Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch, Martin Reinertsen, Randi Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 26. april 2017 kl. 13.00 15.00 i Formannskapssalen. SAKSLISTE SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 15.02.17 SAK 06/17 ÅRSREGNSKAPET FOR FARSUND KOMMUNE 2016 SAK 07/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 ATTESTASJONSUTTALELSE FRA REVISOR Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Vanse, den 19. april 2017 Johnny Deisz Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 05/17 Møtedato: 26.04.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 15.02.17 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 15.02.17 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 15.02.17 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 15.02.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
Møte nr. 01/17 Dato: 15.02.17 kl. 13.00 14.30 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Randi Eik, medlem Martin Reinertsen, medlem Thales Torkildsen, møtte for Buch Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe, Just Quale, Tore Haus Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Richard Ivar Buch, medlem SAKSLISTE ORIENTERINGER Hvordan følger kommunen opp ulovlige/ikke godkjente byggetiltak. SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 09.11.16 SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 SAK 03/17 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON PSYKOSOSIALT MILJØ SAK 04/17 BREV NR. 19 FRA REVISOR TILBAKEMELDING FRA RÅDMANNEN Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Kommunerevisjonen Vest, brev vedr. status ny revisjonsenhet Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
Møtebok 15.02.17 Farsund kontrollutvalg ORIENTERING v/ rådmannen: Tema: Hvordan følger kommunen opp ulovlige/ikke godkjente byggetiltak? Kommunalsjef orienterte om rutinene for oppfølging av ulovlige/ikke godkjente byggetiltak. Tilsynsordningen vil bli endret, fra interkommunal ordning til egenregi med egen ansatt til å utføre tilsyn. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for orienteringen. SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 09.11.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 09.11.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 09.11.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 4 2
Møtebok 15.02.17 Farsund kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret og årsmeldingen er den viktigste rapporteringen gjennom året. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 03/17 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, PSYKOSOSIALT MILJØ I SKOLEN Kommunalsjef oppvekst var tilstede og ble bedt om å kommentere saken. Kontrollutvalget kom med innspill til prosjektet, bl.a. knyttet til kompetanse i skolen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor de tildelte budsjettrammer. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, forslag til prosjektplan datert 31.01.17 5 3
Møtebok 15.02.17 Farsund kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Kommunerevisjonen Vest (heretter kalt revisjonen) har nå utarbeidet forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet. Formålet med prosjektet vil være å undersøke hvordan ungdomsskolene i Farsund arbeider med psykososialt miljø. Prosjektet vil ha fokus på mobbing og spesielt mobbeformene skjult mobbing og digital mobbing. Dette er to mobbeformer som ofte henger sammen og vi ser det som nyttig å ha fokus på begge formene. Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider ungdomsskolene i Farsund kommune med psykososialt miljø? I undersøkelsen kan følgende spørsmål være aktuelle: - Hvordan defineres mobbing i skolene - Hvem avgjør om en elev blir mobbet - Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing. - Hva er resultatet fra Elevundersøkelsen. - Hvordan evalueres skolenes handlingsplan mot mobbing. Kontrollutvalget har mulighet til å komme med innspill til prosjektplanen slik at prosjektet blir slik utvalget ønsker. For nærmere detaljer om avgrensning, kriterier, metode og ressurser og tidsplan vises til prosjektplanen og til revisors presentasjon. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor de tildelte budsjettrammer. SAK 04/17 BREV NR. 19 FRA REVISOR TILBAKEMELDING FRA RÅDMANNEN Revisor orienterte om prosessen med nr. brev nr. 19 og om gjennomført tilsyn fra Skatt Sør. Brevet fra rådmannen ble kommentert. Revisor er tilfreds med den oppfølgingen som har funnet sted. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 6 4
Møtebok 15.02.17 Farsund kontrollutvalg Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, brev nr. 19 fra revisor datert 08.11.16 Rådmannen, svarbrev (ettersendes/utleveres i møtet) Bakgrunn for saken: I forbindelse med utført revisjon, har Kommunerevisjonen Vest 08.11.16 sendt nummerert brev til kontrollutvalget angående følgende forhold: Merverdiavgiftskompensasjon 4. termin 2016 forbehold i revisjonsberetning Rutine for attestasjon og anvisning. I brevet fremgår at de påpekte forhold er i ferd med eller vil bli fulgt opp av kommunekassen. Det vises til brevet for nærmere beskrivelse av forholdene. Rådmann og økonomisjef har mottatt kopi av brevet, og revisor vil følge opp saken. Saken fremlegges uten forslag til vedtak som følge av at rådmannens svarbrev foreløpig ikke foreligger. Forslag til vedtak: Nytt fra revisor: Interimrevisjon Ferdigstilt interimrevisjon. Ingen særskilte forhold som krever rapportering til kontrollutvalget. Revisor orienterte om fokusområder, samt om avdekkede feil. Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen. Sekretær orienterte kort om temaene på konferansen. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Kommunerevisjonen Vest, brev vedr. status ny revisjonsenhet Revisjonssjef kommenterte kort om prosessen. Konklusjon: Kontrollutvalget tok referatet til orientering. 7 5
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak: 06/17 Møtedato: 26.04.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/17 ÅRSREGNSKAPET FOR FARSUND KOMMUNE 2016 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Revisjonsberetning, datert 5. april 2017 Nummerert brev nr. 20 datert 12. april 2017 Årsregnskapet for 2016 Årsberetning for 2016 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr. 527 792 101 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 31 629 764. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisor har skrevet et nummerert brev (nr. 20) til kontrollutvalget i forbindelse med årsoppgjøret. I brevet er følgende forhold tatt opp: - Utfakturering av kommunale avgifter - Ubrukte lånemidler - Lån Nordea - Innberetning Lister Friluftsråd - Avtale kommunen og Fylkeskommunen om fakturering For nærmere informasjon om de enkelte punktene vises det til brevet fra revisor. Administrasjonen har fått kopi av brevet og vil få anledning til å komme med eventuelle kommentarer til brevet i kontrollutvalgets møte. Både administrasjon og revisor vil være tilstede i møtet og vil kunne gi utfyllende opplysninger og svare på spørsmål. Administrasjonen vil presentere kommunens årsregnskap og årsberetning. Behandling av årsregnskapet: Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: 8
- Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsrapport - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering/inndekning (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2016. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 20 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget støtter opp om revisors anbefalinger gitt i revisjonsbrevet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 5. april 2017 og revisjonsbrevet datert 12. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2016. 9
10
11
12
13
14
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 07/17 Møtedato: 26.04.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 REVISORUTTALELSE Vedlegg: Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert 05.04.17 Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Farsund kommune i 2016. Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisors konklusjon: Rådmannen har i det alt vesentlige etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutine. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. Vurderinger: Jeg anbefaler kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse vedrørende finansforvaltningen til orientering. 15
16
17