KONKURRANSEGRUNNLAG, DEL 1 KONKURRANSEDOKUMENT Konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens del I og del II (anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) for kjøp av Ressursportal Trøndelag Portal og database for formidling av regional statistikk og analyse for levering til Nord-Trøndelag fylkeskommune og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Saksnr. 13/03750 Tilbudsfrist: 10.8.2015 kl. 14:00 Avtaleperiode: 3 år fra inngått avtale.
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 4 1.1 OPPDRAGSGIVER... 4 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG... 4 1.2.1 ANSKAFFELSE... 4 1.2.2 STRUKTUR OG INNDELING... 5 1.2.3 ØKONOMISKE FORUTSETNINGER... 5 1.2.4 KRAVSPESIFIKASJON... 5 1.3 KONTRAKT... 5 1.4 KONTRAKTSPERIODE... 6 1.5 OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 6 1.6 KUNNGJØRING... 6 1.7 TILBUDSKONFERANSE... 6 1.8 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 6 1.9 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 1.10 FREMDRIFTSPLAN... 7 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 7 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 7 2.2 OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT... 8 2.3 OBLIGATORISK EGENDEKLARASJON FRA ALLE TILBYDERE (SLADDET VERSJON AV TILBUDET)... 8 2.4 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 8 2.4.1 TILBUDSSTRUKTUR... 9 2.5 FORBEHOLD OG AVVIK... 9 2.6 OPPLYSNINGSPLIKT... 10 2.7 ALTERNATIVE TILBUD... 10 2.8 DELTILBUD... 10 2.9 VEDSTÅELSESFRIST... 10 2.10 TILBAKEKALLELSE ELLER ENDRING AV TILBUDET... 10 2.11 KOSTNADER VED UTARBEIDELSE AV TILBUD... 10 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 11 3.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 11 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 11 3.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 11 3.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 11 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 12 4.1 KRAVSPESIFIKASJON... 12 4.2 TILDELINGSKRITERIENE... 12 4.1 EVALUERINGSMODELL... 12 Side: 2 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 12 5.1 REGISTRERING AV TILBUD OG TILBUDSÅPNING... 12 5.2 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER... 13 5.3 AVVISNING PGA. FORHOLD VED LEVERANDØREN... 13 5.4 AVVISNING PGA. FORHOLD VED TILBUDET... 13 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 13 6.1 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 13 6.2 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 13 Side: 3 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nord-Trøndelag fylkeskommune (NTFK) inviterer, på vegne av NTFK og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag (FMNT), til anbudskonkurranse for kjøp av en database og portalløsning for å formidle regional statistikk og analyse på nett. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Aud Elin Finstad Postadresse: Postboks 2560, 7735 Steinkjer Besøksadresse: Seilmakergata 2, 7735 Steinkjer e-post: innkjop@ntfk.no Telefon: 74 11 36 00 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelse Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylkeskommune ønsker i samarbeid å få utviklet en ressursportal 1 for formidling av regional statistikk, analyse og analysemetode. Målgruppa er i første rekke egne virksomheter og kommunene i fylket. Primærmålgruppen er personer som direkte eller indirekte har en rolle i kommunal styring og planlegging. Utviklingsarbeidet skal videreføre resultater oppnådd i eksisterende portal 1 og database 1. Grunnlaget er utviklet i form av to webskisser. Dette er: Smas-portalen: http://fylkesmann.smas.no/ Bouvet-portalen: http://ressursportal.azurewebsites.net/. Smas-portalen er den første webskissen som ble utviklet. Denne er levert av Smart Media AS i 2013. Denne portalen er tatt i bruk som en foreløpig løsning. I løpet av 2014 og januar /februar 2015 har Capgemini Norge AS / Bouvet AS 2 arbeidet med en ny og forbedret portal og tilhørende database. «Summen av begge portalene» definerer startpunktet for anskaffelsen som nå lyses ut. Hovedmålet er å utvikle et 1 Definert i ordliste og definisjoner 2 Capgemini avdeling Trondheim - høsten 2014 oppkjøpt av Bouvet AS Side: 4 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
helhetlig system som viderefører de oppnådde resultatene og forbedrer funksjonalitet og effektivitet ytterligere. Utvikling av teknisk løsning for portal, database og funksjonalitet følger en overordnet visjon for et fremtidig helhetlig system. Visjonen ble beskrevet i et notat fra 2012. Visjonen er utgangspunktet for alt utviklingsarbeid, både det som er utført og framtidig utviklingsarbeid. Visjonen er beskrevet i visjonsnotat, se Konkurransegrunnlag, del 5c. 1.2.2 Struktur og inndeling Anskaffelsen er todelt (trinn A og trinn B). Delene skal ses i sammenheng, og begge skal bidra til oppfyllelse av visjon og utviklingsmål. Det er ikke anledning til å levere tilbud på bare ett av trinnene. Trinn A - «Forbedre webskissene». Kontraktens trinn A er en videreutvikling og operasjonalisering av eksisterende webskisser. Innhold og funksjonalitet skal forbedres til et nivå som defineres i kravspesifikasjonen. Formålet er å øke brukeropplevelsen og forbedre administratorverktøyene. Trinn B - «Utvikling». Trinn B er fortsettelsen av trinn A, og skal videreutvikle portal og database utover minimumsnivået definert i trinn A. Trinn B er et utviklingsprosjekt, og utviklingen skal skje stegvis med inngåelse av egen delkontrakt for hvert steg. Delkontraktene spesifiserer kostnadsramme, innhold og framdrift. 1.2.3 Økonomiske forutsetninger Trinn A skal gjennomføres i sin helhet etter forutsetningene beskrevet i Kravspesifikasjon. Det tas forbehold om at gjennomføringskostnadene er innenfor rammen for bevilgninger som foreligger. Trinn B skal gjennomføres stegvis, etter nærmere avtale. Hvor mange utviklingssteg som kan gjennomføres og omfanget av dem, er avhengig av bevilgninger. 1.2.4 Kravspesifikasjon Nærmere beskrivelse av trinn A og trinn B er tatt inn i Konkurransegrunnlag, del 2a Kravspesifikasjon. 1.3 Kontrakt Kontrakten gjelder kjøp av portal og database for formidling av regional statistikk og analyse (Ressursportal Trøndelag) og en tilhørende support og vedlikeholdsavtale i kontraktsperioden. Side: 5 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
Avtaledokument vil være statens standardavtaler om konsulenttjenester SSA-b (bistandsavtalen) med bilag. Utkast til avtale følger vedlagt som Konkurransegrunnlag, del 4. 1.4 Kontraktsperiode Kontrakten er delt i to deler. De to delene er forskjellige i arbeidsform og innhold: Trinn A «Forbedre webskisser». Videreutvikling og operasjonalisering av eksisterende portal og database skal være ferdig levert på web med den funksjonalitet og driftsstøtte som er avtalt innen 1.2.2016. Trinn B «Utvikling». Utviklingskontrakt for trinnvis utvikling med separate leveranser. Utføres i perioden 1.10.2015 30.09.2018. Trinn B skal delvis foregå parallelt med trinn A. 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av Del 1 Konkurransedokument (dette dokumentet) Del 2 Spesifikasjoner a. Kravspesifikasjon b. Prisskjema Del 3 Andre dokumenter til besvarelse a. Tilbudsbrev inkl. tilbyders forbehold og avvik b. Taushetspliktige opplysninger c. HMS egenerklæring Del 4 Kontraktsvilkår SSA-B med bilag Del 5 Tilleggsinformasjon a. Metadata, roller og relasjoner b. Ordliste og definisjoner c. Visjonsnotat 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.7 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers Side: 6 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
kontaktperson. Frist for å be om tilleggsopplysninger er fredag 3.7.2015 kl. 1200. Legg merke til kort frist for avklaringer pga. ferieavvikling. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, Ressursportal Trøndelag, ref. 13/03750», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.10 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 19.6.2015 Trist for å be om tilleggsopplysninger 3.7.2015, kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 10.8.2015, kl. 14:00 Tilbudsåpning 11.8.2015, kl. 09:00 Evaluering Uke 33-34, 2015 Gjennomføring av forhandlinger Uke 35, 2015 tentativt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 38, 2015 tentativt Karensperiode 10 kalenderdager Kontraktsinngåelse Uke 40, 2015 tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i ett trinn. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud og forhandlinger er tillatt. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Side: 7 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
2.2 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jfr. anskaffelsesforskriftens 3-5. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jfr. offentleglova 23. Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Taushetsplikt gjelder for opplysninger i tilbudene om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. anskaffelsesforskriftens 3-6 og forvaltningslovens 13, 1.ledd nr. 2. 2.3 Obligatorisk egendeklarasjon fra alle tilbydere (sladdet versjon av tilbudet) Oppdragsgiver vil heretter forholde seg slik i forhold til opplysninger som gis av leverandører i forbindelse med tilbudet; Tilbyder skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor opplysninger som anses omfattet av taushetsplikt, er sladdet. Den elektroniske utgaven skal være slik at teksten som er sladdet, ikke kan rekonstrueres. Det skal videre medfølge en konkret, skriftlig begrunnelse med henvisning til hver enkelt opplysning som sladdes. For opplysninger som ikke sladdes av tilbyder legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side ikke anser at opplysningen omfattes av taushetsplikt. Dersom tilbyder ikke leverer sladdet versjon av tilbudet, legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side anser at innsyn kan gis i hele tilbudet. Der begrunnelse for sladding av enkeltopplysning mangler, legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side ikke anser at denne opplysningen omfattes av taushetsplikten. En gjør oppmerksom på at oppdragsgiver er pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av om en opplysning oppfyller kravene til taushetsplikt eller opplysningsplikt. 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Nord-Trøndelag fylkeskommune Postadresse: Postboks 2560, 7735 Steinkjer Besøksadresse: Fylkets Hus, Seilmakergt.2. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: Side: 8 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud - Ressursportal Trøndelag. Ref. 13/03750» 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 3. Ha tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Leveres med: Ett eksemplar av tilbudet i papirversjon Kopi av tilbudet og sladdet versjon av tilbudet på minnepinne, jf. pkt. 2.3 2.4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. understående inndeling. Tilbudsbrev inkl. tilbyders forbehold og avvik (Del 3a) Attest for betalt skatt og MVA Firmaattest Årsregnskap for siste 2 år Egenerklæring HMS (Del 3c) Egenerklæring om taushetspliktige opplysninger (Del 3b) Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 3.4 Utfylt kravspesifikasjon (Del 2a) Utfylt prisskjema (Del 2b) Evt. endringer i den generelle avtaleteksten (bilag 5 til SSA-B) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av eget vedlegg (Del 3a). Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (Del 3a). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. Side: 9 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.7 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 2.10 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 2.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. Side: 10 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Attest for betalt skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Attesten kan bestilles og hentes via altinn.no, eventuelt via skatteetaten.no. HMS-egenerklæring (Del 3c til Konkurransegrunnlaget) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav To siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisjonserklæring. Økonomisk kapasitet vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av de viktigste leveransene de siste 3 år med sammenlignbart innhold og omfang som denne forespørselen. Navn på kontaktperson og telefonnummer må oppgis, og oppdragsgiver må gis fullmakt til å kontakte vedkommende. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Side: 11 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Minstekrav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner i Del 2a: Kravspesifikasjon og Del 2b: Prisskjema. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Ferdig utfylt prisskjema Felleskrav 25 % Besvart kravspesifikasjon Oppdragsløsning trinn A 20 % Besvart kravspesifikasjon Oppdragsløsning trinn B 25 % Besvart kravspesifikasjon. 4.1 Evalueringsmodell Det benyttes en karakterskala fra 0 10, med 10 som maksimumskarakter, innenfor det enkelte kriterium. Poengsum multipliseres med 100 og rundes av til nærmeste heltall. Beste tilbud innenfor hvert enkelt kriterium vil få 10 poeng. Dette gir en maksimal poengoppnåelse som vist i tabellen under. Kriterium Vekt Maksimal poengsum Pris 30 % 300 poeng Felleskrav 25 % 250 poeng Oppdragsløsning trinn A 20 % 200 poeng Oppdragsløsning trinn B 25 % 250 poeng Total 100 % 1000 poeng 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud og tilbudsåpning Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. Side: 12 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal
5.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med de inviterte leverandørene og det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. En reduksjon i antallet leverandører det forhandles med, kan skje i forkant av forhandlingene. 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 andre ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 andre ledd bokstav a-d foreligger. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en frist på 10 kalenderdager til å stille spørsmål om resultatet av konkurransen (karensperiode). Når karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Side: 13 Del 1 Konkurransedokument Ressursportal