ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 14. februar 2011 kl. 08.30 i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 1/11 Orientering fra rådmannen: Kommunens rutiner med prosjekter som involverer private aktører 2/11 Rapport 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene: Status/oppfølging av utredning 3/11 Forberedelse til bestilling av ny forvaltningsrevisjon: Eiendomsforvaltningen i Strand kommune 4/11 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 5/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 6/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller - februar 2011 EVENTUELT MELDINGER Rådmannen er invitert til å orientere i sak 1/11 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 4. februar 2011 Jens Petter Thoresen Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800021 : E: 030 &18 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 1 /2011 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN: KOMMUNENS RUTINER MED PROSJEKTER SOM INVOLVERER PRIVATE AKTØRER Bakgrunn Spørsmålet om kommunens rutiner i forbindelse med prosjekter som involverer private aktører kom opp på kontrollutvalgets møte 30.08.10. Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen komme i et senere møte for å orientere om saken. Saksutredning Rådmannen er invitert til dette møte. Han har fått følgende bestilling: Hvordan er kommunen sine rutiner i forbindelse med prosjekter som involverer private aktører (f. eks. idrettslag) og kommunen. Spørsmålet aktualiseres når en i budsjettet flytter prosjekter fra driftstiltak over i investeringsregnskapet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens redegjørelse til orientering. SANDNES, 28.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Saksliste 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800070 : E: 047 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 2 /2011 RAPPORT 85 TILRÅDINGER FOR STYRKET EGENKONTROLL I KOMMUNENE: STATUS/OPPFØLGING AV UTREDNING Bakgrunn Kommunal- og regionaldepartementet nedsatte i 2008 en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på egenkontrollen i kommunene. Arbeidsgruppa la i 2009 fram rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Oversikt over anbefalingene ble lagt fram for kontrollutvalget på første møtet i 2010. Det har på nasjonalt plan blitt pekt på at kontrollutvalgene bør se nærmere på om og hvordan denne rapporten har blitt fulgt opp i kommunene. Rapporten inneholdt i denne omgangen først og fremst anbefalinger til kommunene, ikke pålegg. Departementet har likevel bedt kommunen om å starte arbeidet med å ta stilling til hva som kan gjennomføres/implementeres av de anbefalingene som kommer fram i rapporten. Rapporten er delt inn i anbefalinger rettet mot disse aktørene: Kommunestyret, kontrollutvalget, kommunen/administrasjonssjefen (rådmannen) og revisor, se vedlegg. Saksutredning Denne saken tar i første omgang for seg anbefalingene overfor kontrollutvalget, og gir en oversikt over status pr. utgangen av 2010, se vedlegget. Oversikten tar for seg alle anbefalinger som er rettet mot kontrollutvalget i første del. I tillegg er det tatt med anbefalinger i de andre delene der kontrollutvalget er nevnt. Som det går fram av oversikten er det i hovedsak snakk om tre typer status i forhold til tilrådingene i utredningen: Tilrådninger som allerede er gjennomført (G), Tilrådninger som er delvis gjennomført (DG) og Tilrådninger som ennå ikke er gjennomført (IG). Flere tilrådinger venter på lovendring, men kan med fordel likevel gjennomføres. Kontrollutvalget kan her ta stilling til om det er ønskelig å forslå tiltak når det gjelder disse. Eksempler på ikke gjennomførte forhold som likevel kan tas opp i forbindelse med kommunevalget 2011: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman medformannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Rapporten inneholder også tilrådninger overfor revisor og kommunen/administrasjonssjefen. Noen av disse er gjennomgående, og vil derfor være aktuelle for flere (for eksempel både kontrollutvalget og revisor). For videre arbeid foreslås at kontrollutvalget tar stilling til om det finnes punkter innenfor tilrådingene overfor kontrollutvalg som man vil peke spesielt på. Videre foreslås det at kontrollutvalget ber om en 3
tilbakemelding fra revisor på status knyttet til anbefalinger hvor revisor er nevnt til neste møte, og en orientering fra rådmannen på møtet deretter. Utvalget vil da ha ganske god oversikt over status i forhold til egenkontrollen i kommunen ved starten av 2011. Dersom kontrollutvalget ønsker å knytte spesielle kommentarer til anbefalingene som spesielt retter seg mot utvalget, kan det gjøres ved å endre/komme med en tilføyelse til forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand ber om at rådmannen på møtet i mars, orientere om status på hvordan kommunens oppfølging av rapportens anbefalinger. Videre ber kontrollutvalget om at revisor på møte i juni orienterer om status på hvordan anbefalingene rettet mot revisor følges opp. SANDNES, 28.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Skjema: Status på anbefalinger som retter seg mot kontrollutvalget Saksliste 4
Vedlegg: Skjema oversikt status 85 tilrådinger Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS 85 tilrådinger for styrkt egenkontroll i kommunene: Status på anbefalinger som retter seg mot kontrollutvalget Arkivkode : E: 047 Saksnr. : 200800070 10 Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 2: Det er behov for rettleiing om arbeidet i kontrollutvalet som er tilpassa behova til medlemmene i utvalet. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Tilråding 6: Av pedagogiske omsyn bør kommunelova 77 nr. 2 endrast slik at medlemmer i kommunestyrekomitear etter kommunelova 10a kjem med i opprekninga av kven som er avskorne frå val til kontrollutvalet. Tilråding 7: Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. Kommunelova bør endrast på dette punktet, og ein aktuell ordlyd i ei ny setning i 77 nr. 2 kan vere: Det samme gjelder den som er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap mv. som kan være gjenstand for selskapskontroll, jf. 77 nr. 5. Lovendring er foreløpig ikke foreslått. Kontrollutvalget bør likevel vurdere å kontakte kommunen for å be om at kontrollutvalget blir valgt etter denne modellen. Sekretariatet vil i samarbeid med revisor gi opplæring for alle nye kontrollutvalg på de første møtene etter at nytt utvalg er konstituert. Det foreslås også å ta en oppfølgingsrunde ca. et år etter valget. I tillegg anbefales at medlemmer av kontrollutvalget deltar på sentrale/lokale konferanser. Det blir også delt ut generell informasjon til nye utvalg, også elektronisk dersom dette lar seg gjøre. Har i liten grad vært gjennomført i kommunene. På generelt grunnlag er det behov for forskjellig type erfaringsbakgrunn, det kan være innenfor økonomi/jus/statsvitenskap, erfaring fra lokalpolitikken eller kommunaladministrasjon, tilsyn generelt m.m. Gjelder først og fremst kommuner som har 3 medlemmer i kontrollutvalget Er en presisering av gjeldende regler som kan synes noe uklare Krever lovendring Kommunene blir bedt om å velge medlemmer til kontrollutvalgene i tråd med dette. IG DG IG IG IG/G IG 5
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Tilråding 9: Ordninga med eige sekretariat for kontrollutvalet bør bli evaluert. Tilråding 10: Kompetansen og ressurstilgangen i sekretariata bør kartleggjast. Tilråding 11: Forskrifta om kontrollutval bør slå fast at korkje medlemmer av kontrollutvalet eller medlemmer av kommunestyret kan vere sekretær for kontrollutvalet. Ein aktuell ordlyd i kontrollutvalsforskrifta 20 tredje ledd kan vere: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Tilråding 34: Det er behov for rettleiing til folkevalde i kommunestyra og i kontrollutvala om finansforvaltning og kontrollen med finansforvaltninga. Tilråding 39: Det er behov for rettleiing retta mot til kontrollutvalsmedlemmene om kva revisor gjer i rekneskapsrevisjonen. Rettleiinga bør bidra til at ein unngår vanlege misforståingar om kva revisor gjer og ikkje gjer. Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse-ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. Tilråding 45: Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennomgår som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. Kontrollutvalget i Strand holder sine møter for åpne dører. Departementet har nedsatt et utvalg som skal se nærmere på konsekvenser med å ha åpne møter i kontrollutvalget som hovedregel. Gjelder en evaluering av lovkravet som kom i 2004. Et velfungerende sekretariat med bredest mulig kompetanse er en forutsetning for gode tjenester til kontrollutvalget. Det finnes sekretariatsordninger rundt om i landet som ikke tilfredsstiller lovens krav. Dette gjelder ikke sekretariatet som benyttes i Strand, som er en godkjent ordning. Er et ansvar både for rådmann og revisor Kontrollutvalget kan be revisor om dette, noe en vil og komme tilbake til når revisor orienterer om anbefalinger rettet mot revisor. Norsk Kommunerevisorforbund (NKRF) har nedsatt en gruppe for å se nærmere på dette, og har lagt fram forslag til hvordan kontrollutvalgets påseansvar overfor revisor kan utøves. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. G IG IG G DG DG DG 6
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. Tilråding 54: Det er behov for rettleiing til medlemmene i kontrollutvalet om den overordna analysen med nokre døme på korleis slike analysar kan gjerast. Tilråding 55: Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet, så framt dei er offentlege. Tilråding 56: Det bør vere rettleiing og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan få kunnskap om korleis dei kan gjere gode tingingar. Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. Kontrollutvalsforskrifta 6. Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. Tilråding 61: Departementet bør klargjere bruken av omgrepa om selskapskontrollen i kontrollutvalsforskrifta og revisjonsforskrifta. Tilråding 63: Kommunane som eigarar bør avtale korleis selskapskontrollen best kan samordnast mellom eigarkommunane. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Viktig oppgave Naturlig å gripe fatt i etter nytt kontrollutvalg er konstituert. Dette vil sekretariatet arbeide for å få på plass så snart som mulig. Dette er et viktig område. Det er tatt initiativ fra flere sekretariat for å få kursing på dette, både frå NKRF og FKT. Gjøres årlig av revisor. Gjøres til en viss grad i dag ved utarbeiding av/oppdatering av planer. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Set foreligger i dag en del uttaleser fra Departementet som til dels motsier hverandre. En endelig gjennomgang av status kan være nødvendig, gjerne ved at det fastsettes regler for utvidet mulighet for kontroll i ikke-heleide selskaper. Koordineres av sekretariatet, slik at alle eierkommunene får tilbud om kontroll når den blir initiert fra en av eierne. IG DG IG G DG DG G Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget Tilråding 73: Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Er et politisk spørsmål så lenge det ikke er lovregulert. Kontrollutvalget i Strand har til nå hatt tilstrekkelig budsjett til å kunne utføre sine oppgaver 7
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 74: Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. Tilråding 75: Det er behov for rettleiing om rolla og arbeidet som medlem i kontrollutvalet. Rettleiinga bør få fram hovudtrekk i dei forventningane og rettane som ligg til rolla som medlem i utvalet, mellom anna i lova og forskrifta. Rettleiinga bør òg få fram ulike personlege erfaringar om korleis kontrollutvalet og medlemmene kan lukkast med oppgåvene og ansvaret sitt. Rettleiinga bør vidare få fram korleis ordføraren, administrasjonssjefen, revisoren og sekretariatet kan medverke til at kontrollutvalet lukkast. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. Et viktig tema som bør være en del av politikeropplæringen Rettledningsmaterialet utenom den opplæringa som gis av sekretariatet og revisor etter valget, er et statlig ansvar. KS arbeider med opplæringspakker overfor kommunestyrer og kontrollutvalg etter neste valg. Orientering om kontrollutvalget og deres oppgaver bør være en del av den generelle folkevalgtopplæringen rettet mot kommunestyret. Kontrollutvalget i Strand har til nå hatt tilstrekkelig budsjett til å kunne utføre sine oppgaver DG G Samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen: Tilråding 77: Kontrollutvalet bør sende kopi av møteinnkallingane sine til administrasjonssjefen for å halde henne eller han orientert. Tilråding 78: Administrasjonssjefen bør trekkjast inn i arbeidet med den overordna analysen som ligg til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Tilråding 85: Fylkesmannen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Dette blir gjort i Strand Administrasjonssjefen har vært invitert til å komme med innspill til planen, men ikke direkte til den overordnede analysen. Bør vurderes gjennomført. Forsøkes gjennomført, men kan forbedres. Sekretariatet sjekker med jevne mellomrom hvilke tilsyn som er gjennomført og sender kopi til kontrollutvalget. Fylkesmannens planar for det enkelte år gjennomgås også. Det er liten kontakt opp mot andre tilsynsmyndigheter. G Tilbake 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000094 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 3 /2011 FORBEREDELSE TIL BESTILLING AV NY FORVALTNINGS- REVISJON: EIENDOMSFORVALTNINGEN I STRAND KOMMUNE Bakgrunn Kontrollutvalget har ansvar for å bestille forvaltningsrevisjon i tråd med gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Gjennom de to bestillingene som kontrollutvalget foretok i fjor, har de brukt det meste av budsjettet for innværende år. Men kontrollutvalget bør bestille et prosjekt til for levering i 2012, slik at det nye kontrollutvalget får tid til å arbeide med ny plan i starten av året. I følge gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er det neste prosjektet på prioriteringslisten Eiendomsforvaltning. I denne forberedende saken er det meningen at kontrollutvalget skal konkretisere hva de vil med prosjektet og hva de ønsker at revisjonen skal omfatte. Saksutredning Planen for forvaltningsrevisjon gir noen få stikkord for å utdype temaet: drift og vedlikehold av kommunal realkapital, eventuelt med utvidelse i forhold til prosjektstyring. Flere av kommunene vi betjener har vært innom temaet eiendomsforvaltning i forvaltningsrevisjoner. En kommune så på energiøkonomisering, mens flere kommuner har sett på vedlikehold, som har gått på noen av følgende problemstillinger: Kommunens rutiner og systemer for vedlikehold Omfang av vedlikehold og etterslep Hvordan kommunen forvalter realkapitalen gjennom ordinært og ekstraordinært vedlikehold Konsekvenser av utsatt vedlikehold Avgrensninger mellom drift og vedlikehold ved rehabilitering av bygg. I en utredning til KRD, NOU 22/2004, Velholdte bygninger gir mer til alle, forsøker en å definere god eiendomsforvaltning slik: God eiendomsforvaltning kan defineres som det å gi brukerne gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. I utredningen blir det listet opp følgende kriterier for god eiendomsforvaltning: 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Generelle delkriterier: 3.1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 3.2. Effektiv arealutnyttelse 3.3. Godt, verdibevarende vedlikehold 3.4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 3.5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 3.6. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen 9
3.7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Listen med kriterier inneholder flere tema som kan være aktuelle for en forvaltningsrevisjon. Kommunens økonomi gjør at det er lett å skyve på vedlikehold. Men trang økonomi kan også få utslag i at en utsetter lovpålagte krav, eller ikke tilpasser bygget optimalt for brukerne. I følge plan for forvaltningsrevisjon ble temaet eiendomsforvaltning nevnt i den overordnede analysen men også av administrasjonen. Kontrollutvalget bør derfor vurdere om de i prosessen skal ha en dialog med rådmannen/administrasjonen, før de tar stilling til innholdet i prosjektet. Dersom kontrollutvalget ønsker en slik dialog, kan dette legges inn i neste møte (2. mai). Sak om endelig bestilling kan da behandles i møtet 20. juni. Prosjektet planlegges gjennomført i 2012. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker å drøfte prosjektet eiendomsforvaltning med rådmannen i møtet 2. mai, og foreta endelig bestilling i møtet 20. juni SANDNES, 31.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Saksliste 10
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800210 : E: 212 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 4 /2011 BUDSJETTOPPFØLGING KONTROLL OG TILSYN PR 31.12.10 Bakgrunn Kontrollutvalget skal lage budsjett på eget område. Det innebærer også at kontrollutvalget må følge opp budsjettet gjennom året. Oppfølgingen skjer tertialvis, og det legges nå fram rapport for 3. tertial 2010. Saksutredning Budsjettoppfølgingsrapporten viser et samlet forbruk pr 31.12.10 på kr 769.864,-, som er et mindreforbruk på kr 79.136,-. Rapporten viser at det er mindreforbruk på alle områder. Kontrollutvalgets utgifter viser et mindreforbruk på kr 46.161,-. En stor del av dette ligger på godtgjørelser til politikerne. Utgifter til sekretariatstjenester viser et mindreforbruk på kr 12.500. Dette tilsvarer kommunens andel av tilbakebetalt overskudd fra sekretariatet for 2009. I tillegg fikk kommunen også kr 1.500,- for innskutt kapital i sekretariatet. Dette er ført som inntekt på kontrollutvalget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester viser et mindreforbruk på kr 20.475,-. Revisjonen kommenterer sitt forbruk slik: Interimsrevisjonen for 2010 er i sluttfasen. Noe gjenstår. Det er utført 6 av 6 mva komp attestasjoner. Budsjett regnskapsrevisjon og attestasjoner er stramt da ERV fremdeles gir store utfordringer for økonomiavdeling og revisjon. Det oppleves stadig at det er tidkrevende å ta ut rapporter og det finnes fremdeles posteringer i regnskapet som økonomiavdelingen ikke har full oversikt over. Problemene vil trolig også i år medføre at økonomiavdelingen vil være forsinket med årsoppgjøret. Det er gjennomført et betydelig antall bekreftelser i perioden. På forvaltningsrevisjon er kvalitet i barnehage i barnehage gjennomført og levert. En selskapskontroll på Rymi er i sluttfasen og det regnes med at denne leveres det første møtet i 2011. Anskaffelser og kvalitet i skolen er bestilt i 2011. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar budsjettoppfølgingen pr 31.12.10 til etterretning. SANDNES, 28.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 2. Tertialrapport pr 31.12.10 fra Rogaland Revisjon IKS Saksliste 11
Vedlegg: Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 Kontrollutvalget i Strand Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 212 Saksnr. : 200800210 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 Art Vedtak KSt. Forbruk 3. Tertial % Kommunens regnskap viser: 105025 Tapt arbeidsfortjeneste 108003 Godtgjørelse politikere 75 000 51 225 68,3 % 109900 Arbeidsgiveravgift 11 000 7 223 65,7 % 110000 Kontormateriell 2 000 350 17,5 % 110500 Undervisningsmateriell 2 000 111510 Kommunal bevertning 2 000 114000 Annonse, reklame, informasjon 2 000 115001 Kursmidler kontrollutvalget 10 000 7 040 70,4 % 116000 Utgifter og godtgjørelser 116080 Km. Godtgjørelse 2 000 116500 Andre oppgavepl. Godtgjørelser 5 000 117001 Ikke oppgavepl. reiseutgifter 2 000 1 501 75,1 % 119570 Kontingenter (FKT) 2 000 3 000 190000 Renteinntekter -1 500 Sum kontrollutvalget 115 000 68 839 59,9 % 137500 Kontrollutvalgssekretariatet 123 000 110 500 89,8 % 137500 Revisjonen 611 000 590 525 96,6 % Budsjettramme kontroll og tilsyn 849 000 769 864 90,7 % Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv. 351 000 377 325 107,5 % Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll 260 000 213 200 82,0 % Sum Revisjonens oversikt 611 000 590 525 96,6 % Alle beløp i oversikten er ekskl. mva. Tilbake 12
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800012 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 5 /2011 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 Bakgrunn Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at alle rapporter mv. sendes fortløpende til kommunestyret for sluttbehandling. I rapporteringen inngår også årsmeldingen der kontrollutvalget oppsummerer alle sine aktiviteter i året som gikk. Saksutredning Årsmeldingen oppsummerer alt arbeidet kontrollutvalget har gjort i løpet av året knyttet løpende tilsyn med forvaltningen og oppgaver knyttet til regnskaper og internkontroll. Kontrollutvalget i Strand har i løpet av 2010 bestilt kontroller for levering i 2011. Videre har det behandlet rapporten Kvalitet i barnehager som ble oversendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget har også fulgt opp rapporten Kvalitet i omsorg, der de ba om ny statusrapport våren 2011. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 bestilt en selskapskontroll som blir levert i løpet av 2011. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 utarbeidet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i 2011. Videre har de hatt jevnlig budsjettoppfølging i løpet av 2010. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand vedtar framlagt årsmelding for 2010. 2. Årsmeldingen blir videresendt til kommunestyret til orientering. SANDNES, 28.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Saksliste 13
Vedlegg: Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Kontrollutvalget i Strand Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 033 Saksnr. : 200800012 Dok.nr: ÅRSMELDING 2010 Innledning Kontrollutvalget skal iht. Kommuneloven og Forskrift for kontrollutvalg, føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Dette innebærer følgende oppgaver: 1. Løpende tilsyn med kommunens forvaltning 2. Oppgaver knyttet til kommunens regnskaper og internkontroll 3. Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til vedtatt plan 4. Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv. 5. Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret. Dette skjer dels løpende ved at rapporter og lignende sendes direkte til kommunestyret. I tillegg gir kontrollutvalget i årsmeldingen en oversikt over hele aktiviteten i året som gikk. Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget i Strand har følgende medlemmer: Medlemmer Varamedlemmer Jens Petter Thoresen Leder 1 Leidulf Sigmundstad Harald Arvid Alvestad Nestleder 2 Arve Boye Aanestad Jorunn Gro Melberg 3 Terje Vastveit Carleen Britt Hettervik 4 Lars Fossåskaret Einar Berge Kontrollutvalgets arbeid i 2010 Kontrollutvalget har i 2010 hatt 4 møter og har behandlet i alt 27 saker. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 avlyst to planlagte møter. Løpende tilsyn med forvaltningen og oppgaver knyttet til regnskap og budsjett Som et ledd i kontrollutvalgets løpende tilsyn med forvaltningen, har kontrollutvalget i løpet av året invitert administrative ledere til å orientere kontrollutvalget i aktuelle saker. Følgende har vært inne og orientert i løpet av 2010: 08.02.10 Kommunalleder teknisk og næring Jan Leland gav en orientering til kontrollutvalget. 31.05.10 Rådmann Jon Ola Syrstad og økonomisjef Vibeke Bø Langeland orienterte om kommunens årsregnskap og om skatteregnskapet for 2009. Kommunalleder pleie- og omsorg Tom Jakob Bru orienterte om kommunens oppfølging av rapporten Kvalitet i pleie- og omsorg. Rådmann og økonomisjef om tertialrapport 1. tertial 2010. 29.11.10 Rådmann og økonomisjef orienterte om budsjett 2011 og kommunens økonomiplan 2011-2014. Videre orienterte administrasjonen om oppfølging av presiseringer i revisjonsberetningen for 2009. I forhold til kontrollutvalgets ansvar med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, har kontrollutvalget fått innsyn i revisjonens planer og rapporter om resultatet av revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har også fått erklæring om uavhengighet fra oppdragsansvarlig revisor. Kontrollutvalget har i samsvar med årsplanen behandlet følgende saker knyttet til regnskap og budsjett: 14
Kontrollutvalget behandlet kommunens årsregnskap med revisjonsberetning for 2009 i møtet 31.05.10 og utalte seg om dette til kommunestyret. I samme møtet behandlet kontrollutvalget skatteregnskapet, skatteoppkrevers årsmelding og Skatteetatens kontrollbrev for 2009 Merknadene fra revisor i forbindelse med årsoppgjøret 2009 ble fulgt opp av kontrollutvalget i møtet 29.11.10. I tillegg til skriftlig tilbakemelding fikk kontrollutvalget muntlig orientering om hvordan presiseringene i revisjonsberetningen er fulgt opp. Fulgt med i kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin ved å bli orientert om tertialrapporteringen. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal årlig påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til plan vedtatt av kommunestyret og innenfor vedtatte budsjettrammer. Ved godkjenningen av plan for forvaltningsrevisjon i kommunestyrets møte 15.10.08, ble det samtidig gitt kontrollutvalget fullmakt til å rullere planen i planperioden. Planen er ikke endret i løpet av 2010. Det er i 2010 har kontrollutvalget bestilt to forvaltningsrevisjoner med levering i 2011: Skoler i Strand (bestilt i møtet 08.02.10) Anskaffelser (bestilt i møtet 29.11.10) I løpet av 2010 har kontrollutvalget behandlet følgende rapport om forvaltningsrevisjon: Kvalitet i barnehager i Strand kommune (behandlet i møtet 29.11.10) Rapporten avdekket ingen lovbrudd. Revisjonen kom i rapporten med tre anbefalinger til kommunen. Kontrollutvalget har i 2010 fulgt opp kommunestyrets vedtak i tilknytning til rapporten: Kvalitet i pleie- og omsorg (fulgt opp i møtet 31.05.10) Kontrollutvalget tok rådmannens tilbakemelding til etterretning. Kontrollutvalget ba rådmannen om ny oppfølgingsrapport i løpet av første halvår 2011. Alle rapporter sendes forløpende til kommunestyret. Tilsvarende sender også kontrollutvalget melding til kommunestyret når rapporter blir fulgt opp. Selskapskontroller Kontrollutvalget har ansvar for å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m. m. (selskapskontroller). Selskapskontroller skal gjennomføres i forhold til egen plan vedtatt av kommunestyret og innenfor vedtatt budsjettrammer. Plan for selskapskontroller ble vedtatt i kommunestyret i september 2008. Planen er ikke endret i løpet av 2010. I løpet av 2010 bestilte kontrollutvalget følgende selskapskontroll: Ryfylke Miljøverk IKS (bestilt i møte den 08.02.10) Formålet med kontrollen er eierskapskontroll med forvaltningsrevisjon på utvalgte områder Det har i 2010 ikke blitt behandlet rapporter om selskapskontroller. Det har heller ikke vært rapporter som skulle følges opp. Kontrollutvalgets budsjett og regnskap Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i kommune. Dette ble behandlet i kontrollutvalget 30.08.10. Kontrollutvalgets budsjettforslag er deres eget 1. Det kan bare endres kontrollutvalget selv, eller i politisk behandling i formannskap og kommunestyret. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordnet kommunestyret. Det er derfor av betydning for kommunestyret å være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behov på kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalgets budsjettforslag oversendes derfor til kommunen for framlegging i kommunestyret. 1 Jfr. brev av 18.06.07 fra Kommunal- og regionaldepartementet 15
For å følge opp sitt budsjettansvar har kontrollutvalget behandlet tertialvise regnskapsrapporter for dette budsjettområdet. Tertialrapporten pr 31.12.10 viser et samlet mindreforbruk på kr 79.136,- sum utgjør ca 9,3 % av årsbudsjettet for kontroll og tilsyn i 2010. Annet Som et ledd i sin rapportering til kommunestyret, utarbeidet kontrollutvalget årsmelding for 2009 og årsplan for 2011. Kontrollutvalget ser det som viktig å holde seg oppdatert i forhold til sitt fagområde. Jørpeland den 14. februar 2011 Strand kontrollutvalg Jens Petter Thoresen leder Harald Arvid Alvestad nestleder Jorunn Gro Melberg medlem Carleen Britt Hettervik medlem Einar Berge medlem Tilbake 16
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800046 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 14.02.2011 6 /2011 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER - FEBRUAR 2011 Bakgrunn Oversikten er oppdatert med endringer fram til dette møte. Saksutredning Kontrollutvalget har to forvaltningsrevisjoner i bestilling, som forventes levert i 2011. I tillegg har kontrollutvalget bestilt en selskapskontroll i Ryfylke Miljøverk IKS, som var ventet klar til dette møtet. Denne er litt forsinket, men forventes klar til neste møte. Rapporten om forvaltningsrevisjonen Kvalitet i barnehager som ble behandlet i forrige møte, ble sluttbehandlet i kommunestyrets møte 15.12.10. Denne planlegges fulgt opp i junimøte. Det samme gjelder rapporten om forvaltningsrevisjonen Kvalitet i pleie og omsorg. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar oversikt over status porsjekter og kontroller februar 2011 til orientering. SANDNES, 31.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller februar 2011 Saksliste 17
Vedlegg: Oversikt over status prosjekter og kontroller - februar 2011 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Strand Arkivkode : E: 216 Saksnr. : 200800046 Oversikt over status prosjekter og kontroller - februar 2011 Prosjekter fra bestilling 1) til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Vedtatt igangsatt Avtalt tidsbruk 1. Anskaffelser 29.11.10 150 timer Status/ Antatt ferdig 2. Skole tilpasset opplæring 08.02.10 180 timer 30.04.11 Selskapskontroller 1. Ryfylke Miljøverk IKS 08.02.10 76 timer 31.12.10 1) Prosjekter eller kontroller som skal bestilles i dette møtet, er skrevet i kursiv. Kommentar Prosjekter under politisk behandling og til videre oppfølging Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet Behandlet av/ dato Planlagt fulgt opp 1. Kvalitet i barnehager 19.10.09 29.11.10 Kst: 15.12.10 20.06.11 2. Kvalitet i pleie- og omsorgssektoren Selskapskontroller 1. 01.12.08 30.11.09 Kst: 16.12.09 31.05.10 20.06.11 Kommentarer Ny oppfølging våren 2011 Avsluttede prosjekter Forvaltningsrevisjoner Vedtatt igangsatt Behandlet i KU 1. Etikk 05.06.07 27.04.09 2. Utbyggingsområder og utbyggingsavtaler 3. Fastlønnsleger og leger med fastlegeavtaler 4. Evaluering av kommunens organisering 5. Overordnet analyse 04.09.07 6. Vurdering habilitet i forb. m. prosjektet Melting Pot 27.03.07 01.12.08 Behandlet i Fsk/Kst Kst: 10.06.09 Kst: 24.03.10 Kst: 18.02.09 Kst: 28.10.09 Fulgt opp av KU 30.11.09 19.10.09 10.05.05 13.02.07 Kst: 09.04.08 08.06.09 27.03.07 04.09.07 Kst: 19.09.07 10.06.08 16.09.08 04.03.08 29.04.08 16.09.08 27.04.09 Kst. 15.10.08 01.12.08 Selskapskontroller 1. Avanti Ryfylke AS 27.03.07 11.12.07 Kst: 10.09.08 01.12.08 2. Ryfylke-kommunene IKS 26.09.06 11.12.07 Kst: 10.09.08 01.12.08 3. Lyse Energi AS 27.03.07 06.03.08 Kst: 09.04.08 Kommentar Følges videre opp av kommunestyret. Vedlegg til plan for forv.rev., behandlet i kst. 15.10.08 Tatt til orientering Ytterligere oppfølging ikke nødvendig. Tilbake 18