Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 13 2017 Grupperom Øya, 24.04.2017, kl. 18:15 20:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Se utsendt referat fra HSM 12. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 12 godkjennes Referat: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Siden sist (10 minutter) Emilie: Mail, hallfordelingsmøte, Eirik: Fastsatt dato HSKM, fiksa GVP-møte, videresender og fikser diverse mail Espen: Vært på ferie, mail Joakim: Møte med cricket, svart på mail, utarbeidet avtale om lån, tar spm. om ekstrabevilgninger Vilde: Møte cricket, mail, arrangement, hatt HSKM Katrine: KA er sendt til trykk, hatt HSKM og vært i hallfordelingsmøte med kretsen sammen med Emilie Stine: Mail, jobber med nettsiden, Ingrid: Styra med dugnad som ble avlyst, sendt ut mail ang. mosjonstilbud, mail Mari Elise: Hatt HSKM, fikset med Åpen dag og mail Martine: Fakturert baneutvalget, avlyst dugnad, møte med Gard, møte med Smartprofil og satt i gang diverse prosesser der. 1
Sak 3: NTNUI- Cricket (15 minutter) Saksfremlegger: Vilde Joakim, Eirik og Vilde var på møte med NTNUI Cricket i forrige uke, samt x-antall telefonsamtaler. Litt informasjon rundt dette. Referat: Moholt Cricket Club er et oppstartet lag av tidligere NTNUI-spillere og vil hente spillere fra andre klubber, deriblant NTNUI. Driver derfor og skaper dårlig stemning og snakker ned om NTNUI for å få folk over. I tillegg er det tull med overgangsbetaling. Cricket har en samarbeidstale, men er mer enn nok spillere. Kan ta en titt på denne samarbeidskontrakten. Sak 4: Godkjenne Lacrosse- drakter (15 minutter) Saksfremlegger: Vilde Innstilling: Diskusjon/ vedtak NTNUI Lacrosse har fått innvilget støtte til å kjøpe nye drakter til kvinnelaget. Lacrosse er en sport som ikke aksepterer for eksempel logoer på draktene, og de skal være mest mulig ensfargede, og tallene godt synlige. De har fått klager på at tallene på de gamle draktene deres var vanskelige å se, så derfor har de valgt å løse det slik. Ønsker tilbakemeldinger og evaluering. Referat: Har tidligere vært striper under armene og ned langs siden, mulig å få dette på disse også? Må rette på fargene. Muligheter for å Nike-logoen i svart? Den hvite bryter veldig med resten av fargene. Sak 5: Å ta opp saker (10 minutter) Styret har nå blitt gode på å sende inn mange saker, noe som er kjempebra! Det er god noen utfordringer i forhold til hva som er forventet saksgrunnlag etc. Vi tar en liten gjennomgang av hva som må være med, format o.l. Referat: Alle har lov til å ta opp saker, disse bør være sendt innen kl. 10.00 på fredag. Kopier en vanlig sak og fyll inn for din sak. De som leser saken skal vite like mye som deg om saken av å lese saken i innkallingen. Send saken som et vedlegg på mail. Sak 6: Legge ned NTNUI- Sjonglering (10 minutter) Saksfremlegger: Stine NTNUI Sjonglering ønsker å avslutte som et utvalg da det kun er én som ønsker å sitte i styret og møte opp på treninger. Forslag til vedtak: Hovedstyret velger å avslutte NTNUI Sjonglering 2
Referat: Vet det er flere som driver med sjonglering. Er resten av gruppen klar over at den legges ned om de ikke stiller opp? Stine skal ha HSKM denne uka og ber leder da opplyse resten om konsekvensene. Vedtaket faller inntil vi har mer informasjon. Sak 7: Åpen dag på NTNU (10 minutter) Innstilling: Diskusjon «Har satt opp tentativt program som ser sånn ut: Avslutning i R1 Start: 13.30 1. Kunstnerisk v/tss 2. Leder, Samfundet 3. UKA 4. NTNUI 5. ISFiT 6. Kunstnerisk v/tss Slutt: 14.00 Maks 5 min på hver. ---------------------------------------------------------- Håper dette kan passe for alle. For at alt skal gå så smud som vanlig, trenger jeg å få slides/videomateriale til presentasjonen fra dere på forhånd, seinest tirsdag 25. kl. 15.00. Jeg legger alt inn i en felles presentasjon, slik at det blir minst mulig knoting og dødtid mellom hver som presenterer. Slå gjerne på tråden dersom dere har spørsmål.» Er det noen som vil prate her? Referat: Emilie tar presentasjonen, de som kan møter på stand: Emilie 12.30 13.30 Eirik 12 13 Katrine og Mari Elise 9 10 Katrine 10 11 Stine 13 14 Vilde 11-12 Sak 8: Møteinformasjon (10 minutter) og Katrine -Hallfordelingsmøtet (NB. Halltid mosjon) - Konstituerende velferdstingmøte på onsdag! Bli med! - Ledermøte i Sør- Trøndelag IK - VT-møte og Studentting- møte i neste uke for interesserte 3
Referat: Hallfordelingsmøte særkretsene i Sør-Trøndelag får treningstid på grunnlag av antall medlemmer. Gruppelederne må ha god dialog med særkretsen sin, da det er de som deler ut. Ingrid er med på VT-møte. Eirik blir med på ledermøte. Hvem som blir med på VTmøte neste uke diskuteres på neste HSM. Sak 9: Låneavtale (15 minutter) Saksfremlegger; Joakim Se vedlagt fil. -Vurdere og godkjenne generell låneavtale -Gi konsensus til at økonomiansvarlig, hovedkasserer og styreleder kan godkjenne låneavtaler av mindre summer Forslag til vedtak: Styreleder, hovedkasserer og økonomiansvarlig har dispensasjon til å godkjenne låneavtaler der lånesummen er under 5000,-. Referat: Hvor kommer 5000 fra? Emilie satte den da mindre summer var litt diffust. Joakim tar den videre med Morten for å høre om det er ok. Sak 10: Møteinformasjon (10 minutter) Saksfremlegger: Martine Vi trenger nye telt. De teltene vi har ble ødelagt under Dødens Hinderløp, det vil si at vi ikke har noen telt for øyeblikket. NTNUI Fotball har kjøpt inn 2 nye telt, litt bedre kvalitet enn de vi hadde, som jeg vil kjøpe de siden vi trenger teltene mer enn de gjør. De koster 1299 per telt. Forslag til vedtak: Hovedstyret kjøper 2stk telt for å erstatte de som ble ødelagte. Referat: Er det ikke galt at vi skal betale full pris? Nei, vi trenger flere telt og de har ordnet med innkjøp for oss. Skulle vi kjøpt nye hadde det vært mye mer arbeid for oss og vi hadde uansett lånt de ut til Dødens Hinderløp. De gamle teltene var så dårlige at det ikke kan sies noe på at disse gikk i stykker. Sjekk at teltene er i god stand før vi kjøper de. Vedtaket godkjennes fulltallig. Sak 11: Til neste gang (10 minutter) Emilie: Sit sponsormiddag, åpen dag, ledermøte, møte Per Einar Tangen ang. studiepoeng, møte Sit. Eirik: Møter, møter, møter og avtaler Espen: Fullføre internrevisjonen, svare på mail 4
Joakim: Gå gjennom låneavtalen med lovutvalget, se over dette med forsikringer, ekstrabevilgninger. Vilde: Strategisamling med idrettsrådet, møte Per Einar ang. paraidrett Katrine: Søke om rekorder UKA Rundt, møte med Tolak (leder i telt-gjengen under UKA) ang. UKA Rundt og fengselstomta Stine: Skal ha HSKM, svare på mail, fikse nettsiden ang. tilganger osv. Ingrid: VT-møte, HSK-møte, følge opp mosjon Mari Elise: Arrangere åpen dag, Martine: Div. material og masse greier Sak 12: Eventuelt 12.1 12.2 5