ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN

ETABLERING AV TJENESTE- SENTER FOR DEN SENTRALE HELSEFORVALTNINGEN Plan for etablering av arkiv i felles tjenestesenter 17.02.2017 Norsk Helsenett SF

2 Dato Versjon Beskrivelse Forfatter 13.01.2017 0.9 Høringsutkast til virksomhetene Norsk Helsenett 17.02.2017 1.0 Endelig versjon etter innspill fra virksomhetene Norsk Helsenett

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG 5 2 FORMÅL OG MANDAT 8 2.1 Oppdraget fra Helse- og omsorgsdepartementet 8 2.2 Målbilde for arkivfunksjonen i tjenestesenteret 8 2.3 Prosjektmandat 9 2.4 Eksterne krav og føringer 9 2.5 Arbeidsmetode 9 2.6 Sentrale forutsetninger og definisjoner 9 3 OPPDATERT NÅSITUASJONSBESKRIVELSE 13 3.1 Kartlegging av årsverk i konseptrapporten 13 3.2 Felles håndtering av arkivverdig papirpost 14 3.2.1 Oppdatert kartlegging av årsverk 14 3.2.2 Kartlegging av innkommende post 15 3.3 Sentral enhet for faglig styring og utvikling 17 3.4 Felles håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiver 17 4 VURDERING AV TJENESTEOMRÅDE I: FELLES HÅNDTERING AV ARKIVVERDIG PAPIRPOST 19 4.1 Tre vurderte leveransemodeller for felles håndtering av arkivverdig papirpost 19 4.2 Tjenester som er felles for alle leveransemodellene 21 4.3 Ressursbehov 22 4.4 Vurdering av leveransemodellene 23 4.4.1 Vurdering av leveransemodeller mot absolutt designkriterium (skal-krav) 24 4.4.2 Vurdering av leveransemodeller mot øvrige designkriterier (bør-krav) 24 4.5 Samlet vurdering og anbefalt leveransemodell 28 5 VURDERING AV TJENESTEOMRÅDE II: SENTRAL ENHET FOR FAGLIG STYRING OG UTVIKLING 30 5.1 Bakgrunn 30 5.2 koordinering av nettverk for arkiv i virksomhetene 30 5.3 Forberede videre utvikling av arkivfunksjonen i helseforvaltningen 30 5.4 Ressursbehov 31 6 VURDERING AV TJENESTEOMRÅDE III: FELLES HÅNDTERING AV FJERNARKIV FOR AVSLUTTEDE PAPIRARKIV 32 6.1 Bakgrunn 32 6.2 Leveransemodell 32 6.3 Ressursbehov 32 7 PLAN FOR GJENNOMFØRING OG INVESTERINGER 33 7.1 Fremdriftsplan 33 7.1.1 Aktiviteter som er felles for alle tjenesteområdene 33 7.1.2 Aktiviteter for etablering av postmottak og skanning 33 7.1.3 Aktiviteter for etablering av sentral enhet for faglig styring og utvikling 34 7.1.4 Aktiviteter for håndtering av avsluttede papirarkiv 34 7.1.5 Samlet fremdriftsplan 34 7.2 Investeringsplan 35

4 7.2.1 Prosjektkostnader 35 7.2.2 Investeringsbehov ved etablering 36 8 GEVINSTREALISERINGSPLAN 37 8.1 Beskrivelse av gevinstpotensial 37 8.2 Oppsummert gevinstpotensial 37 9 VEDLEGG 38 9.1 Beskrivelse av konsept 1 til konsept 5 38

5 1 SAMMENDRAG Det er etablert et felles administrativt tjenestesenter for elleve virksomheter i den sentrale helseforvaltningen. Tjenestesenteret var operativt med leveranse av IKT-tjenester og anskaffelser fra 1. januar 2017. Arkiv skal etableres i løpet av første halvår 2017. Konseptrapporten 1 fra våren 2016 beskrev fem konsepter for samordning og leveranse av arkivtjenester fra tjenestesenteret til de berørte virksomhetene hvor konsept 1 er en minimumsløsning for samordning, mens graden av samordning øker gradvis fra konsept til konsept, opp til konsept 5 som beskriver et fullintegrert arkivmiljø. Basert på konseptrapporten fikk Norsk Helsenett (NHN) i oppdrag av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) å etablere konsept 2 i løpet av første halvår 2017, med følgende beskrivelse som et tillegg til oppdraget: «Departementet vil gi oppdrag om ny gjennomgang av den sentrale arkivtjenesten i løpet av 2018 med sikte på en mulig utvidelse av den sentrale arkivfunksjonen." 2 Konsept 2 representerer således et startpunkt for en tettere integrasjon for arkivområdet i helseforvaltningen i de kommende år. Det er store muligheter knyttet til en større grad av standardisering og samordning innen teknologi, prosesser og organisering, noe som vil medføre at arkivtjenesten i helseforvaltningen på kortere sikt vil bevege seg mot konsept 3 og på noe lengre sikt nærme seg konsept 4 og konsept 5. Ett av samfunnsmålene med å innføre en konsernmodell for felles produksjon av administrative tjenester for alle virksomheter under HOD er tilrettelegging for større og mer robuste kompetansemiljøer. 3 Det er derfor en naturlig målsetting at arkivfunksjonen i tjenestesenteret bygger opp et robust fagmiljø, som også vil kunne være i stand til å håndtere arkivtjenester på vegne av virksomhetene. Denne rapporten er utarbeidet ut fra følgende mandat: Utrede alternative leveransemodeller for tjenesteområdene i konsept 2 fra konseptrapporten Anbefale én leveransemodell for hvert av tjenesteområdene Planlegge etableringen av arkivfunksjoner i tjenestesenteret innen 1. juli 2017 Etablere en plan for realisering av identifiserte gevinster Utrede alternative leveransemodeller for tjenesteområdene i konsept 2 fra konseptrapporten Det er utredet alternative leveransemodeller for felles håndtering av arkivverdig papirpost. Leveransemodellene varierer i kompleksitet og grad av samordning og søker å fange inn hele mulighetsspekteret innenfor tjenesteområdet. Dette for å kvalitetssikre og teste anbefalingene som ble gitt i konseptrapporten, slik at det etableres en robust og bærekraftig leveransemodell. Det er ikke vurdert alternative leveransemodeller for sentral enhet for faglig styring og utvikling, og felles håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiver. Konseptrapporten er etter NHNs oppfatning tydelig nok i sine anbefalinger for disse områdene, slik at en vurdering av alternative leveransemodeller ikke har vært vurdert som hensiktsmessig. For disse tjenesteområdene har det vært mer relevant å konkretisere og å tydeliggjøre ytterligere. Anbefale én leveransemodell for hvert av tjenesteområdene Rapporten konkluderer med følgende leveransemodeller for tjenesteområdene i konsept 2: I. Felles håndtering av arkivverdig papirpost Felles postmottak for kurant post legges til tjenestesenteret. Virksomheter med hovedsakelig kurant post vil operere med én adresse og rute sin post til felles postmottak i tjenestesenteret. Virksomhetene dette angår iverksetter samtidig tiltak for å redusere omfanget av ukurant og øvrig post 4. 1 "Delrapport 4 Konseptutvikling og plan for etablering av arkiv", datert 30.05.2016 2 Oppdragsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert 22.06.2016 3 "Etablering av tjenestesenter for den sentrale helseforvaltningen Hovedrapport", datert 30.05.2016 4 Øvrig post omhandler fysisk materiale og pakker, private brev og sendinger, reklame, aviser og tidsskrifter, samt annen uadressert post

6 Virksomheter med mye ukurant post besørger at kun kurant post adresseres til tjenestesenteret, mens ukurant og øvrig post går direkte til virksomhetene. Posten som rutes til tjenestesenteret følger standard prosess med åpning, sortering, skanning og tilgjengeliggjøring av digital post i en sikker digital portal. Virksomhetene henter dokumentene i portalen for videre behandling. II. Sentral enhet for faglig styring og utvikling Sentral enhet for faglig styring og utvikling etableres i tjenestesenteret i tråd med konsept 2 for å koordinere et kompetansenettverk for arkiv i virksomhetene samt forberede videre utvikling av arkivfunksjonen i helseforvaltningen. Koordinering av nettverk for arkiv i virksomhetene Vi anbefaler opprettelse av et nettverk for arkiv i virksomhetene, ledet og koordinert av den sentrale enheten for faglig styring og utvikling, som et viktig bidrag til økt kvalitet på arkivfunksjonen i hver virksomhet og i helseforvaltningen samlet. Dette vil være i tråd med to av samfunnsmålene for opprettelsen av tjenestesenteret; tilrettelegging for større og mer robuste kompetansemiljøer, samt kvalitets- og kompetanseheving i administrative tjenesteledd. Forberede videre utvikling av arkivfunksjonen i helseforvaltningen Sentral enhet for faglig styring og utvikling vil være bærebjelken innen samordning og utvikling på arkivområdet i helseforvaltningen. Enheten vil arbeide målrettet med samordning innen teknologi, prosess og organisasjon slik at arkivfunksjonen gradvis vil kunne utvikle seg fra konsept 2 og inn i konsept 3, og på lengre sikt konsept 4 og konsept 5. Innen teknologiområdet vil enheten ta en ledende rolle på konsolidering og harmonisering på tvers av helseforvaltningen. Enheten skal fungere som en garantist for at nye, planlagte systemløsninger i virksomhetene inngår i en overordnet plan for samordning og integrasjon. I parallell med harmoniseringen innen teknologi vil enheten koordinere samordning, utvikling og standardisering av rutiner og arbeidsprosesser på tvers av virksomhetene i helseforvaltningen. Dette skal bidra til effektive arkivfunksjoner, enhetlige prosesser og rutiner på tvers, samt kvalitativt bedre og mer effektive prosesser i helseforvaltningens kjernevirksomhet. III. Håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiv Det anbefales å etablere en felles avtale for håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiv for fire av virksomhetene i helseforvaltningen; Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Statens legemiddelverk og Helsetilsynet. Det legges til rette for at flere virksomheter kan tre inn i avtalen på lengre sikt, eksempelvis Norsk pasientskadeerstatning. Den operative håndteringen av fjernarkiv for avsluttede papirarkiv foregår ved at bestillinger av arkivmateriale fra virksomhetene går direkte til underleverandør. Tjenestesenteret har ansvar for, og forvalter felles avtale på vegne av involverte virksomheter. Planlegge etableringen av arkivfunksjoner i tjenestesenteret innen 1. juli 2017 Gjenbruk av erfaringer og dokumentasjon fra etableringen av IKT og anskaffelser høsten 2016 vil kunne effektivisere etableringen av arkivfunksjonen i tjenestesenteret. Et utdrag fra figur 1 illustrerer overordnede

7 aktiviteter i gjennomføringsfasen for arkiv. Aktivitet Etablering av funksjoner Felles Tjenesteorganisering roller og ansvar Rutiner og prosessbeskrivelser Felles håndtering av arkivverdig papirpost Tjenestekartlegging Tjenestenivå - nullpunktsmåling Etablere og klargjøre for ny postadresse til virksomhetene Etablere og klargjøre for digitalt grensesnitt mot virksomhetene Etablering av prosesser og rutiner Sentral enhet for faglig styring og utvikling Detaljere tjenestene og etablere tilhørende kompetansekrav Etablere et omforent målbilde for arkiv i helseforvaltningen Etablere roller og ansvar, samt myndighet og fullmakt Etablere grensesnitt mot virksomhetene Samordning av avviklede papirarkiver Utarbeide kravspesifikasjon Utarbeide konkurransedokumenter Gjennomføre konkurranse Inngå avtale med leverandør Koordinere eventuell flytting av arkivmateriale 2017 jan feb mar apr mai jun jul Figur 1: Overordnet fremdriftsplan for etablering av arkivfunksjon i tjenestesenteret (utdrag) Det planlegges for etablering av arkivfunksjoner i tjenestesenteret innen 1. juli 2017, med mulighet til å skyve på denne fristen frem mot 1. januar 2018, dersom eksempelvis enkelte virksomheter skulle ønske å forberede seg til en konsept 3 tilnærming. Gjennomføring av virksomhetsoverdragelsen for tjenesteområdene som skal legges til tjenestesenteret vil innenfor mange områder gjennomføres på samme måte som den allerede gjennomførte virksomhetsoverdragelsen innenfor IKT og anskaffelser. Dette omhandler blant annet finansielle konsekvenser, overføring av ansatte, klargjøring av lokaler, vedlegg til kundeavtaler samt kunde- og brukergrensesnitt. For mer detaljert beskrivelse se figur 12, på side 35. Etablere en plan for realisering av identifiserte gevinster Kartleggingen i planleggingsfasen har ikke gitt grunnlag for å endre gevinstpotensialet fra konseptrapporten. Det vil si at gevinstpotensialet over en 10-årsperiode er på 49,3 MNOK, som det fremgår av tabell 1. Dette baserer seg på gevinster gjennom nedjustering av totalt 3,5 årsverk siden baseline ble etablert august 2015, i tillegg til en forventet nedgang på 2 årsverk innen postmottak og skanning. 5 Tabell 1: Forventede prissatte virkninger fra konsept 2 I tillegg vil det påløpe 1,9 MNOK i etableringskostnader, herunder prosjektgjennomføring samt et investeringsbehov i utstyr på 0,27 MNOK for 2017. 5 Se "Delrapport 4 Konseptutvikling og plan for etablering av arkiv", datert 30.06.2016, for grunnlag og forutsetninger for beregning av gevinster

8 2 FORMÅL OG MANDAT 2.1 OPPDRAGET FRA HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENTET Helse- og omsorgsdepartementet har gitt NHN i oppdrag å etablere et felles administrativt tjenestesenter for IKT, anskaffelser og arkiv for elleve virksomheter i den sentrale helseforvaltningen. Tjenestesenteret skal være operativt for IKT og anskaffelser fra 1. januar 2017, og for arkiv innen 1. juli 2017. Til sammen 88 ansatte innen IKT og anskaffelser ble fra og med 1. januar 2017 overført til NHN. Våren 2016 ble etableringen av IKT og anskaffelser i tjenestesenteret planlagt. På samme tid ble det gjennomført en konseptutredning for arkivfunksjonen. 30. mai 2016 ble en hovedrapport med delrapporter for de ulike funksjonene overlevert til Helse- og omsorgsdepartementet, blant disse rapporten «Konseptutvikling og plan for etablering av arkiv» (senere omtalt som konseptrapporten). Basert på konseptrapporten fikk NHN følgende oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet for arkiv: "Når det gjelder arkivtjenester skal "konsept 2" med etablering av sentral kompetanseenhet legges til grunn for innlemming i tjenestesenteret i løpet av første halvår 2017. Departementet vil gi oppdrag om ny gjennomgang av den sentrale arkivtjenesten i løpet av 2018 med sikte på en mulig utvidelse av den sentrale arkivfunksjonen." (Oppdragsbrev datert 22.06.2016) 2.2 MÅLBILDE FOR ARKIVFUNKSJONEN I TJENESTESENTERET Konseptrapporten beskrev fem konsepter for samordning og leveranse av arkivtjenester fra tjenestesenteret til de berørte virksomhetene, som vist i figur 2. Konsept 1 er en minimumsløsning for samordning, videre øker graden av samordning gradvis fra konsept til konsept, opp til konsept 5 som representerer et fullintegrert arkivmiljø. Se kapittel 9.1 for mer detaljert beskrivelse av konsept 2 og kapittel 3.2 i konseptrapporten for inngående beskrivelse av hvert konsept. Grad av samordning Konsept 1 Felles postmottak og skanning for arkivverdig dokumentasjon Konsept 2 Arkivfaglig spesialistmiljø samt håndtering av fysisk arkiv med tilhørende fysisk journal Konsept 3 Felles Noark-løsning for standard prosesser (adm.dok), syst.forvaltn., opplæring, veiledning, brukerstøtte Konsept 4 Felles Noark-løsning for arkivverdig dokumentasjon. Saksdok (fag) er begrenset til virksomheter som har enkle moduler/systemer fra før av og/eller med enkle integrasjoner Konsept 5 Felles Noark-løsning for arkivverdig dokumentasjon, herunder tilpassede fagog støttesystemer for ulike brukergrupper Tid Figur 2: Fem konsepter for samordning og leveranse av arkivtjenester i tjenestesenteret

9 Konsept 2 representerer startpunktet for en tettere integrasjon innen arkivområdet i helseforvaltningen. Det knytter seg forventninger til en profesjonalisering og effektivisering av arkivfunksjonen de neste årene, herunder større grad av standardisering og samordning innen teknologi, prosesser og organisering. Dette vil medføre at arkivtjenesten i helseforvaltningen vil bevege seg oppover trinnene i modellen. Ett av samfunnsmålene med å innføre en konsernmodell for felles produksjon av administrative tjenester for alle virksomheter under HOD er tilrettelegging for større og mer robuste kompetansemiljøer. 6 Det vil derfor være en naturlig målsetting at arkivfunksjonen i tjenestesenteret bygger opp et robust fagmiljø, som på kort sikt kan håndtere arkivtjenester på vegne av virksomheter i helseforvaltningen. 2.3 PROSJEKTMANDAT Arbeidet med denne rapporten har hatt følgende mandat: Utrede alternative leveransemodeller for tjenesteområdene i konsept 2 fra konseptrapporten Anbefale én leveransemodell for hvert av tjenesteområdene Planlegge etableringen av arkivfunksjoner i tjenestesenteret innen 1. juli 2017 Etablere en plan for realisering av identifiserte gevinster 2.4 EKSTERNE KRAV OG FØRINGER Arkivforskriften er under revisjon. Forslag til ny forskrift er nå på høring, og frist for å komme med høringsinnspill er 15. januar 2017. Høringsutkastet setter blant annet fokus på følgende områder: 1. Etablering av internkontroll for arkiv 2. Krav til organisering 3. Krav til behandling av post og saksdokument 4. Bruk av skytjenester på arkivfeltet Vår vurdering av høringsutkastet er at det vil ha liten eller ingen påvirkning på etableringen av en sentral arkivfunksjon for helseforvaltningen i tjenestesenteret, snarere tvert om. Endringene kan gi gode muligheter for å utvikle en mer effektiv, digitalisert og bedre arkivfunksjon. Fra politisk hold er det gitt klart uttrykk for en forventning om bruk av skybaserte løsninger, noe som også vil passe bra for en mer sentralisert og helhetlig modell. 2.5 ARBEIDSMETODE Arbeidet har vært ledet av NHN. En arbeidsgruppe med deltakere fra alle virksomhetene har deltatt i arbeidet. Det er gjennomført fire arbeidsgruppemøter i prosjektperioden. I tillegg har alle virksomhetene vært invitert til å delta i en referansegruppe. Det har vært to referansegruppemøter i prosjektperioden. Arbeidet er blitt utført i perioden august desember 2016. 2.6 SENTRALE FORUTSETNINGER OG DEFINISJONER Arkivansvar Arkivansvaret innebærer en «plikt til å sørgje for at alle arkivdokument hos verksemda blir forvalta slik at dei er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og plikt til å koordinere det arkivfaglege arbeidet i organet.» 7 Det er øverste leder, herunder virksomhetsleder eller administrerende direktør som er ansvarlig for arkivet. At en arkivtjeneste drifter et annet organs arkiv er ikke regulert med lov. I 2-1 i arkivlova står det at arkivarbeidet i et offentlig organ som hovedregel skal utføres av en egen enhet, en arkivtjeneste. Dette er hovedregelen, og unntak er altså mulig. 8 Proveniensprinsippet innebærer at arkivene i helseforvaltningen må holdes separert. Det er et 6 "Etablering av tjenestesenter for den sentrale helseforvaltningen Hovedrapport", datert 30.05.2016 7 Arkivlova 6 8 Brev fra Riksarkivet Arkivmessige konsekvenser ved endringer i helseforvaltningen. 20.08.2015

10 absolutt krav at det skal finnes en arkivansvarlig i virksomheten, i tillegg til en egen arkivplan og egen arkivnøkkel. Det er også presisert i arkivforskrifta at "det normale" er at denne personen er en del av egen organisasjon, men det er ikke et krav. Arkivlova Arkivtjenester er regulert av arkivlov med forskrift. Arkivlova, arkivforskrifta og Riksarkivarens forskrift utgjør kjernen i det regelverket som regulerer arkivarbeidet i offentlig sektor. Arkivregelverket omfatter systemer og prosesser helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige aktiviteten, til avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot og tilgjengeliggjøring for framtidig bruk. Arkivlova omfatter alle typer offentlige arkiv. Arkivlova har som formål å sikre at arkiv som har omfattende kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. 9 Kapittel 2 i loven slår fast at «offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Loven beskriver også ansvaret arkivene har for å sørge for forsvarlig lagring av arkivmateriale, bestemmelser om at man ikke kan kassere materiale uten at dette er avklart med Riksarkivet med mer. Arkivforskrifta Arkivforskrifta detaljerer hvordan arkivene skal organiseres og hvordan oppgavene skal utføres. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen, inkludert krav til arkivplan og arkivnøkkel, håndtering av post med mer. 10 Riksarkivarens forskrift om behandling av offentlige arkiv er gitt med hjemmel i flere paragrafer i arkivforskriften. Også dette regelverket har status som forskrift. Noark Noark er en forkortelse for Norsk arkivstandard innen elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen. Noark er både en felles standard for offentlig forvaltning og et hjelpemiddel for å øke samhandlingen mellom systemer og organer. Etter arkivforskriften er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning. Bruker Med brukere menes her ansatte hos virksomhetene i helseforvaltningen. Arkivmateriale Med arkivmateriale menes dokument som inngår i et arkiv. Arkivverdig post Til arkivverdig post stilles det krav til at det må regnes som saksdokument for organet etter arkivlovens 2 og offentlighetslova 4, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Dersom disse kravene blir tilfredsstilt, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. 11 Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, utskrifter/kopier fra andre organ og annet tilgjengeliggjort materiale, så lenge det ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. 12 Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale, men kan gå til sirkulasjon. Kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. 9 https://www.arkivverket.no/arkivverket/offentleg-forvalting/regelverk/lov-og-forskrift 10 Konseptrapporten, s. 7 11 Arkivlova med forskrifter 2a -b 3-20 12 Arkivlova med forskrifter 3-19

11 Kurant post Kurant post relaterer seg til format og fysisk innhold og defineres her som standard, papirbasert post som egner seg for skanning. Videre inkluderer det digitale dokumenter på fysisk medium, herunder minnepinne/cd, m.m. Kurant post kan bestå av arkivverdig og ikke arkivverdig post. Ukurant post Ukurant post defineres her som post som fraviker fra standard papirbasert post og som krever særegen håndtering tilpasset den enkelte virksomhet, eksempelvis tannmodeller, røntgenbilder og biologisk materiale. Hva som vurderes som ukurant post vil kunne variere fra virksomhet til virksomhet. Det avgjørende er hvorvidt virksomheten vurderer denne posten som uegnet for behandling i tjenestesenteret. Øvrig post Øvrig post omhandler fysisk materiale og pakker, private brev og sendinger, fakturaer, kvitteringer, reklame, aviser og tidsskrifter, samt annen uadressert post. Systemstøtte Alle elleve virksomheter som inngår i oppdraget om tjenestesenteret er pålagt å bruke en godkjent Noark-løsning og følge arkivlova og arkivforskrifta. Enkelte virksomheter er unntatt bruk av OEP 13, men majoriteten benytter portalen. Det er flere Noark-løsninger i bruk, og det er også foretatt lokale tilpasninger i løsningene, samt anskaffet tilleggsmoduler fra leverandører der det har vært hensiktsmessig. Investeringene i disse systemene har vært betydelig i de senere år. Flere virksomheter benytter et Noark-basert saksbehandlingssystem/fagsystem også til administrativ saksbehandling. Som eksempel er arkivforvaltningen i Norsk pasientskadeerstatning (NPE) fullintegrert med saksbehandlingsløsningen for pasientskadesaker. Tabell 2 viser gjeldende Noark-løsning i virksomhetene. Dersom samme system skal benyttes for flere virksomheter vil det være et krav om at hver enhet har et eget logisk adskilt arkivsystem. De aktuelle arkivsystemene, som f.eks. Public 360, gir støtte for dette. Virksomhet Noark-løsning Bioteknologirådet ephorte 2.0.37 Direktoratet for e-helse Folkehelseinstituttet HELFO Helsedirektoratet Public 360, SP8 Public 360 og Websak. Websak benyttes kun til bivirkninger og vil fases ut i slutten av 2017. Public 360, SP8 Public 360, SP8 Helseklage Public 360 Helsetilsynet ephorte 5 Norsk Helsenett Norsk pasientskadeerstatning Pasient- og brukerombudene Statens legemiddelverk Public 360, versjon 4.1 SP7 Public 360, SP8 Public 360, SP8 Statens strålevern Public 360 Public 360, versjon 4.1 SP8 13 OEP Offentlig Elektronisk Postjournal regjeringens innsynstjeneste i offentlige dokumenter

12 Tabell 2: Gjeldende Noark-løsning i virksomhetene fra kartlegging våren 2016 Ni av virksomhetene benytter ulike versjoner av Public 360. Helsedirektoratet, HELFO, Pasient- og brukerombudene og Direktoratet for e-helse har anskaffet og benytter samme versjon, som driftes som en felles installasjon. Det samme gjelder Norsk pasientskadeerstatning og Helseklage. Norsk pasientskadeerstatning og Helseklage har en felles saksbehandlingsløsning (for både fagsaker og administrative saker) basert på Public 360. Arkivforvaltningen er fullintegrert i løsningen. NPE utvikler løsningen for begge etatene.

13 3 OPPDATERT NÅSITUASJONSBESKRIVELSE I dette kapitlet presenteres en oppdatert nåsituasjonsbeskrivelse for de tre tjenesteområdene i konsept 2: I. Felles håndtering av arkivverdig papirpost antall årsverk og mengde innkommende post II. Sentral enhet for faglig styring og utvikling antall årsverk III. Felles håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiver antall hyllemeter papirarkiv Innledningsvis er det også inkludert en oversikt over årsverk i arkivfunksjonene i helseforvaltningen. Dette er relevant for å forstå gevinstpotensialet og helheten i modellene. 3.1 KARTLEGGING AV ÅRSVERK I KONSEPTRAPPORTEN Nedenfor presenteres en oversikt over årsverk i arkivfunksjonen fra konseptrapporten våren 2016. Virksomhet Forrige kartlegging Oppdatert kartlegging Differanse Kommentar Folkehelseinstituttet 6 8 2 Har overtatt 2 årsverk fra NAKS. 1 årsverk går av med pensjon. NAKS 2 Inngår i FHI SIRUS 0,7 Inngår i FHI VKM 0,1 Inngår i FHI Helsedirektoratet 16 21,5 5,5 Har overtatt 1 årsverk fra Sirus og 4,5 fra SAK. 1 årsverk er gått av med pensjon. Et årsverk er avgitt til Direktoratet for e- helse og 2,75 årsverk i Helsedirektoratet leverer arkivtjenester til e-helse. Forrige kartlegging manglet 2 årsverk. SAK 6 Ikke med i forrige kartlegging. Inngår i Hdir HELFO 52,7 2,7-50 2,7 årsverk relatert til arkivfaglige oppgaver innen prosesser for administrative dokumenter. Øvrige 50 årsverk er knyttet til saksbehandling. Direktoratet for e-helse 1 1 Ikke med i forrige kartlegging Pasient- og brukerombudene 1,5 1,5 Ikke med i forrige kartlegging Statens strålevern 1 1 0 Norsk pasientskadeerstatning Pasientskadenemda (PSN)/Helseklage 9,6 9,6 0 Inkluderer 3 midlertidige ressurser som utgjør 2,6 årsverk 7,4 9 1,6 Statens legemiddelverk 16,3 20,5 4,2 Har hatt 2-6 engasjementsstillinger gjennom 2015/2016. Vil være 14,8 i fra 2017. Helsetilsynet 3,3 3,3 0 Bioteknologirådet 0,1 0,1 Ikke med i forrige kartlegging Norsk Helsenett 1,8 1,8 Ikke med i forrige kartlegging

14 Totalt antall adm. årsverk 121,1 80-41,1 Tabell 3: Kartlagte årsverk fra konseptrapport 2016 3.2 FELLES HÅNDTERING AV ARKIVVERDIG PAPIRPOST Felles håndtering av arkivverdig papirpost inkluderer ressurser som arbeider med postmottak og skanning i virksomhetene. Det er gjennomført en oppdatert kartlegging av antall årsverk sammenlignet med kartleggingen som ble gjort i forbindelse med konseptrapporten. I tillegg har vi laget en oversikt over innkommende post til virksomhetene. Resultatene presenteres under. 3.2.1 Oppdatert kartlegging av årsverk Antall årsverk innen postmottak og skanning er redusert med 2,5 sammenlignet med vårens kartlegging, til 6,9 årsverk. Tabell 4 oppsummerer kartleggingen som ble gjort for konseptrapporten i vår, sammen med den oppdaterte kartleggingen. Virksomhet Våren 2016 Høsten 2016 Bioteknologirådet 0 0 Direktoratet for e-helse 0 0 Endring Folkehelseinstituttet 0,5 0,4-0,1 HELFO 0 0 Helsedirektoratet 3,0 1,25-1,75 Helseklage 1,1 1,1 Helsetilsynet 0,7 0,35-0,35 Norsk Helsenett 0,2 0,1-0,15 Norsk pasientskadeerstatning 2,7 2,7 Pasient- og brukerombudene 0,3 0,3 Statens legemiddelverk 0,6 0,4-0,2 Statens strålevern 0,3 0,3 Sum 9,4 6,9-2,5 Tabell 4: Antall årsverk for postmottak og skanning i virksomhetene 14 Tabell 4 inkluderer kun de årsverk som vil være relevant for konsept 2 og ekskluderer årsverk knyttet til områder som mottak av post som ikke er underlagt arkivet (eks intern drift), håndtering av utgående post og henvendelser fra publikum, andre etater og myndigheter. 14 Tall oppgitt fra virksomhetene

15 Som vi ser av Tabell 4 har det vært en liten reduksjon i årsverk hos Statens legemiddelverk, Helsetilsynet og NHN. Den største reduksjonen ser vi i Helsedirektoratet med 1,75 årsverk. Helsedirektoratet har oppgitt at reduksjonen skyldes at årsverk som ble rapportert inn i vårens kartlegging i større grad har arbeidet med håndtering av digital post. For de øvrige virksomhetene forklares reduksjonen med en generell nedgang i papirpost. Høstens kartlegging viser at Norsk pasientskadeerstatning har flest årsverk innen postmottak og skanning. Norsk pasientskadeerstatning har også den mest komplekse saksmengden innenfor post som journalføres. Et fellestrekk for alle kartlagte virksomheter er at aktivitetene innen postmottak og skanning fordeles på flere årsverk og det er liten grad av spesialisering. For noen virksomheter skyldes dette et lavt volum med post, for andre kan det forklares med valgt organisering. HELFO var ikke inkludert i kartleggingen i konseptrapporten og er heller ikke inkludert i kartleggingen som er foretatt i planleggingsfasen. HELFO har allerede et velfungerende dokumentsenter hvor postmottak, skanning og tilgjengeliggjøring er tett koblet sammen med saksbehandling og kjernevirksomhet. Tyngdepunktet av posten som kommer er ulike typer refusjons- og oppgjørskrav og inntil videre er det vanskelig å se for seg en deling av denne postmengden fra den relativt ubetydelige mengden administrativ post. Vi vurderer derfor at det vil være uhensiktsmessig å flytte denne delen av verdikjeden hos HELFO til tjenestesenteret. I et lengre perspektiv tror vi hel-digitalisering av skjema for innsending samt prosess for behandling er en langt mer effektiv vei å gå. 3.2.2 Kartlegging av innkommende post Vi har gjennomført en kartlegging av mengde innkommende post i virksomhetene. Datagrunnlaget er basert på opptelling i virksomhetene i uke 43, 2016. Resultatet fra den ene uken er benyttet til å estimere årlige mengder innkommende post fordelt på ulike kategorier. Metodisk er det en betydelig risiko, for ikke å si sannsynlig, at uke 43 ikke representerer en normal uke, og at ekstrapoleringen dermed vil kunne gi et skjevt bilde av resultatet. Som en følge av dette har vi bedt virksomhetene om i tillegg å gi sin egen vurdering av årlig volum på innkommende post. Samlet årlig mengde innkommende papirpost for alle virksomhetene, fordelt på post som journalføres og post som ikke journalføres, er vist i Figur 3. I underkant av 100.000 dokumenter leveres i fysisk format og blir journalført i arkivsystemet. Ca. 120.000 dokumenter leveres i fysisk format og videresendes til endelig mottaker i virksomheten, uten at det er behov for å journalføre posten. Antall sendinger 119.556 93.705 Journalføres ikke Journalføres Figur 3: Samlet mengde papirpost, fordelt etter journalført og ikke-journalført post Figur 4 viser årlig mengde innkommende papirpost per virksomhet, fordelt på journalført og ikke-journalført post. Det er store variasjoner mellom virksomhetene, både med hensyn til mengde og type post de mottar. Folkehelseinstituttet står for den største samlede mengden blant virksomhetene, men journalfører bare 2 % av all

16 innkommende post. Norsk pasientskadeerstatning har den klart største mengden av post som journalføres, med nesten 45.000 sendinger årlig. Bioteknologirådet er virksomheten med den laveste mengden innkommende post. 50.000 3.000 47.341 Journalføres Journalføres ikke 47.000 44.481 22.223 19.760 2.860 19.623 2.600 7.852 11.908 9.554 2.250 7.304 9.830 8.597 1.233 6.965 6.020 6.058 1.895 945 4.163 4.108 988 3.120 3.120 1.144 1.976 1.908 1.900 8 Pobo Helsetilsynet Legemiddelverket Helseklage Strålevernet Helsedirektoratet Folkehelseinstituttet Pasientskade- Norsk erstatning Norsk Helsenett Direktoratet for e-helse Bioteknologirådet Kilde: Tall fra virksomhetene Note: Tallene er basert på telling av post uke 43 og en vurdering av årlig volum foretatt av virksomhetene Figur 4: Oversikt over årlig mengde av papirpost fordelt på journalført og ikke-journalført post Figur 5 viser fordeling av post som journalføres i virksomhetene. Mer enn 90 % av den journalførte posten kommer i form av saksdokumenter på papir. Den andre store kategorien er digitale dokumenter som er lagret på et fysisk medium, som medisinske journaler, brev fra innbyggere og tilsynsdokumenter. I overkant av 450 sendinger kommer i et annet format, som gjør at de må bringes videre i fysisk form etter at følgebrevet er skannet. Største kategori blant disse er bilder, enten store originale bilder eller ulike bilder kopiert på fotopapir. Figur 5: Journalført post, nedbrutt på kategori

17 3.3 SENTRAL ENHET FOR FAGLIG STYRING OG UTVIKLING Antall årsverk som kan knyttes til etableringen av en sentral enhet for faglig styring og utvikling er redusert med 0,2 i forhold til vårens kartlegging, til totalt 4,8 årsverk, som vist i Tabell 5. Virksomhet Våren 2016 Høsten 2016 Endring Bioteknologirådet 0 0 - Direktoratet for e-helse 0,40 0,40 - Folkehelseinstituttet 0,88 0,95 0,07 HELFO 0 0 - Helsedirektoratet 1,5 1,25-0,25 Helseklage 0 0 - Helsetilsynet 0 0 - Norsk Helsenett 0,25 0,25 - Norsk pasientskadeerstatning 0,38 0,38 - Pasient- og brukerombudene 0,20 0,20 - Statens legemiddelverk 1,30 1,30 - Statens strålevern 0,08 0,08 - Sum 5,0 4,8-0,2 Tabell 5: Antall årsverk knyttet til faglig styring og utvikling i virksomhetene 15 Den største endringen siden i vår er hos Helsedirektoratet, som oppgir en reduksjon på 0,25 årsverk. Folkehelseinstituttet har en marginal økning på 0,07 årsverk. For de resterende virksomhetene er tallene uendret fra vårens kartlegging. Samlet gir dette en nedgang på 0,18 årsverk. 3.4 FELLES HÅNDTERING AV FJERNARKIV FOR AVSLUTTEDE PAPIRARKIVER Det ble kartlagt totalt 0,05 årsverk innen fjernarkiv for avsluttede papirarkiver i virksomhetene i helse- og omsorgsforvaltningen våren 2016, Kartlegging foretatt høsten 2016 viser imidlertid at det finnes betydelige mengder med papirarkiver i virksomhetene, totalt ca. 13.000 hyllemeter med papirbasert arkivmateriale, som vist i tabell 6. Virksomhet Bioteknologirådet Omfang (angis i hyllemeter) Direktoratet for e-helse Folkehelseinstituttet 2000 HELFO Helsedirektoratet 7000 15 Tall oppgitt fra virksomhetene

18 Helseklage Helsetilsynet 800 Norsk Helsenett Norsk pasientskadeerstatning 1100 Pasient- og brukerombudene Statens legemiddelverk 2000 Statens strålevern 100 Sum 13 000 Tabell 6: Antall hyllemeter med papirarkiver i virksomhetene Helsedirektoratet står for det største volumet med 7.000 hyllemeter. Helsedirektoratet har plassert det meste av sitt arkivmateriale hos en ekstern leverandør av oppbevaringstjenester. Statens legemiddelverk har 1700 hyllemeter ikke-avsluttede papirarkiver i egne lokaler på Helsfyr, og 300 hyllemeter i et fjernarkiv. Som for Folkehelseinstituttet er en stor andel av dette arkivmaterialet ennå ikke ryddet tilstrekkelig til at det er aktuelt med en samordning i et felles fjernarkiv. Flere av virksomhetene har ingen papirarkiver, og felles håndtering av papirarkiver vil derfor ikke være relevant for disse. Direktoratet for e-helse er en nyetablert virksomhet som opererer digitalt, mens Helseklage, Bioteknologirådet og NHN har, eller er i ferd med, å digitalisere sine arkiver. Statens strålevern har deponert mesteparten av sitt papirmateriale hos Riksarkivet i forkant av inntaksstoppen, mens det resterende volumet ligger i egne lokaler på Østerås. Norsk pasientskadeerstatning har også sine papirarkiver i egne lokaler. Leieavtalen i Wergelandsveien løper til 2022, og det vurderes dithen at lokalene har få alternative bruksområder. Oppsummert viser kartleggingen at en felles håndtering av fjernarkiv for avsluttede papirarkiv vil kunne være mest relevant for Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Statens legemiddelverk og Helsetilsynet.

19 4 VURDERING AV TJENESTEOMRÅDE I: FELLES HÅNDTERING AV ARKIVVERDIG PAPIRPOST Konseptrapporten pekte på potensialet for stordriftsfordeler og gevinster knyttet til felles håndtering av arkivverdig papirpost. Det brukes i dag store ressurser på å klargjøre papirdokumenter for digital saksbehandling og lagring, og oppgavene fordeles på et stort antall ressurser i arkivfunksjonen i virksomhetene. Anbefalingen i konseptrapporten var å etablere et felles postmottak for arkivverdig papirpost i tjenestesenteret, herunder å åpne, sortere, skanne og tilrettelegge for den respektive virksomhets journalføring i lokalt system. De digitaliserte dokumentene gjøres deretter tilgjengelig i en sikker digital portal. For virksomhetene innebærer dette en endring, ved at arkivverdig papirpost rutes til tjenestesenteret. Konseptrapporten trakk frem noen risikoer og logistiske utfordringer forbundet med å endre etablerte adresser, og ved å rute noe post til den respektive virksomhet og noe til tjenestesenteret. Det ble trukket frem utfordringer knyttet til håndtering av ukurant post, personsensitive opplysninger og gradert materiale. Arbeidsgruppen har derfor ønsket å drøfte og problematisere ulike leveransemodeller for håndtering av papirbasert post, også noen som går utover anbefalingene fra konseptrapporten. Dette for å belyse og kvalitetssikre anbefalingene og for å sikre en robust leveransemodell som oppleves som hensiktsmessig for alle involverte parter. Modellene som er drøftet, spenner fra en mindre grad av samordning enn det som var utgangspunktet til full samordning av all post, som igjen betyr at man strekker modellen en del lengre enn konseptrapportens anbefaling. 4.1 TRE VURDERTE LEVERANSEMODELLER FOR FELLES HÅNDTERING AV ARKIVVERDIG PAPIRPOST I dette avsnittet presenteres tre vurderte leveransemodeller for felles håndtering av arkivverdig papirpost. Deretter følger en vurdering av fordeler og ulemper ved hver av modellene, og en anbefalt leveransemodell for dette tjenesteområdet. De tre leveransemodellene som er vurdert er: Modell 1: Felles postmottak for all post, for et utvalg av virksomhetene Modell 2: Felles postmottak for all post, for alle virksomhetene Modell 3: Felles postmottak for kurant post, for alle virksomhetene Modell 1: Felles postmottak for all post, for et utvalg av virksomhetene Modell 1 innebærer at felles postmottak for all post for et begrenset utvalg av virksomhetene legges til tjenestesenteret. Kjennetegnet for virksomhetene som deltar er at de har en postgang som hovedsakelig består av arkivverdig materiale. Ukurant post videresendes fra tjenestesenteret til virksomhetene. All papirpost åpnes, sorteres og skannes uavhengig av om posten er arkivverdig eller ikke. Deretter gjøres den digitaliserte posten tilgjengelig i en sikker digital portal. Virksomhetene henter dokumentene i portalen for videre behandling. Virksomheter med høy grad av egenart holdes i denne modellen utenfor for å redusere kompleksitet og risiko. Fra kartleggingen fremgår det at Folkehelseinstituttet og Statens strålevern har en høy andel ukurant post. Figur 6 viser en skisse av verdikjeden for modell 1.

20 Avsender (Brukere, publikum, etater) Ukurant og øvrig post videresendes virksomhetene Sikker digital portal All post All post NHN Tjenestesenter Papirpost åpnes, sorteres og skannes, samt tilgjengeliggjøres i sikker digital portal Avsender (Brukere, publikum, etater) Figur 6: Modell 1 - Felles postmottak for all post, for et utvalg av virksomhetene Modell 2: Felles postmottak for all post, for alle virksomhetene Modell 2 innebærer at felles postmottak for all post i helseforvaltningen legges til tjenestesenteret. Dette innebærer at tjenestesenteret mottar og håndterer både kurant post, samt ukurant og øvrig post. Ukurant og øvrig post samles, kategoriseres og fraktes til den aktuelle virksomheten. Den kurante, skannbare posten følger standard prosess med åpning, sortering, skanning og tilgjengeliggjøring av digital post i en sikker digital portal. Virksomhetene henter dokumentene i portalen for videre behandling. Figur 7 viser en skisse av verdikjeden for modell 2. Avsender (Brukere, publikum, etater) Ukurant og øvrig post videresendes virksomhetene Sikker digital portal All post NHN Tjenestesenter Papirpost åpnes, sorteres og skannes, samt tilgjengeliggjøres i sikker digital portal Figur 7: Modell 2 - Felles postmottak for all post, for alle virksomhetene

21 Modell 3: Felles postmottak for kurant post, for alle virksomhetene Modell 3 innebærer at felles postmottak for kurant post legges til tjenestesenteret. Dette innebærer at ukurant og øvrig post rutes direkte til virksomhetene. Posten som rutes til tjenestesenteret følger standard prosess med åpning, sortering, skanning og tilgjengeliggjøring av digital post i en sikker digital portal. Virksomhetene henter dokumentene i portalen for videre behandling. Figur 8 viser en skisse av verdikjeden for modell 3. Avsender (Brukere, publikum, etater) Ukurant og øvrig post Kurant post Sikker digital portal NHN Tjenestesenter Papirpost åpnes, sorteres og skannes, samt tilgjengeliggjøres i sikker digital portal Figur 8: Modell 3 - Felles postmottak for arkivverdig papirpost, for alle virksomhetene 4.2 TJENESTER SOM ER FELLES FOR ALLE LEVERANSEMODELLENE I drøftingen av de ulike modellene har det blitt klart at det er noen tjenester som må leveres uavhengig av hvilken modell som velges. De viktigste for den daglige driften er følgende tjenester: Infrastruktur for å gjøre digitale dokumenter tilgjengelig etter skanning, i en sikker digital portal Budtjeneste for å frakte post mellom tjenestesenteret og virksomhetene Tilgjengeliggjøring av digitale dokumenter Skanning av arkivverdig post er en kjerneleveranse i samtlige vurderte modeller. Det må etableres en infrastruktur som gjør de skannede dokumentene tilgjengelige i en sikker digital portal. Budtjeneste for å frakte post mellom tjenestesenteret og virksomhetene Kartleggingen viser at alle virksomhetene har innslag av spesiell post som må behandles annerledes enn den ordinære arkivverdige posten. Følgende transportbehov finnes i de ulike leveransemodellene: Modell 1 o Det vil være et transportbehov hver morgen fra felles postboks, for virksomhetene som inngår o Post som ikke lar seg skanne, må videresendes til virksomhetene Modell 2 o Samme som for modell 1, med et større omfang Modell 3 o Feilsendt post må videresendes til riktig mottager

22 For modell 1 og 2 vil det være et permanent og kontinuerlig transportbehov som må dekkes. Modell 3 vil ha samme transportbehov kun ved feilsendinger. 4.3 RESSURSBEHOV Ressursbehovet i de tre modellene varierer etter omfanget av post som skal behandles. I modell 1 rutes all post i virksomhetene til tjenestesenteret, med unntak av posten til Folkehelseinstituttet og Statens strålevern. I modell 2 rutes all post hos virksomhetene til tjenestesenteret, inkl. større mengder ukurant post. I modell 3 rutes kun den kurante posten til tjenestesenteret, mens ukurant og øvrig post går direkte til virksomhetene. I uke 43 ble det gjennomført en kartlegging av innkommende post i virksomhetene. Dette datagrunnlaget er videre benyttet til å estimere årlig volum. Videre er posten kategorisert og vurdert mot betraktninger om tid benyttet per aktivitet, noe som har gitt et grunnlag for å estimere anslått behov for årsverk i full skala, altså modell 2. Både modell 1 og 3 er varianter av modell 2, slik at årsverk kan justeres opp og ned ettersom hvilken post som er inkludert. Det må presiseres at dette er grove anslag, hvor en ukes opptelling høyst trolig ikke vil være representativ for et helt år. Det vil i samråd med virksomhetene måtte vurderes om det er behov for en ny telling i prosjektets gjennomføringsfase. Modell 1 Modell 1 er en variant av modell 2, hvor større mengder ukurant post holdes utenfor. Dette gir grunn til å tro at kapasitetsbehovet vil ligge i nedre del av årsverksberegning for modell 2, noe som tilsvarer ca. 4 årsverk. Dette illustreres i figur 9. 220 3,4 0,01 3,4 0,01 8.888 6,6 0,58 6,6 0,58 52 3,4 0,00 3,4 0,00 45 1,4 0,00 1,4 0,00 65 4,3 0,00 4,3 0,00 r 84.435 2,8 2,30 6,7 5,59 98.354 1,2 1,19 1,2 1,19 4,08 7,37 Figur 9: Modell 1 - estimering av årsverk Modell 2 Modell 2 vil kreve en årsverkskapasitet som ligger i spennet mellom 4,1 og 7,4, noe som gir et snitt på 5,75 årsverk. Som vi ser av figur 10 inkluderer dette årsverk knyttet til behandling av bilder på papir, digitale dokumenter på fysiske medium, saksdokumenter på papir, samt sendinger som ikke journalføres (ikke arkivverdig post).

23 220 3,4 0,01 3,4 0,01 8.888 6,6 0,58 6,6 0,58 52 3,4 0,00 3,4 0,00 45 1,4 0,00 1,4 0,00 65 4,3 0,00 4,3 0,00 r 84.435 2,8 2,30 6,7 5,59 98.354 1,2 1,19 1,2 1,19 4,08 7,37 Figur 10: Modell 2 - estimering av årsverk Modell 3 Modell 3 vil begrense seg til saksdokumenter på papir. Modell 3 vil derfor kreve en årsverkskapasitet mellom 2,3 og 5,6, noe som gir et snitt på ca. 4 årsverk. Dette illustreres i figur 11. 220 3,4 0,01 3,4 0,01 N/A 8.888 6,6 0,58 6,6 N/A 0,58 52 3,4 0,00 3,4 0,00 45 1,4 0,00 1,4 0,00 65 4,3 0,00 4,3 0,00 r 84.435 2,8 2,30 6,7 5,59 Figur 11: Modell 3 - estimering av årsverk 4.4 VURDERING AV LEVERANSEMODELLENE I dette kapitlet vurderes fordeler og ulemper ved leveransemodellene. Først gjennomføres en vurdering av modellene opp mot det absolutte designkriteriet (skal-kravet) om redusert ressursbruk. Alternativer som ikke innfrir «skal»-kravet vil ikke være aktuelle. Modellene som tilfredsstiller skal-kravet vil deretter bli vurdert mot de øvrige designkriteriene (bør-krav). Vurderingene er gjort ved å gi score: Grønn tilfredsstiller designkriteriet Gul tilfredsstiller delvis designkriteriet Rød tilfredsstiller ikke designkriteriet

24 4.4.1 Vurdering av leveransemodeller mot absolutt designkriterium (skal-krav) Designkriterium Modell 1 Modell 2 Modell 3 Skal-krav: Redusert ressursbruk Tabell 7: Vurdering av leveransemodeller mot skal-krav Leveransemodell 1, 2 og 3 vil etter våre vurderinger kunne realisere redusert ressursbruk gjennom å ta kontroll over verdikjeden for post, strømlinjeforme og standardisere prosesser, og gjennom realisering av skalaeffekter. Modell 1, og særlig modell 2, vil ha kostnader knyttet til videredistribusjon av ukurant post, noe som trekker ned potensialet for redusert ressursbruk, men ikke tilstrekkelig til at modellene avvises på dette stadiet. Modell 3 vil kunne medføre at flere virksomheter må opprettholde sine postmottak, noe som utfordrer kravet om redusert ressursbruk. 4.4.2 Vurdering av leveransemodeller mot øvrige designkriterier (børkrav) Vi har benyttet de samme designkriteriene som i konseptrapporten for å vurdere de alternative modellene. Nedenfor følger en tabell som viser hvordan vi vurderer de tre leveransemodellen med en kort begrunnelse for hvert designkriterium. Modell 1: Felles postmottak for all post, for et utvalg av virksomhetene Designkriterier Score Forklaring til score Forenkling og standardisering av leveranser Tilrettelegger for en forenkling og standardisering av arkivverdig post, men innebærer også at ukurant post må videresendes til virksomhetene. Dette medfører at tjenestesenteret blir et forsinkende mellomledd og bidrar dermed lite til forenkling av dagens posthåndtering, snarere tvert imot. Profesjonalisert leverandørstyring Bidrar til profesjonalisert leverandørstyring gjennom felles avtale på nødvendig utstyr, skanner, programvare for etterbehandling og tilgjengeliggjøring av digitale dokumenter, men kun begrenset til noen virksomheter. Tiltrekke og utvikle riktig kompetanse Uendret fra dagens situasjon. Enkelt brukergrensesnitt Virksomhetene håndterer brukerne som før. Brukerorienterte tjenester Forsinkelser i post vil kunne påregnes ved at tjenestesenteret opererer som et forsinkede mellomledd for ukurant post.

25 Tydelige roller og ansvar Vil tydeliggjøre roller og ansvar innen postmottak og skanning, men virksomhetene må etablere egne mottak for håndtering av videresendt ukurant post fra tjenestesenteret. Grensesnittet mellom hvem som gjør hva kan dermed fort bli utydelig. Kvalitet i tjenesten Ved å standardisere og etablere spesialistkompetanse på skanning vil kvaliteten gå opp for virksomhetene som inngår i denne modellen. Flere virksomheter benytter eksempelvis uforholdsmessig mye tid i dag på forskjellige feilkilder knyttet til håndtering av skannere, herunder håndtering av feil i prosessering, stifter som havner i skanneren med mer eller at man har skannet uten tilstrekkelig forarbeid. Det kan være feil med PixEdit programvare eller feil ved overgang til sonesystem. Denne modellen inkluderer ikke ukurant post som krever en særegen håndtering, med risiko for feil, og som potensielt vil kunne redusere kvalitet i tjenesten. Tabell 8: Vurdering av modell 1 Fordelene med modell 1 er redusert kompleksitet og risiko ved å holde virksomheter med særskilte behov utenfor. Man vil dermed kunne sitte igjen med en posthåndtering som er mindre i omfang enn intensjonen var i konseptutredningen, men samtidig sikre en effektiv og smidig prosess hvor virksomheter med en mer komplisert postmengde er eliminert. På den annen side vil man ikke klare å samle arkivverdig papirpost i henhold til konsept 2, ettersom modellen åpner for at virksomheter med særskilte behov ikke trenger å delta. Modellen er dermed ikke gjennomførbar og går også utenfor prosjektets mandat. Modell 2: Felles postmottak for all post, for alle virksomhetene Designkriterier Score Forklaring til score Forenkling og standardisering av leveranser Tilrettelegger for en forenkling og standardisering av arkivverdig post. I denne modellen får man kontroll over all post, men store mengder av denne posten er ukurant og må videresendes til virksomhetene. Dette medfører at tjenestesenteret blir et forsinkende mellomledd og bidrar dermed lite til forenkling av dagens posthåndtering, snarere tvert imot. Profesjonalisert leverandørstyring Bidrar til profesjonalisert leverandørstyring gjennom felles avtale på nødvendig utstyr, skanner, programvare for etterbehandling og tilgjengeliggjøring av digitale dokumenter, samt felles avtale på budtjenester. Tiltrekke og utvikle riktig kompetanse Uendret fra dagens situasjon.