Reiser for eksterne Eksterne kan no senda inn reiser og honorar på elektroniske skjema. Skjema finn de på nettsida: https://registrering.dfo.no Logg på ved bruk av eit av alternativa nedanfor:
De får då opp denne startsida:
Reiser: For reiser vil det vanlegaste valet vera dagsreiser. Du vel då «Dagsreise innenlands». Denne skal brukast inntil 3 timar inn i eit nytt døgn (kl. 03.00). Dersom reisa har skjedd over meir enn ein dag, brukar du «Øvrige reiser». Då vel du skjema «Innenlandsreise».
Startdato og tidspunkt (klokkeslett) må fyllast ut rett. Pass på at det står : (kolon) mellom time og minutt, elles vil du få feilmelding. Reisa starta då du reiste heimefrå og er slutt når du er heime. Reisemål er destinasjonen for reisa (til dømes Leikanger). Regulativ: Dersom ein overnattar på hotell, skal regulativ Tjenestereise brukast. Årsak/Formål er grunnen for reisa. Dette kan til dømes vera turnussamling Dersom det er noko som bør informerast om utover det vanlege, bør det leggast inn informasjon om dette i kommentarfeltet.
Dersom de har brukt eigen bil, kan de fylle ut strekningsdetaljar. Når du legg inn km godtgjersle, legg du først inn tal km du har køyrt. Dette må du dele opp i fleire linjer dersom du har hatt passasjer på delar av turen. Du må alltid legga inn kvar du har køyrt frå og til. Dersom du har hatt med passasjer, må namnet på denne leggast inn i kommentarfeltet. Når all informasjon er lagt inn, trykker du på godkjenn. Dersom du har kvitteringar som skal leggast ved reisa, kan dette enkelt gjerast elektronisk. Du må då først «lagre utkast». Trykk deretter på «vedlegg», og du vil få opp resten av skjermbilete nedanfor. Kvitteringane må vera lagra i pdf ein stad på pcen din. Trykk på «bla gjennom» og leit deg fram til rett vedlegg. Når du har merka kvitteringa di, trykker du på «opplasting». Dersom du har fleire vedlegg, gjentek du prosessen til du har fått lasta opp alle. Gå deretter vidare til «registrer utgiftsbilag».
Først må du trykke på «Ny post» Då får du opp ei linje som du kan registrere den første utgifta. Du vel først rett «utgiftstype» frå rullegardinmenyen. Dersom du har buss, ferje, t-bane og liknande, vel du utgiftstypen «kollektiv transport». Dette er eit utgiftstype som ikkje krev at du leverar kvittering, dersom det er faste takstar. Det er viktig at du då informerer om kva framkomstmiddel du har brukt og kva strekning det gjeld. Bompengar er ein anna utgiftstype de ikkje treng legga ved kvittering på. Då gjeld dei same reglane om at du må opplyse om kva passering utgifta gjeld. Tidlegare har vi gjort tilpassingar på reiserekninga, der me har sett at den ikkje var fullstendig. Det har vi ikkje lenger tilgang til no. Det er derfor viktig at alt blir fylt ut rett og fullstendig. Du kan deretter velje å godkjenne denne eine posten, eller legge inn ein ny dersom du har hatt fleire utgifter. Vi fekk ein del endringar i 2015 etter vi vart ein del av nettoføringsordninga for mva i Staten. Her kjem derfor nokre avklaringar på utgiftstype: Parkering her heiter utgiftstypen parkering Hotellet har de fått dekka, og ettersom det ikkje blir betalt ut diett, treng de ikkje legge inn noko på dette. Det er likevel fint om de legg inn namnet på hotellet i kommentarfeltet Flyreise her kan de bruke utgiftstypen som heiter «flyreise m/10% mva» Taxi - her kan de bruke utgiftstypen «Taxi m/ 10% mva»
Alle desse kostnadene er døme på kostnader der du alltid må legge ved kvittering. Når du har lagt inn alle utgiftene dine, trykker du på «godkjenn». Gå deretter vidare på «kontroller og send» På denne sida kan du kontrollere om dei opplysingane du har lagt inn er rett. Dersom du opnar «vis reiseregningsformular» vil du få opp eit samandrag av heile reisa di. Når du har kontrollert at alt er rett, kan du endre den avsluttande aktiviteten til «lagre og send til godkjenning». Valet på den gule knappen vil då også endra seg til «lagre og send til godkjenning», og du kan trykke på denne for å sende reisa di til godkjenning. Dersom du trykker «lagre utkast» vil reisa verte lagra, og du vil kunne finne den att, men den vert ikkje sendt på den elektroniske godkjenningsrunden og dermed heller ikkje utbetalt.
Vedlikehald av personleg profil: Dersom du endrar adresse, e-postadresse eller kontonummer, endrar de dette sjølve i portalen. De går då inn på «Personleg profil»: For å endra adressa, vel de «Bostedadresse» og legg inn den nye adressa: Dersom de skal endra bankkonto, kan de trykka på blyanten til høgre på linja for kontonummer. Det same gjeld for endring av e-postadresse.
Kontaktinformasjon: Dersom de har spørsmål til utfylling av reiserekninga eller får problem i systemet, kan de ta kontakt med: Sogn og Fjordane: Liv Janne Steig fmsflst@fylkesmannen.no Tarjei Nedrelo fmsftnd@fylkesmannen.no