saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 24.03.2017 41158/2017 Per Olaf Brækkan Saksnr Utval Møtedato Fylkesutvalet 03.04.2017 Eigedomsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune 2017-2026 Bakgrunn Møre og Romsdal fylkeskommune eig 212.570 m 2 bygningsmasse fordelt på 162 bygningar. Porteføljen er forsikra for om lag 4,7 milliardar kroner. I hovudsak er dette bygningsmasse knytt til vidaregåande skolar. I tillegg leiger fylkeskommunen mykje areal knytt tenesteproduksjon innanfor kultur, utdanning, tannhelse og samferdslesektoren. Fylkeskommunen har tidligare ikkje hatt ein overordna eigedomsstrategi for korleis den fylkeskommunale eigedomsmassen skal forvaltast. Kartleggingar har mellom anna synt eit vedlikehaldsetterslep i den fylkeskommunale bygningsmassen på mellom 800 1200 mill. kroner. Fylkesrådmannen har derfor initiert arbeidet med å lage ein samla strategi for forvaltning av eigedomsmassen, heretter omtala som eigedomsstrategien. Det ligg til fylkesutvalet som fylkeskommunen sitt «driftsstyre» å gjere vedtak om den strategiske innretninga på eigedomsstrategien. Basert på fylkesutvalet sitt vedtak om eigedomsstrategi og dei budsjettvedtak fylkestinget gjer kvart år skal fylkesrådmannen utarbeide handlingsplanar. I dette ligg og at fylkesrådmannen på vanleg måte fastsett dei administrative ressursane, her også den organiseringa, som skal nyttast. I det framhaldande vil fylkesrådmannen følgeleg ha fokus på dei strategiske elementa. I hovudsak meiner fylkesrådmannen å ha avdekt: 1. Det er tenleg å fastsette styringsmål for eigedomsforvaltninga gjennom effektog resultatmål. 2. For å ivareta/få oppnådd fastlagte mål er det naudsynt i større grad enn kva som er situasjonen i dag å tydeleggjere ansvar og roller knytt til forvaltningsansvaret. 3. Det må, på bakgrunn av dei fastlagte styringsmål, gjennomførast ei tilstandsvurdering av eigedomsmassen. 4. Det må utarbeidast betre verktøy for budsjettering og føring av rekneskap slik at innsikta i korleis ressursane vert brukt blir betre, og innsikt i om det er avsett riktig økonomisk ramme til eigedomsforvaltninga.
På bakgrunn av ovanståande vedtok fylkesrådmannen i august 2015 oppstart med arbeidet for å få utarbeidd ein eigedomsstrategi. I arbeidet med eigedomsstrategien vart det også avdekt: 5. Fylkeskommunens bygningsmasse er over år teknisk sett blitt driftsmessig meir komplisert. Eigedomsansvaret er per no desentralisert og driftsoperatørane er i stor grad generalister og knytt til bestemte verksemder (skolar) medan bygga sine driftsbehovet tilseier ein større grad av spisskompetanse på tvers av verksemdene. Målet med denne saka er å få fastsett politiske mål for eigedomsstrategien, jamfør fylkesutvalets vedtekne kriterier for god eigedomsforvaltning (U-05/05a). Kriteria følgjer av NOU 2004:22 - Velholdte bygninger gir mer til alle. Styringsnivå Innan eigedomsforvaltning vert det normalt nytta tre nivå for styring og utføring. Rollene er skildra i Norsk standard NS-EN 15221-1 Fasilitetsstyring Del 1: Termer og definisjoner. Rollene er: 1. Strategisk nivå / eigar: Definere måla til organisasjonen på lang sikt. 2. Taktisk nivå / forvaltar: Iverksetting av dei strategiske måla i organisasjonen på middels lang sikt. 3. Operativt nivå: Opprette det naudsynte miljøet for sluttbrukarane dagleg. FIGUR 1: STYRINGS- OG UTFØRELSESNIVÅER INNEN EIENDOMSDRIFT
Strategisk nivå i vår fylkeskommune er fylkestinget/fylkesutvalet. Relatert til eigedomsdrifta er dette, i tillegg til å vedta dei overordna mål og økonomiske rammer for eigedomsforvaltninga, typisk avgjersler om investeringar i nybygg og større rehabiliteringar. På taktisk nivå vert grunnlaget for saker til strategisk nivå utarbeid. Også planlegging/tilrettelegging for å gjennomføre dei avgjersler som vert tatt på strategisk nivå. Dette inkluderer porteføljestyring og dei oppgåver som krev prioritering mellom ulike lokasjonar og/eller oppgåvene som må løysast felles for alle lokasjonane. På operativt nivå vert dei oppgåvene og tiltaka utført som må gjerast for å nå dei strategiske avgjerdene. Mål for eigedomsforvaltninga Eigedommane og bygningane er primært verktøy for at fylkeskommunen kan gjennomføre dei oppgåvene vi skal løyse. Det er foreslått fire effektmål for eigedomsforvaltninga. Til kvart effektmål er det foreslått tilhøyrande resultatmål som skal gjere det mogleg å planlegge og kartlegge aktivitetar i høve til effektmåla. Resultatmåla er gjort greie for i vedlegget til denne saka. Effektmål: 1. Eigedomsforvaltninga i Møre og Romsdal fylkeskommune skal understøtte kjerneverksemda på best mulig måte. Det er avgjerande for fylkeskommunen at bygningane er tilpassa den tenesteproduksjon vi er satt til å levere. I kva grad målet vert nådd er mellom anna tenkt målt gjennom brukarundersøkingar. 2. Møre og Romsdal fylkeskommune skal drive verdibevarande vedlikehald. Manglande vedlikehald er viktigaste grunnen til at verdien på bygningane fell. Med så store verdiar fylkeskommunen har bunden opp i bygningsmassen (4,7 mrd. kr) er det avgjerande at vi alltid kjenner tilstanden til alle bygningane og at vedlikehaldet vert planlagt i høve til behov. For å nå måla er det fastsett krav om maksimal tilstandsgrad for bygningsmassen samt at det vert stilt krav til drift- og vedlikehaldsplanar. 3. Eigedomsstrategien skal bidra til økt kompetanse i Møre og Romsdal fylkeskommune. Nye bygg krev høgare og meir tilpassa kompetanse for å kunne driftast. Difor må det stillast krav ved tilsetting av personale og det må lagast kompetanseplanar for tilsette i fylkeskommunen som arbeider med bygningsmassen.
4. Eigedomsutvikling og eigedomsforvaltning skal bidra til felles identitet i og godt omdømmet for Møre og Romsdal fylkeskommune. Korleis brukarane opplever bygningane både i høve til funksjonalitet og bygningstilstand er ein av faktorane for korleis omdøme til fylkeskommunen vert danna. Difor er det viktig at bygga er godt skilta, funksjonelle og representerer fylkeskommunen på ein god måte. Utvikling av eksisterande og nye bygningar er også eit godt verkemiddel for regionsutvikling i samarbeid med kommunar, næringsliv og frivillige organisasjonar. Bygningane er også viktige faktorar for energi- og klimasatsingar. Difor er det i eigedomsstrategien satt ambisiøse mål for energivennlege bygningar. Mål for eigedomsforvaltninga Dei viktigaste grepa for eigedomsforvaltninga er å tydeleg skilje mellom rollene til aktørane, definere kven som har overordna ansvar for porteføljen samt å få ein tydeleg samanheng mellom planverket for eigedomsforvaltninga og sørgje for at eigedomsforvaltninga nyttar anerkjente standardar (Norsk Standard) som grunnlag for arbeidet. Rolleavklaring Fylkesrådmannen legg til grunn at bygge- og vedlikehaldsseksjonen (ByVe) får delegert eigedomsansvaret for heile den fylkeskommunale porteføljen. Dette betyr at det er mogleg å sjå eigedomsmassen samla både i høve til tilstand, kompetanse og økonomi. Planverk For å sikre ein heilskapleg eigedomsforvaltning er det laga eit planverk som skal sikre drifta av bygningane og verdibevarande vedlikehald.
Planhierarkiet: 1. Eigedomsstrategien. 2. Ein heilskapleg utviklingsplan fortel noko om korleis den samla bygningsmassen skal brukast i perioden. Kvart einskild bygg er vurdert med omsyn til funksjonalitet og mogleg ombygging/rehabilitering. Kategorisering av bygga gjev føringar for drifts-, vedlikehalds- og utskiftingsplaner for bygga. 3. Utviklingsplan for kvar einskilt bygg/eigedom kor dei økonomiske aspekta (kost/nytte) av moglege tiltak blir vurdert saman med funksjonalitet, arealbruk etc. 4. Vedlikehaldsplanar på kort og lang sikt blir utarbeidd basert på tilstandsanalyser, kjende avvik og den heilskaplege utviklingsplanen. 5. Driftsplan for kvart einskild bygg er delvis utført i Facilit i dag, men blir vidareutvikla slik at både bygningsmessige og servicemessige oppgåver blir planlagt og dokumentert. Økonomi Kartlegginga av økonomien knytt til eigedomsforvaltninga har synt sprik i forståinga om korleis kostnadar vedkommande byggdrift og forvaltning skal førast. Dette har ført til at det har vore vanskeleg å lage samanliknbare rapportar som syner dagens budsjettering og faktiske bruk i relasjon til dette. I eigedomsstrategien vert NS 3454:2013 Livssykluskostnader for byggverk Prinsipper og klassifikasjon heretter lagt til grunn for lik føring av alle kostnadar knytt til eigedomsforvaltninga. Dette gjer det mogleg å samanlikne økonomien knytt til eigedomsforvaltninga internt i eigen organisasjon og samanlikne den med andre eksterne aktørar, offentlege og private.
Gjennom lik kostnadsføring og gjennom det å kunne foreta analyser på tvers i eigen og andre organisasjonar, vil det også vere enklare å identifisere kor det er innsparingspotensiale. Drøfting Eigedomsstrategien er utvikla gjennom ein omfattande prosess for å sikre både eigedomsfagleg forankring, forankring blant involverte medarbeidarar og at eigedomsstrategien skal svare ut dei behov den samla fylkeskommunale verksemda har. Oversikt over aktivitetane følger som vedlegg 1 til eigedomsstrategien. Då dette er ein prosess som omhandlar ein samla eigedomsstrategi for fylkeskommunen har alle formelle drøftingar og behandlingar etter hovudavtalen og arbeidsmiljølova vore lagt til hovudsamarbeidsutvalet (HSAMU). Når det gjeld spørsmål om organisering av verksemda og disponering av personalressursane så ligg dette til fylkesrådmannen sin styringsrett. Dette inneber at HSAMU er arena for drøfting mellom partane der organisasjonane sin medråderett blir ivaretatt før fylkesrådmannen tek endeleg avgjerd. Hovudsamarbeidsutvalet (HSAMU) har sidan starten av prosessen i 2015 hatt saka til handsaming i seks møter. I avsluttande handsaming av eigedomsstrategien sak HSAMU 5/2017 fatta HSAMU følgjande vedtak: Medlemmane i HSAMU, med unntak av representanten for Fagforbundet, godkjenner framlegget til eigedomsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune og tilrår organisering etter alternativ 2c, jf. drøftingsnotat datert 28.11.16 (vedlegg 1 til saksframlegget). Dette medfører at ByVe har drifts- og forvaltningsansvar for eigedomsporteføljen og personalansvar for vaktmeistrane. Verksemdsleiarane har reinhaldsansvaret og personalansvar for reinhaldarane. Mindretalet, representanten for Fagforbundet, godkjenner framlegget til eigedomsstrategi men tilrår organisering etter alternativ 2a. Dette medfører at personalansvaret for både vaktmeistrane og reinhalderane blir liggande hos verksemdsleiarane. Representanten for Fagforbundet anka avgjerda inn for fylkesutvalet (jf. heimel for dette i reglementet for samarbeidsutval, pkt. 6).
HSAMU har dermed samrøystes slutta seg til eigedomsstrategien, og med sju mot ei stemme rådd fylkesrådmannen til å flytte personalansvaret for vaktmeistarane til bygge- og vedlikehaldsseksjonen (ByVe). Fagforbundet meinte deira stemmegjeving er å sjå som ei anke til fylkesutvalet på dette punktet. Som gjort greie for innleiingsvis ligg ansvaret for den administrative organiseringa av personalressursane til fylkesrådmannen også i høve eigedomsforvaltninga. Sidan HSAMU godkjende at mindretalsanke vart sett fram og er referatført, vert denne med dette fremma for handsaming i fylkesutvalet. Fylkesrådmannen vil, ved å vise til grensegangen mellom administrative og politiske ansvarsområder, rå til at anken ikkje blir teken til følge. Fylkesrådmannen vil også understreke at det no er strategien som skal vedtakast. Strategien gir mål og føringar som grunnlag for ein etterfølgjande OU-prosess. Organisering Etter at eigedomsstrategien er vedtatt vil det bli ein etterfølgjande OU-prosess på administrativt nivå. Når det gjeld sjølve organiseringa vil vi presisere at eigedomsstrategien berre dreg opp prinsipp og føringar for plassering av ansvar. Den vidare prosessen inneber kartlegging og avklaring av kor oppgåver, ansvar og ressursar skal fordelst i organisasjonen. I dette ligg fastsetting av leiarstruktur, plassering av personalansvar, klargjering av arbeids- og ansvarsområder, kompetansekrav, konkretisering av arbeids- og samhandlingsformer m.m. på operativt nivå. Også i OU-prosessen er HSAMU tiltenkt rolla som den formelle arena for drøftingar mellom partane etter hovudavtalen og arbeidsmiljølova. Fylkesrådmannen legg til grunn følgjande føringar for OU-prosessen for å nå måla for eigedomsstrategien. 1. For kvar verksemd (vidaregåande skole) vert det lokalisert driftsoperatør som skal sikre at verksemda til ei kvar tid kan levere gode tenester til brukarane. 2. For kvar verksemd skal det utarbeidast ein tenestenivåavtale (SLA) som er ein avtale som regulerer tenestene som ByVe leverer eller mottar (etter NS 15221-2 Fasilitetsstyring del 2). Slike tenester kan mellom anna vere å klargjere til eksamen, følgje opp enkle driftsmeldingar frå tilsette/brukarar, låserutinar, posttenester, flagging med meir. 3. Innafor oppdelte geografiske område skal det byggast sterke fagmiljø (regionale team) innan drift og vedlikehald medan fagmiljøet i ByVe skal ha hovudoppgåvene med utvikling og forvaltning. Konsekvensane for kvar einskild tilsett og verksemd blir klargjort gjennom OUprosessen og drøftingar med dei tillitsvalde. I praksis betyr dette at strategien ikkje låsar organisering av personalansvar, men at denne vert tilpassa i høve til ansvar og oppgåver hos kvar einskild verksemd.
Forslag til vedtak: 1. Fylkesutvalet godkjenner eigedomsstrategien for Møre og Romsdal fylkeskommune 2017-2026 slik den går fram av fylkesrådmannen sitt saksframlegg. 2. Fylkesutvalet tek fylkesrådmannen si orientering om vidare prosesser knytt til eigedomsstrategien, herunder mellom anna OU-prosessen, til etterretning. Ottar Brage Guttelvik fylkesrådmann Vedlegg 1 Eigedomsstrategi 2017-2026