en bred, dyp, god og omforent forståelse av organisasjonen og de arbeidsoppgaver som de er pålagt de mest sentrale posisjoner. Pr. i dag er disse stillingsinstruksene enten mangelfulle, foreldet eller fraværende. Ansvaret med å utarbeide disse stillingsinstruksene hører naturlig nok under RS sitt mandat. Det avsettes lønnsmidler og det opprettes en arbeidsgruppe som innen 1.7.2017 skal utarbeide følgende: - Arbeidsinstruks for ordfører i RS - Stillingsinstruks for president - Stillingsinstruks for administrerende direktør Side 9 av 12
- Stillingsinstruks for leder av fagavdelingen - Stillingsinstruks for redaktør i Arkitektnytt - Stillingsinstruks for redaktør av Arkitektur N - Stillingsinstruks for redaktør av Norske Arkitektkonkurranser 27/2017 Prosjektstøttemidler til lokalforeningene - forslag til ny modell (./.) Ref. RS-sak 19/2016. Styret behandlet saken i styremøte 15.3.2017. Styrets ønske med tiltaket må synliggjøres bedre mindre byråkrati og størrre forutsigbarhet for lokalforeningene. Styret fattet følgende vedtak: «Styret foreslår for Representantskapet ny modell for prosjektstøttemidler. Modellen foreslås gjeldende fra 1.1.2018» Notat til saken vedlegges. 28/2017 Ressurser til drift av lokalforeningene (./.) Ref. RS-sak 18/2016. Vedlagt følger notat av 14.3.2017 fra Bergen Arkitektforening (BAF). BAF presenterer saken i møtet. I tillegg til 1,4 mill som er avsatt i budsjett bevilger NAL ytterligere 1,4 mill for 2017 som ekstramidler til fordeling blant lokalforeningene. Dette beløpet skal fordeles med samme sum = 100.000,- til hver av de 14 lokalforeningene. Beløpet øremerkes som lønn til lokalforeningsleder. 29/2017 Prosjektmidler til lokalforeningene (./.) Ref. RS-sak 19/2016 og sak 28/2017 og 30/2017. BAF har fremmet denne saken. Saken omhandler ekstramidler til drift av lokalforeningene. Notat vedlegges. Beløpet som avsettes i budsjett til lokalforeningene som ekstramidler for 2018 skal fordeles med samme sum til hver av de 14 lokalforeningene. 30/2017 Styrking av lokalforeningene (./.) Saken er fremmet av BAF. Foreningen foreslår å nedsette en arbeidsgruppe som kan utarbeide en strategiplan for ekstra midler til lokalforeningene utenfor Oslo. Notat til saken vedlegges. I NAL sitt budsjett for 2018 skal det avsettes 14 mill. som skal være øremerket overføringer til lokalforeningene utenfor Oslo. Side 10 av 12
RS avsetter lønnsmidler og oppnevner en arbeidsgruppe på tre personer som skal utarbeide en strategiplan for hvordan disse midlene skal fordeles og benyttes. 31/2017 Medlemskontingent (./.) OAF har meldt inn saken. Foreningen foreslår å nedsette et utvalg som ser på mulige rabattordninger og konsekvensene av en mulig reduksjon i medlemskontingenten på 20%. Notat vedlegges. OAFs representant orienterer i møtet. NALs landsstyre bes utrede til neste ordinære representantskapsmøte en mulig reduksjon i medlemskontingenten på ca. 20%. Utredningen bør inkludere en vurdering av fordeler og ulemper ved en kontingentreduksjon sett opp mot forventet økning i antall medlemmer, og forventet konsekvens for NALs økonomi og tilbud til medlemmene. Inkludert i utredningen bør være en mulig rabattordning ved dobbelt medlemskap i NAL og Afag, og NAL og NIL/NLA, og en tydeliggjøring av medlemsfordeler hver for seg og til sammen. Eget medlemskap og kontingent for arkitekter bosatt i utlandet bør vurderes. 32/2017 Tittelbeskyttelse av arkitekttittelen (./.) Ref. RS-sak 30/2016. Vedtaket lyder: «Representantskapet ber styret i NAL å utarbeide forslag til hvordan arkitekttittelen kan beskyttes. Et utarbeidet forslag skal legges frem i neste Representantskapsmøte.» Styret behandlet saken i styremøte 15.3.2017 og fattet følgende vedtak: «Representantskapet orienteres i møte 21. april om status i prosessen rundt tittelbeskyttelse.». Notat vedlegges til saken. Representantskapet tar orienteringen til etterretning. Medlemmene orienteres så snart tittelbeskyttelsen er godkjent av Patentstyret. 33/2017 Representantskapets neste møte Styret fremmer et forslag til tidspunkt for neste møte i Representantskapet på et senere tidspunkt. Side 11 av 12
Side 12 av 12 Saksliste til Representantskapets møte 21.04.2017