ÅRSMØTE I EIDFJORD IDRETTSLAG

1 ÅRSMØTE I EIDFJORD IDRETTSLAG Tid/sted: TORSDAG 23.MARS 2017 KL. 18.00 PÅ EIDFJORD FJELL OG FJORDHOTEL. Saksliste til årsmøte: 1. Godkjenne dei som har stemmerett 2. Godkjenne innkallinga, saklista og møtereglane 3. Velje dirigent, referent og 2 medlemer til å skrive under protokollen 4. Handsame idrettslaget si årsmelding, irekna gruppeårsmeldingar 5. Handsame idrettslaget sitt rekneskap i revidert stand 6. Handsame forslag og saker. 7. Fastsetje medlemskontingenten 8. Vedta idrettslaget sitt budsjett 9. Handsame idrettslaget sin organisasjonsplan og lovnorm 10. Val

2 SAK 1 Godkjenne dei stemmeføre. Styrets forslag til vedtak: Saken leggast fram utan forslag til vedtak SAK 2 Godkjenne innkallinga, sakliste og møtereglar. MØTEREGLAR 1. Årsmøte leiast av den valte møteleiaren. 2. Protokollen føres av valt sekretær. 3. Ingen representant gis rett til ordet meir enn 10 gongar i same sak. 4. Med unntak for innleiingsforedrag settas taletida til: 10 min. 5. Ein kan foreslå forkorting av taletida og strek for dei som har teikna seg som talarar. 6. Representantar som forlangar ordet til forretningsorden har 1 min. taletid. 7. Alle forslag må leverast skriftleg til møteleiar, og være underteikna 8. Forslag kan bare fremmas i saker som står på saklista. 9. Tidligare forslag kan ikkje trekkast tilbake og nye forslag ikkje settas fram etter at saken er tatt opp til votering. 10. Med unntak av lovendringar avgjerast alle vedtak og val ved fleirtal av dei som har stemt. Blanke stemmar tel ikkje, og stemmane regnast som ikkje avgitt. 11. Forslag og vedtak føres inn i protokollen, med antall avgitte stemmer for og mot. Styrets forslag til vedtak: Innkallinga, sakslista og forretningsorden vert godkjend

3 SAK 3 Velja dirigent, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive møteboka. Styrets forslag til vedtak: Saken leggast fram utan forslag til vedtak SAK 4 Hovudlagets årsmelding og gruppeårsmeldingar Årsmelding Eidfjord Idrettslag hovudlaget 2016 Hovudstyret 2016: Ketil Bjotveit Frode Eriksen Tommy Eriksen Kari Sissel Bjotveit Kerstin Bouvain Siv Hereid Hilde Voll Grete Næss Anita Sæbø Myklatun Silje Aurdal Christian Bouvian Katrine Myklatun Lillian Eriksen/Jannike Iversen Jannike Iversen Frode Eriksen Ole Jonny Odland Stian Myklatun Edvin Johannessen Valnemnda: Lars Kristian Eidnes Tor Helge Tveit Jan Ole Kvamsdal Ole Jonny Odland leiar nestleiar økonomiansvarleg / sekretær styremedlem styremedlem varamedlem gruppeleiar skigruppa nestleiar skigruppa gruppeleiar trimgruppa nestleiar trimgruppa gruppeleiar volleyballgruppa nestleiar volleyballgruppa gruppeleiar fotballgruppa nestleiar fotballgruppa gruppeleiar EMT/sykkelgruppa nestleiar EMT/sykkelgruppa gruppeleiar RC gruppa nestleiar RC gruppa leiar nestleiar medlem varamedlem

4 Revisorar: Marta Lirhus Svein Hop leiar medlem Styrets aktivitetar Årsmøte ble helde den 25.april 2016. Styret har hatt 4 styremøter og behandla 25 saker. 2016 var nok et aktivt år for idrettslaget og medlemsmassen teller nå ca. 250 medlemmer.. Styret er veldig fornøyd med aktiviteten som foregår i idrettslaget, både i antal aktive medlemmer og den store bredda i aktivitetar som blir tilbode. Likevel jobbar me stadig vidare med å utvide dette tilbodet ved behov og / eller ynskje frå medlemmane. Medlemskontingentane ble sendt ut i mai/juni rett etter årsmøte, kor de aller fleste nå har betalt. Også i 2017 vil styret og økonomisk ansvarleg også få desse sendt ut rett etter årsmøte slik det er nedfelt i organisasjonsplanen. Leder Ketil Bjotveit og nestleiar Frode Eriksen er EILs representantar i driftstyret i idrettshallen. Økonomi Eidfjord IL har god økonomi. Det er årsaka til at medlemmane i idrettslaget nyt godt av både aktivitet, mykje treningsutstyr, får delta i arrangement i eiga regi utan å betale eigenandel slik medlemmar i andre idrettslag må gjera. God økonomi gjer og at medlemskontingenten er lav og gjer at dei fleste har økonomi til å vera med på aktivitetane. I 2016 har vi fått inn sponsor midlar frå Statkraft og SPV. Idrettslaget hadde om lag kr. 61.3430, i overskot i 2016. Dette skuldast i stor grad overskot i frå småbanecupen, men også medlemskontingentar og sponsormidlar. Eidfjord IL har et eiget godtgjøringsreglement som er basert på dekning av faktiske utgifter: Leiar motteke kr. 7000, pr. år Nestleiar motteke kr. 3000, pr. år Sekretær motteke kr. 3000, pr. år Økonomiansvarleg motteke kr. 6000, pr. år Styremedlemer motteke kr. 2000,- pr. år Gruppeleiar motteke kr. 3000, pr. år Trenere/instruktørar som er engasjert i forhold til treneroppgåvene opptil 2 gonger pr. uke kr. 5000, pr. år Trenere/instruktørar som er engasjert meir enn 2 gonger pr. uke kr. 6000, pr. år Trenere som ikkje har forberedelser, men låser opp og organiserer med å sette fram utstyr etc. kr. 3000, pr. år

5 Unge under 15 år som er med å hjelper på treningane, får kr. 100, pr. gang, begrenset opptil kr. 3000, pr. år. Godtgjøringa for trenere/instruktørar baserast også på antall månader dei har trening. Synar til idrettslaget si organisasjonsplan. Utgiftene som dekkes i godtgjørelsen er, kopipapir, patroner til skriver, porto, telefon, reiseutgifter til trening eller møter i nærområde, treningstøy, trenin gssko etc." Utstyr Styret har ikke fått på plass en full oversikt over utstyr idrettslaget eier. Dette er styret i gang med og vil prioritere å få gjort dette før sommeren 2017. Penger brukt på utstyr kommer fram i regnskapet. Politiattester Leder Ketil Bjotveit er ansvarlig for å sjekke at alle som skal ha politiattester framviser dette. Alle som jobbar med barn og unge i idrettslaget skal ha dette. Regnskapsføring Rekneskapsføringa for 2016 har vert gjort av Idrettens Regnskapskontor i Hordaland idrettskrets. ÅRSMELDING FOTBALLGRUPPEN 2016. Styret har bestått av: Lillian Eriksen Jannike Pedersen Camilla Meel Torgeir Hovland Bjarte Andre Eriksen leder nestleder/leder fra oktober styremedlem materialforvalter/styremedlem Medhjelper fra okt.2016 Styret har hatt jevnlige møter etter behov, og har jobbet godt sammen. Vi har arrangert Vøtracup og klubbens dag. Vi har og arrangert teknisk Fotballskole. LAGENE 2016 var det meldt på 4 lag i serien. Gutter 8 og gutter 10 som ble trent av Torgeir Hovland og Arne Bu. Desse lagene trente sammen,men var påmeldt hver for seg i serien. Camilla Meel har vert lagleder. Jenter 11 med Stian Myklatun som trener. Gutter 12 med Bjarne Holsen og Ketil Bjotveit som trenere.

6 I tillegg har det vert ett lag for de som er født i 2009/10 med Katrine Myklatun og Timo Knoch som trenere. Desse deltok på Eidfjord småbanecup og Bulken cup. DOMMERE Vi har hatt 5 dommere som har dømt Eidfjord sine hjemmekamper. Desse er: Frida Pedersen Erlend Eide Kai Myklatun Helene Monsen Stian Viveli Men fra høsten av har det bare vert Frida Pedersen og Kai Myklatun som har stilt som dommere. Har derfor måtte brukt trenere som dommere. Nytt dommer kurs 17.mars 2017 så vi får rekruttert nye dommere til 2017 sesongen. ARRANGEMENT Vi arrangerte teknisk Fotballskole 23.april. Her var det godt oppmøte og veldig gode tilbakemeldinger. Det blir ny Fotballskole i løpet av 2017. Vi arrangerte vøtracup 6 februar med 19 påmeldte lag. Her fikk vi veldig gode tilbakemeldinger på arrangementet. Ny vøtracup 18 og 19 mars 2017 og med hele 40 påmeldte lag må vi arrangere cupen over 2 dager. Klubbensdag som er ett årlig arrangement for å avslutte sesongen ble avholdt i november. Her var det veldig stor oppslutning med over 50 små og store fotballspillere. Dette er et sosialt arrangement med kamper,mat til både spillere, foreldre, søsken og besteforeldre. Vi fikk også i år mange fine premier fra våre samarbeidspartnere, slik at alle spillerne fikk hver sin. Eidfjord IL fotball Styret

7 ÅRSMELDING EIDFJORD SMÅBANECUP 2016 Turneringsleiinga i 2016 Lillian Eriksen/Frode Eriksen: Svein Hop: Bjarne Holsen: Einar Eriksen: Liv Onarheim: Jostein Hovland: Anett Viveli: Kari Hovland: Ole Johnny Odland: Bjarte Andre Eriksen: Bjarte Andre Eriksen: Turneringsleiar Infrastruktur Baneansvarleg Reklame og ansvar Simadal Innkvartering Salsansvarleg Økonomiansvarleg Dugnadsansvarleg Premieutdeling Påmeldingssystemet/kampoppsett Dommaransvarleg Turneringsleiinga må i tillegg knyte til seg folk som er med turneringsleiinga heile helga. Ein uke før cupen, vart Lillian alvorleg sjuk og Frode tok over ansvaret som turneringsleiar. Dette vart ein litt spesiell veka der me vart ein god gjeng som samlast kvar dag og fekk sydd saman alt før cupen. Det er viktig å få fram, at alt arbeidet med cupen hadde Lillian gjort både før og når ho låg på sjukehuset fram til Fredags ettermiddag kl 16.00. Frå då, tok Frode over ansvaret. -Tommy Eriksen var med og hjalp til overalt. -Åshild Djønne var med i sekretariatet og i salsbua. -Jannike Iversen og Grete Næss var med økonomiansvarleg delar av cuphelga. -Bente Stakseng var med på innkvartering heile helga. -Kjersti Nesheim var med dugnadsansvarleg, både før cupen og heile helga -Lars Yngve Sæbø var salsansvarleg for Sima heile helga. -Yngve Tveit gjer ein fantastisk jobb heile helge med å rydda. Ikkje verst at han tek turen til Eidfjord kvart år. -Ole Johnny var speaker for helga og fekk fleire med seg til premieutdelinga laurdag og sundag. -Gunvall Medhus, Grete Næss, Merethe Eriksen og Katrine Myklatun var med heile helga i sekretariatet, i tillegg var Anne Solfrid Hereid og hjalp til deler av helga. -I tillegg kjem alle dei som var med på dugnad. Frå onsdag til sundag var det i sving ca. 160 dugnadsfolk.

8 Dagfinn Gjerde som skulle være dommaransvarleg, kom seg av private grunner, ikkje til cupen denne gongen. Bjarte Eriksen tok på seg dette ansvaret. Representantar frå dommarkomiteen i Hordaland Fotballkrets var med heile helga og hadde mellom anna opplæring for dommarane. Det var 32 dommare og veiledare. Turneringsleiinga starta planlegginga med turneringa som vanleg i Januar. Fram til turneringa, er det mykje arbeid dei legg ned for å få ei turnering som me synes Eidfjord kan vera stolt over. Sjølv om det er mykje arbeid som må leggast ned på fritida, er det framleis ikkje problem med å få folk med i turneringsleiinga. Eidfjord Småbanecup vart arrangert for 29 gong helga 24. - 26. juni. Det deltok 225 lag, som nok ein gong, var ny rekord. I 2015 deltok 206 lag. Eidfjord hadde med 6 lag i turneringa. Det var 2223 spelare og trenare som deltok. I tillegg kan vi rekne ca 1600 tilreisande av foreldre og sysken. Kampane vart spelte på banen ved idrettshallen og i Simadal. Statkraft som er ei av hovudsponsorane for cupen, legg kvart år til rette med m.a. vedlikehald av banane. Dei har og sett opp ei salsbu for arrangementet. Det er ikkje problem å få dei fleste i det lokale næringslivet til å annonsere i programmet, og me får inn ca. 40 000,- i annonser i programmet. Julaftan 2015 fekk me melding om at det fossa vatn ut av salsbua. Det var vassrøyret frå varmtvasstanken som mest sannsynleg hadde frose. Gjensidige som er idrettslaget sitt forsikringsselskap vart kontakta og me har fått utbetalt ein forsikringssum på 88548,- i 2016. Me har ein eigenandel på kr. 10 000,-. BH bygg vart engasjert til å fiksa bua og den vart ferdig våren 2016. Eidfjord Røde Kors kunne i år sjølve stille med vakter. Dei hadde vakthald på banen, i Simadal og i symjebassenget. Me betalar Eidfjord Røde Kors kr. 20 000,- Lions Eidfjord var også i år parkeringsvakter ved idrettshallen og me betalar dei kr. 10 000,- Ullensvang Lions var for fjerde året parkeringsvaktar i Simadal og me betalar dei kr. 9000,- Eidfjord Småbanecup har eigen bankkonto, eiga nettside og eigen postboks. Dette skuldast at me hadde veldig dårleg erfaring då idrettslaget sitt system ikkje fungerte, og blei handlingslamma i forhold til å arrangere cupen. Me vil ikkje kome i ei slik situasjon igjen, sjølv om idrettslaget no fungerer som det skal. Den største inntekta for cupen er deltakarkorta og salet under cupen. I år leide me bankterminaler frå Nets til salsbua på Lægreid og lånte bankterminal frå Sparebanken

9 Vest til Simadal. Me har brukt bankterminal i Simadal som kun kan brukast via datanettet. Denne gongen prøvde me ut de som går på mobilnett og me vil nok gå for desse også i Sima, då dette no fungerer bra. Alle som deltok på dugnad, fekk ei T skjorte samt at de var med på loddtrekning av mange flotte premier. Me har framleis kontakt med Scandinavian Entertainment som ordnar underhaldninga til laurdagskvelden. I tillegg har dei fleire aktivitetar utanfor skulen og i Sima. Småbanecupen får provisjon frå inntekta av aktivitetane ute. I 2016 var provisjonen kr. 8620,80. Sparebanken Vest og Statkraft er hovudsponsor for cupen. Overskotet i 2016 vart kr. 196 628,71, som vil verta overført til idrettslaget i 2017. Eidfjord Småbanecup Turneringsleiinga Årsmelding Sykkelgruppa / Eidfjord Mini Triatlon 2016 Styret: Leiar Frode Eriksen Nestleiar: Ole Jonny Odland Styremedlem: Frede Olaussen Styremedlem: Tor Andre Villmones Eidfjord Mini Triathlon ble arrangert for 13.gang 5.auguast 2016. 2016s Triathlon ble gjennomført 5.august i et forferdelig vær. Det var 50 deltakere i singleklassene og 5 lag som deltok. Arrangementet ble preget av ekstremt dårlig vær som blant annet førte til at cruiseskipet som lå til kai ikke kunne forlate havnen i tide. Dermed måtte svømmeetappen legges på utsiden i kraftig strøm, til stor fornøyelse fra cruisepassasjerene. Antall deltakere var langt lavere enn ventet og totalt gikk arrangementet med et lite oveskudd. Til neste års arrangement vil løpsskjorter bestilles i etterkant slik at en ikke vil sitte igjen med et overskudd av disse etter endt arrangement. Dersom dette hadde blitt gjort også i år ville regnskapet vært mye bedre. I tillegg vil det gjøres andre effektiviserende grep i planlegging og gjennomføring i 2017. Deltakerne hadde gode tilbakemeldinger å komme med, dugnadsgjengen telte over 40 personer og Håvard Sæbø underholdt med sang og gitar. Ansvarlig for sikkerhet var Eidfjord

10 Røde Kors og Norseman stilte med løpsjury og dommere i løypen. Løpsansvarlig var Ole- Johnny Odland. Spinning. Spinning tilbudet i 2016 har vert bra med god deltakelse på alle timene. Styret Årsmelding Eidfjord RC 2016 Styret består av: Leiar Stian Myklatun Nestleiar Edvin Johannessen Styremedlem Lars Yngve Sæbø Styremedlem Jan Arne Pedersen Aktiviteten har vert lavere enn forventet. God aktivitet på vårparten. Men hausten har det vert dårleg oppmøte. Det har vert dugnad på henting av banedekke i Odda. Einar Sæbø var leigd inn og hjalp med transport, i tillegg til eigne bilar og tillengere. Det har vore ein god del dugnadstimar på bygging av utendørsbane. Det har vore opent kvar torsdag frå kl 18.00, og ein frå styret har vert instruktør. Styret Eidfjord RC Årsmelding Ballgruppa 2016 Styret består av Leiar Christian Bouvain Nestleiar Katrine Myklatun Styremedlem: Nina Eiken Volleyball voksne Det har vært gjennomført ukentlige treninger gjennom store deler av året, med oppstart i september etter sommeren. Oppmøte har vært på mellom 6 og 12 stykk pr torsdag. De er minkende interesse på volleyball med dårlig oppmøte.

11 Badminton Badminton har og fått interesse for bordtennis. Så vi har trening for badminton og bordtennis på onsdagskvelden. Treningen har dessverre blitt avlyst noen onsdager denne sesongen, og litt dårlig oppmøte denne sesongen. Trengs ikke noe nytt utstyr til badmington denne sesongen, men det er behov for nytt bordtennisbord. Men først må interessen og oppmøte bli bedre. Er en del som har vert med en gang, og noen som har vist interesse for bordtennis men ikke møtt på trening enda. Innkjøp av bordtennis bord/utstyr er først aktuelt viss oppmøtet og interessen blir bedre. Ballgruppa v/leiar Christian Bouvain ÅRSMELDING SKIGRUPPA 2016 Styret 2016: Leiar Nestleiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hilde Voll Grete Næss Åshild Djønne Edvin Johannessen Arne Bu Jan Arne Pedersen AKTIVITETAR I SKIGRUPPA Skigruppa har hatt 4 fredagskveldar med skikarusell på Maurset og gratis kveldskøyring i slalombakken for deltakarane etterpå. Eidfjordmeisterskapet vart arrangert 19. mars, med langrennskarusell og slalomkonkurranse. På Eidfjordmeisterskapet var det premieutdeling for skikarusellen og for langrenn-, og slalomkonkurransen som vert arrangert denne dagen. Me har også i 2016 arrangert slalomkurs, der me leigde inn instruktørar frå Myrkdalen skiskule. Sysendalen skisenter sponsa dagskort til alle som deltok på kurset. Me hadde 64 deltakarar, nivådelt i tre grupper. I tillegg hadde me ein eigen instruktør til eit barn med Cerebral parese. Me fekk positiv tilbakemelding på slalomkurset. Skigruppa vil jobbe for at det i 2017 sesongen også vært arrangert slalomskurs. Me vil og prøve å arrangere snowboardkurs i 2017, sidan me har fått nokre spørsmål om dette. FØREBUINGAR Me hadde eit gruppemøte i forkant av skikarusellen der me fordelte oppgåver.

12 Så hadde me eit møte i mars der me jobba med budsjettet for 2016 og årsmelding for 2015. Me planla også Eidfjordmesterskapet 2016 på dette møtet. VIDARE ARBEID I SKIGRUPPA Me ynskjer å få opp eit skilt på bua på Maurset, med logo og namn på idrettslaget. UTSTYR Me har kjøpt inn eit fyrfat, ein sporsettar og ein nøkkelboks til skibua på Maurset. Skigruppa v/leiar Hilde Voll Årsmelding trimgruppa 2016 Styret i trimgruppa Leder: Anita Myklatun. Nestleder: Silje Aurdal. Styremedlem: Nina Eiken. Året 2016 har det vært bra aktivitet i hallen. Step /styrke på mandager med Anita Myklatun og en styrkedel med strikker etterfulgt av en spinning time med Anita Limstrand på torsdager. Det har vært bra oppmøte på timene. Folk liker og setter stor pris på styrketrening. I juni måned var Anita Limstrand og Anita Myklatun på Shape up weekend på Vestlia hotel på Geilo. En kjempe inspirerende helg!! Den helgen fikk vi mye/nye tips innen all trening av personlige trenere som vi har dratt nytte av på gruppetimene i hallen. I august måned ble det arrangert terrengløp for de minste. Løpet ble holdt oppe på hereid. 5 ganger totalt. Nina Eiken noterte opp alle navn på barna. Siste gang ble det servert varm saft, havregrøt etterfulgt av utdeling av medaljer. Totalt 30 barn. Skulle egentlig hatt en treningshelg med Signe Kristin (PT ) på høsten, men siden det var vanskelig for henne utsettes det til 2017. Trimgruppa (IL) har kjøpt inn kettlebells, hoppetau,strikker, medisinballer som blir brukt på gruppetimer. Fikk inn nytt skap til treningsutstyr, så nå ble det kjempefint i utstyrsrommet. Takk for ett flott år!

13 Hilsen Leder i trimgruppa Anita Myklatun Styrets forslag til vedtak: Årsmeldinga blir godkjent SAK 5 Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. Styrets forslag til vedtak: Rekneskapet for 2016 i revidert stand, vert godkjend

14 SAK 6 Behandle forslag og saker. Det var ikkje kome inn noko saker til årsmøte innan fristen, men styre har ein sak. Eidfjord IL vil i frå 2018, leiga inn eit rekneskapsfirma. Styrets forslag til vedtak: Styre får myndigheit til og hente inn prisar for arbeid med rekneskap for EIL, inkl. medlemsfakturering. Leiar signerer evt. ein avtale. SAK 7 Fastsette medlemskontingent for 2016 Styrets forslag til vedtak: Kontingenten i Eidfjord IL pr. år aukast ikkje Barn /Ungdom opp til 18 år kr. 150,- Vaksne over 18 år kr. 400.-

15 SAK 8 Vedta idrettslagets budsjett for 2017 Styret og gruppene har utarbeid budsjett for 2017 som dei legg fram for årsmøte til godkjenning. Styrets forslag til vedtak: Det framlagte budsjettet for 2017 både for hovudlaget og gruppene vert godkjent. SAK 9 Behandle idrettslagets organisasjonsplan og lovnorm. Sjå vedlegg «ORGANISASJONSPLAN FOR EIDFJORD IDRETTSLAG» og «LOVNORM» Styrets forslag til vedtak organisasjonsplan og lovnorm: Organisasjonsplanen og lovnorm vert godkjent med evt. de endringane som er gjennomgått på årsmøte.

16 SAK 10 Val: a) Styre: Nestleiar, økonomiansvarleg, sekretær, 2.stk styremedlem og varamedlem b) Trimgruppa: Nestleiar og styremedlem c) Fotballgruppa: Leiar, nestleiar og styremedlem d) Ski-gruppa: Leiar og styremedlem e) EMT-Sykkelgruppa: Leiar og 2stk. styremedlem f) Ballgruppa: Nestleiar g) Motorsport/RC gruppa: Nestleiar og styremedlem h) Valnemnd: Leiar og medlem i) Revisor: Leiar j) Representantar til ting og møte i dei organisasjonane som idrettslaget har representasjonsrett Valnemnda har bestått av Lars Kristian Eidnes, Tor Helge Tveit, Jan Ole Kvamsdal og vara Ole Jonny Odland. Valnemnda si innstilling: Sjå vedlegg «VALNEMNDA EIDJFORD IL 2016» Valnemndas forslag til vedtak: Valnemnda sin innstilling vert godkjent.

17 Eidfjord -referent-.. Dato/underskrift Dato/underskrift