KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for kjøp av Hjullaster for levering til MOVAR Saksnr. 12/734 Tilbudsfrist: 15.2.2013 kl. 13.00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Kontraktsperiode... 3 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 1.7 Tilleggsopplysninger... 4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Fremdriftsplan... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Offentlighet... 6 2.3 Taushetsplikt... 6 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 7 2.5 Forbehold og avvik... 8 2.6 Alternative tilbud... 8 2.7 Deltilbud... 8 2.8 Vedståelsesfrist... 8 2.9 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 8 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 10 3.4 Eventuell tilleggsfrist... 10 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 11 4.1 Kravspesifikasjon... 11 4.2 Tildelingskriteriene... 11 5 MOVARS BEHANDLING AV TILBUDENE... 12 5.1 Registrering av tilbud... 12 5.2 Tilbudsåpning... 12 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren... 12 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet... 12 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 13 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 13 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 13 Bilag 1 - Kravspesifikasjon - Svardokumenter... 13 Bilag 2 Prisskjema - Svardokumenter.... 13 Bilag 3 - Kontraktsvilkår... 13 Bilag 4 - HMS - egenerklæring... 13 Bilag 5 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter... 13 Bilag 6 - Forpliktende erklæring for tilgang på andre foretaks kapasitet... 13 Side 2 av 13
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver MOVAR IKS (Interkommunalt selskap) eies av kommunene Moss (46%), Rygge (21%), Råde (9%), Våler(4%) og Vestby (20%). Selskapet har sitt forretningskontor i Rygge. Selskapet ivaretar kommunale tjenester innenfor vannforsyning, avløpsrensing, renovasjon og brann- og feiertjenester. Ved at eierkommunene samler disse tjenestene i et selskap forventes det stordriftsfordeler som fører til rimeligere tjenester og større faglig fokus. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Marit S. Asklien Postadresse: Kjellerødveien 30 Besøksadresse: Kjellerødveien 30 e-post: marit@movar.no Telefon: 69 26 21 45 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det skal anskaffes en hjullaster til bruk i renovasjonssektoren, ved Solgård Avfallsplass og Vestby Gjenbruksstasjon. Det skal også være en serviceavtale for hjullasteren. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1 Kravspesifikasjon. 1.3 Kontraktsperiode Serviceavtalens varighet: Serviceavtale og garanti skal til sammen vare i, det som inntreffer først av, 6 år eller 6000 timer. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Prisskjema/tilbudsskjema Bilag 3 Kontraktsvilkår, Kjøp av hjullaster, inklusiv garanti- og serviceavtale Bilag 4 HMS-egenerklæring Bilag 5 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Bilag 6 Forpliktende erklæring for tilgang på andre foretaks kapasitet Side 3 av 13
1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no Konkurransegrunnlaget er lagt ut som elektroniske dokumentvedlegg til utlysningen på DOFFIN. Det innebærer at alle tilbydere må registrere seg på DOFFIN for å sikre seg konkurransegrunnlaget, se også punkt 1.7 og 1.8 om tilleggsinformasjon og endringer 1.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer:12/734» å sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Spørsmål bes innkommet snarest mulig. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før tilbudsfristens utløp, er det ikke sikkert at spørsmålene vil bli besvart før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli sendt samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Svarene vil bli lagt ut som tilleggsdokumenter til utlysningen på Doffin.no. Dette betyr at alle de som har meldt interesse på doffin.no automatisk vil motta dette dokumentet per e-post. Oppdragsgiver fraskriver seg ansvar for evt. svikt i denne tjenesten. Tilbyderne oppfordres således til å følge med på Doffin. Spørsmål vil således ikke bli besvart på individuell basis. Anonymiteten er ivaretatt ved at det ikke vil fremgå hvem som har stilt spørsmålene. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Slike vil bli lagt ut som tilleggsdokument på Doffin. Det innebærer at disse umiddelbart vil bli varslet pr e- post samtidig til alle som i følge registreringer på DOFFIN har hentet ut konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver fraskriver seg ansvar for evt. svikt i denne tjenesten. Tilbyderne oppfordres således til å følge med på Doffin. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil i så fall bli varslet om forlengelsen. Side 4 av 13
1.9 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 02.01.2013 Frist for å levere tilbud 15.02.2013,kl 13:00 Tilbudsåpning 15.02.2013,kl 13:15 Eventuelle avklaringsmøter Uke 9, tentativt Evaluering Uke 11, tentativt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 15.03.2013, tentativt Klagefrist leverandører Uke 14, tentativt Kontraktsinngåelse Uke 15/16, tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Side 5 av 13
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det. Veiledning til regelverket er å finne på hjemmesiden til Fornyings- og administrasjonsdepartementet: http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/veiledninger_og_brosjyrer.html?id=2125. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 6 av 13
2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: MOVAR IKS Adresse: Kjellerødveien 30, 1580 Rygge Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Med i hende menes at tilbudet fysisk er kommet frem til MOVAR. Det er således ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse, og denne skal være merket: «Tilbud Hjullaster, sak nr. 12/734.» 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 3. Være utformet på norsk (tilbudsbrev og samtlige vedlegg) 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Leveres med: To eksemplarer av tilbudet Samt en papirkopi av tilbudet i sladdet utgave kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på CD, DVD eller minnepinne Ved evt. motstrid mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen, har papirversjonen forrang. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon og foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Forbehold/avvik skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer, jf. punkt 2.6) Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor 2. Utfylt HMS-egenerklæring, se bilag 4 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling(se etterspurt dokumentasjon i kap. 3.2) 4. Finansiell og økonomisk stilling (se etterspurt dokumentasjon i kap. 3.3) 5. Evt. forpliktende erklæring fra annet foretak, jf. bilag 6 samt kap. 3 6. Kravspesifikasjon Utfylt svarskjema, se bilag 1 7. Prisskjema i utfylt stand, se bilag 2 8. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se bilag 5 9. Eventuelt forpliktende erklæring for tilgang på andre foretaks kapasitet, se bilag 6 Side 7 av 13
Ved bruk av evt. underleverandører for service og vedlikehold skal dokumentasjon som nevnt i punktene 1-3 vedlegges tilbudet også for underleverandør. Dette gjelder uavhengig av hvorvidt tilbyder støtter seg på denne for sannsynlig gjøring av oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, jf. nærmere kap 3 nedenfor Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Ved eventuell motstrid mellom tilbudsbrev og prisskjema har tilbudsbrevet forrang foran prisskjemaet. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik mot deler av konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med tilbyder. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Forbeholdene og avvikene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Evt. forbehold/avvik som ikke fremgår av tilbudsbrevet, og som ikke er avdekket under tilbudsevalueringen, vil ikke bli ansett gyldige etter kontraktsinngåelse. Det innebærer at forbeholdet/avviket ikke vil kunne påberopes av oppdragstaker etter evt. kontraktsinngåelse. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Avvik og forbehold mot minstekravene i kravspesifikasjonen i vedlegg 1 vil bli betraktet som vesentlige avvik. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Det anbefales at tilbyderen stiller spørsmål i forkant av tilbudsinnleveringen om forståelsen av konkurransegrunnlaget, heller enn å legge inn forbehold i tilbudet 2.6 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til 12.07.2013,kl 13:00. 2.9 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. Side 8 av 13
3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyders kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbyder som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. Dette innebærer at: Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. anskaffelsesforskriften 20-12 (1) a). Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, eller etterspurt dokumentasjon ikke kan fremlegges (eksempelvis fordi det dreier seg om nyetablert selskap) bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under punkt 3.1 og 3.2, jf. anskaffelsesforskriften 20-12 (1) b), c), med mindre det settes tilleggsfrist for ettersending, jf. punkt 3.4 nedenfor. Tilbudet vil kunne bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under punkt 3. 3, jf. anskaffelsesforskriften 20-12 (2) g). - Adgangen til å støtte seg på andre foretaks kapasitet Dersom tilbyder ikke selv oppfyller kravene til økonomi og tekniske og faglige kvalifikasjoner, kan det vises til kvalifikasjoner hos et annet foretak, uavhengig av den juridiske karakteren mellom dem. I så fall skal vedlagte erklæring signeres av person med nødvendig fullmakt i det selskap man støtter seg på signeres, jf. bilag 6. Det understrekes at dette også gjelder selskap i samme konsern, eller underleverandører som skal utføre deler av oppdraget hvor kvalifikasjonsdokumentasjon er vedlagt. Manglende dokumentasjon av slik erklæring vil innebære at MOVAR ikke har anledning til å vektlegge kvalifikasjonene hos det/de selskap som det vises til ved vurdering av om kvalifikasjonskravet er oppfylt 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og Merverdiavgiftsattest merverdiinnbetaling. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epslanguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). Side 9 av 13
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper - Firmaattest etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon MOVAR har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som MOVAR kan akseptere. 3.4 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattester eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon på at krav til tilbyderen er oppfylt innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending, jf. anskaffelsesforskriften 21-3. ( Det samme gjelder dersom tilbyderen har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.) Med annen offentlig tilgjengelig informasjon, menes informasjon som kan innhentes uten direkte kontakt med tilbyder. Vi kan også be om at fremlagte attester og dokumenter vedrørende kvalifikasjonskravene suppleres eller utdypes (ikke mulig hvis dokumentet mangler, jf. supplering og utdyping), jf. anskaffelsesforksriften 21-4. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Side 10 av 13
4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Se bilag 1: Kravspesifikasjon Svardokument for spesifikasjon av varen og tjenesten. Disse dokumentene skal fylles ut og legges ved tilbudet. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60-80 % Utfylt prisskjema bilag 2 Post 2.1.4 fra bilag 2 Kvalitet og miljø 15-30 % Utfylt skjema, bilag 1 Tabell 1.2 fra bilag 1 Leveringstid Tabell 1.5 fra bilag 1 5-10 % Utfylt i skjema, bilag 1 Side 11 av 13
5 MOVARS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil MOVAR skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren MOVAR plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 1.ledd bokstav a-f foreligger. MOVAR kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 2.ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet MOVAR plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 1.ledd bokstav a-f foreligger. MOVAR kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 2.ledd bokstav a-d foreligger. Side 12 av 13
6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse MOVAR har rett til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1), eksempelvis dersom det kun foreligger ett tilbud (manglende konkurranse). MOVAR har rett til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2), eksempelvis dersom tilbudsprisen er økonomisk uakseptable/overskrider budsjett. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling MOVARs beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Bilag 1 - Kravspesifikasjon - Svardokumenter Bilag 1 er vedlagt som eget dokument Bilag 2 Prisskjema - Svardokumenter. Bilag 2 er vedlagt som eget dokument Bilag 3 - Kontraktsvilkår Bilag 3 er vedlagt som eget dokument Bilag 4 - HMS - egenerklæring Bilag 4 er vedlagt som eget dokument Bilag 5 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Bilag 5 er vedlagt som eget dokument Bilag 6 - Forpliktende erklæring for tilgang på andre foretaks kapasitet Bilag 6 er vedlagt som eget dokument Side 13 av 13