Røyken kommune Styrings- og delegasjonsreglement for folkevalgte organer Vedtatt av kommunestyret 15.06.2017 Tidligere versjoner vedtatt 28.04.16, 20.09.12, 11.02.10, 27.10.05, 01.09.05 og 17.06.05
Innhold 1. Mål for politisk styringsmodell 5 2. Styringsprinsipper 5 3. Generelle saksbehandlingsregler for folkevalgte styringsorgan 6 3.1. Møteprinsippet 6 3.2. Møteplan 6 3.3. Saksplan 6 3.4. Saksordfører 6 3.5. Sekretærbistand til folkevalgte utvalg 6 3.6. Mindretallsanke 7 4. Folkevalgte styringsorganer 7 4.1. Kommunestyret 7 4.1.1. Lovpålagt ansvarsområde 7 4.1.2. Innbyggerinitiativ 7 4.1.3. Åpen spørretime 8 4.2. Formannskapet 8 4.2.1. Lovpålagt ansvarsområde 8 4.2.2. Delegert myndighet 8 4.3. Fagutvalgene 8 4.3.1. Fellesbestemmelser 8 4.3.2. Planutvalg og bygningsråd 9 4.3.3. Utvalg for miljø, klima og samferdsel 9 4.3.4. Utvalg for næringspolitikk 10 4.3.5. Kulturutvalg 10 4.3.6. Helse- og omsorgsutvalg 10 4.3.7. Oppvekstutvalg 10 4.3.8. Naturforvaltningsnemda 10 5. Reglementer for særskilte utvalg 11 5.1. Administrasjonsutvalget 11 2
5.1.1. Oppnevning, sammensetning og valgbarhet 11 5.1.2. Administrasjonsutvalgets arbeidsområde 11 5.1.3. Forhandlingsutvalget 11 5.1.4. Administrasjonsutvalgets møter 12 5.1.5. Sekretariatets oppgaver 12 5.1.6. Endringer av reglementet for administrasjonsutvalget 12 5.2. Reglement for klageutvalg I 13 5.2.1. Valg og sammensetning 13 5.2.2. Arbeids- og ansvarsområde 13 5.2.3. Generell myndighet 13 5.2.4. Saksbehandling 13 5.3. Reglement for klageutvalg II 13 5.3.1. Valg og sammensetning 13 5.3.2. Generell myndighet, arbeids- og ansvarsområde 13 5.3.3. Saksbehandling 13 5.4. Reglement for kontrollutvalget 14 5.4.1. Kontrollutvalgets formål 14 5.4.2. Valg og sammensetning 14 5.4.3. Saksbehandling i kontrollutvalget 14 5.5. Reglement for valgkomitéen 15 5.5.1. Valg og sammensetning 15 5.5.2. Arbeids- og ansvarsområde 15 5.5.3. Generell myndighet 15 5.6. Reglement for valgstyret 15 5.6.1. Valg og sammensetning 15 5.6.2. Arbeids- og ansvarsområde 15 5.6.3. Generell myndighet 15 6. Delegasjon fra kommunestyret til rådmannen 16 3
6.1. Formålet med delegasjonen 16 6.2. Rådmannens ansvar- og arbeidsområde 16 6.3. Generell myndighet og myndighet etter særlover 17 6.4. Myndighet i økonomiske saker 17 7. Høringsuttalelser 18 8. Varighet, fortolkning og revisjon 18 4
1. Mål for politisk styringsmodell 1. Sterk politisk helhetsstyring av kommunen. Det innebærer økt innflytelse for de folkevalgte og godt innsyn i administrative vedtak og tjenesteproduksjon. 2. Effektive beslutningsprosesser. Nærhet til brukere/innbyggere, delegering og desentralisering, færrest mulig behandlingsnivå og systematisk kompetanseutvikling. 3. Vitalt kommunestyre. Gjøre kommunestyret til en attraktiv arena for politisk arbeid og bedre rekrutteringen til politisk arbeid i lokalsamfunnet. 4. Deltagelse i politisk arbeid skal preges av den politiske styringsfunksjonen og være mest mulig effektiv. 5. Velutviklet lokaldemokrati. God kontakt og dialog mellom innbyggerne og kommunen. Desentralisering og nærhet til brukerne. Bidra til åpenhet i forvaltningen. 6. Den politiske styringsfunksjonen skal være å sette langsiktige mål og rammer for kommunens drift og tjenesteyting. God balanse mellom langsiktig politisk strategi og styring og rollen som ombudsperson. 7. Politisk organisering bør preges mer av målgrupper og satsingsområder enn intern arbeidsdeling og organisering. 8. Ikke gjennomgående representasjon ved at kommunestyrets medlemmer fyller funksjonene i andre kommunale organer, bl.a. for å sikre balansen mellom helhet og målgruppe/satsingsområde. 9. Klar rollefordeling mellom politikk, administrasjon og de ansattes organisasjoner. 10. Klare ansvarsforhold for de politiske organer. 2. Styringsprinsipper Den politiske styringsmodellen innebærer en todeling av det politiske arbeidet: Kommunestyret og fagutvalgene skal primært tenke og arbeide med prinsipiell og langsiktig styring av kommunen. Fagutvalgene har innstillingsrett og plikt til kommunestyret i saker de har behandlet, men ikke vedtaksmyndighet utover det som er angitt i delegasjonsreglementet. 5
Formannskapet har overordnet ansvar for økonomi og drift. I slike saker har formannskapet vedtaksmyndighet hvor annet ikke følger av lov, eller hvor myndigheten er lagt til annet organ i henhold til dette reglementet. Formannskapet fungerer også som kommunens planutvalg. Reglementet i dette dokumentet gis fortrinn framfor alle tidligere vedtatte reglement der motstrid måtte oppstå. 3. Generelle saksbehandlingsregler for folkevalgte styringsorgan 3.1. Møteprinsippet Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møte. Når det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan lederen for organet beslutte at saken tas opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling jf. kommuneloven 30 nr. 2 og forskrift om fjernmøter og skriftlig saksbehandling. 3.2. Møteplan Ordføreren sørger for at alle organer lager møteplaner for ett år av gangen og at møteplanen er samordnet slik at det sikrer en effektiv saksbehandling. Møteplanen kunngjøres på hensiktsmessig måte. 3.3. Saksplan Hvert organ med definert saksområde skal for ett år av gangen lage en plan for de saker/saksområder/tema som organet ønsker å ta opp og i hvilket møte i henhold til møteplanen. Denne saksplanen blir retningsgivende for rådmannens prioritering og forberedelse av saker. I hvert møte skal rådmannen i tillegg orientere om saker som er kommet inn og som er under forberedelse til organet. Det skal vektlegges å trekke organene tidlig inn i saksområdene. Saksplanen ajourføres løpende med innkomne saker og når de planlegges for behandling. 3.4. Saksordfører Fagutvalgene kan ha saksordfører i saker hvor de skal innstille overfor kommunestyret. Oppnevnt saksordføreren skal lede utvalgets arbeid med saken og har ansvaret for å presentere utvalgets innstilling for kommunestyret. Som saksordfører skal utvalgsledere kunne få presentere saker fra sitt utvalg for kommunestyret, inklusive svar på spørsmål fra kommunestyret. 3.5. Sekretærbistand til folkevalgte utvalg Sekretærfunksjoner for politiske utvalg dekkes gjennom rådmannen og politisk sekretariat. Alle forberedelser til møtet som, utsendelse av innkalling, reservering av møterom med mer, ligger til politisk sekretariat. 6
3.6. Mindretallsanke I saker der et politisk utvalg har fått delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 1/3 av medlemmene, ordføreren eller rådmannen før møtets slutt kreve at saken fremmes for kommunestyret for ny behandling. I budsjettsaker har rådmannen rett til å bringe vedtak fattet i formannskapet inn for kommunestyret for ny behandling. Kravet må fremmes innen en uke etter vedtak. 4. Folkevalgte styringsorganer 4.1. Kommunestyret 4.1.1. Lovpålagt ansvarsområde Kommunestyret er kommunens øverste organ, og har de oppgaver kommuneloven gir. I tillegg kommer oppgaver som gis i dette reglementet. Kommunestyret kan delegere sin myndighet på ulike områder jf. dette reglementet og andre vedtak. Kommunestyret vedtar selv: Kommuneplanen, reguleringsplaner, kommunal planstrategi og planprogram Økonomiplan og handlingsprogram Areal- og temaplaner Reguleringsplaner Utbyggingsavtaler Årsbudsjettet og alle vesentlige endringer i dette Opprettelse av nye, nedleggelse i eksisterende eller vesentlige endringer i kommunens tjenestetilbud Skatte- og avgiftsvedtak Kommunens årsregnskap Årsmelding/årsrapport Politisk organisering og styring Prosjektregnskap/-rapport for kommunens investeringsprosjekter større enn fem millioner kroner Periodevis rapportering Klager på reguleringsvedtak etter plan- og bygningsloven 4.1.2. Innbyggerinitiativ Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret plikter selv å ta stilling til forslaget dersom minst to prosent av innbyggerne står bak forslaget. Likevel er 300 underskrifter i kommunen alltid tilstrekkelig. Kommunestyret skal ta stilling til forslaget senest seks måneder etter at det er fremmet. Tidsfristen gjelder ikke dersom forslaget henvises til behandling i forbindelse 7
med pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Initiativtakerne skal informeres om avgjørelser som treffes og tiltak som gjennomføres som følge av forslaget. For øvrig gjelder bestemmelsen i kommuneloven 39 a. 4.1.3. Åpen spørretime Kommunestyret avholder en åpen spørretime, hvor innbyggere kan stille forhåndsvarslede spørsmål til ordfører. 4.2. Formannskapet Formannskapet er nest øverste politiske organ i kommunen, og består av et utvalg av kommunestyrets medlemmer, deriblant ordføreren og varaordføreren. Formannskapet har ni medlemmer. Ordføreren er leder av formannskapet. Formannskapet velges blant kommunestyrets medlemmer. 4.2.1. Lovpålagt ansvarsområde Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. 4.2.2. Delegert myndighet Formannskapet fatter vedtak i saker som ikke vedtas av kommunestyret selv, eller hvor vedtakskompetanse ikke er delegert til andre organ. I saker hvor formannskapet ikke har avgjørelsesmyndighet, og innstillingsmyndighet ikke tilligger andre organ, har formannskapet innstillingsplikt til kommunestyret. Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Når slike vedtak treffes skal formannskapet orientere det ansvarlige organ ved dettes neste møte. Formannskapet saksforbereder og utarbeider innstillinger i samsvar med plan- og bygningslovens (pbl) 3-3 til kommunestyret i saker som gjelder kommuneplanens samfunnsdel og arealplan etter pbl. kapittel 11, samt områdereguleringer etter pbl. 12-2. I tillegg saksforbereder og utarbeider formannskapet innstillinger i detaljreguleringer etter pbl 12-3 hvor planforslaget ikke er i samsvar med overordnede planer, eventuelt at dette er løst ved en prinsippavklaring. Formannskapet saksforbereder også klager på reguleringsvedtak hvor de også har behandlet saken i første omgang. Formannskapet har kommunestyrets myndighet til å foreta prioritering av det reguleringsarbeidet som skal igangsettes i kommunens regi, jf. vedtak 01.09.2005 i sak 05/00586. 4.3. Fagutvalgene 4.3.1. Fellesbestemmelser Retningslinjer for valg og konstituering av fagutvalgene: Kommunestyret velger på konstituerende møte medlemmer til fagutvalgene. 8
Valget foretas etter reglene i kommuneloven 10. Kommunestyrets faste medlemmer, og varamedlemmer, med unntak av ordføreren og to av medlemmene som velges til kontrollutvalget, er valgbare som medlemmer til fagutvalgene. Det skal tilstrebes at hvert utvalg har minst ett formannskapsmedlem. Vararepresentanter skal komme fra vararepresentantlisten til kommunestyret. Valgperioden er fire år og tilsvarer kommunestyrets. Kommunestyret kan velge ad hoc-komiteer for særskilte oppgaver. Fagutvalgene kan, etter drøfting av hovedtrekkene i saken, anmode administrasjonen om utredning av saken, tilleggsopplysninger, alternative løsninger med mer. Oppgaven med styring av utredningsressurser ligger til ordfører i samråd med rådmannen. Rådmannen utarbeider nærmere retningslinjer for saksbehandlingen til alle politiske organer og administrative beslutninger i kommunen. 4.3.2. Planutvalg og bygningsråd Utvalget har syv faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver og myndighet er lagt til utvalget: Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker vedrørende detaljreguleringer etter plan- og bygningsloven (pbl.) 12-3 jf. 3-3 og endringer av detaljreguleringer etter pbl. 12-4, såfremt planforslaget er i samsvar med overordnede planer, eller at dette er løst ved en prinsippavklaring i formannskapet. Behandling og vedtak i klage i byggesaker med dispensasjoner etter plan- og bygningsloven og reguleringsplaner med bestemmelser, der rådmannen er delegert vedtaksmyndighet. Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i klagesaker vedrørende reguleringsvedtak hvor utvalget også har behandlet saken i første omgang. Behandling og vedtak vedrørende dispensasjon til tiltak i strandsonen. Med strandsonen menes i denne sammenheng strandsoneavgrensningen slik den er definert i pbl 1-8 eller annen særskilt byggegrense fastsatt i plan. Behandling og vedtak i saker vedrørende midlertidige forbud mot tiltak etter pbl. 13-1 delegeres til bygningsrådet. Utvalget skal føre en systematisk oversikt over alle delegerte vedtak som fattes. Revisjonen, kontrollutvalget eller kommunestyret kan når de måtte ønske det be om å få oversikt over alle eller et utvalg av vedtak som er fattet. 4.3.3. Utvalg for miljø, klima og samferdsel Utvalget har fem faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver er lagt til utvalget: 9
Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker relatert til miljø, klima og samferdsel. Innstillinger og oppfølging av kommunal miljø- og klimaplan. Innstillinger og oppfølging av kommunal samferdselsplan. Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker vedrørende miljø og klimaregnskap. Føre en aktiv dialog og samhandling i miljø-, klima og samferdselssaker på vegne av kommunen. 4.3.4. Utvalg for næringspolitikk Utvalget har fem faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver er lagt til utvalget: Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker relatert til næring. Føre en aktiv dialog og samhandling med næringslivet på vegne av kommunen. 4.3.5. Kulturutvalg Utvalget har syv faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver og myndighet er lagt til utvalget: Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker relatert til kultur, friluftsliv, idrett og frivillighet. Avgjøre tildeling av stipender og priser som sorterer under kulturformål, samt fordele kommunens overføring av midler til frivillige lag og foreninger innenfor kulturformål. 4.3.6. Helse- og omsorgsutvalg Utvalget har syv faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver er lagt til utvalget: Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker relatert til helse og omsorg. 4.3.7. Oppvekstutvalg Utvalget har syv faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver er lagt til utvalget: Saksforberedelse og innstillinger til kommunestyret i saker relatert til barn og unges oppvekstsvilkår, herunder saker relatert til skole og barnehage. 4.3.8. Naturforvaltningsnemda Utvalget har syv faste medlemmer inkludert utvalgets leder og nestleder. Følgende oppgaver er lagt til utvalget: 10
Forvaltning etter viltloven med tilhørende forskrift, herunder å fatte alle vedtak som ikke etter lov må fattes av kommunestyret selv. 5. Reglementer for særskilte utvalg 5.1. Administrasjonsutvalget 5.1.1. Oppnevning, sammensetning og valgbarhet Administrasjonsutvalget er oppnevnt på grunnlag av kommuneloven 25 nr. 1 og er hovedutvalg for kommunens personal- og lønnssaker. Administrasjonsutvalget består av syv medlemmer. Fem av medlemmene med varamedlemmer velges av og blant kommunestyrets representanter etter forholdstallsprinsippet. Ingen av disse medlemmene/ varamedlemmene kan være ansatt i Røyken kommune. Kommunestyret velger leder og nestleder blant kommunestyrets representanter. Dersom lederen trer endelig ut av utvalget, skal det velges ny leder, selv om det er valgt nestleder. Valg av ny leder foretas av kommunestyret. De ansattes to representanter og vararepresentanter utpekes på grunnlag av bestemmelsene i Hovedavtalen om valg/utpeking av ansattes representanter. De ansattes representanter følger den funksjonstid som til enhver tid bestemmes av deres organisasjoner/valgsammenslutninger gjennom forholdstallsvalg. 5.1.2. Administrasjonsutvalgets arbeidsområde Administrasjonsutvalget har avgjørelsesmyndighet innenfor vedtatt budsjett i alle saker som tilhører kommunens arbeidsgivervirksomhet. Administrasjonsutvalget skal: o fastsette mål og retningslinjer for kommunens arbeidsgiverpolitikk o o o o o fastsette prinsipper for og retningslinjer for sysselsettingstiltak og lærlingspørsmål godkjenne reglementer for behandling av enkeltsaker tolke avtalespørsmål og praktisering av avtaler, reglementer o.a. som berører arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår fastsette lønn for kommunalsjefer konsulteres ved ansettelser av kommunalsjefer Administrasjonsutvalget har rett til å uttale seg om: o endringer i kommunens administrative hovedstruktur o o vedtektsendringer vedrørende personalforsikringer andre saker som kommunestyret ønsker å tillegge utvalget Administrasjonsutvalget kan tildele rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 5.1.3. Forhandlingsutvalget Forhandlingsutvalget består av administrasjonsutvalgets folkevalgte medlemmer og ledes av administrasjonsutvalgets leder. 11
Fastsette lønn for kommunalsjefer Forhandlingsutvalget kan fastsette/endre lønns- og arbeidsvilkår for personer ansatt av kommunestyret. Forhandlingsutvalget ivaretar den løpende oppfølging av arbeidsgiverrollen overfor rådmannen. Som et ledd i dette arbeidet inngås, som grunnlag for avtalt evaluering, en lederavtale med rådmannen. Forhandlingsutvalget fastsetter lønnog godtgjørelser for rådmannen basert på en vurdering av oppfyllelse av lederavtalen. Forhandlingsutvalget skal orienteres ved lønns- og tarifforhandlinger mellom rådmannen og arbeidstakerorganisasjonene. Forhandlingsutvalget har kommunestyrets fullmakt til å avgi stemme på vegne av Røyken kommune ved uravstemning av Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen i Kommunenes sentralforbund (KS). Folkevalgtes arbeidsvilkår: o Forhandlingsutvalget behandler saker om de folkevalgtes arbeidsbetingelser og saker kommunestyret til enhver tid behandler. o Forhandlingsutvalget håndhever gjeldende reglementer og retningslinjer for folkevalgtes arbeidsvilkår, slik disse er vedtatt av kommunestyret. o Forhandlingsutvalget fremmer forslag til kommunestyret om endring / justering av regler for godtgjøring. o Forhandlingsutvalget fremmer i forbindelse med kommunestyrets behandling av handlingsprogrammet, forslag til lønn for ordfører. 5.1.4. Administrasjonsutvalgets møter Administrasjonsutvalget skal ha møter når lederen finner det påkrevd, eller når 1/3 av medlemmene krever det. For arbeidstakerorganisasjonene er det viktig å være i dialog med både rådmann og politikere. For å sikre en jevnlig dialog med politikerne, skal det gjennomføres minimum fire dialogmøter mellom tillitsvalgte og politikerne per år. Administrasjonsutvalgets møter holdes for lukkede dører med mindre utvalget selv bestemmer annet. 5.1.5. Sekretariatets oppgaver Sekretærfunksjon for administrasjonsutvalget dekkes gjennom politisk sekretariat eller rådmannen. Alle forberedelser til møtet som utsendelse av innkalling, reservering av møterom med mer, ligger til politisk sekretariat. 5.1.6. Endringer av reglementet for administrasjonsutvalget Endringer av reglementet kan foretas av kommunestyret, jf. kommuneloven 10 nr. 2, etter forslag fra administrasjonsutvalget. 12
5.2. Reglement for klageutvalg I 5.2.1. Valg og sammensetning Utvalget består av ni medlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperiode. Medlemmene er de samme som i formannskapet. Kommunestyret velger leder og nestleder. 5.2.2. Arbeids- og ansvarsområde Klageutvalget er kommunens særskilte klageutvalg etter forvaltningsloven 28, andre ledd. 5.2.3. Generell myndighet Klageutvalget behandler og avgjør alle klagesaker i enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven, kommunehelseloven eller av rådmannen etter delegasjon fra kommunestyret. Departementet (Fylkesmannen) er klageinstans i enkeltvedtak gjort av kommunestyret. 5.2.4. Saksbehandling Rådmannen holder sekretariat for klageutvalget. Klageutvalget skal innhente tilstrekkelig opplysninger fra begge parter og skal ha tilgang til alle sakens dokumenter. I saker der rådmannen er ugild etter kommuneloven 40, punkt 3 c kan klageutvalget engasjere sekretariatsbistand. 5.3. Reglement for klageutvalg II 5.3.1. Valg og sammensetning Utvalget består av fem medlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperiode. Leder velges blant faste- eller varamedlemmer til kommunestyret som ikke sitter i klageutvalg I. Medlemmene skal være fra helse- og omsorgsutvalget (2) og oppvekstutvalget (2). 5.3.2. Generell myndighet, arbeids- og ansvarsområde Klageutvalg II behandler og avgjør klager på enkeltvedtak som er fattet av formannskapet, innenfor området helse- sosial barnevern og opplæring. 5.3.3. Saksbehandling Rådmannen har ansvar for at saken er forberedt og gjort klar til behandling i klageutvalg II. I saker der rådmannen er ugild etter kommuneloven 40, punkt 3 c, overtar politisk sekretariat ansvar for å forberede saken og gjør den klar til behandling. Dersom klageutvalg II mener det er nødvendig, kan de som et alternativ engasjere ekstern sekretariatsbistand. Saksbehandler sender melding om vedtak til partene i saken. 13
5.4. Reglement for kontrollutvalget 5.4.1. Kontrollutvalgets formål Forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.2005 med hjemmel i kommuneloven 77 nr. 11, er bindende og gjelder i sin helhet. Kontrollutvalgets oppgaver beskrives nedenfor. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I tillegg til ansvaret som fremkommer i lov og forskrift, skal kontrollutvalget i Røyken kommune særskilt gjennom sitt arbeid: påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjon fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor innbyggere og andre som berøres av vedtakene sikre gode rutiner som overholdes slik at politikere og administrasjon får et godt omdømme blant innbyggere og overordnet myndighet maksimere den allmenne tillit til at kommunale oppgaver blir ivaretatt på best mulig måte utføre sine oppgaver på kommunestyrets vegne og kan ikke tillegges andre funksjoner enn de som fremgår av kommuneloven 77 5.4.2. Valg og sammensetning Kontrollutvalget har fem medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av medlemmene skal være fast medlem av kommunestyret. 5.4.3. Saksbehandling i kontrollutvalget For kontrollutvalget er møteprinsippet absolutt. Utvalgets møter kan legges til skoler, institusjoner og virksomheter som et ledd i utvalgets tilsynsansvar. Protokoll fra møtene i kontrollutvalget legges frem for kommunestyret som referatsak. Innkalling og saksliste skal sendes ut senest en uke før møtet avholdes. Kopi av innkallingen skal også sendes varamedlemmene til kontrollutvalget, rådmann og gruppelederne v/politisk sekretariat. 14
Kontrollutvalget kan innkalle rådmannen, andre kommunalt ansatte eller folkevalgte når det er behov for å klargjøre en sak. Rådmannen kan be utvalgets leder om å få møte i kontrollutvalget. 5.5. Reglement for valgkomitéen 5.5.1. Valg og sammensetning Valgkomitéen består av syv medlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperiode. Kommunestyret velger leder og nestleder. 5.5.2. Arbeids- og ansvarsområde Valgkomitéen har ansvar for å foreslå kandidater til de posisjonene som fremkommer av punkt 5.5.3. 5.5.3. Generell myndighet Valgkomitéen saksforbereder og innstiller til kommunestyret i saker som omfatter valg, fritakssøknader og endringer av: medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg styremedlemmer og varastyremedlemmer til selskaper som kommunen har eierandel i og andre kommunale samarbeid medlemmer og varamedlemmer til forliksrådet (i samarbeid med Hurum kommune) meddommere lagrettemedlemmer jordskiftedommere skjønnsmedlemmer 5.6. Reglement for valgstyret 5.6.1. Valg og sammensetning Valgstyret består av ni medlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperiode. Kommunestyret velger leder og nestleder. 5.6.2. Arbeids- og ansvarsområde Valgstyret har det overordnede ansvaret for den formelle og praktiske tilretteleggingen og gjennomføringen av kommune-, fylkes- og stortingsvalg. Valgstyret er videre ansvarlig for at valgoppgjøret foregår på riktig måte. Valgstyret tar stilling til organiseringen og arbeidsdelingen mellom valgstyret og administrasjonen hva gjelder praktiske forberedelser og gjennomføring av valg. Prinsipielle spørsmål skal likevel alltid til behandling i valgstyret. 5.6.3. Generell myndighet Følgende oppgaver er lagt til valgstyret: fastsette frister for listeforslag ved kommunestyrevalg 15
behandling av søknader om fritak for å stå på liste ved kommunestyrevalg godkjenning av listeforslag ved kommunestyrevalg utlegging av godkjente listeforslag til offentlig ettersyn oppnevne stemmestyrer risikovurderinger og forslag til sikkerhetstiltak i valggjennomføringen godkjenne valget behandle klager på valggjennomføringen Valgstyret saksforbereder og innstiller til kommunestyret i følgende saker: fastsetting av valgdag (-er) fastsetting av antall stemmesteder for forhåndsstemming og på valgdagen, samt åpningstidene for disse fastsetting av antall stemmekretser godkjenning av kommunestyrevalget 6. Delegasjon fra kommunestyret til rådmannen 6.1. Formålet med delegasjonen Delegasjonen fra kommunestyret til rådmannen skal bidra til: en hensiktsmessig og effektiv arbeidsdeling mellom politiske organer og administrasjonen å fjerne saker fra de politiske beslutningsorganer som mest er av gjennomførende karakter, til fordel for saker som videreutvikler kommunen som organisasjon og som samfunn å gi administrasjonen nødvendig handlefrihet til å utvikle en effektiv organisasjon med vekt på å dekke innbyggernes behov innenfor de politiske opptrukne rammer å sikre innbyggerne en rask og effektiv service og saksbehandling 6.2. Rådmannens ansvar- og arbeidsområde Rådmannen er øverste leder for kommunens administrasjon. Rådmannens rettigheter og plikter går blant annet fram av kommuneloven 23. Rådmannen skal ha et særlig ansvar for å: lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organer og se til at disse er forsvarlig utredet bl.a. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikums krav til tjenester. Nærmere retningslinjer for form og innhold i saksutredningene fastlegges av rådmannen. gjennomføre de politiske beslutningene 16
sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder å etablere rutiner for intern kontroll videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse kommunale tjenester til de behov innbyggerne har lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet i kommunen motivere og utvikle kommunens ansatte innenfor en fleksibel og effektiv organisasjon ha kommunens overordnede ansvar for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet følge opp kommunens øvrige ledere delta i kommunens interkommunale samarbeid og eksterne profilering. 6.3. Generell myndighet og myndighet etter særlover Innenfor kommunestyrets myndighetsområde (kommuneloven 6) har rådmannen myndighet til å avgjøre alle enkeltsaker og treffe vedtak i medhold av særlovgivning i saker som ikke er av prinsipiell betydning, såfremt annet ikke fremgår av lov, forskrift, vedtak, regler eller reglement vedtatt av kommunestyret selv. Dersom det er tvil om en sak er av prinsipiell betydning, eller dersom det er tvil om hvordan en slik sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system, har rådmannen og ordføreren ansvaret for å avklare dette. Det er ordføreren som til sist har ansvaret for å avgjøre om en sak er prinsipiell eller ikke. Rådmannen kan delegere myndighet såfremt kommunestyret ikke har bestemt noe annet. Rådmannen er tilsettingsmyndighet for alle stillinger der slik myndighet ikke er lagt til andre ved lov eller reglement. Rådmannen treffer avgjørelse i alle personalsaker innenfor de retningslinjer som kommunestyret eller administrasjonsutvalget har fastsatt. Høringsuttalelser i kurante saker av administrativ karakter avgis av rådmannen i samråd med ordfører. Kommunestyret kan til enhver tid gjøre endringer i den delegerte myndighet gjennom delegasjonsvedtak. 6.4. Myndighet i økonomiske saker Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre de låneopptak som kommunestyret har vedtatt. Fullmakten gjelder også refinansiering av eldre gjeld for å redusere kommunens finansieringskostnader. Rådmannen har, med bakgrunn i kommunestyrets nærmere retningslinjer, fullmakt til å forvalte og plassere kommunens likviditetsreserver og fond med sikte på å øke kommunens finansieringsinntekter. 17
Rådmannen kan frafalle kommunal pant eller frafalle/vike prioritet når dette ikke fører med seg tapsrisiko for kommunen. Det vises for øvrig til budsjettreglement som vedtas årlig i forbindelse med handlingsprogrammet. 7. Høringsuttalelser Høringsuttalelser avgis slik: Kurante saker av administrativ karakter avgis av rådmannen i samråd med ordfører. Saker av politisk interesse avgis av fagutvalgene i saker som er kurante. Forøvrig avgis høringsuttalelser på kommunens vegne av formannskapet. 8. Varighet, fortolkning og revisjon Reglementet gjelder inntil helt eller delvis nytt reglement er vedtatt av kommunestyret. Kommunestyret skal selv senest vedta nytt reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember 2020, jf. kommuneloven 39. Reglementet skal være i samsvar med lov. Ved motstrid skal lov alltid tillegges avgjørende vekt ved fortolkningen. 18