KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset konkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rådgivningstjenester for IPR (Intellectual Property Rights) Saksnr.: KOMM-020-13 Innleveringsfrist: 04.03.13 kl. 12:00
Innhold KOMM-020-13 Kvalifikasjonsgrunnlag 1. Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kontraktens varighet... 4 1.4 Kontraktens omfang/verdi... 4 1.5 Underleverandører... 4 1.6 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 5 2. Generelle bestemmelser... 5 2.1 Kunngjøring... 5 2.2 Fremdriftsplan... 5 2.3 Vedståelsesfrist... 5 2.4 Etiske retningslinjer... 5 2.5 Offentlighet... 6 2.6 Forbehold og avvik... 7 2.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 2.8 Tilleggsopplysninger... 7 2.9 Kostnad ved utarbeidelsen... 7 3. Kvalifikasjonskrav... 8 3.1 Obligatoriske krav... 8 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 3.5 Utvelgelseskriterier... 10 4. Utforming og innlevering av søknaden... 10 4.1 Innlevering av tilbud... 10 4.2 Kvalifikasjonsanmodningens utforming... 11 5. Vedlegg... 11 5.1 Vedlegg 1: Taushetserklæring for leverandører... 11 Side 2
1. Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2011 for omlag 16,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se www.spillemidlene.no). Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax, Eurojackpot og Multix og Belago spillterminaler. I tillegg vil Norsk Tipping innen kort tid lansere nettbaserte spill, med en spillportefølje på 30-50 ulike spill. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Jønsrudvn. 21, ing. Måsåbekkvn., 2315 Hamar E-post: KOMM-020-13@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker tilbud på rammeavtale om kjøp av tjenester knyttet til immaterielle rettigheter. Bistanden skal supplere interne ressurser når det er behov for spisskompetanse eller ekstra kapasitet. Norsk Tipping ønsker å inngå rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalen innebærer en rett, men ingen forpliktelse for Norsk tipping til å anskaffe etterspurte tjenester av et visst omfang. Rammeavtalen er ikke eksklusiv. Norsk Tipping har per i dag også andre rammeavtaler der IPR-rådgivning er inkludert, blant annet innen for rammeavtale for juridisk bistand. Norsk Tipping forbeholder seg retten til å anskaffe etterspurte tjenester fra andre aktører der vi finner det ønskelig ut fra f.eks. faglige hensyn, løpende frister eller andre hensiktsmessige forhold ut i fra andre rammeavtalers art. Side 3
Det er viktig at leverandør har kompetanse til å samarbeide godt med selskapets interne ressurser, samt evner å ferdigstille en sak etter å ha mottatt saksgrunnlag fra selskapet. I den sammenheng er det behov for kompetanseoverføring til Norsk Tippings interne ressurser på området. Norsk Tipping ønsker bistand til å forvalte selskapets rettigheter knyttet til varemerke, design, patent og domenenavn, samt andre immaterielle rettigheter ved behov. Det er ønskelig at leverandøren dekker alle tjenester/rettighetsområder. Arbeidet kan blant annet bestå av: - Administrasjon av rettigheter - Overvåking og rapportering - Rettighetsinngrep - Veiledning og vurderinger/utredninger/ notater - Kvalitetssikring - Forhandlinger og reforhandlinger av kontrakter, samt løpende kvalitetssikring før kontrakter signeres - Representasjon overfor selskapets forretningsforbindelser - Oppfølging av kontrakter Leverandørene må generelt være forberedt på at Norsk Tippings behov for bistand vil kunne variere gjennom perioden. Omfanget vil følgelig være vanskelig å forutsi og avhengig av utviklingen på Norsk Tippings virksomhetsområder, hendelser og eventuelle tvister. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtale. 1.3 Kontraktens varighet Kontraktsperioden er to - 2 år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere ett pluss ett 1 + 1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir fire - 4 år. 1.4 Kontraktens omfang/verdi Anskaffelsens estimerte verdi er 2-2,5 millioner over en periode på fire år. 1.5 Underleverandører Leverandøren kan benytte underleverandører under dette oppdraget. Dette må eventuelt oppgis i følgebrevet i kvalifiseringen. Leverandøren vil i sin helhet være forpliktet til å administrere samarbeidet, og vil være Norsk tippings «single point of contact». Leverandøren er ansvarlig for alle leveranser. Side 4
1.6 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen KOMM-020-13 Kvalifikasjonsgrunnlag Anskaffelsen gjøres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del I og del III. Anskaffelsen gjennomføres i som en begrenset anbudskonkurranse, i to trinn, hvorav denne kvalifiseringen er trinn en. På bakgrunn av de mottatte kvalifikasjonsanmodningene vil Norsk Tipping invitere fem leverandører til å innlevere tilbud. Den leverandøren som leverer det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ihht gitte tildelingskriterier i trinn to vil bli tilbudt kontrakt. 2. Generelle bestemmelser 2.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 2.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 29.01.13 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 21.02.13 Frist for innlevering av kvalifikasjonsanmodning 04.03.13 kl. 12.00 Utsendelse av konkurransegrunnlag 05.03.13 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 02.04.13 Frist for innlevering av tilbud 10.04.13 kl. 12.00 Innstilling av leverandør 12.04.13 kl. 12.00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist av kvalifikasjonsanmodning er foreløpige. 2.3 Vedståelsesfrist Leverandøren må i følgebrevet vedstå seg sitt tilbud seks (6) måneder etter tilbudsfristen. 2.4 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. Side 5
Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten. 2.5 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt Offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova). Unntak for offentlighet i kvalifikasjonsanmodninger, tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av Offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av anmodningen med vedlegg 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres*. * Denne versjonen kan leveres kun på elektronisk lagringsmedium (CD/USB-pinne) hvis ønskelig. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 6
sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 2.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av kvalifikasjonsgrunnlaget, skal dette klart fremgå av kvalifikasjonsanmodningen. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i følgebrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. 2.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post. 2.9 Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av kvalifikasjonsprosessen skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. Side 7
3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest/ et fungerende HMSsystem Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Link til nedlastning 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Side 8
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping per e-post for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Signert Norsk Tippings taushetserklæring for leverandører god gjennomføringsevne og kapasitet samt gode kvalifikasjoner innenfor det leveranseområdet som etterspørres Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegg sitt tilbud signert taushetserklæring ihht Vedlegg 1 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dokumentet må være signert av bemyndiget representant for leverandøren. For å dokumentere dette kravet skal leverandøren inkludere i sitt tilbud: - kort selskapspresentasjon som beskriver visjon, forretningsidé og forretningsområder - kort beskrivelse av organisasjon (inkl. organisasjonskart), selskapsstruktur og eierstruktur - Beskrivelse av leverandørens kapasitet og med oversikt over selskapets totale bemanning fordelt på etterspurte områder som er listet opp i punkt 1.2 i dette dokumentet - Beskrivelse av utdanning og faglige kvalifikasjoner innenfor leveranseområdet hos leverandøren og eventuelle underleverandører (det skal ikke angis hvilke personer som skal benyttes under dette kravet) god erfaring fra minimum tre - 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de tre - 3 siste år. Med tilsvarende oppdrag menes IPRtjenester av tilsvarende omfang innenfor flere av de aktuelle etterspurte områder. godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Beskrivelse av leverandørens tre - 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre - 3 år, inkludert deres verdi, varighet og oppdragsgiver (oppdragsgiver kan være anonymisert). Det skal angis hvorvidt de aktuelle klienter har vært offentlige eller private virksomheter. Det er leverandøren ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssystem-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte, herunder eventuelt samarbeid med underleverandører Side 9
3.5 Utvelgelseskriterier KOMM-020-13 Kvalifikasjonsgrunnlag Norsk Tipping vil invitere maks fem - 5 av de best kvalifiserte leverandørene til å inngi tilbud, jf. FOA 17-2. Ved overtallighet av kvalifiserte søkere vil utvelgelsen skje på bakgrunn av de som er best kvalifisert. Dette betyr at hvis fler enn de nevnte oppfyller kvalifikasjonskravene, vil kvalifikasjonssøknadene evalueres iht. hvem som best oppfyller de krav som vil være gjenstand for evaluering dvs. kriteriene under punkt 3.4 Følgende utvelgelseskriterier er vektlagt: Gjennomføringsevne og kapasitet 40 % Referanser 40 % Leverandørens kvalitetssikringssystem 20 % Kriteriene i pkt. 3.1, 3.2, og 3.3 er ikke gjenstand for evaluering utover godkjent/ikke godkjent. 4. Utforming og innlevering av søknaden 4.1 Innlevering av tilbud - Kvalifikasjonsanmodningen skal leveres/sendes til den gateadresse som er angitt i dette dokumentets pkt. 1.1. - Kvalifikasjonsanmodningen skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjon, KOMM-020-13 - Kvalifikasjonsanmodningen skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av kvalifikasjonsanmodningen leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Kvalifikasjonsanmodningen skal være klargjort i henhold til pkt. 2.5 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med den øvrige kvalifikasjonsanmodningen, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Kvalifikasjonsanmodningen skal være Norsk Tipping i hende innen fristen. For sent innkomne kvalifikasjonsanmodninger vil bli avvist. - Kvalifikasjonsanmodningen og alle vedlegg skal leveres på norsk. Eventuelle unntak skal avklares skriftlig med oppdragsgiver via e-post. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. Side 10
4.2 Kvalifikasjonsanmodningens utforming Kvalifikasjonsanmodningen skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres. Følgebrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 1 Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. 2 Skatteattest for skatt, jf. 3.1. 3 Skatteattest for mva, jf. 3.1. 4 HMS-egenerklæring, jf. 3.1. 5 Firmaattest, jf. 3.2. Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste 6 årene. I tillegg evt kontantstrømoppstilling, jf. 3.3. 7 Kredittvurdering/rating, jf. 3.3 Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste 8 årsregnskap, jf. 3.3 9 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. 3.3 10 Signert taushetserklæring for leverandør, jf. 3.4 11 Dokumentasjon på gjennomføringsevne og kapasitet, jf. 3.4 12 Dokumenterte referanser, jf. 3.4 13 Dokumentasjon av leverandørens kvalitetssikringssystem, jf. 3.4 5. Vedlegg 5.1 Vedlegg 1: Taushetserklæring for leverandører Side 11