OVERORDNET ANALYSE For kontrollutvalget i Tysfjord kommune 2016 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune er bestiller av overordnet analyse Analysen er grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Planen er inkludert som eget kapittel Side 1
Innholdsfortegnelse Om overordnet analyse... 4 Dokumentets oppbygning... 4 DEL 1 - INNLEDNING... 5 Forvaltningsrevisjon... 6 Hensikten med forvaltningsrevisjon... 6 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 7 Overordnet analyse... 7 Perspektiv... 8 Kommunereform og rullering... 8 Metodikk... 9 Dokumentanalyse... 9 Statistikk... 9 Prosessmøter... 9 Avtale om forvaltningsrevisjon 2016-2019... 9 DEL 2 - ANALYSEGRUNNLAG... 10 Administrasjon og organisasjon... 11 Organisasjon... 11 Lokaldemokrati... 12 Innsyn... Feil! Bokmerke er ikke definert. Internkontroll... 14 Økonomi... 14 Demografi... 16 Sykefravær... 13 Anskaffelser... 17 Oppvekst og kultur... 18 Barnehage... 18 SFO... 19 Skole... 19 Barnevern... 19 Kompetanse og integrering... 20 Helse og velferd... 20 Helsestasjon og skolehelsetjeneste... 20 Rusomsorg... 21 Sosiale tjenester... 21 Side 2
Boligsosialt arbeid... 21 Helse og omsorg... 22 Teknisk... 22 Selvkosttjenester... 22 Plan- og byggesaksbehandling... 24 DEL 3 RISIKOANALYSE... 26 Administrasjon og organisasjon... 27 Oppvekst og utdanning... 28 Helse og velferd... 28 Teknisk... 29 DEL 4 - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019... 30 Planens tidsperspektiv... 31 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 31 Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år... 31 Generelt om valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter... 32 Anbefalte forvaltningsrevisjonsprosjekter i prioritert rekkefølge... 32 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 34 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon... 34 DEL 5 - SELSKAPSKONTROLL... 36 Plan for selskapskontroll... 37 Anbefalte selskapskontroller for perioden 2016 2019 i prioritert rekkefølge... 37 Oversikt over selskaper hvor Tysfjord kommune har eierinteresser... 38 Oversikt over selskaper innenfor 80... 38 Oversikt over selskaper utenfor 80... 39 Side 3
Om overordnet analyse Hensikten med overordnet analyse er å gi kontrollutvalget et grunnlag for å kunne prioritere framtidig forvaltningsrevisjon av kommunal virksomhet i Tysfjord kommune. Dette dokumentet inneholder den overordnede analysen som er utført som grunnlag for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Tysfjord kommune for perioden 2016-2019. NB! Informasjonen som fremkommer i dette dokumentet er i hovedsak basert på offentlig tilgjengelig informasjon og er ikke verifisert utover dette. Det må ytterligere undersøkelser til for å kunne bekrefte om de forhold som er beskrevet medfører riktighet. Informasjonen må derfor ikke benyttes til andre formål enn tiltenkt. Dokumentets oppbygning Del 1: Forvaltningsrevisjon, plan for forvaltningsrevisjon og fremgangsmåten som er brukt for å utarbeide den overordnede analysen. Del 2: Presentasjon av analysegrunnlaget og innsamlet informasjon om kommunens virksomhetsområder. Dette utgjør og beskriver grunnlaget for risikoanalysen. Del 3: Presentasjon av risiko- og vesentlighetsanalyse for de ulike virksomhetsområdene. Del 4: Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge basert på de risikoer som er identifisert. Del 5: Grunnlag, fremgangsmåte og forslag til plan for selskapskontroll Side 4
DEL 1 plan for forvaltningsrevisjon Side 5
Forvaltningsrevisjon Det framgår av kommuneloven 77 nr. 4 at kommunens virksomhet skal være gjenstand for jevnlig forvaltningsrevisjon: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)» Det som ligger i begrepet forvaltningsrevisjon er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: «Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området c) regelverket etterleves d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd» Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste instans påhviler kommunestyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Hensikten med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er en del av kommunens egenkontroll det er en del av kommunestyrets tilsyn med kommunens forvaltning. Forvaltningsrevisjonens rolle er å undersøke om kommunens virksomhet skjer i tråd med gjeldende lover og regler og kommunens egne planer og vedtak. Fokus rettes også mot effektivitet og kvalitet i produksjonen av velferd for kommunens innbyggere. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget: synliggjøre muligheter til økt produktivitet og måloppnåelse bringe fram styringsinformasjon til kommunens beslutningstakere Side 6
bidra til læring og forbedring i organisasjonen bidra til kommunens egenkontroll Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ønskes gjennomført skal fremkomme i en plan. Dette fremkommer av forskrift for kontrollutvalg 10: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Overordnet analyse Kontrollutvalgsforskriftens 10 krever at den overordnede analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behov for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. I departementets merknader til forskriften fremgår at: «I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten.» Kontrollutvalgets prioriteringer må ta utgangspunkt i de avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger, som analysen avdekker. Med andre ord er det fokus på etterlevelse og måloppnåelse. Den overordnede analysen skal følgelig avdekke indikasjoner på avvik eller sårbare områder i forvaltningen, sett i forhold til regelverk, politiske målsetninger og vedtak. I denne sammenhengen viser risiko til sannsynligheten for og konsekvensen av at det kan forekomme avvik i forhold til dette. Vesentlighet er en vurdering av mulig konsekvens ved slike avvik. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene vil kontrollutvalget utarbeide forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter, og må skjønnsmessig vurdere de ulike områdene opp mot hverandre for å avgjøre på hvilke områder de mener det er mest hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjoner. Side 7
Perspektiv Kommunens oppgaver er fra et overordnet perspektiv, ifølge kommuneloven 1: å legge til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser. bidra til bærekraftig utvikling legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard Disse fire oppgavene kan være et hensiktsmessig utgangspunkt for vurderinger av risiko/trusler og vesentlighet tilknyttet kommunens virksomheter. I hvor stor grad kommunen er i stand til å utføre primærfunksjonene, redusere risiko og dermed kunne motstå trusler avgjøres av dens evne til styring, organisering og ledelse, rutiner og systemer, kultur og holdninger. Dette er indre faktorer man til en viss grad har muligheter til å kontrollere. I tillegg kommer ytre rammevilkår og ellers andre samfunnsmessige forhold som truer mulighetene til måloppnåelse. Formålet med den overordnede analysen er å identifisere mulige områder/virksomheter innen den kommunale velferdsproduksjon som er utsatt for trusler og dermed risiko for at målene ikke blir nådd. Kommunereform og rullering Kommunereformen med mulige nye oppgaver og endret inndeling av kommunene vil kunne påvirke risikobildet og dermed plan for forvaltningsrevisjon. Dette er avhengig av hvilke retningsvalg kommunen gjør i spørsmålet om kommunestruktur. Vi har lagt til grunn for vår analyse at eventuelle endringer i kommunestrukturen ikke vil ha virkning før i 2020. Dersom det blir endringer i kommuneinndelingen for Tysfjord kommune, kan det bli behov for å rullere plan for forvaltningsrevisjon for siste del av planperioden. Side 8
Metodikk Dokumentanalyse For å kartlegge og vurdere risiko i Tysfjord kommune har vi benyttet offisielle dokumenter vedrørende kommunens økonomi, årsrapporter, og annen styringsdokumentasjon som informasjonsgrunnlag. Vi har også innhentet informasjon fra Fylkesmannen, tilsynsrapporter og annen relevant offentlig informasjon til bruk i analysen. Statistikk Vi har gjort en analyse av nøkkeltall fra KOSTRA og annet statistisk materiale. KOSTRA gir mulighet til å sammenligne kommunens statistiske nøkkeltall med sammenlignbare kommuner (KOSTRA-grupper), landsgjennomsnitt og fylkesgjennomsnitt. Dette kan gi indikasjoner på hvilke utfordringer kommunen står overfor. Prosessmøter Kontrollutvalgets sekretariat har under utarbeidelsen av overordnet analyse hatt løpende dialog med kontrollutvalget, og drøftet aktuelle forhold tilknyttet analysens innhold og vurderinger. Kontrollutvalgets medlemmer har kommet med innspill og synspunkter. Avtale om forvaltningsrevisjon 2016-2019 Forvaltningsrevisjon er omfattet av avtalen om revisjonstjenester mellom Tysfjord kommune og KomRev NORD IKS. Omfang på forvaltningsrevisjoner avklares med forvaltningsrevisor ved bestilling av revisjonsprosjekter, og avstemmes mot tilgjengelig ressurs etter avtalen om revisjonstjenester. Dersom kommunen ønsker flere eller mer omfattende forvaltningsrevisjoner enn det som ligger inne i rammen kan det avtales. Dette vil bli fakturert særskilt. Kommunestyret/kontrollutvalget kan endre planen innenfor denne definerte ressursrammen gjennom hele planperioden. Side 9
DEL 2 - ANALYSEGRUNNLAG Side 10
Administrasjon og organisasjon Netto driftsutgifter 2013 2015 i % av totale netto driftsutgifter: Netto driftsutgifter Administrasjon og styring, i % av totale netto driftsutgifter Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 16,8 % 13,8 % 16,5 % 14,1 % 14,5 % 13,8 % Det fremgår av KOSTRA-tallene at kommunens netto driftsutgifter til administrasjon og styring, i % av totale netto driftsutgifter, er noe høyere enn det som er gjennomsnittet for kommunegruppe 6 i årene 2013 og 2015. Organisasjon Oddbjørn Nilsen er kommunens rådmann. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder og er bindeleddet mellom den politiske ledelse og den øvrige administrasjon og tjenestevirksomheten. Rådmannens støttefunksjoner er delt inn i følgende stabsområder: - Service - Økonomi og personal - Kultur I tillegg er IKT direkte underlagt rådmannen. Den kommunale driften er delt inn i tre etater: Oppvekst og utdanning, Helse og omsorg og Teknisk etat. I rådmannens årsmelding for 2015 er organiseringen illustrert slik; (kilde: Rådmannens årsmelding 2015) Side 11
Lokaldemokrati og innsyn Åpenhet og innsyn er sentrale forutsetninger for et fungerende demokrati. Offentlighetsloven og kommunelovens regler om møteoffentlighet skal legge til rette for at kommunens virksomhet er åpen og gjennomsiktig. På den måten styrkes informasjons- og ytringsfrihet, den demokratiske deltakelse, rettsikkerheten for den enkelte og allmenhetens kontroll. Tysfjord kommune har postjournal på egen hjemmeside og informasjon om innsynsrett. Kommunestyrets møter blir direkteoverført på web-tv, og både innkalling og møtedokumenter er tilgjengelige på kommunens nettsider. Rådmannen har ansvar for at saker til folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir gjennomført. Dette for å sikre at beslutninger blir tatt på et korrekt grunnlag og vedtak iverksatt etter hensikt og intensjon. Kontrollutvalget er kjent med at Fylkesmannen har påpekt svakheter i saksbehandlingen hos kommunalt organ i Tysfjord. Innsynsretten i offentlige dokumenter en hjørnestein i et velfungerende demokrati. Dette ved at offentlige prosesser skal være åpne og gjennomsiktige ovenfor allmennheten. Innsynsretten bidrar til å sikre den offentlige kontroll, samt å opprettholde rettssikkerheten og tilliten til den offentlige forvaltningen. Forvaltningsloven regulerer i første rekke saksbehandlingen ved avgjørelser i den offentlige forvaltning. Formålet med loven er å sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling, samt likebehandling fra det offentliges side. Dette tilsier at loven er til for å styrke rettssikkerheten og for å verne mot uheldige og uriktige avgjørelser, samtidig som den skal lette saksbehandlingen i den offentlige sektor. Det at kommunen er en tjenesteyter skaper forventninger hos den enkelte samfunnsborger. Dette i forhold til tiden det tar å behandle henvendelser, korrektheten av svar og vedtak som fattes, samt praktiseringen av likebehandling. Kontrollutvalget har mottatt bekymringsmeldinger som stiller spørsmålstegn til praktiseringen av innsynsretten i kommunen. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan se på saksutredninger gjort i forkant av saksbehandling og politiske beslutninger, samt rutiner for oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ. Eksempel på problemstillinger: 1. Utredning av saksframlegg. Er saksframlegg tilfredsstillende utredet i henhold til kommunelovens og forvaltningslovens krav? 2. Har administrasjonen en klar forståelse av sitt ansvar for å følge opp kommunestyrets vedtak? 3. Har administrasjonen systemer og rutiner som sikrer at kommunestyrets vedtak blir iverksatt, samt systemer og rutiner for at det rapporteres tilbake til kommunestyret? 4. Blir vedtakene iverksatt i samsvar med forutsetningene i vedtaket? Alternativt kan en forvaltningsrevisjon undersøke hvorvidt: 1. Har kommunen et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? 3. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? Side 12
En slik forvaltningsrevisjon kan videre ta for seg hvorvidt kommunens journalføring av dokumenter er i tråd med gjeldende regelverk, herunder om kommunens håndtering av inngående henvendelser er i tråd med regelverket. Problemstillingene går på den konkrete journalføring og håndtering av henvendelser, og det kan også være hensiktsmessig å vurdere systemet og rutinene knyttet til saksbehandling og dokumentasjon. Personal Antall ansatte i Tysfjord kommune 2011-2015 320 310 300 2011 2012 2013 2014 2015 Inklusive vikarer var det 325 ansatte fordelt på 249 årsverk i 2015. Antall årsverk har siden toppåret 2012 gått ned med 17. (kilde: Kommuneprofilen.no) Sykefravær Legemeldt sykefravær i hele organisasjonen var på 7,85 % i 2016 (tom 2. kvartal). Tendensen over en 5 års periode er noe stigende sykefravær, en utvikling som i det alt vesentlige kan tilskrives en relativt stor økning i legemeldt sykefravær fra 2013 til 2015. Tysfjord kommune hadde i 2016 (tom 2. kvartal) legemeldt sykefravær som lå 1,85 % -poeng (31 %) høyere enn landsgjennomsnittet. Sykefravær er økonomiske belastende, og skaper utfordringer for utførelsen av kommunens tjenester. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan undersøke utviklingen i sykefraværet og årsaker, samt hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å forebygge fravær og for å få sykemeldte tilbake i arbeid. Eventuelt å se på hvilke mål og strategier kommunen eventuelt har for å få ned sykefraværet, samt om mål, strategier, regelverk og rutiner på området blir Side 13
fulgt. En forvaltningsrevisjon kan også se på hvilke rutiner avdelingene i kommune har rundt medarbeidersamtaler/ brukerundersøkelser, for videre å være med på å finne brukbare løsninger. Internkontroll I henhold til kommunelovens 23 nr. 2, skal administrasjonssjefen sørge for at kommunen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det innebærer at administrasjonssjefen skal ha betryggende kontroll med kommunens virksomhet, og det foreligger et stort omfang av lover og forskrifter som definerer krav til internkontroll på forskjellige områder innenfor kommunen. I tillegg er det flere lover og forskrifter som indirekte gir krav til internkontrollarbeidet i kommunene. Internkontroll er en prosess, gjennomført av kommunens ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen område som målrettet og effektiv drift samt pålitelig rapportering. Sentralt i kommunens internkontroll står styringssystemene og rutiner for rapportering. En annen viktig internkontroll under de rådende økonomiske vilkår er budsjettoppfølging. En forutsetning for å oppnå økonomiske målsetninger er at man har løpende kontroll og rettidig regnskapsinformasjon til å avdekke overskridelser på et tidlig tidspunkt. Kommunens rutiner har tilsynelatende ikke vært gode nok på dette området i foregående år. Dette omtales nærmere under økonomi. Forslag til forvaltningsrevisjon: Disse forholdene gir indikasjoner på at det kan være interessant med gjennomføring av forvaltningsrevisjon for å undersøke om kommunen har en internkontroll som oppfyller krav i kommuneloven, herunder hvilke rutiner som foreligger for kvalitetssikring og avvikshandtering i tjenesteproduksjonen, om de er hensiktsmessig utformet, og om rutiene er kjent av kommunens ansatte og blir fulgt. Økonomi Kommunene har begrensede midler til å gjennomføre alle lovpålagte oppgaver, noe som ofte resulterer i økonomiske utfordringer. Når budsjett er vedtatt er det opp til administrasjonen og innrette seg etter dette. Dette medfører et nødvendig behov for god økonomisk styring og hensiktsmessige rutiner for oppfølging av økonomien. I alle årene 2012-2015 har kommunen avlagt årsregnskap med merforbruk (underskudd). Akkumulert merforbruk er på ca. kr 41,7 millioner i disse årene, og alle regnskapene er avlagt betydelig etter fristen for avleggelse, som er 15. februar. Kommunen har alvorlige økonomiske utfordringer. Tysfjord kommune er på ROBEK-lista 1. Det fremgår av rådmannens årsmelding 2015 at kommunen i desember 2015 startet «innledningen til å delta i KS sitt effektiviseringsnettverk for ROBEK-kommuner, med nært samarbeid med Fylkesmannen i Nordland. Hele formannskapet og ledergruppen deltar på nettverkssamlinger i Bodø. Hensikten med deltakelse er at kommunen skal etablere et nytt 1 ROBEK = Register om betinget godkjenning og kontroll Side 14
styringssystem som over tid gir de folkevalgte større økonomisk handlingsrom. Da arbeidet vil pågå i 2016 april 2017 vil neste årsmelding gi mer informasjon om implementeringen av arbeidet.» Budsjettet har ved flere anledninger vært vedtatt med betydelig underdekning, noe som bryter med kommunelovens bestemmelser (kommunens årsbudsjett skal avlegges i balanse.) I henhold til kommuneloven 44, skal kommunestyret en gang i året vedta en økonomiplan som skal omfatte minst de fire neste budsjettår. I forbindelse med utarbeidelse av Overordnet analyse av Tysfjord kommune, har vi forsøkt å innhente økonomiplanen for 2016 2019. Vi fikk da tilbakemelding fra administrasjonen om at det ikke var vedtatt noen økonomiplan for denne perioden. Hovedoversikt drift 2011-2015 (alle tall i 1000 NOK): 2011 2012 2013 2014 2015 Brukerbetalinger 6 946 7 475 6 910 6 582 6 596 Andre salgs- og leieinntekter 16 339 20 088 25 399 29 035 29 574 Overføringer med krav til motytelse 38 600 35 543 30 837 33 783 34 887 Rammetilskudd 84 425 88 527 90 218 92 265 89 268 Andre statlige overføringer 4 706 6 884 7 267 7 500 8 153 Andre overføringer 8 067-399 460 771 Skatt på inntekt og formue 30 645 32 711 35 582 36 010 38 800 Eiendomsskatt 15 378 15 200 16 275 16 066 17 454 Andre direkte og indirekte skatter 4 690 4 766 4 707 4 679 4 602 SUM DRIFTSINNTEKTER 209 796 211 194 217 594 226 380 230 105 Lønnsutgifter 103 517 114 952 118 178 120 112 120 495 Sosiale utgifter 16 590 20 340 21 854 23 627 23 676 Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon 44 961 45 957 36 552 37 877 40 905 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon 13 904 17 160 20 945 21 888 20 959 Overføringer 18 267 21 026 21 065 24 920 23 109 Avskrivninger 10 572 10 516 15 287 14 903 14 598 Fordelte utgifter -520-443 -201-168 - SUM DRIFTSUTGIFTER 207 291 229 508 233 680 243 159 243 742 BRUTTO DRIFTSRESULTAT 2 505-18 314-16 086-16 779-13 637 Renteinntekter, utbytte og eieruttak 20 984 4 067 4 423 2 664 3 451 Gevinst finansielle instrumenter - - - - - Mottatte avdrag på utlån 24 29 1-12 SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER 21 008 4 096 4 424 2 664 3 463 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 3 511 4 518 5 131 5 846 5 474 Tap finansielle instrumenter - - - - - Avdragsutgifter 6 280 7 436 7 828 6 901 6 240 Utlån 36-2 1 25 58 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER 9 827 11 952 12 960 12 772 11 772 RESULTAT EKSTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER 11 181-7 856-8 536-10 108-8 309 Motpost avskrivninger 10 571 10 516 15 287 14 904 14 600 NETTO DRIFTSRESULTAT 24 257-15 654-9 335-11 983-7 346 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 2 328 - - - - Bruk av disposisjonsfond 4 477 13 361 1 503 - - Bruk av bundne driftsfond 1 444 1 218 1 396 2 851 1 686 Bruk av likviditetsreserve - - - - - SUM BRUK AV AVSETNINGER 8 249 14 579 2 899 2 851 1 686 Overført til investeringsregnskapet 5 171 3 839 735 - - Dekning av tidligere års regnskapsmessig merforbruk - - 1 503 - - Avsetninger til disposisjonsfond 15 581 625 - - - Avsetninger til bundne driftsfond 4 079 3 177 3 608 2 900 2 526 Avsetninger til likviditetsreserven - - - - - SUM AVSETNINGER 24 831 7 641 5 846 2 900 2 526 REGNSKAPSMESSIG MERFORBRUK / MINDREFORBRUK 7 675-8 716-12 282-12 032-8 186 Side 15
Forslag til forvaltningsrevisjon: Det er avdekket betydelige svakheter i kommunens budsjett- og økonomirapporteringsrutiner. En forvaltningsrevisjon kan se på om budsjett oppfyller krav til realisme, herunder om budsjettprosessen gjennomføres i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. En forvaltningsrevisjon kan også se på budsjettstyring og oppfølging, herunder om rutiner for økonomirapportering blir fulgt opp og hvordan budsjettavvik håndteres. Dette kan sees i nærmere sammenheng med hvordan kommunen innretter seg i forhold til en stadig mer utfordrende økonomisk situasjon. Det kan også være av interesse å vurdere kommunens relevante kompetanse og kapasitet på området. Demografi Folkemengden i kommunen har gått ned med marginale 0,2 % de siste tre år, fra 1 978 innbyggere i begynnelsen av 2013, til 1 974 innbyggere i begynnelsen av 2016. Tysfjord kommune har i perioden 2000-2016 opplevd en vesentlig nedgang i antall innbyggere fra 2 302 til 1 974, tilsvarende 14,2 %. Statistisk sentralbyrå (SSB) ser for seg at innbyggertallet i Tysfjord kommune vil reduseres med 208, til 1 788, i perioden 2015 2040. Slik det fremgår av SSB s befolkningsframskriving for Tysfjord kommune 2016-2040, er forventet nedgang i innbyggertallet størst i aldersintervallet 16-66 år (arbeidsdyktig alder), mens innbyggertallet for alder 67+ er forventet å øke noe fremover. Side 16
Aldersutvikling Befolkningens gjennomsnittlige alder har steget i de aller fleste kommuner og regioner etter 2000. På landsbasis har gjennomsnittsalderen økt fra 38,2 år i 2000 til 39,7 år i 2016. I Tysfjord kommune har man i samme periode sett en økning fra 40,4 år i 2000 til 44,6 år i 2016. Statistisk sentralbyrå (SSB) ser for seg at gjennomsnittsalderen i Tysfjord kommune vil øke til 48,33 år frem mot 2040. Først og fremst skyldes den økende gjennomsnittsalderen på landsbasis sterk vekst i aldersgruppen 55-66 år. I aldersgruppen 25-54 år har antall innbyggere i Tysfjord kommune gått ned med 202, fra 906 til 704, mens antall innbyggere i aldersgruppen 55-80+ har økt med 91, fra 666 til 757. (kilde: Kommuneprofilen.no) En slik demografisk utvikling skaper utfordringer. Færre arbeidsføre innbyggere og flere eldre mennesker vil innebære store utfordringer til å håndtere de fremtidige tjenestene innenfor helse- og omsorgstjenester i kommunen, da det forventes lavere skatteinngang og høyere utgifter til helse- og omsorgssektoren. Rådmannen skriver i årsmelding 2015 at befolkningsutviklingen er fortsatt kommunens største utfordring. «Mindre barnekull kombinert med flere eldre betyr store utfordringer for de største tjenesteområdene våre. En bærekraftig utvikling av Tysfjord-samfunnet betyr at vi må snu trenden og sørge for at folketallet øker.» Forslag til forvaltningsrevisjon: Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan se på hvordan kommunen planlegger å innrette seg for å ivareta kommunens forpliktelser i forhold til et forventet økende fremtidig behov for helse- og omsorgstjenester. Anskaffelser Offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for betydelige beløp årlig. Regelverket om offentlige anskaffelser skal bidra til at pengene utnyttes best mulig og at innkjøpene bidrar til et konkurransedyktig næringsliv. Som følge av kommunens økonomiske situasjon, med høyt merforbruk gjennom flere år, har investeringstakten de siste årene gått vesentlig ned. I forrige periode var det utført forvaltningsrevisjonsprosjekter tilknyttet anskaffelser. Revisjonen avdekket mangler og svakheter i kommunens rutiner for håndtering av offentlige anskaffelser, og har kommet med en rekke anbefalinger til forbedring av rutiner. Side 17
Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan se på hvorvidt regelverket rundt offentlige anskaffelser har blitt etterlevd i forbindelse med kommunens anskaffelser. Oppvekst og kultur Barnehage Som eier og myndighetsutøver har kommunen mange oppgaver på barnehageområdet. Kommunen skal blant annet sørge for plass til alle barn med rett til barnehageplass, godkjenne barnehager, yte tilskudd til private barnehager, samordne opptak, drive veiledning og føre tilsyn. Tilskuddsordningene til private barnehager er forenklet fra 2015, slik at tilskuddene skal baseres på kommunens regnskap, og ikke på kommunens budsjett. Det arbeides med å endre finansieringsordningen for private barnehager fra 2016. Tysfjord kommune har 4 barnehager, derav én privat. KOSTRA-tall viser at i Tysfjord kommune hadde 95,2 % av barn i alderen 1-5 år barnehageplass i 2015. Tilsvarende tall i 2013 og 2014 var henholdsvis 92,4 % og 96,7 %. På landsbasis hadde 90,4 % av barn i alderen 1-5 år barnehageplass i 2015. Grafen nedenfor viser antall nyfødte i Tysfjord kommune i perioden 2000 2015. Grafen viser en svak nedgang i antall nyfødte i Tysfjord kommune, altså en utvikling som er sammenlignbar med befolkningsutviklingen i kommunen. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan undersøke i hvilken grad barnehagene oppfyller lovfestede krav til barnehagenes drift, herunder krav til kompetanse og innhold i barnehagetjenesten, og krav til miljørettet helsevern. Side 18
SFO Kommunen skal tilby SFO til alle som ønsker det. Ordningene skal ha vedtekter om eierforhold, opptakskriterier, oppholdstid, bemanning og foreldrebetaling, jf. opplæringsloven 13-7. Videre skal elever i SFO sikres et godt fysisk og psykososialt miljø, jf. 9a. Utover dette, har kommunen få konkrete forpliktelser knyttet til SFO. Skole For skoleåret 2015/2016 var det 217 elever fordelt på 45 lærere, og 3 grunnskoler i Tysfjord kommune. (kilde: Skoleporten.udir.no) Ressursbruk pr elev i 2015: Tysfjord kommune har en ressursbruk pr elev som ligger svært høyt, sett i forhold til både Nordland fylke og landet for øvrig. På grunn av påstått mangel på lærere ble det like før skolestart i høst administrativt besluttet at fem ungdomsskoleelevene ved Storjord oppvekstsenter skulle overføres til Drag skole som en midlertidig løsning for skoleåret 2016/2017. Dette medførte at det ble iverksatt skolestreik og hjemmeundervisning, og saken fikk mye medieoppmerksomhet. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan undersøke om læringstilbudet som blir gitt i skolene samsvarer med lovkravene. En forvaltningsrevisjon kan også gjøre ei vurdering av skolestrukturen, opp imot både økonomi og hva som er til det beste for brukerne. Barnevern Barnevernets hovedoppgave er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Alle kommuner skal ha en barnevernstjeneste som utfører det daglige arbeidet etter barnevernloven. Barneverntjenesten skal sette i verk hjelpetiltak for barnet og familien. Vanlige hjelpetiltak er for eksempel barnehageplass, støttekontakt, råd og veiledning og avlastningstiltak i hjemmet. Barneverntjenesten har også ansvar for å gripe inn dersom tiltakene i hjemmet ikke er tilstrekkelige for å ivareta barnets behov. Kommunene Hamarøy og Tysfjord har etablert en felles barneverntjeneste under navnet Nord-Salten barnevern. Samarbeidet startet 1. januar 2012 etter «vertskommunemodellen» med Tysfjord som vertskommune. I en slik interkommunal barnevernstjeneste utfører vertskommunen oppgavene etter barnevernsloven på vegne av alle kommunene i samarbeidet. Side 19
Samarbeidskommunen Hamarøy bosetter enslige mindreårige flyktninger, men det gjør ikke Tysfjord. Relativt mye ressurser blir bundet opp til vedtak om tiltak i forhold til denne gruppen, samt oppfølging av disse. De som kommer blir yngre og krever følgelig mer oppfølging, noe som går ut over tjenesten som helhet. Det siste året har det fremkommet mistanke om at det er begått flere alvorlige overgrep mot barn i Tysfjord kommune de senere år. Med dette som bakgrunn har Fylkesmannen i Nordland besluttet å gjennomføre et tilsyn med hvordan meldeplikten til barnevernet i kommunen ivaretas, og hvordan barnevernet håndterer bekymringsmeldinger. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan undersøke om kommunen har gode rutiner for å etterleve barnevernloven, og om barn og unge får hjelp som de har behov for og krav på. Kompetanse og integrering Introduksjonsprogrammet skal bidra til at deltakerne blir kvalifisert for arbeid eller videre utdanning. Ordningen ble innført i 2004, og i 2011 kom krav om internkontroll, for å sikre at kravene i loven blir fulgt. Dette er et område med fokus på nasjonalt nivå, og regjeringen har foreslått endringer i introduksjonsloven for bl.a. å styrke språkopplæringen, jf. Stortingsproposisjon 130 L (2014 2015). Tysfjord kommune har mottak for flyktninger og er omfattet av programmet. Kommunen har ikke tatt imot nye flyktninger i 2015, men en del familiegjenforening har funnet sted. Disse har blitt betjent av en flyktningkonsulent i 100% stilling. Mottaksdriften for enslige mindreårige flyktninger i Tysfjord legges ned fra og med 01.12.2016 på grunn av lav tilstrømming av flyktninger etter beslutning fra UDI. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan se på organiseringen av flyktninghjelpen i kommunen i henhold til politiske vedtak og forutsetninger, samt undersøke hva kommunen har av strategier og tiltak knyttet til integrering. Tilbudet som gis til etablerte og nyankomne flyktninger kan evalueres i henhold til krav som gjelder, herunder kan effekten av tiltak kartlegges. Helse og velferd Helsestasjon og skolehelsetjeneste Kommunen skal tilby helsestasjons- og skolehelsetjeneste til barn og ungdom 0 20 år og tilby gravide å gå til svangerskapskontroll i tilknytning til helsestasjon. Kommunen skal dekke alle utgifter til helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Tilbudet skal fremme psykisk og fysisk helse, gode sosiale og miljømessige forhold, og forebygge sykdommer og skader, jf. helsestasjonsforskriften 1-1 og 2-1. Side 20
Det fremgår av rådmannens årsmelding at helsesøstertjenesten over år har blitt redusert i større grad enn nedgangen av folketallet i kommunen. Dette til tross for at det fra sentralt hold er signalisert en styrking av helsesøstertjenesten bl.a. innen skolehelsetjenesten. Kommunene mottar ekstra midler som dessverre ikke er øremerket og dermed ikke har blitt brukt til å styrke tjenesten. Fylkesmannen i Nordland besluttet å gjennomføre et samordnet tilsyn tilknyttet overgrepssaker som beskrevet ovenfor, under barnevern. Tilsynet rettes også mot helsestasjon og skolehelsetjenesten, jordmortjenesten, psykiatritjenesten og legetjenesten. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan se på kvaliteten i skolehelsetjenesten, herunder om Tysfjord kommune har et omfang av og innhold i skolehelsetjenesten som tilfredsstiller lovkrav, og om organiseringen av helsesøstertjenesten fungerer på en hensiktsmessig måte. Rusomsorg Innenfor rusomsorgen er det behov både for forebyggende arbeid og tiltak knyttet til behandling. Det er behov for koordinering av arbeidet internt i kommunen og mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Tysfjord kommune har samarbeid med de psykiatriske poliklinikkene VOP og BUP ved Narvik sykehus når det gjelder poliklinisk behandling og oppfølging av rusmisbrukere. For personer som har rusproblemer og trenger behandling i institusjon vil Tysfjord kommune benytte tilbud ved Nordlandsklinikken. Sosiale tjenester Kommunen har et ansvar for å tilby tjenester som skal bidra til sosial trygghet og bedre levekår for økonomisk vanskeligstilte. I tillegg skal sosialtjenesten jobbe for å unngå at mennesker kommer i vanskelige situasjoner, dette gjennom forebyggende tiltak. På landsbasis har utbetalingene til sosialhjelp økt de siste årene. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan undersøke hvilke rutiner kommunen har for å sikre en rett behandling og vurdering av søknader om sosiale stønader, og hvis nødvendig, komme med forslag til forbedringstiltak. Alternativt kan man undersøke om bruk av stønadsordningene gir ønsket effekt. Boligsosialt arbeid Flere kommuner har utfordringer i arbeidet med å sikre varig bolig for vanskeligstilte på boligmarkedet. Startlån er en behovsprøvd låneordning som skal medvirke til at husstander med svak økonomi, som unge i etableringsfasen, barnefamilier, enslige forsørgere, funksjonshemmede og andre vanskeligstilte husstander, skal kunne skaffe seg en nøktern og egnet bolig. Det er opp til den enkelte kommune å vurdere om startlån innvilges og hvor stort lånet blir. Det er ikke omfattende bruk av startlån i Tysfjord kommune. Side 21
Helse og omsorg Kommunens helse- og omsorgstjeneste omfatter offentlig organiserte helse- og omsorgstjenester som ikke hører under stat eller fylkeskommune, jf. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. 3-1. Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen får tilbud om nødvendige helse- og omsorgstjenester. Dette omfatter alle pasient- og brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne. Kommunen har plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Netto driftsutgifter 2013 2015 i % av totale netto driftsutgifter: Netto driftsutgifter Helse og omsorg, i % av totale netto driftsutgifter Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 40,8 % 44,2 % 41,1 % 41,9 % 43,7 % 40,4 % Det fremgår av KOSTRA-tallene at kommunens netto driftsutgifter til Helse og omsorg, i % av totale netto driftsutgifter, er på samme nivå som gjennomsnittet for kommunegruppe 6. Helse og omsorg er en sektor som krever mye ressurser, og erfaringsmessig har det vært en del budsjettoverskridelser tilknyttet sektoren. Kommunen har erfaringsmessig hatt utfordringer med å få rekruttert kvalifisert personell til yrkesgrupper innen helse- og omsorgsfag. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan kartlegge hvordan budsjettvedtak følges opp og hvordan budsjettstyringen ivaretas i helse og omsorg sektoren. En forvaltningsrevisjon kan videre kartlegge og vurdere om brukere i institusjon og åpen omsorg får den hjelpen de har krav på. Teknisk Kommunen yter en rekke oppgaver og tjenester under teknisk sektor, og utøver myndighet på selvkostområdene vann, avløp, renovasjon, branntilsyn/feiing og plan- og byggesak. Selvkosttjenester For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må utarbeide et selvkostregnskap av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost, etter nærmere bestemte regler. Eventuelt overskudd i selvkostregnskapet innenfor disse områdene skal avsettes til selvkostfond. Det fremgår av selvkostnoten til årsregnskap for 2015 at kommunen har relativt store fremførbare underskudd på områdene vann, renovasjon og slam, mens de har store overskudd på avløp. Side 22
Vannforsyning, avløp, renovasjon, feiing og byggesaksbehandling finansieres gjennom gebyrer fra innbyggerne. Fra 1.1.2015 trådte nye retningslinjer for hvordan selvkost, og dermed også den øvre rammen for gebyrinntektene fra innbyggerne, skal beregnes. Vann Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Årsgebyr for vannforsyning 5000 6237 6200 3778 3991 4057 Det fremgår av tall fra SSB at årsgebyr for vannforsyning er vesentlig høyere i Tysfjord enn gjennomsnittet i kommunegruppa for sammenliknbare kommuner. Avløp Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Årsgebyr for avløpstjenesten 3500 3500 3400 3472 3563 3792 Det fremgår av tall fra SSB at årsgebyr for avløpstjenesten i Tysfjord er omtrent på nivå med gjennomsnittet i kommunegruppa. Renovasjon Tysfjord kommune er, sammen med 10 andre kommuner i Sør-Troms og Nordre Nordland, medeier i Hålogaland Ressursselskap (HRS) IKS (med 4,76 %). Selskapets vedtektsfestete formål, er å «enten ved direktetildeling, i egenregi eller gjennom administrasjon av anbud, sørge for miljøvennlig og kostnadseffektiv transport, mottak og behandling av husholdningsavfall fra eierkommunene. [ ] Selskapet skal være kompetanseorgan for eierne i avfalls- og miljøspørsmål, herunder sørge for tilstrekkelig informasjon til kommunene og dets innbyggere om avfallsordningene» Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Årsgebyr for avfallstjenesten 4000 4820 5000 2842 3021 3080 Fremgår av tall fra SSB at årsgebyr for avfallstjenesten er vesentlig høyere i Tysfjord enn gjennomsnittet i kommunegruppa og har økt mye de siste årene. Side 23
Brann og feiing Tysfjord kommune Kommunegruppe 6 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Årsgebyr for feiing og tilsyn 520 520 630 432 449 488 Det fremgår av tall fra SSB at årsgebyr for feiing og tilsyn er høyere i Tysfjord enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Brann- og redningstjenesten er fra 2008 organisert som interkommunalt selskap, Ofoten Brann IKS, i et samarbeid mellom Narvik, Ballangen, Gratangen og Tysfjord kommuner. Selskapet består av administrasjon, forebyggende avdeling og beredskapsavdelingen. Hovedbrannstasjonen ligger i Narvik, med kontinuerlig beredskap. I Ballangen, Gratangen og Tysfjord kommune er det deltidsbrannstasjoner hvor mannskapene rykker ut med tilgjengelig utstyr og mannskaper ved hendelser. I tillegg er det depot på Storjord og Drag som er utstyrt til å håndtere de hendelser de kan blir stilt ovenfor. Feiertjenesten er en del av Ofoten Brann IKS sin brannordning. Dette er en lovpålagt tjeneste jf. Brann- og eksplosjonsvernloven 11 h. Tjenesten er en del av brannvesenets forebyggende avdeling. For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må utarbeide et selvkostregnskap av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Eventuelt overskudd i selvkostregnskapet innenfor disse områdene skal avsettes til selvkostfond. Kommunens eksterne revisor har årlige kontroller rettet mot selvkostregnskapene for å kontrollere etterlevelse av regelverk tilknyttet økonomisk dekning av selvkosttjenestene. Forslag til forvaltningsrevisjon: Tysfjord kommune har gjennomgående høyere gebyrer enn gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner for sine selvkosttjenester. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan kontrollere at gebyrer for selvkosttjenester belastes innbyggerne i henhold til gjeldende regelverk, herunder om: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? Hvordan er rutinene for behandling av kostnader? Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? En forvaltningsrevisjon kan videre undersøke hvorvidt innbyggerne får de tjenestene som de har krav på. Plan- og byggesaksbehandling Plan- og bygningsloven (pbl.) pålegger kommunene å ha planer for bruk og vern av tilnærmet alle kommunale arealer og ressurser. Videre skal kommunene fatte vedtak om nesten all byggeaktivitet innenfor kommunegrensene, selv om det er gjennomført forenklinger innen byggesaksbehandlingen gjeldende fra 1. juli 2015. Sett fra innbyggernes ståsted er dette en Side 24
inngripende lov. Det er derfor viktig at innbyggerne har tillit til at kommunen håndhever loven på en forutsigbar, lik og effektiv måte. Et hensiktsmessig og oppdatert planverk bidrar til å sikre effektivitet og likebehandling. I Tysfjord kommune var gjennomsnittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist 15 kalenderdager i 2015 (22 saker), en økning fra 12 kalenderdager i 2014 (28 saker) og helt på linje med 2013 (39 saker). Landsgjennomsnittet for 2015 var saksbehandlingstid på 18 kalenderdager. Tysfjord kommunes saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist lå altså i 2015 ca. 16 % lavere enn landsgjennomsnittet. I Tysfjord kommune var gjennomsnittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist 85 kalenderdager i 2015 (27 saker), en økning fra 40 kalenderdager i 2014 (24 saker) og fra 15 kalenderdager i 2013 (32 saker). Landsgjennomsnittet for 2015 var saksbehandlingstid på 40 kalenderdager. Tysfjord kommunes saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist lå altså i 2015 ca. 112 % høyere enn landsgjennomsnittet, altså mer enn dobbelt så lang saksbehandlingstid. Saksbehandlingstiden for byggesaker med 12 ukers frist viser en noe uheldig utvikling, og er blitt lang, sett både i forhold til tidligere år og i forhold til landsgjennomsnittet. Forslag til forvaltningsrevisjon: En forvaltningsrevisjon kan se på om kommunen har tilfredsstillende styring og kontroll med byggesaker og at saker avgjøres på et betryggende grunnlag innenfor gitt regelverk som sikrer innbyggerne forutsigbarhet og tillit. Side 25
DEL 3 RISIKOANALYSE Side 26
På bakgrunn av den informasjonen som er samlet inn gjennom dokumenter, intervjuer og prosesser i kontrollutvalget, vil vi nedenfor gjøre en oppsummering og analyse av risikoer som er identifisert for Tysfjord kommune. Med risiko mener vi her fare for at det forekommer avvik fra måloppnåelse, regelverk og politiske vedtak. Alvorlighetsgraden vil bli fordelt på høy risiko (H), middels risiko (M) og lav risiko (L). Det er viktig å påpeke at risikovurderingene er skjønnsmessige vurderinger basert på foreliggende informasjon, og at kontrollutvalget kan vurdere risikoen knyttet til de ulike områdene som forskjellig fra det som er foreslått her. Det er derfor kontrollutvalget som til slutt skal vurdere og prioritere de ulike områdene, og avgjøre hvilke prosjekter som det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon for i perioden. Administrasjon og organisasjon Mål/regelverk/vedtak Årsak Virkning Risiko Kommentar Organisasjon Innenfor enkelte funksjoner kan det oppleves krevende å få tak i tilfredsstillende kompetanse. Fare for at organiseringen ikke fungerer etter hensikten eller at tjenestene har tilstrekkelig kvalitet. M Interkommunalt samarbeid Tysfjord kommune inngår i en del samarbeid med andre kommuner, blant annet knyttet til tjenester innenfor teknisk. Risiko for at samarbeidet ikke fungerer etter intensjonen og at en ikke får de tjenester som samarbeidet skal sikre. M Internkontroll Stadig økende omfang av kommunale tjenester, samt kvalitative krav til utførelse, stiller store krav til internkontrollrutiner. Manglende etterlevelse av krav til kommunen kan medføre betydelige konsekvenser, både i forhold til økonomi og omdømme. H Svak økonomi og budsjettoverskridelser, samt sen regnskapsavleggelse. Manglende økonomisk styring medfører store budsjettoverskridelser og svekkelse av kommunens økonomi. Økonomi Kommunen har alvorlige økonomiske utfordringer. For å få ned akkumulert merforbruk må kommunen kutte i/effektivisere tjenestetilbudet. H Demografi Stadig synkende innbyggertall, og forventninger om videre nedgang i årene fremover. Utfordringer med å få utført lovpålagte oppgaver, samt å tilby innbyggerne et tilfredsstillende tjenestenivå. H Sykefravær Høyt sykefravær. Høyt sykefravær over tid er ikke bra, sett i forhold til økonomi og sosiale forhold. Fare for mangler i tjenester H Side 27
Anskaffelser Generelt et område hvor det er risiko for feil. Svakheter i rutinene ble avdekket ved forvaltningsrevisjoner i forrige periode. Fare for manglende etterlevelse av regelverk og feil ressursbruk. H Gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2013, som ble utvidet i 2015. Hvordan er revisors anbefalinger eventuelt fulgt opp? Oppvekst og utdanning Mål/regelverk/vedtak Årsak Virkning Risiko Kommentar Barnehage Utfordringer med å innfri økte krav til kompetanse. Manglende grad av oppfyllelse av de lovfestede krav til barnehagene? M Skole Utfordrende å tiltrekke seg kompetanse. Risiko for at læringstilbudet som blir gitt i skolene ikke samsvarer med lovkravene. M Svært høy ressursbruk pr elev, sett i forhold til både fylket og landsgjennomsnittet. Vurdering av skolestrukturen, opp imot både økonomi og hva som er til det beste for brukerne. Barnevern Ressursmessige utfordringer innenfor samarbeidet. Kvaliteten på tjenesten kan bli skadelidende. H Fylkesmannen i Nordland har besluttet å gjennomføre et tilsyn med hvordan meldeplikten til barnevernet i kommunen ivaretas, og hvordan barnevernet håndterer bekymringsmeldinger. Helse og velferd Mål/regelverk/vedtak Årsak Virkning Risiko Kommentar Helsestasjon og Redusert tjenestetilbud. skolehelsetjeneste M Ressursmessige reduksjoner de senere årene. Fylkesmannen i Nordland besluttet å gjennomføre et samordnet tilsyn tilknyttet overgrepssaker som beskrevet ovenfor, under barnevern. Tilsynet rettes også mot helsestasjon og skolehelsetjenesten, jordmortjenesten, psykiatritjenesten og legetjenesten. Helse og omsorg Stor sektor, mange ansatte. Høyt sykefravær. Stor økonomisk belastning. H Utfordringer med å skaffe tilfredsstillende kompetanse. Manglende kvalitet på tjenestene. Side 28
Teknisk Mål/regelverk/vedtak Årsak Virkning Risiko Kommentar Plan- og byggesaksbehandling M Lang saksbehandlingstid, spesielt på byggesaker med 12 ukers frist. Manglende ressurser/kompetanse? Det er viktig at innbyggerne har tillit til at kommunen håndhever loven på en forutsigbar, lik og effektiv måte. Side 29
DEL 4 - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Side 30
Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de mest «hensiktsmessige» bestillingene, skal kommunestyret vedta en plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Forskrift om kontrollutvalg 10 krever at «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Kontrollutvalget har anmodet sekretariatet om å gjøre en slik overordnet analyse av Tysfjord kommune. Denne er ferdigstilt, og ble gjennomgått i kontrollutvalgsmøtet 28. november 2016. Planens tidsperspektiv Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Tysfjord har her valgt å legge frem en indikativ plan som gjelder for perioden 2016 2019, men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger. Forvaltningsrevisjon er omfattet av avtalen om revisjonstjenester mellom Tysfjord kommune og KomRev NORD IKS. Pr 27. september 2016 har Tysfjord kommune til sammen 200 timer tilgjengelig. Kommunestyret/kontrollutvalget kan endre planen innenfor denne definerte ressursrammen gjennom hele planperioden. Dersom kommunen ønsker flere eller mer omfattende forvaltningsrevisjoner kan det avtales. Dette vil bli fakturert særskilt. Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år Kontrollutvalget i Tysfjord kommune har i planperioden 2012 2015 bestilt to forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektene, som gikk på Investeringsprosjekter Drag vannverk og Stetindhallen (2013), og Investeringsprosjekter del 2 (2015), resulterte i noen Side 31