IKT Agder IKS ANBYDERINSTRUKS

IKT Agder IKS ANBYDERINSTRUKS GIS-innsynsløsning

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 2 av 11 Innhold: 1 ANBUDSPROSEDYRE... 3 1.1 DELTILBUD... 3 1.2 ANBUDSDOKUMENTER... 3 1.3 BEKREFTELSE PÅ MOTTATT KONKURRANSEGRUNNLAG... 4 1.4 UTARBEIDELSE AV ANBUD... 4 1.5 KUNNGJØRING... 4 1.6 FREMDRIFTSPLAN... 4 1.7 SPRÅK, ANBUD... 4 1.8 VEDSTÅELSESFRIST... 4 1.9 SPØRSMÅL/SVAR I ANBYDERPERIODEN... 4 1.10 KONTAKTPERSON I ANBYDERPERIODEN... 5 1.11 FREMSENDELSE AV TILBUD... 5 1.12 KONFIDENSIALITET... 5 1.13 TILBUDSÅPNING... 5 1.14 PRESENTASJON AV TILBUD... 6 1.15 REFERANSEBESØK... 6 1.16 KONTRAKTSTILDELING... 6 2 KRAV TIL ANBYDER... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.1 OBLIGATORISKE KRAV... 8 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 3.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 8 4 EVALUERINGSKRITERIER... 10 4.1 ØKONOMISKE KRITERIER... 10 4.2 KVALITATIVE KRITERIER... 10 4.2.1 Samtlige krav i Bilag 1... 10 4.2.2 Kvalitet på tilbudt opplæring, dokumentasjon, integrasjon, installasjon og leveranse... 11 4.2.3 Kvalitet og innhold på tilbudt vedlikeholdsavtale... 11 4.3 MATRISE... 11

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 3 av 11 1 ANBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7.april 2006 nr. 402. Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Konkurranse med forhandling». Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 1.1 DELTILBUD Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.2 ANBUDSDOKUMENTER Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: ANBYDERINSTRUKS (dette dokumentet) ANBUDSDOKUMENT KONTRAKTSDEL ANSKAFFELSE o Statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-K (kjøpsavtalen) o BILAG 1 Kundens kravspesifikasjon o BILAG 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon o BILAG 3 Kundens tekniske plattform o BILAG 4 Prosjekt- og fremdriftsplan o BILAG 5 Testing og godkjenning o BILAG 6 Administrative bestemmelser o BILAG 7 Samlet pris og prisbestemmelser o BILAG 8 Endringer i den generelle avtaleteksten o BILAG 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse KONTRAKTSDEL VEDLIKEHOLD o Statens standardavtale for IT-anskaffelse SSA-V (vedlikeholdsavtalen) o BILAG 1 Kundens kravspesifikasjon o BILAG 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon o BILAG 3 Kundens tekniske plattform o BILAG 4 Prosjekt- og fremdriftsplan o BILAG 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag o BILAG 6 Administrative bestemmelser o BILAG 7 Samlet pris og prisbestemmelser o BILAG 8 Endringer i den generelle avtaleteksten o BILAG 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse FORBEHOLD o Forbehold Kjøpsavtalen o Forbehold Vedlikeholdsavtalen

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 4 av 11 1.3 BEKREFTELSE PÅ MOTTATT KONKURRANSEGRUNNLAG Dersom anbyder mener noen av dokumentene nevnt under pkt. 1.2 mangler eller antas å være ufullstendige i mottatt konkurransegrunnlag må anbyder kontakte kontaktperson, ref. pkt. 1.10. 1.4 UTARBEIDELSE AV ANBUD Anbyder forutsettes å utarbeide et anbud i.h.t. kravene i dette konkurransegrunnlag. Tilbudet skal ha følgende hovedkapitler: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Vedlegg til tilbudsbrevet som besvarer kvalifikasjonskravene o Obligatoriske krav o Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling o Leverandørens økonomiske og finansielle stilling o Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (referanser) Bilag til kjøpsavtalen Bilag til vedlikeholdsavtalen Forbehold Viser også til dokumentet Mal for anbudsbesvarelse. 1.5 KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se www.doffin.no. 1.6 FREMDRIFTSPLAN Følgende fremdriftsplan er lagt til grunn: 26.02.14 Publisering av konkurransegrunnlaget (DOFFIN) 04.04.14 Siste frist for spørsmål i forbindelse med konkurransegrunnlaget 11.04.14 kl. 12:00 Frist for inngivelse av tilbud, Tilbudsåpning 31.12.14 kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 07.04.14 27.06.14 Evaluering, forhandlinger, valg av leverandør og avtaleinngåelse 25.08.14 Ønsket oppstart av prosjektet Vi tar forbehold om endringer i fremdriftsplanen og at tidspunkter etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.7 SPRÅK, ANBUD Tilbudet skal utarbeides på norsk. 1.8 VEDSTÅELSESFRIST Vedståelsesfrist for innlevert tilbud skal være som angitt i pkt 1.6. 1.9 SPØRSMÅL/SVAR I ANBYDERPERIODEN Alle spørsmål skal stilles skriftlig fra anbyder og rettes til kontaktperson ref. pkt.1.10. Alle spørsmål med svar vil bli anonymisert og distribuert til samtlige anbydere. Spørsmål mottatt senere enn angitt dato i pkt 1.6 vil ikke bli besvart.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 5 av 11 1.10 KONTAKTPERSON I ANBYDERPERIODEN Kontaktperson i anbyderperioden er: Daniel Sjølander, Innkjøpsansvarlig E-post: daniel.sjolander@ikt-agder.no Telefon: 488 93 121 1.11 FREMSENDELSE AV TILBUD Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett (1) komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en (1) komplett og nummerert/ordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan med fordel leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Tilbud skal ikke innbindes, stiftes eller samles på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbud for IKT Agders elektroniske arkiv. En hensiktsmessig innlevering kan være i mappe eller ringperm. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jfr. forskriftens 7-3. Komplett og underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: "Anbud GIS-innsynsløsning" Tilbudsdokumentene skal sendes/leveres til følgende adresse: IKT Agder IKS v/daniel Sjølander Postadresse: Postboks 788, Stoa, 4809 Arendal Gateadresse: Ragnvald Blakstads v 1, 4838 Arendal (Fylkeshuset) Tilbud kan leveres direkte på Fylkeshusets resepsjon. Tilbudet skal være innkommet senest som angitt frist i pkt 1.6. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er IKT Agder IKS i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jfr. forskriftens 20-13. 1.12 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt og informasjon om priser vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig i evalueringsøyemed. 1.13 TILBUDSÅPNING Det vil ikke bli offentlig anbudsåpning.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 6 av 11 1.14 PRESENTASJON AV TILBUD Etter at tilbudene er innlevert og man har gjort en første innledende evaluering vil IKT Agder IKS innkalle aktuelle anbydere til en nærmere presentasjon og avklaring av tilbudene. 1.15 REFERANSEBESØK Kunden forbeholder seg retten til å kunne gjennomføre referansebesøk. 1.16 KONTRAKTSTILDELING Tilbud som er ufullstendige vil bli avvist. IKT Agder IKS forbeholder seg retten til å tildele kontrakten til andre anbydere enn dem som har tilbudt de laveste prisene, eller hvis saklig grunn; avvise eller forkaste samtlige tilbud helt eller delvis, eller avlyse konkurransen. Det tas forbehold om at omfang av en eventuell kontraktstildeling kan bli underkastet styrebehandling og / eller administrativ og/eller politisk behandling hos en eller flere av eierkommunene før eventuell kontraktstildeling. Kostnader anbyder har i forbindelse med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive anbydere.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 7 av 11 2 KRAV TIL ANBYDER Anbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i.h.t. kravene i denne instruksen med vedlegg generelt, og instruksene nedfelt i 01 Anbudsdokument.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 8 av 11 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 OBLIGATORISKE KRAV Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Dokumenteres med ordnede forhold mht. Skatteattest skatteinnbetaling og mververdiinnbetaling. Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring. 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Dokumenteres med lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha Dokumenteres med økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 erfaring fra minimum 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og tilsvarende oppdrag i løpet mottaker (navn, telefon og epost). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov av de siste 3 årene. for klargjøring av oppdragets relevans, samt tilbakemeldinger om oppdragsgivers vurdering av leverandørens prestasjoner knyttet til bl.a Faglig kompetanse Leveringspålitelighet Evne til samarbeid Kreativitet / løsningsevne Forhold til oppdragsgiver Totalinntrykk Anbefaling av nye oppdrag Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 9 av 11 Krav Samarbeidsavtaler skal være inngått og garantier være stilt før tilbudsfrist Tilbyder skal ha et operativt kvalitetssikringssystem og prosjektrammeverk. Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell. Dokumentasjonskrav Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. Tilbyder må beskrive overordnet hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Det skal dokumenteres at kvalitetssystemet har vært i drift minimum ett år før tilbudsdato, og kan dokumenteres med kopi av overordnet systemdokumentasjon, sertifikater eller annen egnet dokumentasjon. Tilbyder må beskrive eget prosjektrammeverk for planlegging, gjennomføring og oppfølging av prosjekter, og hvordan dette kan benyttes ved gjennomføring (støtte eller ledelse) av prosjekter hos oppdragsgiver. Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som det var eget personell.

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 10 av 11 4 EVALUERINGSKRITERIER Kunden vil ved kontraktstildeling velge den anbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tildelingskriterier som vil bli lagt til grunn ved anbudsevalueringen er: 1. Økonomiske kriterier (vektes 40 %): a. Pris (anskaffelseskostnader inklusive innføringskostnader). b. Drifts- og levetidskostnader. c. Lønnsomhet (kostnader relatert til infrastruktur og tredjeparts programvare samt eventuelt andre kostnader spesifisert av tilbyder i Bilag 3). 2. Kvalitative kriterier (vektes 60 %): a. Funksjonalitet og brukervennlighet på tilbudt løsning. b. Kvalitet på tilbudt opplæring, dokumentasjon, integrasjon, installasjon og prosjektledelse. c. Kvalitet og innhold på tilbudt vedlikeholdsavtale 4.1 ØKONOMISKE KRITERIER Detaljert oversikt over hvordan de ulike kostnadselementene vil bli evaluert er nedfelt i Vedlegg 1 til Anbyderinstruksen. Pris pr bruker vil bli beregnet med utgangspunkt i 250 interne brukere og beregnes med utgangspunkt i både investeringskostnader og driftskostnader. Det tas ikke hensyn til antall brukere som benytter løsningen eksternt (dvs publikumstilgang fra Internett). Kunden forbeholder seg mulighet til å kunne korrigere mottatte pristilbud slik at de blir sammenlignbare (korrigeringer vil da primært være knyttet til vurdering av Kundens arbeid med etablering av løsningen, som igjen vil være basert på bl.a. Anbyders besvarelse av dette kravet i kravspesifikasjonen). Ytterligere avklaringer i forhold til pristilbudene tas som del av forhandlingene. Laveste pris pr bruker gis 5,00 poeng. Pris per bruker + 150% eller mer vil gi en poengsum på 0,00 poeng. For tilbud med en pris pr bruker innenfor 150% dyrere enn laveste tilbudte pris pr bruker gis en lineær reduksjon mellom 5,00 og 0,00 poeng. Poengsum vil bli oppgitt med 2 desimaler. 4.2 KVALITATIVE KRITERIER De kvalitative tildelingskriterier settes skjønnsmessig basert på mottatte tilbud som følger: Kvalitative tildelingskriterier Vekt Samtlige krav i Bilag 1 med spesiell vekt på «Skal-kravene» 50% Kvalitet på tilbudt opplæring, dokumentasjon, integrasjon, installasjon og leveranse 30% Kvalitet og innhold på tilbudt vedlikeholdsavtale 20% Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for hvert av de tre kvalitative tildelingskriteriene. Den tilbyderen som scorer høyest gis poengsummen 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt multiplisert med kriteriets vekting. Se forøvrig Vedlegg 1 til Anbyderinstruks. 4.2.1 Samtlige krav i Bilag 1 «Skal-kravene» angitt i Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon (for både Kjøpsavtalen og Vedlikeholdsavtalen) blir vurdert som følger: 0 = Ikke besvart 1 = Lite utfylt besvarelse / ikke tilstrekkelig beskrivelse 2 = Svak utfylt besvarelse 3 = OK besvart, men ingen spesiell utmerkelse 4 = God besvarelse 5 = Meget bra besvarelse

Konkurransegrunnlag GIS-innsynsløsning Rev 1.0 Side 11 av 11 For «kan/bør-kravene» legges til grunn samme vurdering som over, og tallstørrelsene deles på to. 4.2.2 Kvalitet på tilbudt opplæring, dokumentasjon, integrasjon, installasjon og leveranse Her vil tilbudet generelt og tilbudt 03 - Bilag 6 Administrative bestemmelser (Kjøpsavtalen) bli spesielt lagt vekt på. 4.2.3 Kvalitet og innhold på tilbudt vedlikeholdsavtale Her vil tilbudt vedlikeholdsavtale med tilhørende bilag bli lagt til grunn for vår vurdering. 4.3 MATRISE Samlet evaluering for det respektive tilbud vil således bli: Vekting Poeng Vektet poeng Økonomiske tildelingskriterier 40% Kvalitative tildelingskriterier 60% SUM 100% Det vises for øvrig til vedlegget 02 Vedlegg 1 Anbyderinstruks Evaluering.