KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av Barrierevaskemaskiner 1
Innhold 1. OM ANSKAFFELSEN... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.3 Fremdriftsplan... 4 1.4 Kontraktens ikrafttreden... 4 1.5 Kontraktsbestemmelser... 5 1.6 Lønns- og arbeidsvilkår... 5 1.7 Betaling og fakturering... 5 1.8 E-handel... 6 1.9 Kunngjøring... 6 1.10 Tilleggsopplysninger... 6 1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 1.12 Offentlighet... 7 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 7 2.2 Tilbudsfrist... 7 2.3 Innlevering av tilbud... 7 2.4 Ønsket presentasjonsform... 8 2.5 Vedståelsesfrist... 8 2.6 Alternative tilbud og deltilbud... 8 2.7 Tilbudskonferanse/Befaring... 8 2.8 Tilbudsåpning... 9 2.9 Opplysningsplikt... 9 2.10 Taushetsplikt... 9 2.11 Sladdet utgave... 9 2.12 Forbehold... 9 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE... 9 2
3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 9 3.2 Skatt, merverdiavgift og HMS... 10 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 10 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 3.3.2 Krav knyttet til økonomiske og finansielle stilling... 11 3.3.3 Krav knyttet til tekniske/faglige kvalifikasjoner... 11 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 13 4.1 Tildelingskriterier... 13 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 13 3
1. OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Karmøy kommune v/helse- og omsorgsetaten innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av barrierevaskemaskiner. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christian Bergquist Tjenestested: Karmøy kommune v/helse- og omsorgsetaten E-post: post@karmoy.kommune.no Merk henvendelsen: «Anskaffelse Barrierevaskemaskiner, saksnr. 15/1544. Att: Christian Bergquist». Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen gjelder kjøp av 4 barrierevaskemaskiner. Det skal inngås en kontrakt med en leverandør. Nærmere krav til ytelsen er beskrevet i kravspesifikasjonen (se vedlegg). Anslått verdi på anskaffelsen er beregnet til mellom 450 000 og 600 000 kr ekskl. MVA (dvs. mellom 600 000 og 800 000 kr inkl. MVA.). 1.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Konkurransen kunngjort i Doffin 26.05.2015 Frist for å levere inn tilbud 14.08.2015 kl. 12.00 Utsendelse av brev om valg av tilbud Uke 34-35 Klagefrist Uke 36-37 Kontraktsinngåelse Uke 36-37 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.4 Kontraktens ikrafttreden Kontrakten trer i kraft ved signering. 4
1.5 Kontraktsbestemmelser Kunngjøring i Doffin og dette dokument med følgende vedlegg utgjør grunnlaget for konkurransen: Vedlegg A: Alminnelige innkjøpsvilkår for Karmøy kommune Vedlegg B: Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg C: Kravspesifikasjon Vedlegg D: HMS-egenerklæring Vedlegg E: Kontraktens forside som skal signeres ved avtaleinngåelse Vedlegg F: Prisskjema NB! Kun vedlagt prisskjema skal brukes. Må ikke endres av tilbyder! Når det i dette dokument og vedlegg skrives konkurransegrunnlag eller KG, menes dette dokument med vedlegg dersom annet ikke er særskilt beskrevet. Kontrakten vil, i prioritert rekkefølge, bestå av: Undertegnet kontraktsforside, eventuelle avklaringer, leverandørens tilbud med relevante vedlegg og konkurransegrunnlag med relevante vedlegg. Hvis det oppstår motstrid mellom konkurransegrunnlaget med alle vedlegg utenom vedlegg A, og vedlegg A, Alminnelige innkjøpsvilkår har disse forrang foran vedlegg A. Kontrakten suppleres av kjøpsloven. 1.6 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal fylle ut og signere vedlegg B (skjema om lønns- og arbeidsvilkår) før kontrakt inngås. 1.7 Betaling og fakturering Faktura skal baseres på en betalingsfrist i henhold til Karmøy kommunes innkjøpsvilkår, og sendes i henhold til kommunens fakturahåndteringsrutiner. Leverandøren skal kunne sende faktura, purring og kreditnota elektronisk i standard format i henhold til krav satt av Direktoratet for forvaltning og IKT. Se bl.a. http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet. Karmøy kommune skal uten ekstra kostnader kunne velge hvordan ovennevnte dokumenter skal mottas. 5
Det skal kunne leveres samlefaktura pr. konto/virksomhet. Det kreves at leverandøren strekker seg langt for å tilfredsstille ønskene rundt fakturaoppsettet fra Karmøy kommune. Det skal ikke belastes fakturagebyr, adm. gebyr eller lignende. 1.8 E-handel Ytelsene som leverandøren skal levere i henhold til avtalen skal gjøres tilgjengelig for avrop via ehandelsplattformen anskaffelser.no. Leverandøren må derfor være villig til å inngå «Samhandlingsavtalen» med kommunen, og sette i verk nødvendige tiltak uten forsinkelser. Leverandøren skal inngå eller ha inngått avtale med operatøren av Ehandelsplattformen Ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Leverandøren må selv dekke sin del av kostnadene ved abonnementsavtalen, og andre kostnader leverandøren pådrar seg med dette. For informasjon om den offentlige markedsplassen, avtaler, retningslinjer, priser osv. vennligst gå til nettstedet www.anskaffelser.no/e-handel/ 1.9 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.10 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Anskaffelse barrierevaskemaskiner, saksnr. 15/1544. Att: Christian Bergquist», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/ lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Doffin. 6
1.12 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov 2006-05-19 nr. 16 Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) og Lov 1967-02-10 forvaltningsloven, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5 og 3-6. Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige med unntak for opplysninger iht. FOA 3-6 jf. offentleglova 23 jf. forvaltningsloven 13, 1. ledd nr. 2 og 19b. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 14.08.2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være skrevet på norsk og leveres i to fysiske eksemplarer (1 original og 1 kopi). I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen og originalen foran kopien. Tilbud skal være i lukket og forseglet forsendelse (for eksempel i lukket eske som er forseglet med brun pakketeip) og være merket Tilbud - Barrierevaskemaskiner, saksnr. 15/1544 og påføres avsenders (tilbyders) navn og adresse, og leveres/sendes til: Karmøy kommune Servicetorget Rådhuset 7
Statsråd Vinjes gate 25 4250 Kopervik 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest for skatt og merverdiavgift 2 HMS-egenerklæring 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 4 pkt. 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. pkt. 5 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 6 pkt. 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen. 7 Fullstendig utfylt prisskjema 8 Eventuelt annet 9 Sladdet utgave av tilbudet 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 07.10.2015 kl. 12:00. 2.6 Alternative tilbud og deltilbud Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud. Det er ikke adgang til å levere deltilbud. 2.7 Tilbudskonferanse/Befaring Det vil bli gjennomført befaring med mulighet for å stille spørsmål den 9. juni 2015 kl. 11:00 (oppmøte ved Kopervik bu- og behandlingsheim, resepsjonen, adresse: Karmøyvegen 974, 4250 Kopervik). Befaringen vil gjennomføres med omvisning på vaskeriet. 8
2.8 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen skjer 14.08.2015 kl. 12.15. Tilbudsåpningen foretas av to representanter for Karmøy kommune. Det vil ikke være adgang for leverandører til å være tilstede ved tilbudsåpningen. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Sladdet utgave Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 9
3.2 Skatt, merverdiavgift og HMS Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med betaling av skatter og avgifter Dokumentasjonskrav At tilbyder har ordnede forhold med innbetaling av skatt, avgifter og merverdiavgift dokumentert med attest fra skatteetaten. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Se også: http://www.skatteetaten.no/no/omskatteetaten/kontakt-oss/e-post/send-nyepost/annet/bestill-attester-ellerutskrifter/attest-for-skatt-og-merverdiavgift/ Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Leverandøren skal levere HMS- egenerklæring (se vedlegg) Signert, datert og utfylt HMS-egenerklæring. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen, for eksempel firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 10
3.3.2 Krav knyttet til økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og økonomisk kapasitet som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating til å gjennomføre skal være utført av offentlig godkjent oppdraget/kontrakten. kredittvurderingsinstitusjon. Hele kredittvurderingsrapporten skal innleveres med tilbudet. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsene mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. På samme vilkår kan en gruppe av leverandører støtte seg på kapasiteten til deltakere i gruppen eller til andre foretak. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. 3.3.3 Krav knyttet til tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dog må det ikke nødvendigvis være tilsvarende stort. Liste over de viktigste leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om ytelsen, verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av 11
forbindelsen mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. På samme vilkår kan en gruppe av leverandører støtte seg på kapasiteten til deltakerne i gruppen eller til andre foretak. 12
4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Pris skal oppgis iht. spesifikasjonene i prisskjema. Prisene skal oppgis ekskl. MVA. Vurderingen foretas som angitt i prisskjemaet. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. 13
VEDLEGG: Vedlegg A: Alminnelige innkjøpsvilkår for Karmøy kommune Vedlegg B: Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg C: Kravspesifikasjon Vedlegg D: HMS-egenerklæring Vedlegg E: Kontraktens forside som skal signeres ved avtaleinngåelse Vedlegg F: Prisskjema NB! Kun vedlagt prisskjema skal brukes. Må ikke endres av tilbyder! Vedlegg G: Bunnledninger.Vaskeri Storesund (bilde) Vedlegg H: VVS 1. etg. V-fløy.Storesund. (bilde) Vedlegg I: VVS. Uetg.Bunnledninger.Vaskeri Kopervik (bilde) Vedlegg J: VVS.1 etg.sanitær.vaskeri Kopervik (bilde) 14