PROTOKOLL År 2016, 31. oktober ble det avholdt drøftingsmøte mellom St. Olavs Hospital og NSF, Fagforbundet, NITO, Delta, Akademikerforbundet, Samfunnsviterne og HVO vedrørende virksomhetsoverdragelse av St. Olavs Hospital HF, Sentralt innkjøp, til Sykehusinnkjøp HF, (med hjemmel i arbeidsmiljøloven 16-5 og hovedavtalens 30 og 31) For St. Olavs Hospital: Jan Morten Søraker Økonomidirektør Monika Strømmen Jensen Innkjøpssjef Mette Bjørgen HR-Rådgiver Bjarne Vejle Personalrådgiver For Organisasjonene Lise Dragset, NITO Torbjørn Sandvik, Akademikerforbundet Erlend Vandvik, Samfunnsviterne Sigmund Eidem, Fagforbundet Anita Solberg NSF Oddrun Tulluan, DELTA Anne Berit Lund, HVO Bakgrunn for overdragelsen Styrene i de regionale helseforetakene vedtok å stifte Sykehusinnkjøp HF i desember 2015. Det felles eide foretaket skal utøve en profesjonell innkjøpstjeneste til spesialisthelsetjenesten for pasientens beste. Sykehusinnkjøp HF skal tilby tjenester til: sine eiere og deres heleide virksomheter ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet som medvirker til å levere spesialisthelsetjenester. I foretaksmøtet med Sykehusinnkjøp HF den 25. januar 2016 fikk foretaket sitt oppdrag for 2016 fra eierne. Det er å etablere et prosjekt som har to formål: Forberede, klargjøre og virksomhetsoverdra relevante ressurser innenfor regionenes og helseforetakenes innkjøpsressurser til Sykehusinnkjøp HF Forberede og klargjøre helseforetakene til å ta imot tjenester fra Sykehusinnkjøp HF Det ble etablert et nasjonalt etableringsprosjekt ledet av Sykehusinnkjøp 2. mai 2016 ved styrevedtak av nasjonalt prosjektdirektiv. AD møtet 22. august 2016 sluttet seg til at den styrevedtatte planen følges og at forutsetningene gitt i foretaksmøte 25. januar 2016 blir fulgt opp i tråd med oppdraget gitt Sykehusinnkjøp HF. Dette innebærer at virksomhetsoverdragelsen fra helseforetakene og de regionale helseforetakene til Sykehusinnkjøp blir gjennomført innen utgangen av 2016. 1
Sentralt innkjøp inngår som en av enhetene som innlemmes i Sykehusinnkjøp HF. Det er lagt til grunn at Sykehusinnkjøp HF organiseres som en desentralisert modell, med ansatte på ulike geografiske steder. Hovedkontor er bestemt lagt til Vadsø. Overføringen skal skje etter prinsippene for virksomhetsoverdragelse for å sikre de ansattes rettigheter. Arbeidsmiljøloven kapitel 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse legges således til grunn. Dette drøftingsnotatet tar for seg alle relevante sider ved virksomhetsoverdragelsen. Fastsatt eller foreslått dato for overdragelsen Denne organisatoriske og operative endringen medfører at de aktuelle ressursene ved St. Olavs Hospital HF overføres til Sykehusinnkjøp HF fra 1.12.2016. De rettslige, økonomiske og sosiale følger av overdragelsen for arbeidstakerne Arbeidsforholdet for de ansatte i Sentralt innkjøp ved St. Olavs Hospital HF vil overføres til Sykehusinnkjøp HF. Dette skjer automatisk i kraft av selve virksomhetsoverdragelsen. Arbeidsforholdet i St. Olavs Hospital HF opphører på overdragelsestidspunktet, uten oppsigelse. Fra samme tidspunkt anses arbeidstakeren for å være ansatt i Sykehusinnkjøp HF. Rent praktisk vil den enkelte arbeidstaker få et overføringsbrev hvor det gis utfyllende informasjon om forhold rundt virksomhetsoverdragelsen, samt et eget brev om reservasjonsretten. I forbindelse med overføringen vil det ikke bli utarbeidet nye arbeidskontrakter. Ved overdragelsestidspunktet gjelder nåværende arbeidskontrakt sammen med overførings- og informasjonsbrevet som arbeidsavtale. Sykehusinnkjøp HF vil deretter ta stilling til om det skal utarbeides nye arbeidsavtaler. Det vil si at individuelle rettigheter og gjeldende arbeidsvilkår videreføres. De ansatte vil motta egen informasjon om hvordan opparbeidet timer og ferie skal håndteres. Endringer i tariffavtaleforhold Sykehusinnkjøp HF vil bli knyttet til arbeidsgiverforeningen Spekter. Gjeldende tariffavtaler vil bli overført. Sykehusinnkjøp HF må som ny arbeidsgiver beslutte om gjeldende tariffavtale skal videreføres inne 3 uker etter overføringstidspunkt. Dette vil bli diskutert i samråd med HTV/organisasjonene i Sykehusinnkjøp HF. Informasjon og planlagte tiltak overfor arbeidstakerne De berørte ansatte har vært løpende informert om arbeidet med Sykehusinnkjøp HF, og hva det vil si for deres arbeidssituasjon, i og med at deres arbeidsoppgaver vil bli overført til Sykehusinnkjøp HF. Utarbeidelse av felles rutiner og regelverk på personalpolitiske områder vil bli en del av omstillingsarbeidet i Sykehusinnkjøp HF etter at virksomhetsoverdragelsen er gjennomført fra alle avgivende virksomheter. Reservasjons- og fortrinnsrett, og fristen for å utøve slike rettigheter I henhold til Arbeidsmiljølovens 16-3 kan de ansatte motsette deg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. Informasjon om dette vil bli gitt i et eget brev. 2
Grunnlag: 1. Etablering av Sykehusinnkjøp HF - drøftingsnotat sendt ut 28. okt. 2016. Gjengitt i sin helhet over. 2. Ros analyse gjennomført i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen. Utsendt 28. okt. 2016. Identifiserte hendelser er gjengitt i protokollen 3. Handlingsplan ut fra Ros analyse utsendt 28. okt. 2016 Ros analyse og handlingsplan identifiserte hendelser 1. Personalmapper; Sykehusinnkjøp HF har utarbeidet en håndbok hvor det gis detaljert informasjon om innhold i personalmappen til den enkelte ved virksomhetsoverdragelsen: Undertegnet og gjeldende arbeidsavtale/kontrakt Taushetserklæring Eventuelt fastsettelse av ansiennitet/lønn Dokumentasjon på nåværende lønn (utskrift fra lønnssystem) Vedtak om permisjon, som gjelder på/utover overføringstidspunktet Kopi av gjeldende stillings-/funksjonsbeskrivelse hvis det foreligger Kopi dersom medarbeider har spesielle ordninger som for eksempel: Avtale om tilbakebetaling av lønnsforskudd Individuelle avtaler (PC, bredbånd, mobil etc) Andre forhold som Sykehusinnkjøp HF må ta hensyn til (avtale om videreutdanning, AKAN-avtale etc) 2. Seniordager følges opp i forhold til mottagende HF om ordningen kan videreføres for de som har fylt 60 år. 3. Fleksitid: Det er gjort en kartlegging av alle berørte ansatte når det gjelder fleksitid. Sykehusinnkjøp HF har en ordning som gir mulighet for å opparbeide inntil 45 timer på fleksitidssaldo. Ansatte kan også føre over inntil 45 timer fra St. Olavs Hospital HF. Avgivende HF legger til rette for at eventuelt overskytende timer blir avviklet eller utbetalt før tidspunkt for virksomhetsoverdragelse. Det henvises til aml 10-2 (3) når det gjelder fleksitid. 4. Arbeidstid og betalt spisepause; ansatte overføres iht. aml 16-2 når det gjelder lønns- og arbeidsvilkår. Avgivende HF har kontaktet Sykehusinnkjøp HF for avklaring på om betalt spisepause er praksis i nytt HF. 5. Ferie: Det er gjort en kartlegging av alle berørte ansatte når det gjelder ferie. Avtalt ferie for inneværende år (for eksempel juleferie) avvikles som planlagt. Ferielovens bestemmelser følges. Følgende overgangsordning gjelder i forhold til Sykehusinnkjøp HF: Opparbeidet, ikke avviklet, overdras til ny virksomhet. Avtalt ferie for 2016 med avgivende virksomhet overføres til Sykehusinnkjøp. Sykehusinnkjøp har i det videre ansvaret for at restferie avvikles i ferieåret og ansvaret for utbetaling av feriepenger slik det opprinnelig var avtalt. 6. Arbeidsavtaler blir videreført, ref. innhold i personalmapper pkt. 1. 3
7. Mobilavtaler videreføres 8. Bærbare pc berørte ansatte beholder dagens IT-utstyr. 9. Pensjon medlemskap i KLP videreføres 10. Lønn desember avklart at Sykehuspartner overtar lønnskjøring fom. 01.12.2016. 11. Tariffavtale - Sykehusinnkjøp HF vil bli knyttet til arbeidsgiverforeningen Spekter. Gjeldende tariffavtaler vil bli overført. Sykehusinnkjøp HF må som ny arbeidsgiver beslutte om gjeldende tariffavtale skal videreføres innen 3 uker etter overføringstidspunktet. 12. Feriepenger vi viser til pkt. 5 «Sykehusinnkjøp har i det videre ansvaret for at restferie avvikles i ferieåret og ansvaret for utbetaling av feriepenger slik det opprinnelig var avtalt.» 13. Organisering i nytt Sykehusinnkjøp HF er ikke avklart før dato for virksomhetsoverdragelse. I fellesmøte med tillitsvalgte, verneombud og adm. dir. Sykehusinnkjøp HF den 20 okt. 2016 ble det forsikret om at ny organisasjon skal utvikles i samarbeid med de ansatte. 14. Plassering regionskontor det er avklart at det skal ligge nært St. Olavs Hospital HF i Trondheim. Det er bekymring om virksomhetsoverdragelsen vil medføre betydelig mer reisevirksomhet for de ansatte og om det kompenseres ut over bestemmelsene i overenskomster om reisetid. Dette er tatt opp med mottakende HF ingen avklaring per i dag. 15. Hvilke funksjoner ønsker avgivende HF skal bli igjen lokalt? Det er gjort en kartlegging av den enkelte ansattes oppgaver og roller. Tillitsvalgte har fått tilsendt kartleggingen sammen med en beskrivelse av bestillerfunksjonen og implementeringsansvarlig (ref. epost av 31.10.2016). I drøftingsmøtet ble det forsikret om at de som blir igjen lokalt skal integreres i et arbeidsmiljø men i en overgangsperiode vil alle arbeide som før. Med bakgrunn i kartleggingen ble følgende navneliste over hvem som blir omfattet av virksomhetsoverdragelsen fremlagt: Navn Ansettelsesdato Sentralt innkjøp Omfattes av overdragelse (Ja/Nei) Unni Marie Brobakke 1.10.2005 JA Victoria Dahl 1.2.2009 JA Ingrid Fagerholt 1.3.2013 JA Monika Strømmen Jensen 1.3.2012 JA Erik Lindseth 5.1.2015 JA Anita Antonsen Sand 12.2.2014 JA Odd Erik Stenhaug 1.1.2003 NEI Maria Therese Svensson 1.10.2014 NEI Vegard Vestavik 1.11.2015 JA Mareno Vian 1.3.2013 JA Steinar Wedø 1.8.2013 JA 4
16. Reservasjonsrett, informasjon blir gitt i eget brev til den enkelte ansatte den 10.11.2016. 17. Informasjon er gitt løpende så snart ny informasjon har vært tilgjengelig for avgivende HF. Ukentlige internmøter med alle berørte ansatte hvor virksomhetsoverdragelsen har vært tema. Det har også vært fellesmøte for alle innkjøpere i Helse Midt-Norge. Virksomhetsoverdragelsen har vært under stort tidspress og mottagende HF har ikke vært rigget i forhold til å gjøre løpende avklaringer. Det har vært utfordrende for arbeidsmiljøet at informasjon kommer sent og ikke er tilstrekkelig avklarende. 18. Datatilgang og epostkonto det er avtalt at de beholdes i en overgangsperiode. Arbeidsgiver Jan Morten Søraker Økonomidirektør Sigmund Eidem Erlend Vandvik Torbjørn Sandvik Fagforbundet Samfunnsviterne Akademikerforbundet Oddrun Tulluan Anita Solberg Lise Dragset Delta NSF NITO 5