KRAVSPESIFIKASJON RAMMEAVTALE KONSULENTTJENESTER FOR HEIS 2016-2018 (2020) 1
1 Innhold 1. Oppdragsgiver... 3 2. Om kontraktsarbeidet... 3 2.1 Rammeavtalens formål og omfang... 3 1.1.1 Prosjektering og byggeledelse... 3 1.1.2 Oppfølging av service- og rammeavtaler... 4 1.1.3 Tilstandsvurderinger... 4 1.1.4 Generell rådgivning... 5 1.1.5 Plania-web... 5 2.2 Responstid og fremdrift... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.3 Kapasitet... 5 2.4 Priser... 5 2.5 Offentlig saksbehandling, forhold til myndigheter... 5 2.6 Faglig utførelse... 6 2.7 Kvalitetssikring... 6 2.8 Beboerhåndtering... 6 2
1. Oppdragsgiver Boligbygg Oslo KF skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med kommunale boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Foretaket har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av ca 11.000 boliger. Les mer om Boligbygg på www.boligbygg.no 2. Om kontraktsarbeidet 2.1 Rammeavtalens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å knytte til seg en leverandør med heisfaglig kompetanse for leveranse av rådgivningsoppgaver og konsulenttjenester innen prosjektering, byggeledelse, tilstandsvurdering og oppfølging av ulike avtaler og oppgaver. Det stilles høye krav til tett samarbeid, pålitelighet og teknisk kvalitet på leveransen. Boligbygg Oslo KF har per i dag ca. 130 heiser og løfteanordninger tilknyttet sin eiendomsmasse. For å kunne sikre en stabil og sikker drift av disse, er det med jevne mellomrom behov for utskiftninger og utbedringer. Tjenestens hensikt er å opprettholde standarden på heisene i Boligbyggs eiendommer og redusere kostnadene knyttet til heiser. Godt utført drift og vedlikehold vil føre til lengre levetid for heisene. Dette gagner både eiere, leietakere og brukere. Boligbygg søker lavest mulig livsløpskostnader uten at det forringer bygningskroppens tilstand. Oppdragsgiver har derfor behov for faglig og teknisk bistand i for bindelse med dette. I tillegg er det også behov for rådgivning og oppfølging i forbindelse med andre oppgaver og tjenester tilknyttet dette. Oppdragsgiver har behov for leveranse av rådgivningstjenester innen: - Prosjekteringstjenester knyttet til ombygginger/utskiftninger av aktuelle heiser (estimert 4-6 adresser pr år, men det kan være flere heiser på samme adresse) - Byggeledelse i forbindelse med ombygging og utskiftning av heiser - Oppfølging av rammeavtaler innen heisservice - Tilstandsvurderinger - Generell rådgivning knyttet til heis Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta ut enkelte oppdrag til særskilt konkurranse utenfor denne rammeavtalen. 1.1.1 Prosjektering og byggeledelse Følgende inngår normalt i forbindelse med ombygging og utskiftning av heiser: - Risikoanalyser - Utarbeidelse av teknisk kravspesifikasjon i anbudskonkurranser - Ivaretakelse av alle hensyn som er pålagt, herunder eksempelvis universell utforming og miljø. - Estimering av kostnadene i et heisprosjekt - Utarbeidelse av kontraktsvilkår særegne for heis - SHA-plan - Øvrig bistand som vurdering av søknadspliktig arbeider etc. - Bistand i forbindelse med evaluering av tilbud og innstilling iht. teknisk kravspesifikasjon 3
- Kontroll av utførelse iht. kontrakt med valgt leverandør - Kontroll av faktura (logging, kontroll og forhåndsgodkjenning) - Nødvendig oppfølging av installasjonen/arbeidene inkludert møter - Håndtering av endringsmeldinger - Sluttoppgjør - Garantibefaringer Listen ovenfor er ikke uttømmende. Rammeavtalen dekker i utgangspunktet ikke prosjektering av heis i nybygg, da dette i hovedsak inngår i prosjekteringen for bygget. 1.1.2 Oppfølging av service- og rammeavtaler Boligbygg har rammeavtale om service, ettersyn og reparasjonsoppdrag, inkludert alarmmottak. Dette er pt med Myhre Heis & Elektro. Oppdragstaker vil få en orientering om innholdet i rammeavtalene/serviceavtalene, og det stilles krav om at oppdragstaker setter seg godt inn i de krav som gjelder for rammeavtalene. Det kreves også at leverandør setter seg godt inn i hele Boligbyggs portefølje hva gjelder heis, som status, standard, typer etc. slik at leverandør får et godt helhetsbilde. Oppfølging av rammeavtaler inkluderer fakturakontroll, leverandørmøter, stikkontroller mm. Boligbygg må få tilbakemeldinger når det oppdages avvik. Fakturakontroll Samtlige fakturaer/kreditnotaer knyttet til Boligbyggs heiser skal gå via leverandør. Leverandøren skal gjennomgå fakturaen med vedlegg og kontrollere at beløpet er korrekt, før den videresendes til Oslo kommunes fakturasentral. Stykkprisen for fakturakontroll inneholder samtlige kostnader for å motta, godkjenne, formidle eventuelle avvik på fakturaene til heisleverandør og Boligbygg, samt videreformidle fakturaen/kreditnotaen til Oslo kommune. Leverandørmøter Heiskonsulenten har ansvaret for å gjennomføre 6 møter pr år med Boligbyggs leverandør for drift og vedlikehold av heiser, inkl alarmmottak. Heiskonsulenten har ansvaret for å kalle inn aktuelle deltakere fra Boligbygg og leverandør i god tid før møtet skal avholdes. Agenda skal utarbeides av heiskonsulentene og sendes deltakerne i god tid før møtet. Heiskonsulenten skal videre være møteleder og skrive referat fra møtet. Referatet skal sendes deltakerne umiddelbart etter avholdt møte. I møtene skal alle aktuelle problemstillinger løftes frem, vedlikeholdsplan, tiltak for utbedringer, gjentagende heisstanser, alarmmottak, fakturering fra driftsleverandør etc. Møtene har varighet på ca 2 timer. 1.1.3 Tilstandsvurderinger På bestilling skal leverandør gjennomføre ulike former for tilstandsvurderinger, oppfølging av mottatte rapporter med vurdering av tiltak, samt tilbakemelding til Plan- og bygningsetaten etter mottatt bekreftelse på at mangler er utført. Oppdragstaker skal begrunne skriftlig hvorfor tiltak utsettes eller ikke anses som påkrevd utført ovenfor ettersynsmyndighet og oppdragsgiver. Det skal gis forslag til utbedringer som gir lavere driftskostnader. 4
1.1.4 Generell rådgivning Leverandør vil kunne bli benyttet for øvrige oppdrag for ekspertise knyttet til heis. Tilbudt timepris gjelder også for slike oppdrag. 1.1.5 Plania-web Boligbygg benytter FDVU-systemet Plania blant annet til arbeidsordre, bestillinger og dokumentasjon av arbeider i eiendomsmassen. Leverandør vil motta bestillingen elektronisk pr e-post. Det er etablert et web-grensesnitt mot Plania, og Boligbygg ønsker på sikt å tildele arbeidsordre via Plania WEB til leverandør. Det forutsettes at Leverandøren benytter Plania WEB når det er klart for melding av avvik og opplasting av dokumentasjon og rapporter. Dette vil antakelig være klart mot slutten av 2016. Opplæring i bruk av Plania gis fra Boligbygg. Eget timeforbruk og egne, tilknyttede kostnader for opplæring av personell dekkes av tjenesteyter. 2.2 Kapasitet Dersom leverandøren gjentatte ganger ikke har kapasitet til å påta seg oppdrag innenfor tidsfrister anses dette som mislighold av kontrakten, som kan medføre sanksjoner. 2.3 Priser Det er i tilbudet lagt til grunn timepris for tilbudt konsulent. I tillegg er det stykkpris for fakturakontroll og leverandørmøter. Timeprisen er lik for alle oppdrag som gjennomføres over medgått tid. Oppgitte priser inneholder samtlige kostnader, som eksempelvis arbeidsomkostninger, befaringer, transport, bomutgifter, parkering (parkeringstillatelser gis av oppdragsgiver på eiendommer der parkeringsmuligheter foreligger, ut over dette må kostnadene svares av leverandør), servicebiltillegg, diett, fortjeneste, administrasjon, personlige tillegg. Stykkprisen for fakturakontroll og leverandørmøter inneholder samtlige kostnader tilknyttet dette. For oppdrag som utføres etter medgått tid, skal leverandør utarbeide et honorarbudsjett basert på tilbudte timepriser. Honorarbudsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i bestillingen. Ytelser som ikke er nevnt spesielt, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honorarbudsjettet. Oppdragsgiver understreker at honorarbudsjettet anses som rådgivergruppens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. Den prosjekterende skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis det er grunn til å anta at budsjettet vil bli overskredet senest når 75 % av budsjettet for oppdraget er nådd. Oppdragsgiveren skal uten ugrunnet opphold ta stilling til varselet. Overskridelser som ikke er varslet til oppdragsgiveren, gir ikke grunnlag for krav for økt honorar. 2.4 Offentlig saksbehandling, forhold til myndigheter Alt arbeid skal utføres av aktører med ansvarsrett i hht gjeldende byggeforskrifter, innenfor områdene ansvarlig søker, ansvarlig utførende, prosjekterende, kontrollerende (SAK 10 9-1). Leverandør er ansvarlig for at dette ivaretas i Boligbyggs prosjekter. Dersom leverandør 5
selv ikke innehar, eller oppnår, nødvendige godkjenninger må den kostnadsfritt for oppdragsgiver sørge for å benytte underleverandør for å ivareta dette. Eventuelle gebyrer knyttet til manglende sentral godkjenning dekkes av leverandør. Evt søknadspliktige arbeider skal meldes til lokal bygningsmyndighet (Oslo kommune v/planog bygningsetaten). Leverandøren skal ivareta alle funksjoner som ansvarlig søker, ansvarlig utførende osv i forbindelse med planlegging og gjennomføring av arbeidene, og er ansvarlig for at nødvendige godkjenninger foreligger i alle faser av prosjektet, samt sørge for godkjenning og oppfølging av avfallsplaner. Leverandøren skal sørge for at nødvendige søknader utarbeides og fremskaffe nødvendige godkjenninger fra myndighetene før fysiske arbeider igangsettes. Når entreprisen er ferdigstilt skal leverandøren sørge for at det utstedes, om nødvendig, en ferdigattest fra myndighetene. 2.5 Faglig utførelse Alt arbeid over rammeavtalen skal være av god kvalitet. Arbeidene skal tilfredsstille alle gjeldende forskrifter, standarder. Alt utstyr som prosjekteres skal være godkjent for bruk i Norge, og reservedeler skal være lett tilgjengelig. Leverandør må sørge for å prosjektere løsninger som er mest økonomisk hensiktsmessige for Boligbygg. 2.6 Kvalitetssikring Leverandøren må påse at arbeidet er ferdig til avtalt tid og med riktig kvalitet. Det må utføres nødvendig sidemannskontroll kostnadsfritt. 2.7 Beboerhåndtering Alle beboere skal behandles med respekt, oppmerksomhet og serviceinnstilling. En del arbeid skal foregå i fellesareal som beboere benytter. Det er derfor viktig at arbeidene blir skjermet, når dette er påkrevd, slik at personer ikke blir plaget. Man må også kunne anta at det i enkelte boliger/fellesareal er spesielle forhold man må ta hensyn til. F.eks. skadedyr, brukte sprøytespisser og uhygieniske forhold. Boligbygg har en sammensatt beboergruppe. Personene som får kommunal bolig, er blant annet eldre, flyktninger, personer med rus-, psykiatriproblemer og øvrige vanskeligstilte. Noen er ikke vant til å ha besøk i sine boliger, og kan umiddelbart reagere med skepsis eller frustrasjon. Det er derfor særlig viktig at leverandørens ansatte viser hensyn og forståelse i møte med beboerne. Tydelig kommunikasjon er viktig. I noen tilfeller kan det oppstå kontaktproblemer med beboere. Leverandøren må sørge for opplæring av sine ansatte knyttet til beboerhåndtering og fokus på sikkerhet knyttet til risikogrupper. Leverandørens ansatte har varslingsplikt overfor Boligbygg dersom det oppdages forhold som bør meldes barnevernet, bydelsapparatet etc. Alle avvik skal straks innrapporteres til Boligbygg. Leverandøren og dennes ansatte/oppdragstakere har taushetsplikt om beboers personlige forhold. 6