Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 BYKLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET Møte nr. 02/17 Dato: 11.05.2017 kl.10.00-11.30 Sted: Rådhuset, møterom A MØTEBOK Til stades: Torvald Gautland, leiar Lars Erik Domaas Birgit Lidtveit (møtte for Ingrid Helle) Magnhild Bjørnarå Olav Mosdøl Ingrid Helle hadde forfall Dessutan møtte: Forvaltningsrevisor Nils Kristian Aarsland Revisor Tommy Pytten Utvalssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/17 KOMMUNEREKNESKAPEN FOR 2016 SAK 07/17 TINGING AV FORVALTNINGSREVISJON Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kvinesdal, 11.05.2017 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Utskrift sendast til: Kontrollutvalet sine medlemmer og varamedlemmer, Bykle kommune, ordførar, rådmann, revisor, Astrid Steensby og Setesdølen. 2
Møtebok 11. mai 2017 Bykle kontrollutval SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK Møtebok frå 23. mars 2017 vert godkjend. SAK 06/17 KOMMUNEREKNESKAPEN FOR 2016, BYKLE KOMMUNE Uttale frå kontrollutvalet til kommunestyret: Kontrollutvalet har handsama Bykle kommune sin rekneskap for 2016. Driftsrekneskapen syner kr 144 686 280 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 606 559. Saman med årsrekneskapen låg det føre årsmelding frå rådmannen og revisjonsmelding frå Agder Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av regnskapet med tilhøyrande spesifikasjonar og noter, samt rådmannen si årsmelding, dekkjer dei formelle krava i rekneskapsforskrifta og rekneskapsbrukaren sitt informasjonsbehov. Ut over dette og det som kjem fram i revisor si melding, har kontrollutvalet ingen merknader til Bykle kommune sin årsrekneskap for 2016. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen Sak 06/17 Kommunerekneskapen for 2016, Bykle kommune Lover, forskrifter: Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25. september 1992 Forskrift om årsrekneskap og årsmelding av 15. desember 2000, med endringar i 2004 Saksdokument som er lagt med saken: Årsrekneskapen for 2016 Årsmeldinga for 2016 Revisjonsmelding, datert 19. april 2017 Saksopplysningar: Driftsrekneskapen viser kr 144 686 280 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 606 559. 3
Årsrekneskapen inneheld balanse per. 31. desember 2016, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta per denne datoen, og ei beskriving av vesentleg brukte rekneskapsprinsipp og andre noteopplysningar. Årsrekneskapen er utarbeida etter dei formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhøyrande rekneskapsføresegner i forskrift for årsrekneskap og årsmelding og god rekneskapsskikk i Noreg. Revisor vil vera til stades i kontrollutvalet sitt møte og kan svare på mulege spørsmål i samband med rekneskapen. Framlegg til vedtak: Uttale frå kontrollutvalet til kommunestyret: Kontrollutvalet har handsama Bykle kommune sin rekneskap for 2016. Driftsrekneskapen syner kr 144 686 280 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 606 559. Saman med årsrekneskapen låg det føre årsmelding frå rådmannen og revisjonsmelding frå Agder Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av regnskapet med tilhøyrande spesifikasjonar og noter, samt rådmannen si årsmelding, dekkjer dei formelle krava i rekneskapsforskrifta og rekneskapsbrukaren sitt informasjonsbehov. Ut over dette og det som kjem fram i revisor si melding, har kontrollutvalet ingen merknader til Bykle kommune sin årsrekneskap for 2016. SAK 07/17 TINGING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Internkontrollsystem knyttet til innkreving av kommunale avgifter og gebyr» basert på dei problemstillingar som går fram av prosjektplan datert mai 2017. Ein føreset at prosjektet vert gjennomført innanfor årets budsjettramme for Kontroll og Tilsyn, og at rapporten frå prosjektet er motteke innan 2017. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen SAK 07/17 TINGING AV FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Prosjektplan av mai 2017 frå Agder Kommunerevisjon IKS 4
Kva saka gjeld: Ein syner til sak 03/17 i kontrollutvalet som gjorde slikt samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet vil be Agder Kommunerevisjon IKS om å lage ein prosjektplan for prosjektet «Forsvarleg internkontrollsystem». Ein reknar med at prosjektplanen er ferdig til neste møte i kontrollutvalet som etter planen er 11. mai 2017.» Agder Kommunerevisjon IKS har lagt fram ein prosjektplan kor dei gjer framlegg om desse problemstillingane: 1. «Har kommunen foretatt risikovurdering og definert mål for Byggsak og Teknisk drift og eigedom, og har kommunen tilfredsstillende rapportering knyttet til måloppnåelsen? 2. Har Bykle kommune et forsvarlig system for behandling av byggesøknader og søknader om tilkopling til vann og avløp etter regler i Pbl med forskrifter? 3. Har kommunen egne kvalitetssikringsrutiner, herunder system for registrering og oppfølging av avvik, knyttet til behandling av søknader etter plan og bygningsloven og søknader om tilkobling? 4. Har kommunen tilfredsstillende oversikt (register) over hytter/fritidsboliger, ferieleiligheter med tilhørende informasjon for å fastsette korrekt gebyrsats for tilkobling og årsavgift for vann og avløp i samsvar med prisene i «Kommunale avgifter, prising og tilskott for 2017»? 5. Har kommunen rutiner for å kontrollere at alle hytter, fritidsboliger og ferieleiligheter som er tilkoblet vann og avløp betaler kommunale gebyr? 6. Har kommunen system og rutiner for beregning av selvkost for å sikre at gebyrsatsene ikke overstiger selvkost? 7. Har Bykle kommune rutiner for vurdering av inhabilitet (ev. etiske retningslinjer) for kommunalt ansatt og politikere knyttet til behandling av byggesaker?» Ein viser elles til innhaldet i prosjektplanen som ligg ved saka. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Internkontrollsystem knyttet til innkreving av kommunale avgifter og gebyr» basert på dei problemstillingar som går fram av prosjektplan datert mai 2017. Ein føreset at prosjektet vert gjennomført innanfor årets budsjettramme for Kontroll og Tilsyn, og at rapporten frå prosjektet er motteke innan 2017. FAST POST: Revisor orienterer 5
Eventuelt Kontrollutvalet har motteke brev frå Vidar Toreid av 30.04.2017 med klage på prosedyrer, sakshandsaming og habilitet i Bykle kommuneadministrasjon. Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte (7. juni) for å orientere om prosedyrer og sakshandsaming i administrasjonsutvalet. 6