Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold (leder), Idar Tronstad (nestleder), Siril Follerås Engedal (medlem), Hege Lønning (medlem), Rune Engeset (medlem). INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 30. mai 2017 kl. 08.15 11.30 møterom hos Mandal Havn, (Besøksadresse: Ballastbrygga, Nordre banegate 35). SAKSLISTE: SAK 10/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 25.04.17 SAK 09/17 VARSLING PERSONALSAK, NY BEHANDLING (UNNTATT OFFENTLIGHET) SAK 11/17 FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTPLAN BUDSJETTERING SAK 12/17 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMND FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Mandal, 22. mai 2017 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 10/17 Møtedato: 30.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 25.04.17 Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 25.04.17 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 25.04.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 25.04.17 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2
MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/17 Dato: 25.04.17, kl. 08.15 11.45. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem Erik Hoffmoen, møtte for Lønning Forfall: Hege Lønning, medlem SAKSLISTE: MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Ordfører Alf Erik Andersen Administrasjonen v/ Irene Lunde, Heidi H. Haven, Wenke Nome, Elin B. Walvik Mandal Havn v/ Olav Neset Kommunerevisjonen v/ Irene Loka, Lene Rugland. Agder Sekretariat v/willy Gill Orientering fra rådmannen: Kl. 08.30 Diverse spørsmål vedrørende varslersaken, unntatt offentlighet Kl. 09.30 Mandal Havn KF årsregnskap og årsberetning Kl. 10.00 Mandal kommune årsregnskap og årsberetning SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 07.03.17 SAK 06/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 REVISORUTTALELSE SAK 07/17 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2016 SAK 08/17 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2016 SAK 09/17 VARSLING PERSONALSAK, UNNTATT OFFENTLIGHET FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3
Møtebok 25.04.17 Mandal kontrollutvalg SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 07.03.17 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 07.03.17 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 07.03.17 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 07.03.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 07.03.17 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 06/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 REVISORUTTALELSE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2016 til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert 06.03.17 Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kontrollutvalget med kopi til rådmannen. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Mandal kommune i 2016. Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. 2 4
Møtebok 25.04.17 Mandal kontrollutvalg Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisors konklusjon er at rådmannen i det alt vesentlige har etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutiner. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. Vurderinger: I og med at revisjonen ikke har merknader til rådmannens finansforvaltning, anbefaler jeg kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2016 til orientering. SAK 07/17 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2016 Havnefogd presenterte hovedtrekkene i regnskapet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2016. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 28. mars 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2016 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av 17.12.99 3 5
Møtebok 25.04.17 Mandal kontrollutvalg Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2016 Mandal Havn KF 2. Havnestyret, protokoll regnskapssaken 3. Revisjonsberetning, datert 28.03.17 Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 4 285 425 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 1 255 404. I revisjonsberetningen uttaler revisor seg om revisjonen av årsregnskapet, samt om budsjett, årsberetning og registrering/dokumentasjon. Det er avlagt standard revisjonsberetning. Revisor uttaler at: Revisjonsberetningen er en standard beretning, (etter den nye norm som revisorforeningen har fastsatt.) Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de tidligere år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Kommunikasjon med foretakets ledelse er åpen og god. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Vurdering: Etter min mening ligger alt til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2016. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 28. mars 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2016 for Mandal Havn KF. 4 6
Møtebok 25.04.17 Mandal kontrollutvalg SAK 08/17 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2016 Økonomisjef presenterte hovedtrekkene i årsregnskapet. Revisor presenterte konklusjonen i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes årsregnskap for 2016. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30.03.17, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2016. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskap for 2016 Årsberetning for 2016 Revisjonsberetning datert 30. mars 2017 Revisjonsnotat datert 30. mars 2017 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr. 814 544 703 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 13 081 345. I revisjonsberetningen uttaler revisor seg om revisjonen av årsregnskapet, samt om budsjett, årsberetning, samt registrering/dokumentasjon. Det er avlagt standard revisjonsberetning. Revisor har ikke avdekket vesentlige forhold som krever rapportering til kontrollutvalget i form av et nummerert brev. Regnskapet ble avlagt på fristen som er 15. februar. Endelig regnskap med enkelte rettinger og tillegg ble levert revisjonen 29. mars. Årsberetningen ble levert 24. mars. Endelig beretning med noen mindre rettinger/tillegg ble levert 29. mars. Fristen er 31. mars. 5 7
Møtebok 25.04.17 Mandal kontrollutvalg Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap/årsberetning i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes årsregnskap for 2016. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30.03.17, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2016. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Ansettelse av 2 nye forvaltningsrevisorer som begynner i begynnelsen av mai. Nytt fra sekretær: Nytt møte for bl.a. varslersaken. Ekstramøte avholdes 30.5. Ordinært møte 6.6 avholdes ved behov. EVENTUELT REFERATER 6 8
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 11/17 Møtedato: 30.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/17 FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTPLAN BUDSJETTERING Vedlegg: Forslag til prosjektplan realistisk budsjettering i enhet for institusjon og forebyggende tjenester i Mandal kommune Bakgrunn for saken: I møte den 29.11.16 bestilte kontrollutvalget gjennomføring av dette prosjektet i 2017. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: 1. I hvilken grad budsjetteres det realistisk i enhet for institusjon og forebyggende tjenester i Mandal kommune? 2. I hvilken grad brukes årsbudsjettet som styringsverktøy i den løpende driften? 3. I hvilken grad iverksettes tiltak når utgiftene overstiger vedtatt budsjett? For nærmere beskrivelse av avgrensninger, revisjonskriterier, metode og ressurser/tidsplan vises det til prosjektplanen og revisors presentasjon i møtet. Forslag til vedtak: Forslag til prosjektplan datert 15.05.17 godkjennes. 9
10
11
12
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 12/17 Møtedato: 30.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/17 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMND Vedlegg: 1. NKRF, Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat 2. Inndelingsloven 25, 26 Bakgrunn for saken: Kommunestyrene i Marnardal, Mandal og Lindesnes har besluttet å igangsette forberedelsene til dannelsen av Nye Lindesnes kommune. Stortinget har ikke fattet vedtak om sammenslåing av de nevnte kommuner, men det forventes å skje før sommeren 2017. Prosjektleder har kontaktet sekretariatet og bedt om at det legges frem sak for kontrollutvalgene om valg av revisor for fellesnemnda. I henhold til Inndelingslova 26 skal det opprettes ei fellesnemnd til å forberede og gjennomføre sammenslutningen når det er fattet vedtak om sammenslåing av to eller flere kommuner. Fellesnemda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et kommunalt organ opprettet i medhold av Inndelingsloven. Fellesnemnda har den myndighet som definert i lovens 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å gi nemnda i reglement. Etter inndelingslova 25 skal fellesmøtet mellom de aktuelle kommunestyrene som fylkesmannen kaller inn til etter at det er gjort vedtak om sammenslåing, drøfte valg av revisor for fellesnemnda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive kommunestyrene. Felles kommunestyremøte er planlagt avholdt 21. juni 2017. I vedlagte utredning/sjekkliste fra Norges kommunerevisorforbund, NKRF, anbefales det at valg av revisor for fellesnemnd skjer etter vanlig prosedyre for valg av revisor i kommunene, dvs. at valg foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. I utredningen pekes det også på at det er viktig at fellesnemnda får delegert myndighet til å avklare både fremtidig revisjons- og sekretariatsordning for den nye kommunen. For å unngå flere behandlinger i kommunestyrene, er det hensiktsmessig at denne delegasjonen vedtas i forbindelse med etableringen av fellesnemnda. Vurderinger: Normalt sett føres fellesnemndas regnskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda. 13
Alle de tre kommunene har i dag Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som sin revisor. Det synes derfor som et naturlig valg å foreslå dette selskapet som revisor også for fellesnemnda. Med henvisning til utredningen fra NKRF synes det også hensiktsmessig at fellesnemnda allerede ved etableringen får delegert myndighet til å avklare fremtidig revisjons- og sekretariatsordning for den nye kommunen. Dette for å unngå flere behandlinger i kommunestyrene. Kontrollutvalgene skal i så fall innstille til fellesnemnda i disse sakene. Likelydende forslag til innstilling vil bli lagt frem for kontrollutvalgene i Marnardal og Lindesnes, hhv. 1. juni 2017 og 7. juni 2017. Forslag til innstilling: 1. Mandal bystyre velger Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som revisor for fellesnemnda for «Nye Lindesnes kommune». 2. Mandal bystyre delegerer til fellesnemnda myndighet til å avklare framtidig revisjonsog sekretariatsordning for den nye kommunen. 3. Det forutsettes likelydende vedtak i kommunestyrene i Marnardal og Lindesnes kommuner. 14
Inndelingslova 25, 26 25.Felles kommunestyre- eller fylkestingsmøte Når det er gjort vedtak om samanslåing av to eller fleire kommunar eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, skal Fylkesmannen snarast mogleg kalle saman til eit felles møte med dei aktuelle kommunestyra. Ved samanslåing eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman kommunestyra dersom kommunane ligg i ulike fylke. Ved samanslåing eller deling av fylke som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman fylkestinga. Departementet kan gjere unntak frå kravet om slikt felles møte. På slike fellesmøte skal følgjande saker drøftast: a) forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket b) talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget c) kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d) val av revisor for verksemda i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av e) samanslåinga. 26.Fellesnemnd Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. 15
Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. 16