Førebuande fellesnemnd Møte 5 27.04.17 Kollsnes-anlegget, Øygarden
Velkomen til Øygarden kommune og Kollsnes-anlegget v/ordførar Børge Haugetun
Sak 20/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 20/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 21/17 Godkjenning av referat frå møtet 27.03.17 Sak 22/17 Presentasjon av gjennomført kartlegging selskapsstruktur v/rådmann Rune Lid Sak 23/17 Status tilsetjing av prosjektleiar Sak 24/17 Seminar 4 den 26. 27. april på Scandic Bergen Airport, Flesland med tema: «Mål og visjoner for ny kommune og gevinstrealisering i praksis» med påmeldingsfrist 24.mars, utsett til 31. mars Sak 25/17 Opplegg for gjennomføring av framtidsseminar 15.05.17 Sak 26/17 Førebuing til felles kommunestyremøte Sak 27/17 Politiske føresetnader for etablering av den nye kommunen (Intensjonsavtalen ligg til grunn) Gruppearbeid Sak 28/17 Ymse Kl. 12.00 13.00: Lunsj og presentasjon av Kollsnes-anlegget v/olav Bådsvik
Sak 21/17 Godkjenning av referat frå møte 27.03.17 Referatet lagt ved møteinnkallinga
Sak 22/17 - Presentasjon av gjennomført kartlegging selskapsstruktur v/rådmann Rune Lid i Sund kommune Rapport sendt Førebuande fellesnemnd før møtet, som vedlegg til møteinnkallinga
Sak 23/17 - Status tilsetjing av prosjektleiar v/børge Haugetun Kontraktsigneringsmøte 18.04.17, kl. 15.00 Avtalt tidsplan med Mercuri Urval i møtet 18.04.17 Avtalt oppstartsmøte med heile tilsetjingsutvalet 26. april kl. 13.00 15.00
Tidsplan tilsetjing av prosjektleiar Aktivitet Tidspunkt Kontraktssigneringsmøte 18.april kl 15.00 Oppstartsmøte med heile utvalet, utarbeiding av kravspesifikasjon og annonse. Godkjenne medieplan 26.april 13.00-15.00 Annonsering. Søk etter kandidatar. Utformelle samtalar med kandidatar som kan bli søkjarar. Printannonser 29.april Nettannonser 28.april Søknadsfrist ute Søkjarliste utarbeida Val av kandidatar til fystegongsintervju Intervju med kandidatar, inntil 1 time pr. kandidat (saman med dykk) Test og djupintervju av dei kandidatane som er valde ut til sluttvurdering 21.mai Veke 21 30.mai fra kl 11.00 - Veke 23-24 Referanseinnhenting på aktuelle kandidatar Veke 23-24 Avrapportering og presentasjon av kandidatar tilråing om kven som bør tilsetjast Tilsetjing i førebuande fellesnemd 12. juni Heile dagen 16. juni
Sak 24/17 - Seminar 4, 26. 27. april Scandic Airport, Flesland v/børge Haugetun Bestemt i sist Ff-møte 27.03.17 at dei som ønskjer å delta melder seg på sjølv Tema for seminar 4 er «Mål og visjoner for ny kommune gevinstrealisering i praksis» Kven i Ff har meldt seg på seminar 4, 26.-27. april? Presentasjonar frå seminaret vert lagt ut på KS si heimeside Der finn de og presentasjonar frå seminar 3 i mars om «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved sammenslåing», der ingen frå Ff deltok. Lenke til presentasjon frå seminar 3: http://www.ks.no/fagomrader/samfunn-ogdemokrati/kommunereformen/ks-tilbud-til-kommunene/eierskapinterkommunalt-samarbeid-og-anskaffelser-vedkommunesammenslaing/
Sak 25/16 - Opplegg for gjennomføring av framtidsseminar 15.05.17 v/marianne Sandahl Bjorøy Stad og tid: Panorama Hotel og Resort i Sund måndag 15. mai kl. 09.00 15.00 Konferansier: Vigleik Brekke (før lunsj) Marit Kalgraff (etter lunsj) Program: Sendt som vedlegg til møteinnkallinga Inviterte gjestar Sendt som vedlegg til møteinnkallinga Påmeldingsfrist: Onsdag 26. april 2017 til monica.hovland@fjell.kommune.no
Sak 26/17 Førebuing til felles kommunestyremøte v/kari-anne Landro Punkt i førebuande fellesnemnd sitt mandat: Leggja til rette for felles kommunestyremøte for dei tre kommunestyra i forkant av oppretting av den formelle fellesnemnda våren 2017. Aktuelt tema er status og drøfting av «førebuande fellesnemnd» sitt arbeid.
Sak 26/17 - fortsetter Stad og tid for felles kommunestyremøte: Panorama Hotell og Resort onsdag 21. juni 2017, kl. 09.00 12.00 Stad og tid for separate kommunestyremøte: Panorama Hotell og Resort onsdag 21. juni 2017, kl. 13.00 15.00 i eigne møterom Saksframlegg: Det vert utarbeida felles saksframlegg i samsvar med Inndelingslova 25 og 26. Saksframlegga skal drøftast i fellesmøtet og vedtak skal fattast i kvart enkelt kommunestyre etter fellesmøtet.
Sak 26/17 - fortsetter Vedlegg til møteinnkallinga, sak 26/17: Notat til Førebuande fellesnemnd Bakgrunn for notatet er Inndelingslova 25 og 26, der Fylkesmannen kallar inn til felles kommunestyremøte og oppgåver til Fellesnemnda er omtalt. Førebuande fellesnemnd må gje si tilråding til saksframlegga som skal utarbeidast til drøfting i felles kommunestyremøte med Fylkesmannen 21. juni og som skal vedtakast i dei respektive kommunestyra i Fjell, Sund og Øygarden etter fellesmøtet med Fylkesmannen.
Sak 26/7 - fortsetter Tilråding frå Førebuande fellesnemnd: 25 a) Førebuande fellesnemnd tilrår at namnet på den nye kommunen vert Øygarden kommune 25 b) Førebuande fellesnemnd gjev slik tilråding i samsvar med Intensjonsavtalen: Det nye kommunestyret skal vera samansett av 45 medlemmar Det nye formannskapet skal vera samansett av 11 medlemmar Det vert lagt opp til gjennomgåande representasjon med fire hovudutval med 9 medlemmar i kvart hovudutval Oppvekst og kultur Helse og omsorg Nærings- og samfunnsutvikling Areal og plansaker
Sak 26/17 - fortsetter 25 b) - Førebuande fellesnemnd tilrår elles følgjande lovbestemte utval: Administrasjonsutval med 7 medlemmar, 4 politiske medlemmer og 3 medlemmer frå dei tilsette sine organisasjonar. Dei politiske medlemmane skal vera medlemmar i kommunestyret. Kontrollutval med 7 medlemmar, 3 av desse skal vera kommunestyrerepresentantar Eldreråd med X medlemmar (politikarar og interesseorg. for eldre som har fleirtal) Kommunalt råd for menneske med nedsett funksjonsevne med X medlemmar (politikarar og interesseorg. som har fleirtal) Forliksråd med 3 medlemmar Fellesnemnda får i tillegg fullmakt til å oppretta andre utval etter behov (UKS, Landbruksnemnd, Likestillings- og diskrimineringsutval, m.v.)
Sak 26/17 - fortsetter 25 c) - Førebuande fellesnemnd tilrår: - Medlemane i Førebuande fellesnemnd vert valt til den formelle fellesnemnda - Varamedlemmar vert valt etter reglane i kommunelova etter forhåndstalsval eller avtaleval, jfr. lovteksten. - Fellesnemnda vel sjølv leiar og nestleiar(ar) - Det vert oppretta eit partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partssamansette utvalet får slik samansetjing:.
Sak 26/17 - fortsetter 25 c) - Det skal utarbeidast eit reglement for fellesnemnda - Fellesnemnda får fullmakt frå kommunestyret til å tilsetja administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. - Fellesnemnda får fullmakt til å ta avgjerd om sekretariat for kontrollutvalet, etter innstilling frå kontrollutvala - Fellesnemnda kan gje eit arbeidsutval mynde til å gjera vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsippiell art.
25 d) - Førebuande fellesnemnd tilrår at XX kommune sin revisor vert valt som revisor for verksemda i fellesnemnda og at rekneskapen for fellesnemnda vert ført av XX kommune. 25 e) Sak 26/17 - fortsetter - Førebuande fellesnemnd tilrår at fellesnemnda får fullmakt til å oppretta eventuelle andre fellesorgan etter behov for å sikra gjennomføringa av samanslåinga.
Sak 26/17 - fortsetter Førebuande fellesnemnd ber sekretariatet om å utarbeida aktuelle felles saksframlegg i samsvar med Inndelingslova 25 og 26 til felles kommunestyremøte 21. juni, med påfølgjande kommunestyremøte i Fjell, Sund og Øygarden kommunar. Førebuande fellesnemnd sine tilrådingar skal innarbeidast i saksframlegga. Oversyn over førebuande fellesnemnd sitt arbeid skal følgja saksframlegga til kommunestyremøta 21. juni 2017. Førebuande fellesnemnd tek atterhald om Stortinget si godkjenning av kommunesamanslåinga.
Sak 27/17 Politiske føresetnader for etablering av den nye kommunen v/marianne Sandahl Bjorøy Intensjonsavtalen kap. 6 Demokratimodellen «..Kommunen skal vera samansett av 45 medlemmar. Formannskapet skal ha 11 medlemmar. Det vert lagt opp til gjennomgåande representasjon med fire hovudutval innan oppvekst og kultur, helse og omsorg, nærings- og samfunnsutvikling, areal- og plansaker med 9 medlemmar i kvart hovudutval. I tillegg kjem lovbestemte utval, til dømes administrasjonsutval og diverse andre råd og komitear.»
Gruppeoppgåver Gruppeoppgåve 1: Drøft/konkretiser tankar om den politiske organiseringa. Gruppeoppgåve 2: Drøft/konkretiser korleis den politiske delegasjonen frå kommunestyret til råd og utval skal vera. Presentasjon av gruppearbeidet i plenum.
Sak 28/17 - Ymse Møtedato 12. juni vert endra til fredag 16. juni kl. 09.00 12.00. Møtestad: Fjell rådhus. I møtet 16. juni skal førebuande fellesnemnd mellom anna tilsetja prosjektleiar etter tilråding frå tilsetjingsutvalet.
Gruppeinndeling 24.04.17 Gruppe 1: Gruppe 3: Marianne (F) Kari-Anne (S) Ernst (F) Espen (Ø) Silvia (Ø) Anita (F) Kjell-Arve (S) Odd Bjarne (F) Trude (F) Vibecke (Ø) Gruppe 2: Gruppe 4: Børge (Ø) Tom-Georg (F) Svein (F) Egil (F) Nils-Kåre (S) May-Elin (S) Hilde (F) Ingrid (Ø) Hildegunn (S) Jogeir (S)