Låntaker bestiller artikkelkopi fra tidsskrift som finnes ved biblioteket men som ikke har heftemottak Dato: 2015-12-04 Hvordan ser man at bestillingen man har fått inn gjelder et tidsskrift uten heftemottak? Slike bestillinger har request type = General hold request. Request type vises når man tar Edit på bestillingen og på utskrift av henteseddel (Print slip). Se punkt 3 nedenfor. Tidsskrift uten heftemottak har ingen items (= eksemplarer på hefte-nivået). Det må opprettes item på heftet som artikkelen står i, for at det skal være mulig å følge en egnet arbeidsflyt for kopibestilling. I tillegg må selve bestillingen opprettes på nytt i Alma, da en General hold request ikke kan inngå i en arbeidsflyt for kopibestilling. 1. Bestillingen havner i Task: Requests All pickup from shelf: 2. Bestillingen slik den vises i Requests All pickup from shelf: Her er det for øvrig to bestillinger knyttet til samme tidsskrift: Requests = 2. Vanligvis får man mange bestillinger opp her. Bruk fasettene på venstre side for å avgrense til de bestillingene du ønsker å ta ut. Tips: Fasetten Request printed = No avgrenser til bestillinger som ikke er skrevet ut tidligere. 3. Print slip (henteseddel) for bestillingen har disse opplysningene (tekst og oppsett kan være konfigurert forskjellig ved ulike institusjoner): 1
System note = «The system could not find any items that can fulfill this request» indikerer at dette tidsskriftet ikke har items, dvs det er ikke foretatt heftemottak. Her ser man også at dette er en bestilling av typen General hold request. 4. Nå må den opprinnelige bestillingen avbrytes, fordi i systemets forstand er ikke dette en kopibestilling og vi må opprette en ny senere som kopibestilling. Derfor, pass på at du har en Print slip! I Requests All pickup from shelf, velg Cancel request: 5. Velg en verdi i Cancellation reason, f eks Bestilling endret og fjern eventuell hake ved Notify user for ikke å forvirre brukeren unødig: 2
6. En bekreftelse vises øverst på skjermen: 7. Det må nå opprettes et item for heftet, som det senere kan knyttes en kopibestilling til. Fra Alma-menyen, velg Resource management > Create inventory > Add physical item: (OBS: Dette krever minimum rollen Physical Inventory Operator. Ta kontakt med lokal prosjektansvarlig, eventuelt BIBSYS, for å få tildelt rollen) 8. Velg Holding type = Excisting, da holding (abonnementsnivået) finnes: 9. Klikk på forstørrelsesglasset ved feltet Title: 3
10. Søk opp tidsskriftet, marker riktig treff og velg Select: 11. Tittel, Library og Location blir kopiert inn i registreringsskjermen. Endre Library og Location slik at dette stemmer med bestillingen (riktig abonnement): - Barcode er obligatorisk (uansett om man bruker systemgenererte eller forhåndstrykte strekkoder). - Opplysninger om heftet legges i feltet description (det er ikke absolutt nødvendig å fylle ut dette, men gjør det raskere å opprette bestillingen senere, og er nyttig hvis man ønsker å beholde item for heftet). Lagre med Save. 12. Søk opp tidsskriftet. Det er mulig å søke på f eks barcode: 4
13. Fra trefflisten, velg Request: 14. Velg request type = patron digitization request (bestilling på digitalisering): 5
15. Skjermen for å opprette bestilling på digitalisering: For å få skjermen tilpasset kopibestilling (partial digitization eller delvis digitalisering), sett hake utenfor partial digitization og velg Add request attribute: Dette gir et ekstra felt for å skrive inn hvilke sider som skal kopieres: - Fyll inn navn på bestiller (Requester). - Description (opplysninger om heftet) er ferdig valgt, slik at det ikke er nødvendig å fylle ut feltene Year og Volume. 6
- Oppgi Managing Department = avdeling som skal håndtere bestillingen 16. Lagring av bestillingsskjermen gir kvittering: 17. Fra Alma-menyen, gå til Fulfillment > Resource Requests > Scan in items: 18. Oppgi barcode for det nyoppprettede item et (heftet) og velg OK: 19. Systemet har nå oppfattet at dette et et item som skal digitaliseres ( lages kopi av i vår terminologi): 7
20. Gå til Tasks, og velg Items digitization: 21. Valget Items digitization gir denne siden. Velg Actions > Next step utenfor bestillingen: 22. Bestillingen er nå i steget Document Delivery. Gå til Tasks > Items document delivery: 23. Actions har nå endret seg, og det er mulig å velge Attach document : 24. Fra siden Attachments kan man legge ved og sende en elektronisk versjon av artikkelen (filvedlegg eller URL), eller skrive en beskjed til låner om at artikkelen kan hentes i biblioteket (hvis sending av artikkel via e-post ikke er tillatt): 8
25. Når bestillingen er fedig håndtert, ta Scan in på heftet slik at det kan gå tilbake til hylla. OBS! Offentlige bibliotek er omfattet av Åndsverkloven $16 og forskriften basert på denne 1, og kan levere papirkopier til brukerne. Om man kan sende en artikkelkopi som vedlegg til epost (digital forsendelse) avhenger av om biblioteket har inngått avtale om dette. Bibliotek i universitets- og høgskolesektoren omfattes av KOPINOR-avtalen 2, der dette er tillatt innenfor institusjonen. Disse kan sende vedlegg til studenter og ansatte, men må sende papirkopi til eksterne brukere. I tillegg er digital forsendelse inkludert i stadig flere avtaler med leverandører. Dvs. at bibliotek kan sende kopier fra elektroniske ressurser som vedlegg til bestillende bibliotek, som så må skrive dem ut for levering på papir til sin bruker. Se egen arbeidsflyt for disse. Biblioteket/institusjonen har selv ansvar for å ha oversikt over sine avtaler, og behandle bestillingene deretter. 1 Forskrift til åndsverkloven (lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v.) 2 Kopieringsavtale universiteter og høgskoler, 4, http://www.kopinor.no/brukere/utdanning/universiteterhogskoler 9