KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av Parallelle rammeavtaler innen Konsulenttjenester for Stjørdal kommune Innen veg, vann og avløp. For perioden 01.01.2016-31.12.2018 Med mulig opsjon for ytterlig 1 år Tilbudsfrist: 08.01.2016 kl. 15:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 4 1.3 Deltilbud... 5 1.4 Rammeavtale med flere leverandører.... 5 1.5 Kunngjøring... 5 1.6 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 6 2.3 Universell utforming... 7 2.4 Fakturering... 7 2.5 Taushetsplikt... 7 2.6 Forbehold og avvik... 8 2.7 Vedståelsesfrist... 8 2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 8 2.9 Tilleggsopplysninger... 8 2.10 Tilleggsinformasjon... 8 2.11 Språket i tilbudet... 9 2.12 Åpning... 9 2.13 Vedståelse... 9 2.14 Omkostninger... 9 2.15 Totalforkastelse... 9 3 KVALIFIKKASJONSKRAV... 10 4 TILDELINGSKRITERIER... 12 4.1 Vektingsmodell... 12 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 14 5.1 Innlevering av tilbud... 14 5.2 Tilbudets utforming... 14 6 KONTRAKTSFORSLAG... 16 7 VEDLEGG... 17 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Stjørdal kommune Generell informasjon om oppdragsgiver finnes på: www.stjørdal.kommune.no Organisering av enhet kommunalteknikk Enhetsleder Stabsavdeling Prosjektavdeling Samferdselsavdeling VA- avdeling Veg Parkering Avløp Vann 3
Oppdragsgivers kontaktpersoner: Navn: Enhetsleder kommunalteknikk, Arild Moen Telefon: 90911433 e-post arild.moen@stjordal.kommune.no Navn: Fagansvarlig VA, Geir Baustad Telefon: 74833806/91704824 e-post geir.baustad@stjordal.kommune.no Navn: Fagansvarlig samferdsel, Ketil Fiskvik Telefon: 94780277 e-post ketil.fiskvik@stjordal.kommune.no Navn: Fagansvarlig prosjekt, Tor Stein Korsvold Telefon: 74833820/97163511 e-post torstein.korsvold@stjordal.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonene per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.2 Anskaffelsens formål Stjørdal kommune kjøper årlig inn konsulenttjenester innenfor fagfeltene: veg, vann, og avløp i varierende omfang. Brorparten av disse skjer gjennom utlysning basert på konkrete større prosjekt. For resterende oppgaver/oppdrag vil det være formålstjenlig å inngå parallelle rammeavtaler basert på kompetanse/erfaring, timepris, og gjennomføringsevne. Stjørdal kommune ønsker tilbud på rammeavtale for levering av konsulenttjenester for perioden 01.01.2016-31.12.2018, med mulig opsjon for ytterlig 1 år. Avtalen vil gjelde for oppdrag innen fagområdene: veg, vann, avløp. Arbeidsoppgavene vil omfatte: planavklaring, forprosjektering prosjekteringsoppgaver/detaljprosjektering byggeledelse Erfaringsmessig kjøper Stjørdal kommune årlig slike tjenester for ca 700.000 1.000.000 kr 4
1.3 Deltilbud Oppdragsgiver ønsker leverandører for alle fagfeltene. Det vil derfor ikke være anledning til å legge inn tilbud på deler av behovet. 1.4 Rammeavtale med flere leverandører. Det er ønskelig å inngå avtale med flere leverandører. Det vil bli inngått avtale med inntil 3 leverandører dersom det er tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Avtaleforholdene reguleres av Kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8401, NS 8402 og NS 8403 avhengig av prosjektenes egenart. En fastpriskontrakt vil være basert på faste timepriser og tidsrammer. Fordelingen av leveransene mellom de parallelle rammeavtalene skal ta utgangspunkt i hvilke leverandører som best oppfyller tildelingskriteriene i de konkrete prosjekt. Det inngås egen avtale for det enkelte prosjekt, basert på denne tilbudsforespørselen. En sluttdato vil mellom annet inngå i kontrakten. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 27.11.2015 Frist for å levere tilbud 08.01.2016,kl 15:00 Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder Evaluering Januar 2016 Meddelelse om valg av leverandør Februar 2016 Karensperiode Kontraktsinngåelse Etter tildeling og klagefrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 5
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Følgende tekst skal inngå i kontrakt: Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. På Kundens forespørsel skal Leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. Kunden har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av Leverandør. Konvensjonalboten skal utgjøre [0,4]% av det samlede vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten. Samlet sum skal ikke overstige [15] % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Kunden kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelser i sine kontrakter med underleverandørene, og å gjennomføre nødvendig kontroll for å påse at dette overholdes. Dersom leverandøren ikke etterlever denne plikten, har oppdragsgiver samme rett til å kreve konvensjonalbot og heve kontrakten som ovenfor. 6
2.3 Universell utforming Oppdragsgiver ønsker at universell utforming og økt tilgjengelighet skal bidra til et universelt utformet samfunn. Tilbyder skal ved egenbeskrivelse vedlegge en orientering om dette. 2.4 Fakturering Det forutsettes minimum kreditt-tid på fakturadato+30 dager. Stjørdal kommune har elektronisk behandling av alle inngående fakturaer. For at alle leverandører skal få betaling i rett tid er det viktig at fakturaene er merket riktig. Fakturaene sendes til følgende fakturaadresse: Stjørdal kommune Fakturamottak Rådhus II 7590 Tydal fakturamottak@varnesregionen.no Faktura bes merket med ansvarsnummer og navn, samt navn på rekvirent/bestiller. Krav til fakturaopplysninger: Ansvarsnummer består av 6 siffer Bestillende enhets navn/leveringsadresse må påføres fakturaen Navn på rekvirent/bestiller skal opplyses Bankkonto skal være påført Fakturadato Forfallsdato Fakturanummer Spesifisert merverdiavgift Organisasjonsnummer Spesifikasjon av varer/tjenester For å sikre rett betaling til riktig tid er det viktig at fakturaen inneholder de opplysninger som er nevnt ovenfor. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 7
2.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder fra fristens utløp. 2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.9 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse, helst pr.e-post, om tilleggsopplysninger merkes: sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 2.10 Tilleggsinformasjon Enhver informasjon som ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget, men som leverandøren mener er relevant for evaluering av tilbudet, må vedlegges tilbudet som en del av dokumentasjonen til tilbyder. Dette skal i så fall merkes som "Tilleggsinformasjon". 8
2.11 Språket i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.12 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 2.13 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra fristens utløp. 2.14 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av Stjørdal kommune. 2.15 Totalforkastelse Stjørdal kommune tar forbehold om å kunne forkaste samtlige tilbud i henhold til gjeldende regelverk. 9
3 KVALIFIKKASJONSKRAV Obligatoriske skal-krav: Skatteattester Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epslanguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Obligatorisk skal-krav: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Obligatorisk skal-krav: Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsoppgjør for siste år. Obligatorisk skal-krav: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. (Man bør utdype hva man legger i "tilsvarende oppdrag".) Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 10
Obligatorisk skal-krav: Gjennomføringsevne Krav Det kreves god gjennomføringsevne. Dokumentasjonskrav Oversikt over/beskrivelse av leverandørens personell/bemanning eller enheter som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten inkl service, enten de tilhører foretaket eller ikke. Obligatorisk skal-krav: Universell Utforming Krav Universell utforming-engasjement Dokumentasjonskrav Orientering om firmaets UU-arbeid 11
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Kvalitet 40% 4.1 Vektingsmodell Priskriterie: Tilbudet vil bli vurdert ut fra følgende volum: Ingeniør med 0-5 års praksis vil utføre 100 timer Ingeniør med 5-10 års praksis vil utføre 100 timer Ingeniør med mere enn 10 års praksis vil utføre 100 timer Siv.ingeniør med 0-5 års praksis vil utføre 100 timer Siv.ingeniør med 5-10 års praksis vil utføre 100 timer Siv.ingeniør med mer enn 10 års praksis vil utføre 100 timer Deretter vil totalsummen vil bli vurdert etter forholdsmessig metode: Laveste totalpris får 10 poeng, deretter: Poengscore=10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er den beste (laveste)pris Kvalitetskriterie Med kvalitet menes konsulentfirmaets kompetanse innen de beskrevne fagfeltene og innen generell forvaltningsrett. For å dokumentere kvalitet skal tilbyderne fremlegge CV på tilbudt personell. CVen skal inneholde opplysninger om kompetanse og erfaring innenfor de etterspurte fagfeltene og forvaltningsrett. 12
Det skal gis opplysning om hvilke saker de har ført. Brukergruppen vil her vurdere innkomne tilbud. Deretter tildele poeng etter sitt innkjøpsfaglige/fagtekniske skjønn, da tatt i betraktning ovenfornevnte punkter. Den tilbyders brukergruppe mener er best egnet, vil få 10 poeng, deretter gradert etter gruppens skjønn. Denne sum vil så bli vektet med 40% 13
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Stjørdal kommune Geir Baustad Postboks 133 7501 Stjørdal Besøksadresse: Stjørdal kommune, kommunalteknikk, Kjøpmannsgata 9, 7500 Stjørdal. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Konsulenttjenester v/ Geir Baustad. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar i orginal form innsatt i ringperm med skillekort. I tillegg skal tilbudet leveres med ett eksemplar i kopi, elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. CV på aktuelt personell Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Firmaattest. Årsoppgjør for siste år. Oversikt over/beskrivelse av leverandørenspersonell/bemanning 14
Universell utforming-beskrivelse Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Utfylt prisskjema (vedlegg 1) Kvalifikasjonskrav/sjekkliste (vedlegg 2) 15
6 KONTRAKTSFORSLAG Det skal vedlegges forslag til kontrakt 16
7 VEDLEGG Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Kvalifikasjonskrav/sjekkliste 17
Vedlegg 1: Tilbudsskjema Tilbudt personell Timepris ingeniør 0-5 års praksis: Timepris ingeniør 5-10 års praksis: Timepris ingeniør over 10 års praksis: Timepris siv. ingeniør 0-5 års praksis: Timepris siv. ingeniør 5-10 års praksis: Timepris siv.ingeniør over 10 års praksis: Tilleggskostnader utover timepris må oppgis Tilbudet ønskes gitt med gjeldende timepriser i norske kroner og eksklusiv merverdiavgift, inklusive alle avgifter for de aktuelle personer. Prisene skal dekke rådgiverens fortjeneste og kostnader til administrasjon og kontorhold, intern kopiering og databehandling. Kostnader med reisetid og reisekostnader blir ikke honorert særskilt. Dekning av slike utgifter må være inkludert i timeprisen. Tilbyderen kan kreve refusjon av nødvendige utgifter til: Reisekostnader for gjøremål utenfor Stjørdal sentrum kan honoreres. Kostnadene tas utgangspunkt fra Stjørdal sentrum. Kopiering av tegninger og annet materiale til bruk for andre en rådgiveren selv. Annonser og porto for utsendelse av konkurransegrunnlag o.a. Reiser som ikke dekkes av tredje punktavsnitt ovenfor dersom oppdragsgiver på forhånd har godkjent reisen. Utgifter dekkes i henhold til satsene i Statens regulativ. Tilleggskostnader utover timepriser må oppgis. Det aksepteres ingen form for gebyrer på de varer og tjenester som blir kjøpt. Dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgiftene eller gebyrene skal være hensyntatt i de prisvilkår som gjelder. Prisene er faste frem til 01.01.17. En prisjustering kan skje ved dette tidspunktet. Justeringen skal da følge SSB s konsumprisindeks. En eventuell ny pris skal da gjelde til kontraktens utgang. 18
Vedlegg 2: Kvalifikasjonskrav/sjekkliste Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Levert? JA / NEI Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=91 96&epslanguage=NO) Svar NEI må begrunnes Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Gjennomføringsevne Universell utforming Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Årsoppgjør m./rev.beretning for siste år Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Oversikt over leverandørens personell Orientering om firmaets UU-arbeid 19