BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON Kontraktsområde: Renholdstjenester Fjordane tingrett 1
BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON 1. OPPDRAGET Oppdraget gjelder renhold av Domstoladministrasjonens lokaler i Førde, Fjordane tingrett. Bygget består av 4 etasjer og en kjeller. Bygget er fra 1985 og arealet som vil bli omfattet av denne avtalen er i overkant av 1700 m2. 2. OVERORDNET KRAV TIL LEVERANSEN Oppdragsgivers frekvensoversikt med rom- og arealoversikt finnes i bilag 3 - Renholdsplan, Leverandør skal følge disse. Leverandør skal velge rengjørings- og vedlikeholdsmetoder ut fra overflatetype, overflatens beskaffenhet, smusstype, smussmengde, kvalitetskrav og miljøkrav. Det kreves metoder som gir lav arbeids- og miljøbelastning, og som gir kvalitet uten at overflatene skades. De metoder som blir beskrevet i dette dokumentet skal anses som veiledende. Det skal ikke benyttes renholdmidler som avgir skjemmende lukt ved bruk. Oppdragsgiver kan kreve at produkter blir fjernet og nye blir testet, dersom luktproblem oppstår. Ved støvsuging skal det benyttes støvsugere med HEPA-filter. 3. KVALITETSNIVÅ Renholdet skal generelt ha høy standard. Renhold av slik standard er viktig for Oppdragsgiver, blant annet grunnet hensyn til brukere. I pkt. 5 nedenfor er det definert detaljerte kvalitetsmål for de enkelte objektene. Leverandør plikter omgående å etterkomme anvisninger fra oppdragsgiver vedrørende mangelfullt utført arbeid. Dersom manglene ikke kan rettes opp, skal partenes ansvarlige snarest utarbeide en felles rapport som signeres og danner grunnlaget for eventuelt fradrag i påfølgende faktura. 4. OPPDRAGETS OMFANG 4.1 Lokalene Tilbudet skal omfatte renhold i hele bygget, mer utdypende i bilag 3 - Renholdsplan, hovedsakelig bestående av: 1. etasje: Består av vindfang, ankomsthall, ekspedisjon, trapperom, personalinngang, garderobe, toaletter, avfallsrom, bøttekott, gang, politirom, venteceller, korridorer, rettsaler, dommerrom, vitnerom, konferanserom, advokatrom og presserom. 2. etasje: 2
Består av trapperom, bøttekott, arkiv, ekspedisjon, gang, toaletter, korridorer, matrom, diverse kontorer, IT rom og rom for maskiner og rekvisita. 3. etasje: Består av trapperom, venteplass for vitner, vitnerom, advokatrom, dommerrom, gang, toaletter, korridorer, vannpost, bøttekott, rettsaler, kontorer. 4. etasje: Består av trapperom, korridorer, venteplass for vitner, toaletter, bøttekott, seremonirom, omkledningsrom/garderober, rettsal, dommerrom, kontorer, advokatrom, avhørsrom (barn) og meglerrom. Kjeller: Består av trimrom, garderober (inkl. dusj) og toaletter. Det henvises til bilag 5 - Plantegninger og befaring for ytterligere informasjon. 5. RENHOLD Renholdstjenestene er kategorisert og nærmere definert som regelmessig renhold iht. pkt. 5.2, fast periodisk renhold iht. pkt. 5.3, og bestillingsrenhold iht. pkt. 5.4. Leverandøren må selv holde og bekoste alt av vaskemidler, og selv holde og bekoste utstyr og maskiner for vask, boning, glansing o.l. 5.1 Matteleie Leverandøren skal besørge og renholde matter. Det skal leveres: 1 stk type Iron Horse eller lignende, størrelse 110x200 cm ved hovedinngangen, skiftes hver 14. dag. 1 stk type Iron Horse eller lignende, størrelse 110 x 200 cm ved personalinngang, skiftes hver 4.uke. 5.2 Regelmessig renhold I bilag 3 Renholdsplan, er frekvenser for regelmessig renhold oppgitt. Daglig renhold (D) i bilag 3 Renholdsplan, omfatter rengjøring som beskrevet i pkt.5.2.1 og 5.2.2. Ved tilsyn (T) i henhold til bilag 3 Renholdsplan, skal følgende utføres ved behov: - Inventar: o Tømming av søppel og etterfylling av nye poser o Fjerning av flekker på kontorpulter og bordflater o I rettssaler skal karafler tømmes for vann og pappkopper ryddes - Gulv: o Fjerne synlig smuss og flekker 3
5.2.1 Rengjøring og overflatebehandling av gulv Gulvene rengjøres og behandles etter deres art og tilsmussing, slik at de er rene og at det oppnås et utseende av tilfredsstillende kvalitet. Det skal ikke benyttes vaske- /bone-/ voksmidler eller maskiner som skader gulvbelegget. Vaskbare gulv moppes og tepper støvsuges. Teppe på vitnerom skal støvsuges. Gulvene på toalettene rengjøres grundig, spesielt foran toalettskåler. Det skal ikke benyttes midler og utstyr som gjør gulvene glatte. Kvalitetsmål: Tjeneste Gulvrengjøring iht. til frekvens oppgitt i bilag 3 - Renholdsplan Kvalitetsmål Gulvene skal være fri for synlig støv, smuss og flekker, og med beskyttende hinne. 5.2.2 Rengjøring av vegger, inventar og innredning Følgende arbeid skal utføres: Daglig tømming og rengjøring av papir- og restavfallsbøtter i lokalet. Tørking av støv/vasking av bord, benker, stoler, skap, reoler, dører, karmer, lister og horisontale flater som lamper, toppflaten på garderobeskap, oppbevaringsskap, bokhyller mv. Tørking av støv skal gjøres med samme frekvens som gulvrengjøring for de respektive rom, ref. bilag 3 - Renholdsplan. Forøvrig skal alt inventar rengjøres samt fjerning av flekker på vegger opp til nå-høyde, som er 210 cm over gulvet. Synlig smuss fjernes, for eksempel kaffe/brusflekker på bordplater, fingermerker på dører o.l. Alle bøttekott er til Leverandørens disposisjon. Disse skal være ryddig og rengjøres en gang i uken. Til rengjøring av dusjer og toaletter benyttes et egnet rengjørings- og desinfeksjonsmiddel. Toalettene skal rengjøres grundig. Alt inventar og all innredning skal rengjøres og sanitærbokser skal tømmes daglig. Leverandøren skal foreta inspeksjon og oppfylling av sanitærartikler som papirhåndklær, toalettpapir og såpe - også i tilknytning til garderobe-/dusjareal og evt. andre rom enn toaletter. 4
Leverandør skal besørge innkjøp av nødvendige sanitærartikler. Leverandør skal benytte den kvalitet oppdragsgiver bestemmer, stå for innkjøpet og sende spesifisert tilleggsregning for dette. Det skal ikke være noe påslag, fakturagebyr, administrasjonsvederlag eller lignende for dette arbeidet. I tillegg til innkjøp av sanitærartikler skal leverandør stå for innkjøpet av avfallssekker, dette skal også spesifiseres på tilleggsregning. Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av inventar iht. til kravspesifikasjon (dette dokument) Rengjøring av vegger opp til nåhøyde Daglig tømming av avfallsbeholdere Etterfylling dispensersåpe Etterfylling toalettpapir og tørkepapir Orden etter renholdsutførelse Kvalitetsmål Inventaret skal være fritt for synlig støv, smuss og flekker Veggene, inkludert innredningsglass, lister, vinduskarmer, rammer o.l. skal være fri for synlig støv, smuss og flekker Være uten flekker og søl innvendig og utvendig. Være tomme og stå på plass med innstikkpose som knytes fast rundt beholderen. Dispensersåpe fylles opp ved 20 % eller mindre igjen. Tørkeholdere fylles opp, og byttes når det er tømt. På toalettene skal det plasseres 1 ekstra toalettrull og 1 ekstra tørkerull på hvert toalett. Leverandør er ansvarlig for at det er papir og tørkepapir tilgjengelig på alle toaletter og ellers i alle anviste rom. Møbler skal stå på plass og gardiner henge pent. 5.3 Fast periodisk renhold Arbeidet som skal utføres fast periodisk er beskrevet i dette kapittelet. 5.3.1 Innvendig vindusvask og skilleglass Innvendig vindusvask skal utføres hvert halve år. Tidspunkt for gjennomføring avtales med oppdragsgiver. Vinduene rengjøres med rengjøringsvann og forvasker. Eventuelle fastsittende urenheter skrapes bort. Vinduene skrapes tørre med vindusnal. Eventuelt vannsøl tørkes opp. Det skal rengjøres med klut inne i og langs kanter på alle vinduskarmer og rammer. Innvendig skilleglass, begge sider, med profil rengjøres en gang per år. Vinduene er ikke nøyaktig oppmålte, men det er ca 330 kvm vinduer som skal rengjøres. Dette er et anslag og det anbefales å besiktige dette ved befaring. Kvalitetsmål: Tjeneste Kvalitetsmål 5
Rengjøring av vinduer innvendig og skilleglass Etter vinduspuss skal glassflaten være uten synlige flekker, striper og skjolder. Vinduskarm, vindusrammer, vindusbrett, vegg og gulv skal være uten flekker eller søl som skyldes vinduspuss. Vindusrammer og karmer, også innvendig skal være rene. 5.3.2 Utvendig vindusvask Vask av utvendige vindusflater, inkludert persienner, skal gjennomføres tre ganger i året. Vinduene rengjøres med rengjøringsvann og forvasker. Eventuelle fastsittende urenheter skrapes bort. Vinduene skrapes tørre med vindusnal. Eventuelt vannsøl tørkes opp. Det skal rengjøres med klut inne i og langs kanter på alle vinduskarmer og rammer. Leverandør er ansvarlig for å stille med nødvendig utstyr for å gjennomføre utvendig vindusvask inkludert lift. Vinduene er ikke nøyaktig oppmålte, men det er ca 330 kvm vinduer som skal rengjøres. Dette er et anslag og det anbefales å besiktige dette ved befaring. Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av vinduer utvendig Kvalitetsmål Etter vinduspuss skal glassflaten være uten synlige flekker, striper og skjolder. Vinduskarm, vindusrammer, vindusbrett, vegg skal være uten flekker eller søl som skyldes vinduspuss. Vindusrammer og karmer skal være rene. 5.4 Bestillingsrenhold De arbeider som er beskrevet nedenfor blir bestilt av Oppdragsgiver etter behov. Behovet blir vurdert av Oppdragsgiver og Leverandør sammen, men Oppdragsgiver er beslutningstaker for bestillingen. Bestillingsrenhold skal bestilles skriftlig fra Oppdragsgiver, og Leverandør rapporterer skriftlig tilbake når arbeidet er utført og skal godkjennes av Oppdragsgiver. Priser er avtalt i prisskjema, og skal inkludere alt behov for utstyr, maskiner og andre hjelpemidler for å utføre arbeidet. Nødvendig flytting av møbler og evt. tildekking skal inngå i prisene. 5.4.1 Ekstraordinær rengjøring Oppdragsgiver kan bestille annet renhold som ikke er definert i denne kravspesifikasjonen. Eksempler kan være renhold av kontorer ifm. nyansettelser, arrangementer i lokalene o.l. Slikt renhold utføres av Leverandør på timebasis. 5.4.2 «0-stilling» Leverandøren skal ved kontraktsperiodens start, om oppdragsgiver og leverandør sammen finner det nødvendig og kun etter bestilling fra Oppdragsgiver, gi lokalene den behandling som trengs 6
for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet («0-stilling lik tilfredsstillende renhold ift dagens standard på lokalene»). Dette arbeidet godtgjøres særskilt til en pris oppgitt i Del 2 bilag 7.1, og er bestillingsrenhold som ikke inngår i den faste prisen for oppdraget. 6. RENHOLDSPLANER Leverandør skal utarbeide fargelagte plantegninger (renholdsplaner) for hvert plan i bygget som viser renholdfrekvenser. Disse skal på oppfordring leveres ut til Oppdragsgiver som fritt kan benytte disse. Renholdsplanene skal holdes fortløpende oppdatert av Leverandør. Ved behov må også Leverandør kunne levere renholdsplaner som viser hvilke dager de forskjellige lokaler rengjøres. 7. FREKVENS OG ARBEIDSTID Oppgitt renholdhyppighet i bilag 3 - Renholdsplan og i dette dokumentet er minimumsverdier. Da behovet for renhold er varierende, forutsettes fleksibilitet med hensyn til hyppighet av renhold. Leverandør må tilpasse gjennomføringen av renholdet etter bruken av lokalene. Renhold skal, med mindre annet avtales mellom Oppdragsgiver og Leverandør, foregå på hverdager mellom kl. 06.30 og kl. 14.30. Aktiviteten i rettssaler foregår som hovedregel mellom kl. 08.00 16.00. Dette medfører at renhold av rettssaler, vrimleområder, toaletter, advokatrom, seremonirom og rettsmeklingsrom skal prioriteres, og være rengjorte før kl. 08.00. Det skal ikke foretas renhold der det holdes rettsmøter. Kontorer i 2.etasje skal rengjøres i tidsrommet 11.15-12.15 eller etter avtale. 8. MILJØKRAV 8.1 Generelt Leverandøren er forpliktet til bare å bruke miljøvennlige produkter og bidra til et godt innemiljø hos Oppdragsgiver. Leverandøren skal ha systemer for dokumentasjon og oppfølging av kjemikalieforbruk. Det settes også krav til opplæring i bruk og dosering. Leverandøren skal ha system for håndtering av avfall. Rengjøringsmidler skal alltid oppbevares i original forpakning, og beholdere med rengjøringsløsninger skal også merkes med innhold. Produktdatablad skal være tilgjengelig på oppdragsstedet. 8.2 Kjemikalier a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret i henhold til gjeldende regelverk. b) De vaskeaktive stoffene som brukes i rengjøringsproduktene skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. Likeledes skal kravene som berører vaske- og rengjøringsmidler i Produktforskriften tilfredsstilles. 7
c) Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablader på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. d) Rengjøringsproduktene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. e) Renholdsproduktene som brukes skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende, reproduksjonsskadelige og/eller arvestoffskadelige i henhold til gjeldende regelverk. f) Rengjøringsproduktene og deres evt. nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige i henhold til gjeldende regelverk. g) Renholdsproduktene som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold gjeldende regelverk. h) Innholdsstoffer i rengjøringsprodukter som utgjør en særlig alvorlig miljø- og helsefare, og/eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper skal ikke brukes i) Følgende enkeltstoffer skal ikke finnes i rengjøringsproduktene: 8.3 Emballasje - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) a) Emballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. b) Leverandøren skal være medlem av en returordning for emballasje eller selv forvalte en slik ordning. 9. PERSONALET 9.1 Krav til personalet Det kreves at renholdere og renholdsledere er uniformert med eget arbeidstøy med Leverandørfirmaets navn og synlig ID-kort fra Arbeidstilsynet. Av sikkerhetsmessige grunner skal Fjordane tingrett godkjenne det personell som skal utføre renhold i bygningen. Hos Fjordane tingrett er det høye estetiske og hygieniske krav, og Oppdragsgiver stiller krav til at personalet har god personlig hygiene og til enhver tid har rent arbeidstøy. Renholdspersonalet skal kunne snakke godt norsk, og av hensyn til å kunne motta skriftlige instrukser, også lese norsk. Personalet er forpliktet til å følge de krav om taushetsplikt og sikkerhetsbestemmelser som til enhver tid gjelder hos Oppdragsgiver. 8
Renholdspersonalet vil arbeide tett på blant annet byggets besøkende og ansatte, og det stilles derfor store krav til serviceinnstilling og fleksibilitet. Dersom noen av personalet pga. kritikkverdig oppførsel eller dårlig arbeid ønskes skiftet ut, skal dette skje umiddelbart etter henstilling fra Oppdragsgiver. Utskiftning skjer på Leverandørens bekostning. 9.2 Vikarer Leverandør skal ha en fast vikarpool som kan tiltre ved fravær. Kravene etter denne avtalen gjelder også for vikarer. Vikarene skal ha samme opplæring som de faste renholderne og være kjent med renholdsrutinene på bygget. 9.3 Personaloversikt Det skal til enhver tid finnes en personaloversikt over hvem hos Leverandøren som har tilgang til å arbeide på bygget. Dette gjelder både faste renholdere, faste vikarer, personell som utfører periodisk arbeid og ledere. Oversikten skal holdes oppdatert av Leverandør og distribueres fortløpende til Oppdragsgiver ved endringer. 9.4 Kompetanse Arbeidet skal utføres av personale som har fått tilstrekkelig opplæring i renholdsfaget generelt og om avtalen som er inngått. Leverandør skal sørge for repetisjon og vedlikehold av kunnskap. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon på at tilstrekkelig opplæring er gjennomført. Leverandøren skal kostnadsfritt gjennomføre opplæring av nye renholdere. 10. ARBEIDSLEDELSE Leverandørens renholdspersonale skal ledes av en overordnet arbeidsleder/renholdsleder. Arbeidsleders/renholdsleders ansvar er å følge opp eget personale og levert renholdskvalitet. Arbeidsleder/ renholdsleder skal ha system for, og følge opp Oppdragsgivers henvendelser og rapportere i avtalte møter med Oppdragsgiver. Det forventes ikke at arbeidsleder/renholdsleder skal ha daglig tilstedeværelse hos Oppdragsgiver. Arbeidsleder har ansvar for å innkalle til møte og rapportere hendelser til Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan innkalle arbeidsleder til møte etter Oppdragsgivers ønske. 9