ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Fagkomite 2: Oppvekst Møtested: Lerberg barnehage, Hokksund Dato: 15.03.2017 Tidspunkt: 17:30 Program: Kl 17:00 Kl 17:30 Oppmøte med omvisning i Lerberg barnehage Ordinært møte settes Styrerne vil være tilstede under behandlingen av sak 6/17. Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 5/17 t.o.m. nr. 8/17 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 07. mars 2017 Ann Sire Fjerdingstad. Majken Røsnes Skjelbred 1
Saksnr Innhold Lukket PS 5/17 Referatsak RS 4/17 Høring - Rett til barnehageplass for barn født i november PS 6/17 PS 7/17 PS 8/17 Foreldreundersøkelsen barnehage 2016. Saksordfører: Hilde M. Brandsdal B-sak: Elevtallsutvikling og skoleutbygging B-sak: Innspill til medvirkningsstrategi
PS 5/17 Referatsak RS 4/17 Høring - Rett til barnehageplass for barn født i november
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Nina Sollie Saksmappe: 2017/1968-7305/2017 Arkiv: Foreldreundersøkelsen barnehage 2016. Saksordfører: Hilde M. Brandsdal Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 6/17 Fagkomite 2: Oppvekst 15.03.2017 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger De kommunale heldagsbarnehagene og 4 private barnehager gjennomførte i november 2016 en foreldreundersøkelse utarbeidet av Utdanningsdirektoratet. Undersøkelsen er tilgjengelig til bruk for alle barnehager i Norge. I denne saken presenterer rådmannen resultatene for de kommunale barnehagene, og legger samtidig opp til dialog mellom fagkomité 2 og barnehagestyrerne for å drøfte resultatene i møte den 15.03.2017. I undersøkelsen har foreldre og foresatte fått si sin mening om barnehagetilbudet, barnas trivsel og samarbeidet mellom hjem og barnehage. Temaene i undersøkelsen er: Ute- og innemiljø Relasjon mellom barn og voksne Barnets trivsel Informasjon Barnets utvikling Medvirkning Henting og levering Tilvenning og skolestart Tilfredshet Barnehagene har gjort en stor innsats med å få svarprosenten så høy som mulig, noe de lyktes med. Svarprosent kommunale barnehager i Øvre Eiker 79,26 Svarprosent Buskerud 69,64 Svarprosent nasjonalt 68,26 Nedenfor presenteres resultatene av foreldreundersøkelsen for de kommunale barnehagene. De 4 private barnehagene scorer overordnet sett rimelig likt de kommunale, bortsett fra en marginal bedre score på ute- og innemiljø. I tabellen nedenfor er det også satt inn 2 rader hvor det synliggjøres den kompetanse som personalet i de kommunale barnehagene har. Rådmannen synes det er interessant å se foreldres opplevde kvalitet (i denne sammenheng resultatene av undersøkelsen) opp mot andel barnehagelærere og barne- og ungdomsarbeidere i den enkelte barnehage. Det kan synes som at den samlede pedagogiske kompetansen som den enkelte barnehage har er betydningsfull for kvaliteten på 1
barnehagetilbudet. Rådmannen ønsker å se på muligheter for tiltak som jevner ut forskjeller mellom barnehagene. Lerberg Kommunale barnehage Ormåsen barnehage Røren Kommunale barnehage Smellhaugen barnehage Solbakken barnehage Øvre Eiker kommune - Kommunal Nasjonalt Ute- og innemiljø 4,1 4 4,2 3,7 3,8 4 4,1 Relasjon mellom barn og voksen 4,4 4,4 4,6 4 4,5 4,4 4,6 Barnets trivsel 4,7 4,7 4,8 4,6 4,8 4,7 4,7 Informasjon 4,3 3,9 4,3 3,8 3,8 4 4,2 Barnets utvikling 4,6 4,5 4,8 4,1 4,6 4,5 4,6 Medvirkning 4,2 3,9 4,3 3,6 4,2 4,1 4,2 Henting og levering Tilvenning og skolestart 4,4 4,3 4,2 4 4,2 4,2 4,4 4,5 4,5 4,6 4 4,2 4,4 4,5 Tilfredshet 4,5 4,4 4,7 3,8 4,4 4,4 4,5 Andel barnehagelærere Andel barne- og ungdomsarbeidere 41 % 47 % 55 % 39 % 38 % 41 % 16 % 23 % 17 % 13 % 40% (inkl. priv.bhg) 16% (inkl. priv.bhg) 42 % 19 % Som tabellen viser så varierer resultatene noe mellom barnehagene. De 2 barnehagene som scorer lavest på ute- og innemiljø er de barnehagene som har det største vedlikeholdsbehovet. Områder det generelt bør arbeides med er Informasjon og Medvirkning. Her varierer resultatene ganske mye. Barnehagene har sammen med administrasjonen sett at det bør settes i verk tiltak som bedrer informasjonen mellom barnehage og foreldre/foresatte. Det tas sikte på å ta i bruk et verktøy for lettere kommunikasjon fra august 2017. I tillegg bør det igangsettes et arbeid for å finne ut hva tallene til Smellhaugen barnehage faktisk forteller. Foreldreundersøkelsen har gitt de kommunale barnehagene verdifull informasjon i arbeidet med videre kvalitetsutvikling i den enkelte barnehage. Rådmannen vurderer som riktig i første omgang å konsentrere innsatsen omkring temaet Informasjon, noe som også vil kunne ha positiv effekt på den måten at barnehagefaget som profesjon får økt synlighet i samfunnet og kan bidra til å øke barnehagenes status. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Resultatene fra Foreldreundersøkelsen tas til etterretning, og benyttes som et av flere grunnlag for videre forbedringsarbeid i barnehagene. Begrunnelse Foreldreundersøkelsen har gitt barnehagene og administrasjonen verdifull informasjon om foresattes tilfredshet i de kommunale barnehagene. 2
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Stig Rune Kroken Saksmappe: 2016/1824-7100/2017 Arkiv: 144 B-sak. Elevtallsutvikling og skoleutbygging Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 8/17 Partsammensatt-utvalg 15.03.2017 25/17 Formannskapet 15.03.2017 7/17 Fagkomite 2: Oppvekst 15.03.2017 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger I PS 84/2016 Vurdering av elevtallskapasitet i Vestfossen og Hokksund besluttet kommunestyret å opprettholde tidligere vedtatte utbyggingsrekkefølge med Vestfossen barneskole som den skolen som skal bygges ut først. Vedtaket ble fulgt opp i PS 162/16 Satsingsområder og årlige mål 2017 økonomiplan 2017-2020 med en bevilgning pålydende 51 mill. kr. I tillegg lå det fra før en bevilgning pålydende 5 mill. kr. til planleggingsformål. I forbindelse med utarbeidelse av detaljbudsjettet for skolene for 2017 har rådmannen på nytt sett på elevtallsutviklingen i kommunen. Norconsult sin siste reviderte prognose er fra desember 2015, og i den ligger faktisk elevtall fra skoleåret 2015/2016 inne som ett av flere grunnlag. Når det gjelder slike typer befolkningsframskrivinger er dette langt på vei å betrakte som ferskvare. Norconsult sin prognose for skoleåret for 2017/2018 viser et forventet elevtall på 2250 for kommunen som helhet, mens de siste tallene viser tilsvarende 2252. Når vi går ned på skolenivå er det imidlertid til dels store forskjeller mellom prognosen fra desember 2015, og det som er kjent kunnskap for høsten 2017. Fagmiljøene mener at prognosene må sees på som størrelser som viser utvikling over perioder på flere år, og at det ikke bør legges for stor vekt på avvik på det enkelte skoleår. Rådmannen mener like fullt at elevtallsutviklingen det siste året tilsier at det er fornuftig med et ekstra stoppunkt nå. Siste framlagte prognose for skoleåret 2017/2018 - mot skolenes registrerte elever for samme skoleår ser slik ut: Darbu skole Vestfossen barneskole Ormåsen skole Røren skole Hokksund barneskole Skotselv skole Vestfossen ungdomsskole Hokksund ungdomsskole + 6 elever - 4 elever - 4 elever - 14 elever + 20 elever + 6 elever - 12 elever + 4 elever I sist reviderte skolebehovsplan ble den forventede veksten i Vestfossen (både barne- og ungdomsskole) nedjustert, mens det ble lagt inn en sterkere økning tidligere i perioden for Hokksund barneskole. Nå viser tallene at utviklingen med et noe redusert elevtall i Vestfossen har fortsatt, mens økningen for Hokksund barneskole er betydelig. Hokksund ungdomsskole har fremdeles kapasitet til å ta unna for den forventede veksten. Den estimerte utbyggingstiden for Harakollen på 10 år, vil ventelig bli redusert til 6 år i følge informasjon Planavdelingen kjenner til i dag. I tillegg til en raskere 1
utbyggingstakt i Harakollen er det flyktninger i forbindelse med familiegjenforeninger som er årsaken til at elevtallet ved Hokksund barneskole øker. I forrige sak om skoleutbygging (PS 84/2016) skrev rådmannen blant annet følgende i saksframlegget: Kommunens gjeldsbyrde sammen med tilgjengelige driftsmidler gjør at nye investeringer er krevende, og kravet til treffsikkerhet, både når det gjelder omfang og innslagspunkt, er høyt. Endringene som vises i de nye elevtallsprognosene bekrefter at det kan være avvik mellom prognoser og fakta, og at det å ha oppdaterte beslutningsgrunnlag er viktig. Rådmannen mener rutinen med å rullere prognosene systematisk er fornuftig og nødvendig, og vil videreføre denne praksisen. Rådmannen vil minne om at også reviderte prognose er tuftet på et relativt ekspansivt boligbyggeprogram. Situasjonen som nå synes å avtegne seg, hovedsakelig med en forsterket veksthastighet for Hokksund barneskole, gjør at rådmannen er usikker på om det er riktig å opprettholde tidligere vurderinger og anbefalinger om at behovet for utbygging er størst i Vestfossen. Rådmannen ønsker derfor i denne B- saken å drøfte videre prosess for skoleutbygging i kommunen, og har inntil videre stilt planleggingen for Vestfossen barneskole i bero. Rådmannen har konsultert Norconsult med den siste utviklingen, og fått tilslutning til sitt syn om at det nå foreligger endrede forutsetninger som gir grunnlag for å foreta nye vurderinger. Det er fortsatt et faktum at Vestfossen barneskole er full og bruker spesialrom til ordinære klasserom, samtidig som det nå er nye indikasjoner som kan bety at behovet for økt barneskolekapasitet i Hokksund kommer raskere enn antatt. Rådmannen ser for seg at det kan være hensiktsmessig å anrette et bredere forprosjekt som både ser på mulighetene for en enkel utbygging/omgjøring av Vestfossen barneskole og det bygningsmessige samspillet med Vestfossen ungdomsskole, samtidig som det ses nærmere på mulighetene som foreligger for en økning av barneskolekapasitet for Hokksund. I dette ligger det som en forutsetning at elevtallskapasiteten også skal økes i Vestfossen. Utredningsarbeidet må inkludere framtidige løsninger for SFO-drift, noe som i dag oppleves til dels krevende ved begge disse barneskolene, og utfordres blant annet ved at de ikke er godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern. Med kommunens begrensede økonomiske muligheter er det avgjørende å beslutte løsninger som ivaretar flest mulig behov. For å avhjelpe plassbehovet på Hokksund barneskole vurderer rådmannen å flytte velkomstgruppa for nyankomne flyktninger til Skotselv fra neste skoleår. Rådmannens innspill til drøfting 1 Kan det gis tilslutning til rådmannens skisse med å inkludere Vestfossen barneskole, Vestfossen ungdomsskole og Hokksund barneskole/hokksund barneskolekrets i et nytt utredningsarbeid som tar med seg mulige bygningsmessige løsninger med tilhørende kostnader? 2 Hvis ja - hvilke momenter blir viktige å belyse i utredningen? Videre oppfølgning A-sak planlegges framlagt for kommunestyret i juni 2017. Begrunnelse Utviklingen i elevtallet avviker til dels betydelig fra siste prognose med særlig en kraftigere vekst i kretsen til Hokksund barneskole. Dette gjør at det vurderes som formålstjenlig å foreta et nytt utredningsarbeid for å framskaffe et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for å kunne planlegge framtidig skoleutbygging i kommunen. 2
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Christer Best Gulbrandsen Saksmappe: 2017/188-6645/2017 Arkiv: C00 B-sak. Innspill til medvirkningsstrategi Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 26/17 Formannskapet 15.03.2017 25/17 Fagkomite 1: Plansaker, planlegging og teknisk drift 15.03.2017 8/17 Fagkomite 2: Oppvekst 15.03.2017 12/17 Fagkomite 3: Næring-, miljø og kultur 15.03.2017 9/17 Fagkomite 4: Omsorg 15.03.2017 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Rådmannen viser til B-sak om medvirkningsstrategi i fagkomitemøtene 7. februar 2017. Rådmannen følger her opp med neste B-sak, som varslet. I denne saken er målet å få innspill til løsninger på noen av de utfordringene som er identifisert i kartleggingsfasen. Administrasjonen har gjennomført 70 korte intervjuer med innbyggere på gata, intervjuer med 5 ansatte i helse- og omsorgstjenestene, 4 innbyggere som bruker hjemmetjenester, en gruppe ungdomsskoleelever fra 8. og 9. trinn, 4 lærere på ungdomstrinnet, 3 ansatte i planavdelingen, Eldrerådet, Kommunalt råd for funksjonshemmede, Kulturminnerådet, Innvandrerrådet, Ungdomsrådet, Næringsrådet, Idrettsrådet, Teaterrådet, Vestfossen grendeutvalg, Skotselv grendeutvalg, Fiskum grendeutvalg og Ormåsen grendeutvalg. Etter vinterferien blir det gjennomført intervjuer med Hokksund byutvalg, Røren grendeutvalg og Musikkrådet. I tillegg ble det i forrige møterekke gjennomført en runde med behovskartlegging og kartlegging av opplevelser i fagkomiteene. Analysen av intervjuene og behovskartleggingen er fortsatt pågående, og dokumentanalysen er i startgropa, så kartleggingsfasen vil derfor pågå gjennom mars måned. Imidlertid kan Rådmannen rapportere om noen foreløpige funn. Det må tas forbehold om at disse kan bli justert, og at de ikke har vært gjenstand for kvalitetssikring gjennom offentlig gjennomsyn. Fra intervjuene med innbyggere på gata vil Rådmannen trekke fram det følgende: Den gode opplevelsen i møte med kommunen ser ut til å være preget av følgende kjennetegn: o God faglig kvalitet på tjenesteutførelsen o Engasjement fra den ansatte i kommunen o Opplevelsen av å bli sett og av å bli lyttet til o God service o Rask respons og god tilgjengelighet o Tilstrekkelig og nødvendig informasjon og veiledning o Å bli kontaktet fra kommunen når man er berørt o Å bli fulgt opp videre ved behov De viktigste tingene folk selv bidrar med for å gjøre opplevelsen i møtet med kommunen god, er: o Å være interessert og deltakende, både i egen sak og i samfunnet o Å være positiv og åpen o Å være godt forberedt og ha riktig informasjon til saksbehandler 1
Det folk ser ut til å synes er viktig med tanke på medvirkning er: o Å bli tatt med på råd når det er saker de selv eller nærstående er berørt av o Å bli tatt med på råd når det er saker som gjelder lokalsamfunnet de er en del av o Det er viktig i seg selv å kunne si meningen sin og å få vite hva som skjer o Alle grupper må bli hørt Den gode oppskriften på hvordan ansatte som tar med innbyggere på råd opptrer, inneholder blant annet: o De bedriver aktiv lytting det vil blant annet si å stille gode oppfølgingsspørsmål o De yter god service, kjennetegnet blant annet ved respekt og tilgjengelighet o De er åpne for synspunkter o De er bevisst sin makt, og ydmyke på grunn av det o De følger opp/er effektive o De setter seg grundig inn i saken o De er ute lokalt blant folk og er synlige o De produserer resultater eller gir tilbakemeldinger om hvordan innspill/henvendelser blir fulgt opp o De ber om innspill på enkle og konkrete problemstillinger o De henviser til rett sted o De etterspør både muntlige og skriftlige tilbakemeldinger o De er bevisste på når de bruker folkemøter som virkemiddel, og hva formen på møtene avstedkommer o De ser folk i øynene Kartleggingen gjennom B-sak i fagkomiteene avstedkom følgende momenter, forsøksvis oppsummert: Det har vært gjort mye bra arbeid med medvirkning i ØEK, samtidig er det viktig å ta medvirkning opp til diskusjon med jevne mellomrom. Å tenke sammen med har vært en suksess, og har avstedkommet masse frivillig engasjement. Grendeutvalgene er viktige og positive, men må ha et tydeligere mandat og rolle særlig med tanke på den politiske beslutningsprosessen. De bør være gode på å involvere innbyggerne i sitt område, og politikerne kan med fordel møte opp på noen møter i grendeutvalgene. Grendeutvalgene kan bidra til at områder som er mellom grender blir glemt. Samtidig har politikerne da et ansvar for å se helheten. Nye fysiske og digitale arenaer for medvirkning kan være ønskelig. Ett eksempel er oppgaveutvalg, eller lignende dialogforum. Et annet er brukerforum/-utvalg. Det er viktig med arenaer som er løsrevet fra partipolitikk, og at kompetente folk uten partimedlemskap kan delta. Samtidig må prosessene være reelle, og ikke oppleves som et alibi. På den annen side må man ta hensyn til at folk har begrenset med tid. Medvirkning er ikke det samme som medhold, men folk vil gjerne være med å påvirke lokalsamfunnet sitt. Inkludering skaper engasjement, og det er viktig å inkludere de som er engasjerte også de som ikke er medlem i noen organisasjon eller liknende. Samtidig kan man av helhetshensyn ikke overlate beslutninger til de som er engasjerte. Når medvirkning er lovbestemt (f.eks. i planlovgivningen) er det positivt. Det er avgjørende for nytten av medvirkning når i en saksbehandlingsprosess det inviteres til medvirkning. Man kan ikke involvere innbyggerne i saksbehandlingen, men for eksempel i å idémyldre om retning. Når initiativet kommer fra kommunen, er det en fordel om problemstillinger og mandat er tydelig og klart. Det er viktig med fokus på innbyggernes behov, og man bør ikke invitere inn hvis man har bestemt seg for en bestemt løsning. Politikere bør synes mer og kjenne sine saksområder bedre og det er positivt at ordfører og rådmann besøker tjenestesteder. Det går an å være politisk på flere arenaer enn møter. Involveringen av frivilligheten i kommunale oppgaver (f.eks. innen eldreomsorgen) kan være både positivt og nødvendig, samtidig som det medfører noen dilemmaer rundt både frivillighetens og velferdsstatens roller. Når det er snakk om frivillighet som supplerer, ikke erstatter kommunale oppgaver, er det lettere. Medvirkning kan bidra til at det er lettere å rekruttere frivillige til å utføre oppgaver, siden de da har vært med på å lage løsningene. 2
Vurderingene av forsøket med oppgaveutvalg i forbindelse med kommunereform varierer fra å bli sett på som en suksess, til mer forsiktig vurdering av hvor mye kommunen skal bruke metoden og problematisering av situasjonen metoden ble prøvd i og den konkrete modellen for oppgaveutvalg som ble brukt. Det ble foreslått at en gruppe politikere kan jobbe videre med å diskutere kriterier for når oppgaveutvalg eller lignende skal benyttes. Spørretimen er prinsipielt viktig, men blir ikke brukt i dag. Kontakten med frivilligheten bør systematiseres, og bør oppleves mer rettferdig enn i dag. Valgoppslutningen er for lav. Hvordan kan kommunens betydning for den enkelte synliggjøres? De råd og utvalg kommunen har, kan slik Rådmannen ser det deles opp i tre ulike kategorier: Lovpålagte: Eldrerådet, Kommunalt råd for funksjonshemmede Kommunalt initierte, men i dag mer eller mindre selvstendige: Teaterrådet, Innvandrerrådet, Kulturminnerådet, grendeutvalgene, ungdomsrådet (kommunalt drevet) Selvstendig initierte råd, med selvstendig status: Næringsrådet, Idrettsrådet, Musikkrådet Vi ser i denne sammenheng bort fra Ski- og løypeutvalget, som er et ad hoc-organ med klart avgrenset rolle opp mot en bestemt tjeneste. Rådmannen mener det er mest hensiktsmessig å se dette i sammenheng med en planlagt evaluering av ordningen for løypekjøring senere i 2017. Administrasjonen har så langt bare rukket å danne seg et overordnet inntrykk fra intervjuene med råd og utvalg, men det ser ut til å avtegne seg tre hovedproblemstillinger knyttet til dem: For flere oppleves i praksis mandatet, oppdraget eller rollen som noe uklar. De fleste peker på at de i varierende eller liten grad opplever at deres innspill tas på alvor i den forstand at de ikke ser hvordan deres innspill blir vurdert, og i for liten grad opplever å få svar fra politikk og administrasjon på de henvendelser eller synspunkter de fremmer. For flere er det utfordringer knyttet til praktiske forhold, som tid til å lese politiske sakspapirer, møteledelse, rekruttering eller kompetanse, som gjør det mer krevende enn ønskelig å fylle rollen sin. Rådmannen regner med at disse problemstillingene vil bli mer nyansert og detaljert i det kunnskapsgrunnlag som utarbeides gjennom kartleggingsfasen av arbeidet. Rådmannen anser likevel de utfordringene som råd og utvalg opplever som helt sentrale i arbeidet med den strukturerte innbyggermedvirkningen i politiske beslutningsprosesser, og det er derfor dette som er valgt som tema for drøfting i denne B-saken. Rådmannens innspill til drøfting 1) Er det ønskelig at det i medvirkningsstrategien foretas prinsipielle avklaringer om det enkelte råd og utvalgs rolle opp mot kommunen? Har politikerne i så fall noen ønsker om retningen på de avklaringene, særlig med tanke på deltakelse/rolle i den politiske beslutningsprosessen? 2) Er det noen ønsker for hvordan innspill fra råd og utvalg skal synliggjøres i den politiske saksbehandlingen i fremtiden, og politikernes rolle i så måte? 3) Er det noen politiske innspill allerede nå til praktiske løsninger som kan styrke råd og utvalgs muligheter til å utføre sine oppdrag? Videre oppfølgning Rådmannen vil invitere til en egen workshop med politikere, administrasjon og medlemmer i alle råd og utvalg i april for å idémyldre om mulige løsninger. Rådmannen tror det er fornuftig at de tre sentrale gruppene involvert i prosessene møtes for økt gjensidig forståelse. Det kan også bli aktuelt 3
med en eller to åpne workshops myntet på alle innbyggere om medvirkning i tjenester og medvirkning i større spørsmål, og også et innspillsskjema på nett. Innspillene fra denne og forrige B-sak, samt fra planlagte workshops og andre innspillsmetoder vil bli brukt til å skrive et utkast til strategi som er planlagt sendt ut på høring gjennom politisk vedtak i A- sak i juni. Begrunnelse Valgmulighetene med tanke på råd og utvalg er tilnærmet ubegrensete. Det er derfor ønskelig å få avklart om det er spesielle politiske ønsker/behov for de retningsvalg som skal foreslås i strategien. 4