Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 01.09.2014 kl. 09.00 09.45 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Atle Osen, nestleder Øyvind Johansen Marianne Nuland Andersen Jan Lester Nilsen, 1. varamedlem Judith Birkeland hadde forfall Nestleder Atle Osen var møteleder. Dessuten møtte: Rådmann Bernhard Nilsen (orientering) Revisjonssjef Irene Loka Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEBOK Referatsaker: 2 uavhengighetserklæringer fra revisjonen Saksliste representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest Mail fra Tønnes Kleven Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Rådmann Bernhard Nilsen var invitert for å orienterte om kommunens forståelse og praksis hva angår universell utforming av kommunale bygg (byggteknisk forskrift TEK 10) Fast post: Revisor orienterer Eventuelt UNDERSKRIFTER Atle Osen Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Arne Skage, Avisen Agder. 2
Møtebok 01.09.2014 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 26.05.2014 godkjennes. Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i Lister Bompengeselskap AS. Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Bakgrunn for saken: I Plan for selskapskontroll for Flekkefjord kommune er gjennomføring av selskapskontroll i selskapet Lister Bompengeselskap AS prioritert som 2. prioritet. Selskapet har kommunene Farsund, Lyngdal, Flekkefjord, Kvinesdal og V-A Fylkeskommune som eiere. Selskapet skal drifte bompengestasjonene knyttet til Listerpakken og alt som står i naturlig sammenheng med dette. Flekkefjord kommune har en eierandel på 10 % i selskapet. Formålet med selskapskontrollen er å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Det legges til grunn at alle eierkommunene gjør vedtak om selskapskontroll. Det er gjort bestilling av selskapskontroll i Lyngdal og Farsund, mens sak om bestilling skal behandles i Kvinesdal kontrollutvalg 4.9.2014. Normalt sett vil kostnadene fordeles etter eierandelen i selskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i Lister Bompengeselskap AS. Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. 3
Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring av store investeringer. Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 13. oktober 2014. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 for Flekkefjord kommune prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. Gjennomgang av kvaliteten i byggesaksbehandlingen 2. Se på kommunens rutiner for midlertidige ansettelser 3. Vurdere om kommunen har et tilfredsstillende system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 4. Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring av store investeringer 5. Se på arbeidet som blir gjort mot mobbing i den enkelte skole, sammenstilt med hvor stor andel elever som føler seg mobbet. Prosjekt med 1. prioritet i planen, «Gjennomgang av kvaliteten i byggesaksbehandlingen», er ferdigstilt og oversendt bystyret. En vil foreslå at kontrollutvalget ber Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å påbegynne arbeidet med et nytt prosjekt. Utvalget må drøfte hvilket prosjekt som skal velges, eventuelt om det er andre prosjekt som er mer aktuelle. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 17. november 2014. 4
Referatsaker: Disse sakene ble tatt til orientering: 2 uavhengighetserklæringer fra revisjonen Saksliste representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest Mail fra Tønnes Kleven Orientering: Rådmann Bernhard Nilsen orienterte om kommunens forståelse og praksis hva angår universell utforming av kommunale bygg (byggteknisk forskrift TEK 10). Tas til orientering. Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Mottatt kopi av henvendelse fra Jan Lester Nilsen til Flekkefjord kommune ble referert. Neste møte i Flekkefjord kontrollutvalg er planlagt 13. oktober 2014 5